Apakah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 itu sulit?Published by Konsultan ISO on July 15th, 2011 12:31 AM | ISO 9001:2008  

Saya tergerak untuk menulis artikel ini karena minggu lalu mengalami kejadian yang cukup lucu dan unik terkait dengan penerapan ISO 9001. Percakapan ini terjadi antara saya dan seorang direktur suatu perusahaan yang ingin membenahi system manajemen perusahaanya. Direktur tersebut mengakui bahwa pengetahuannya tentang ISO 9001 masih sangat minim sehingga meminta saya untuk dijelaskan system manajemen yang terbaik untuk perusahaannya.

Beliau berkata:“Pak.. Saya tidak mau nerapin iso 9001 dulu.. berat.. saya hanya ingin tiap departemen di sini punya deskripsi pekerjaan yang jelas, prosedur pekerjaan yang tertata rapi, rekaman pekerjaan yang mudah dibaca dan ditemukan, dan interaksinya dengan bagian yang lain baik dan terintegrasi.. jangan sampai tiap departemen jalan sendiri-sendiri..”

Bagi yang sudah memahami ISO 9001 tentu tahu bahwa yang diungkapkan oleh Pak Direktur di atas tidak lain dan tidak bukan adalah ISO 9001 itu sendiri. Banyak orang yang mengira bahwa ISO 9001 memiliki sederet aturan yang berat untuk diterapkan bagi setiap organisasi. Padahal jika kita teliti, ISO 9001 betul-betul sebuah standar minimum suatu organisasi dikatakan mampu mengelola sistem nya dengan baik.

ISO 9001 mengandung beberapa klausul (aturan) yang bersifat fleksibel dan universal. Artinya, klausul yang ada dapat diterapkan di berbagai jenis organisasi baik itu jasa, produk, maupun pelayanan publik seperti sekolah. Ketika ISO 9001 menetapkan suatu organisasi harus memenuhi suatu persyaratan, ISO 9001 tidak menetapkan cara nya. Cara nya dikembalikan kepada setiap organisasi masing-masing. Contohnya, ISO 9001 mewajibkan setiap organisasi melakukan pengukuran kepuasan pelanggan. Adapun cara, frekuensi, dan media nya tidak ditentukan dan diserahkan ke masing-masing organisasi. Bisa jadi suatu organisasi karena suatu kepentingan melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sebulan sekali, dan perusahaan yang lain 1 tahun sekali. Tidak ada masalah untuk kedua hal ini karena yang diminta adalah pelaksanaannya bukan berapa kali nya.

Pembahasan ISO 9001 tidak akan jauh dari komitmen manajemen puncak, pembebanan tanggung jawab pekerjaan (job description), target pekerjaan (sasaran mutu), pemeliharaan sumber daya, perencanaan dan realisasi produk, serta analisis dan pengukuran (monitoring) terhadap proses-proses yang terjadi di suatu perusahaan. Jika perusahaan anda sudah sangat sering memperhatikan dan membahas hal-hal di atas maka bisa dikatakan jarak anda dengan ISO 9001 sudah sangat dekat Akan tetapi jika pembebanan tugas di perusahaan anda belum jelas, semua pekerjaan dibiarkan berjalan begitu saja tanpa adanya target dan monitoring, maka sudah sepantasnya anda mulai memikirkan untuk menerapkan sistem manajemen mutu di perusahaan anda. Barangkali ISO 9001 bisa menjadi pendekatan yang baik untuk diterapkan di perusahaan anda.

Sebagai penutup, saya akan tuliskan jawaban yang saya berikan untuk Bapak Direktur di atas:

” Perlu bapak ketahui, semua hal yang bapak jelaskan adalah beberapa persyaratan yang diminta oleh ISO 9001. Jadi, barangkali bisa saja nanti kami akan membantu perusahaan bapak dalam menerapkan sistem manajemen mutu dengan pendekatan ISO 9001.. Adapun jika ada persyaratan-persyaratan yang ingin diabaikan dahulu, tidak masalah.. Apalagi Bapak belum berniat untuk memperoleh sertifikat ISO 9001.. Karena tidak ada kewajiban bagi perusahaan yang menerapkan ISO 9001 untuk mendaftarkan sertifikatnya..”

Tahapan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008Published by Konsultan ISO on July 15th, 2011 12:34 AM | ISO 9001:2008, Konsultan ISO  

Sistem manajemen mutu ISO 9001 yang kini telah mencapai versi ISO 9001:2008 tidak diragukan lagi merupakan standar sistem manajemen mutu yang paling populer di dunia. Berbagai organisasi dari berbagai sektor seperti manufaktur, perusahaan jasa, sampai pendidikan berlomba-lomba untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001 sebagai upaya untuk membuktikan bahwa organisasi mereka dapat diakui mutu nya secara internasional. Ada beberapa tahapan yang harus dipenuhi untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.

1. Tahapan implementasiPada tahapan ini perusahaan diminta untuk menerapkan semua persyaratan yang diminta oleh standar ISO 9001, baik persyaratan dokumen maupun persyaratan sistem. Perlu diingat bahwa persyaratan ISO 9001 bukan hanya persyaratan dokumen saja, melainkan juga sistem secara keseluruhan misalkan pengaturan penempatan barng di gudang, tata letak area produksi, sarana dan prasarana, lingkungan kerja, dan sebagainya. ISO 9001 mewajibkan minimal 3 bulan waktu pelaksanaan implementasi ISO 9001 di perusahaan nya.

