Kennismaken met LEANVerbetertips en trucs

21.08.2014Tobias op den Brouw

Remco Glashouwer

• Informatie geven• Aan de hand van 11 tips

• Kennis delen• Onze praktijkervaringen met jullie delen

• Enthousiasme om verder te leren• Interactief programma: jullie gaan ook aan de slag!

Ons doel van vandaag

• Opleidingen o.a. • Projectmanagers Creatieve Industrie • Staf & Kader• Management & Marketing

• Trainingen o.a.• Preventiemedewerker• Communiceren & Leidinggeven• LEAN Manufacturing

• Workshops o.a.• Customer Experience• Kwaliteit in bedrijf• Eet en weet bijeenkomsten

• Gezond Ondernemen o.a. • Juridische Advies• Arbeidsrisico´s• Duurzame Inzetbaarheid

• Duurzaam Produceren o.a.• CO2 neutraal produceren• Milieu- en Energie management• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

• Excellent Presteren o.a.• Marketing, Verkoop en Strategie• Kwaliteit en LEAN Manufacturing• Informatiebeveiliging

Aanleiding van LEAN Grafimedia?

• Duidelijke behoefte vanuit onze markt: de ISO 9001 is vaak niet effectief/daadkrachtig genoeg

• Ontwikkeling LEAN Grafimedia (fase 1) met:

• Internationale door-ontwikkeling van LEAN Grafimedia (fase 2) door middel van het Europese STIVAKO-project Leonardo LEAN

• Fase 3 (aanvraagfase) Principles of Human LEAN

• Trends in de markt:• Huidige klantvraag (levertijd, prijs)• Overleven of Optimaliseren• Nieuwe communicatie-behoeften leiden tot nieuwe

producten en een nieuwe positie van grafimedia bedrijven richting hun klanten

• Wat kunt u ermee / wat biedt LEAN:• Een middel waarmee u organisaties kunt verbeteren• Operationeel: Prestatieverbetering (kwaliteit, levertijd)• Strategisch: Rendementsverbetering

Waarom deze workshop?

• LEAN betekent …• ‘slank’ – geen fratsen

• LEAN invoeren begint dus ook met …• eenvoudige oplossingen

• LEAN is een …. methodiek en een … cultuur• verbeter

• LEAN heeft historisch een achtergrond …• Japans-Amerikaanse auto-industrie (Toyota)

• LEAN wordt nu toegepast in …. branches• Bijna alle!

LEAN: wie weet wat?

• Zoek mensen in de organisatie die het moeten én kunnen gaan doen

• Betrokkenheid bij de directie en betrokkenheid op de werkvloer

In de praktijk:• LEAN (in de operatie) kan een bedrijf niet verbeteren wanneer

het niet past binnen de strategische koers• Zoek naar ambassadeurs van LEAN (verbetering) binnen het

eigen bedrijf: door sociaal effect volgt de massa.

TIP 1: Begin met het mensenwerk

• Zorg er voor dat er mensen zijn die het proces kunnen observeren en feedback kunnen geven

In de praktijk:• Na elke verandering neemt eerst de doorlooptijd

(communicatie) toe. En worden er weer meer fouten gemaakt.• Laat iemand van óp, en iemand van buiten de afdeling

meekijken. Voorkom eilandjescultuur.• Grootste eilanden in grafische bedrijven: verkoop & opmaak vs

‘de productie’.

TIP 2: Alle begin is moeilijk

• Gebruik LEAN of je verbetermethode niet als verkapte sanering.• Durf wel te benoemen waar dingen mis gaan en beter moeten

In de praktijk:• Eerst reorganiseren, daarna medewerkers motiveren en LEAN

toepassen• Grafimedia bedrijven voeren in het algemeen slechte

functioneringsgesprekken• Dat je de oplossing nog niet kent, betekent niet dat je geen

probleem hebt

TIP 3: Wees eerlijk

Elke verandering draait om mensen!

Mensen moet je activeren. Iemand moet voorop lopen.

Wie durft?

