Komunikasi Dasar

5/13/2018 Komunikasi Dasar - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/komunikasi-dasar-55a75105d577d 1/58

Bisnis Manajemen

MENGAPLIKASIKANMENGAPLIKASIKANKETERAMPILAN DASAR KETERAMPILAN DASAR

KOMUNIKSIKOMUNIKSIMengidentifikasi proses komunikasiMenerima dan menyampaikan informasiMemilih media komunikasiMelakukan komunikasi melalui telepon



Bisnis dan Manajemen

INDIKATOR 1.1 Persyaratan kemampuan berkomunikasi

ditempat kerja teridentifikasi1.2 Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan kerja

teridentifikasi1.3 Meminta saran peralatan berkomnikasi yang

paling sesuai1.4 Teknik bertanya, mendengarkan dan

keterampilan berbicara digunakan dlammengumpulkan dan menyampaikan informasi

1.5 Menggunakan bahasa yang sesuai

1.6 Memakai umpan balik yang membangun

MATERI - Komunikasi- Teknik bertanya- Umpan balik yang membangun

KEGIATAN - Menjelaskan pengertian komunikasiPEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis dan ciri komunikasi

- Menyebutkan unsur-unsur komunikasi- Menyebutkan kemampuan berkomunikasi- Menjelaskan teknik bertanya- Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan non verbal- Mengembangkan pendekatan proaktif untuk

meningkatkan komunikasi

KD 1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi




Kamus Besar Bahasa IndonesiaBalai Pustaka 2002

Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan

pesan atau berita antara dua orang atau lebih

sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami




Dnamika KomunikasiProf. Drs. Omong Uchjana. MA

Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu

pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk

memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat

atau perilaku baik langsung secara lisan maupun

tak langsung melalui media




William. C.H & Wayne M Batty(Bussines Communications Principles

and Methoods)

komunikasi adalah suatu proses pertukaraninformsi antara individu individu melalui sistem

biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal

maupun perilaku atau tindakan




Kesimpulan :

Komunikasi adalah Proses pengiriman dan

penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep ditempat kerja, baik di dalam kelompok format

maupun informal




Jenis-jenis Komunikasi

Komunikasi Formal

Komunikasi yang dapat berupa perintah,

saran, laporan, rapat, atau konferensi.

Komunikasi Informal

Komunikasi yang tidak direncana dan tidak

ditentukan dalam struktur organisasi.

Komunikasi Non Formal

Komunikasi antara resmi dan tidak resmi.




Ciri-ciri Komunikasi Formal

Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi

Berhubungan erat dengan proses

penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuanyang ditetapkan

Bersumber dari perintah resmi yang diberikan

oleh orang yang berwenang

Banyak menggunakan sarana atau media

komunikasi



Ciri-ciri Komunikasi Informal

Merupakan komunikasi yang tidakresmi berupa kabar angin atau desas.

Mengandung hubungan danketerangan yang tidak resmi

Terjadi melalui informasi dari mulutkemulut

Mempunyai kemungkinanmengandung informasi yangbertentangan dengan kepentinganperusahaan



Ciri Komunikasi Non formal1. Komunikasi bersifat antara resmi

dan tidak resmi

2. Merupakan sarana untuk

mengarahkan komunikasi informalke komunikasi formal

3. Merupakan jembatan antara formaldan informal dalam memperlancar

tugas resmi4. Merupakan saluran bagi pimpinanuntuk mendapatkan ide atau metodebaru



Persyaratan KemampuanBerkomunikasi

1. Ada saling pengertian diantara

sipengirim dan sipenerima informasi

2. Ada persamaan makna tentangsesuatu yang dibicarakan

3. Adanya kemampuan para karyawandalam melakukan kegiatankomunikasi



Komponen Komunikasi

1. Komunikator 2. Komunikan

3. Pesan4. Saluran

5. Sikap atau Respon



1. KomunikatorYaitu seseorang yangmenyampaikan berita,informasi,atau pesan

2. Komunikan

Yaitu seseorang yang menerima

berita, informasi, atau pesan



3. PesanYaitu isi berita atau informasi yang

akan disampaikan

4. SaluranYaitu media yang digunakan sebagaiperantara penyampaian informasi

5. Sikap atau respon

Yaitu jawaban dari si penerimainformasi



Teknik Bertanya Efektif Teknik mengajukan pertanyaan-pertanyaandiantaranya :

