Kosten-und Leistungsrechnung leicht gemacht: Grundlagen und
Begriffe
Per Knudsen
25.02.2003
Agenda
Projekt NSI Zwecksetzungen einer
Bibliothekskostenrechnung Prozessanalyse der
Bibliotheksleistungen
Umbau der Amtsstuben
FAS am 27.10.2002: Leere Kassen bei Bund und Lndern.Jetzt
auch noch hohe Lohnforderungen. Da hilft nur eine Runderneuerung des ffentlichen Dienstes.
Ergebnisorientierte Steuerung - in den Amtsstuben zwischen Flensburg und Passau ist oft noch ein Fremdwort.
Projektvorbereitung Zwei Feststellungen: Die Bibliothek ist fr mich in erster Linie
ein Kostenfaktor. Die Bibliothek ist innerhalb der
gesamten Universitt eine Kostenstelle unter anderen, deren Gesamtkosten der verschiedenen Kostentrgern (Produkten) der Universitt im Umlageverfahren zugerechnet werden.
Projektvorbereitung
Schlussfolgerung:
Es htte somit gengt, wenn die Bibliothek dem Rektorat die gewnschten Daten zu den verschiedenen Kostenarten geliefert htte.
Warum eine komplexe Prozekostenrechnung?
Nutzen fr die Bibliotheksleitung: Kosteninformationen fr
Entscheidungen ber die Zusammensetzung der Produktpalette, fr die Kalkulation von Nutzungsentgelten fr Sonderdienste, fr die Entscheidung ber Geschftsgangnderungen und fr Kapazittsberechnungen
NSI
Oder die Revolution in der Verwaltung
Baden-wrttembergische Beamte sollen betriebswirtschaftlich
denken. FAZ am 13.02.2003
NSI/Elemente
Leitbild - fr eine langfristige Orientierung Struktur- und Entwicklungsplan - fr die
mittel- und lngerfristige Planung Zielvereinbarungen - fr die kurz- bis
mittelfristige Umsetzung (bilden die Schnittstelle zwischen operativen Instrumentarien wie KLR, Budgetierung etc. und den strategischen Zielsetzungen der Universitt.
NSI/Elemente
Evaluationen(Selbstevaluationen, Fremdevaluationen)
Personalentwicklung und Optimierung der Geschftsprozesse
Verbindung von Fach- und Ressourcenverantwortung auf Fakulttsebene
NSI/Elemente
Leistungsorientierte Mittel- und Ressourcenzuweisung
Neues Hochschulrechnungswesen: anzustreben ist ein Paradigmawechsel von einem kameralen Haushaltswesen zu einem ergebnisorientierten Budgetsystem (New Public Management)
NSI/Elemente
Berichtswesen: Die Pflicht der Universitt, ber ihre
Leistungen zu berichten, ist im neuen Hochschulgesetzt niedergelegt.
Die inhaltlichen Vorgaben fr die Hochschulen stehen noch nicht fest und werden derzeit in verschiedenen AG errtert.
Zwecksetzungen einer Bibliothekskostenrechnung
Worum geht es ??
Die KLR ist eine Systematik zur Erfassung und Zurechnung von Kosten (also Werteverzehr, nicht Ausgaben!) in und zu einzelnen Bereichen bzw. Funktionen der Organisation, also z.B. einzelnen Arbeitsgebieten in der Bibliothek und verschiedenen Standorten.
Zweck der bung ist
Die Ermittlung der Funktionen, Orte etc., an denen Kosten im Zusammenhang mit der Leistungserstellung entstehen, bzw. sinnvoll zugeordnet werden knnen.
Kosten
Bezeichnet den in Geld ausgedrckten Wert verbrauchter Gter (Gterverzehr)
Ausgaben
Bezeichnet den Abfluss von Geldvermgen (Liquiditt)
Warum? Wozu?
Die Kenntnis solcher Strukturen und die stndige Beobachtung ihrer Entwicklung ist nicht nur unter Einsparungsgesichtspunkten wichtig, sondern gibt der Bibliotheksleitung auch Anhaltspunkte fr Reformen, die ihren primren Zielen dienen.
Wofr?
KLR ist nicht mehr und nicht weniger als die Informationsgrundlage fr Entscheidungen ber den betriebswirtschaftlich sinnvollen (!) Einsatz von finanziellen und sonstigen Ressourcen!
Mit anderen Worten
Es geht nicht um Sparen an sich, sondern um sinnvollen Ressourceneinsatz auf der Basis hinreichender Kenntnisse der finanzwirtschaftlichen Strukturen.
Bislang
Wurden die Haushaltsmittel mit einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (Kameralistik) bewirtschaftet. Die Kameralistik ist ein inputorientiertes Ausgabenkontrollinstrument mit einem Einperiodenbezug, der keine langfristige Planung zulie.
Bislang
Wurden keine Personalkosten getrennt je Kostenstelle ausgewiesen. Damit fehlt die Kostentransparenz fr den grten Faktor.
Wurden keine Gebudekosten(Abschreibungen, kalkulatorische Miete) berechnet. Flchen waren daher ein freies Gut mit unendlicher Nachfrage!
Bislang Wurden keine kalkulatorischen
Abschreibungen (Werteverzehr) fr das bewegliche Anlagevermgen berechnet. Ausgaben fr diese Gter verschwinden im Jahr der Beschaffung aus der Kameralistik.
Waren keine Aussagen ber die Kosten des Outputs mglich (Was kostet eine Ausleihe?)
