Universitas Brawijaya

Malang, 11 September 2019

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

GOAL Terwujudnya unit kerja pengelolaan kerja sama teknik luar negeri dalam rangka mendukung perumusuan kebijakan nasional

OUTCOME Pembangunan Database KTLN yang terintegrasi/ GRAND DESIGN SI KTLN

OUTCOME MEL

(Monitoring, Evaluation &Learning)

OUTPUT SIMPEL

SIMTAFAS

Framework

Kebijakan, SOP,

Instrumen

Learning

Materials

SIMPRO SIMBS

SIMPUU

FUNCTIONAL WEBSITE

www.ktln.setneg.go.id

THEORY OF

CHANGE

SALAM KTLN

GOAL Terwujudnya unit kerja pengelolaan kerja sama teknik luar negeri dalam rangka mendukung perumusuan kebijakan nasional

OUTCOME GRAND DESIGN SI KTLN

OUTCOME MEL

(Monitoring, Evaluation &Learning)

OUTPUT SIMPEL SIMTAFAS

Framework

Kebijakan, SOP,

Instrumen

Learning

Materials

SIMPRO SIMBS

SIMPUU

FUNCTIONAL WEBSITE

ww.ktln.setneg.go.id

SALAM KTLN

PDLN?

APLIKASI SISTEM

INFORMASI

Apa Itu PDLN?

Permensesneg no.11 Tahun 2008; PMK no.164/PMK.05/2015 “PDLN adalah penugasan yang dilakukan oleh Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, atau Tenaga Indonesia yang diberikan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah, dalam rangka melaksanakan kegiatan di luar negeri atas biaya Negara (APBN/APBD), donor luar/dalam negeri, atau biaya sendiri.”

• Pejabat Negara adalah Presiden dan Wakil Presiden, Ketua dan Anggota Lembaga Negara, Menteri, Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh/Kepala Perwakilan RI di luar negeri, Gubernur, Bupati/Walikota, dan Pejabat Lain yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan.

• Pejabat Lainnya adalah Pejabat yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden yang tidak termasuk sebagai Pejabat Negara, tetapi mewakili kepentingan Negara Republik Indonesia di luar negeri, atau menyangkut hubungan antar Lembaga Negara dan dalam penetapan pengangkatannya memerlukan pertimbangan persetujuan DPR.

• Tenaga Indonesia adalah masyarakat umum yang ditugaskan melaksanakan penugasan dinas ke luar negeri yang bersifat mewakili Negara.

Ruang Lingkup

Keppres no.42 Tahun 2002 Tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (terakhir perubahan melalui Keppres no.72 Tahun 2004) • Pasal 33 (2): “Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin

Presiden atau Pejabat yang ditunjuk.”

Mengapa Biro KTLN?

You can Resize without

losing quality

You can Change Fill

Color &

Line Color

www.allppt.com

FREE

PPT

TEMPLATES

1. Perjalanan dinas ke luar negeri oleh masing-masing dilakukan dengan SANGAT SELEKTIF.

2. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang SANGAT TERBATAS dan hanya yang bidang tugasnya SANGAT TERKAIT dengan substansi yang akan dibahas.

3. Pejabat yang berwenang WAJIB membatasi pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang penting.

4. Permohonan izin diajukan secara tertulis kepada Presiden dalam jangka waktu PALING LAMBAT 1 (satu) minggu sebelum rencana tanggal keberangkatan.

5. Surat permohonan persetujuan SEKURANG-KURANGNYA memuat nama dan jabatan; NIP atau nomor identitas yang disetarakan; tujuan kegiatan; kota dan Negara yang dituju; jangka waktu; sumber pembiayaan.

6. Hasil perjalanan dinas ke luar negeri tersebut WAJIB DILAPORKAN kepada Presiden dengan tembusan kepada Wakil Presiden.

7. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Perwakilan Pemerintah RI di negara yang dituju.

8. Kewajiban untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biaya transportasinya berasal dari APBN/APBD)

Ketentuan Umum

• INPRES Nomor 11 Tahun 2005

• Permensesneg Nomor 11 Tahun 2008

• SE Mensesneg Nomor B-1001/…tanggal 4 Nov 2014

SP Kemensetneg hanya memuat “waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas” 01

Ketentuan

Umum

“Waktu perjalanan pergi-pulang” ditetapkan dengan Surat Tugas masing-masing K/L sesuai ketentuan Pasal 8 Peraturan Menteri

Keuangan No 164/PMK.05/2015, dan Nomor 227/PMK.05/2016 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri,

sebagai berikut: ✓ Lama perjalanan 1 s.d. 24 jam dihitung 1 (satu) hari ✓ Lama perjalanan 25 s.d. 48 jam dihitung 2 (dua) hari ✓ Lama perjalanan 49 s.d. 72 jam dihitung 3 (tiga) hari [Pasal 13 : Uang harian untuk waktu perjalanan paling tinggi 40% dari tarif uang harian, kecuali diperlukan penginapan pada waktu transit/setibanya di tempat tujuan]

02

Penggunaan Surat Persetujuan

D. Kelengkapan dokumen

administrasi pertanggungjawaban

keuangan (sesuai PMK no.164)

