Kommunadministratör - Skola 24...©Nova Software AB | april 2020 | 4/39 FRÅNVAROANMÄLAN FÖR HEL KLASS/GRUPP • Om alla elever i en klass eller grupp ska anmälas som frånvarande,

©Nova Software AB, Storgatan 5A, 521 42 Falköping

Kommunadministratör Frånvaro/Närvaro

SKOLA24 • KOMMUNADMINISTRATÖR

©Nova Software AB | april 2020 | 1/39

Innehåll Startsidan ............................................................................................................................................ 3

Frånvaroanmälan ................................................................................................................................ 3

Frånvaroanmälan för hel klass/grupp ............................................................................................. 4

Frånvaroanmälan för enskild elev ................................................................................................... 5

Avsluta pågående frånvaro ............................................................................................................. 5

Ändra frånvaro för elev ................................................................................................................... 6

Rapportera lektion .............................................................................................................................. 7

Skapa, ändra och ta bort lektion ..................................................................................................... 9

Elev/Klassbild .................................................................................................................................... 10

Grafisk översikt för klass/grupp .................................................................................................... 10

Grafisk översikt för enskild elev .................................................................................................... 11

Ledighetsansökan ............................................................................................................................. 12

Skapa Ledighetsansökan ............................................................................................................... 13

Samtycke....................................................................................................................................... 14

Administration .................................................................................................................................. 16

Administration – Användare ......................................................................................................... 17

Användare/Kontohantering ...................................................................................................... 17

Elever ........................................................................................................................................ 17

Lärare ........................................................................................................................................ 18

Rektorer/Skolenheter ............................................................................................................... 18

Schemaläggare .......................................................................................................................... 18

Skoladministratör ...................................................................................................................... 18

Kanslister .................................................................................................................................. 18

Vårdnadshavare ........................................................................................................................ 18

Administration – Schema/Resurs .................................................................................................. 19

Lokaler (Salar) ........................................................................................................................... 19

Publiceringsinformation för scheman ....................................................................................... 19

Scheman ................................................................................................................................... 19

Schemarättigheter .................................................................................................................... 20

Administration – Frånvaro/Närvaro .............................................................................................. 21

Frånvaroanledningar ................................................................................................................. 21

Grupper/Klasser ........................................................................................................................ 22

Kommentarer............................................................................................................................ 22



Kurser........................................................................................................................................ 22

Ämnen ...................................................................................................................................... 22

Administration - Förskola/Fritidshem ........................................................................................... 23

Administration – Information ....................................................................................................... 23

Administration - Inställningar ........................................................................................................... 23

Inställningar - Förskola/Fritidshem ............................................................................................... 23

Inställningar - Regelstyrda utskick ................................................................................................ 23

Frånvaro över x % ..................................................................................................................... 24

Frånvaro i sträck ....................................................................................................................... 25

Närvaro under x % .................................................................................................................... 25

Inställningar - Sammanställningar ................................................................................................. 26

Inställningar - Meddelande ........................................................................................................... 26

Grundinställningar för skola .......................................................................................................... 27

Allmänt ..................................................................................................................................... 27

Frånvaro .................................................................................................................................... 27

Frånvaromeddelande................................................................................................................ 28

Fritextfält .................................................................................................................................. 28

Schema/Resurs ......................................................................................................................... 29

Ledighetsansökan ..................................................................................................................... 30

Inställningar - Skolor ..................................................................................................................... 31

Sammanställningar ........................................................................................................................... 31

Sammanställning - Frånvaro/Närvaro ........................................................................................... 31

Val av läsår och elevinnehåll ..................................................................................................... 32

Val av personer och tidsintervall ............................................................................................... 32

Frånvaro per elev ...................................................................................................................... 35

Närvaro per elev ....................................................................................................................... 36

Sammanställning - Förskola/Fritidshem ........................................................................................ 39



Kommunadministratörens huvudsakliga uppgift i systemet är att administrera inställningar som ska vara centrala för samtliga skolor och som inte kan redigeras per skola. En kommunadministratör kan göra allt det som skoladministratören på den enskilda skolan kan göra. Användaren kan därmed anmäla frånvaro och ändra registrerad frånvaro för alla elever på skolan, samt rapportera närvaro på alla lärares lektioner. Kommunadministratören har även tillgång till olika sammanställningar över frånvaro och närvaro för alla skolor. I denna manual anges i de flesta fall skoladministratör som behörig användare, men kommunadministratören har samma möjlighet.

Startsidan På startsidan visas de olika funktioner som finns tillgängliga enligt licensinställningar. Vilka funktioner som finns tillgängliga beror även på användarens behörighet. För att komma vidare i programmet klickar användaren på valfri funktion.

För varje funktion finns mer hjälp att få för användaren angående den specifika funktionen. Genom att klicka på symbolen (frågetecken med en ring runt) länkas användaren till hjälptexten. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet.

Alla användare kan vid symbolen invid sitt namn överst i fönstret hitta ”Mina inställningar”. Där visas för vårdnadshavare och elever lösenord för individuellt schema i schemavisaren, om skolan har valt att visa individuella scheman. Användaren kan också ställa in önskemål om avisering vid frånvaro, samt ändra kontaktuppgifter och lösenord.

Frånvaroanmälan Genom funktionen Frånvaroanmälan meddelas en känd frånvaro för en klass/grupp eller enskild elev. Frånvaron kan handla om en kommande ledighet, men också om frånvaro pga sjukdom eller läkarbesök. En frånvaroanmälan blir direkt synlig på lektionerna för samtliga lärare som undervisar eleven den aktuella dagen.

• Gå till Frånvaroanmälan. Välj skola och sedan klass. Klicka på knappen Visa grupper om

grupper istället för klasser ska visas i urvalslistan.

Klicka här för allmän hjälp

Klicka här för mer specifik hjälp om en viss funktion.



FRÅNVAROANMÄLAN FÖR HEL KLASS/GRUPP • Om alla elever i en klass eller grupp ska anmälas som frånvarande, t.ex. för ett studiebesök,

välj klassen eller gruppen och klicka därefter direkt på Ny frånvaroanmälan.

• Välj anledning samt start- och

slutdatum för frånvaron idag eller

framåt i tiden.

• För frånvaro del av dag, markera

checkboxen Del av dag.

• Välj Anmäl frånvaro för att slutföra

anmälan.

• En kontrollfråga visas för att

uppmärksamma om att den

frånvaroanmälan som är på gång att

genomföras berör alla elever i vald

klass/grupp. Svara Bekräfta för att

slutföra frånvaroanmälan, eller Avbryt för att ångra den.

• Välj Anmäl frånvaro för att slutföra anmälan. Samtliga elever i klassen/gruppen kommer

att visas som frånvarande på berörda lektioner den aktuella dagen.

Heldag

Del av dag



FRÅNVAROANMÄLAN FÖR ENSKILD ELEV • Välj en klass eller grupp. Välj elev i listan och klicka på Ny frånvaroanmälan.