1.Pertanyaan Langsung

2.Pertanyaan Umum3.Pertanyaan Terbuka

4.Pertanyaan yang diajukan kembali

5.Pertanyaan Faktual

6.Pertanyaan Retoris7.Pertanyaan Pancingan

8.Pertanyaan yang bersifat menggerakkan




INDIKATOR 2.1 Penertian Informasi diidentifikasi dengan

benar2.2 Cara penerimaan informasi diidentifikasi

dengan tepat2.3 Cara Penyampaian informasi dilakukan

dengan benar

MATERI - Pengertian Informasi- Cara penerimaan informasi yang baik- Cara Penyampaian informasi yang baik

KEGIATAN - Menjelaskan Pengertian InformasiPEMBELAJARAN - Menjelaskan penerimaan informasi yang

baik- Menjelaskan cara penyampaian informasi

yang baik

KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi



Menurut Burch dan Starter

Informasi adalah pengumpulan dan

pengolahan data untuk memberikanpengetahuan atau keterangan

G.R Terry

Informasi adalah data yang penting yangmemberikan pengetahuan yang berguna



The Liang Gie

Kamus Administrasi Perkantoran

Informasi adalah rangkaian perkataan ,kalimat, gambar, atau tanda tertulis lainnyayang mengandung pengertian buah pikiranatau pengetahuan apapun yang dapat

dipergunakan oleh pemimpin organisasidalam mengambil keputusan



Teknik Penyampaian Informasi

Berbagai cara dalam menyampaikan

informasi melalui :

1. Surat2. Gerak-gerik

3. Lambang/gambar




Dalam menyampaikan informasi adabeberapa prinsip yang harus

diperhatikan, yaitu :

1.Menggunakan cara yang mudah

2.Alat komunikasi yang sederhana3.Kesamaan pengertian

4.Penggunaan alat komunikasi yang

sederhana

5.Bermanfaat dan menguntungkan




Dalam menerima informasi ada beberapa halHarus diperhatikan :

a.Kecakapan komunikasi

b.Sikap penerima

c.Pengetahuan Penerima

d.Sistem sosial

e.Keadaan lahiriah




Faktor yang mempengaruhi komunikasi

1. Perkembangan2. Persepsi3. Nilai dan Budaya

4. Emosi5. Jenis Kelamin6. Pengetahuan7. Peran dan Hubungan8. Lingkungan9. Jarak.



Faktor penghambat Informasi1. Kecakapan yang kurang baik

2. Sikap yang kurang tepat

3. Pengetahuan yang kurang

4. Kurang memahami sistem sosial5. Sakwasangka (prejudice) yang tidak

mendasar

6. Kesalahan bahasa

7. Jarak dan Penerima8. Informasi yang berlebihan

9. Informasi yang berlebihan

10.Informasi satu arah




KD 3. Memilih Media Komuniasi

INDIKATOR 3.1 Memilih Media yang sesuai3.2 Menggunakan media komunikasi

MATERI - Pengertian Media Komunikasi- Jenis Media Komunikasi- Fungsi Media Komunikasi

KEGIATAN - Menjelaskan pengertian MediaKomunikasi

PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis-jenis Media

Komunikasi- Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi




Media Komunikasi adalah media yangMedia Komunikasi adalah media yangdipergunakan dalam prosesdipergunakan dalam proses

komunikasi untuk mencapai suatukomunikasi untuk mencapai suatutujuantujuan

Pengertian Media KomunikasiPengertian Media Komunikasi




1. mempermudah penyampaian dan informasimempermudah penyampaian dan informasi

kepada komunikankepada komunikan2.2. mengefektivkan proses penyampaianmengefektivkan proses penyampaian

pesan/informasi kepada komunikan.pesan/informasi kepada komunikan.3.3. mempersingkat waktu penyampaianmempersingkat waktu penyampaian

pesan/informasi kepada komunikan.pesan/informasi kepada komunikan.4.4. membangkitkan daya tarik pesan/informasimembangkitkan daya tarik pesan/informasi

yang akan disampaikan.yang akan disampaikan.5.5. mengkonkritkan isi berita/pesan yangmengkonkritkan isi berita/pesan yang

