Kongresse, Tagungen, Workshops sowie Fakultäts- und ... · Paket 1: Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten (online) Kontrolle Eingang TN-Gebühren (Teilnahme-

Kongress- und Veranstaltungsagentur (KVA) der Universität des Saarlandes WuT GmbH Denise Mayer – Nadja Billig – Max Laval

Campus Saarbrücken | Starterzentrum | Gebäude A1 1 | D-66123 Saarbrücken Tel. +49 681 302-4084 | Fax. +49 681 302-4270 [email protected] | www.wut-uni-saarland.de

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Kongresse, Tagungen, Workshops sowie Fakultäts- und Privatfeiern Wir finden für Sie den optimalen Ort und schaffen ein perfektes Umfeld für das, was im Mittelpunkt stehen soll: Ihre Veranstaltung! Ob wissenschaftliche Tagung, Internationaler Kongress, Fakultäts- oder Privatfeier: Wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung Ihres Events. Eine gute Zusammenarbeit mit dem Kunden ist für uns als Veranstaltungsagentur der Schlüssel zum perfekten Event.



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Über uns Die Kongress- und Veranstaltungsagentur (KVA) ist Teil der WuT GmbH, einer Tochtergesellschaft der Universität des Saarlandes. Wir bieten einen professionellen Rundum-Service für Veranstaltungen aller Größenordnungen: Kongresse, Tagungen, Workshops sowie Fakultäts- und Privatfeiern. Wir wissen, dass Erfolg planbar ist und setzen uns gerne für die Verwirklichung Ihrer Wünsche ein. Zum Leistungsspektrum gehören neben der Organisation repräsentativer Räume mit der erforderlichen Ausstattung die gezielte Vorbereitung und Durchführung der gesamten Veranstaltung, sowie des Rahmenprogramms. Unsere Angebote können einzeln oder als Komplettpaket in Anspruch genommen werden.



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Kongresse & Tagungen Internationale Kongresse und Tagungen sind ein ideales Forum für fachspezifische Diskussionen. Gleichzeitig tragen sie zum Renommee unserer Hochschule bei und sind bedeutender Wirtschaftsfaktor für die Region. Wir kümmern uns um die organisatorischen und administrativen Aufgaben, sodass Sie sich als Veranstalter besser auf das inhaltliche Programm konzentrieren können. Vorbereitung

o Reservierung von geeigneten Räumen o Unterstützung bei der Gesamtplanung o Kalkulation der Veranstaltungskosten o Finanzielle Abwicklung (inkl. ggf. Sponsoring Verträge, Spenden- o bescheinigungen, Drittmittelformulare usw.) o Unterstützung bei der Gestaltung von Drucksachen und Kontrolle der Produktion o Versand der Drucksachen (nach Adressenlisten des Veranstalters)

Teilnehmerregistrierung

o Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten (online) o Kontrolle Eingang TN-Gebühren (Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) o Bereitstellung der Hotelkontingente o Anforderung der Kongress-Bustickets o Erstellung der Teilnehmerlisten o Information über den Stand der Anmeldungen o Erstellung von Namensschilder o Teilnehmerregistrierung vor Ort inkl. Tagungskasse für Bar- und

Kreditkartenzahler Unterstützung bei der Erstellung und Redaktion des Tagungsbandes (lt. Absprache)

o Erstellung einer Masterdatei inkl. Gestaltung Deckblatt und Umschlagseiten o Korrespondenz zur Druckerei und zum Grafiker o Online Abfrage der Abstracts

Referentenbetreuung

o Reservierung geeigneter Hotelzimmer o Hilfestellung bei der Reiseplanung o Shuttledienste usw.



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Organisation des Kongressablaufs o Abstimmung der benötigten Kongresstechnik o Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume o Beschilderung o Organisation von Personal (Techniker, Hilfskräfte, Sicherheitsdienst,

Dolmetscher etc.) o Gastronomische Versorgung (Kaffeetheke, Organisation des Mittagessens usw.)