2. Internal AuditInternal audit ISO 9001 adalah kegiatan yang bertujuan untuk memeriksa kesesuaian implementasi ISO 9001 di suatu perusahaan terhadap persyaratn yang diminta oleh Standar ISO 9001. Jika ditemukan ketidaksesuaian, maka perusahaan wajib mengambil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diperlukan. Kegiatan internal audit dilakukan minimal 1 kali sebelum proses sertfikasi.

3. Tinjauan Manajemen (Management Review)Management review adalah rapat formal yang dilakukan pihak pimpinan perusahaan dengan tim ISO perusahaan tersebut. Agenda yang dibahas dalam rapat tersebut adalah seputar efektifitas penerapan ISO yang sudah diterapkan di perusahaan tersebut termasuk menindak lanjuti hasil audit internal. Management review dilakukan minimal 1 kali setelah dilaksanakannya internal audit.

Kedua kegiatan di atas, yaitu internal audit dan management review dilakukan guna menjamin bahwa tidak ada lagi ketidak sesuaian yang terjadi sehingga siap untuk dilakukan proses audit oleh badan sertifikasi.

4. Audit oleh Badan SertifikasiProses terakhir sebelum sertifikat dikeluarkan adalah proses audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi. Ini adalah tahapan yang akan menentukan apakah perusahaan anda layak mendapatkan sertifikat ISO 9001 atau tidak. Jika pada proses ini tidak ditemukan ketidak sesuaian yang fatal, maka perusahaan anda berhak mendapatkannya.

Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001 paling tidak empat bulan. Bagaimana? Mau lolos audit oleh badan sertifikasi? Jangan sungkan untuk meminta bantuan kepada kami.

Salam Semangat,

Dokumen apa saja yang harus dibuat untuk menerapkan ISO 9001:2008?Published by Konsultan ISO on July 15th, 2011 12:38 AM | 6 Prosedur Wajib, ISO 9001:2008, Manajemen Perusahaan  

Penerapan ISO 9001:2008 membutuhkan beberapa dokumen yang harus dibuat. Sistem dokumentasi ini diperlukan untuk menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berlangsung secara terarah, terkendali dan terukur. Berikut ini adalah  dokumen ISO 9001:2008

1. Manual Mutu  atau Pedoman Mutu (Quality Manual)Manual Mutu atau Pedoman Mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan komitmen perusahaan tentang penerapan ISO 9001:2008.   Biasanya manual mutu dibuat dengan menginterpretasikan klausul-klausul  ISO 9001:2008 yang disesuaikan dengan penerapan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.  .Manual mutu dibuat sebagai pedoman penerapan ISO 9001: 2008 di suatu perusahaan.

2. Struktur Organisasi dan Business Process MappingStruktur organisasi menunjukkan hierarki yang ada di suatu perusahaan secara global. Adapun business process mapping mampu menjelaskan interaksi antar bagian yang ada di perusahaan mulai dari pesanaan pelanggan sampai produk atau jasa diterima pelanggan. Kedua dokumen ini nantinya akan dijadikan pedoman yang penting dalam penyusunan job description dan juga prosedur kerja ISO 9001

3. Kebijakan Mutu dan Sasaran MutuKebijakan mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan komitmen perusahaan terkait penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan nya. Adapun sasaran mutu adalah target-target yang hendak dicapai oleh perusahaan. Sasaran mutu harus terarah dan terukur. Dalam pengertian, memiliki target yang jelas (dalam bentuk angka). Misalkan: Perolehan benefit Rp. 1 Milyar sampai akhir tahun 2010, Zero accident, maksimal 3 keluhan pelanggan per tahun, dan sebagainya.

4. Prosedur KerjaProsedur kerja adalah dokumen yang berisi panduan pelaksanaan suatu pekerjaan. Prosedur kerja yang baik seharusnya memenuhi ketentuan berikut:

-         Mampu menjelaskan tujuan pembuatan prosedur serta ruang lingkup penerapan prosedur kerja tersebut

-     Tidak mengandung istilah-istilah yang multitafsir. Sehingga perlu dijelaskan makna istilah yang dimaksud.

-         Mampu menjelaskan langkah-langkah pekerjaan dengan jelas beserta pihak-pihak yang bertanggung jawab menjalankan pekerjaan tersebut.

-         Memastikan bahwa semua rekaman mutu (form atau bukti lainnya) yang dibutuhkan senantiasa diisiJika kita baca standar ISO 9001, maka jelas bahwa prosedur kerja yang wajib dimiliki oleh setiap organisasi yang ingin menerapkan ISO 9001 hanya ada enam prosedur saja, yaitu:

1. Prosedur Pengendalian Dokumen2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

3. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Non-Conforming Product)

4. Prosedur Prosedur Internal Audit

5. Prosedur Tindakan Perbaikan

6. Prosedur Tindakan pencegahan

Adapun prosedur lain seperti misalnya prosedur pembelian, prosedur penerimaan order pelanggan, prosedur produksi, dan prosedur lainnya tidak wajib dibuat selama sautu organisasi dapat menjamin bahwa tanpa adanya prosedur, kegiatan yang ada dapat tetap dijalankan dengan terarah dan terkontrol.  Perlu dicatat, untuk kegiatan selain enam kegiatan di atas yang wajib dimiliki prosedurnya, ada beberapa kegiatan yang memang tidak diwajibkan adanya prosedur kerja, namun diwajibkan adanya rekaman mutu (baca standar ISO 9001).

