KKP BSI AMIK

Embed Size (px)

Citation preview

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    1/53

    PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA PT

    KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA 

    LAPORAN

    KULIAH KERJA PRAKTIK

    Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

    Muhammad Suryanto

    NIM: 12136494

    Program Studi  Manajemen Informatika

    Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

    Jakarta

    2015

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    2/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    3/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    4/53

      iv

    KATA PENGANTAR

    Puji syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan

    rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya saya dapat menyelesaikan tugas

    laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini

    penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan

    kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :

    “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHESING

    PADA PT KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA“ 

    Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu

    mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK

    BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan

    beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. saya menyadari bahwa

    tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah

    kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami

    menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

    1. 

    Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI

    2. 

    Ibu Novita Indriyani,S.kom,M.kom sebagai dosen mata kuliah pemodelan

    sistem berbasis objek yang telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta

    dukungan kepada saya dalam menyelesaikan tugas ini.

    3. 

    Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI.

    4.  Bp Suseno Selaku HRD PT KOBEXINDO Tbk.

    5.  Para Karyawan/Karyawati PT KOBEXINDO Tbk.

    6. 

    Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual

    kepada saya.

    7.  Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan

    bantuannya dalam pembuatan KKP. Serta semua pihak yang terlalu banyak

    untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Saya

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    5/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    6/53

      vi

    DAFTAR ISI

    Halaman

    Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................................. i

    Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................................... iiPenilai Kuliah Kerja Praktik ................................................................................................. iii

    Kata Pengantar ................................................................................................................ ivDaftar Isi ......................................................................................................................... vi Daftar Simbol .................................................................................................................viii Daftar Gambar ................................................................................................................ ixDaftar Tabel .................................................................................................................... xDaftar Lampiran ............................................................................................................. xi 

    BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1. Umum ......................................................................................................... 1

    1.2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................... 3

    1.3. Metode Penelitian ....................................................................................... 3

    1.4. Ruang Lingkup ............................................................................................ 4

    1.5. Sistematika Penulisan ................................................................................. 5

    BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 6 2.1. Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 6

    2.1.1. Pengertian Sistem .............................................................................. 6

    2.1.2. Pengertian Informasi ......................................................................... 7

    2.1.3. Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 72.1.4. Karateristik Sistem ............................................................................ 11

    2.1.5. Klasifikasi Sistem ............................................................................. 12

    2.2. Peralatan Pendukung (tool system) ............................................................. 13

    BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................................ 18 3.1. Umum ......................................................................................................... 18

    3.2. Tinjauan Perusahaan ................................................................................... 18

    3.2.1. Sejarah Perusahaan .......................................................................... 19

    3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ........................................................ 20

    3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................ 23

    3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................................ 23

    3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ...................................................................... 263.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ......................................................................... 29

    3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................................ 29

    3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................................ 31

    3.7. Permasalahan .............................................................................................. 33

    3.8. Pemecahan Masalah .................................................................................... 33

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    7/53

      vii

    BAB IV PENUTUP ....................................................................................................... 35 4.1. Kesimpulan ................................................................................................. 36

    4.2. Saran ........................................................................................................... 36

    DAFTAR PUSAKA ....................................................................................................... 36

    DAFTAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................................... 37

    SURAT KETERANGAN PKL ...................................................................................... 38

    LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................................. 39

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    8/53

      viii

    DAFTAR SIMBOL

    a.Simbol Data Diagram (DFD)

     EXTERNAL ENTITY

    Simbol yang menggambarkan suatu

    Sumber atau tujuan pada arus data.

     DATA FLOW

    Data yang menggambarkan arus data.

    PROCESS

    Simbol yang menggambarkan suatu proses

    Sedang berlangsung.

     DATA STORE

    Simbol yang menggambarkan suatu tempat

    Menyimpan dan mengambil.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    9/53

      ix

    DAFTAR GAMBAR

    Halaman

    1.Gambar III 1. Struktur Organisasi .............................................................................. 202.Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ........................................................ 23 3.Gambar III 3. Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................................. 244.Gambar III 4. Diagram Detail Proses .......................................................................... 25 

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    10/53

      x

    DAFTAR TABEL

    Halaman

    Tabel II.1 Notasi Tipe Data ............................................................................................ 16Tabel II.2 Notasi Struktur Data ..................................................................................... 17

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    11/53

      xi

    DAFTAR LAMPIRAN

    Halaman

    1.Lampiran A.1 ......................................................................................................... 402.Lampiran A.2 ......................................................................................................... 41

    3.Lampiran A.3 ......................................................................................................... 42

    4.Lampiran A.4 ......................................................................................................... 43

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    12/53

      1

    BAB I

    PENDAHULUAN

    1.1. Umum

    Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan

    teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah disampaikan secara

    cepat dan akurat. Dengan demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia

    semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan

    cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun

    perusahaan yang sedang berkembang.