Tagungsbüro

o Besetzung des Tagungsbüros durch fachkundiges Personal o Zusammenstellen und Ausgabe der Kongressunterlagen o Bereitstellung von Infomaterial (Stadtplan, Fahrpläne, Stadtinfos usw.) o Bereitstellung der technischen Ausstattung des Tagungsbüros (Tel., Fax., PC)

Kongressbegleitende Fachausstellung und Postersessions

o Planung der Ausstellung o Erstellung eines Ausstellungsplans o Koordination und Überwachung des Auf- und Abbaus o Betreuung der Aussteller o Standgebühr: Rechnungsstellung und Überwachung des Zahlungseingangs o Bereitstellung von Materialien (Stellwände, Tische, Stühle) o Bereitstellung der techn. Infrastruktur (Stromanschluss, Datennetz usw.) o Koordination und Abwicklung mit dem Messebauer

Rahmenprogramm

o Vorschläge für die inhaltliche Gestaltung o Organisation & Buchung der einzelnen Programmpunkte (Welcome-Party,

Speakers Dinner, Kongressabend, Farewell-Party, Besichtigungen, Exkursionen)

Nachbereitung o Gesamtabrechnung (auch Verwendungsnachweise öffentl. Zuwendungen) o Erstellung einer endgültigen Teilnehmerliste o Erstellung einer endgültigen Ausstellerliste

Weitere Leistungen auf Anfrage.



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Fakultäts- und private Feier Ob Get-together, Absolventen-, Weihnachts-, Geburtstagsfeier oder Sommerfest: wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung Ihres Events.

Vorbereitung

o Reservierung von geeigneten Räumen o Unterstützung bei der Gesamtplanung o Kalkulation der Veranstaltungskosten

Organisation des Veranstaltungsablaufs

o Bereitstellung von Materialien (Stellwände, Tische, Stühle) o Bereitstellung der techn. Infrastruktur (Stromanschluss, Datennetz usw.) o Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume o Beschilderung o Organisation von Personal (Techniker, Hilfskräfte, Sicherheitsdienst, Dolmetscher etc.) o Gastronomische Versorgung (Kaffeetheke, Organisation des Mittagessens usw.)

Nachbereitung

o Gesamtabrechnung Weitere Leistungen auf Anfrage.



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Räumlichkeiten

Graduate Center C9 3 Räumlichkeit bis zu 60 Sitzplätze Geeignet für Tagungen, Get-Together, Festveranstaltungen Modernste Technik Tagen und Feiern im Grünen

Aula A3 3 Räumlichkeit bis zu 370 Sitzplätze Geeignet für Kongresse, Tagungen, Get-Together, Festveranstaltungen Modernste Tagungstechnik Umfangreiche Ausstattun

Günther-Hotz-Hörsaal E2 2 Räumlichkeit bis zu 430 Sitzplätze Geeignet für Kongresse, Tagungen, Postersessions Moderne Architektur Lichtdurchflutetes Foyer



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Mathematik E2 5 Räumlichkeiten bis zu 320 Sitzplätze Geeignet für Kongresse, Tagungen, Get-Together, Postersessions Weitläufige Foyers Diverse Seminarräume von 20 bis 40 Sitzplätze

Zentrum für Sprachenforschung und Sprachentechnologie C7 4 Räumlichkeiten bis zu 60 Sitzplätze Geeignet für Kongresse, Tagungen, Seminare, Get-Together Sehr schönes Foyer mit Galerie Bestens ausgestatteter Seminarraum

Audimax B4 1 Räumlichkeiten von 78 bis zu 840 Sitzplätze Geeignet für Kongresse, Tagungen, Postersessions

Weitere Räumlichkeiten können Sie gerne bei uns anfragen.