5. Instruksi KerjaInstruksi kerja ISO 9001 dibuat untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang lebih detail daripada prosedur kerja atau bisa jadi menjelaskan detail kegiatan untuk tiap tahapan kegiatan yang disebutkan di prosedur kerja. Instruksi kerja hanyalah dokumen untuk membantu memahami prosedur kerja ISO 9001 dengan baik. Tidak ada ketentuan dari ISO 9001 untuk membuat instruksi kerja.

6. Rekaman MutuRekaman mutu adalah dokumen yang dapat menunjukkan bukti dilaksanakannya suatu pekerjaan. Rekaman mutu dapat berupa formulir (form),  foto, video, atau rekaman data

computer (softcopy). Namun lazimnya adalah berupa form. Contohnya formsuratpermohonan pembelian, form checkseet pemeriksaan mesin, dan sebagainya.Telah disebutkan sebelumnya bahwa ada beberapa kegiatan yang diwajibkan memiliki rekaman mutu seperti kegiatan seleksi dan evaluasi supplier, evaluasi kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya silahkan baca standar ISO 9001.

Demikianlah beberapa dokumen yang wajib dimiliki oleh suatu organisasi. Berapa banyak prosedur kerja yang dibutuhkan dikembalikan ke kebutuhan perusahaan anda.Salam Semangat,

Konsultan ISOwww.konsultaniso.web.id

Cara Mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on November 23rd, 2011 10:35 AM | Konsultan ISO  

Berikut ini kami sampaikan panduan atau langkah-langkah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 yang kami susun dalam format tanya jawab agar lebih mudah dipahami.

Siapa yang mengeluarkan?

Sertifikat ISO 9001:2008 dikeluarkan oleh lembaga yang disebut badan sertifikasi. Badan sertifikasi yang eksis di Indonesiacukup banyak. Sebut saja diantaranya Sucofindo, SGS, BVQI, Lloyd, DQS, MSA,  dll. Lihat link yang kami sediakan di sisi web konsultan iso untuk melihat berbagai badan sertifikasi dan link websitenya.

Bagaimana cara mendapatkan sertifikat ISO 9001?

Ada dua syarat untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:– Telah menerapkan sistem manajemen mutu IS0 9001:2008 sekurang-kurangnya tiga bulan.– lulus audit sertifikasi

Bagaimana mekanisme mengajukan audit sertifikasi?

Setelah organisasi anda menerapkan ISO 9001 sekurang-kurangnya 3 bulan, anda boleh mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dipilih. Badan sertifikasi akan meminta anda untuk mengirimkan dokumen ISO 9001 seperti  pedoman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen / bagian. Anda juga diminta untuk mengirimkan bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen

Berapa lama proses audit sertifikasi? Lamanya waktu audit ditentukan oleh ruang lingkup dan bidang pekerjaan anda. Biasanya, audit dilakukan dalam 2 stage; stage 1 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi, stage 2 untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan.

Bagaimana standar kelulusan untuk audit sertifikasi?

Organisasi anda dinyatakan lulus jika tidak ada temuan yang bersifat majour (fatal). Temuan yang bersifat majour terjadi karena adanya sistem yang tidak berjalan sama sekali atau ada persyaratan ISO 9001 yang tidak diterapkan tanpa alasan. Temuan lain disebut minor dan observasi. Temuan minor terjadi bila organisasi anda hanya tidak konsisten dalam menjalankan sistem atau hanya sebagian persyaratan yang diterapkan dari yang seharusnya. Adapun temuan observasi hanya bersifat saran-saran perbaikan. Temuan minor dan observasi tidak menyebabkan kegagalan melainkan hanya perlu perbaikan-perbaikan kecil saja.

Berapa lama sertifikat ISO 9001 diterima dari dinyatakan lulus?

Anda diwajibkan untuk melakukan perbaikan terhadap temuan-temuan yang disampaikan terlebih dahulu sebelum proses pencetakan sertifikat. Setiap badan sertifikasi memiliki lama waktu pencetakan sertifikat yang berbeda-beda mengingat ada beberapa badan sertifikasi yang menginduk ke luar negeri. Pengalaman kami, waktunya berkisar antara 2 minggu sampai 1 bulan.

Berapa lama masa berlaku sertifikat ISO 9001? Sertifikat ISO 9001 : 2008 berlaku untuk 3 tahun. Setelah 3 tahun, anda akan diaudit re-sertifikasi. Dalam masa 3 tahun, anda akan diaudit dalam periode tertentu (6 bulan sekali atau setahun sekali) yang disebut dengan surveilance audit. 

Berapa biaya sertifikasi ISO 9001 : 2008?

