12
1 Kontorservice – Trin 1 Afsluttende praktisk prøve NAVN

Kontorservice – Trin 1

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Kontorservice – Trin 1

1

Kontorservice – Trin 1

Afsluttende praktisk prøve

NAVN

Page 2: Kontorservice – Trin 1

2

Indholdsfortegnelse 1. Mål for afsluttende praktisk prøve ................................................................................ 3

2. Prøveperioden ................................................................................................................ 3 Skrive-/arbejdsfasen .............................................................................................................................. 3

Aflevering ................................................................................................................................................. 3

Eksamen.................................................................................................................................................... 3

3. Vejleder og censor ......................................................................................................... 4 Vejleder .................................................................................................................................................... 4

Censor ....................................................................................................................................................... 4

Skolepraktikstedets rolle i forbindelse med afsluttende praktisk prøve ...................................... 4

4. Organisering af afsluttende praktisk prøve ................................................................. 5 Emne ......................................................................................................................................................... 5

5. Kompetencemål og eksempler på opgaveemner ........................................................ 6 Eksempler på opgaveemner inden for trin 1 - kontorservice: ........................................................ 6

Kort beskrivelse af trin 1 - Kontorservice .......................................................................................... 7

Kompetencemål, kontoruddannelse med specialer .......................................................................... 7

6. Opgavens disposition og formkrav .............................................................................. 8 Forside ...................................................................................................................................................... 8

Indholdsfortegnelse ................................................................................................................................ 8

Indledning ................................................................................................................................................ 8

Problemformulering ............................................................................................................................... 8

Mål ............................................................................................................................................................. 8

Metode ...................................................................................................................................................... 9

Behandling/undersøgelse ...................................................................................................................... 9

Konklusion ................................................................................................................................................ 9

Kildefortegnelse ...................................................................................................................................... 9

Bilag .......................................................................................................................................................... 9

Layout ..................................................................................................................................................... 10

Sprog ....................................................................................................................................................... 10

7. Bedømmelse ................................................................................................................ 11 Karaktergivning ..................................................................................................................................... 11

For at bestå trin 1, Kontorservice skal du: ...................................................................................... 12

Omeksamen ........................................................................................................................................... 12

Klager ...................................................................................................................................................... 12

Page 3: Kontorservice – Trin 1

3

Vejledning til afsluttende praktisk prøve på trin 1 - Kontorservice

1. Mål for afsluttende praktisk prøve

Den afsluttende praktiske prøve på trin 1 – Kontorservice har til formål at evaluere dine opnåede faglige,

generelle og personlige kvalifikationer inden for fagområdet og at vise, at du er i stand til at anvende denne

viden ved løsning af en given opgave.

2. Prøveperioden

Der er afsat 2 dage (14,8 timer) til prøven incl. 30 minutter til en mundtlig eksamen. Du kan i samråd med

din arbejdsgiver tidsmæssigt placere skrive-/arbejdsdagene, efter eget ønske. De behøver ikke ligge i den

periode, vi har planlagt, men du har ret til at bruge dagene til at arbejde med opgaven.

Skrive-/arbejdsfasen

Skrive-/arbejdsfasen er officielt fastlagt i perioden xxxxxx

I denne periode vil der være lokale og computer til rådighed på skolen. Din vejleder er ikke tilstede under

skrivefasen, medmindre I laver en individuel aftale.

Aflevering

Opgaven afleveres i tre eksemplarer til HG-kontoret ved skrive-/arbejdsdagenes afslutning. Det vil sige

senest xxxxx kl. 12:00. (ca. 10 arbejdsdage før eksamen)

Eksamen

Den mundtlige eksamination finder sted xxxxx. Du bedes møde på skolen senest 15 minutter før

eksamenstidspunktet, som du får oplyst senere.

Der vil ved eksaminationen være projektor til rådighed i lokalet. Ønskes andet udstyr anvendt (Computer

eller lign.) skal dette meddeles til kontoret senest ved afleveringen af din opgave.

Eksaminationen varer 30 min. inkl. votering.

Forbered ca. 15-20 minutters fremlæggelse. Vejleder og censor kan undervejs og efterfølgende stille

forklarende og uddybende spørgsmål til fremlæggelsen og/eller synopsis.

Eksaminationen er som udgangspunkt offentlig, men du kan frit henstille til, at kun du, din vejleder og

censor deltager i selve eksaminationen.

