1

การจดการความร Knowledge Management (KM)

เรอง การเขยนหนงสอราชการในงานบรการ

สวนสารสนเทศอตนยมวทยา ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลาง

2

ค าน า

คมอการเขยนหนงสอราชการฉบบน ไดรวบรวมขนจากการแลกเปลยนเรยนร

การจดการความร (KM) ส าหรบหรบบคลากรศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลาง

เรอง การเขยนหนงสอราชการในงานบรการ เพอใหบรรลวตถประสงคของการปรบปรง

กระบวนการใหบรการขอมลอตนยมวทยาเปนไปตามตวชวดท 3.2 ระดบความส าเรจของการ

ปรบปรงกระบวนงานของความส าเรจของหนวยงานเปนไปตามค ารบรองการปฏบตราชการ ป 2560 โดยมวตถประสงคในการใชเปนแนวทางใหความรแกเพอนขาราชการในหนวยงาน ม

เทคนคการเขยน การราง และการพมพหนงสอทถกตองและปฏบตไปในทศทางเดยวกน ตาม

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ทงน

ผเขยนหนงสอราชการในงานบรการจะตอง มความรความเขาใจในทฤษฏและปฏบตจนเกดความ

ช านาญ ซงสวนใหญไมคอยไดเขารบการฝกอบรมในเรองของจดท าหนงสอราชการทงภายนอกและ

ภายใน จงท าใหเจาหนาททปฏบตงานการเขยนหนงสอราชการในงานบรการ ขาดความร ความ

เขาใจ ทกษะ และประสบการณในการเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา สวนสารสนเทศ

อตนยมวทยา ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลาง จงไดมการศกษาและรวบรวม

หลกการส าคญ ๆ และการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการขนในครงน

หวงเปนอยางยงวาคมอการเขยนหนงสอราชการในงานบรการฉบบนจะเปนประโยชน

และเปนเครองมออ านวยความสะดวกและเปนแนวทางในการปฏบตงานของเจาหนาทสงกดสวน

สารสนเทศอตนยมวทยา สวนตางๆ ในศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลางหรอผท

เกยวของและผทสนใจทวไป

สวนสารสนเทศอตนยมวทยา

ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลาง

3

สารบญ

บทท หนา 1 ความรทวไปเกยวกบหนงสอราชการ........................................................ 1

ชนดของหนงสอราชการ................................................................................ 2

ชนความเรว................................................................................................... 4

ชนความลบ................................................................................................... 4

โครงสรางหนงสอราชการ.............................................................................. 5

ขนตอนการเขยนหนงสอราชการทด............................................................. 5

2 หลกการเขยนหนงสอราชการ.................................................................... 6

การเขยนใหถกตอง........................................................................................ 6

การเขยนใหชดเจน รดกม และกะทดรด....................................................... 14

การเขยนใหบรรลวตถประสงค...................................................................... 16

3 รปแบบของหนงสอราชการ........................................................................ 19

หนงสอภายนอก............................................................................................ 19

แบบหนงสอภายนอก.................................................................................... 22

หนงภายใน.................................................................................................... 23

แบบหนงสอภายใน....................................................................................... 24

4 รปแบบการพมพหนงสอราชการดวยโปรแกรมการพมพ ในเครองคอมพวเตอร..................................................................................

25

การตงคาในโปรแกรมการพมพ..................................................................... 25 ขนาดครฑ.................................................................................................... 28 การพมพ...................................................................................................... 29 หนงสอภายนอก............................................................................ 29 หนงสอภายใน............................................................................... 30

บรรณานกรม................................................................................................................... 31

1

บทท 1 ความรทวไปเกยวกบหนงสอราชการ

การเขยนหนงสอราชการนอกจากรปแบบจะตองถกตองตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณแลว ยงจ าเปนตองมทงศาสตรและศลป ในดานศาสตรคอการมหลกการใน

การเขยนทชดเจน ถกตองตามหลกการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกบบคคลและโอกาส สวนดานศลป

เปนการใชภาษาทนมนวลสละสลวยนาอานทท าใหบรรลวตถประสงค ซงทกษะทจะท าใหเกดศาสตร

และคด ไดแก การอาน การคด การจบประเดน สรปความ การเขยน ผทอานและการฝกการเขยน

มากยอมท าใหเขยนหนงสอราชการไดดยงขนเรอย ๆ เนองจากเปนการเพมทกษะ จนเกดเปนความ

ช านาญในการเขยนหนงสอ ดงนนกอนทจะทราบถงหลกในการเขยนหนงสอราชการ จะตองท าความ

เขาใจความหมายและชนดประเภทของหนงสอราชการตามระเบยบวาดวยงานสารระเบยบส านก

นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ดงน

“งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย

“หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการสวนราชการ

“อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟาคลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการ ทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน

“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

“สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม ส านกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถนหรอในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

“คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการ คณะท างาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน

2

“หนงสอราชการ” คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง บคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวน ราชการ 4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ชนดของหนงสอราชการ หนงสอราชการ ม 6 ชนดไดแก 1. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษครฑ เปน หนงสอตดตอระหวาง สวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานทไมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก 2. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปน หนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม ใชกระดาษบนทกขอความ 3. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการ ระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอก ากบตรา โดยมความมงหมายวาเปนการแบงเบาภาระในเรองการลงชอในหนงสอราชการ เชน ปลดกระทรวง อธบด เปนตน

การใชหนงสอประทบตราจะใชในกรณทเปนเรองไมส าคญมากนก เชน การขอรายละเอยดเพมเตม การสงส าเนาหนงสอ สงของหรอเอกสาร การตอบรบทราบทไมเกยวของกบราชการส าคญหรอการเงน การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ การเตอนเรองทคางหรอ เรองทหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสงวาใหใชหนงสอประทบตรา 4. หนงสอ สงการ ม 3 ชนด 4.1 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวย กฎหมาย โดยใชกระดาษตราครฑ 4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศย อ านาจกฎหมาย หรอไมกไดเพอถอเปนหลกในการปฏบตงาน ใชกระดาษ ตราครฑ

3

4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใชโดยอาศย อ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษครฑ 5. หนงสอประชาสมพนธ ม 3 ชนด 5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการชแจงใหทราบ หรอแนะ แนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ 5.2 แถงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอท าความเขาใจใน กจกรรมของทางราชการ หรอ เหตการณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ 5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ม 4 ชนด ดงน

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอวตถประสงคอยางใดอยางหนงใหปรากฏแก บคคลทวไปโดยไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ 6.2 รายงานการประชม การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม ประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน 6.3 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอ หนวยงานระดบต ากวา สวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบต ราชการ โดยปกตใชกระดาษบนทกขอความ 6.4 หนงสออน ๆ คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจาก การปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงหมาย รวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ หรอหนงสอของ บคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบ หนงสอทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะก าหนด ขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท า ตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน และสอบสวน และค ารอง เปนตน

4

ชนความเรว

ชนความเรว ม 3 ระดบ จะประทบ “ตราสแดง” ไวทมมซายบนของหนาแรก และหนาซองหนงสอ

- ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต - ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว - ดวนทสด ให เจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอ

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท ให

เหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทก าหนดไวในแบบท 1 แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15 ทาย

ระเบยบ โดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน ตามชนความเรวของหนงสอราชการ

ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวา ดวน

ภายใน แลวลงวน เดอน ป และก าหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบใหเจาหนาทสงถง

ผรบซงระบบน หนาซองภายในเวลาทก าหนด

ชนความลบ

ชนความลบม 3 ชน จะประทบ “ตราสแดง” ไวกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางทกหนาของเอกสาร และหนาซองเอกสาร

- ลบทสด (Top Secret) หมายความถง ขอมลขาวสารลบซงหากเปดเผย ทงหมดหรอ เพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรงทสด

- ลบมาก (Secret) หมายความถง ขอมลขาวสารลบซงหากเปดเผยทงหมด หรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรง

- ลบ (Confidential) หมายความถง ขอมลขาวสารลบซงหากเปดเผยทงหมด หรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐ

5

โครงสรางหนงสอราชการ

หนงสอภายนอกมโครงสราง 3 สวน คอ

1. สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ท สวนราชการเจาของหนงสอ วน เดอน ป เรอง ค าขนตน อางถง สงทสงมาดวย 2. สวนขอความ ประกอบดวย เหตทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป 3. สวนทายหนงสอ ประกอบดวย ค าลงทาย ลงชอและต าแหนง สวนราชการเจาของเรอง และหมายเลขโทรศพท

ขนตอนการเขยนหนงสอราชการทด

ขนตอนการด าเนนการทดควรปฏบตดงน

1. ศกษาและจดจ ารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ) ใหถกตองและแมนย า

2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก หนงสอภายในหนงสอประทบตรา เปนตน

3. จบประเดนของเรองทจะราง 4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว 5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ 6. กรณจ าเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยางใหระบใหชดเจน เพอให

ผรบคนหามาตรวจสอบไดสะดวก 7. ใชถอยค ากะทดรด ไดใจความ 8. ใชถอยค าเปนภาษาราชการ 9. การใชถอยค าปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห 10. หลกเลยงถอยค าทเปนค าซ าซอน ค าฟมเฟอย 11. การใชอกขระวธ ตวสะกด ตวการนต และวรรคตอนใหถกตอง 12. ใชค าราชาศพทใหถกตอง 13. ระมดระวงในการใชค าทมความหมายใกลเคยงกน 14. หลกเลยงการใชค าทเปนภาษาตางประเทศใหมากทสด 15. ไมใชค าทใชในโฆษณา 16. อานและตรวจทานความถกตองอกครงหนง

6

บทท 2 หลกการเขยนหนงสอราชการ

การเขยนหนงสอราชการทดจ าเปนอยางยงทจะตองเขยนใหผรบทราบวตถประสงค หรอปฏบตตามทก าหนดไวตามวตถประสงค ซงหนงสอแตละประเภทจะตองท าใหผรบรบรความตองการของผเขยนจงจะถอวาการเขยนหนงสอราชการนนมประสทธภาพ โดยยดหลก 5 W 1 H ไดแกWhat (อะไร) คอ ตองการใหท าอะไร When (เมอไร) คอ ตองการใหท าเมอไร Where (ทไหน) คอ ตองการใหท าทไหน Who (ใคร) คอ ตองการใหใครท า Why (ท าไม) คอ ท าไมตองท า How (อยางไร) คอ ตองการใหท าอยางไร ซงมหลกการปฏบตในการเขยนหนงสอราชการดงน

1. การเขยนใหถกตองคอ การเขยนใหถกแบบแผน ถกเนอหา ถกหลกภาษา และ ถกความนยม 2. เขยนใหชดเจนโดยเขยนใหชดเจนในเนอความ ชดเจนในวตถประสงค และชดเจน ในวรรคตอน 3. เขยนใหรดกมโดยใชภาษาใหถกตอง รดกม ชดเจนในความหมาย อานแลวเขาใจได ทนท 4. เขยนใหกะทดรด โดยเขยนใหสนแตใหไดใจความตรงประเดน ไมใชค าฟมเฟอย

การเขยนใหถกตอง

การเขยนหนงสอราชการใหถกตองจะประกอบไปดวย การเขยนชอ “เรอง”

- ลกษณะการเขยนเรองทด 1. ยอใหสนทสด 2. เปนประโดยหรอเปนวล 3. พอรใจความวาเปนเรองอะไร 4. เกบคนอางองได 5. แยกความแตกตางจากเรองอนได

- ลกษณะการเขยนเรอง 1. ใหลงชอเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน และไม

ควรยาวเกนกวา 2 บรรทด

7

2. ขนตนเรองดวยค ากรยาจะเขาใจชดเจน เชน ขออนมต ขออนญาต ขอให ขอความอนเคราะห ขอหารอ ขอเชญ ขอสง แจง ชแจง ตอบขอบคณ

3. ขนตนเรองใหเปนประโยดทชดเจน เชน - ขออนญาตใหบคลากรในสงกดเปนวทยากร

- ขออนมตโครงการพฒนาศกยภาพบคลากร - ขอความอนเคราะหตอบแบบสอบสาม

4. ถาเปนหนงสอตอเนองใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม แตถา เรองเดมขนตนดวยค ากรยา เชน - ขอ - ขออนญาต - ขออนมต - ขอความอนเคราะห

ในหนงสอตอบรบมกจะตดค าวา “ขอ” ออก หรอเตมค าวา “การ” น าหนาเพอมใหเกดความสบสนวาใครเปนฝายขอ

5. การขนตนดวยค านาม จะไมชดเจน เชน เครองพมพด

การเขยนใหถกแบบ การเขยนหนงสอราชการตองเขยนใหถกตองตามรปแบบ ทก าหนดไวในระเบยนส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ เชน แบบหนงสอภายนอก แบบหนงสอภายใน แบบหนงสอประทบตรา ซงจะตองจดโครงสรางของหนงสอใหถกตอง เขยนรายละเอยดใหถกตองแบบจดวางขอความตาง ๆ ใหถกท และใชถอยค าใหถกตอง เชน

“เรอง” ตองเขยนในหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน แตไมตองเขยน ใน หนงสอประทบตรา หรอ “ค าขนตน ” และ “ค าลงทาย” ตองใชค าตามระเบยบก าหนดเปนตน

8

การเขยนใหถกเนอหา คอ เนอหาหรอขอความของหนงสอราชการทวไปควร ประกอบดวยเนอหา 3 สวน (ยอหนา) คอ สวน (ยอหนา) ท 1 สวนทเปนเหต เปนสวนเรมตนของเนอหาเปนขอความทกลาวถงสาเหตสาเหตท มหนงสอไป หรอแจงใหผรบทราบวาหนวยงานของผเขยนจะท าอะไร หรอมเหตการณอะไรเกดขน ค าขนตนของการเขยนสวนทเปนเหตทมหนงสอไป นยมใชค าเรมตนหนงสอดงน ดวย.....................(ตามดวยเหตทมหนงสอไป)........................ เนองจาก.............(ตามดวยเหตทมหนงสอไป)........................ ตาม....................(ตามดวยเหตทมหนงสอไป)........................นน ตามท.................(ตามดวยเหตทมหนงสอไป).........................นน อนสนธ...............(ตามดวยเหตทมหนงสอไป).........................นน