Biaya sertifikasi ISO 9001 berbeda-beda tergantung bidang pekerjaan dan besar organisasi anda. Setiap badan sertifikasi memiliki standar harga yang berbeda-beda. Namun yang jelas, ada 2 komponen biaya yang harus anda bayar:

– biaya audit sertifikasi Dikeluarkan di awal

– biaya audit surveilance Dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu (6 bulan sekali atau setahun sekali).

Sertifikat ISO 9001 dapat didapatkan dengan mudah bila anda telah secara konsisten menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. Bila anda membutuhkan jasa konsultan iso yang mudah, murah, cepat dan profesional, jangan sungkan untuk menghubungi kami, konsultan ISO yang membantu anda dalam memperoleh sertifikat ISO 9001.

Salam Semangat,

KonsultanISO.web.id

Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on December 2nd, 2011 03:12 AM | ISO 9001:2008, Konsultan ISO  

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan prinsip yang merupakan ruh dari standar ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang juga berjumlah 8 (delapan) klausul. Kedelapan prinsip itu adalah:

1. Fokus Pada PelangganKeberlangsungan suatu perusahaan sangatlah bergantung kepada pelanggannya. Oleh karena itu, pelanggan menjadi salah satu fokus penting yang harus diperhatikan. Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 diharuskan memiliki strategi khusus untuk teruse menerus memantau kepuasan pelanggan. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan

pelanggan.

Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh tingkatan organisasi.

Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti hasilnya.

Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. KepemimpinanPemimpin merupakan elemen terpenting di dalam suatu organisasi. Keberhasilan suatuorganisasi biasanya dimulai dari kecakapan pemimpin dalam memaksimalkan potensi sumberdaya yang dimilikinya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait dengan prinsip ini adalah:

Memperhatikan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.

Membangun visi yang jelas tentang masa depan organisasi.

Menetapkan tujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Target)

Menyediakan Sumberdaya yang diperlukan baik Sumber daya manusia atau assset.

Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

3. Keterlibatan KaryawanSebaik apapun strategi yang ditetapkan pihak manajemen tidak akan ada gunanya bila tidakdiamini oleh seluruh karyawan yang ada di organisasi. Oleh karena itu, peran aktif dari

karyawan sangat dibutuhkan untuk keberhasilan implementasi sistem manajemen mutu.Beberapa hal yang harus dilakukan untuk prinsip ini adalah:

Setiap karyawan harus memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam organisasi.

Setiap karyawan harus mengidentifikasi hambatan terhadap kinerja mereka.

Setiap karyawan harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka.

Setiap karyawan harus secara aktif mencari kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.

Setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman.

4. Pendekatan ProsesSebuah hasil yang hendak dicapai akan lebih efisien diraih ketika kegiatan-kegiatan dansumberdaya terkait dikelola sebagai suatu kesatuan proses yang tidak dapat dipisahkan. Ini jugaberarti bahwa yang terpenting dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah prosesbukan hasil. Artinya, target yang tidak tercapai bukanlah masalah majour yang tidak dapat dimaafkan selama kegagalan tersebut dianalisis dan dilakukan perbaikan ke depannya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan.

Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan kunci (utama) organisasi.

Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.

Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di dalam organisasi.

Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.

Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Pada ManajemenMengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini:

Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.

Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.

Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.

Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional.

Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum mengambil tindakan.

Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Perbaikan yang terus menerus

Perbaikan berkesinambungan dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi. Ini juga berarti bahwa organisasi tidak boleh puas terhadap hasil yang dicapai. Harus selalu ada peningkatan performa dari tahun ke tahun. Beberapa hal yang harus dilakukan tekait prinsip ini adalah:

Secara periodik melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan inetranal audit

Secara periodik mengadakan rapat khusus yang membahas masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasa disebut rapat tinjauan manajemen).

7. Pendekatan Faktual pada Pengambilan KeputusanKeputusan yang efektif adalah keputusa didasarkan pada analisis data dan informasi yang benar. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan. Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.

Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.

Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan PemasokSuatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target. Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.

Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang / jasa) yang mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisai.

Demikianlah 8 (delapan) prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang menjadi dasar-dasar penerapan ISO 9001:2008. 8 prinsip ini bagaikan Pancasila sedangkan 8 klausulnya merupakan Undang-undang dasarnya. 8 prinsip ini bila diterapkan seutuhnya maka akan mampu membantu organisasi anda dalam meraih apa yang menjadi target organisasi anda.

Salam Semangat,Konsultan ISO marketing@konsultaniso.web.id

Konsultan ISO : Tugas dan Tanggung JawabPublished by Konsultan ISO on December 15th, 2011 08:45 AM | ISO 9001:2008, Konsultan ISO  

Merujuk pada kamus besar bahasa indonesia, pengertian dari konsultan adalah:

