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Kit méthodologique OpenMap Numériques
Bonnes pratiques des acheteurs publics pour : informer, rencontrer, programmer ses achats et ses besoins
ACHETEURS PUBLICS FRANCILIENS 23 janvier 2015
Programme financé par :
Déroulement de la rencontre
1. Rappel du projet
2. Interventions et retours d’expérience
3. Kit méthodologique OpenMap Numériques
Partie 1 : RAPPEL DU PROJET
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Contexte et Enjeux du programme OpenMap numérique
Rappel du contexte
Enjeux du projet :
« Favoriser le rapprochement et les synergies
entre les acheteurs publics franciliens et les entreprises
du Numérique »
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1er comité stratégique de filière régional
(CSFR) numérique organisé par la DIRECCTE et la Région Ile-de-
France
3 Octobre 2013
AG GIP n°2 : Validation du
principe
24 juin 2014
2ème CSFR numérique
17 novembre
2014
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Un large tour de table impliqué lors du
lancement du projet
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Le plan d’actions prévu R
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1. Feuilles de route des achats des acheteurs publics franciliens pour les 18 prochains mois
2. Quatre Rencontres Acheteurs publics et offreurs numériques
Présentations liées à la thématique
Présentation de leur offre par 10 PME avec retour des acheteurs publics
Tenue d’espaces de rencontres bilatérales acheteurs/PME
Stands d’information des partenaires
3. Une forte action de sensibilisation et de promotion
Un site web dédié au projet, un plan de communication digital
Des vidéos des pitchs, un guide acheteur
Une action presse pour capitaliser sur ce projet
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L’organisation du projet R
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La gouvernance du projet :
Un comité de pilotage :
• Valide les orientations stratégiques
• Apporte son expertise
• Assure un relais d’information
Co-Financement de l’action DIRECCTE IDF et le GIP MAXIMILIEN
Le budget du projet :
80K€ sur 18 mois
Co-Financement de l’action DIRECCTE IDF et le GIP MAXIMILIEN
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Participer à la première Matinale OpenMap
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Vendredi 17 avril 2015 De 8h30 à 13h
Au Conseil Régional Ile-de-France
Une thématique : le Numérique au service des collectivités locales
Des témoignages de prestataires du Numérique
Des espaces de rencontres bilatérales acheteurs/PME
L’opportunité pour les acheteurs publics franciliens d’aller
à la rencontre de l’offre numérique
Cliquer pour s’inscrire à la 1ère Matinale du 17 Avril
Partie 2 : INTERVENTIONS ET RETOURS D’EXPERIENCE
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Laurence CHEVALLIER
Directrice des marchés publics
Valérie GONON
Chef de Bureau Supports et Techniques d’Achat
Direction des Finances et des Achats
Serge DOUMAIN
Chef du Bureau 1C. Economie statistiques et techniques de l'achat public - Direction des Affaires juridiques – Ministères Economiques et Financiers
Fatima AZZAZ
Chargée de mission auprès du Directeur,
Responsable du Pôle Relations avec les PME
et Achats innovants
Accompagnée de Pierre-Alain DESGOUILLES, Acheteur
Cliquer pour consulter leurs interventions
Partie 3 : KIT METHODOLOGIQUE OPENMAP NUMERIQUES
SOMMAIRE
Préambule
Informer le secteur économique
Rencontrer le secteur économique
Participer et communiquer
Préambule
Les OpenMap Numériques, l’opportunité de promouvoir les bonnes pratiques d’achat
Se connaitre mutuellement P
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« Les rencontres avec les entreprises sont essentielles, mais doivent être :
Réfléchies,
Organisées,
Respecter certains principes
fondamentaux »
Extrait du guide pratique
de l’Achat Public innovant de la DAJ
Cliquer pour consulter le guide
Se connaitre mutuellement
Pour les entreprises :
Connaitre les besoins des acheteurs, leur organisation achat, favorise l’accès des entreprises à la commande publique et la qualité de leurs réponses
Liberté d’accès
Comme pour les acheteurs :
Connaitre les produits, les solutions, les services, les modes d’organisation d’un secteur économique, améliore la qualité des achats
Analyser le besoin : existence d’une ou plusieurs solutions, innovantes ou non, actualité technique, réglementaire, aspects sociaux et environnementaux: variante, critères
Organiser la procédure : allotissement, marchés réservés, modalités de réponse…
Efficacité des achats
Correspond aux objectifs
du GIP MAXIMILIEN
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Le numérique en Ile de France
Transversalité et poids du numérique
Nombreux achats impactés
Achats récurrents, des opérations ou des projets ponctuels
Enjeu de modernisation du service public :
Réduction de la fracture numérique, optimisation, transparence
Evolutivité et actualité permanente (Open data, libre, sécurité informatique, traçabilité, accompagnement aux changements, …)
Grande diversité d’opérateurs économiques en Ile-de- France : TPE, PME, start-up, grands comptes
Créativité, fort soutien à l’innovation
Un projet confié au GIP par la DIRECCTE IDF « Favoriser le rapprochement et les synergies entre les acheteurs publics franciliens et les entreprises
