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Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand

Rudolf X. RuterArthur AndersenPublic Sector

Telefon 0711 - 6149 - [email protected]

Public Sector



Geschäftsführung

LandtagGemeinderat

Kreistag

Gesellschafter

WirtschaftsprüferBeteiligungs-management

Rechnungshöfe

Aufsichtsrat

Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der öffentlichen Hand



1. Rechtliche Grundlagen

2. Neuerungen durch das KonTraG

3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

4. Überwachung und Haftung

5. Überwachung nach § 53 HGrG

6. Berichtspflicht

7. Wirtschaftsprüfungsbericht

UmfangreicheAnlagen+

Siehe auch:• IDW Prüfungsstandard EPS 340 vom 22.09.1998:

Die Prüfung des Risiko-Früherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB• IDW Prüfungsstandard PS 350 vom 26.06.1998:

Prüfung des Lageberichts• IDW Prüfungsstandard PS 550 vom 18.08.1998:

Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen• IDW Prüfungsstandard EPS 720 vom 14.02.2000:

Fragenkatalog zur Prüfung nach § 53 HGrG• Neufassung der Stellungnahme KFA 1/1990:

Entwurf vom März 2000 Prüfungsbericht über die Prüfung kommunaler Wirtschaftsbetriebe• IDW Prüfungsstandard PS 450 vom 24.6.99

Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen

Inhalt des Seminars



Anlagen-Verzeichnis

1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer

effektiven Corporate Governance?

von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele

2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang

von Rüdiger Birkental und Axel Sitt

3. Gesetzestexte in Auszügen

von Dr. iur. Christian Ziche



Formen wirtschaftlicher Betätigung

der öffentlichen Hand

PrivatrechtlicheOrganisationsformen

Regie-betrieb


e.V. Stiftung GmbH AG

Öffentlich-rechtlicheOrganisationsformen

Anstaltöffent-lichenRechts

Eigen-betrieb

Zweck-verband

GmbH &

Co KG



Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen


Vorstandunabhängige und grundsätzlichweisungsfreie Leitung der AG

Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit

des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder

Feststellung des Jahresabschlusses

Hauptversammlung

(oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/ in Ausnahmen Feststellung des

Jahresabschlusses)

Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH

Aufsichtsrat - siehe LHO, GemO, etc.

- nur soweit in der Satzung festgelegt - MitbestimmungsG (2000 AN) - BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN)

Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des

Geschäfts-führers

Gesellschafterversammlung - Grundlangenentscheidungen - Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung

bei Einzelentscheidungen

Aktiengesellschaft GmbH



Anwendbare Gesetze

“Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.:– Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte)– Geschäftsführungsvertrag– Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung


Aktiengesellschaft GmbH

Aktiengesetz

MitbestimmungsG 1976(2000 Arbeitnehmer)

BetriebsverfassungsG 1952(500 Arbeitnehmer)

MontanmitbestimmungsG

GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz

Mitbestimmungsgesetz 1976 (2000 Arbeitnehmer)

Betriebsverfassungsgesetz 1952 (500 Arbeitnehmer)



Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats


Beendigung des AR-MandatsAmtszeitBestellung

• Wahl durch die Hauptversamm-lung der Aktiengesellschaft bzw.der Gesellschafterversammlungder GmbH

• Ausnahmen u.a.- Entsendung von Aktionärs- vertretern kraft Satzungsbe-

stimmung- MitbestG, BetrVG 1952:

Wahl durch Arbeitnehmer

• Beginn: gemäß Bestellungsbe-schluss und Annahme der Be-stellung

• Dauer: höchstens fünf Jahre- Satzung/Bestellungsbeschluss

u.U. kürzer- anders u.U. in der GmbH

• Wiederwahl

• Wegfall der persönlichen Voraus-setzungen (Inkompatibilität, Anzahlder AR-Mandate)

• Amtsniederlegung

• Ablauf des Bestellungszeitraums

• Abberufung- durch die HV bzw. Gesellschafter-

Versammlung, mit 3/4-Mehrheit,jederzeit und ohne Vorliegen

eineswichtigen Grundes möglich

- durch den Entsendenden- durch das Amtsgericht des Sitzes

der Gesellschaft (u.U. auch beiGmbH)

- bei Arbeitnehmer-VertreternAbwahl durch Belegschaft



Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit

Verschwiegenheitspflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über Angaben und Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Aufsichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegenheitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein(vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG).


Weisungsrecht: Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So istz.B. die Formulierung in den Gemeindeordnungen, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, lediglich eine Empfehlung. Gesellschaftsschaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundesrecht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO).