• Välj anledning samt start- och slutdatum för frånvaron idag eller framåt i tiden.

• För frånvaro del av dag, markera checkboxen Del av dag och ange start- och sluttid.

• Klicka på Anmäl frånvaro för att fullfölja frånvaroanmälan.

Det går inte att lägga in en frånvaroanmälan i efterhand. Om frånvaro behöver registreras eller ändras för en elev i efterhand görs det i vyn Rapportera lektion eller under Ändra frånvaro för elev.

Redan registrerade frånvaroanmälningar visas i nedre delen av formuläret under Aktuell vecka, Kommande veckor respektive Föregående veckor.

AVSLUTA PÅGÅENDE FRÅNVARO En redan registrerad frånvaroanmälan kan avslutas om eleven kommer tillbaka till skolan tidigare än planerat. Registrerad frånvaro tas bort från berörda lektioner från och med tidpunkten för avslutandet. Om anmälan avslutas under pågående lektion ligger frånvaroanmälan kvar på lektionen, men frånvarons längd kortas.

• Välj Avsluta pågående frånvaro och välj

därefter Bekräfta.

Om en planerad frånvaro inte blir av går det att ta bort frånvaroanmälan. Endast skolpersonal kan ta bort en frånvaroanmälan som har passerat i tid.

• Välj eleven och öppna frånvaroanmälan

som visas under Aktuell vecka eller

Kommande veckor. Tryck på Ta bort

frånvaro.

Heldag

Del av dag



ÄNDRA FRÅNVARO FÖR ELEV Skoladministratören eller kanslisten kan ändra felaktigt registrerad frånvaro för elever i alla klasser. Lärare kan endast ändra frånvaro för sina mentorselever.

• Välj Ändra frånvaro för elev under rubriken Frånvaro.

• Byt ev. roll om du har mer än en roll i systemet. Välj sedan skola, klass och elev i listan. Om

Visa arkiverade datum markeras kan frånvaro redigeras även för dagar som har arkiverats

och inte längre är synliga för läraren i vyn Rapportera lektioner.

• Endast de dagar då eleven har haft lektioner visas i listan.

Välj datum och redigera frånvaro direkt på raden för lektionen eller välj ”Anledning för hela

dagen”. Spara med knappen uppe till höger.



Rapportera lektion Skoladministratören eller kanslisten kan rapportera lektioner för samtliga lärare på skolan.

• Välj Rapportera lektion under rubriken Frånvaro.

• Välj eventuellt skola och därefter lärare i listan. Det går att skriva in någon del av namnet i

rutan för att lättare söka fram rätt skola och lärare.

• Dagens första orapporterade lektion är förvald. Det går att växla mellan dagens

lektionstillfällen genom att välja flik.

• Det går att byta dag genom att i fältet Datum skriva in önskad dag eller klicka på

kalenderikonen och välja datum. I kalendern är alla dagar med lektioner färgmarkerade.

Gult betyder att alla dagens lektioner är rapporterade. Rött betyder att det finns någon

orapporterad lektion den dagen.



• I listan med elever visas frånvaroanmälda elever med en röd färgmarkering och en

frånvaroanledning. Markera övriga frånvarande elever genom att klicka i checkboxen till

höger om elevens namn. För att markera flera elever, scrolla nedåt på sidan.

• Välj eventuellt frånvaroanledning. Om ingen anledning väljs räknas frånvaron som ogiltig.

Lektionens ursprungliga start- och sluttid, samt längd visas, men går att ändra genom att

skriva i fälten. Om frånvarons start- eller sluttid ändras kommer längden på frånvaron

automatiskt att ändras. Om endast frånvarolängden ändras kommer automatiskt

frånvarons sluttid att ändras. Välj Lägg till.

• Slutför rapporteringen genom att välja Rapportera. Den rapporterade lektionen markeras

med en bock och nästa orapporterade lektion öppnas.

• Det går att öppna en redan rapporterad lektion för att redigera elevfrånvaron och

rapportera på nytt, för att spara ändrad frånvaro.



SKAPA, ÄNDRA OCH TA BORT LEKTION Det går att ändra och skapa nya lektioner i vyn för rapportering av lektioner. Detta kan göras t.ex. om en lektion saknas i schemat, eller om läraren har haft en tillfällig, extrainsatt lektion med en grupp elever. Lektioner kan skapas för dagar bakåt i tiden samt för idag.

• För att skapa ett nytt lektionstillfälle, tryck på de tre punkterna i

rubrikfältet för ”Rapportera lektion” och välj Skapa lektion.

• Ange datum och övriga uppgifter. Fält markerade med en * får

inte lämnas tomma. Det går att välja lärare och grupper flera

gånger för att lägga till mer än en lärare/grupp på lektionen.

För att ta bort en vald lärare eller grupp, tryck på den röda

soptunnan längst till höger på raden.

• Välj sedan Skapa lektion.

• För att ändra eller ta bort en befintlig lektion, tryck på prickarna längst till höger på

rubrikraden för lektionen och välj önskad funktion.

• Ändra lektion: Gör de ändringar som behövs och välj Spara ändringar.

• Ta bort lektion: Bekräfta i dialogrutan som öppnas att lektionen ska tas bort.

Observera att Skapa/Ändra/Ta bort lektion endast gäller det enskilda lektionstillfället. Om ändringen ska gälla permanent behöver den göras i schemat av schemaläggaren.



Elev/Klassbild I Elev/Klassbild ser administratören alla klasser och grupper. Här finns kontaktuppgifter till elevernas vårdnadshavare samt en grafisk frånvaroöversikt för hela klassen/gruppen och för varje ingående elev. Här visas också frånvaromeddelanden som har skickats och om vårdnadshavarna har tagit del av dem.

GRAFISK ÖVERSIKT FÖR KLASS/GRUPP • Välj skola och sedan en klass eller grupp i listan, tryck därefter på Visa grupp/klass.

• Välj Grafisk översikt.

• Välj önskade datum i formuläret Datumintervall för grafisk översikt. Det går att välja datum via kalendersymbolen vid Visa frånvaro för period eller fylla i antal dagar bakåt i tiden under Visa frånvaro för antal dagar (senaste).

• Välj Visa. En översikt över ingående elevers närvaro/frånvaro för önskat datumintervall visas.



GRAFISK ÖVERSIKT FÖR ENSKILD ELEV För snabbare överblick går det att filtrera på elevens namn genom att skriva de första bokstäverna i elevens för- eller efternamn vid filtersymbolen.

• Välj en klass eller grupp.

• Klicka på raden för önskad elevs namn. Ev. registrerade vuxenkontakter för eleven visas på sidan.

• Välj Grafisk översikt.

• Välj önskade datum i formulär Datumintervall för grafisk översikt. Det går att välja datum via kalendersymbolen vid Visa frånvaro för period eller fylla i antal dagar bakåt i tiden under Visa frånvaro för antal dagar (senaste). Förvalt värde är 30 dagar bakåt i tiden.

• Välj Visa. En översikt över elevens närvaro/frånvaro för önskat datumintervall visas.