สวนเหตทมหนงสอไปในกรณทเปนการเรมเรองใหม ไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ใหเรมตนการเขยนหนงสอสวนทเหตดวยค าวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” “ดวย”............ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหตหรอเกรนขนมาลอยๆ “เนองจาก”.........ใชในกรณทอางเปนเหตอนหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป

สวน (ยอหนา) ท 2 สวนความประสงค เปนขอความในยอหนาท 2 เปนสวนทส าคญ เพราะ เนอความจะกลาวถงจดประสงคของหนงสอฉบบนน ซงจะตองเขยนใหชดเจน เพอใหผรบหนงสอทราบวาผเขยนมจดประสงคอะไร

สวน (ยอหนา) ท 3 สวนสรปความ เปนสวนสดทายของการเขยนเนอหา ควรจะยอหนาขน บรรทดใหม เรมตนดวยค าวา “จง” แลวตามดวยขอความทบอกถงจดประสงคในสวนท 2

- จงเรยนมาเพอโปรดทราบ - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาด าเนนการตอไปดวย - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมตดวย - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาและแจงผลการพจารณาใหทราบดวย - จงเรยนมาเพอโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจาณาตอไปดวย

9

ตวอยาง

การเขยนใหถกหลกภาษา การเขยนหนงสอราชการใหถกตองตามหลกภาษาไทย

นน มสงทควรระมดระวงอย 2 ประการ คอ “รปประโยค และความสมพนธของขอความ” ตามรายละเอยดดงน รปประโยค จะประกอบดวย - ประธาน กรยา กรรม - ประโยคแตละประโยคตองมกรยาเสมอ - ประธานและกรรมของประโยคอาจละไว ในฐานทเขาใจ - ขอความอาจจะประกอบดวยประโยค หลายประโยค โดยเชอมดวย ค าสนธาน เชน และ กบ รวมทง ตลอดจน

ลกษณะของรปประโยค ไมมกรรม รถใหญวงชา รถเลกวงเรว มกรรม รถสด าชนรถสขาว รถสด าชนรถสขาวดงสนน ประธานรวม อธบดแกหกลมหวฟาดพนและตายในเวลาตอมา คนอวนกนอาหารหนกไดมากและกนอาหารหวานไดมากดวย กรยารวม อธบดแกกบอธบดหนมไปเทยวดวยกน อธบดแกกบอธบดหนมเลนหมากรกดวยกน

ตามหนงสอทอางถงส านกงานสถตจงหวดอบลราชธาน ขอความอนเคราะหขอมลปรมาณน าฝน อณหภมสงสด – ต าสด และความช นสมพทธ รายป พ.ศ. 2558 – 2559 เพอรวบรวมสถตพ นฐานระดบจงหวด ความละเอยดแจงแลวน น

ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลางพจารณาแลว ยนดให

ความอนเคราะหขอมลเกยวกบปรมาณน าฝนอณหภมสงสด–ต าสด และความช นสมพทธ รายละเอยดตามสงทสงมาดวย

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

สวนเหต

สวน

ประสงค

สวนสรป

10

การเขยนใหถกความนยม ในการเขยนหนงสอราชการผเขยนจะตองค านงถงความนยมทใชกนโดยทวไปในวงราชการ และความนยมเฉพาะบคคลของผลงนามในหนงสอ ในเรองตาง ๆ ดงตอไปน 1 ความนยมในการใชสรรพนาม โดยทวไปการใชสรรพนามแทนผมหนงสอไป และผรบหนงสอ มดงน - สรรพนามแทนผมหนงสอไป ถาเปนหนงสอจากสวนราชการ นยมใช “ชอสวนราชการ” เชน “ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอขอเรยนวา.....” หรอไมกละไวในฐานทเขาใจ โดยเขยนแตเพยงวา “ขอเรยนวา.....” ถาเปนหนงสอจากบคคลใหใชค าสรรพนามแทนผมหนงสอไปตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ แตถาสามารถละสรรพนามไวในฐานทเขาใจไดกนยมละไว เชน แทนทจะเขยนวา “ขาพเจา ขอชแจงวา.....” กเขยนวา “ขอชแจงวา.....” เปนตน - สรรพนามแทนผรบหนงสอ ถาเปนหนงสอถงสวนราชการ นยมใชชอสวนราชการ เชน “ขอกรมสรรพากรไดปรด.....” หรอไมกละไวในฐานทเขาใจ โดยเขยนวา “ขอไดโปรด.....” ถา เปนหนงสอถงบคคล ใหใชค าสรรพนามแทนผรบหนงสอตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ แตถาสามารถละค าสรรพนามไวในฐานทเขาใจไดกนยมละไวเชน แทนทจะเขยนวา “ขอทานไดปรด.....” ใหเขยนวา “ขอไดปรด.....” 2 ความนยมในการใชถอยค าส านวน ความนยมโดยทวไปทใชใน การเขยนหนงสอราชการทควรกลาวถงบางประการ มดงน 2.1 ใชภาษาราชการ ในการเขยนหนงสอราชการ นยมใชภาษาราชการ ไมใชภาษาล าลอง หรอภาษาพด หรอภาษานกประพนธ เชน “พรอมกนนไดแจงใหจงหวดทราบแลว เหมอนกน” ค าวา “เหมอนกน” เปนภาษาพด ใชในภาษาราชการไมได ควรเขยนวา “พรอมกนนไดแจวใหจงหวดทราบดวยแลว ” “ค าอทธรณของผรองไมมขอเทจจรงอะไรเพมเตม” ค าวา “อะไร” เปนภาษาพด ไมนยมใชในหนงสอราชการ ควรเขยนวา “ค าอทธรณของผรอไมม ขอเทจจรงอนใดเพมเตม” “ประชาชนไดรบความเดอดรอนแสนสาหส” ค าวา “แสนสาหส” เปนภาษานกประพนธ ไมเหมาะทจะใชในหนงสอราชการ ควรเขยนวา “ประชาชนไดรบความเดอดรอนเปนอยางยง”

11

2.2 ไมใชค าเชอมซ ากน การเชอมค าหรอเชอมประโยคดวยค าบพบท ค าสนธาน หรอค าสรรพนาม ซงมความหมายอยางเดยวกน ไมนยมใชค าซ ากน เพราะจะท าใหไมนาฟง หรออาจท าใหเขาสบสนได จงมกนยมเปลยนใชค าใหแตกตางกน เชน - ท - ซง – อน มความหมายอยางเดยวกน ใชแทนกนได ค าวา “ซง” เปนค าสรรพนาม มหลกการใชเชนเดยวกบ ท และ อน กลาวคอใชแทนนามหรอขอความทอยขางหนา และใชเชอมอนประโยคหลงค า “ซง” เขากบประโยคหลกขางหนาใหเปนประโยคเดยวกน อนจะท าใหขอความหรอประโดยทงหมดมลกษณะกระจางประโยคทงหมดมลกษณะกระจางแจง และสละสลวยยงขน ทงนถาไมไดใชเพอขยายนาม หรอขอ ความทอยขางหนากไมจ าเปนตองใช “ซง” เปนค าเชอมโดยเดดขาด ใหใชวธขนประโยคใหมไปเลย จะไมเสยเนอความ ตวอยาง “คณสงาก าลงเลนเปยโน ซงซอมาใหม ใหจบเพลง” “ซง” เปนสรรพนาม แทนค า เปยโน ทอยขางหนา และท าหนาทเชอมอนประโยคใหเปนประโยคเดยวกบประโยคใหญ ถอวาใชถกตอง “…..ทสะทอนใหเหนความไมพอใจตอการออกกฎหมาย ซงสงผลถงเสรภาพในการรบร ขาวสารของประชาชน ซงการเคลอนไหวครงน เปนการเพมแรงกดดน…..” “ซง” ค าแรกใชแทนค านาม “กฎหมาย” ทอยขางหนาถอวาใชถกตอง “ซง” ค าหลง ไมไดแทนค านามขางหนา จงเปนการใชทผด ตองตดทงไป และใชการขนประโยคใหม กไดความครบถวนสมบรณแลว - และ – กบ – รวมทง – ตลอดจน มความหมายอยางเดยวกน ใชแทนกนได ตวอยาง “…ขอรบการสนบสนนพาหนะรบสง สถานทพก วทยากร การจดเลยงอาหาร และเจาหนาทบรการ รวมทงการสาธตโดดรม กบการแสดงของสนขทหาร ตลอดจนการน าชมเรอหลวงจกรนฤเบศร…..” 2.3 ถาใชค าเชอมค าเดยวกนเพอเชอมค าหลายค า ใหใสเพยงค าเชอมค าสดทาย การเชอมค าประธาน กรยา หรอกรรม หลาย ๆ ค าเขาดวยกนรวมทงเชอมวลดวยค าวา “และ” “หรอ” “กบ” ไมนยมใสค าเชอมทกค า แตนยมใสค าเชอมค าสดทายเพยงค าเดยว 2.4 ใชกรยา “ตรา” ส าหรบพระราชบญญต พระราชก าหนด และพระราชกฤษฎกา ใชกรยา “ออก” ส าหรบ กฎ ขอบงคบ และระเบยบ เชน “ไดมการตราพระราชบญญต...” “รฐบาลไดออกกฎหมาย...” 2.5 ใชกรยา “บญญต” ส าหรบพระราชบญญต และพระราชก าหนด ใชกรยา “ก าหนด” ส าหรบพระราชกฤษฎกา กฎ ขอบงคบ และระเบยบ

12

2.6 ใช “ฝาฝน” ส าหรบขอหาม ใช “ไมปฏบตตาม” ส าหรบขอปฏบต 2.7 การใชค าบพบท กบ แก แด ตอ - กบ ใชเชอมค าหรอความเขาดวยกน มความหมายวา รวมกน หรอเกยวของกน เชน “ฟากบดน” “กนกบนอน” “หายวบไปกบตา” - แก ใชน าหนานามฝายรบ เปนบททรบอาการโดยตรง ใชเมอผรบมศกดเสมอ หรอต ากวาผใหเชน “การจดทพกใหแกยามรกษาการณ เพอเปนขวญและก าลงใจแกขาราชการ” - แด ใชแทนแกเมอน าหนานามฝายรบทมศกดสงกวาผใหเชน “ถวายของแดพระภกษสงฆ” - ตอ ใชในความตดตอ ความเฉพาะ และความขดแยง ในความหมายดงน เฉพาะ , ประจนหนา เชน ตอหนา, ยนตออ าเภอ, รายงานตอผบงคบบญชา, เสนอเรองตอทประชม เมอถง เชน มาตอปหนา แตละ , ราย เชน ตอคน, ตอป เทยบสวนกน เชน ๓ ตอ ๑ เรยนวชาบางอยางโดยวธถายทอดแบบปากตอปาก เชน ตอเพลง

2.8 ค าเบา – ค าหนกแนน - จะ – จก จะ (ธรรมดา – ใชในกรณทวไป) จก (หนกแนน – ใชในค าข ค าสง ค าก าชบ) - ควร – พง – ยอม – ให – ตอง ควร (เปนค าแนะน า มผลบงคบทางจตใจ) พง (เปนการวางบรรทดฐาน มผลบงคบทางสงคม) ยอม (เปนค าเตอน มผลบงคบเปนทางการ แตไมเดดขาด ใหใชดลพนจได) ให (เปนค าสงใหปฏบต ซงจะมมาตรการลงโทษผไมปฏบตตามหรอไมกได) ตอง (เปนค าบงคบ ซงโดยทวไปจะมมาตรการลงโทษผฝาฝนดวย) 2.9 ค าบงคบ – ค าขอรอง ในการเขยนหนงสอราชการถงบคคล หรอผด ารงต าแหนงทไมไดอยในบงคบบญชา ไมนยมใชค าทมความหมายลกษณะการบงคบ แตนยมใชค าขอรองทมความหมายอยางเดยวกน ค าบงคบและค าขอรองทมความหมายอยางเดยวกน มลกษณะดงตวอยางน

13

ค าบงคบ ค าขอรอง ขอใหสง โปรดสง ใหไปตดตอ โปรดไปตดตอ ขอใหน าเสนอตอไป โปรดน าเสนอตอไป

2.10 ค าท าลาย – ค าเสรมสราง ในการเขยนหนงสอตดตอราชการ ไมนยมใชค าท าลายแตนยมใชค าเสรมสราง ซงมความหมายอยางเดยวกน ค าท าลายและค าเสรมสรางทมความหมายอยางเดยวกนมลกษณะดงตวอยางน ค าท าลาย ค าเสรมสราง ไมตงใจศกษาจงสอบตก ถาตงใจศกษากคงจะสอบได โครงการททานเสนอใชไมได โครงการททานเสนอกนบวาด แตเกรงวาจะยง ท าไมไดในขณะน ทานเขาใจผด ความเขาใจของทานยงคลาดเคลอนอย

2.11 หางเสยง การลงทายประโยคในหนงสอราชการ นยมใสหางเสยงเพอใหขอความจบลงอยางลนและรนห เชน ตวอยางท ๑ “ส านกงาน ก.พ. ยนดใหความรวมมอในเรองน โปรดใหเจาหนาทไปตดตอกบเจาหนาทกองการศกษาตางประเทศ ส านกงาน ก.พ.” ขอความขางตนเปนรางหนงสอทลงทายแบบ “หยดกก” ทนท อานแลว ไมลน ดงนนควรเตมขอความตอนทายเพมเตมดงน “ส านกงาน ก.พ. ยนดใหความรวมมอในเรองน โปรดใหเจาหนาทไปตดตอกบเจา หนาทกองการศกษาตางประเทศ ส านกงาน ก.พ. เพอตกลงในรายละเอยดกนตอไป” ตวอยางท ๒ “ขอเชญทานไปพบเจาหนาทกองการศกษาตางประเทศ ส านกงาน ก.พ.” ควรแกไขเปน “ขอเชญทานไปพบจาหนาทกองการศกษาตางประเทศ ส านกงาน ก.พ. เพอจดการเรองนใหเรยบรอยตอไป” ตวอยางท ๓ “ก.พ. ไดพจารณาแลวอนมตใหนาย ก. ไปศกษาวชาเศรษฐศาสตร สาขาการคลง ณ สหรฐอเมรกา” ควรแกไขเปน “ก.พ. ไดพจารณาแลว อนมตใหนาย ก. ไปศกษาวชาเศรษฐศาสตร สาขาการคลง ณ สหรฐอเมรกา ได” ตวอยางท ๔ “ขอไดโปรดจดการใหเรยบรอย” ควรแกไขเปน “ขอไดโปปรดจดการใหเรยบรอยดวย”

14

2.12 ส านวนตามสมยนยม ในการเขยนหนงสอราชการ ควรน าส านวนในภาษาราชการมาใชใหเหมาะสมตามควรแกกรณเชน “ไดผลเปนทพอใจในระดบหนง” “ท าเปนระบบครบวงจร” “ตองท าเปนขน เปนตอน” “แลวแตกรณ” “เกอกลตอการปฏบตงานในหนาท” ฯลฯ

3. ความนยมในการแบงวรรคตอน การเขยนหนงสอราชการ นยมแบงวรรคตอนดงน - เวนวรรคระหวางประโยค หรอความทประกอบดวยหลายประโยค - ใหแตละประโยค แตละวรรค แตละตอน เปนเอกภาพ กลาวคอ ใหแตละประโยคกลาวถงสงส าคญเพยงสงเดยว แตละวรรค แตละตอนกลาวถงสงส าคญเพยงสงเดยว ถามหลายสงทจะตองกลาวถงควรแยกเปนคนละประโยค คนละวรรค คนละตอน แลวแตกรณ

1.4.4 ความนยมในรปแบบ การหนงสอราชการมลกษณะทนยมใชอย 3 รปแบบ คอ หนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา

การเขยนใหชดเจน รดกม และกะทดรด

1. การเขยนใหชดเจน การเขยนหนงสอราชการใหชดเจนนน คอ เขยนใหเขาใจงาย พจารณางาย และอานงาย ดงนน จงตองงเขยนใหมลกษณะดงตอไปน 1.1 ชดเจนในเนอความ เปนการเขยนใหมเนอความเปนทเขาใจไดแนนอน ไมคลมเครอ ไมใหแปลความหมายไดเปนหลายนย ไมท าใหผอานล าบากในการแปลความหมายของถอยค า หรอขอความ 1.2 ชดเจนในจดประสงค หนงสอราชการทกฉบบจะมการระบจดประสงควาใหผรบหนงสอท าอะไร เชน เพอทราบ เพอใหเขาใจ เพอพจารณา เพออนมต เพอใหความรวมมอ เพอใหความชวยเหลอ และเพอถอปฏบต เปนตน ดงนนจะตองเขยนแจกแจงจดประสงคใหชดเจน เพอผรบหนงสอจะไดสะดวกทจะท าตาม และท าไดครบถวน 1.3 กระจางในวรรคตอน เปนการเขยนทมการเวนวรรคตอน และขนยอหนาขนตอนใหมไดอยางถกตองและเหมาะสมตามควรแกกรณ เพอใหกระจาง โปรงตา อานงายและ

15

เขาใจงาย การเขยนหนงสอยาว ๆ ตดตอกนโดยไมมยอหนา หรอแบงวรรคตอนเลย จะดเปนพด หรอทบ ไมนาอาน อานเขาใจยาก และกวาจะรเรองตองอานตงแตตนจนจบ เสยเวลามาก ดงนน ควรแบงออกเปนตอน ๆ หรอเปนยอหนา โดยทวไปหนงสอตดตอ หรอจดหมาย ตอนหนง ๆ ไมควรมขอความมากกวา ๑๐ บรรทด ถาเหนวาขอความจะยาวเกนไป เมอเปลยนกระบวนการ หรอเปลยนประเดนของเรอง กควรจะยอหนาขนตอนใหม เชน เปลยนจาก อารมภบท มาเปน พจารณา หรอความเหน กยอหนาขนตอนใหมเสยทหนงเปลยนจากการพจารณาหรอความเหนมาเปน มต หรอขอตกลงใจ กยอหนาขนตอนใหมเสยทหนง เปลยนจากมตหรอ ขอตกลงใจมาเปน จดประสงค (ค าสง ค าขอ ค าซกซอม ฯลฯ) กยอหนาขนตอนใหมเสยทหนง อยางนเปนตน

2 การเขยนใหรดกม หนงสอราชการทดตองมลกษณะการเขยนท “รดกม ดนไมได ไมมชองโหว และตองสามารถยนยนในค าทเขยนนนไดแนนอน” นอกจากนนจะตองหลกเลยงการเขยนในสงทเปนการผกมด หรอสงทยงยนยนความจรง/ความถกตองไมได หากยงไมแนใจวากรณเหลานน จะเปนเชนนน เสมอไปหรอไม ควรใชค าทมลกษณะแบงรบแบงส ทน เชน ในการตอบขอ หารอทเราเหนวาโดยทวไปกรณจะเปนอยางนน แตอาจมกรณพเศษทอาจจะไมเปนอยางนน กได เชนนควรเตมค าวา “โดยปกต” ลงไปในค าตอบนน เปนตน 3 การเขยนใหกะทดรด หนงสอราชการนนตองการเนอหาสาระ ความชดเจน และการบรรลจดประสงคเปนส าคญ จงไมตองการขอความทฟมเฟอยเกนจ าเปน เชน 3.1 ใชค าวา “ซง” ฟมเฟอย โดยไมจ าเปน ตวอยาง “โครงการบาน ธอส. ฯ เปนโครงการใหสนเชอในลกษณะสวสดการแกลกจางประจ าสวนราชการท เปนสมาชก กสจ. ทตองการมทอยอาศยเปนของตนเองในอตราดอกเบยต าเปนพเศษ ซง นบวาเปนโครงการ ฯ ทเปน ประโยชนตอขาราชการ ศล. ทเปนสมาชก กสจ. ซงตองการมบานอยอาศยเปนของตนเองโดยตรง สอดคลองกบ นโยบายดานสวสดการของ ศล..” ควรแกไขเปน “โครงการบาน ธอส. ฯ เปนโครงการใหสนเชอในลกษณะสวสดการแกลกจางประจ าของสวนราชการท เปนสมาชก กสจ. ทตองการมทอยอาศยเปนของตนเองในอตราดอกเบยต าเปนพเศษ นบวาเปนโครงการ ฯ ทเปนประโยชนโดยตรงตอลกจางประจ าของ ศล. ทเปนสมาชก กสจ. และตองการมบานอยอาศยเปนของตนเอง สอดคลองกบ นโยบายดานสวสดการของ ศล.” 3.2 ใชค าวา “กระท าการ” “ท าการ” ประกอบค ากรยาอน ทงๆ ทใชพยงค ากรยานนกไดความอยแลวถอวาเปนการใชค าฟมเฟอยเกนจ าเปน ตวอยาง “ผบงคบบญชาท าการลงโทษผใตบงคบบญชา” ควรใชเปน “ผบงคบบญชาลงโทษผใตบงคบบญชา” 3.3 ใชค าวา “มการ” ประกอบค ากรยาอนโดยไมจ าเปน ถอวาใชค าฟมเฟอย ไมกะทดรด ดงตวอยาง

16

“ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลางจะจดใหมการแสดงกาชาดคอนเสรต ครงท 32…...” ควรใชเปน “ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลางจะจดการแสดงกาชาดคอนเสรต ครงท 32......” 3.4 การใชค าซ าโดยไมจ าเปน เปนการใชค าฟมเฟอย ไมกะทดรด 3.5 การเขยนวกวนจนความซ าๆ เปนการเขยนไมกะทดรด ตามตวอยางดงน “สทธทจะไดรบคาขนสงสงของกลบนนผทจะไดรบสทธดงกลาวกเฉพาะนกเรยนทนรฐบาลไทยเทานนส าหรบกรณผนซงไดรบทนของรฐบาลตางประเทศไปศกษา จงไมมสทธไดรบคาขนสงสงของดงกลาว” ควรใชเปน “นกเรยนทนรฐบาลไทยเทานนมสทธไดรบคาขนสงสงของกลบส าหรบกรณผนซงไดรบทนของรฐบาลตางประเทศไปศกษา จงไมมสทธไดรบคาขนสงสงของดงกลาว”

การเขยนใหบรรลวตถประสงค

โดยทหนงสอราชการเปนสอความตองงการ จงตองเขยนใหบรรลจดประสงคตามตองการ คอ เขยนใหผรบหนงสอเขาใจชดเจนวาผมหนงสอไปตองการอะไร จะใหผรบหนงสอปฏบตอยางไร และโนมนาวจงใจใหผรบหนงสอปฏบตตามนนโดยหวงผลใหบงเกดตามทตองการ การเขยนหนงสอตดตอราชการใหดนนนอกจากจะตองเขยนใหบรรลจดประสงคแลวในบางกรณยงจะตองเขยนใหเปนผลดดวย เชน ในการเขยนหนงสอต าหน หรอตกเตอนจะตองเขยนใหผถกต าหน หรอ ถกตกเตอนไมกระเทอนใจมาก และไมใหเกดปฏกรยาตอบโตรนแรง ในการเขยนตอบปฏเสธจะตองเขยนไมใหขาดความสมพนธอนดตอกนไป เปนตน หนงสอตดตอราชการประเภททจะตองเขยนใหบรรลจดประสงคและเปนผลด ซงจะตองใชศลปะในการเขยนเปนพเศษมดงน 1 การเขยนหนงสอลกษณะตกเตอนหรอต าหน การเขยนหนงสอตกเตอน หรอต าหนผใตบงคบบญชาทเปนผใหญ เชน ผอ านวยการกอง รองอธบด หรอเปนบคคลภายนอก ไมควรเขยนตกเตอน หรอต าหนตรง ๆ ใหเขาเสยหนา โกรธแคน หรอมปฏกรยาตอบโตแตควรเลยงเขยนอยางใดอยางหนง ดงตอไปน 1.1 เขยนเปลยนเขม ไมเขยนปกตรงลงไปในท านองผมหนงสอไปเปนผกลาวเอง แตใหเขยนเปลยนเขมไปเปนลกษณะวาคนอนเปนคนกลาวแทน โดยไมเขยนวา “ปรากฏวา…….” แตเขยนวา “มผรองเรยนวา…………………………………..” “หนงสอพมพลงขาววา…………………………….” “มเสยงเลาลอวา………………………………….”

17

“ผพบเหนจะวาไดวา……………………………......” 1.2 เขยนเบนเปา คอไมเขยนปกตรงลงไปเปนการต าหนผรบหนงสอ แตเลยงเขยนในเชงต าหนผอน หรอเปนความบกพรองของผอนไมใชความบกพรองของผรบหนงสอ เชน ไมเขยนวา “จงขอก าชบมาเพอจกไดระมดระวง มใหเกดกรณเชนนขนอก” แตเขยนวา “จงเรยนมาเพอโปรดก าชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนนขนอก” ซงเปนการเขยนเลยงใหเปนความบกพรองของผใตบงคบบญชาแทน มใชความบกพรองของตวผรบหนงสอเอง 1.3 เขยนแสดงความเสยใจ ในกรณเปนการเขยนต าหนบคคลภายนอกทท าการอนไมสมควรตอเรา หรอลวงเกนเราใหเสยหาย ไมควรเขยนในลกษณะ ต าหน แสดงความโกรธ หรอแสดงการดถกดแคลนตอผนนโดยตรง เพราะจะท าใหผรบหนงสอรสกเปนปฏปกษยงขน แตควรเขยนแสดงความเสยใจไป ซงอาจท าใหผรบหนงสอรส านกบาง หรออยางนอยจะไมเปนชนวนกอศตรกนตอไป 2 การเขยนหนงสอตอบปฏเสธ หนงสอตอบปฏเสธ แบงไดเปน ๓ ลกษณะดงน .2.1 การตอบปฏเสธการให ในกรณทมผใหสงใดกตาม ถาจะตอบปฏเสธไมรบ จะตองเขยนขอบคณ พรอมแจงเหตผลทไมสามารถรบสงนนไวไดและขอโอกาสอน หรอขอเปนอยางอนแทน 2.2 การตอบปฏเสธค าขอทไมใชขอตามกฎมาย การตอบปฏเสธค าขอทไมใชขอตามกฎหมาย ควรตอบอยางสภาพนมนวล แจงเหตขดของทไมอาจอนญาตได ขออภยทไมอาจอนญาตได และแสดงน าใจทจะใหความรวมมอในโอกาสหนา โดยพจารณาตามความเหมาะสมของสถานการณ และความสมพนธระหวางบคคล หรอหนวยงาน 2.3 การตอบปฏเสธค าขอทขอตามกฎหมาย การตอบปฏเสธค าขอทขอใหพจารณา หรอด าเนนการตามกฎหมาย เชน กรมปาไมตอบปฏเสธค าขอตดฟนไม ส านกงบประมาณตอบปฏเสธค าของบประมาณ หรอส านกงานก.พ. แจง มต ก.พ. ไมอนมตใหก าหนดต าแหนงสงขน เปนตน การตอบปฏเสธ ในกรณเชนน ตอบปฏเสธไดโดยไมตองขออภยและหรอแสดงน าใจแตอยางใด 3 การเขยนหนงสอขอรอง เปนหนงสอทขอใหมการพจารณา หรอด าเนนการตามอ านาจหนาททเกยวของงของผรบหนงสอ เชน ขอใหน าเสนอ ขอใหพจารณา ขอใหอนญาต หรออนมต เปนตนนอกจากนน หนงสอเชญมาในงาน หรอหนงสอทวงหน กจดอยในประเภทหนงสอขอรองดวยเชนกน การเขยนหนงสอขอรอง จะตองเขยนกลอมใจดวยคารมตามสมควร เขยนใหจบใจดวยเหตผลตามควรแกกรณ และเขยนลอใจดวยการขอบคณในความอนเคราะหของเขาดวย 4 การเขยนหนงสอขอความรวมมอ เปนหนงสอทมถงผมหนาทอยางเดยวกน หรอเกยวของกน เพอขอความรวมมอใหด าเนนการบางอยาง เชน ขอความรวมมอไปยงสวนราชการทมหนาทท าเรองนนอย หรอขอความรวมมอไปยงองคกรภาคเอกชนทมหนาทในเรองเดยวกน เชน กรม

18

ประชาสงเคราะหขอความรวมมอไปยงมลนธซงมหนาทเกยวกบการบรรเทาทกข ใหรวมมอชวยเหลอผประสบภย เปนตน การเขยนหนงสอขอความรวมมอทจะใหบรรลจดประสงค จะตอง เขยนโดยบอกความจ าเปน หรอความตองการของผมหนงสอไปขอความรวมมอ และตงความหวงวาจะไดรบความรวมมอพรอมทงลอใจดวยการขอบคณไปดวย 5 การเขยนหนงสอขอความชวยเหลอ เปนหนงสอทมถงสมาคม มลนธ บรษทหางรานเอกชน หรอบคคลภายนอกซงไมมหนาทเกยวของกนขอใหเขาชวยเหลออยางใดอยางหนง เชน ขอใหมาบรรยาย ขอใหชวยเหลอทางการเงน หรอขอใหท าสงหนงสงใดให การเขยนหนงสอในลกษณะนจะตองเขยนกลอมใจดวยคารม เขยนใหเปนทจบใจดวยเหตผลความจ าเปน และเขยนลอใจดวยอามสมากกวาหนงสอขอความรวมมอ อามส อนเปนเครองลอใจในการเขยนหนงสอเพอขอความชวยเหลอนนเปนไดทงสงทเปนรปธรรม และนามธรรม เชน ทรพยสนเงนทอง หรอ กศล บญคณ เกยรตยศ ชอเสยง การสรรเสรญ ความภมใจ เปนตนดงนนจงตองเขยนโดย “ครวญ” เพอบอกความจ าเปนหรอความตองการของผมหนงสอไป “ยอ” เพอยกยอง ภมธรรมและคณธรรมของผรบหนงสอ “ลอ” เพอชผลอนนาภมใจทผรบหนงสอจะไดรบหากไดชวยเหลอ “ออด” เพอขอความกรณาในการชวยเหลอ และ “มด” เพอตง ความหวงวาจะไดรบความกรณาชวยเหลอ จงขอขอบคณลวงหนา

19

บทท 3 รปแบบของหนงสอราชการ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ไดก าหนดรปแบบของหนงสอราชการไว ดงน

หนงสอภายนอก แบบหนงสอภายนอก ใหกรอกรายละเอยด ดงน

1. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง

เลขทหนงสอประกอบดวย รหสพยญชนะ : 2 ตว เปนอกษรยอของกระทรวง ตวเลข 2 ตวแรก : ระดบกรม ตวเลข 2 ตวถดไป : ระดบส านก/ศนย ตวเลขหลงทศนยม : ระดบสวน / เลขททะเบยนหนงสอสง ใชเลขเรยนล าดบตามจ านวนหนงสอทสงออกไป

ในรอบป สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ/สถานทราชการ หรอ

คณะกรรมการ ซงเปน ตวอยาง เชน ท ดศ 0311.011/255

ดศ กระทรวงดจทลเพอเศษรฐกจและสงคม 03 กรมอตนยมวทยา 11 ศนยอตนยมวทยาภาคตะวนออกเฉยงเหนอตอนลาง 011 สวนสารสนเทศอตนยมวทยา /255 เลขทะเบยนสงหนงสอ

2. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตง และรหสไปรษณยไวดวย เพอใหสามารถตดตอได

3. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

4. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตให ลงเรองของหนงสอฉบบเดม

20

5. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตร ฯ และทแกไขเพมเตม ตามผนวก ข. แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

6. อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทไดรบมากอนแลว ไมวาจะจากสวนราชการใดกตาม โดยให “ลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราชของหนงสอนน” และ ตามปกตมกจะอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยวเทานน เวนแตจะมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามา พจารณา จงจะอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ใหทราบดวย กรณทอางถงหนงสอทมาจากหนวยงานอนใดทไมใชสวนราชการ ให “ลงชอหนวยงานนน ตามดวยเลขท หนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราชของหนงสอนน (ถาม)” ส าหรบหนงสอของบคคลภายนอกใหใชวา “ตามหนงสอของ ทานลงวนท เดอน ปพทธศกราช” ของหนงสอนน

7. สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนน ในกรณท ไมสามารถสงไปในซองเดยวกนได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

8. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการ ใหแยก เปนขอ ๆ โดยปกตการเขยนขอความจะแบงเปน ๓ สวน ดงน 8.1 เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงเหตทตองมหนงสอไปยงผรบหนงสอ ซง อาจเปนขอความตอนเดยวหรอ ๒ ตอน หรอ ๓ ตอนกได แลวแตกรณ 8.2 จดประสงคทมหนงสอไป คอ ขอความแสดงความมงหมายทมหนงสอไปวาประสงคจะให ผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร 8.3 สวนสรป คอ ขอความทระบวตถประสงคโดยสรป

9. ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน ค าสรรพนาม และ ค าลงทาย ทก าหนดไวในผนวก ข.

10. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ รายละเอยดตามทก าหนดไวในผนวก ค.

11. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ ในกรณทผลงชอไดรบมอบหมายใหปฏบตงานอน หรอ ปฏบตงานพเศษ นอกเหนอจากหนาทหลก เชน เปนคณะกรรมการหรอคณะท างาน “ใหลงต าแหนงของงานทไดรบ มอบหมายกอน แลวจงตามดวยต าแหนงหลก” เชน พลเรอเอก ……………………………………………… หวหนาคณะรกษาความสงบแหงชาต

21

12. สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวน ราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรม (กองทพเรอ) และ กอง (หนวยขนตรงกองทพเรอ) ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยง ระดบกอง หรอหนวยงานทรบผดชอบ

13. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและ หมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

14. โทรสาร (ถาม) ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรอง หรอ

หนวยงานทออกหนงสอ

15. ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม) ใหระบชออเมลของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออก หนงสอ

16. ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะให ผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตม หรอชอยอของสวนราชการ หรอชอบคคลทสงส าเนาไปให เพอให เปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบ และแนบรายชอไปดวย

22

ท........./.............. สวนราชการเจาของหนงสอ

วนท เดอน พ.ศ เรอง................................. เรยน................................ อางถง...(ถาม).................. สงทสงมาดวย....(ถาม)..... สวนเหต......................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................ สวนความประสงค.......................................................................................................... ................................................................................................... .......................................................... สวนสรป........................................................................................................................ ค าลงทาย ลงชอ ................................... (ชอเตม) ต าแหนง สวนหนงสอเจาของเรอง โทรศพท ........โทรสาร............ ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม) ส าเนาสง (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

แบบหนงสอภายนอก

ชนความลบ (ถาม)

ชนความเรว (ถาม)

23

หนงสอภายใน

นอกจากความหมายทก าหนดไวแลวในขอ 2.2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสาบรรณ พ.ศ. 2526 ก าหนดไววา “ในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดใด ประสงคจะก าหนดแบบการเขยน โดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได” ใหกรอกรายละเอยด ดงน

1. สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอ/เจาของเรอง หมายเลขโทรศพทของหนวย ระดบกรม กอง หรอแผนกทเปนผรางหนงสอ และตามดวยหมายเลขโทรทหาร (ถาม)

2. ท เชนเดยวกบหนงสอภายนอก

3. วนท ใชเลขวนท ค ายอของเดอน ปพทธศกราช ใชเลขสองตวทาย เชน 20 ม.ค. 60

4. เรอง เชนเดยวกบหนงสอภายนอก

5. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตร ฯ และทแกไขเพมเตม ตามผนวก ข. แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

6. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน

7. ลงชอ ใหพมพเตมหรอค ายอของยศไวหนาลายมอชอ และพมพชอเตมไวในวงเลบใตลายมอ

8. ต าแหนง ใหพมพพมพเตม หรอค ายอของต าแหนงไวใตวงเลบชอเตม

24

สวนราชการ……………………………………………………………………………………

ท......................................................................วนท................................................................ เรอง………………………………………………………………………..……………………

(ค าขนตน)

(ขอความ)........................................................................................................................ ................................................................................................................. ............................................ ....................................................................................................... ...................................................... ............................................................................................................................. ................................ ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................ ............................................................................................................................................................. ค าลงทาย ลงชอ ................................... (ชอเตม) ต าแหนง ส าเนาสง (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

แบบหนงสอภายใน

บนทกขอความ ชนความเรว (ถาม)

25

บทท 4 รปแบบการจดพมพหนงสอราชการ

ดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

มต ครม. เมอวนท 7 กนยายน 2553 เหนชอบใหหนวยงานรฐใชรปแบบตวพมพ (Font) ของส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟแวรแหงชาต จ านวน 13 รปแบบ ซงสามารถใชไดกบทกระบบปฏบตการของคอมพวเตอร ทงนเพอใหเอกสารราชการมมาตรฐานและไมมปญหาการละเมดลขสทธ จากรปแบบตวพมพ จ านวน 13 รปแบบนน เหนควรใชรปแบบตวพมพ ชอ “ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท (Point) และควรใชเลขไทยดวย การพมพหนงสอราชการดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Word ใหจดทาใหถกตองตามแบบของกระดาษตราครฑ (แบบท 28) และแบบของกระดาษบนทกขอความ (แบบท 29) ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 จงจ าเปนตองมความรเรองการพมพหนงสอราชการ ใหถกตองตามแบบของราชการ ดงน

1. การตงคาในโปรแกรมการพมพ

1.1 การตงระยะขอบหนากระดาษ - ขอบซาย 3 เซนตเมตร ขอบขวา 2 เซนตเมตร - ขอบบน 2.5 เซนตเมตร ขอบลางประมาณ 2 เซนตเมตร ตามรปท 1

26

รปท 1

27

1.2 การตงระยะบรรทด ใหใชคาระยะบรรทดปกต คอ 1 เทา หรอ Single ตามรปท 2

รปท 2

28

1.3 การกนคาไมบรรทดระยะการพมพ อยระหวาง 0 – 16 เซนตเมตร (หนากระดาษ เอ 4 เมอตงระยะขอบซาย 3 เซนตเมตร ขอบขวา 2 เซนตเมตร จะเหลอพนทสาหรบการพมพ มความกวาง 16 เซนตเมตร) ตามรปท 3

รปท 3

2. ขนาดครฑ

2.1 ตราครฑสง 3 เซนตเมตร ใชสาหรบการจดทากระดาษตราครฑ การวางตราครฑ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบน) 2.2 ตราครฑสง 1.5 เซนตเมตร ใชสาหรบการจดทากระดาษบนทกขอความ การวางตราครฑ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบนดานซาย) ตามรปท 4

29

รปท 4

3. การพมพ

3.1 หนงสอภายนอก

3.1.1 การพมพเรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย ใหมระยะบรรทดหางกน เทากบระยะปกต และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt) 3.1.2 การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป ใหมระยะบรรทด ระหวางขอความแตละภาคหางกนเทากบระยะบรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt) 3.1.3 การยอหนา ขอความภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป ใหระยะ ยอหนาตามคาไมบรรทดระยะการพมพ เทากบ 2.5 เซนตเมตร 3.1.4 การพมพค าลงทาย ใหมระยะบรรทดหางจากบรรทดสดทายภาคสรป เทากบระยะบรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 12 พอยท (1 Enter + Before 12 pt)

30

3.1.5 การพมพชอเตมของเจาของหนงสอ ใหเวนบรรทดการพมพ 3 บรรทดจาก ต าแหนงของเจาของหนงสอ 4 Enter จากค าลงทาย 3.1.6 การพมพชอสวนราชการเจาของเรองใหเวนบรรทดการพมพ 3 บรรทด จากต าแหนงของเจาของหนงสอ 4 Enter

3.2 หนงสอภายใน

3.2.1 สวนหวของแบบบนทกขอความก าหนดขนาดตวอกษร ดงน “บนทกขอความ” พมพดวยอกษรตวหนา ขนาด 29 พอยท และปรบ คาระยะบรรทดจาก 1 เทาเปน 35 พอยท “สวนราชการ ท วนท เรอง” พมพดวยอกษรตวหนา 20 พอยท ** การพมพหนงสอบนทกขอความโดยใชโปรแกรมการพมพเครอง คอมพวเตอร จะตองจดท าใหถกตองโดยเฉพาะสวนหวของกระดาษบนทกขอความ จะตอง ใชจดไขปลาแสดงเสนบรรทดทเปนชองวางหลงค า และ ไมตองมเสนทบ แบงสวนหว กระดาษกบสวนขอความ ** ทงน ใหเปนไปตามหนงสอส านกนายกรฐมนตร ท นร 0106/ ว 2019 ลงวนท 30 พฤศจกายน 2554 3.2.2 การพมพค าขนตน ใหมระยะบรรทดหางจากเรอง เทากบระยะ บรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 Pt) 3.2.3 การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป และการยอหนา ใหถอปฏบตเชนเดยวกบหนงสอภายนอก 3.2.4 การพมพชอเตมของเจาของหนงสอ ใหเวนบรรทดการพมพ 3 บรรทด จากภาคสรป 4 Enter

3.3 จ านวนบรรทดในการพมพ จ านวนบรรทดในการพมพหนงสอราชการในแตละหนาใหเปนไปตามความ เหมาะสมกบจ านวนขอความ และความสวยงาม

3.4 การพมพหนงสอราชการแบบอน การพมพหนงสอราชการแบบอนตามทระเบยบก าหนดใหถอปฏบตตามนย ดงกลาวขางตนโดยอนโลม โดยค านงถงความเหมาะสมกบรปแบบของหนงสอชนดนน

31

บรรณานกรม

น.อ. หญง กนกพรรณ รตนกร - หลกการเขยนหนงสอราชการ ส านกงาน ก.พ. ปวณ ณ นคร. การบนทกเสนอ การจดรายงานการประชม การเขยนค ากลาวในพธ ครงท 7 กรงเทพฯ สวสดการส านกงาน ก.พ., 2541. ส านกนายกรฐมนตร ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526. พมพครงท 12 กรงเทพฯ สวสดการส านกงาน ก.พ., 2540. http://www.bb.ac.th/new/images/Krut_Documents_Manual.pdf http://www.navy.mi.th/navy_admin/sara1.htm