KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE

TARTALOM

o A körlevél fogalmao A körlevél részeio A körlevél készítéseo A körlevél típusai

A KÖRLEVÉL FOGALMA, RÉSZEI

A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. 

Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatforrásnak nevezzük.

A törzsdokumentumot a szövegszerkesztő program egy adatforrás tartalmával egészíti ki, és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre.

TörzsdokumentumA KÖRLEVÉL RÉSZEI

A törzsdokumentum a körlevelek készítésének

kiindulópontja.

Tartalma (szöveg, képek, táblázatok, egyéb

objektumok) mindegyik példányban megegyezik. Ezt a szöveget csak egyszer kell

beírni, függetlenül attól, hogy hány példányt

szeretnénk nyomtatni.

AdatforrásA KÖRLEVÉL RÉSZEI

Az adatforrás egy vagy több táblázatból állhat. Az esetek többségében egy táblázattal dolgozunk. 

o Az adattábla első sora a mezőneveket tartalmazza. Ezeket a mezőneveket szúrjuk be a törzsdokumentumba.

o Az adatforrás többi sora egymással szorosan összetartozó adatokat tartalmaz. Például ugyanannak a személynek az adatait tartalmazzák. Ezeket a sorokat nevezzük rekordoknak.

o Az adattábla oszlopai azonos típusú adatokat tartalmaznak. Az oszlopokat mezőknek nevezzük. Az oszlop első cellájában található a mezőnév pl. „Cím”. A többi cella tartalmazza az egyedek adatait pl. „címeit”.

AdatforrásA KÖRLEVÉL RÉSZEI

név intézmény város cím irányítószám

Nagy Béla Nagylelkű Kft. Salgótarján

Fő út 1. 3100

Kiss Csaba Adomány Kft. Ajka Kossuth út 10.

8400

Adatforrás lehet Word, Excel, Access vagy egy egyszerű szövegfájl (txt).

Mezőnevek

Rekordok, sorok

Mezők, oszlopok

Egyedi, változó szöveg: Adatforrás

A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi.

<<név>><<intézmény>><<város>><<cím>><<irányítószám>>

<<név>>

Egyedi, változó szöveg: Adatforrás

A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi.

<<név>><<intézmény>><<város>><<cím>><<irányítószám>>

<<név>>

A KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSEo A törzsdokumentum megírása

Megírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy régi dokumentumot).

o A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás elkészítése (vagy megnyitása)Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor mentjük a háttértárra.

o A törzsdokumentum és az adatforrás összekapcsolásaItt adjuk meg, hol akarjuk elhelyezni az adatforrás adatait a törzsdokumentumban.

o Egyesítés (a körlevelek létrehozása)A Word ekkor minden rekordhoz létrehozza a törzsdokumentum egy-egy példányát.

A KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE

<<név>><<intézmény>><<város>><<cím>><<irányítószám>>

<<név>>

Törzsdokumentum

Adatforrás

Egye

sítet

t dok

umen

tum

A KÖRLEVÉL TÍPUSAIo Borítékok: A feladó címe minden borítékon

ugyanaz, de a címzett címe egyedi az egyes borítékokon.

o Címkék: Minden címkén egy személy neve és címe található, de az egyes címkéken lévő nevek és címek különbözőek.

o Formalevelek (körlevél): Minden levél alaptartalma ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt.

A KÖRLEVÉL TÍPUSAIo E-mailek: Minden e-mail tartalma ugyanaz, de

mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt. 

o Címtár (katalógus): Minden elemnél ugyanolyan típusú információ jelenik meg, például név és leírás, de az egyes elemek neve és leírása egyedi.