Quelle Bilder und Text von Seite 7 & 8: Universität des Saarlandes



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Catering Das Angebot an Speisen und Getränken für Ihre Veranstaltung soll natürlich nicht nur ins Budget passen, sondern auch den Wünschen und Anforderungen Ihrer Teilnehmer bzw. Gäste entsprechen. Getränke Unsere hauseigene Getränkeauswahl ist nach Ihren Wünschen erweiterbar und auch Spezials, wie zum Beispiel eine Cocktailbar, erfüllen wir gerne! Fair Trade Als Teil des Faire Trade Campus bieten wir selbstverständlich auch eine große Auswahl an Faire Trade Produkten an. Setzen Sie ein Zeichen für Nachhaltigkeit und Fairness! Speisen Ob Buffet, Menu, Fingerfood-Buffet oder Snacks zum Empfang: wir gestalten mit Ihnen den passenden Rahmen für Ihre Veranstaltung. Wir sind an keinen Caterer gebunden und arbeiten mit einer großen Zahl verschiedener Unternehmen zusammen, sodass wir individuell nach Ihren Vorstellungen und Budgets agieren können.



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Rahmenprogramm Willkommen im Saarland Wir bieten Ihnen und Ihren Gästen eine große Auswahl an Rahmenprogrammen für Ihr Event im Saarland. Zu allen touristischen Angeboten organisieren wir für Sie selbstverständlich auch einen Bustransfer. Preise erhalten Sie auf Anfrage.

Stadtrundgang mit Kasematten Vergangenheit und Gegenwart Saarbrückens entdecken Sie bei einem Stadtrundgang in Verbindung mit der Besichtigung der Kasematten.

Kulinarische Stadtführung Lernen Sie die historischen Sehenswürdigkeiten Saarbrückens kennen und genießen Sie ein 3-Gang Menü in drei ausgewählten Restaurants.

Schiffstour auf der Saar Ob Richtung Mettlach oder nach Saarguemines: erleben Sie das Saarland bei einer gemütlichen Schiffsfahrt.



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Weltkulturerbe Völklingen Das Weltkulturerbe Völklinger Hütte ist eine gigantische Hüttenanlage aus der Blütezeit der Eisenindustrie und zählt zu den ungewöhnlichsten Weltkulturerbestätten der UNESCO.

Schloßberghöhle Homburg Die Schlossberghöhlen sind Buntsandsteinhöhlen im Schlossberg in Homburg. Nach Angaben der Stadt Homburg sind sie die größten Buntsandsteinhöhlen Europas. Sie entstanden durch den Abbau von Buntsandstein.

Saarschleife Mettlach Die Saarschleife ist ein Durchbruchstal der Saar durch den Taunusquarzit und gehört zu den bekanntesten Sehenswürdigkeiten des Saarlandes.

Quelle Bilder und Text von Seite 10 & 11: Tourismus Zentrale Saarland



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Kongresse Sichern Sie sich einen professionellen Ablauf Ihrer Veranstaltung durch die KVA. Die Leistungen können einzeln oder als Komplettpaket gebucht werden: z.B. Teilnehmermanagement: Paket 1: Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten (online) Kontrolle Eingang TN-Gebühren (Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) Erstellung der Teilnehmerlisten Information über den Stand der Anmeldungen ab € 15,00 pro registrierten Teilnehmer Paket 2: Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten (online) Kontrolle Eingang TN-Gebühren (Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) Erstellung der Teilnehmerlisten Information über den Stand der Anmeldungen Druck von Standardnamensschildern ab € 17,00 pro registrierten Teilnehmer Diese Preise gelten ab 100 Teilnehmern. Weitere individuelle Pakete erstellen wir Ihnen gern. z.B. Tagungsbüro mit Teilnehmerregistrierung vor Ort: Paket 1 bis 100 Personen: Betreuung/Besetzung durch einen Mitarbeiter der KVA Tagungskasse für Bar- & Kreditkartenzahlungen Bereitstellung des benötigten Materials (Laptop, Drucker, Telefon) € 500,00 pro Tag/8h zzgl. Verbrauchsmaterial (Papier, Druckerpatronen etc.) Paket 2 ab 100 Personen bis ca. 350 Personen: Betreuung/Besetzung durch einen Mitarbeiter der KVA, sowie eine Hilfskraft Tagungskasse für Bar- & Kreditkartenzahlungen Bereitstellung des benötigten Materials (Laptop, Drucker, Telefon) € 620,00 pro Tag/8h zzgl. Verbrauchsmaterial (Papier, Druckerpatronen etc.)