“kon·sul·tan n ahli yg tugasnya memberi petunjuk, pertimbangan, atau nasihat dl suatu kegiatan (penelitian, dagang, dsb); penasihat”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa konsultan ISO adalah seorang yang memiliki keahlian dalam memberikan petunjuk atau nasihat dalam rangka penerapan sistem manajemen di suatu perusahaan atau organisasi. Konsultan ISO haruslah orang yang memiliki jejak rekam panjang dalam menangani berbagai macam perusahaan dari berbagai bidang dan bukan dalam suatu bidang saja.  Seseeorang  yang memiliki pengalaman yang panjang menjadi perwakilan manajemen (management representative) di perusahaan dengan satu bidang tertentu saja belum tentu dapat menjadi seorang konsultan ISO. Barangkali ia bisa membantu menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di perusahaan lain dengan bidang yang sama persis dengan perusahaan lamanya. Namun, ketika ia diminta menjadi konsultan ISO di perusahaan dengan bidang yang sama sekaki berbeda, bisa jadi ia akan kesulitan. Contohnya, seseorang yang menjadi management representative di perusahaan manufaktur belum tentu dapat melakukan hal yang sama di perusahaan retail. Ini dikarenakan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 memiliki klausul-klausul yang bersifat global sehingga diperlukan kejelian dan pemahaman mendalam untuk menafsirkan klausul ISO 9001:2008 di bidang pekerjaan yang dimaksud.Konsultan ISO memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

Konsultan ISO harus memberikan training ISO atau pelatihan ISO di awal proses konsultasi ISO untuk memastikan pihak perusahaan memahami persyaratn ISO 9001:2008.

Konsultan ISO harus membantu perusahaan dalam mengembangkan sistem dokumentasi manajemen mutu ISO 9001:2008 termasuk menentukan proses apa saja yang perlu dibuatkan dokumen mutu atau rekaman mutunya.

Konsultan ISO harus memberikan pelatihan ISO atau Training ISO tentang panduan pelaksanaan internal audit sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Konsultan ISO juga perlu untuk memberikan bimbingan dalam menindaklanjuti hasil temuan audit mutu internal.

Konsultan ISO juga perlu untuk membimbing pelaksanaan salah satu kegiatan wajib yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yaitu rapat tinjauan manajemen.

Konsultan ISO harus melakukan audit pre-assesment yang tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tidak ada lagi persyaratan ISO 9001:2008 yang belum diterapkan. Dengan kata lain, tidak ada lagi kemungkinan ditemukannya temuan yang bersifat majour (fatal) yang mengakibatkan kegagalan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.

Demikianlah peran dan tanggung jawab seorang konsultan ISO 9001:2008 yang bisa anda jadikan penilaian apakah konsultan ISO yang anda pilih telah melakukan peran dan tanggung jawabnya dengan baik.

Salam semangat,

Konsultan ISO,marketing@konsultaniso.web.id

Tujuan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on January 3rd, 2012 12:34 AM | ISO 9001:2008, Konsultan ISO  

Selama menjadi konsultan ISO, banyak klien yang  berpikir bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat meningkatkan profit dari suatu perusahaan padahal bila kita melihat klausul-klausul ISO 9001:2008 tak ada satu pun klausul yang membahas urusan finansial. Klausul-klausul ISO 9001:2008 seluruhnya hanyalah membahas masalah sistem; bagaimana membuat target; menjabarkan action plan; membuat perencanaan; melakukan apa yang telah direncanakan; dan mengevaluasi hasil. Kesemua hal ini sejatinya baik secara langsung maupun tak langsung tentu dapat meningkatkan profit meskipun sudah barang tentu ini berkaitan erat dengan keberhasilan tim marketing atau sales dalam menggaet pelanggan. Namun yang perlu ditekankan adalah bahwa ISO 9001:2008 tidak menjamin hal tersebut.

Lalu apa sebetulnya yang menjadi tujuan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?

Ada 3 hal yang dijamin oleh ISO 9001:2008 sebagai keuntungan bagi organisasi  yang menerapkan ISO 9001:2008 yang terangkum dalam 3C: comply, consistent, continual improvement.

1. Comply to Requirements (memenuhi persyaratan)

Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh perundang-undangan terlebih lagi persyaratan pelanggan. Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup pekerjaan organisasi tersebut. Terkait dengan persyaratan pelanggan, ada beberapa hal yang dilakukan berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008 diantaranya:

Meninjau Persyaratan Pelanggan: Melakukan tinjauan terhadap permintaan pelanggan terkait kemampuan memenuhi permintaan pelanggan sebelum menyetujui kontrak.  Pemenuhan persyaratan pelanggan di sini termasuk penanganan produk (bila diminta) dan target waktu pengiriman produk.

Menanangani Keluhan Pelanggan: setiap keluhan harus dimonitor dengan baik  dengan cara dicatat dan ditindaklanjuti. Bila perlu ditetapkan waktu respon untuk setiap keluhan yang masuk.

Melakukan Survey Kepuasan Pelanggan: dalam selang waktu tertentu, harus  dilaksanakan survey kepuasan pelanggan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap mutu produk (barang/jasa) yang diberikan oleh organisasi.

2. Consistency of Product (Produk Konsisten)

Organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat menghasilkan produk (barang/jasa) yang konsisten; mutu dan spesifikasinya sama persis dan produk dihasilkan oleh suatu sistem yang konsisten bukan secara kebetulan. Produk yang konsisten ini dihasilkan dengan 4M (Man, Method, Machine, Material) yang konsisten pula. Kombinasi dari karyawan yang memiliki kompetensi yang merata, peralatan yang selalu siap digunakan, pasokan material yang bermutu serta prosedur kerja yang jelas akan menghasilkan produk yang konsisten.

3. Continual Improvement (Perbaikan Berkesinambungan)

Diantara salah satu prinsip ISO 9001:2008 yang paling dominan adalah prinsip tentang perbaikan yang berkesinambungan. Maksudnya, organisasi tidak boleh puas dengan pencapaian hasil yang sudah sesuai target melainkan terus menerus meningkatkan target setiap tahunnya. Target-target yang tidak tercapai harus dianalisis dan dievaluasi untuk mengetahui root cause dan tindakan perbaikannya. Begitupun dengan masalah-masalah yang terjadi perlu dicatat dan dikendalikan, dianalisis, dievaluasi dan diberikan tindakan perbaikannya. Setiap keadaan yang dianggap menjadi potensi ketidaksesuaian di masa mendatang harus dianalisis dan diberikan tindakan pencegahannya.

Demikianlah 3 hal yang menjadi tujuan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 memang hanya menjamin hal-hal yang sifatnya sistemik bukan finansial. Meskipun sudah barang tentu, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 memiliki “nilai lebih” di mata pelanggan,  mendapat “nilai lebih” saat mengikuti tender, dan dapat dengan leluasa mengekspor produknya ke luar negeri.

 

Salam Semangat,

 

Multiple Training & Consulting

Benefit Sertifikat ISO 9001:2008 Untuk Perusahaan AndaPublished by Konsultan ISO on January 16th, 2012 12:50 AM | Sertifikat ISO 9001  

Banyak perusahaan yang berlomba-lomba untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001 meskipun biaya sertifikasinya tidaklah murah. Belum lagi bila ditambah dengan biaya konsultan iso yang cenderung mahal (ini tidak terjadi jika anda menggunakan jasa kami). Bahkan sebagaimana yang pernah kami ulas di artikel sebelumnya, Pengurus masjid dan RW pun ada yang sudah bersertifikat ISO 9001:2008. Kira-kira apa yang menyebabkan demikian? Kami akan mengulasnya secara lengkap di sini.

1. Sertifikat ISO 9001: Bukti Pembenahan Sistem

Ketika perusahaan anda mendapatkan sertifikat ISO, maka itu adalah bonus yang anda dapatkan sebagai hasil dari kerja keras membenahi sistem manajemen perusahaan Anda. Dari yang apa adanya menjadi semua ada dasarnya. Dari nothing menjadi king! joss!

2. Sertifikat ISO 9001: Pengakuan InternasionalSertifikat ISO 9001 adalah bukti yang paling valid bagi perusahaan yang mengklaim proses bisnisnya telah berjalan dengan baik dan bahkan diakui secara internasional. Sah!

3. Sertifikat ISO 9001: Peningkatan “Image” di Mata PelangganPerusahaan besar seperti astra, indofood, dan sebagainya rasanya tak perlu usaha lebih untuk meningkatkan “image” di mata pelanggan. Ini dikarenakan reputasi mereka melalui brand image yang mereka bangun sudah tidak diragukan lagi. Lalu bagaimana dengan perusahaan anda? Sertifikat ISO merupakan jalan pintas untuk meningkatkan “image” perusahaan anda! Top!

4. Sertifikat ISO 9001: Tiket untuk Go International

Mau ekspor produk anda ke luar negeri? Jangan mimpi kalau anda belum punya sertifikat ISO 9001! Kebanyakan perusahaan asing mewajibkan vendor / suppliernya telah bersertifikat ISO 9001.  Ini juga berlaku di Indonesia. Salah satu klien kami mengaku bahwu kliniknya pernah ditolak menjadi vendor medical check up oleh salah satu perusahaan pelayaran asing hanya karena belum bersertifikat ISO 9001:2008! Ini juga terjadi pada pedagang kaos distro asal bandung yang produknya ditolak oleh negara tujuan ekspor karena belum bersertifikat ISO 9001:2008.

5. Sertifikat ISO 9001: “Pelicin” untuk TenderHampir semua tender baik tender pemerintahan maupun tender memberikan poin lebih bagi peserta yang sudah bersertifikat ISO 9001. Bahkan tidak sedikit yang menjadikan sertifikat ISO 9001 sebagai persyaratan mengikuti tender. maknyus!

6. Sertifikat ISO 9001: Simbol Kualitas

Cantumkan logo sertifikat ISO 9001 berserta nomor sertifikat anda pada kepala surat, kartu nama, website dan kemasan produk anda. Dijamin, pelanggan tidak akan memandang perusahaan Anda sebelah mata. Alih-alih, perusahaan anda semakin maju dan bekembang.

Demikianlah beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan bila perusahaan Anda telah bersertifikat ISO. Untuk membuatnya lebih simple, gunakanlah jasa konsultan ISO 9001:2008 agar Anda tetap fokus pada bisnis Anda dan biarkan Konsultan ISO yang membenahi perusahaan anda. Jadikanlah sertifikat ISO 9001 sebagai terget perusahaan anda tahun ini dan sudah barang tentu jangan sungkan untuk menggandeng kami sebagai partner anda.

 

Salam Semangat,

 

Multiple Training & Consulting

Audit Mutu Internal – Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on January 18th, 2012 12:54 AM | 6 Prosedur Wajib, Audit Mutu Internal, ISO 9001:2008  

Apa itu Audit Mutu Internal?

Selama ini kita barangkali sudah familiar dengan istilah audit internal. Meskipun yang dipahami dari audit internal adalah pemeriksaan keuangan. Menurut ISO 9000:2005, Audit adalah:  “serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit (audit evidence) dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit (audit criteria)  terpenuhi. “ Audit internal disebut juga fisrt party audit karena dilakukan oleh internal perusahaan.Audit internal merupakan salah satu kegiatan wajib yang harus dijalankan oleh perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berdasarkan klausul 8.2.2 Audit Internal.

Pada kegiatan audit mutu internal, kriteria audit yang diperiksa adalah seputar kebijakan, prosedur atau persyaraan yang dijadikan rujukan. Audit mutu internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan organisasinya; memeriksa kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen mutu; menilai gap antara organisasi dengan standar ISO 9001:2008.

Kenapa Audit Mutu Internal harus dijalankan?

 Untuk menentukan pemenuhan dari Sistem Manajemen Mutu auditee (orang atau bagian yang diaudit)  dengan persyaratan SMM

 Untuk menentukan apakahSistem Manajemen Mutu auditee telah dilaksanakan dan dipelihara secara cukup

 Mengidentifikasi area yang berpotensi untuk perbaikan

 Mengkaji kemampuan dari proses tinjauan manajemen internal untuk  memastikan keberlanjutan dan keefektifan SMM

 Untuk mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu organisasi di mana terdapat keinginan untuk membuat hubungan kontrak, seperti dengan pemasok atau partner

 

Kapan Audit Mutu Internal harus dijalankan?

Menurut klausul 8.2.2, organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu. Artinya, organisasi dibebaskan untuk menentukan frekuensi pelaksanaan audit mutu internal apakah setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Hal yang perlu dicatat, bagian tertentu atau departemen tertentu dalam sebuah organisasi bisa jadi memiliki frekuensi audit lebih banyak dari departemen yang lain untuk alasan tertentu seperti: merupakan departemen yang sangat kritis dan menetukan mutu organisasi secara keseluruhan atau departemen yang paling banyak pneyimpangannya dalam proses penerapan sistem manajemen mutu.

Siapa yang berhak melaksanakan Audit Mutu Internal?

Organisasi harus menunjuk beberapa orang sebagai Auditor Mutu Internal. Auditor mutu Internal haruslah orang yang memiliki kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal. Ini bisa dibuktikan dengan sertifikat training, absensi atau apapun yang bisa dijadikan bukti pelaksanaan pelatihan audit mutu internal. Hal yang perlu dicatat, seorang auditor mutu internal tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

Bagaimana cara melaksanakan Audit Mutu Internal?

Secara ringkas, tata cara melaksanakan Audit Mutu Internal adalah sebagai berikut:

(1) Organisasi harus membentuk tim audit. Auditor internal sebaiknya setingkat kepala bagian atau Manajer ke atas agar pelaksanaannya lebih lancar.

(2) Tim Audit membuat program audit (Audit programme) yang berisi gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu.

(3) Bila waktu pelaksanaan audit mutu internal sudah dekat, maka tim audit membuat rencana audit (audit plan) yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan ruang lingkup audit termasuk bagian mana saja yang diaudit. Audit plan ini harus didistribusikan ke seluruh bagian yang akan diaudit.

(4) Untuk memudahkan pelaksanaan audit mutu internal, sebaiknya tim audit membuat audit checklist: sebuah dokumn yang berisi poin-poin penting yang harus ditanyakan ke auditee (orang / bagian yang diaudit) . Audit Checklist ini penting mengingat tidak semua auditor internal memahami seluruh persyaratan ISO 9001:2008.

(5) Setelah audit mutu internal, tim audit harus mengumpulkan semua temuan audit (audit finding) yang didasari dengan bukti obyektif (objective evidence) dan menyimpulkannya menjadi sebuah laporan audit mutu internal.

(6) Semua temuan yang dituangkan dalam laporan audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh bagian terkait kemudian harus diverifikasi oleh tim audit untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki sampai tuntas.

 

Demikianlah beberapa hal tentang audit mutu internal. Bila anda membutuhkan training / pelatihan intensif audit mutu internal maka jangan sungkan untuk manggandeng Multiple Training & Consulting – Konsultan ISO 9001 Mudah, Murah, Cepat dan Profesional- sebagai partner Anda.

 

Salam Semangat,

 

Multiple Training & Consulting

www.konsultaniso.web.id

Klausul ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on February 6th, 2012 02:00 PM | ISO 9001:2008  

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 memiliki 8 prinsip yang merupakan ruh atau jiwa standar ISO 9001:2008. Kami pernah mengulasnya dengan judul “Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008″. Kedelapan prinsip ini menjiwai 8 Klausul ISO 9001:2008 yang berisi sederet persyaratan yang harus diterapkan. Delapan  prinsip ISO 9001:2008 bagaikan Pancasila, dan 8 klausul  ISO 9001:2008 bagaikan UUD 1945 yang berisi beberapa pasal. Nah, klausul ISO 9001 inilah yang dijadikan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.  Standar ISO 9001:2008 memuat 8 klausul yang berisi beberapa persyaratan dalam bahasa legal formal sehingga barangkali sulit untuk dipahami oleh orang-orang yang baru membaca standar ISO 9001 ini. Oleh karena itu, kami akan memberikan sedikit komentar atau rangkuman untuk beberapa klausul yang menurut kami perlu untuk dijelaskan. Berikut ini adalah klausul / persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISo 9001:2008