    Didalam menghadapi perdagangan bebas dan persaingan antar perusahaan

    maka akan muncul masalah-masalah yang komplek didalam dunia usaha. Salah satu

    masalah yang komplek itu adalah di butuhkanya informasi yang luas yanng dapat

    berguna bagi kepentingan intern maupun pihak ekstern. Pada dasarnya keberhasilan

    perusahaan maupun industri dalam menghadapi tantangan erat saat ini terletak pada

    kemampuan perusahaan dalam melakukan pengolahan informasi tersebut. Selain itu

     juga memberikan dampak ekonomi yang berkaitan dengan perdagangan bebas.

    Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi dalamperdagangan bebas maka perusahaan atau industri dituntut selalu meningkatkan

    sistem informasi. Dalam pelaksanaan sistem informasi secara efektif maka di

    butuhkan teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih tepat waktu dan

    tepat guna dalam membantu proses pelayanan transaksi, membutuhkan serta untuk

    mempermudah atau mempercepat proses kerja. Apabila suatu perusaan atau industri

    telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya terutama kegiatan pengolahan

    data secara maksimal maka dapat dikatakan perusahaan tersebut sistem kerjanya

    bersifat manual. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna bagi

    kepentinagan pihak intern atau ekstern perusahaan kecuali pesaing. Selain itu sistem

    informasi banyak membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    13/53

      2

    Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil

    kegiatan usahanya atau pendapatanya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu

    sistem purchesing/pembelian.

    Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas Laporan

    KKP ini yaitu dengan judul:

    “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA

    PT KOBEXINDO Tbk” 

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    14/53

      3

    1.2. Maksud dan Tujuan

    Adapun maksud dan tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

    1.  Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang di dapat selama

    perkuliahan

    2.  Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki

    wawasan pengetahuan. 

    3.  Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang

    cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari

    penelaahan yang original. 

    4. 

    Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pengusaha.  

    Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi mata

    kuliah kuliah kerja praktek pada semester lima jurusan manajemen informatika

    Akademik manajemen informatika dan komputer bina sarana informatika.

    1.3. Metode Penelitian

    Metode penelitian merupakan langkah penting di dalam penyusunan

    laporan Riset khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian

    penulis melakukan pengumpulan data melalui cara :

    1.  Wawancara (interview)

    Dalam penulisan laporan riset ini, untuk mendapatkan informasi secara

    lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua

    kegiatan yang berhubungan dengan purchesing di PT KOBEXINDO Tbk

    2. 

    Pengamatan (observation)

    Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

    berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut

    langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui

    kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    15/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    16/53

      5

    strukur organisasi dan prosedur system berjalan, diagram alir data

    (DAD) system berjalan,kamus data system berjalan yang memiliki sub

    antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaraan,bab ini juga

    menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

    BAB IIII PENUTUP

    Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran

    yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan laporan kuliah kerja

    praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi pembaca maupun bagi

    pengelola PT Kobexindo Tbk.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    17/53

      6

    BAB II

    LANDASAN TEORI

    2.1.  Konsep Dasar Sistem

    2.1.1.  Pengertian Sistem

    Definisi Sistem Menurut Jerry Fith Gerald “sistem adalah suatu jaringan kerja

    dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

    melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sistem tertentu”. 

    Menurut Raymond Mc. Leod (2001 : 11) “sistem adalah sekelompok elemen yang

    teriintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”. 

    Sedangkan menurut Drs. KOMARUDIN “sistem adalah suatu susunan yang

    teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur

    yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksana kegiatan dari satu

    organisasi”. 

    Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi

    meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang

    tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai

    elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan

    lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang

    akan dicapai.

    Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat

    elemen yang digabungkan satu sama yang lainnya untuk suatu tujuan bersama.

    Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin prosedur, dokumen, data atau elemen

    lain yang teroganisir elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping terhubung

    satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang

    telah ditentukan sebelumnya. 

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    18/53

      7

    2.1.2.  Pengertian Informasi

    Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto

    (2005:8) ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih ber guna

    dan berarti bagi yang menerimanya”. Sumber dari informasi adalah data. Data

    merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah

    kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) 

    adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity)

    adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan

    terjadi.