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Beispielkalkulation Get-together Feier im Graduate Center mit 60 Personen von ca. 15:00 – 20:00 Uhr, mit einem Umtrunk ab 18:00 Uhr

Leistungen der Universität des Saarlandes

Räumlichkeit

Miete inkl. Nebenkosten 1/2 Tag kostenfrei Bereitstellung von Stühlen und Tischen inkl.

Leistungen der KVA

Material

6 Stehtische inkl. Stehtischhussen (inkl. Reinigung) 57,00 € Gebrauchsmaterial (Gläser, Flaschenöffner etc.) kostenfrei Verbrauchsmaterial (Duni zur Buffetverkleidung, kleine Stehtischdeko) 40,00 €

Personal*

2 Servicekräfte von 15:00 – 20:00 Uhr 120,00 € 2 Servicekräfte Vorbereitung für je 1,0h 24,00 € 2 Servicekräfte Abbau für je 1,0h 24,00 €

Getränke*

Getränke ab 15:00 Uhr: Mineralwasser (still + sprudelig) Apfel- und Orangensaft Getränke ab 18:00 Uhr zusätzlich: Bier, Gründels, Gründels fresh, Crémant

230,13 €

Arbeitsaufwand der KVA

Betreuung durch einen Mitarbeiter der KVA, Organisation und Abrechnung der Hilfskräfte, Bestellung, Annahme, Lagerung und Abrechnung der Getränke, Kauf des oben genannten Verbrauchsmaterials, Druck der DIN A4 Schilder für Wegweiser, Bestellung und Abrechnung des Caterers

304,69 €



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Übersicht Leistungen der KVA Material 97,00 € Personal 168,00 € Getränke 230,13 € Arbeitsaufwand der KVA 304,69 € Voraussichtliche Kosten Netto 796,82 €

* Die Kosten für Getränke werden verbrauchsabhängig abgerechnet, die Servicekräfte werden nach tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet. Es handelt sich hierbei um eine Kalkulation nach Erfahrungswerten.

Externe Leistungen, zum Beispiel Catering:

Catering**

Teller und Servietten inkl. Anfahrt, Abholung und Reinigung der Charfings. 45,00 € Fingerfoodbuffet, 8,40 € pro Person 504,20 €

Übersicht der externen Leistungen Catering 549,20 € Voraussichtliche Kosten Netto 549,20 €

** Wir bitten um Beachtung, dass es sich hier um ein Beispiel handelt. Der Preis ist vom Partykoch Peitler

Gesamtübersicht der Leistungen

Gesamte Übersicht der Leistungen Leistungen der Universität des Saarlandes Kostenfrei Leistungen der KVA 799,82 € Externe Leistungen 549,20 € Voraussichtliche Gesamtkosten Netto 1.349,02 €



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Beispielkalkulation Weihnachtsfeier Feier in der Aula „Festsaal der UdS“ mit 150 Personen von ca. 17:00 – 01:00 Uhr

Leistungen der Universität des Saarlandes

Räumlichkeit

Miete inkl. Nebenkosten kostenfrei Bereitstellung von 15 runden Tischen, Stühlen, 15 Stehtischen, sowie Buffettischen

inkl.