Zentrale Elemente der KLR
Kostenartenrechnung(Welche Kosten sind entstanden?)
Kostenstellenrechnung(Wo sind die Kosten entstanden?)
Kostentrgerrechnung(Wofr, also fr welche Leistungen und Produkte sind die Kosten entstanden?)
Informationsfunktionen der Kostenartenrechnung
Welche Kosten entstehen beim Betrieb der Bibliothek?
Wie hoch sind z.B. die Personalkosten und Personalnebenkosten sowie die Personalkostenanteile unter Beachtung aller Kosten?
Gestaltungsfunktionen der Kostenartenrechnung
Wie knnen durch Vernderungen der Kostenartenstruktur Mittel gespart bzw.umverteilt werden (Outsourcing, z.B. Reinigung, EDV)?
Wie lsst sich das Verhltnis von nur langfristig beeinflussbaren Fixkosten zu flexiblen Kosten im Sinne innovativer Bibliotheksarbeit beeinflussen?
Gestaltungsfunktionen der Kostenartenrechnung
Welche Kostenarten lassen sich dezentralisieren (auf die Kostenstellen also) mit dem Effekt hherer Selbstndigkeit, Kostenbewusstsein, jedoch mit minimalen Verwaltungsaufwand?
Informationsfunktionen der Kostenstellenrechnung
Wo sind die Kosten angefallen? Was kostet der Betrieb einer Zentral-
oder Bereichsbibliothek? Welche Kostenunterschiede gibt es
zwischen verschiedenen Bibliothekstypen und -gren?
Informationsfunktionen der Kostenstellerechnung
Warum sind andere Bibliotheken (intern & extern) kostengnstiger?
Wie hoch ist der zentrale, indirekte Kostenaufwand (Allgemeine Kostenstelle) im Vergleich zu den anderen Kostenstellen der Bibliothek und wie ist das Verhltnis beeinflussbar?
Informationsfunktionen der Kostentrgerrechnung
Wofr fallen die Kosten an? Welche Kosten fallen fr ein
bestimmtes Bibliotheksprodukt an, z.B. Dokumentlieferung (Subito)?
Gestaltungsfunktionen der Kostentrgerrechnung
Stimmt das Verhltnis der Leistungsbilanz und des Kostenaufwandes zwischen den Produkten?
Knnen (sollen) teure Produkte aus Konsolidierungsgrnden eingestellt werden oder welche andere Prioritten mssen gesetzt werden?
Gestaltungsfunktionen der Kostentrgerrechnung
Wie lassen sich Kosten in der Bibliothek nachfrageorientiert steuern?
Welchen Einfluss haben arbeitsorganisatorischen Manahmen (z.B. Rationalisierung) auf die Produktstruktur?
PB
PG
FP
Medien-nutzung
Bibliotheken
Vorort-Nutzung Ausstel-lungen
Veranstal-tungen
Kulturelle und wissenschaft-liche Veran-staltungen
Online-Nutzung
Ortsleihe
Nehmende Fernleihe,
Dokumente-beschaffung
Dokumentelie-ferung, gebende
Fernleihe
FB Wissenschaft
Information, Beratung, Schulung
Regionale und berregionale
Dienst-leistungen
Angebot von Info-
material
Benutzer-schulung
Auskunft und
Recherche
Regionale Aufgaben
Bibliotheka-rische Wei-
terbildung fr Dritte
Sonder-sammlungen
Verbleib von Publikationen /
Medienproduktion und Vertrieb ist noch nicht
abschlieend geklrt! Kein Kostentrger, eigene PG
oder eigenes FPPublikationen,
Medienproduktion und Vertrieb
Publika-tionen
Medien-produk-tion und Vertrieb
Lehre ForschungSonstige
Dienstleis-tungen
Knstlerische Leistung
Prozessanalyse der Bibliotheksleistungen
Schritt 1: Ttigkeitsanalyse auf Kostenstellenebene
In jeder Kostenstelle werden die dort ausgefhrten Teilprozesse ermittelt.
Teilprozess: ein gegenber vor- und nachgelagerten Ttigkeiten klar abgegrenzter Arbeitsgang mit - in der Regel - messbarem In- und Output
Kostenstelle Ortsleihe/Teilprozesse:
Ausleihungen verbuchen Rckgaben verbuchen Ausleihfristen berwachen Benutzerausweise ausstellen Gebhren- und Portokasse abrechnen
Schritt 2: Ermittlung der Prozesszeiten und Prozesskosten
Mittels Arbeitszeitaufschreibungenwerden die pro Teilprozess anfallenden Zeitanteile an der Gesamtpersonalkapazitt der betrachteten Kostenstelle bestimmt (gemessen in Mitarbeiterjahren)
(Frau Haupt zeigt Ihnen Beispiele!)
Ermittlung der Prozesskosten
Proportional zum Anteil an der Personalkapazitt werden dann die Gesamtjahreskosten der Kostenstelle auf die Teilprozesse verteilt.
Man erhlt so die Prozesskosten der Teilprozesse fr die analysierte Abrechnungsperiode
Schritt 3: Identifizierung der Kostentreiber (Cost Driver)
Fr die Teilprozesse werden Bezugsgren zur Bestimmung der Prozessleistung festgelegt = die sogenannten Cost Driver.
Durch sie wird die Leistungsmenge des betrachteten Teilprozesses beschrieben.
Beispiele fr Cost Driver:
Anzahl der Beratungen(fr den Teilprozess Benutzer beraten)
Anzahl der Bestellungen (fr den Tei