Page 4: Kontorservice – Trin 1

4

3. Vejleder og censor

Vejleder

Vejlederen på afsluttende praktisk prøve er Finn Vendelboe, Gitte Jakobsen eller Ann-Vibeke Mose.

Vejledningen sker på foranledning af dig. Det vil sige, at det er dig, der skal tage initiativet. Du kan træffe vejlederen på skolen pr. telefon eller e-mail:

Finn Vendelboe (FVE) Gitte Jakobsen (GJ) Ann-Vibeke Mose (AVM)

Tlf.: 99 122 346 99 122 333 (HG-kontor) 99 122 471

E-mail: [email protected] [email protected] [email protected]

Når skrive-/arbejdsfasen er startet, må vejlederen kun svare på enkelte konkrete spørgsmål. Det betyder, at vejlederen ikke har mulighed for fx at kommentere din disponering af opgaven eller gennemlæse større eller mindre afsnit af opgaven.

Censor

Censoren udpeges af skolen og skal have relevant erhvervserfaring. Censor kan således komme fra en

anden skole eller fra relevante dele af erhvervslivet.

Skolepraktikstedets rolle i forbindelse med afsluttende praktisk prøve

Skolepraktikstedet er som uddannelsesansvarlig forpligtet til at vejlede og hjælpe dig med opgaven. Dette

består blandt andet i, at skolepraktikinstruktørerne skal hjælpe med forslag til opgavens

problemformulering, og der skal gives den fornødne tid til forberedelse og gennemførelse af opgaven.

Skolepraktikstedet skal generelt være behjælpelig med at fremskaffe den relevante viden og information,

du har brug for, således at du får mulighed for at svare kvalificeret på problemformuleringen.

Page 5: Kontorservice – Trin 1

5

4. Organisering af afsluttende praktisk prøve

Emne

Du skal udarbejde en opgave under overskriften ”Dagligdagen i en reception”. Opgaven og den efter-

følgende prøve tager udgangspunkt i et emne eller en arbejdsopgave fra dagligdagen, som du vælger i

samarbejde med skolepraktikstedet.

Før arbejdet med opgaven begynder, udarbejder du en problemformulering. Problemformuleringen skal,

inden et af vejlederen fastsat tidspunkt, godkendes og underskrives af dig selv, af vejlederen og af din

uddannelsesansvarlige.

På baggrund af problemformuleringen laves en opgave, som dokumenterer/beskriver opgaven og dets

resultater. Opgaven er baseret på en synopsis og skal demonstrere, at du er i stand til at udvælge og bruge

relevante dele af de lærte teorier til at bearbejde den konkrete problemstilling.

Fordelen ved at bruge synopsis som arbejdsform er at det største fokus er på selve fremlæggelsen, mens

synopsen kan betragtes som en udvidet oversigt over fremlæggelsens indhold samt en appetitvækker, der

gerne skulle samle trådene og gøre hele opgaven overskueligt for vejleder og censor. Det er vigtigt, at

opgaven er en god blanding af både teori og praksis, og der kan inddrages emner fra både grundforløb og

hovedforløb.

Læs mere om hvad synopsis skal indeholde og layout på de efterfølgende sider.

Page 6: Kontorservice – Trin 1

6

5. Kompetencemål og eksempler på opgaveemner

Eksempler på opgaveemner inden for trin 1 - kontorservice:

1. Gennemgang og vurdering af informationsmateriale til kunder og andre interessenter (eventuelt udarbejdelse af nyt informationsmateriale)

2. Gennemførelse og vurdering af en mindre planlægningsopgave, med fokus på valg af relevante IT-værktøjer

3. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens interne informationssystemer med forslag til ændringer/forbedringer

4. Beskrivelse og vurdering af eksisterende ansættelsesprocedure i virksomheden med forslag til forbedringer af diverse skrivelser, kriterier, budgetter og regler

5. Kritisk gennemgang og vurdering af virksomhedens politikker/personalehåndbog med forslag til ændringer/forbedringer

6. Beskrivelse af virksomhedens generelle kundeservice og forslag til forbedringer heraf

7. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens interne og eksterne kommunikation

8. Beskrivelse af virksomhedens mødekultur og forslag til forbedringer heraf

9. Vurdering af virksomhedens behov for at kende til kulturelle forskelle

10. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsgange vedr. klargøring og gennemførelse af møder, konferencer, messer og besøg osv. evt. med anvendelse af IT-udstyr

11. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens behov for at prioritere arbejdsopgaver

12. Beskrivelse af virksomhedens designmanual med forslag til ændringer/forbedringer

13. Beskrivelse af og forslag til forbedringer af virksomhedens politik for fortrolige oplysninger

14. Beskrivelse af virksomhedens måde at sikre kvaliteten i simple og gentagne arbejdsgange og forslag til forbedringer af disse arbejdsgange

15. Beskrivelse af virksomhedens generelle informations-/flow og niveau med henblik på forbedring af disse

16. Gennemgang af virksomhedens måde at håndtere elektronisk og/eller fysisk post og forslag til forbedringer heraf

17. Beskrivelse af virksomhedens måde at journalisere, arkivere og/eller makulere på med forslag til forbedringer af disse

18. Beskrivelse af virksomhedens måde at håndtere telefonpasning og omstilling og forslag til forbedringer af disse

19. Beskrivelse af virksomhedens arbejdsgange vedr. kopiering, scanning og mangfoldiggørelse og forslag til kvalitetssikring af dette

20. Beskrivelse af virksomhedens måde at sikre at alle opgaver bliver løst og forslag til forbedringer af disse arbejdsgange

21. Beskrivelse af virksomhedens måde at kvalitetssikre de generelle opgaver i virksomhedens administration/reception

22. Fremstilling og vedligeholdelse af vejledninger til arbejdsopgaver i virksomhedens reception/administration

23. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens fysiske og psykiske arbejdsmiljø, med henblik på forbedringer

24. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens måde at sikre god hygiejne i forbindelse med møder med forplejning, hvor der deltager eksterne og-/eller interne personer

25. Beskrivelse og vurdering af arbejdsopgaver der indebærer kassefunktion med kontant betaling

26. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens brug af mailsystem til kommunikation og opgave- og kalenderstyring

27. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsgange vedrørende håndtering og registrering af simple data

Page 7: Kontorservice – Trin 1

7

Kort beskrivelse af trin 1 - Kontorservice

Kontorservice er baseret på en fleksibel uddannelsesmodel, så den kan tilpasses det enkelte job, hvad

enten der er behov for en:

Piccoline Receptions- eller Kontorservicemedarbejder

eller der er behov for en medarbejder, der kan lidt af det hele!

Under uddannelsen kan eleven beskæftige sig med arbejdsopgaver inden for områder som:

Modtagelse af kunder/gæster Telefonpasning Mødeklargøring Postmodtagelse og –forsendelse ”Byærinder” Kopiering og anden mangfoldiggørelse Arkivering, journalisering, makulering

Kompetencemål, kontoruddannelse med specialer

Kompetencemål for hovedforløbet, trin 1 - Kontorservice

Du skal med din opgave vise, at du har opnået de krævede kompetencer inden for hovedforløbet, trin 1 –

Kontorservice.

Kompetencemålene for hovedforløbet i uddannelsen er, at eleverne kan:

1. udføre interne og eksterne servicefunktioner inden for en virksomheds administrative og

merkantile arbejdsområde

2. vurdere informationer og instrukser og på baggrund heraf udføre opgaver

3. kommunikere mundtligt og skriftligt i et sprog, der er nuanceret i forhold til situationen og

kommunikationskanaler

4. forholde sig til virksomhedens servicekoncept, interne procedurer og kvalitetskrav

5. anvende almindeligt forekomne it-værktøjer i løsningen af opgaver

6. udføre opgaver selvstændigt og i samarbejde med andre

7. forholde sig til miljøkrav, hygiejnekrav og sikkerhedsregler i henhold til arbejdsmiljølovgivningen

Page 8: Kontorservice – Trin 1

8

6. Opgavens disposition og formkrav

Målet er, at du udarbejder en synopsis, der er problemorienteret, og går i dybden med udvalgte emner til

fremlæggelsen. Opgaven skal demonstrere, at du er i stand til at anvende teoretiske og praktiske forhold

fra uddannelsens trin 1 – Kontorservice.

Det er vigtigt, at opgaven fremstår som logisk sammenhængende, det vil sige, at der er en rød tråd.