Ledighetsansökan Skoladministratören kan se de ledighetsansökningar som har skapats på alla skolor och kan även skapa en ledighetsansökan på uppdrag av vårdnadshavare. En skoladministratör kan aldrig behandla ledighetsansökningar, det kan endast göras av mentor eller rektor.

På sidan Ledighetsansökan listas befintliga ledighetsansökningar. I fältet Status går det att filtrera fram följande kategorier av ledighetsansökningar:

Väntar på samtycke – väntar på att en vårdnadshavare ska samtycka alternativt neka

Samtycke nekat – ansökan där en vårdnadshavare har nekat till samtycke

Klar för handläggning – ansvarig lärare eller rektor kan handlägga ärendet

Beviljad - ansökan är beviljad av ansvarig lärare eller rektor

Avslagen – ansökan är ej beviljad (godkänd) av ansvarig lärare eller rektor

Annullerad – ansökan är borttagen

Det finns möjlighet att filtrera fram elever i ett fritextfält, vilket kan vara praktiskt då listan med ansökningar är lång. Skriv elevens för- eller efternamn i textrutan så visas den berörda elevens ansökningar.



SKAPA LEDIGHETSANSÖKAN • Välj funktionen Ledighetsansökan.

• Välj en klass/grupp och sedan elev.

• Välj Skapa ledighetsansökan.

• Öppna kalendrarna vid fälten Från och med samt Till och med för att välja start- och

slutdatum. Varje enhet bestämmer hur långt i förväg en ledighetsansökan senast måste

registreras. Standardvärdet är 14 dagar i förväg.

• Programmet visar beräknat antal kalenderdagar under valt datumintervall. I fältet Antal skoldagar ska antalet skoldagar anges. Helgdagar och andra lediga dagar ska inte tas med.

• Fältet Orsak till ledighet får inte lämnas tomt om skolan har valt att använda det.

Fyll i rätt antal skoldagar

Välj datum för önskad ledighet



• Fyll eventuellt i fältet Om semesterresa, ange destination och kontaktuppgifter som även det är valbart fält per skola.

• Välj Spara ledighetsansökan för att slutföra Ledighetsansökan. Ett e-postmeddelande

skickas nu till elevens mentor eller rektor om att det finns en ansökan att behandla.

• Då beslut har tagits av skolan skickas per

automatik ett e-postmeddelande till

vårdnadshavarens registrerade e-postadress.

• Om skolan valt att aktivera funktionen ”Samtycke av samtliga föräldrar” syns även denna

text i ansökan:

• Då en ansökan skapats skickas ett e-postmeddelande till övriga registrerade

vårdnadshavare, som måste behandla ansökan genom att antingen Samtycka eller Neka

samtycke. Då samtliga registrerade vårdnadshavare samtyckt till ansökan skickas ett

meddelande till ansvarig lärare eller rektor att en ansökan finns att behandla.

SAMTYCKE Skolpersonal (kanslist, skoladministratör/kommunadministratör och ansvarig lärare) kan samtycka eller neka samtycke på uppdrag av vårdnadshavare.



• En befintlig ansökan som väntar på samtycke öppnas.

Genom att bocka i rutorna för Samtycke eller Neka samtycke kan skolpersonal behandla ansökan på uppdrag av vårdnadshavare. Tryck slutligen på Bekräfta. Personalens namn samt datum då ansökan behandlades kommer att sparas i ansökan.

Status för ansökan ändras nu till Klar för handläggning (av mentor eller av rektor om inte ansvarig lärare är registrerad). Ett meddelande skickas per automatik till lärare för vidare behandling.

TA BORT LEDIGHETSANSÖKAN

Vårdnadshavare

En vårdnadshavare kan välja Ta bort för en ansökan som ännu inte behandlats av skolan och som vårdnadshavaren själv har skapat.

Skolpersonal

Skolpersonal (ansvarig lärare eller rektor) kan välja Ta bort för en ansökan så länge den inte är beviljad av ansvarig lärare eller rektor, men enbart för de grupper/klasser som personen är ansvarig för.

Skolpersonal (ansvarig lärare eller rektor) kan även Annullera en ansökan som blivit beviljad. Då en ansökan annulleras räknas antalet beviljade lediga dagar för innevarande läsår ner.



Administration Som administratör har du tillgång till tabeller med användare och personuppgifter. Du har även tillgång till ett antal tabeller med andra typer av registrerade uppgifter för varje skola.

Personer tilldelas roller i systemet på tre olika sätt.

• Elever och Lärare registreras i skolans schema och visas under Administration i Skola24

efter att schemat har publicerats.

• Barn och F-personal på förskola/fritidshem samt vårdnadshavare importeras via csv-filer.

• Rektorer, kanslister, skoladministratörer och schemaläggare registreras manuellt i

tabellerna under Administration – Användare. När en tjänst avslutas ska rader i dessa

tabeller tas bort av en administratör.

I alla vyer går det att göra ett urval av rader genom att byta till kolumnfunktion Filter och sedan klicka på rubriken i önskad kolumn.



ADMINISTRATION – ANVÄNDARE Användare/Kontohantering Tabellen ger en samlad bild över alla personer, oavsett roll, som finns på en vald enhet. De roller som visas för en person kan vara relaterade till olika enheter eftersom varje person bara finns med på en rad i tabellen. Administratören ska INTE lägga till personer direkt i tabellen med användare.

Elever Grunddata som kommer från BER visas i tabellen. I vyn är information om eleven samlad; Elevens

personnummer, förnamn, efternamn och klasstillhörighet. Genom att trycka på knappen

Inställningar kan användaren välja att visa fler kolumner i tabellvyn, t.ex. Dölj individuellt

elevschema, genom att markera önskade fält och sedan välja Spara och Visa.

Administratören kan registrera att elevens schema inte ska visas i

schemavisaren. Detta görs genom ett kryss i rutan Dölj individuellt

elevschema efter elevens namn. Välj sedan Spara för att verkställa

ändringen.

Myndig elev har enligt grundinställningen rätt att frånvaroanmäla sig själv. Denna rättighet kan

fråntas en enskild elev i kolumnen Frånvaro anmäld via elevroll avstängd. Sätt ett kryss i rutan vid

elevens namn och välj att Spara.



Lärare Administratören kan här administrera vilka lärare som ska få vikariera för varandra. Som vikarie har läraren tillgång till sin kollegas lektioner och kan rapportera närvaro/frånvaro för dessa.

• Klicka på länken Ändra Vikarier på raden för den lärare som är i behov av vikarie.

• För att få fram rullistan över tillgängliga lärare på skolan, klicka på den nedåtgående pilen.

Är det flera kollegor som ska kunna vikariera välj alternativet flera längst ned i listan.

• Markera de lärare som ska vikariera och tryck på Spara.

Rektorer/Skolenheter Registrera skolenhetskod med 8 siffror enligt skolenhetsregistret. Ange personnummer och namn för den rektor som ansvarar för skolenheten. Klicka sedan på Spara. För att rektorn ska få tillgång till rätt elever måste även eleverna få koppling till skolenheten, enklast görs detta i schemat.