    2.1.3.  Pengertian Sistem Informasi

    Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto (2005:11)

    “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

    mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi

    organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

    menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 

    Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil

    keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi

    subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi

    memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan

    sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.

    Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem informasi,

    meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah alat untuk

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    19/53

      8

    mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral terpenting

    dalam suatu sistem informasi.

    Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah

    blok bangunan ( Building Block ) yang terdiri dari:

    a.  Blok Masukan ( Input Block )

    Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta

    metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data

    tersebut ke dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan,

    pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan

    dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan

    pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat

    berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti

    sidik jari, papan ketik (keyboard ) dan lain-lain.

    b. Blok Model ( Model Block )

    Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan

    dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi

    hasil yang dikehendaki atau keluaran.  Logico-mathematical model dapat

    mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu

    pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu

    laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

    matematika yang akan memanipulasi data input   dan data yang tersimpan di

    basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

    diinginkan.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    20/53

      9

    c. 

    Blok Keluaran (Output Block )

    Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

    berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua

    pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan

    blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai

    dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,

    teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem

    informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek,

    laporan dan lain sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran

    sistem informasi dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat

    pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa

    hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada monitor komputer.

    d. Blok Teknologi (Technology Block )

    Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi

    merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk

    menerima input , menjalankan model, menyimpan dan mengakses data

    menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri

    system  secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware,

    software dan hardware.

    e. 

    Blok Basis ( Database Block )

    Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk

    melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media

    untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    21/53

      10

    data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan

    bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian,

    dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

    Basis data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu

    lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

    untuk memanipulasinya.

    f.  Blok Kendali (Control Block )

    Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa

    pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal

    yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahan-

    kesalahan dapat langsung diatasi.

    Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsur-

    unsur, antara lain seperti dibawah ini:

    a.  Akurat

    Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan tidak bisa

    atau menyesatkan.

    b. 

    Tepat waktu

    Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada

    penerimanya tidak boleh terlambat.

    c. 

     Relevan

     Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    22/53

      11

    2.1.4.  Karateristik Sistem

    Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Itu merupakan

    sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai masukan dan

    keluaran. Sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu seperti :

    1.  Komponen (Components)

    Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

    membentuk satu kesatuan.

    2. 

    Batasan Sistem ( Bundary)

    Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang

    lainya dengan lingkungan luarnya.

    3. 

    Lingkungan Luar ( Enviroment )

    Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

    mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

    mennguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut

    4.  Penghubung Sistem (interface)

    Pengubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sistem

    ke sistem lainya.

    5.  Masukan Sistem ( Input )

    Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan

    dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal

    (signal input ).

    6.  Keluaran (Output )

    Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

    menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

    7. 

    Pengolah Sistem

    Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

    masukan menjadi keluaran.

    8.  Sasaran Sistem (Objective)

    Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem

    tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    23/53

      12

    2.1.5.  Klasifikasi Sistem

    1.  Sistem abstrak

    Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

    secara fisik (sistem teologia), Sistem fisik  merupakan sistem yang ada secara

    fisik contohnya seperti sistem komputer, sistem kuntansi dan lain sebagainya.

    2.  Sistem Alamiah 

    Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya seperti sistem

    matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya.

    3. 

    Sistem buatan manusia 

    Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang

    melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut Humanmachine

    System contohnya seperti sistem informasi.

    4.  Sistem Tertentu ( Deterministic System) 

    Merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

    diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga

    keluaran dari sistem dapat diramalkan contohnya seperti Sistem Komputer.

    5.  Sistem tak tentu (Probabilistic System)

    6.  Sistem tertutup (Close System)

    7.  Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan

    sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur

    tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi

    kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah

    (relatively closed system) secara relatif tertutup, tidak benar-benar

    tertutup. Sistem terbuka (open system) merupakan sistem yang berhubungan

    dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. 

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    24/53

      13

    2.2.  Peralatan Pendukung (Tool System) 

    Dalam penulisan kuliah kerja praktek ini penulis menggunakan peralatan (tool

    system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktek ini, adapun

    peralatan yang di gunakan:

    A.  Data Flow Diagram (DFD)

    DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

    atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

    lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir misalnya lewat telepon, surat dan

    sebagainya, atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan misalnya file

    card , microfile, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya. 

    DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi pengembangan

    sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD merupakan alat yang

    cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem

    dengan struktur.

    DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang

    berfungsi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu didalam

    komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data sering

    digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan

    dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

    tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

    DFD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara umum

    dari DFD adalah suatu network  yang menggambarkan suatu sistem (autoformat) atau

    komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam

    bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan

    mainnya. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang

    menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau

    dikembangkan dan memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari levelyang

    paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    25/53

      14

    Kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping),

    proses keputusan perhitungan. Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, yaitu :

    a. 