§ 394 AktG Berichte der AufsichtsratsmitgliederAufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in denAufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich derBerichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwie-genheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihreKenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist.

§ 395 AktG Verschwiegenheitspflicht(1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaftzu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigungder Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassungder Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zuprüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach§ 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr.

(2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche An-gaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäfts-geheimnisse, nicht veröffentlicht werden.




Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht

Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulicher Angaben/Geheimnisse

Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktGBei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften(soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig)

Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement)

NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag, eigene Fraktion (!)

Diesen gegenüber gilt stets Verschwiegenheitspflicht




Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit

Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung):

Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweitaus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann,greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige) ein. Soweit eine Interessen-kollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitgliedeines Aufsichtsrats als “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und imGemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt dieGemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nicht-befassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden An-schein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unter-halb der Befangenheit führt eine Nichtbefassung nicht zu einem Ab-stimmungsfehler oder zu einer Gefährdung entsprechender Aufsichtsrats-oder Gemeinderatsbeschlüsse.




I. Grundgedanke: Aufsichtsrat als Herr der UnternehmensüberwachungEffektive Unternehmensüberwachung durch

Stärkung des AufsichtsratesPersönliche Verantwortung des Aufsichtsrates

II. Elemente: und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung

als arbeitsteiliger Prozess(Kommunikation als Grundlage)

Wirtschaftsprüfer als „Erfüllungsgehilfe“ des Aufsichtsrates(nicht der Geschäftsführung)

Aufsichtsrat Dialog Wirtschaftsprüfer

2. KonTraG

Corporate Governance nach dem KonTraGDefinition:

Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden.



Reform der Aufsichtsratstätigkeit

Unternehmer überwachenUnternehmer

§ 111 Abs. 1 AktG

Beschränkung der Höchstzahl vonAufsichtsratsmandaten

(§ 100 Abs. 2 AktG)Mitteilung des ausgeübtenBerufs und der Mitglied-

schaft in Gremien§ 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG

Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen

wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG

Erweiterung der Prüfungs-pflichten durch den

Aufsichtsrat,§ 171 Abs. 1

§ 337 Abs. 1 AktG

Erhöhung der Sitzungsfrequenz,§ 110 Abs. 3 AktG

Rechenschaftsbericht überdie Aufsichtsratstätigkeit,

§ 171 Abs. 2 AktG

2. KonTraG

Corporate Governance nach dem KonTraG

III.Einzelheiten der „neuen“ Corporate Governance:



Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer

Intensivierung der Kommunikation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer

Auftragserteilung durch Aufsichtsrat

§ 111 Abs. 2 Satz 3 AktG§ 318 Abs. 1 Satz 4 HGB

Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung

§ 171 Abs. 1 AktG

Aushändigung des Prüfungsberichts

§ 170 Abs. 3 AktG§ 318 Abs. 7 HGB

Intensivierung derAbschlussprüfung

§ 317 HGB

2. KonTraG

III. Einzelheiten der Corporate Governance:



Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer

Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich

Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)

2. KonTraG

Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat



Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats

Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen

Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen

Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsratsbei der Überwachungstätigkeit

2. KonTraG

Intensivierung der Abschlussprüfung



Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer

Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats

Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung

2. KonTraG

Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat



Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen

Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion)

Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit

2. KonTraG

Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfersan/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates



Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich

Realisierung Abt

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Formulierung bundes-, (landes-), kommunal-politischer Ziele P

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Ableitung und Formulierungeines Unternehmenszwecks G

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Ableitung strategischer Ziele

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Ableitung taktischer Ziele

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Ableitung operativer Ziele

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Öffentlich gebundeneAufgabenübertragung

Verstärkte Aufgaben-verfolgung

Schnelle und umfassendeVeräußerung

Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung

hoch

niedrig

Langfristiger öffentlicherLeistungsbedarf

niedrig hoch Erfordernis öffentl.Leistungserstellung

Portfolio Analyse




3. Strategische Unternehmensplanung


Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. Sie dient dadurch letztlich dem Schutz der Interessen von Gesellschaftern, Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen.

Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates,

Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis

1. Corporate Governance

2. Personalentscheidungen Top-Management



1. Corporate Governance

Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für:

die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) die Analyse von Abweichungen (Interpretation) das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen

Das persönliche Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich:

Rechtmäßigkeit

Zweckmäßigkeit

Wirtschaftlichkeit




Grenzen der Controllingfunktion

Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt.

Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates, neue Produkte zuentwickeln. Aber der Aufsichtsrat ist dafür verantwortlich, dassdie Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Management geplant und durchgeführt und darüber regelmäßig berichtet wird.

Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein,

diese Grenzen zu kennen (Gesetz und Satzung bzw. GV-Protokolle)

auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten


Beispiel:



2. Personalentscheidungen TOP-Management

Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft

Auswahl und Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter

Erarbeitung eines Anforderungsprofils

Regelmäßige Überprüfung des Anforderungsprofils (keine automatischen Vertragsverlängerungen)

Abberufung der Geschäftsführung

Empfehlung: Ausschuss für “human resources management”




Festlegung der Unternehmensziele

Entwickeln von Strategien

Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien

Empfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)

3. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management




§ 111 Abs. 1 AktG:

“Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen”

Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht.

Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.




Zustimmungsvorbehalte

Richtlinienkompetenz

Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates

Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab

Kontrolle

Kompetenzen

Pflichten


Ordnungsmäßigkeitskontrolle

Wirtschaftlichkeitskontrolle

Zweckmäßigkeitskontrolle

Informationsrechte

Verschwiegenheitspflicht



1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)

2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren(§ 111 Abs. 2)

3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)

4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3)

5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)

6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112)

7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84)

8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)

9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)

Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz




1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)

2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2)

3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)4. Einberufung der Gesellschafterversammlung 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber den Geschäftsführern7. Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171)

Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäfts-führung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesell-schafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.

Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz(§ 52 GmbHG verweist auf das AktG)




Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung

Vorstand AufsichtsratSchriftliche und mündliche Berichte

§ 90 Abs. 1 Satz 1 AktG

VorstandAufsichtsrats-vorsitzender§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG

Berichte aus wichtigen Anlässen

VorstandAufsichtsrat

Aufsichtsratsmitglied§ 90 Abs. 3 AktG

Anforderung besonderer Berichte

Bücher, UnterlagenGesellschaftskasseWaren, Wertpapiere

Aufsichtsrat§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG

Einsichtnahme zur Überprüfung




Dreifach abgestufte Überwachungspflicht

III. In der Krise “Führende Überwachung”

II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung“

I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”
















Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit

Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG.

Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG).

Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf-sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied.

Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögens-gegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG.

Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf- gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem.

§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG).

wenn die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen wurde: Dabei mussnicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich

Beanstandungen ergeben haben.




Angaben zum Umfang der Prüfung

Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung:

“Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.

Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.)

Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11)




Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen

Zivilrechtliche Verantwortung

- überstimmte Aufsichtsratsmitglieder

- Sorgfaltsmaßstab

- Verjährung

Strafrechtliche Sanktionen

- Allgemeine Straftatbestände

- Geheimnisverrat




Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung

Fazit: Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über-

bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten

keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in

empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt

offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines

bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt.

Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch

Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen

zählt man technische Vorgänge.




Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane

Ein Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglieder gem. § 116 AktG

hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden.

Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem gesamten Vermögen.

Die Haftung wird auch auf bei leichter Fahrlässigkeit ausgelöst.

Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalteines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.




Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen)

Grundprinzipien

Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit

Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit

Grundprinzipien

Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit

Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit

Allgemeine Grundsätze

• Personelle Anforderungen

- Grundsatz der Unabhängigkeit

- Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit

- Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit

- Grundsatz der Verschwiegenheit

- Grundsatz der Vergütung und Entlastung • Institutionelle Anforderungen

Grundsatz der Planung und Kontrolle

Allgemeine Grundsätze

• Personelle Anforderungen

- Grundsatz der Unabhängigkeit

- Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit

- Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit

- Grundsatz der Verschwiegenheit

- Grundsatz der Vergütung und Entlastung • Institutionelle Anforderungen

Grundsatz der Planung und Kontrolle

Besondere Grundsätze

“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”• Bücher und Schriften• Berichtserstattungspflicht des Vorstandes • Jahresabschluss• Abschlussprüferbericht• steuerlicher Außenprüfungsbericht• etc.

Besondere Grundsätze

“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”• Bücher und Schriften• Berichtserstattungspflicht des Vorstandes • Jahresabschluss• Abschlussprüferbericht• steuerlicher Außenprüfungsbericht• etc.




Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand

Unternehmenstätigkeit

Aufsichtsrat

Risikomanagementsystem

Beteiligungsmanagementder Gebietskörperschaft

Abschlussprüfungnach HGB und HGrG

Betätigungsprüfung derGPA / Rechnungshöfe

• Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS• Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung• Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der GPA/Rechnungshöfe

5. § 53 HGrG

Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance



Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG

Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs-

tätigkeit

Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums

Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-

organisation

Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfungvon Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist.

Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit

Erleichtert die Überwachungstätigkeit

Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer

5. § 53 HGrG

Überwachung der Geschäftsführung

= Prüfung der



Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet:

nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern

wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt?

ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde einenach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich I

Prüfungslemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten


organisation

Übereinstimmung dertatsächlichen Geschäfts-

führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und

Gesellschaftsvertrag

Firmeninterne Regelungenfür die

Geschäftsführung

Zusammensetzung undTätigkeit der

Geschäftsführung

Zweckmäßigkeit der Regelung imHinblick auf die Erfordernisse einer

effizienten und flexiblenUnternehmensführung

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich II

Prüfungselemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten Aufbau- und ablauf-

organisatorischeGrundlagen

Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums

Rechnungswesen Informationssystem

Risikomanagement-system

PlanungswesenVersicherungsschutz

Interne Revision

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich III


tätigkeit

Investitions-entscheidungen

Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und

Maßnahmen mit Gesetz,Satzung, Geschäftsordnung

und bindenden Beschlüssen des

Überwachungsorgans

AuftragsvergabeLieferverpflichtungen

EntgeltregelungenZustimmungsbedürftigeRechtsgeschäfte und

Maßnahmen

Berichterstattung an dasÜberwachungsorgan

5. § 53 HGrG



Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG.

Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit

Angaben zum Umfang der Prüfung

6. Berichtspflicht

Kernstück der Berichtspflicht



6. Berichtspflicht

Berichtspflichten

vom Geschäftsführer Aufsichtsrat

vom Aufsichtsrat Gesellschafter

Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht

Geschäftsführer Gesellschafter

an den

an den

*

* sofern kein Gesellschaftsversammlungs-Beschluss vorliegt



Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen

1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers

des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang)

des Lageberichts des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)

6. Berichtspflicht

Gesetzliche Grundlagen



2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2).

3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften

(§ 171 Abs. 2).

4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet(§ 171 Abs. 2 Satz 3)

5. sein abschließendes Ergebnis

eventuelle Einwendungen

Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses

(§ 171 Abs. 2 Satz 4)

6. Berichtspflicht

Gesetzliche Grundlagen



6. Berichtspflicht

Z

E

I T

Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. Sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB) durch Vorstand

Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB)

Prüfung des Jahresabschlusses/ Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. Vier Wochen Bestätigungsvermerk

Übergabe des Prüfungsberichts anGeschäftsführung

Übergabe des Jahresabschlusses unverzügliche Weitergabe an denplus Prüfungsberichts an Aufsichtsrat Aufsichtsrat

Übergabe des Aufsichtsrats-Berichtsan Geschäftsführung

Einberufung der Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche vorher(§51 GmbHG)

max. vier Wochen (§ 171 Abs. 3) plusvier Wochen Kulanz

Prüfung durch Aufsichtsrat



6. Berichtspflicht

Problemfelder bei der Berichterstattung durch den Aufsichtsrat

Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schriftlichkeit undVollständigkeit

Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretischmöglich

Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats-Ausschuss

Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat

Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch dasProtokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung



Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer

— Ausgangspunkt: §§ 316 ff HGB bzw. Satzung

— Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens

— Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG)

— Ablauf einer Jahresabschlussprüfung

— Aufbau eines Prüfungsberichtes

— Bestätigungsvermerk




Ablauf einer Jahresabschlussprüfung


Identifizier-ung möglicherPrüfungs-risiken

Erarbeitung einesPrüfungs- undZeitplans

Tests von EDV-und sonstigenKontrollen

Erneute Überprüfung unseresPrüfungs-plans

Zusammen-fassung und Beurteilungunserer Prüfungs-ergebnisse

Erteilung des Bestätigungsvermerksund Abgabe des Prüfungs-berichts

Überprüfung des Einflusses wesentlicher erkannter Prüfungs-risiken

Untersuchung desManagement-Kontroll-Umfelds

Durchsicht derBilanzier-ungsrund-sätze

Identifizier-ung undDoku-mentation der wesent-lichen Ver-fahren und der internen Kontrolle

SubstantivePrüfungs-schritte bzgl. der Jahres-endsalden

analytischeDurchsicht desJahresab-schlusses

Beratung bei der endgül-tigen Ab-schlusser-stellung

Erstellung einesManagementLetters

Planungs- und Analysephase Vorprüfung Schlussprüfung und Berichtphase



Interne Produkte


Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der öffentlichen Unternehmen