Schemaläggare Administratören registrerar skolans schemaläggare genom att mata in personnummer och namn i tabellen. I tabellen anges vilken eller vilka av skolans schemaläggare som ska ha rätt att skapa nya scheman. Markera med en bock i kolumnen Får skapa schema. Klicka på Spara.

Skoladministratör Tabellen är endast synlig för användare med rollen Kommunadministratör. Kommunadministratören registrerar varje skolas skoladministratörer genom att mata in personnummer och namn i tabellen.

Kanslister Användare med rollen Kanslist har åtkomst till all i stort sett allt som någon av skolans lärare kan göra. Hantering av ledighetsansökan och omdömen är undantagna. Administratören registrerar skolans kanslister genom att mata in personnummer och namn i tabellen.

Vårdnadshavare All information i den här tabellen kommer via import. Tabellen kan användas för att söka information, och vid behov manuellt ändra behörighet för en förälder.

I exemplet bredvid är Olle Bergman i behov av vikarie. Skoladministratören markerar Johan och Roland som vikarie. Dessa två kan då rapportera närvaro/frånvaro på Olles lektioner.



ADMINISTRATION – SCHEMA/RESURS Lokaler (Salar) Tabellen Administration – Schema/Resurs – Lokaler visar vilka salar som finns i vald skolas schema. Tabellen fylls på med innehållet från salstabellen i det senast publicerade schemat för skolan.

Publiceringsinformation för scheman Under Publicering syns datum och tidpunkt för när schemat publicerades senast.

Scheman I tabellen Administration – Schema och lokal – Scheman visas de scheman som finns för varje skola. De scheman som skapas av en schemaläggare hamnar automatiskt i tabellen. Administratören kan skapa ett nytt schema genom att registrera det på sista raden i tabellen och spara. Giltig fr.o.m./t.o.m. anger det tidsintervall som utgör gränserna för schemats möjliga giltighetstid. I kolumnen Namn anges en beteckning för schemat. Namnet ska vara unikt inom en skola. Det schema som för tillfället ska kunna publiceras ska ha en markering i kolumnen Får publiceras till Skola24. Endast ett schema i taget kan ha denna markering för ett givet tidsintervall. I kolumnen Låst visas om ett schema är låst, och Låst av visar signaturen för den som har låst det. Ett schema som är låst är bara tillgängligt för den schemaläggare som har låst det. Om ett schema har lämnats låst av misstag, och den som låst schemat inte finns tillgänglig, kan kommun- eller skoladministratören låsa upp schemat och åter göra det tillgängligt för andra schemaläggare. Skapad av anger vem som har skapat schemat. Kopplad schemaläggare anger vilka schemaläggare

som har åtkomst till schemat. Aktiv schemaläggare anger vilken eller vilka schemaläggare som för

tillfället har öppnat schemat.



Schemarättigheter I tabellen Administration – Schema/Resurs – Schemarättigheter kopplas schemaläggarna till de scheman som de ska ha tillgång till. Här styrs också vilka rättigheter som en schemaläggare ska ha för varje aktuellt schema. För en administratör ser tabellen ut enligt nedan:

Kolumnen Skrivrättigheter är tills vidare låst. Alla användare har skrivrättigheter. Får publicera Användaren har rätt att publicera schemat, dvs föra över information

från schemat till Skola24-plattformen. Får importera Användaren har rätt att importera och exportera data via

schemaprogrammets menyer. Får låsa Användaren har rätt att låsa schemat för andra användare. Får hantera bokmärken Användaren har rätt att skapa eller ta bort bokmärken samt att

navigera mellan bokmärken. Med ett bokmärke markerar man en viss punkt i schemaprocessen, för att ha möjlighet att vid ett senare tillfälle återvända dit. Att gå till ett bokmärke påverkar hela schemat, dvs. även andra användare, och bör användas med försiktighet.

Får fylla Användaren har rätt att fylla ett schema med nytt innehåll från ett annat schema eller en Novaschem-fil, eller tömma det på innehåll.

Nya rader i tabellen läggs till med länken Ny schemarättighet. En guide öppnas. Fyll i de önskade uppgifterna och tryck Spara. En ny rad skapas då i tabellen.



ADMINISTRATION – FRÅNVARO/NÄRVARO Frånvaroanledningar Vilka frånvaroanledningar som ska användas bestäms gemensamt för alla skolor i domänen. Endast kommunadministratören kan lägga till eller ändra inställningar för frånvaroanledningar. Anledningarna hanteras under Administration – Frånvaro/Närvaro - Frånvaroanledningar.

En frånvaroanledning kan markeras som Valbar per skola, vilket innebär att skoladministratören kan välja om den ska användas på den egna skolan. OBS! Bara anledningar som finns på alla skolor kan användas för frånvaroanmälningar.

Markeringarna i kolumnerna Frånvaro och Anmäld styr summeringen av frånvaro i rapporterna. Om eleven inte är närvarande på en lektion kan det finnas i princip tre typer av anledningar:

1. Anmäld frånvaro: Både Frånvaro och Anmäld är markerat. Eleven har en godkänd anledning till frånvaron, som oftast finns anmäld i förväg när läraren tar fram lektionen för att rapportera frånvaro. Anledningarna Anmäld frånvaro (t.ex. vid sjukanmälan) och Beviljad ledighet är typiska exempel.

2. Ej anmäld frånvaro: Alternativet Frånvaro är markerat men inte Anmäld. Eleven är frånvarande utan att det finns ett känt giltigt skäl. Sen ankomst är ett typiskt exempel. Om anledningen inte är känd kan man välja att antingen använda en anledning av typen ”ogiltig frånvaro” eller att inte ange någon anledning alls. I båda fallen räknas det i sammanställningar som ”ej anmäld frånvaro”, varför resultatet i summeringarna blir detsamma.

3. Ej frånvaro: Fältet Frånvaro är inte markerat. Orsaken till att eleven inte är med på lektionen är att hen deltar i någon annan godkänd skolaktivitet, t.ex. elevråd eller studiebesök. Eftersom eleven sysslar med skolarbete ska detta inte räknas som frånvaro, men den undervisande läraren kan ändå vilja notera att eleven inte är närvarande.

Om Ej obligatorisk är markerat för en frånvaroanledning räknas inte lektionen som frånvaro för elever som har rapporterats med den anledningen. Det finns en systemanledning (se anledningen SYS01, Eleven ska inte delta i bilden ovan), som systemet använder för elever vid avbokning från lektionen i schemat. Denna systemanledning är inte tillgänglig att väljas av skolpersonal i andra sammanhang, men man kan skapa en egen anledning, t.ex. Ej obligatorisk, som kan användas för t.ex. frivilliga lektioner som Läxhjälp, Frivillig musik och liknande. På det sättet kan läraren dokumentera i vilken utsträckning eleven varit närvarande på dessa lektioner, utan att det räknas som frånvaro i statistiken om eleven uteblivit.