    Diagram konteks 

    Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level nol yang

    menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Pada level ini DFD

    menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran sistem. Diagram ini dibuat

    untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan

    katalain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau

    global darikeseluruhan sistem yang telah ada.

    b.  Diagram Nol 

    Merupakan diagram yang berada pada level satu, yang menggambarkan

    proses-proses utama dari sistem didalamnya terdiri dari hubungan antara

    sumber aliran data dan simpanan data. Diagram ini dibuat untuk

    menggambarkan tahapan proses yang ada didalam konteks, yang

    penjabarannya lebih terperinci.

    c. 

    Diagram Detail 

    Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

    mendetaillagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. 

    Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :

    a. 

    Tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity

    secara langsung

    b. 

    Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store

    secara langsung

    c.  Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity

    secara langsung atau sebaliknya

    d.  Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada data flow yang

    keluar.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    26/53

      15

    B.  Kamus Data

    Model berikutnya yang akan dibahas adalah Kamus Data (Data Dictionary).

    Kamus Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya DFD, tetapi

    porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi, sebuah model tidak

    lengkap tanpa Kamus Data. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan

    kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

    Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

    yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat hal-

    hal berikut:

    a. 

    Nama arus data 

    Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama

    dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data.

    b.  Alias 

    Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias

    perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

    orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat

    faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan

    bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik

    faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang

    sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

    c.  Tipe Data 

    Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

    proses yang lainya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk lapran serta

    dokumen hasil cetakan komputer.

    d. 

    Periode

    Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat

    di Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan

    input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus

    dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    27/53

      16

    e. 

    Penjelasan 

    Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

    Kamus Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

    keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah

    Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai

    tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang. 

    f.  Struktur data

    Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri

    dari item-item data apa saja. 

    Selain hal di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

    mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut

    notasi tipe data, notasi atau simbol yang digunakan di bagi menjadi dua

    macam yaitu :

    a. 

    Notasi Tipe Data

    Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi

    format input maupun output suatu data. Notasi umum digunakan

    antara lain :

    Tabel II.1. Notasi Tipe Data

    Notasi Keterangan

    X Setiap karakter

    9 Angka Numeric

    A Karakter Alfabet

    Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi

    kosong

    . Titik, sebagaui pemisah

    , Koma, sebagai pemisah pecahan

    - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi

    Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal : 172)

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    28/53

      17

    b. 

    Notasi Struktur Data

    Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

    notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

    Table II.2. Notasi Struktur Data

    Notasi Keterangan

    = Terdiri

    + Dan (and)

    0 Pilih (boleh ya atau tidak)

    {} Pengulangan Proses (iterasi)

    [ ] Pemisah salah satu pilihan

    I Pemisah plihan didalam tanda [ ]

    * Keterangan atau catatan@ Petunjuk (key field)

    Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal:172)

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    29/53

      18

    BAB III

    ANALISA SISTEM BERJALAN

    3.1.  Umum

    Proses purchesing dalam suatu usaha secara garis besar ditentukan oleh

    adanya permintaan dan kebutuhan dari pelanggan dan tersedianya sarana yang siap

    dipergunakan. Seiring dengan perkembangan zaman, proses purchesing ini memiliki

    alur yang di gunakan untuk mengatur proses transaksi pembelian yang terjadi setiap

    harinya. 

    Pada PT Kobexindo Tbk transaksi pembelian yang terjadi diawasi olehpemimpin/manager. pengawasan di lakukan setiap harinya dengan melihat terhadap

    arsip-arsip yang berhubungan dengan penyewaan lapangan. Arsip yang mendukung

    proses penyewaan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah

    terkomputerisasi, jadi pengelola dapat lebih mudah memeriksanya.

    Kobexindo adalah salah satu distributor peralatan berat terbesar dan

    terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama dunia

    seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu Forest.