Let op:• Gedrag (verandering)• Prestatie (verbetering)

• Gebruik op de werkvloer technieken voor betere inrichting en beheersing en maak kleine horizontale teams van gemotiveerde verbeteraars

• De grote massa heeft pioniers nodig om naar te kijken

In de praktijk:• Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’• LEAN A3 projecten

TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering

Japans Engels Nederlands

Seiri Sort out Scheiden

Seiton Set in order, systematize Schoonmaken

Seiso Shine Schikken

Seiketsu Standardize Standaardiseren

Shitsuku Self-discipline, maintain/ sustain

Systematiseren

TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering

In de praktijk:• Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’• Projectteam samenstellen en een werkplek definiëren

Voorbeelden van 5S

• Werk met zichtbare getallen, mensen en plannen op de werkvloer (Gemba)

In de praktijk:• Kiyoshi Suzaki: ‘7 types of waste’.• Breng mogelijke verspillingen in kaart• Beeldscherm met relevante informatie over het werk, voor iedereen zichtbaar (bijvoorbeeld alle e-mails verwerken)

TIP 5: Houdt het praktisch en zichtbaar

Overproductie

Sneller/eerder of grotere aantallen maken dan de klant vraagt

Overbodige Bewerking

Processen uitvoeren waar de klant niet om gevraagd heeft, bijv.

Talent

Ongebruikt talent, kennis en ideeën van medewerkers

Beweging

Nutteloze beweging omdat de werkplek niet goed is ingericht of uitgerust

Fouten

Herhaling van een proces of verbetering van het resultaat (defecten)

Transport

Verplaatsing van bijv. materiaal formulieren of kennis

Voorraad

Alles meer dan hetminimum nodig je werk te doen, bijv. volle mail-boxen, stapels materiaal

Wachten

Wachten op materialen of een reactie en/of besluit

7 verspillingen

• Zorg ervoor dat, wanneer de cultuur er rijp voor is, dat er voldoende betekenisvolle ‘grote’ veranderingen gestart worden.

• Als het roer echt om moet, doe dat dan

In de praktijk:• Dat kan in het kleine (operationeel, ‘ondercapaciteit’) of• Groter: aanschaf totaal nieuwe techniek (digitale rotatiepers)• Nog groter: stap uit de klassieke druk en ga in flyers via internet

(geen eigen productiecapaciteit), ga 3D printen of printed electronics doen, wordt leverancier van informatie (Layar)

TIP 6: Verander op het juiste moment

• Doorvragen om tot de kern van een probleem om verbetering te kunnen komen.

In de praktijk:• Van een gevoelde operationele problematiek (de snijmachine

snijdt niet goed genoeg) tot een strategische oplossing (er gaat meer flexibele capaciteit in mensen naar die afdeling én we investeren voor betere automatische verwerking ‘s nachts)

• Waarom verkoopt de verkoper nog dezelfde producten als 5 jaar geleden, gericht op het vullen van staal.

TIP 7: Vraag waarom

• Opdracht ‘Verspillingen’

• Opdracht 5x waarom

Jullie gaan aan de slag!

Opdracht: 7 verspillingen

Type verspilling Omschrijving van de verspilling binnen jullie bedrijf

1 Overproductie

2 Transport

3 Voorraad

4 Wachten

5 Overbodige bewerking

6 Fouten

7 Beweging

8 Talent

• Zoek en vind het knelpunt in je proces c.q. waardestroom (VSM)• Doe hetzelfde voor de dingen waarvoor de klant wil betalen

In de praktijk:• De eerste stap voor veel bedrijven is vaak het in kaart brengen

van het feitelijke proces • Welke handelingen voeren wij uit, hoe vaak en hoelang wachten

we in het proces• Analyseer het proces en definieer de knelpunten (resultaat: veel

te verknoopte processen uit wens om ‘brede dienstverlener’ te zijn)

TIP 8: Veranderingen op basis van feiten

• Een methode om nuttige tijd en nutteloze tijd in beeld te brengen: wanneer voeg ik werkelijk waarde toe?

• Een methode om processen te meten en te verbeteren

Value Stream Map

23

WachtenReizen

Parkeren

Lopen

Aan-melden

Wacht-kamer

Diagnose

Formulier

Vervolg-afspraak Reizen

LopenWachten

Reizen

Parkeren

Lopen

Aan-melden

Wacht-kamer

BellenWachten

Behandeling

5 min. 5 min. 3 weken 35 min. 10 min. 15 min. 5 min.5 min.

5 min. 35 min. 4 weken 35 min. 10 min. 15 min. 20 min.

Afspraak maken

Waarde = 25 min. (12,5%) Verspilling = 175 min. (87,5%) En zo verder voor onderzoek, en uitslag...

Patient kan weg niet vinden

Formulier X in 40% niet voorhanden

Wachtijd 25 minuten

(bron: HAN LEAN Grafimedia)

• Maak die producten waarvoor de klant het beste betaalt.• Laat zoveel mogelijk betalen voor advies, innovatie of creatieve

activiteiten die misschien niet tastbaar zijn maar wel door de klant benoemd worden als waardevolle dienstverlening.

In de praktijk:• Een klant hoeft niet rechtstreeks voor uren te betalen indien

ontwikkelwerk een unieke marktpositie geeft.• Grafische bedrijven nemen afscheid van slechte klanten• En die klanten komen soms terug als goede klant

TIP 9: Meet de wens van de klant

Welke behoefte heeft mijn klant?

• Wat verkoopt NS?

• Wat verkoopt Shell?

• Wat verkoopt een reisbureau?

• Wat verkoopt een uitgever?

• Wat verkoopt burgerzaken van de gemeente?

Welke behoefte heeft mijn klant?

• Wat verkoopt een prepress bedrijf?

• Wat verkoopt een drukkerij?

• Wat verkoopt een binderij?

• Wat willen JOUW klanten nu echt van JOU?

Welke behoefte heeft mijn klant?

Meer verkopen & winst Beter imago

Meer klanten Trouwe werknemers

Beter moreel Geen gedoe

Meer vrije tijd Meer bekendheid

• Kortom: Stabiliteit, Continuïteit en Waarde

• Hamvraag: WAT voeg jij toe aan je klant?

• Kies dus uitvoerbare, handzame en waardevolle verbeteracties.• Laat de mensen van de werkvloer presenteren aan hun collega’s

hoe dit blijvend bijdraagt aan een beter bedrijf voor iedereen.

In de praktijk:

TIP 10: Vier je successen

• Meer betrokkenheid personeel

• Kortere doorlooptijd (-30%, -50%), meer leverbetrouwbaarheid

• Meer overzicht en rust gedurende het volledige proces

• Minder verspilling

• Mensen flexibeler inzetbaar

• Productie-apparaat 10 % productiever

• Afdeling ordervoorbereiding 25% productiever

(graficus 2013)

• Het bedrijf wordt niet beter van een hogere productiecapaciteit als er niet meer producten verkocht kunnen worden. Geld verdienen met productiecapaciteit is alleen mogelijk voor uitzonderlijk grote bedrijven.

• Denk niet alleen aan verkopen: denk aan marketing en customer experience, juist vanwege de benutting van de eigen creatieve kracht.

In de praktijk:• Bedrijven die expliciet ‘kwaliteitsniveau’ aanbieden• Creatieve kracht door productenmix • Fotografie, beeldcreatie, database publishing -> communicatiebeheer,

app development

TIP 11: Denk niet alleen na over ‘productie’

• Opdracht: ‘Wie ben ik en wie wil ik zijn’

Jullie gaan weer aan de slag!

• Opdracht ‘Product analyse’

Jullie gaan weer aan de slag!

Verder ontwikkelen?

• LEAN Manufacturing• 7 bijeenkomsten• Start: 22 september 2014• € 1.750,-

• LEAN Marketing• 4 bijeenkomsten• Start: 4 november 2014• € 1.500,-

• LEAN in bedrijf: 7 stappen snel thuis!• 2 bijeenkomsten• 2 en 4 september• € 490,-

Direct in uw bedrijf aan de slag?

• Dienstencentrum maatwerktraject: LEAN Manufacturing• 2 - 8 bedrijfsbezoeken• Combinatie tussen theorie en praktijk• Mogelijke koppeling met implementatie ISO 9001:2008• € 3.000,- tot € 10.000,-

Bedankt voor jullie aandachtGraag tot ziens ……..

21.08.2014Tobias op den Brouw

Remco Glashouwer