du Numérique »
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Les OpenMap numériques, une opportunité de mettre en œuvre des bonnes pratiques
Information sur les besoins, la politique achat
Feuilles de route (SAE, OpenMap numérique)
Avis d’intentions d’achats, réunion info (Paris)
Avis de pré-information (Code des marchés)
Connaissance du marché, consultations
Veille (base fournisseurs Maximilien, Paris)
Offres spontanées des opérateurs économiques (guide d’application du code)
« Appel à la concurrence » via un avis de pré-information (Future Directive)
« Consultations préalables du marché » par le pouvoir adjudicateur (Future Directive)
Présentations et rendez-vous acheteur/entreprise (Ex : CCI, OpenMap numériques)
« Rien n’interdit de communiquer par anticipation sur ses intentions d’achat à condition que cette information soit mise à la disposition du plus grand nombre »
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INFORMER LE SECTEUR ECONOMIQUE
Les pré-requis juridiques
OpenMap répond à ces 3 principes :
Liberté d’accès
Egalité de traitement
Transparence
Objectifs : efficacité & bonne gestion des deniers publics
Cliquer pour accéder au code des marchés publics
Cliquer pour accéder à
l’Ordonnance 2005
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Les feuilles de route des Achats Numériques
Pour quels achats?
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Les feuilles de route des Achats Numériques
Quand communiquer ?
«Très en amont »: Rendre visible les besoins des acheteurs publics franciliens dans le secteur des TIC sur un horizon de 6 à 18 mois
Qui peut remplir une feuille de route ?
Tous les acheteurs publics franciliens
Ex : Acheteurs publics membres du GIP Maximilien, collectivités, bailleur sociaux, établissement publics, SEM, Etablissements scolaires, Administration déconcentrées, filière sanitaire et sociale, Acteurs publics du Tourisme, …
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Les feuilles de route des Achats Numériques
1. Identité de l’acheteur
2. Contexte /Rappel de la politique numérique déjà engagée/compétence impactées par le numérique/Objectifs et priorités achat de la collectivité
3. L’organisation achat de l’entité
4. Un recueil de fiches projet : Nom du projet Service porteur du projet - Coordonnées d’un référent Descriptif du projet – Mots clés Echéance : - de 6mois, de 6/12mois, 12/18 mois, +18 mois Budget : -de 15K€, -90K€, -207K€, +207K€ (+type de
procédure)
A adapter selon le type d’achat
Valoriser sa politique achat
Cliquer pour Remplir sa
feuille de route
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Le circuit de rédaction, d’envoi, de diffusion des feuilles de route
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Rédaction Acheteur public :
Informe, diffuse, faire remonter les Feuilles de route
Validation GIP Maximilien :
- Relecture
Acheteur public :
Validation définitive
Diffusion - Site web OpenMap
- Site des acheteurs
- Rencontres OpenMap
- Site partenaires, Fédération pro
- Mailing, Base fournisseurs, ….
OpenMap : Un avis d’intention d’achat
Distinct d’un avis de pré-information
Réduction des délais des AAPC au dessus des seuils (intention=information du monde éco)
Besoin figé, documenté (intention= évolutif)
Possibilité de publication sur seul profil acheteur si annonce de cet avis au JOUE (intention= à adapter)
Distinct d’une consultation préalable :
La rédaction de feuilles de route n’implique pas une consultation préalable
La consultation = vérification de l’adéquation de la feuille de route au marché
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Rencontrer le secteur économique
RESPECTER UNE DEONTOLOGIE ADEQUATE
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Réglementation :
• Principes de la commande publique dans les relations du pouvoir adjudicateur (acheteur-prescripteur/fournisseur, partenaires)
• Aspects juridiques et éthiques :
• Loi informatique et liberté (CADA, accès aux informations et documents administratifs)
• Secret de la propriété industrielle, intellectuelle, commerciale,
• Liberté du commerce et de l’industrie,
• L’obligation de discrétion de l’agent public, la neutralité, l’intérêt général
Appui sur des supports : une charte, une politique achat, un guide de procédure, une délibération
Cliquer pour accéder à la fiche « Se préparer au
RV » Cliquer pour consulter
les guides
EXEMPLES D’APPLICATION DE LA DEONTOLOGIE
Application: règles de conduite Refuser tout avantage direct ou indirect
Eviter tout conflit d’intérêt
Ne pas évoquer les procédures en cours
Ne pas reprendre des idées innovantes pour négocier uniquement avec ce candidat innovant
Ne pas communiquer des informations sur l’entité ou l’entreprise (prix, propositions commerciales, organisation, études en cours)
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Présentations publiques de solutions d’entreprises du numérique
Un exercice de veille pour les acheteurs (salon etc..): professionnalisation et connaissance accrue du marché
Assimilables à des « offres spontanées », « boîte à idées »
En dehors d’un besoin: à tout moment
Mise en concurrence nécessaire au moment du besoin
Connaissance des critères de sélection et de la diversité
OpenMap numérique: via le SYNTEC Numérique, le Pôle Systematic, Fédérations professionnelles….