Allgemeine Risikoanalyse unterDarstellung von Industrie- und Marktverhältnissen

Zusammenfassung speziellerPrüfungsrisiken

Zusammenfassung von EDV-RisikenBeurteilung des allgemeinen Kon-trollumfeldes

Flowcharts zu den Verfahren

Verabschiedung des Zeitplans

Erstellung der Arbeitsprogramme

Prüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse

Zusammenfassungkritischer Sachverhalte

Vorschlag zum Prüfungs-ablauf und Zeitplan

Zusammenfassung derVorprüfungsergebnisse

Anregungen für Bilanz-politik

Zusammenfassung derPrüfungsergebnisse

Management Letter Testatund Prüfungsberichte

Planung Vorprüfung Schlussprüfung



Muster-Inhaltsverzeichnis


Neuer IDW-Prüfungsstandard:(IDW PS 450) vom 24.6.1999

A. PRÜFUNGSAUFTRAGB. GRUNDSÄTZLICHE FESTSTELLUNGEN

I. Lage des Unternehmens1. Stellungnahme zur Lagebeurteilung der gesetzlichen Vertreter2. Entwicklungsbeeinträchtigende oder bestandsgefährdende Tatsachen

II. Unregelmäßigkeiten1. Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung2. Sonstige Unregelmäßigkeiten

C. GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNGD. FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG

I. Buchführung (und weitere geprüfte Unterlagen)

II. Jahresabschluss1. Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses2. Aufgliederung und Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses3. Gesamtaussage des Jahresabschlusses

III. Lagebericht

E. FESTSTELLUNGEN ZUM RISIKOFRÜHERKENNUNGSSYSTEMF. FESTSTELLUNGEN AUS ERWEITERUNGEN DES PRÜFUNGSAUFTRAGESG. BESTÄTIGUNGSVERMERK

ANLAGEN

1. Bilanz

2. Gewinn- und Verlustrechung

3. Anhang

4. Lagebericht

5. Zusätzliche Erläuterungen zumJahresabschluss

6. Rechtliche(, steuerliche (und wirt-schaftliche)) Verhältnisse

7. Allgemeine Auftragsbedingungen (einschließlich Sonderbedingungen)

Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung beiAbschlußprüfungen:



Wie lese ich eine Bilanz?

Bilanz ist Bestandteil des JahresabschlussesJahresabschluss besteht aus:


I. Bilanz

II. Gewinn- und Verlustrechnung

III. Anhang

IV. Lagebericht (§ 264 I 1 HGB)

V. Gewinnverwendungsvorschlagund

Bestätigungsvermerk:

(hoffentlich uneingeschränkt undohne Hinweise bzw. Zusätze bzw. Vorbehalte)

“Wir haben den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr vom … bis … geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften (und den ergänzenden Regelungen in der Satzung [im Gesellschaftsvertrag]) liegen in der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben.Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Fest-legung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Gesellschaft sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchhaltung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der gesetzlichen Vertreter sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet.Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt.Nach unserer Überzeugung vermittelt der Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft. Der Lagebericht gibt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gesellschaft und stellt die Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dar.”



Zusammenfassende Diskussion

Geschäftsführung

LandtagGemeinderat

Kreistag

Gesellschafter


Rechnungshöfe

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance



Zusammenfassende Diskussion

Geschäftsführung

LandtagGemeinderat

Kreistag

Gesellschafter


Rechnungshöfe

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance



Anlagen-Verzeichnis

1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer

effektiven Corporate Governance?

von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele

2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang

von Rüdiger Birkental und Axel Sitt

3. Gesetzestexte in Auszügen

von Dr. iur. Christian Ziche



Literaturverzeichnis

1. Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer im Lichte des KonTraG- Schlüssel zur Verbesserung der Corporate Governance? von Dietrich Dörner

in: Der Betrieb, Heft 3 vom 21.1.2000, Seite 101-105

2. Zum Rollenverständnis der Aufsichtsrätevon Prof. Dr. Eberhard Scheffler


3. Aufsichtsräte in Unternehmen der öffentlichen Hand - professionell genug?von Dr. iur. Roderich C. Thümmel


4. Stärkere Kooperation von Aufsichtsrat und Abschlußprüfervon Prof. Dr. oec. Herwarth Westerfelhaus


Vgl. auch die ausführlichen Literaturangaben in den beigefügten Artikeln, insbesondere in “Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance?”


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