    3.2.  Tinjauan Perusahaan

    Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi

    serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    30/53

      19

    3.2.1.  Sejarah Perusahaan

    Kobexindo Tractors Tbk (KOBX) didirikan tanggal 28 September 2002 dan

    memulai kegiatan usaha komersialnya pada tahun 2002. Kantor pusat KOBX

    berlokasi di Kobexindo Tower, Jl. Pasir Putih Raya Blok E-5-D, Ancol, Pademangan,

    Jakarta Utara. Kobexindo memiliki 4 kantor cabang utama yang terletak di

    Pekanbaru, Surabaya  –   Sidoarjo, Banjarmasin  –   Banjarbaru, dam Balikpapan.Induk

    usaha Kobexindo Tractors Tbk adalah PT Kobexindo Investama, dengan persentase

    kepemilikan sebesar 88,42%. Sedangkan induk usaha terakhir Kobexindo Tractors

    Tbk adalah PT Marga Mas Investama, PT Millenium Capital Investment dan PT

    Prima Adiwarna Sejahtera.Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan KOBX

    adalah menjalankan usaha dalam bidang distributor, perdagangan dan Jasa. Kegiatan

    utama KOBX adalah distributor dalam menjual alat-alat berat termasuk penjualan

    suku cadang dan servis alat-alat berat

    Merek utama alat-alat berat dan industrial yang di pasarkan,di jual dan di

    distribusikan oleh kobexindo dan anak usahanya, yaitu Doosan Excavator, NHL

    Rigid Dump Trucks, Tata Daewoo Off-road Heavy Duty Truck, Dressta Bulldozer,

    Farm Tractor Belarus, Jungheinrich Electric Forklifts dan Hako Vacuum Sweeper

    Machines.

    Pada tanggal 27 Juni 2012, KOBX memperoleh pernyataan efektif dari

    Bapepam-LK untuk melakukanPenawaran Umum Perdana Saham KOBX

    (IPO) kepada masyarakat sebanyak 272.500.000 dengan nilai nominal Rp100,- per

    saham dengan harga penawaran Rp400,- per saham. Saham-saham tersebut

    dicatatkan pada Bursa Efek Indonesia (BEI) pada tanggal 05 Juli 2012.

    http://www.britama.com/index.php/tag/kobx/http://www.britama.com/index.php/2012/06/ipo-saham-pt-kobexindo-tractors/http://www.britama.com/index.php/2012/06/ipo-saham-pt-kobexindo-tractors/http://www.britama.com/index.php/2012/06/ipo-saham-pt-kobexindo-tractors/http://www.britama.com/index.php/2012/06/ipo-saham-pt-kobexindo-tractors/http://www.britama.com/index.php/tag/kobx/

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    31/53

      20

    3.2.2.  Struktur Organisasi dan Fungsi

    Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang

    menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian

    yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui

    secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.

    Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT Kobexindo Tbk:

    .

    Gambar III.1 Struktur Organisasi PT United Tractors

    Komite Eksekutif

    Dewan

    KomisarisKomite audit

    Komite nominasi

    Presiden direkturDireksi

    Direktur

    bagian

    Direktur

    bagian

    Direktur

    bagianDirektur

    bagianMarketing

    operation

    Finance

    dan budget

    Corporate

    bussines

    Komite

    GCG

    Corp.planningrisk dan

    manajemen

    Corp.

    audit

    Procurement

    daninvesment

    Corp.learn

    center

    accounting

    Corp.learn

    center

    ESR dan

    GA

    CEO

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    32/53

      21

    Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

    1.  Dewan Komisaris:  Dewan komisaris merupakan non excutive management

    yang selalu mengikuti atau memantau perkembangan serta pelaksanaan

    kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Dewan komisaris ini juga secara

    periodik melakukan pengawasan dan memberikan saran-saran atau melakukan

    konsultasi mengenai kebijakan yang diperlikan oleh Direktur Utama dan

    kemajuan perusahaan.

    2. 

    Direksi: Tugas pokok Direksi adalah melaksanakan pengurusan Perusahaan

    sesuai kepentingan dan tujuan Perusahaan dan bertindak selaku pimpinan

    dalam pengurusan tersebut. Direksi melakukan segala tindakan pengurusan

    maupun mengenai pemilikan kekayaan Perusahaan termasuk mengikat

    Perusahaan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perusahaan, sesuai

    pembatasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perusahaan. Secara

    hukum, Direksi mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar

    pengadian.

    3.  Direktur Utama:  Direktur utama menentukan dasar-dasar kebijaksanaa

    perusahaan dengan dibantu oleh direktu dan mengawasi pelaksanaan operasi

    melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan langsung di

    lapangan.

    4.  Direktur: Direktur bertanggung jawab kepada direktur utama dalam

    melaksanakan tugas dan wewenangnya memimpin langsung operasi

    perusahaan dengan menggunakan sumber-sumber yang dimiliki secara

    optimum guna mencapai tujuan perusahaan. Dalam organisasi direktur

    membawahi para manager perusahaan serta menyusun rencana kerjasama

    dengan para manager atas dasar kebijaksanaan direktur utama yang telah

    digariskan

    5.  Manajer pemasaran: Manajer perusahaan bertanggung jawab atas penyusunan

    perencanaan pemasaran, mengawasi pelaksanaan pemasaran dan

    pengembangan produk-produk perusahaan serta menangani atau

    mengkoordinir kegiatan promosi produk-produk yang dihasilkan. Manajer

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    33/53

      22

    perusahaan ini juga menggaris bawahi bagian A & P (Advertising and

    Promotion) dan pra sales supervisor.