Leistungen der KVA

Material

15 runde Tischdecken (inkl. Reinigung) 105,00 € 15 Stehtischhussen (inkl. Reinigung) 67,50 €

Verbrauchsmaterial (Servietten, Duni zur Buffetverkleidung, Tischdekoration, kleine Stehtischdeko)

180,00 €

Gebrauchsmaterial (Gläser. Tassen, Kaffeemaschine, Kaffeekannen, Milchkännchen, Teebox, Flaschenöffner etc.)

kostenfrei

Personal*

Technikbetreuung 150,00 € Umbau auf Galabestuhlung kostenfrei

4 Servicekräfte von 17:00 – 01:00 Uhr 240,00 € 2 Servicekräfte Vorbereitung für je 2h 48,00 € 3 Servicekräfte Abbau für je 1,5h 54,00 €

Bewirtung

Getränke*: Mineralwasser (still + sprudlig) Apfel- und Orangensaft, Crémant, Rot- und Weisswein, Karlsberg Ur-Pils, Gründels und Gründels fresh

457,26 €

Kaffeetheke zum Dessert* Kaffee, Tee, Milch & Gebäck

36,52 €



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Arbeitsaufwand der KVA

Betreuung durch einen Mitarbeiter der KVA, Organisation und Abrechnung der Hilfskräfte, Bestellung, Annahme, Lagerung und Abrechnung der Getränke, Raumreservierung und ausfüllen des Raumantrags, Kauf des oben genannten Verbrauchsmaterials, Druck der DIN A4 Schilder für Wegweiser, Bestellung, Abstimmung und Abrechnung des Buffets

476,56 €

Übersicht Leistungen der KVA: Material € 352,50 Personal € 492,00 Bewirtung € 493,78 Arbeitsaufwand der KVA € 320,31 Voraussichtliche Kosten Netto € 1.658,59

Externe Leistungen, zum Beispiel Buffet:

Buffet**

Geschirrservice für ein kalt-warmes Buffet 542,02 € Kalt- Wamres Buffet 3.517,50 € Logistik & Co. 60,00 €

Übersicht externe Leistungen: Buffet € 4.119,52 Voraussichtliche Kosten Netto € 4.119,52

** Wir bitten um Beachtung, dass es sich hier um Beispiele handelt. Der Preis ist von Partyservice Legrum.

Gesamtübersicht der Leistungen

Gesamtübersicht der Leistungen Leistungen der Universität des Saarlandes kostenfrei Leistungen der KVA € 1.658,59 Externe Leistungen € 4.119,52 Voraussichtliche Gesamtkosten Netto € 5.778,11



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Materialverleih Artikel intern

Biertischgarnituren 6,00 € Counter 5,00 € Flipchart inkl. xx-Blatt Papier 8,00 € Moderationskoffer (zus. Tag je 5,-/10,-€) 25,00 € Partyzelt 4m*6m (Aufbau + 70,00 €) 35,00 € Pavillon 3m*3m (Überdachung) 10,00 € Stehhilfe für Stehtische 2,00 € Stehtische 5,00 € Stehtisch inkl. Husse + Reinigung 9,00 € Poster Stellwand groß (Format 2xA0 hochkant) 5,00 € Poster Stellwand klein (Format A0 hochkant) 3,00 € Beamertisch 5,00 € Leinwand 10,00 € Stehtischhusse 4,50 € Stuhl 2,00 € Prospektständer Koffer 5,00 € Dunicel-Tischdeckenrollen 10m * 1,25m farbig 16,70 € Dunicel-Tischdeckenrollen 40m * 1,25m weiß 47,90 € Dunicel-Tischdeckenrollen 40m * 1,25m farbig 54,60 € Lackfolie weiß 30m * 1,25m 75,00 € Dunicel-Servietten Maitre 41*41 je 50 Stk. 11,00 €

Pauschale, Sondervereinbarung, Transport, Aufbau, Dienstleistung Transport/Aufbau etc.

pro Std. 60,00 €

Alle Preise verstehen sich pro Tag und zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und unterbreiten Ihnen gern ein individuelles Angebot für

Ihr Event. Bei Fragen rund um unsere Leistungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Documents

Kongresse, Tagungen, Workshops sowie Fakultäts- und ... · Paket 1: Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten (online) Kontrolle Eingang TN-Gebühren (Teilnahme-