Kolumnen Synlig för förälder innebär att föräldrar kan se frånvaroanledningens lydelse i vyn där föräldern tar del av frånvaron.

Kolumnen Valbar för förälder och Valbar för elev innebär att anledningen kan väljas när föräldern resp. eleven gör en frånvaroanmälan. På motsvarande sätt innebär Valbar för skolpersonal att anledningen är tillgänglig för skolpersonal vid frånvarorapportering och frånvaroanmälan.

Kolumnen Skicka meddelande avgör om avisering till föräldrar ska göras när frånvaro har rapporterats med den aktuella anledningen. (Meddelande skickas alltid när frånvaro rapporteras utan att någon anledning väljs.)

Kolumnen Arkiverad kan markeras för frånvaroanledningar som inte längre ska användas. Frånvaro där anledningen redan har använts påverkas inte, men anledningen är inte längre valbar.

OBS! Ta aldrig bort en frånvaroanledning som har använts tidigare. Det påverkar tidigare registrerad frånvaro! Använd i stället arkiveringsfunktionen.

Grupper/Klasser Information om klasser och grupper finns under Administration – Frånvaro/Närvaro – Grupper/Klasser. Vyn är i första hand användbar för skoladministratören för att administrera vikarier för en specifik grupp.

• Klicka på länken Ändra Vikarier på raden för den grupp som är i behov av vikarie.

• Öppna en lista över tillgängliga lärare på

skolan genom att klicka på pilen. Om flera

kollegor ska kunna vikariera, välj

alternativet flera längst ned i listan.

• Markera de lärare som ska vikariera och

tryck på OK.

Kommentarer Kommunadministratören kan registrera en uppsättning fasta kommentarer som komplement till frånvaroanledningar vid rapportering av frånvaro, och kan välja om de ska vara valbara per skola. Skoladministratörerna på de enskilda skolorna kan sedan välja bland de valbara kommentarerna och låta dem bli tillgängliga på den egna enheten.

Kurser Tabellen Administration – Frånvaro/Närvaro – Kurser visar de kurser som finns registrerade för varje skola. Tabellen uppdateras genom publicering av skolans schema.

Ämnen Tabellen Administration – Frånvaro/Närvaro – Ämnen visar de ämnen som finns i det senast publicerade schemat. En inställning för ämnen avgör om lektioner med ett visst ämne kommer att visas i vyn för frånvarorapportering.

• Ta bort markeringen i kolumnen Novaschem frånvarotillfällen för ämnen som inte ska

ingå i frånvarorapporteringen, t.ex. Lunch och Konferens.



ADMINISTRATION - FÖRSKOLA/FRITIDSHEM Administrationsvyerna för Förskola/Fritidshem beskrivs i en separat manual.

ADMINISTRATION – INFORMATION Bilder för användning i rapportutskrifter kan laddas upp under Bildresurser.

Administration - Inställningar Under Administration - Inställningar har kommun- och skoladministratören åtkomst till ett antal inställningar som styr användning av olika funktioner i systemet.

INSTÄLLNINGAR - FÖRSKOLA/FRITIDSHEM Inställningarna för Förskola/Fritidshem beskrivs i separat manual.

INSTÄLLNINGAR - REGELSTYRDA UTSKICK Regelstyrda utskick möjliggör att vårdnadshavare, myndiga elever, ansvarig lärare, skolledning samt övrig skolpersonal automatiskt får meddelande vid närvaro under/frånvaro över en viss procent, alternativt frånvaro under ett antal dagar i sträck. Avisering kan ske via e-post eller SMS. Se även inställningen Meddelande nedan.

Inställningarna för regelstyrda utskick görs per skola av en användare med rollen Skoladministratör eller Kommunadministratör.

• Välj Administration – Inställningar – Regelstyrda utskick.

Tre typer av regelstyrda utskick finns att aktivera: Frånvaro över x %, Frånvaro i sträck och Närvaro under x %. Symbolen med ett rött kryss markerar att en regel inte är aktiverad för skolan. Tryck på pilen längst till höger på raden för att aktivera en önskad utskickstyp.



Frånvaro över x % • Aktivera utskicket genom att markera Aktivera regel.

• Välj en Standardgräns för när elever som ska tas med i

utskicket. Värdet baseras på elevens totala frånvaro utan

uppdelning i anmäld och ej anmäld frånvaro. Antalet dagar

avser kalenderdagar, inte skoldagar.

• Utskick: Välj om utskicket ska göras en gång i månaden

eller varje vecka och hur många kalenderdagar systemet

ska beräkna frånvaron på. Vid val Per vecka, välj vilken

veckodag utskicket ska göras, vid val Per månad görs

utskicket den första dagen i ny månad.

• Inställning per målgrupp: Varje målgrupp kan aktiveras separat. Som standard är alla

målgrupper markerade med Standardgräns. Ett avvikande gränsvärde kan väljas för

utvalda målgrupper.

• Under E-postmeddelande för personal och E-postmeddelande för vuxenkontakt går det

att redigera lydelsen av meddelandets Ämne respektive den avslutande texten

Meddelande. Informationen om hur många procents frånvaro eleven har hämtas ur

systemet och inkluderas automatiskt i meddelandet. Personer med rollerna

vårdnadshavare eller myndig elev får ett e-postmeddelande/SMS per elev medan

skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp.

• Klicka på Spara inställningar när allt är klart.

Välj målgrupper som utskicket ska göras till.

Avmarkera för att ange ett annat gränsvärde i fältet till höger.



Frånvaro i sträck I detta fall används endast rapporterade lektioner vid beräkning. Frånvarodagar i sträck beräknas från en dag med frånvaro på alla lektioner och slutar i och med en dag med rapporterad närvaro.

• Aktivera utskicket genom att markera Aktivera regel.

• Under Standardgräns bestäms antalet dagar med frånvaro i sträck som krävs för att

utskicket ska genereras för en elev. Förvalt värde är 14 kalenderdagar.

• Utskick: Meddelandet skickas efter kl 08:00 aktuell dag. Skolan kan styra om det ska göras

1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första

dagen i en ny kalendermånad. Väljs alternativet 1 gång/vecka kan administratören

bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange även antalet kalenderdagar som ska

ingå i beräkningen för utskicket.

• Under Inställning per målgrupp markeras vilka roller som ska få utskicket. Som standard

är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det antal dagar i sträck med

frånvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan Gränsvärde

(dagar) ange ett avvikande värde för en målgrupp.


att redigera text för Ämne och den avslutande texten Meddelande. Information om hur

många dagar i sträck eleven har frånvaro ingår automatiskt. Vårdnadshavare och elev får

ett meddelande, medan skolpersonal får ett samlat meddelande med elever per klass.


Närvaro under x % • Aktivera utskicket genom att markera Aktivera regel.

• I rutan Standardgräns anges vilken procentsats för närvaro som gör att en elev inkluderas

i utskicket. Förvalt värde är 80%.