    6. 

    Manajer produksi: Manajer produksi bertanggung jawab dalam hal :

    a. 

    Menyusun rencana produksi dan jadwal promosi

    sesuai dengan jumlah pesanan produksi yang

    diperoleh dari bagian pemasaran.

    b.  Mengkoordinir kegiatan produksi dan mengawasi

    pelaksanaan produksi termaksud kualitas produk

    yang dihasilkan. Serta bertanggung jawab atas

    diselesaikannya produk yang diminta sesuai waktu

    yang ditentukan oleh bagian pemasaran. 

    c. 

    Kelancaran dan efisiensi produksi dan hasil

    produksinya.

    7. 

    Manajer pembelian: Manajer pemberlian bertanggung jawab dalam

    melakukan pemesanan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada para

    pemasok berdasarkan slip permintaan pembelian bahan baku dari bagian yang

    memeerlukan.

    8.  Manajer keuangan: Manajer keungan bertanggung jawab atas masalah

    keuangan perusahaan, mengadakan negosiasi dengan pihak lembaga

    keuangan/bank yang berhubungan dengan msalah keungan perushaan,

    menganalisis keungan perusahaan, menganalisis laporan keuangan yang

    dibuat oleh bagian akuntansi , menganalisi kebutuhan dana dalam pelaksanaan

    kegiatan operasi , mengatur dan membuat anggaran dan arus kas/dana, serta

    memberikan laporan-laporan tersebut secara periodik kepad direktur.

    9. 

    Manajer personalia:  Manajer personalia dan umum bertugas merencanakan

    pengadaan dan penempatan tenaga kerja , penyeleksian terhadap calon tenaga

    kerja, memberikan sangsi kepada karyawan yang melanggar ketentuan

    perusahaan, mengkoordinir kebersihan, pelayanan dan keamanan pabrik ,

    sertta mengurus kegiatan lainnya seper humas dan hubungan dengan

    pemerintah. 

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    34/53

      23

    3.3. Prosedur Sistem Berjalan

    Kegiatan sistem purchasing/pembelian unit alat berat yang di lakukan PT

    Kobexindo Tbk ini semuanya berdasarkan proses kegiatanya.

    Adapun tahapan proses penjualanya sebagai berikut:

    1.  Proses pemesanan 

    2.  Proses pembayaran 

    3.  Proses pelaporan 

    3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

    Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, saya mencoba

    menggunakan diagram arus data yang berfungsi untuk mempermudah pemahaman

    sistem yang sedang berjalan.

    a.  Diagram Konteks Sistem Berjalan 

    Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

    Keterangan:

    DKP :Daftar kebutuhan part

    PPB :Permohonan pembelian barang

    PO :Purchase Order

    STG :Sudah terima gudang

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    35/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    36/53

      25

    c.  Diagram Detail Sistem Berjalan

    Gambar III.3 Diagram Detail Sistem Berjalan

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    37/53

      26

    3.5.  Kamus Data Sistem Berjalan

    Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

    lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

    data yang di cari. Yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan

    keluaran yang berhubungan dengan pembelian alat berat pada PT Kobexindo Tbk

    1.  Kamus data Dokumen Masukan

    a. 

    Purchase Order

    Nama Arus Data :Purchase Order

    Alias :PO

    Bentuk Data :Manual/Cetakan komputer

    Arus Data : Customer –  Proses 1.0

    Proses 1.0 –  Salesman

    Marketing –  Proses 2.0Proses 20 –  Arsip PO

    Penjelasan :Sebagai salah satu syarat pemesanan barang/unit

    Periode :setiap melakukan pemesanan barang

    Volume :1-25 Surat

    Struktur Data : Header + Isi + Footer

    -. Header = judul + tahun + no_PO + tanggal + dipesan

    oleh + dibeli

    oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier +

    telp_fax

    + contact_person + cara_pembayaran[tunai kredit]

    -. Isi = 1{ no+ nama_barang + kuantitas +harga satuan

    +(pot_harga) +

     jumlah + keterangan + total

    -. Footer = lembar + ttd_pelaksana +

    ttd_asst_manager_proyek +

    ttd_manager_proyek + cttn_cara_pembayaran

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    38/53

      27

    b. 