C. Dasar pemberian fasilitasi pembayaran pajak

penghasilan orang pribadi yang akan bertolak ke

luar negeri (fiskal) dengan ketentuan yang

berlaku

B. Syarat pengurusan paspor dinas, exit

permit, dan rekomendasi visa dinas

A. Dasar legalitas penugasan

Matriks Persyaratan Layanan Permohonan Baru: 1. Surat Usulan dari Focal Point Administrasi PDLN 2. Surat undangan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri

atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;

3. Dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);

4. Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri; 5. TOR untuk kegiatan kunjungan kerja, studi banding, monitoring,

dsb; 6. Penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan penugasan; 7. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang

pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain 8. Kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas

luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

9. Brosur atau sejenisnya dalam rangka mengikuti promosi/pameran; 10. Draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi

terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional

11. Bagi Pegawai Negeri Sipil melampirkan persetujuan dari pejabat yang menjadi atasannya.

Ralat:

1. Surat usulan untuk pengajuan Ralat; 2. Surat undangan terbaru jika ada perubahan waktu

kegiatan; 3. SP Setneg sebelumnya 4. Persyaratan nomor (3)-(11).

Perpanjangan: 1. Surat Usulan untuk pengajuan Perpanjangan; 2. Surat Undangan atau LOA terbaru Perpanjangan

Penugasan; 3. SP Setneg sebelumnya 4. Persyaratan nomor (3)-(11).

Pembatalan: 1. Surat Usulan untuk pengajuan Pembatalan; 2. Surat Keterangan dari Penyelenggara atau Surat

Konfirmasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri terkait pembatalan acara terkait;

3. SP Setneg Sebelumnya

Kesalahan Umum

Isian Data SimPeL

Kesalahan dalam pemilihan komponen biaya

Kesalahan dalam pemilihan nama kegiatan sehingga salah tujuan negaranya

Kesalahan dalam pengisian tanggal penugasan (masih mencantumkan tanggal keberangkatan dan Kepulangan)

Dokumen pendukung tidak lengkap a. Undangan/KAK/konfirmasi KBRI; b. Jadwal Kegiatan; c. Rekomendasi dari Kementerian

Luar Negeri apabila tujuan negara adalah negara yang belum memiliki hubungan diplomatik yaitu: Taiwan dan Israel.

Pengajuan PDLN yang terlambat/Mepet

SIMPEL Next

Before After

• Non-Artificial Intelligence

• Permohonan bisa disubmit meski

sudah terlambat

• Sistem belum mewajibkan

pelaporan

• Penerapan Artificial Intelligence.

• Permohonan bisa disubmit dengan

limitasi H-7 sebelum tanggal

kegiatan.

• Wajib mensubmit laporan setelah

kepulangan untuk proses system

un-blocking.

• Review and Scoring Kementerian

• Surat Persetujuan Setneg akan

terbit dalam waktu 24 Jam

terhadap permohonan yang sudah

lengkap dan sesuai.

Business Process SIMPEL

SIMPEL Mobile

Fitur SIMPEL Mobile: 1. Pengecekan status

permohonan tanpa login 2. Notifikasi pengembalian

berkas 3. Download Surat Persetujuan 4. Upload Laporan Penugasan

Database SIMPEL dan Data Security DATABASE: 1. Data Base daftar pejabat/pegawai seluruh K/L 2. Data Base laporan PDLN seluruh K/L 3. Data Base penggunaan anggaran PDLN

FITUR KEAMANAN: 1. Security Test oleh Badan Siber dan Sandi Negara 2. Fitur Captcha pada SIMPEL Web 3. Fitur One Time Password (OTP) pada SIMPEL Mobile 4. Penerapan Certified Digital Signature

Tujuan Pelaksanaan Kegiatan

Materi Kegiatan

Tindak Lanjut

Dampak atau Rekomendasi

Format Laporan PDLN

Laporan Realisasi Biaya

Email Notifikasi Permohonan PDLN

Email Notifikasi Persetujuan PDLN

Daftar Komponen Pembiayaan

Campuran

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018

71

JUMLAH SURAT PERSETUJUAN PDLN

T E P A T W A K T U

P E N G AJU AN T E L A T

29

42

PERSENTASE PENGAJUAN SP (JUMLAH SURAT)

(41%)

(59%)

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018

109

JUMLAH ORANG

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018

59

JUMLAH SURAT PERSETUJUAN BIAYA APBN

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018

12

JUMLAH SURAT PERSETUJUAN BIAYA NON-APBN

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018

IDR 17.448.083.906

JUMLAH APBN (ESTIMASI)

DATA PDLN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Australia

Belanda

Turki

Amerika Serikat

Taiwan

Korea Selatan

Republik Rakyat Tiongkok

Malaysia

Thailand

Jepang

0 5 10 15 20

3

4

5

6

9

10

10

12

12

20

2018

Daftar Negara Yang Dikunjungi

(Orang)

Thank you BIRO KERJA SAMA TEKNIK LUAR NEGERI

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA 2019 admin: simpel@setneg.go.id