Upload
magee-workman
View
33
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd Samhällsbyggnadskontoret Fastighet. Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar: Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
• Kommunfullmäktige
– Kommunstyrelse• Byggnadsnämnd• Teknisk nämnd
– Samhällsbyggnadskontoret» Fastighet
Lokalstyrdokument
• Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar:
• Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning.
• I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen.
• Tekniska Nämnden ansvarar och bekostar också vakanser i beståndet över vilka Fastighet inte råder över.
Samhällsbyggnadskontoret Fastighet
• Erbjuder tjänster åt sina kunder, vilka främst består av Umeå kommuns övriga förvaltningar.
• Förvaltningen skall dessutom samordna olika stöd- servicefunktioner som kan ge rationaliseringsvinster för kommunen.
Fastighet Teknik•Bygg-projekt•Energi•Säkerhet•Byggservice
Fastighet Förvaltning•Hyresadm
•Planering/dok driftadm
•Lokalförs •Drift
Soc
OLOFSDAL
LILLJANS-OMRÅDET
NYDALAHÖJDEN
MARIEHEM
NYDALAFRITIDSOMRÅDE
MARIEBERG
ERSBODAÖSTRAIND. OMR
ÖSTRA ERSBODA
ÅLIDHEM
GIMONÄS
CARLSHEM
GIMONÄS
SOFIEHEM
IND.OMR
GAMMLIA
Bräntberget
Hamrins
ÖST PÅ STAN
UNIVERSITETS OMRÅDET
SJUKHUS-
berget
Lilljansberget
OMR
MARIEDAL
ERSBODA SÖDRA
VÄSTRAERSBODA
ERSBODAVÄSTRAIND. OMR
Ersmarksberget
IND. OMR
ÖST - TEGIND. OMR
Öberget
REGEMENTET
STANCENTRALA
GRISBACKA
VÄSTERSLÄTTIND. OMR
Gröna Oxen Grytan
BÖLE
I 20-OMRÅDET
VÄST PÅSTAN
ÖST - TEG
BÖLEÄNGVÄST-TEG
RÖBÄCKSSLÄTTEN
RÖBÄCKSFRITIDSOMRÅDE
RÖBÄCKSDALEN
UMEDALEN
BACKEN
VÄSTERHISKE
GRUBBE
RÖDÄNG
HAMPTJÄRNSLIDEN
Rödberget
HAGA
SAND-BACKA
MARIE-OMRÅDET
ERSBODA
STADSLIDEN
BERGHEM
NYDALA
TEG
ÅLIDHEMS-OMRÅDET
ÖN
ALVIK
TOMTEBO
KLOCKARBÄCKEN
BACKEN-OMRÅDET
VÄSTERSLÄTT
UMÅKER
RÖBÄCK
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
** *
*
*
*
**
*
*
***
*
**
*
*
**
**
**
*
****
*** *
*
***
**
*
*
*
*
*
*
**
**
* **
***
*
*
*
**
*
* *** *
**
*
** **
*
*
**
*
* ***
**
****** **
* **
** *** *
*
*
*** **
*
*
***
*
******
*
*
*
***
** *
***
**
*
**
*
**
**
*
**
*
*
****
*** * *
****
**
**
****
**
**
* *
*
* ****
*
*
*
*
*** **
**
***
** ****
**
*
**
*
*
**
**
*
*
*
***
** *
**
*
*
* ***
**
******
******* *****
*
*
*
**
**
**
**
*
*
*
** ****
*
** * ***
***
*
*
*
**
**
*** **
*
**
***
*****
***
***
******
***
**
*
***
*
* *** *** * *
**
*
*
**
*****
*
*
** **** *
** *
**
* *
*
*
**
*
*
*
****
**
** *
***
*
****
**
** **
** **
** * **
**
* * *
***
*
*
**** *
** ******
****
**
*
*
** **
*
*
*
**
*
VÄSTRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL HÖRNEFORS
ÖSTRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL SÄVAR
Copyright Umeå kommun, Stadsbyggnadskontoret
SÖDRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL HOLMSUND
Totalt ca 100st
Skolan
Fritid
Kultur
KDN
Ledning och
ekonomi
STÖD
3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN
FörvaltareHyresadm
Driftområdeschefer
Övrigaförvaltn
ochExternakunder
KUND
Fastighetsportfölj
Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm
Egna skolor: 412 000 kvm
Förhyrda skolor: 17 000 kvm
Egna förskolor: 55 000 kvm
Förhyrda förskolor: 2 000 kvm
Servicehus/sjukhem ca: 86 000 kvm
Egna: 36 000 kvm
Förhyrda: 50 000 kvm
Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm
Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm
Egna: 70 000 kvm
Förhyrda: 36 000 kvm
Totalt c:a 904 000 kvm
Egna ca: 773 000 kvm
Förhyrda ca: 131 000 kvm
2009-08-31
• Bokförda värden
c:a 2.6 miljarder
•Försäkringsvärden c:a 9 miljarder
Media/Skötsel & Tillsyn/AU
Kapital
LPU/Reinvestering
Personal etc
317 000 000 kr
5 000 000 kr
100 000 000 kr
130 000 000 kr
40 000 000 krFörsäkringar o Skatt mm
Budget år 2009
SHBK/Fastighet
692 000 000 kr
Fastighets verksamhetsidé
- Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter.
Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt.
– Vi har hög kunskap i organisationen.
– Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.
Fastighets Vision
Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder.
Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.
Ekonomiskt perspektiv
•Strategiska mål: bevara/förädla fastigheternas värde, ekonomi i balans.
•Framgångsfaktorer: Öka kostnadseffektiviteten, lönsamhetstänkande, långsiktighet, LCC analys, förstärka beställarerollen, EPC (Energi).
•Nyckeltal kr kvm/år: Driftkostnad, media, felavhjälpande underhåll, långtidsplanerad underhåll, administration.
Medarbetarperspektiv
•Strategiska mål: tydliga roller och mål, samarbete, självständighet.
•Framgångsfaktorer: engagemang, kompetenshöjning, hög satsningen på arbetsmiljö (friskvårdsprogram), ömsesidigt respekt.
•Nyckeltal: Nöjd personal index
Kundperspektiv
•Strategiska mål: Nöjda kunder, Fastighet den självklara partnern till kommunens övriga verksamheter.
•Framgångsfaktorer: Hög tillgänglighet, snabb support, samarbete, konstant dialog, medborgare i fokus.
•Nyckeltal: NKI, kundernas lokalkostnad/totalkostnad
Samhällsperspektiv
• Strategiska mål: Minska miljöpåverkan.
• Framgångsfaktorer: kunskap i miljöfrågor, LCA analys.
• Nyckeltal: Energianvändning kWh kvm/år, CO2 utsläpp g/kvm-år
Strategiska utvecklingsområden
• Kundfokusering
• Organisationsutveckling
• Energioptimering
• Verktygsutveckling
• Kvalitetsutveckling
• Arbetsmiljö
Kundfokus• Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som
är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitets-policy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla.
• Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses.
• Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder.
• Fastighet består av flera enheter som samverkar i process-flöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kund-perspektiv även i det interna arbetet.
Organisationsutveckling
• Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar.
• Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning.
• Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande.
• Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik.
• Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.
Energioptimering
• Under 2009 ska klimatkorrigerat energiförbrukningen ha minskat från 210 kwh/m2 BRA 2007 till 200 kwh/m2 BRA
• Minst ett passiv/lågenergihus ska uppföras 2009
• Fortsatt utbildning av främst driftpersonalen
• EPC projektet – 170 Mkr 2009-2012
Verktygsutveckling
• Utvecklat ett samordnat system för fastighets- & verksamhetsinformation.
• Utvecklat ett eget system för projektuppföljning.
• Överför all bygg- och förvaltningsdokumentation elektroniskt, övergår till upphandling av bygg-projekt via webb (byggnet).
• Webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte: förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen.
• Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut.
• Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv 2007. Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen.
Kvalitet och miljö
• ISO certifierade
• Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar.
Arbetsmiljö• Vi genomför kontinuerliga
medarbetarenkäter med analys, åtgärder och uppföljning.
• Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö.
• Vi har genomfört friskvårdsprogram (hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc.).
• Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar.
Strategi för kommunens lokalinnehav• Fastighetsägandet
– Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ
• Investeringar och förhyrningar– Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd– Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras
• Byggnadstekniska investeringar och underhåll– Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav,
miljökrav eller lägre D o UH – kostnader.– Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan
• Inhyrning– SHBK Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder
• Avveckling– Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt
• Vakanser – Bekostas av KS ( sådana som Fastighet inte råder över)
Fastighetsförvaltaren
• Har en nyckelroll
• Omfattar flera kompetensområden– Juridik– Ekonomi– Teknik
• Ständigt i utveckling
Ritningsarkiv
Ekonomi
Underhållsplan
Hyresadm
Drift
IT
Upphandling
Teknik
Förvaltare
Fastighetsförvaltarens roll• Kommunens handläggare och kontaktperson för
lokalförsörjnings- och hyresfrågor med interna och externa hyresgäster i enlighet med kvalitets-, miljö- och energi-ledningssystemen. Initierar lokalfrågor i, - samt svarar för samordning och uppföljning av processerna anskaffning, förvaltning och avveckling. Omfattar bl.a. planering, budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, underhåll, investeringar, rivning och försäljning lokaler samt lokalanpassningar.
• Ansvarar inom sitt förvaltningsområde för samordning av huvudprocesserna anskaffning, förvaltning och avveckling innefattande planering, budget, genomförande och uppföljning. Ansvarar också inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till Tekniska Nämnden.
Fastighetsförvaltarens roll
•Då – Nu• Teknik – Service
• Byggnad – Hyresgäst
• Annonsering – Marknadsföring
• Ensamvarg – Teamwork
Kommunens fastigheter
• Utveckling fram till 90-talet
– Lokaler = gratis resurs
– Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion
– Förvaltning = låg status
– Frånvaro av samordning
– Låg flexibilitet
– Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad
Kommunens fastigheter
• Utveckling från 90-talets början
– Ekonomin stagnerar
– Medvetenheten om lokalkostnader ökar
– Alternativa driftformer införs
– Fokusering på lokaleffektivitet
– Samordning
– Professionalism
Kommunens fastigheter
• Framtida utveckling?
– Flernyttjande
– Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga
– Dygnet runt-nyttjande
– Många olika driftformer
– Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning
– Valfrihet
– Grundservice – Helhetslösningar
– Kvalitetstänkande – Miljötänkande
– Lokalresursplanering
Omfattning
• In- och uthyrning av lokaler• Lokalplanering• Hyresförhandlingar• Besiktningar
• Fastighetsdrift• Skötsel och tillsyn• Underhåll
• Investeringar i byggnader• Ny-, till- och ombyggnationer• Reinvesteringar
Stödprocesser
• Fastighetsdrift
• Hyresadministration
• Fastighetsekonomi
• Byggprojektledning
• Underhållsplanering
• Registerhantering
Fastighetsdrift
• Skötsel/tillsyn
• Avhjälpande underhåll
• Förebyggande underhåll
• El, värme, vatten, kyla
• Myndighetsförelägganden • Arbetsmiljö• Miljö• Brand• Etc.
Hyresadministration
• Hyresdebiteringar och utbetalningar
• Avtalshantering inkl bevakning
• In- och utflyttningsbesiktningar
• (Krav- och inkassoverksamhet)
Fastighetsekonomi
• Budget
• Redovisning
• Månadsuppföljning
• Analyser
Byggprojektledning
• Upphandling av konsulter
• Upphandling av entreprenörer
• Kontroll
• Besiktningar
• Överlämnande
Underhållsplanering
• Långsiktigt planerat underhåll (LPU)
• Statusbesiktningar
• Rullande underhållsplan
• Ajourhålla underhållssystem
Registerhantering
• Fastighetsdatabas
• Ritningsarkiv
• Nyckel- & låssystem
Fastighetsdatabas
• Struktur• Fastighetsbestånd• Lokalkategorier/verksamheter• Objekt• Fastighet• Byggnad• (Lokal)• Rum• (Komponenter)
Huvudprocesser
– Anskaffa
– Förvalta»Vidmakthålla»Förädla
– Avveckla
Anskaffa
• Bygga nytt
• Bygga till
• Förvärva
• Hyra in
Vidmakthålla
• Underhålla• Långsiktigt planerat underhåll• Förebyggande underhåll
• Reinvestera• Utbyte av komponenter
Förädla
• Anpassa
• Effektivisera
• Förbättra
Avveckla
• Sälja/avyttra
• Riva
• Säga upp avtal
Egen regi
• Fördelar– Lokalkunskap– Personkännedom– Anpassningsbar– Smidigt
• Nackdelar– Svårt hantera stora variationer– Vet ej vad som är ”rätt pris”
Entreprenad
• Fördelar– Spetskompetens– Konkurrens– Kostar bara vid behov
• Nackdelar– Bygghandlingar– Saknar lokalkännedom
FastighetsförvaltningOffentlig sektor Privat sektor
Förvaltningsmodellen
• Behovsstyrd
• Anslagsfinansierad
• Ramtänkande
• Självkostnad
• Interna transaktioner
• Interna avtal
• Politiska avvägningar
Privat regi
• Avkastningsstyrd
• Lönsamhetskrav
• Flera överlåtelser
• Högre flexibilitet
• Mindre administration
• Långa avtal
Yttre krav
• Arbetsmiljöverket
• Boverket
• Räddningsverket
• M.fl.
Obligatoriska kontroller
• Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
• Hissar
• Tryckkärl
• Kylmedia
• Ventilation (OVK)
• Elrevision
• M.fl.