    Bukti transfer

    Nama Arus Data :Bukti Ttransfer

    Alias :Bukti transfer

    Bentuk Data :Cetakan komputer

    Arus Data : Customer –  Proses 2.0

    Proses 2.0 –  Arsip Bukti Transfer

    Penjelasan :Berisi keterangan pembayaran

    Periode :setiap melakaukan transaksi

    Volume :1-25 Surat

    Struktur Data : Header + Isi + Footer

    -. Header = tgl + judul

    -. Isi = nama_perusahaan + no_transaksi+tanggal_jam

    + dari_rekening +

    ke_rekening + nama_penerima + jumlah +

    tanggal_efekif +

    email_penerima

    -. Footer = cetak + simpan

    c.  Buku Barang

    Nama Arus Data :Buku Barang

    Bentuk Data :Dokumen

    Arus Data : Buku Barang –  proses 2.0

    Barang –  proses 3.0

    Penjelasan :Melihat detail barang

    Periode :Pembuatan NP dan SJ

    Volume :1-100 Surat

    Struktur Data : Header + Isi + Footer

    - Header = Date(tgl_bln_thn)

    -. Isi = kodebarang + nama + satuan + merk + hpokok +

    hjual + stok akhir

    - Footer = hal_no

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    39/53

      28

    2.  Kamus Data Dokumen Keluaran

    a.  Faktur Pajak

    Nama Arus Data :Faktur Pajak

    Alias :FP

    Bentuk Data :Cetakan Manual

    Arus Data :Arsip SJ-proses 3.0-costumer

    Proses 3.0-Arsip copy FP

    Penjelasan :Untuk kelengkapan dokumen tagihan

    Periode :setiap terjadi pembelian

    Volume :enam lembar setiap transaksi pembelian

    Struktur Data :Kode_faktur+PKP+pembeli_BKP 

    b. 

    Surat Penawaran

    Nama Arus Data :Surat Penawaran

    Alias :SP

    Bentuk Data :Cetakan Manual/Komputer

    Arus Data :Marketing-proses-01

    Penjelasan :Surat yang berisi spesifikasi dan harga unit

    Periode :setiap melakukan penawaran unit

    Volume :1-25 surat

    Struktur Data :nama_perusahaan + alamat_perusahaan +

    telp_perusahaan + no_surat_penawaran +

    tgl_surat_penawaran + nama_kota +

    -. Isi = nama_unit + merk_unit + harga +

    cara_pembayaran + pengiriman + kapasitas_bulan +

    waktu_penyerahan_unit + lain_lain

    -. Footer = salam + ttd_marketing +

    stempel_perusahaan

    Stempel_perusahaan *nama_perusahaan*

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    40/53

      29

    3.6.  Spesifikasi Sistem Berjalan

    Yang di maksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari

    bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses pembelian unit alat

    berat.bentuk dokumen ini sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen

    masukan dan dokumen keluaran.

    3.6.1.  Bentuk Dokumen Masukun (input)

    Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar

    untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu

    keluaran yang disebut dengan output . Dokumen masukan yang digunakan adalah

    sebagai berikut :

    a. 

    Nama dokumen : Item Request  atau Nota Konsep

    Fungsi : Untuk acuan data barang yang dibutuhkan

    Sumber masukan : Tiap Departemen

    Tujuan : Finance

    Frekuensi : Setiap ada barang yang dibutuhkan

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.

    b. Nama dokumen : Purchase Order  

    Fungsi : Untuk melakukan pemesanan barang

    Sumber masukan : Purchasing

    Tujuan : Supplier

    Frekuensi : Setiap ada pembelian barang

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.2

    c. 

    Nama dokumen : Faktur Pembelian

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    41/53

      30

    Fungsi : Untuk menginput data pembelian

    Sumber masukan : Supplier

    Tujuan : Finance

    Frekuensi : Setiap ada pembelian

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.3

    d. Nama dokumen : Faktur Pajak

    Fungsi : Untuk menginput pajak pembelian

    Sumber masukan : Supplier

    Tujuan : Staf Pajak, Finance

    Frekuensi : Setiap ada pembelian atas barang PKP

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.4

    e. 

    Nama dokumen : Tanda Terima Faktur

    Fungsi : Untuk bukti kapan faktur dikirimkan/diterima

    Sumber masukan : Supplier

    Tujuan : Finance

    Frekuensi : Setiap ada pengiriman atas pembelian barang

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.5

    f.  Nama dokumen : Kwitansi Bermaterai

    Fungsi : Untuk bukti pembelian barang dan dasar pembayaran

    hutang

    Sumber masukan : Supplier

    Tujuan : Purchasing, Accounting, Finance

    Frekuensi : Setiap ada pembelian barang

    Media : Kertas

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    42/53

      31

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran A.

