KULTUR OG SAMFUNN - nyeoygardenkommune.no · Prosjektbestilling til Kultur og samfunn De beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens

Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook

KULTUR OG SAMFUNN


Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn .................................................................................................................................. 3

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 3

1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 3

2. Mål .......................................................................................................................................... 3

2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 3

2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 4

2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 4

2.4 Prinsipp for tenesteyting kultur og samfunn................................................................................. 5

2.5 Digitalisering .................................................................................................................................. 6

2.6 Vedteken organisering nivå 1 ........................................................................................................ 6

3. Prosjektorganisering ................................................................................................................. 8

4. Prosjektbestilling til Kultur og samfunn ..................................................................................... 9

5. Organisering og ansvar ........................................................................................................... 11

5.1 Prosjektmetodikk ........................................................................................................................ 11

5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................. 11

5.3 Ansvaret til prosjektleiar ............................................................................................................. 12

5.4 Ansvaret til prosjektgruppa ......................................................................................................... 12

5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt ......................................................................................... 12

6. Framdrift og milepelsplan ....................................................................................................... 13

7. Rammevilkår og økonomi ....................................................................................................... 14


1. Bakgrunn

1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden kommune består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer

eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye

storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera framtidige

velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg.

Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas

utfordringar.

1.2 Visjon

Øygarden - eit fyrtårn i vest.

Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,

gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som

sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.

2. Mål

2.1 Intensjonsavtalen

Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,

med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram tre

viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet.

Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast.

Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege

for innbyggjarane lokalt og digitalt.

Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og

leva.

Nye Øygarden kommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i

tenesteyting.


Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi

og marine næringar.

2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål

Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen

Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur

Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane

Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig

kommunesenter

Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er

grunnleggjande faktorar

Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal

framleis byggjast ut

2.3 Prinsipp for tenesteyting

Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen.

Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter,

og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.

Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal

vidareførast.

Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til

kommunesenteret eller kommunedelsentera.

Effektiviseringsgevinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre

tenester til innbyggjarane

Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god

leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.

Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.

Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha

gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes

velferdsteknologi.


2.4 Prinsipp for tenesteyting kultur og samfunn

Frivillig arbeid er ein grunnpilar i kommunen, og både lag, foreiningar og

privatpersonar skal stimulerast til å bidra lokalt.

Biblioteka skal vera gode lokale møteplassar lagt til kommunedelsentra.

Kommunane sine gjeldande kommuneplanar med arealdel skal vidareførast til nye

planar for den nye kommunen er vedtekne. Me vil satsa målretta på infrastruktur og

heilskapleg arealpolitikk for heile den nye kommunen

Gjennom strategisk samfunns- og næringsutvikling vil me styrkja eksisterande, skapa

og leggja til rette for nye arbeidsplasser. Kommunen skal vera nyskapande og utvikla

nye næringsareal med vekt på framtidsretta næringsliv.

Følgjande viktige prinsipp skal leggast til grunn for samfunnsutviklinga innanfor:

Næringsutvikling og arealdisponering

o Realisera potensialet i heile regionen

o Utnytta arealet i bygdene

o Jobba for større sjølvråderett over arealdisponeringa – strandsone, vernesone

og sjøareal

Region- og stadutvikling

o Heile regionen må takast i bruk

o Utvikla lokale senter

o Vidareføra ein desentralisert busetnad med levande bygder

o Ta i bruk sentrumsområdet på Straume

o Ta i bruk kommunedelsentera på Rong og Skogsvåg

Infrastruktur og trafikktryggleik

o Realisera Sotrasambandet og vegtraseen nord – sør (Kolltveit- Ågotnes og

KolltveitAustefjorden)


o Betra kollektivtransporten og syta for tenlege kollektivløysingar der ein når

bygdene

o Betra vegvedlikehaldet og realisera lokale samferdsleprosjekt, t.d. fylkesvegar

o Syta for utbygging av fiber/ breiband

o Vidareutvikla gang- og sykkelvegar i heile kommunen

o I eit langsiktig perspektiv vil ein arbeida for eit nytt fastlandsamband for å

etablera eit ringvegsystem

Klima og miljø

o Den nye kommunen skal vera framtidsretta og ha særskild fokus på alternative

energiformer, forsking, miljøeffektive løysingar og å førebyggja

klimaendringar gjennom lokal handling.

o Den nye kommunen skal vera ein framtidsretta, nyskapande og heilskapleg

næringskommune med høg kompetanse.

2.5 Digitalisering

Digital samanslåing byr på mange utfordringar og moglegheiter.

Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggja ein ny og framtidsretta

kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finna nye løysingar og

auka graden av digitalisering

Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i

samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre

må skaffast på nytt

Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og

samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale

Fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv

oppgåveløysning.

2.6 Vedteken organisering nivå 1

Den overordna organiseringa av den nye kommunen legg ein del primissar for vidare

organisering

Nivå 1 byggjer på følgjande prinsipp


Sikra behovet til brukarane

Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til

fullmaktsnivå 2 (tenestestad/ eining)

Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast når det gjelder leiardialog

og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2).

Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå

2.

Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit,

som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke

nærast mogleg brukar

Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både

fullmaktsnivå 1 og 2

Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikra samhandling på

tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner»


3. Prosjektorganisering


4. Prosjektbestilling til Kultur og samfunn

De beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot

morgondagens oppgåver og utfordringar.

I de tilfellane der beste praksis ikkje er godt nok, må ein sjå etter nye og betre løysningar (ny

praksis).

Det skal sikrast gode og likeverdige tenestar og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet

og kompetanse. Kommunen skal satsa på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring,

fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om

ressursoptimalisering.