bersifat abstrak.bersifat abstrak.6.6. memperjelas isi dan maksud informasi/pesanmemperjelas isi dan maksud informasi/pesan

yang akan disampaikan.yang akan disampaikan.7.7. menghubungkan komunikator danmenghubungkan komunikator dan

komunikan yang salingkomunikan yang saling

Fungsi Media KomunikasiFungsi Media Komunikasi



Jenis-Jenis Media Komunikasi

Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal

Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal

Menurut Sasarannya




Menurut Cara Penggunaannya/Menurut Cara Penggunaannya/EksternalEksternal

Media AudioMedia AudioContoh : Radio, Telepon, TapeContoh : Radio, Telepon, Tape

RecorderRecorder

Media VisualMedia VisualContoh : Surat, Chart, Poster,Contoh : Surat, Chart, Poster,

TransparancyTransparancy

Media Audio VisualMedia Audio VisualContoh : Film, Televisi, VideoContoh : Film, Televisi, Video




Menurut Kegiatan SehariMenurut Kegiatan Sehari--hari /hari /eksternaleksternal

Surat PriveSurat Prive

TeleponTelepon PertemuanPertemuan WawancaraWawancara KunjunganKunjungan




Media Umum/NirmasaMedia Umum/Nirmasa

Contoh : Telepon, Telegraph, TapeContoh : Telepon, Telegraph, Tape

RecorderRecorder

Media MassaMedia Massa

Contoh : Surat Kabar, Majalah, FilmContoh : Surat Kabar, Majalah, Film

Menurut SasarannyaMenurut Sasarannya




Keuntungan dan kerugianMedia Komunikasi

Media Audio

Keuntungan :

harganya relatif murah

dapat membangkitkan fantasi pendengaran

mudah dibuat dan digunakan alatnya sangat sederhana




Kerugian : agak sulit dikontrol

kualitas suaranya cenderung menurun atauberkurang

apabila ada kesalahan harus membuatnaskah baru

tidak dapat diperkenalkan dalam visual




Media Visual

Keuntungan :

informasi yang disampaikan lebih jelas

biaya pembuatan relatif murah

pelaksanaannya dapat menghemat tenaga

pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah



Kerugian : perlu waktu guna menafsirkan

pengertiannya

menimbulkan rasa bosan atau jenuh

menimbulkan gangguan-gangguan yangtidak diinginkan



Media Audio VisualKeuntungan :

pemakaiannya tidak membosankan

hasilnya dapat dimengerti dan dipahami

informasi yang diterima lebih jelas dan cepatdimengerti

informasi dapat diterima sesuai dengankenyataannya



Kerugian : kejelasan suaranya terkadang samar-samar

pelaksanaannya perlu waktu yang cukuplama

pelaksanaannya memakan tempat yangcukup luas

biayanya relatif mahal



Macam-macam Media KomunikasiMedia Komunikasi Tradisional

Contoh : Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran,

Kentongan, Peluit.

Media Komunikasi Modern

Contoh : Komputer, Televisi, Handphone, Radio,

Faximile,Pesawat telepon, OHP, LCD,

Laptop, Microphone.



ContohContoh GambarGambar

MediaMedia KomunikasiKomunikasi TradisionalTradisional



C

ontoh GambarMedia Komunikasi Modern




INDIKATOR 4.1 Mampu Menjelaskan jenis-jenis Komunikasi dengan

telepon4.2 Mampu menerima panggilan telepon4.3 Mampu melakukan panggilan keluar4.4 Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon4.5 Mampu menyampaikan pesan telepon

MATERI - Jenis-jenis komunikasi dengan telepon

- Penjelasan cara menerima panggilan telepon- Penjelasan prosedur mengakhiri dan menutup

pembicaraan telepon- Penjelasan penyampaian pesan telepon

KEGIATAN - Mendiskusikan jenis-jenis komunikasi dengan teleponPEMBELAJARAN - Mendiskusikan prosedur menerima panggilan telepon

- Praktek Menerima panggilan telepon dalam berbagai

situasi- Mendiskusikan prosedur melakukan panggilan telepon

sesuai SOP- Praktek melakukan panggilan telepon dalam berbagai

situasi- Praktek Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon- Praktek menyampaikan pesan kepada pimpinan yang

baik lisan dan tulisan (LPT)

KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon



Pengertian Hubungan telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan

Hubungan langsung jarak jauh untuk

menyampaikan dan menerima pembicaraanmelalui alat elektronik dari satu pihak kepada

pihak lain.