    3.6.2.  Bentuk Dokumen Keluaran ( output)

    Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung

    kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen

    keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :

    a. 

    Nama dokumen : Slip Pembayaran Bank

    Fungsi : Untuk bukti pembayaran melalui bank transfer, cek

    ataupun giro

    Sumber masukan : Finance

    Tujuan : Supplier

    Frekuensi : Setiap ada pembayaran barang melalui akun bank

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran B.1

    b. Nama dokumen : Slip Pembayaran Kas

    Fungsi : Untuk bukti pembayaran atas pembelian barang

    Sumber masukan : Finance

    Tujuan : All Department

    Frekuensi : Setiap ada pembayaran atas faktur tertentu melalui kas

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran B.2

    c. 

    Nama dokumen : Slip Pemindahan

    Fungsi : Sebagai bukti pembayaran hutang menggunakan bank

    ayat silang

    Sumber masukan : Finance

    Tujuan : Accounting

    Frekuensi : Setiap bulan

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    43/53

      32

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran B.3

    d. 

    Nama dokumen : Laporan Pembayaran Hutang

    Fungsi : Sebagai laporan pembayaran hutang tiap periode

    tertentu

    Sumber masukan : Finance

    Tujuan : Direksi

    Frekuensi : Setiap bulan

    Media : Kertas

    Jumlah : Satu lembar

    Bentuk dokumen : Lampiran B.4

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    44/53

      33

    3.7. Permasalahan

    Sistem Purchasing yang telah berjalan pada PT Kobexindo Tbk umumnya

    telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses pembelian,proses

    transaksi sampai pengiriman barang atau unit.Tetapi penulis melihat sedikit

    kelemahan pada sistem tersebut.

    Adapun kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

    a.  Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan

    accounting

    b. 

    Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian

    purchasing dan accounting

    c.  Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak

    3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

    Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:

    a.  Melakukan pemisahan fungsi finance dan accounting.mengkaji ulang dan

    melakukan pemisahan fungsi, tugas dan wewenang dalam struktur

    organisasi dengan memisahkan bagian finance dan accounting. Hal ini di

    maksudkan agar selalu terjadi pengecekan (internal check) dalam

    pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat mengurangi kemungkianan

    terjadinya kecurangan

    b. 

    Dengan adanya link yang menghubungkan data-data antar bagian maka

    dapat mempercepat arus informasi pada perusahaan dan memudahkan

    dalam pencarian data dan dapat melihat sesuai dengan hak akses masing-

    masing bagian

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    45/53

      34

    c. 

    Mengurangi keterlibatan banyak pihak, dengan hanya melibatkan pihak-

    pihak yang penting dan terpercaya dalam melakukan pengecekan dan

    penandatanganan dokumen-dokumen perusahaan

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    46/53

      35

    BAB IV

    PENUTUP

    4.1. Kesimpulan

    Sebagai akhir dari bab ini penulis kuliah kerja praktik ini, maka saya selaku

    penulis memberi kesimpulan bahwa sistem purchasing pada PT Kobexindo Tbk

    berjalan secara baik. Namun penulis menemukan sedikit permasalahan yang harus di

    perbaiki dan di tanggulangi. Diantaranya adalah sebagai berikut:

    a.  Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan

    accountingb.  Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian

    purchasing dan accounting

    c.  Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak

    4.2. Saran

    Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktik ini, saya akan memberikan

    saran-saran sebagai berikut:

    a.  Perusahaan seharusnya mengurangi pihak-pihak yang tidak terlalu penting

    untuk terlibat dalam penandatanganan dokumen

    b.  Perusahaan membutuhkan software accounting agar lebih mudah mengolah

    data

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    47/53

      36

    DAFTAR PUSTAKA

    H.M, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Kedua.

    Yogyakarta: ANDI Offset

    Komaruddin. 1998, Analisa dan design sistem informasi edisi pertama. Surabaya

    Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6 Yogyakarta:Andi

    Fathansyah. 1999. Basis data. Cetakan pertama. bandung

    WWW.Kobexindo.com/sejarah.com  

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    48/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    49/53

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    50/53

      39

    LAMPIRAN A.1

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    51/53

      40

    LAMPIRAN A.2

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    52/53

      41

    LAMPIRAN A.3

  • 8/18/2019 KKP BSI AMIK

    53/53

    LAMPIRAN A.4