• Meddelandet skickas efter kl 08:00 aktuell dag. Skolan kan styra om det ska göras 1

gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första

dagen i en ny kalendermånad. Väljs alternativet 1 gång/vecka kan administratören

bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange även antalet dagar som ska ingå i

beräkningen för utskicket. Förvalt värde är 14 kalenderdagar.

• Under Inställning per målgrupp markeras vilka roller som ska få utskicket. Som standard

är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det procentuella värdet av

närvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan Gränsvärde

(%) ange ett avvikande värde för en målgrupp.


att redigera text för Ämne och den avslutande texten Meddelande. Information om hur

många procents närvaro eleven har ingår automatiskt. Vårdnadshavare och elev får ett

meddelande, medan skolpersonal får ett samlat meddelande med elever per klass.




INSTÄLLNINGAR - SAMMANSTÄLLNINGAR Här görs skolans standardinställning för vilken tidsenhet

som ska anges i sammanställningar i Frånvaro/Närvaro.

De alternativ som finns är Minuter, Timmar och minuter

och Timmar med decimaler. Det går även att ställa in hur

många decimaler som ska anges vid timmar och procent.

• Markera önskat alternativ för skolan och spara

inställningarna.

INSTÄLLNINGAR - MEDDELANDE Inställningen används för att ange per skola vilka meddelanden som ska skickas till vårdnadshavare och i förekommande fall elever, samt om meddelande ska skickas som e-post eller SMS.

De meddelandettyper som kan ställas in är följande:

• Frånvaromeddelande (vid rapportering av frånvaro på lektion)

• Regelstyrda utskick (per vecka eller månad)

• Ledighetsansökan (samtycke och beslut)

• Frånvaroanmälan (bekräftelse vid registrering av anmälan)

• Lovschema (förfrågan om avvikande omsorgstider i samband med lov)

• Kvittering av frånvaroanmälan (skickas när personal på förskola/fritidshem kvitterar att de

har sett anmälan)

För meddelandetypen ”Frånvaromeddelande till vårdnadshavare/elev” finns fem valalternativ.

• Skicka inget meddelande

• E-post

• SMS

• I första hand E-post annars som SMS

• I första hand SMS annars som E-post

För övriga meddelandetyper finns två valalternativ.

• Skicka inget meddelande

• E-post



GRUNDINSTÄLLNINGAR FÖR SKOLA Licensrättigheter administreras av leverantör och går inte att ändra manuellt. De inställningar som har en grön bock kan ändras av kommunadministratör eller av skoladministratör. Vissa inställningar är gråmarkerade för skoladministratören och kan bara ändras av kommunadministratören.

Allmänt Licenser: Aktiverade licenser finns för de funktioner och tillval som ingår i avtalet.

Frånvaro Under fliken Frånvaro administreras diverse inställningar avseende frånvarorapportering och frånvaroanmälan. Inställningarna för Frånvaro kan styras per skola av skoladministratören.

Rapportering av lektion Två alternativ finns för hur rapportering av lektioner går till.

• ”Använd frånvaro som standard” betyder att eleverna från början står som närvarande

och läraren markerar de elever som är frånvarande.

• ”Använd närvaro som standard” betyder att eleverna från början står som frånvarande

och läraren markerar de elever som är närvarande.

Antal dagar öppna för frånvarorapportering Inställningen anger hur många dagar lärare kommer åt sina lektioner för frånvarorapportering.

• Möjliga värden: 1 - 200 (21 är förvalt)

Frånvaroanmälan för föräldrar och elever

• Förälder har rättighet att anmäla frånvaro: Av/På

• Elev har rättighet att anmäla frånvaro

o Avstängd (förvald)

o Aktiverad

o Myndig elev

Maximalt antal dagar fr.o.m. aktuell dag Antal dagar framåt som vårdnadshavare eller elev kan göra en frånvaroanmälan

• Möjliga värden: 0 - 100 (0 är förvalt)



Frånvaromeddelande Under fliken Frånvaromeddelande administreras om och när frånvaromeddelande ska skickas och vilken information aviseringen ska innehålla. Inställningarna kan styras per skola av skoladministratören.

• Aktivera frånvaromeddelande (avstängt är förvalt)

Skapa meddelande vid frånvaro: Inställning för när utskick ska ske.

• Skicka meddelande till myndig elev

• Direkt vid rapportering för varje lektion

• Efter elevens första lektion med frånvaro

• Efter elevens sista lektion om det finns frånvaro

• Efter klockan X om det finns frånvaro

Innehåll i frånvaromeddelandet Text inom parantes finns med i e-post, men gäller ej för SMS-utskick.

• Datum och skola

• Datum, skola, klass, lektionstid och frånvarotid

• Datum, skola, klass, elev, lektionstid, ämne/kurs, (lärare), frånvarotid, anledning,

(rapportör och roll)

Skicka meddelande som: Skolan kan välja hur utskick av meddelanden ska ske. Denna inställning är samma som även finns under Inställningar – Meddelande.

E-post meddelande Ämne, kompletterande meddelandetext och avsändare kan redigeras.

SMS meddelande Avsändare kan redigeras.

Fritextfält Möjligheten att använda fritextfält och fasta kommentarer kan endast ställas in av kommunadministratören. Innan fritextinmatning aktiveras rekommenderas en genomgång av lämpliga rutiner, så att skolan säkerställer att känsliga uppgifter inte registreras.

Valbara alternativ är:

• Tillåt inga kommentarer

(förvalt)

• Tillåt endast förvalda

kommentarer

• Tillåt fritextkommentarer för

skolpersonal (samt även för

föräldrar och elever)



Schema/Resurs Under fliken Schema/Resurs administreras vilka scheman som ska visas i schemavisaren. Inställningarna kan styras per skola av skoladministratören. Möjlighet att spärra enstaka scheman för visning finns i tabellerna under Administration. Personer med sekretessmarkering är aldrig åtkomliga i schemavisaren oavsett inställning.

Aktivera schemavisaren – välj om schemavisaren ska vara aktiv samt om den endast ska vara åtkomlig för inloggade användare.

Åtkomst av schema i lista - här markeras de schematyper användaren ska kunna få fram i schemavisaren genom att välja rätt ID i en rullista.

Åtkomst av schema i fritextfät – här markeras de schematyper användaren ska kunna få fram i schemavisaren genom att skriva in ett korrekt ID i fritextfältet.

Aktivera schemavisaren

Schematyper som kan väljas i listor

Schematyper som kan visas genom inmatning av korrekt ID i fritextfält



Ledighetsansökan Under fliken Ledighetsansökan finns inställningsmöjligheter för textrutor och rättigheter.

• Samtycke av samtliga föräldrar. En aktivering av denna inställning innebär att samtliga föräldrar kopplade till eleven måste samtycka till en ledighet.

• Antal dagar per verksamhetsår en lärare kan godkänna ledighetsansökan för – möjliggör att rektor kan delegera beslut om ledighet till ansvarig lärare.

o Värdet 0 innebär att endast rektor kan bevilja eller avslå en ansökan.

o Värdet 5 innebär att även ansvarig lärare beviljar/avslår ansökan upp till 5 dagar (summan av tidigare beviljade dagar samt antal dagar för aktuell ansökan). Rektor kan alltid behandla en ansökan oavsett om man delegerat ett antal dagar.