Jenis-Jenis Pesawat Telepon1. Pesawat Tunggal

2. PMBX (Private Manual Branch Exchange)

3. PABX (Private Automatic Branch

Exchange)



Hubungan Telepon dapat dibedakan

menjadi :

Hubungan antar bagian (Intern)

Hubungan Lokal

Hubungan Interlokal

Hubungan Internasional



Ditinjau dari segi peletakkannya :1. Telepon Meja (Table Phone)

2. Telepon Dinding (Wall Phone)

Ditinjau dari segi kapasitasnya :

1. Satu jalur

2. Telepon dengan banyak tuts

3. Sistem hunting4. Telepon dengan pengeras suara



Hal-hal yang perlu diperhatikan padawaktu bertelpon :

1. Jangan membiarkan telepon berderinglebih dari tiga kali

2. Bersikaplah wajar dan ramah dalamberbicara, seakan-akan berbicaraberhadapan muka

3. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara

4. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapitelepon

5. Bicara seperlunya sesuai dengan maksudpembicaraan



Hal-Hal yang harus diperhatikan ketikamenerima telepon :

1. Mengangkat gagang telepon sesegeramungkin. Jangan biarkan telepon

berdering lama, maksimal tiga kali.

2. Menyampaikan salam

3. Menyebutkan identitas diri

4. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif

(jelas, singkat, dapat dipahami, dan tepat)

5. Mencatat hal-hal penting dalam lembarpesan telepon (LPT)



Alat-alat yang digunakan dalammenerima telepon :

1. Pesawat Telepon

2. Kalender Meja

3. Jam dinding atau jam meja

4. Alat tulis

5. Lembar pesan telepon (LPT)

6. Daftar nomor telepon ekstention internal7. Buku daftar telepon masuk



Melakukan Panggilan Telepon atauMenelpon :

Siapkan nomor telepon yang hendak

dituju, perhatikan bahwa nomor teleponsudah tepat.

Siapkan peralatan menulis berupa kertas,

dan ballpoint



Pelaksanaan menelpon :

1. Tekan nomor telepon yang dituju dengantepat sesuai dengan alamat yangdimaksud

2. Bila telah tersambung penelpon harus

memberikan salam dan menyebutkanidentitas diri3. Mengemukakan maksud dan tujuan

menelpon secara jelas, singkat, dapatdipahami dan tepat

4. Mencatat hal-hal penting5. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn

terimakasih dan salam6. Meletakkan gagang telepon dengan

perlahan



Mencatat Pesan Telepon :

1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkappenelpon, nama perusahaan, nomortelepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda

tangan penerima telepon2. Memindahkan segera lembar pesan

telepon

3. Meletakkan pesan telepon di atas mejaorang yang dituju atau di atas mejapimpinan agar mudah terlihat

4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnyakembali



Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT)

Lembar Pesan Telepon (LPT)

Kepada : «««« Tanggal : ««««..

«««.. Jam : ««««..

Ditelepon : Dikunjungi : Penting :

Oleh : «««««««««««««««««««««««««.

Perusahaan : «««««««......................................................

Alamat/No. TelP : «««««««««««««««««««««««««.

Akan Menelpon : Minta Ditelepon :

Minta Janji : ««««««««««««««««««««««««««

Catatan : ««««««««««««««««««««««««««

««««««««««««««««««««««««««

Diterima Oleh : ««««««««««««««««««««««««««.



Telephone Message

Date : «««««««««««...... Time : ««««««««««««««

To : «««««««««««««««««««««......................................

Mr/Mrs/Ms : ««««««««««««««««««««««««««««««««««

From : ««««««««««««««««««««««««««««««««««

Phone : «««««««...............................................................................

- Telephone

- Please Call

- Will Call Again

- Want to See You

- Returned Your Call

- UrgenMessage :

««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««

««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««

Received By :

Your Name




Contoh Buku Ekspedisi

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

Tanggal Kepada Alamat Dari No. Diterima/Nama Jelas



Mendaftar E-mail



Membuka E-mail



Mengirim E-mail



Membaca E-mail



Menutup E-mail

Documents

Komunikasi Dasar