Spørsmål som må vurderast er mellom anna:

1. Kva tenester og oppgåver høyrer naturleg inn under kommunalsjefområdet?

2. Korleis skal tenester og oppgåver løysast i den nye kommunen?

3. Korleis skal vi organisera og dimensjonera tenester og oppgåver?

4. Kva kompetanse treng vi til ulike oppgåver ?

5. Kva IKT system og anna utstyr treng vi i den nye kommunen?

6. Kva behov har vi knytt til lokale i den nye kommunen?

7. Kva må vera på plass før 1.1.2020?

8. Kva mål må realiserast etter 1.1.2020?

9. Kva opplæring vil det vera behov for?

10. Korleis sikra konvertering av data frå eksisterande kommunar?

11. Kva plan for framdrift må vi ha for å koma i mål til 1.1.2020?

Prosjektbestilling:

1. Definera framtidig organisering i kommunalområde

Definera kva teneste og oppgåver kommunalsjefområdet skal omfatta

Organisering, dimensjonering, roller og funksjonar

Kompetansebehov

Behov lokale og utstyr


2. Definere delprosjekt - prosjektorganisasjon

Kva delprosjekt er det behov for å etablera?

Mandat til delprosjekt

Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar

Avhengighet mellom delprosjekt

Tverrfagleg avhengigheit (samarbeid med prosjekt for andre

kommunalsjefområde)

Utarbeide framdriftsplan og milepelsplan for prosjektet og delprosjekt

Rapportering av framdrift og avvik

Sikra god prosjektstyring

Sikra at personvernet i lov og forskrift vert følgt opp (GDPR)

Vera styringsgruppe for eigne delprosjekt

Vurdera risiko og prioritere

Laga målbildestyring før og etter 1.1.2020

3. Rapportere om status og framdrift av kommunalsjefområdet til overordna

styringsgruppe etter oppsett plan

4. Løfta politiske og prinsipielle spørsmål til overordna styringsgruppe

5. Avklare økonomiske behov med overordna styringsgruppe, til dømes behov for

ekstern kompetanse og eller innkjøp


Overordna styringsgruppa

• Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd

•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om

Prosjektgruppe/

styringsgruppe

•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa

•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen

Delprosjekt

•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta

•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt

5. Organisering og ansvar

5.1 Prosjektmetodikk

Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i

offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med

etablering av den nye kommunen.

5.2 Prosjektstyring


5.3 Ansvaret til prosjektleiar

Prosjektleiar leverer statusrapport til overordna styringsgruppe 14 dagar før

fellesnemnda sine møte

Prosjektleiar må sikra at IKT, arkiv og andre tenester vert involverte.

Prosjektleiar utarbeider overordna framdriftsplan for prosjektet

Prosjektleiar skal sikra at prosjektgruppa og leiarar i delprosjekt tek i bruk

«Projectplace» som prosjektstyringsverktøy, og sørgje for naudsynt opplæring

Prosjektleiar har ei viktig rolle med å koordinera delprosjekt og sikra framdrift

Prosjektleiar skal sikra at prosjektarbeidet gjennomførast med medverknad og

involvering av tillitsvalde og tilsette

Allereie etablerte delprosjekt må vurderast på nytt når det gjeld mandat og

styringsgruppe

5.4 Ansvaret til prosjektgruppa

Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å identifisera tenester og oppgåver som er

viktige for å nå måla for den nye store kommunen

Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å sikra framdrift og bidra til optimale

løysningar både innanfor eige prosjekt og når det gjeld samarbeid på tvers av

prosjektgruppene

Prosjektgruppa skal i fellesskap utarbeida forslag til korleis skal vi organisera og

dimensjonera tenester og oppgåver for å oppnå effektiv, god og brukarretta

tenesteyting

Det må utviklast ein organisasjonskultur som legg vekt på gode normer og verdiar for

samarbeid, samskaping og tenesteutvikling.

5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt

Prosjektgruppene kan sjølv oppretta eigne delprosjekt.


Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir

framdrift og resultat i tråd med milepælsplan.

Prosjektleiar bør ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.

6. Framdrift og milepelsplan

Prosjektleiar skal definera milepælar og framdrift i prosjektet.

Sjå døme på milepælar og framdrift i tabellen under

Faser Aktivitet Milepæl Frist

Konsept Definera tenester i kommunalsjefområdet M1

Definera delprosjekt M2

Utarbeida delprosjektmandat M3

Kartlegging og tiltaksrapport i delprosjekt ferdig M4

Konseptfase ferdig

M5

28. JANUAR

Planlegging Mål og tiltak for delprosjekt før og etter

1.1.2020

M5

Konsekvensanalyse - risiko M6

Identifisera dobbeltarbeid og evt. manglar M7

Identifisera tiltak som må i setjast i verk for å

realisera den nye kommunen 1.1.2020

M8

Planleggingsfase ferdig

M9

28.

FEBRUAR

Gjennomføring og

avslutning

Starta aktivitetar som må realiserast før

1.1.2020

M10

Identifisere tiltak som kan strekka seg lengre

enn 1.1.2020

M11

Tiltak som kan starte etter 1.1.2020 M12


7. Rammevilkår og økonomi

Prosjektleiar må definera behov for personressursar inn i prosjektet og rådmennene må

frigje ressursar

Prosjektleiar må definera behov for økonomiske ressursar som må avklarast med

overordna styringsgruppe på førehand

Prosjektleiar må definera behov for ekstern kompetanse som må avklarast med

overordna styringsgruppe på førehand

Sikre reell medverknad frå arbeidstakarrepresentantar i høve til ressursar og frikjøp

Gjennomføringsfase ferdig

M13

15.

DESEMBER

Realisering Ny kommune M14 1.1.2020

Documents

KULTUR OG SAMFUNN - nyeoygardenkommune.no · Prosjektbestilling til Kultur og samfunn De beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens