• Kultura spletnega komuniciranja

Elektronska pošta

Srečanja v okencih na ekranu

Družbena omrežja

Ksenija Benedetti

Vedenje in pravila komuniciranja se prilagajajo času,

spreminjajo se tudi človeške vrednote,

vendar ostaja v medčloveškem

komuniciranju srž enaka:

spoštovanje drugih.

To pravilo velja za vsakega človeka –

ne glede na njegov položaj v strukturi podjetja,

države ali družbe.

Nove tehnologije so popolnoma

spremenile načine komuniciranja.

Papir izginja.

Večina komunikacije danes

poteka preko elektronskih

kanalov. Izginjajo tudi papirnate

čestitke in vabila.

Elektronska pošta

• Ločimo med zasebno in službeno/uradno komunikacijo.

• Pri uradnih e sporočilih uporabljamo obliko uradnega

dopisa, razen datuma, v vednost in zadeve, kar je že

vpisano v glavi elektronskega sporočila.

Nagovor

• Napišimo funkcijo:

Spoštovani gospod profesor,

Spoštovani gospod direktor,

Spoštovana gospa županja,

Spoštovani gospod minister,

• Če oseba nima funkcije, izpišimo ime:

Spoštovani gospod Mirko Pirko,

Spoštovani dr. Mirko Pirko,

in še …

• Če pišemo splošno ali dopis pošiljamo

več osebam:

Spoštovani, (velja za oba spola)

• Za nagovorom postavimo vejico in nato

nadaljujmo odstavek z malo začetnico.

in še …

• Zaključimo:

Lep pozdrav (brez ločila) ali

Lepo vas pozdravljam. (pika, ker uporabite glagol)

• Ne ponavljamo besed na začetku in koncu:

spoštovani – s spoštovanjem

• Teksti so kratki. Takoj preidemo k bistvu.

• Priloge naj bodo v priponkah.

• Ne opustimo profesionalnega tona.

• Hitri odgovor: najkasneje v 24 urah; sicer

namestimo odzivnik (kdaj se vrnemo, kdo

nas nadomešča, kontakti te osebe).

• Uporabljamo slovenski nabor znakov.

• Ne uporabljajmo emojijev.

• Ne uporabljajmo slanga.

• Izogibajmo se pretiranemu humorju.

• Ne bodimo pokroviteljski, vzvišeni,

arogantni, cinični.

• Pišimo v spoštljivem in dostopnem jeziku.

Zadeva

• Temeljito premislimo, kaj bomo vpisali v naslov

(zadeva). Na podlagi naslova se mnogi odločajo,

kako hitro in natančno bodo elektronsko pošto

prebrali oziroma ali jo bodo sploh prebrali ter kdaj

bodo nanjo odgovorili: takoj ali kasneje.

Klicaji, velike črke

• V tekstu naj ne bo klicajev; nebesedno negativno

delujejo na prejemnika.

• Velike črke pomenijo kričanje. Če želimo del teksta

poudariti, uporabljajmo odebeljeno pisavo.

• Preden odpošljemo sporočilo, še

enkrat pozorno preberimo tekst in

popravimo napake (slovnica!);

pomoč: orodje za črkovanje v

programu elektronske pošte;

preglejmo tudi morebitne priponke.

Odzivnost

Danes se zaradi ekspresnih komunikacijskih poti, kot

so sms, elektronska pošta, messenger, whatsapp,

viber, pričakuje zelo hitra odzivnost. Včasih smo si

lahko vzeli čas in odgovorili na elektronsko sporočilo

naslednji dan, na sms čez nekaj ur. Danes so se

pričakovanja reakcij na take vrste sporočil časovno

več kot razpolovila. Ravno zato je potreben bolj

tehten razmislek, kdaj bomo komu kaj poslali in

kakšna bodo naša časovna pričakovanja odgovorov.

Odgovorite, prosim.

Če prejmemo sporočilo na papirju, računalniku ali

telefonu, odgovorimo. Če ne gre drugače, pa kratko ‒

ja, ne, A, B, ok, ni ok. (Skoraj) vsak odgovor je boljši

kot ne odgovoriti. Odgovorimo tudi na zgrešene

klice.

Srečanja v okencih na ekranih

Večina srečanj se je v zadnjem letu

premaknila na splet. A tudi za ta srečanja

veljajo določena pravila. Naj nas ne zavedejo

domače okolje, copati in ekran.

Nekaj namigov za primerna uradna Zoom

srečanja

• Dobro se „poglejte v ogledalo“, preden začnete s

srečanjem.

• Izločite vse morebitne možnosti za nepredvidene zvoke v

vaši okolici (domače živali, pralni stroj, otroci, …)

• Če morate kaj natipkati, tipkajte neslišno.

• Ponovno preberite vsa sporočila, ki jih pošiljate v

klepetalnicah, preden jih objavite.

• Ne jejte med srečanjem.

• Če ste gostitelji, bodite pozorni na gumb „end

meeting“; če ga pritisnete po pomoti, se zgodi

kaos.

• Zaprite vse druge programe, preden delite ekran

(share screen gumb).

• Svetloba naj bo uperjena v vaš obraz in ne v vaš

hrbet.

• Razmislite o primernem ozadju.

• Ne zamujajmo.

• Določimo moderatorja.

• Če gre za srečanja do 20 oseb, moderator

predstavi vse sodelujoče ali jih prosi, da se

predstavijo sami, tako da jim on daje besedo,

sicer pride do zmešnjave.

• Če srečanje snemamo, morajo o tem biti

obveščeni vsi udeleženci srečanja.

• Ne dolgovezimo.

• Ne vpadajmo v besedo, za besedo prosimo z

dvignjeno virtualno roko.

• Ne premikajmo se preveč.

• Pravočasno pritisnimo ikono za mute in izklop

kamere.

Pomembna je primerna osvetljenost

Preverimo postavitev kamere,

bolje malce od zgoraj dol

Bodimo primerno urejeni

• Oblačila naj bodo primerna

poslu, ki ga opravljamo in vrsti

spletnega srečanja.

Različna delovna mesta,

različna oblačila.

Več kože ženska pokaže,

manj avtoritete projicira.

Poskrbimo za primerno pričesko

in primeren make up

Izberimo primerno ozadje

V ozadju naj ne bo motečih elementov

Uporabite svoj logotip

Vrsta

kamere igra

pomembno

vlogo.

Pazimo na nebesedno komunikacijo.

Med drugim sporočamo:

• kakšno je naše razpoloženje,

• kakšno je naše počutje,

• ali pazljivo poslušamo ali ne,

• ali se strinjamo ali ne,

• ali odobravamo ali ne,

• ali nas zanima ali ne,

• ali lažemo.

Ali se vam je že zgodilo,

da ste pozabili ime

človeka, ki so vam ga

predstavili?

Prvi vtis sloni večinoma na

nebesedni komunikaciji.

Druge priložnosti ni.

• Prvi vtis se dogaja vedno v dveh

smereh. Prva je ta, kakšen prvi vtis

mi naredimo na druge ljudi. Takrat

se potrudimo, da bo le-ta čim boljši.

Druga je ta, kakšen prvi vtis si mi

ustvarimo o nekom drugem. Takrat

bodimo močno previdni.

Pozorni bodimo na:

• optimizem,

• nasmeh,

• primerno komunikacijo z očmi in

mimiko obraza,

• urejenost.

Besedna intonacija

• Jakost

• Zvočnost

• Višina

• Ritem

• Hitrost

• Melodija

• Premori govora

Točnost je del nebesedne govorice –

tako v poslovnem

kot zasebnem življenju.

• Zamujanje brez utemeljenega

opravičila je znak nespoštovanja časa

drugega človeka. V mnogih primerih je

zamuda neopravičljiva. Opravičilo za

zamudo mora biti kratko in jasno ter

čim bliže resnici.

Če kronično zamujate,

ste kronično nespoštljivi.

Nekaj NE-jev

• Ne kritizirajmo neutemeljeno, ne obsojajmo, ne pritožujmo se.

• Ne bodimo nesramni, zajedljivi, cinični.

• Ne bodimo nevljudni, ne žalimo, ne grozimo.

• Ne opravljajmo za hrbtom.

• Ne obsojajmo različnosti.

• Ne ignorirajmo.

• Ne pripisujmo zaslug drugih sebi.

• Ne zanikajmo napake, če smo jo naredili; zanjo se opravičimo.

in …

• Ne podcenjujmo sogovornika, ne precenjujmo sebe.

• Ne bodimo vzvišeni, domišljavi.

• Ne povzdigujmo glasu.

• Ne segajmo v besedo.

• Ne uporabljajmo izrazov ona, on; uporabljajmo imena.

• Ne zavijajmo z očmi, ne dvigujmo obrvi, ne spakujmo

se.

Uporabljajmo štiri kratke male velike

nepogrešljive besedice

• Hvala.

• Prosim.

• Oprostite.

• Izvolite.

Vikanje in tikanje

• Z vikanjem izkažemo spoštovanje do določene

osebe.

• Tudi ko preidemo „na ti“, se spoštovanje ne sme

izgubiti.

• Na začetku vedno vikamo, dokler ne pride do

sporazumnega dogovora.

Beseda velja ...

• Koliko je vredna naša obljuba? Kako resno

mislimo, ko rečemo sodelavcu: „Do torka bom

pripravil predlog seznama vabljenih.“ Ali ko

obljubimo stranki: „Do petka boste prejeli našo

ponudbo.“ In potem? Smo to opravili? Ali smo

morda uporabili enega izmed 1001 izgovorov iz

pravljic?

Čim prej?

• Obljuba mora imeti rok. Ta rok nikakor ni čim prej

ali v najkrajšem možnem času. Čim prej je lahko čez

10 minut, dve uri, sedem dni, devet let. Rok pomeni:

čez 10 minut, čez dve uri, do največ sedem dni,

najkasneje v devetih letih.

Ustvarjalen sms za rojstni dan

Želim ti vse!

Ves smeh, ki ga premoreš, ljubezen okoli tebe,

mir v sebi, izzive v vlogah in življenje na

trdnih nogah, zanesljive prijatelje

in tople večerne objeme.

Ostani preprosta v tem vrtiljaku.

Obnašanje in komuniciranje na spletu

Nekaj splošnih nasvetov

- Obnašajmo se tako, kot želimo, da se drugi do tebe.

- Česar ne bi rekli v živo, ne natipkajmo online.

- Ne skrivajmo se za anonimnostjo, za zaslonom. Na spletu

smo pogosto lažje nesramni do drugih, saj svoji žrtvi ne

gledamo v obraz. Poleg tega se na anonimnost ni dobro

zanašati, saj puščamo elektronske sledi.

- Osebo, ki jo želimo fotografirati s svojim mobilnim

telefonom, prej vprašajmo za dovoljenje.

- Ne razpošiljajmo sporočil, slik, video posnetkov, ki nekomu

škodijo.

- Ne perimo umazanega perila na spletu. Prepiranje,

razčiščevanje sporov, konfliktov, družinskih nesoglasij,

nesporazumov s prijatelji, znanci in neznanci ne sodi na splet.

O teh stvareh se raje pogovorimo v živo.

Tudi s fantom/punco se odnosa ne zaključi z objavo

spremembe statusa na FB.

- Ko smo z nekom v družbi, se posvečajmo tej osebi in ne

preverjajmo neprestano, kaj se dogaja na našem mobilnem

telefonu in družbenih omrežjih. Pogovarjanje po telefonu,

čekiranje telefona, ko si z nekom v družbi, je neprimerno.

- Ne širimo nestrpnosti in sovražnega govora na spletu. To je

tudi kaznivo dejanje. Če pa naletimo nanj, pa prijavimo

sovražni govor na Spletno oko.