Synopsens disposition foreslås derfor værende som følger:

1. Forside 2. Indholdsfortegnelse 3. Indledning 4. Problemformulering 5. Mål 6. Metode 7. Behandling/undersøgelse 8. Konklusion 9. Kildefortegnelse 10. Bilag

Forside

På forsiden skal alle opgavens grundoplysninger være anført. Det vil sige dit navn, skolepraktiksted, emne,

vejleder, skolens navn og dato for aflevering. Hvis materialet skal håndteres fortroligt, skal dette angives på

forsiden.

Indholdsfortegnelse

De enkelte hovedemner eller overskrifter i opgaven angives i rækkefølge med sidehenvisning.

Indledning

I indledningen beskrives, hvilket emne du har valgt, hvad der har givet dig idéen, og med hvilken begrund-

else dette emne er valgt.

Hvad er problematikken eller interesseområdet inden for dette emne, og hvem har specielt et problem

eller en interesse inden for emnet?

Problemformulering

Det er vigtigt, at opgavens indholdsmæssige omfang tilpasses under hensyn til tidsperspektivet og de

arbejdsmæssige ressourcer, du har til rådighed.

En problemformulering præciserer, hvad du ønsker svar på. Du skal have fokus på de kompetencer, der skal

opfyldes inden for uddannelsens trin 1 – Kontorservice.

Mål

Opgavens mål er en omskrivning af problemformuleringen. Målet fortæller entydigt, hvad det er, der skal

nås med opgaven, og denne beskrivelse kan derfor effektivt anvendes, når du sidst i opgaven vurderer, om

målet er nået.

Page 9: Kontorservice – Trin 1

9

Metode

Metoden beskriver, hvordan målene kan nås eller sagt på en anden måde, hvilke elementer der behandles i

forbindelse med problemstillingen. De seks H’er: Hvem, Hvad, Hvor, Hvornår, Hvordan og Hvorfor kan være

til hjælp i denne forbindelse. Det er ofte en fordel at anvende værktøjer, såsom brainstorm, i denne fase.

Behandling/undersøgelse

Generelt gælder det, at opgaven ikke blot må være en beskrivelse af nogle faktiske forhold. Det, som

inddrages i behandlingen/undersøgelsen, skal være relevant for besvarelsen af problemformuleringen, og

for at opgavens mål kan nås. Ellers har det ingen berettigelse. Det vil med andre ord sige, at teori og praksis

skal kombineres på en fornuftig måde, så sammenhængen får relevans for den færdige opgave. Opgaven

skal kunne læses uden brug af bilag og give mening, dvs. alle væsentlige informationer og konklusioner ikke

kun må fremgå af bilag – de skal inddrages i selve opgaven. Resultater af undersøgelser og interviews skal

opsummeres i selve opgaven.

Hvis ikke alle dine udvalgte emner kan medtages i selve fremlæggelsen, kan afsnittet i synopsen laves

således at et eller flere af emnerne kun inddrages ganske kort og præcist i synopsen, men ikke i

fremlæggelsen. Det skal dog altid tydeligt fremgå hvilke emner der inddrages i fremlæggelsen.

Konklusion

Konklusionen sammenfatter hovedtrækkene i opgaven, opsummerer og bringer intet nyt frem. Det skal

være muligt at springe direkte fra problemformuleringen/målet til konklusionen. Konklusionen er derfor en

meget vigtig del af det afsluttende arbejde med opgaven.

For at lette arbejdet med konklusionen, kan der efter hvert hovedafsnit inddrages delkonklusioner, som

ved opgavens afslutning sammenskrives til den endelige konklusion.

Hvis du i tiden mellem opgavens aflevering og fremlæggelsen har fået ny viden der påvirker din konklusion,

kan du inddrage dette ved fremlæggelsen.

Kildefortegnelse

Det skal klart fremgå, hvilke kilder der er benyttet under udarbejdelsen af opgaven. Alle kilder skal angives,

fx:

bøger, herunder titel, forfatter, forlag, udgivelsesår og udgave

tidsskrifter, herunder tidskriftets navn, nummer og årstal samt forfatternavn og titel på artiklen

personer, herunder personens navn og eventuel virksomhed

aviser, herunder avisens navn, dato for udgivelse, artiklens overskrift og eventuelt journalistens navn

internetadresser, herunder dato for opslag

Bilag

En del illustrationsmateriale, dokumentation eller andet uddybende materiale placeres som bilag.

Page 10: Kontorservice – Trin 1

10

Layout

Opgaven skal indskrives i et tekstbehandlingsprogram.

Alle sider (bortset fra forsiden) nummereres og forsynes med sidehoved med projektets navn.

Du skal udarbejde en synopsis på 2-3 sider plus forside, indholdsfortegnelse, litteraturliste og eventuelle

bilag. Synopsis danner grundlag for din mundtlige eksamen.

Synopsis skrives med skriftstørrelse 12, overskrifter minimum skriftstørrelse 14 og med 1 ½ linjeafstand.

Margin: venstre 3 cm, højre 2 cm, top 3 cm og bund 3 cm. Husk sidetal.

Sprog

Opgaven skrives på dansk. Enkelte bilag må efter aftale med vejlederen være på et andet sprog.

Page 11: Kontorservice – Trin 1

11

7. Bedømmelse

Karaktergivning

Bedømmelsen sker på baggrund af den skriftlige opgave og den mundtlige eksamen med udgangspunkt i

opgaven.

Den afsluttende praktiske prøve bedømmes efter 7-trins skalaen.

I bedømmelsen lægges der vægt på, at du kan planlægge, strukturere og færdiggøre en større skriftlig

opgave, give en præsentation og gennemføre en diskussion af opgaven, som viser fagligt kendskab til

uddannelsens områder. I arbejdet med opgaven skal du dokumentere både generelle, faglige og personlige

færdigheder i forhold til uddannelsens mål.

Du får karakter efter 7-trins skalaen. Grundlaget for bedømmelsen er din individuelle præstation.

Karakteren omfatter både din synopsis, din fremlæggelse og dine svar på eventuelle spørgsmål til

fremlæggelsen.

Karakterskalaen har ligesom ECTS-skalaen 7 trin:

Karakter Betegnelse Beskrivelse ECTS

12 Den fremragende præstation

Karakteren 12 gives for den fremragende præstation, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af fagets mål, med ingen eller få uvæsentlige mangler

A

10 Den fortrinlige præstation

Karakteren 10 gives for den fortrinlige præstation, der demonstrerer omfattende opfyldelse af fagets mål, med nogle mindre væsentlige mangler

B

7 Den gode præstation Karakteren 7 gives for den gode præstation, der demonstrerer opfyldelse af fagets mål, med en del mangler

C

4 Den jævne præstation Karakteren 4 gives for den jævne præstation, der demonstrerer en mindre grad af opfyldelse af fagets mål, med adskillige væsentlige mangler

D

02 Den tilstrækkelige præstation

Karakteren 02 gives for den tilstrækkelige præstation, der demonstrerer den minimalt acceptable grad af opfyldelse af fagets mål.

E

00 Den utilstrækkelige præstation

Karakteren 00 gives for den utilstrækkelige præstation, der ikke demonstrerer en acceptabel grad af opfyldelse af fagets mål.

Fx

-3 Den ringe præstation Karakteren -3 gives for den helt uacceptable præstation.

F

Page 12: Kontorservice – Trin 1

12

For at bestå trin 1, Kontorservice skal du:

have mindst karakteren 02 for afsluttende praktisk prøve og

have et gennemsnit på mindst 02, af alle karaktererne fra specialefagene

Omeksamen

Der er mulighed for reeksamination og sygeeksamen. Der kan tilbydes elever, der ikke består den

afsluttende praktiske prøve, en ny eksamen, hvor den samme opgave indgår, eventuelt efter supplerende

praktikundervisning eller supplerende skoleundervisning. Skolen vejleder eleven med hensyn til en

yderligere bearbejdning af opgaven. Eleven kan deltage i eksamen 2 gange. Kun under særlige forhold kan

eleven få mulighed for yderligere én eksamination.

Klager

En eventuel klage skal indgives til skolen inden 2 uger efter, at du har modtaget karakteren. Klagen skal

være skriftlig og begrundet.

Begrundelsen kan vedrøre enten selve eksamensforløbet eller de stillede spørgsmåls relevans i forhold til

opgavens og uddannelsens mål. Begrundelsen kan også vedrøre selve bedømmelsen, og slutteligt kan

klagen også vedrøre en kombination af begge de nævnte forhold.

Klager vil straks blive forelagt vejlederen og censoren til udtalelse.

Derefter træffer skolen en afgørelse, som kan være:

ombedømmelse

omprøve

at klagen ikke kan tages til følge