• Minsta antal dagar i förväg som en ledighetsansökan kan göras – möjliggör för varje skola att ställa in det antal dagar i förväg som en ledighetsansökan måste registreras.

• Aktivera textruta för att beskriva anledning – textruta för förälder att beskriva orsak till ledighetsansökan.

• Aktivera textruta för att beskriva kontaktuppgifter – möjliggör att förälder kan lämna tillfälliga kontaktuppgifter under ex. en resa.

• Meddelande vid godkänd ledighetsansökan – informationstext som skickas till föräldrar vid beviljad ledighet

• Meddelande vid ej godkänd ledighetsansökan – informationstext som skickas till föräldrar vid icke beviljad ledighet

• Information Ledighetsansökningar - Vid ansökan om ledighet finns möjlighet att visa en

allmän text för förälder om vilka regler och rutiner som gäller för ledighet. Denna text

läggs in per skola och kan registreras av en skoladministratör eller kommunadministratör.



INSTÄLLNINGAR - SKOLOR Under Administration – Inställningar - Skolor finns en tabell över de skolor som finns i databasen, och en översikt över de inställningar som är gjorda för skolan. De inställningar som är tillgängliga för kommunadministratören kan ändras antingen här eller under Inställningar – Grundinställningar för skola, där många av inställningarna även kan ändras av skoladministratören.

Sammanställningar I programmet finns ett antal grundrapporter färdiga att skriva ut. För vissa av dem går det också att skapa helt egna rapporter, där man till exempel själv väljer vilka fält som ska vara med och vilken elevgrupp som ska vara förinställd. Rapporterna hittar man under Sammanställningar. Som kommunadministratör kommer man åt frånvarorapporter för alla skolor och för alla elever som är klassplacerade på skolan, samt en rapport över lärarnas rapporteringsnivå. Exakt vilka sammanställningar som är tillgängliga är beroende av bland annat vilka licenser som är aktiverade och vilken roll användaren har.

• Välj Sammanställningar. Kommunadministratören har tillgång till sammanställningar för FRÅNVARO/NÄRVARO och FÖRSKOLA/FRITIDSHEM. Personal kopplad till en enskild skola ser bara den flik som berör den eller de enheter som hen är aktiv på.

SAMMANSTÄLLNING - FRÅNVARO/NÄRVARO



Val av läsår och elevinnehåll Välj vilket läsår som ska visas i sammanställningen. Det går att välja ett datum under valt läsår för det elevinnehåll som man vill att sammanställningen ska inkludera. Alternativet Alla elever under läsåret medför att alla elever som någon gång under det valda läsåret gått på skolan kommer att inkluderas i sammanställningen.

Val av personer och tidsintervall Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i klasser/grupper ska väljas, tryck Välj vid fältet Visa hela grupper/klasser.

Välj en eller flera klasser genom att trycka på plustecknet på raden eller välj alla klasser med alternativet längst ned i formuläret. Om grupper ska vara med i urvalet istället för klasser, markera Grupper högst upp. Det går också att söka fram klasser/grupper genom att skriva i sökfältet högst upp. När önskade klasser/grupper visas under Valda grupper/klasser, avsluta med Välj.



Om enskilda elever ska väljas, markera alternativet Välj elev(er) och gå vidare med Välj. Sök fram elever genom att skriva in elevens namn (del av eller hela) i sökfältet och bekräfta med Sök. Matchande elever listas under Välj elever och flyttas över till Valda elever med plustecknet. Avsluta med Välj. Alternativet Välj alla elever medför att alla elever på skolan blir valda. Välj alla elever visas endast för Kanslist, Skoladministratör och Kommunadministratör. Sammanställningarna kan visas för ett valt datumintervall eller för de senaste X dagarna. Standardinställningen är senaste 15 dagarna, men går att ändra. Sammanställningarna i Frånvaro/Närvaro beräknas på data registrerad t.o.m. föregående dags datum. Om dagens registreringar ska inkluderas i rapporten, välj någon av de sammanställningar som har en underrubrik som inleds med ordet Grundrapport. Val av personer och tidsintervall i sammanställningar med namn av typen ”Grundrapport”

Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i en klass eller grupp ska väljas, väljer man gruppen i en lista genom att klicka på den. Om flera grupper ska markeras kan urvalslistan låsas med hjälp av ”nålen” längst ner till höger och alla markeras genom att trycka på A. Stäng urvalslistan genom att klicka bredvid listan eller på krysset längst ner till höger.

Markera om listan ska inkludera sekretessmarkerade elever.

Markera om listan ska visa klasser eller grupper.

Välj en eller flera klasser genom att klicka i listan.

Klicka på flera eller alla om du vill välja mer än en klass i listan.



Urvalet av elever sker i ett speciellt formulär, som visas när man klickar i listan för Välj elever ur klasser. Välj klass som urvalet ska ske ifrån och markera de elever som ska ingå i rapporten. Ska samtliga elever i klassen ingå – markera översta rutan i kolumnen längst upp till vänster för att markera alla elever. Man kan markera elever från olika klasser genom att välja en klass i taget. Stäng fönstret genom att klicka utanför.

I de flesta rapporter måste man välja vilka datum rapporten ska omfatta. Datum kan väljas på två sätt. Välj ett datumintervall antingen genom att skriva in start- och slutdatum eller klicka på pilen för att se en kalender. Alternativt kan man välja ett antal dagar eller veckor som rapporten ska omfatta. Detta alternativ används i de flesta grundrapporter.

När urvalet av personer och datum är klart och eventuella inställningar är gjorda, klicka på Visa-knappen högst upp för att ta fram rapporten.

Välj vilken klass som ska visas.

Markera eller avmarkera alla elever i klassen.

Samtliga valda elever visas i listan.

Markera de elever som ska ingå i rapporten.

Skriv in datum eller klicka på pilen för att välja i en kalender.



Frånvaro per elev Frånvaro Sammanställningen finns i fyra varianter: Totalt, Ämne, Kurs och Lärares grupper.

Totalt visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld.

Ämne visar frånvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld.

Kurs visar frånvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro otalt, Ej anmäld eller Anmäld.

Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp.

Frånvaro totalt Grundrapport Summerad frånvaro visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. Följande uppgifter summeras: lektioner totalt (antal och timmar), lektioner med frånvaro (antal och timmar) samt total frånvaro i procent av total lektionstid. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Rapporten gör sidbrytning per klass.

Frånvarostatistik för lärares grupper Grundrapport frånvarostatistik för lärares grupper visar utifrån vald lärare frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp.

Frånvarotillfällen Grundrapport frånvarotillfällen redovisar varje frånvarotillfälle för valda elever. Uppgifter som finns med är lektionens datum, tid, (kurskod), ämne och undervisande lärare. För frånvaron visas anledning och längd i minuter. Rapporten gör sidbrytning mellan varje elev.

Arkiverad frånvaro I Arkiverad frånvaro kan man få fram frånvaro för elever som går eller har gått på skolan. Rapporten tas fram för en elev i taget. Personnummer anges med formatet ÅÅÅÅMMDD#### i Välj elev. Tryck sedan Sök, välj period för uttaget och tryck Visa sammanställning.

Totalt visar elevens totala frånvaro och närvaro för perioden. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid, Närvarotid, Total frånvarotid, Giltig frånvarotid och Ogiltig frånvarotid.

Lektionstillfälle visar information om alla elevens lektionstillfällen under vald period. De uppgifter som visas i rapporten är Ansvarig skola, Utförande skola, Skolform, Lektionsstart, Lektionslängd, Ämne, Kurs, Grupp, Närvarotid, Giltig frånvarotid, Ogiltig frånvarotid, Frånvaroanledning, Lektion rapporterad, Lärare (ID), Namn.



Närvaro per elev Närvaro

Närvaro finns i sex varianter: Totalt, Ämne, Kurs, Lärares grupper, Avbrott och Dag.

Totalt visar den totala rapporterade närvaron och lektionstiden för varje elev i en klass eller grupp. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%).

Ämne visar närvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%).

Kurs visar närvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%).

Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%).

Avbrott ger möjlighet att uppmärksamma elever med en sammanhängande längre frånvaro med ett inmatningsbart filter på ett värde mellan 1-50 kalenderdagars frånvaro. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%).

De uppgifter som visas i rapporten är Kurskod, Kursnamn, Antal tillfällen, Lektionstid, Rapporterad lektionstid, Rapporterad närvarotid, Rapporterad närvaro (%), Avbrott Kurs, Från och med – Till och med, Antal kalenderdagar med avbrott

Dag visar erbjuden tid samt rapporterad närvaro per elev och ämne eller kurs samt totalt för en vald månad. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Ämne/Kurskod, Antal tillfällen, Erbjuden tid (tim/min), Rapporterad lektionstid (tim/min), Rapporterad närvarotid (tim/min), Rapporterad frånvarotid (tim/min), Rapporterad närvaro (%). För varje elev visas även en sammanställning över närvaro per dag för vald period med erbjuden tid och rapporterad frånvaro.

Närvaro totalt Grundrapport summerad närvaro visar den totala närvaron för varje elev i en klass eller grupp.



Grafisk översikt per elev Grafisk översikt – Grundrapport frånvaro grafisk översikt finns i två utföranden: Grundrapport Frånvaro grafisk översikt för elev och Grundrapport Frånvaroöversikt för elev. Den första visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för eleven under den valda tidsperioden. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron per ämne och totalt. Den andra rapportvarianten innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten. Grundrapport Frånvaroöversikt för elev hittas via listan högst upp på inställningssidan för rapporten eller under Sammanställningar – Ämne/kurs per elev - Frånvaroöversikt. Rapporten gör sidbrytning per elev.

Urval för rapporten sker per skola, elev, datumintervall och tidsintervall. En användare med rollen Skoladministratör kan i avancerat läge ändra summeringen från procent till timmar.

Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild.

Grafisk översikt för grupp/klass – Grundrapport frånvaro grafisk översikt för grupp/klass visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för en grupp under den valda tidsperioden. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron. Grundrapport Frånvaro totalt för ingående elever i grupp/klass innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten och hittas via listan högst upp på inställningssidan för rapporten eller under Sammanställningar – Verksamhet – Frånvaro totalt för grupp/klass. Rapporterna gör sidbrytning per grupp.

Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild.



Ämne/kurs per elev Frånvaro per ämne – Grundrapport frånvaro per ämne visar den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per elev och ämne. Rapporten gör sidbrytning per elev.

Lektionstid per ämne – Grundrapport lektionstid per ämne visar lektioner totalt uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema. Sammanställningen visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje ämne, samt rapporterad närvaro per ämne. Rapporten gör sidbrytning per elev.

Frånvaro per kurs – Grundrapport frånvaro per kurs visar den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per elev och kurs. Rapporten gör sidbrytning per elev.

Lektionstid per kurs – Grundrapport lektionstid per kurs visar lektioner totalt uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema. Sammanställningen visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje ämne, samt rapporterad närvaro per kurs. Rapporten gör sidbrytning per elev.

Frånvaroöversikt – Grundrapport frånvaroöversikt – Samma rapport som beskrivs under rubriken Frånvaroöversikt för elev ovan.

Frånvaroanmälan per elev Frånvaroanmälan för skola – Grundrapport frånvaroanmälan för skola visar frånvaroanmälda elever på skolan för vald dag. Alternativet Alla elever och innevarande dag är förvalt. Sammanställningen gör ingen uppdelning på klass. Det summerade antalet frånvaroanmälda elever visas efter den sista eleven i listan.

Frånvaroanmälan – Grundrapport frånvaroanmälan visar frånvaroanmälda elever på skolan för vald dag. Sammanställningen är uppdelad per klass, men utan sidbrytning.

Med båda rapportvarianterna går det även att visa kommande ledigheter för elever. Alla typer av anmäld frånvaro inklusive anmäld frånvaro för elever i grupp redovisas. Av rapporten framgår vem som har rapporterat frånvaron, vilken anledning som har uppgetts samt eventuell kommentar.



Verksamhet Frånvaro totalt för grupp/klass – Grundrapport frånvaro totalt för ingående elever i grupp/klass -Samma rapport som beskrivs under rubriken Grafisk översikt för grupp/klass ovan.

Rapporteringsnivå lärare – Grundrapport rapporteringsnivå på lärare är endast synlig för administratörer och kanslister. Rapporten visar samtliga lärares rapporteringsnivå i procent och antalet lektioner (totalt, rapporterade och ej rapporterade) under den valda perioden. Rapporten är sorterad efter stigande rapporteringsnivå, men går att ändra till fallande under Växla till avancerat läge. Rapporten visar samtliga lärare i en följd utan sidbrytning.

SAMMANSTÄLLNING - FÖRSKOLA/FRITIDSHEM Under Förskola/Fritidshem finns sammanställningarna Närvaro för barn (vistelsetid) och Veckoöversikt.

Närvaro för barn (vistelsetid) visar registrerad schematid samt närvaro- och frånvarotid per barn och per avdelning eller enhet för en valfri period. De uppgifter som visas i rapporten är Namn (avd.), Maxtid per vecka, Reg. Schematid, Närvarotid, Frånvarotid, Differens. Veckoöversikt ger en översikt över barnens vistelsetid på förskolan för en önskad vecka. Veckoöversikten finns även som en egen vy under rubriken Översikt på startsidan för Frånvaro/Närvaro.

Documents

Kommunadministratör - Skola 24...©Nova Software AB | april 2020 | 4/39 FRÅNVAROANMÄLAN FÖR HEL KLASS/GRUPP • Om alla elever i en klass eller grupp ska anmälas som frånvarande,