Communication de Maximilien : site web du projet, vidéos, contact achat sur le
feuille de route si souhaité
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Les rendez-vous acheteurs entreprises : méthodologie
Avant :
Fixer la date de l’entretien très en amont de la procédure
S’assurer de la l’accessibilité des rencontres
Echanger au sein de son entité
Prévoir une présentation générale des achats de l’entité
Préparer une fiche projet par intention d’achat
Lister les pistes d’innovation envisageables.
Prévoir une information pédagogique :
Cliquer pour télécharger la fiche
« Préparer un RDV »
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Les rendez-vous acheteurs entreprises : méthodologie
Pendant :
Présentation générale des achats de l’entité
Présentation des besoins
Pédagogie, Sensibilisation aux marchés publics
Traçabilité et confidentialité des informations communiquées
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Les principes de la commande publique, l’accès et la réponse aux marchés (maximilien.fr) feront l’objet
d’un espace dédié lors des matinales OpenMap
Les rendez-vous acheteurs entreprises : méthodologie
Après :
Evaluer en échangeant au sein de votre entité sur l’apport de ces entretiens pour l’amélioration du projet d’achat
Maintenir la mise en concurrence
Tout besoin confirmé fait l’objet d’une mise en concurrence
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Les principes de la commande publique, l’accès et la réponse aux marchés (maximilien.fr) feront l’objet
d’un espace dédié lors des matinales OpenMap
Evaluation
Importance d’un retour expérience
Au sein de l’acheteur public
Entre acheteurs du GIP MAXIMILIEN
Evaluation du projet OpenMap
• Questionnaires satisfaction à l’issu des rencontres (acheteurs/prestataires), RDV téléphoniques
• Quantitatif : feuilles de route rédigées, acheteurs impliqués, prestataires présents aux rencontres (taille, secteur, zone géographique), RDV bilatéraux mis en place
Le projet OpenMap sera évalué : nous vous mettrons à disposition les retours des entreprises et nous vous demanderons également votre retour d’expérience
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Participer et communiquer
Comment participer ?
Le projet OpenMap vous propose de :
Rédiger et valoriser des feuilles de route
Et/ou Venir rencontrer des prestataires du Numérique lors des Matinales OpenMap
Les deux actions peuvent être liées mais pas obligatoirement :
Vous pouvez venir aux matinales pour d’autres thématiques que celles présentées dans vos feuilles de route.
La rédaction de feuille de route n’implique pas de venir les présenter à des prestataires du numérique
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Cliquer pour s’inscrire à la 1ère Matinale du 17 Avril
Comment participer ?
Feuille de route
• Retour dès maintenant sur les premières feuilles de route
• Mise en ligne sur le site web dès sa sortie : Mars 2015
Les rencontres OpenMap
17 avril 2015 : 1ère matinale OpenMap avec le Conseil Régional
2ème Matinale : Juin 2015
3ème Matinale : Sept/Oct 2015
4ème Matinale : Déc 2015
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La communication autour du projet
Communication via votre site web
Mise à disposition de bandeaux, liens, articles
Communication sur un site dédié OpenMap
• Sera en ligne début Mars
Utilisons les réseaux sociaux
• @GIP_Maximilien #openmap
Presse et réseaux professionnels
Mise à disposition d’article de presse
Partenaires institutionnels, fédérations et consulaires
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Présentation du projet OpenMap
Numérique
RDV Bilatéraux
Site web dédié et
maximilien.fr
Feuille de route Achats
S’inscrire à la 1ère matinale
OpenMap
le 17 avril
Le K
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en
Map
en
syn
thèse
Merci de votre attention
GIP Maximilien Flora VIGREUX Alexis BOUDARD Sandrine BOUSQUET Portail des marchés publics franciliens - www.maximilien.fr 35 Boulevard des Invalides – 75007 Paris 01.53.85.69.15 – [email protected]
@GIP_MAXIMILIEN