 

Klausul 1 – Ruang Lingkup

1.1 – Umum

1.2 – Penerapan

Klausul 2 – Acuan Standard

Klausul 3 – Istilah dan Definisi

 

Klausul 1 – 3 hanya bersifat sebagai pengantar standar ISO 9001:2008. Dalam 3 klausul ini, belum ada pesyaratan yang harus dijalankan. Hanya saja, Klausul 1.2 menjelaskan bahwa klausul 4-8 wajib untuk diterapkan secara penuh kecuali klausul 7, maka salah satu atau lebih Sub Klausul boleh tidak diterapkan bila memang tidak terdapat proses atau kegiatan di organisasi anda yang berkaitan dengan klausul tersebut.

 

Klausul 4 – Sistem Manajemen Mutu

4.1 – Persyaratan Umum

4.2 – Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 – Umum

4.2.2 – Manual Mutu

4.2.3 – Pengendalian Dokumen

4.2.4 – Pengendalian Rekaman

Klausul 4 secara umum berisi tentang persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan ISO 9001:2008 maka anda diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, 6 Prosedur Wajib, prosedur kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu (form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan) yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan operasional organisasi anda.

Anda juga diminta untuk mengendalikan dokumen dan form / catatan mutu / rekaman mutu termasuk tata cara penetapan atau pengesahan, revisi, distribusi, penyimpanan dan cara pemusnahannya.

Klausul 5 – Tanggungjawab Manajemen

5.1 – Komitmen Manajemen

5.2 – Fokus Pelanggan

5.3 – Kebijakan Mutu

5.4 – Perencanaan

5.4.1 – Sasaran Mutu

5.4.2 – Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

5.5 – Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1 – Tanggungjawab dan Wewenang

5.5.2 – Wakil Manajemen

5.6 – Tinjauan Manajemen

5.6.1 – Umum

5.6.2 – Masukan Tinjauan

5.6.3 – Keluaran Tinjauan

Klausul 5 berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh Top Manajemen seperti penetapan struktur organisasi, job description, penetapan sasaran mutu (quality objective), penunjukkan management representative (perwakilan manajemen), dan pelaksanaan salah satu dari dua kegiatan yang harus dijalankan secara rutin dalam periode waktu tertentu: Rapat Tinjauan Manajemen. Klausul 5.6.2 berisi tentang 7 agenda yang wajib dibahas dalam rapat tinjauan manajemen yang pelaksanaannya bisa enam bulan sekali atau setahun sekali tergantung kebijakan perusahaan.

Klausul 6 – Manajemen Sumberdaya

6.1 – Penyediaan Sumber Daya

6.2 – Sumber Daya Manusia

6.2.1 – Umum

6.2.2 – Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran

6.3 – Infrastruktur

6.4 – Lingkungan Kerja

Klausul 6 secara umum berisi persyaratn yang berkaitan dengan pekerjaan HRD dan GA yakni seputar kepegawaian dan Sarana dan Prasarana. Anda diminta untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta mengelola sarana dan prasarana organisasi anda.

Klausul 7 – Realisasi Produk

7.1 – Perencanaan Realisasi Produk

7.2 – Proses Terkait Pelnggan

7.2.1 – Penetapan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk

7.2.2 – Tinjauan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk

7.2.3 – Komunikasi Pelanggan

7.3 – Desain dan Pengembangan

7.3.1 – Perencanaan Desain dan Pengembangan

7.3.2 – Masukan Desain dan Pengembangan

7.3.3 – Keluaran Desain dan Pengembangan

7.3.4 – Tinjauan Desain dan Pengembangan

7.3.5 – Verifikasi Desain dan Pengembangan

7.3.6 – Validasi Desain dan Pengembangan

7.3.7 – Perubahan Desain dan Pengembangan

7.4 – Pembelian

7.4.1 – Proses Pembelian

7.4.2 – Informasi Pembelian

7.4.3 – Verifikasi Produk Yang Dibeli

7.5 – Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.1 – Pengendalian Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.2 – Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.3 – Identifikasi dan Mampu Telusur

7.5.4 – Barang Milik Pelanggan

7.5.5 – Penjagaan Produk

7.6 – Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Klausul 7 berisi beberapa persyaratan ISO yang berkaitan dengan realisasi produk dan jasa mulai dari kontrak atau kesepakatan dengan pelanggan sampai produk atau jasa sampai ke tangan pelanggan. Bila diurutkan, klausul 7 ini mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan (schedule), pembelian raw material atau jasa pendukung,  pelaksanaan produksi atau pemberian jasa,  penyimpanan, pengiriman, sampai barang / jasa diterima oleh pelanggan.

Klausul 7 ini mengatur beberapa divisi yang lazim ditemukan di suatu organisasi seperti Marketing, Purchasing, PPIC, Produksi, Gudang, QC, QA, dll. Sebagai contoh, untuk divisi marketing, Anda diminta untuk memantau kepuasan pelanggan (dengan cara survey kepuasan pelanggan) dan menangani keluhan pelanggan; setiap keluhan harus dicatat, ditindaklanjti, dianalisis dan diberikan solusi perbaikan dan pencegahannya di masa mendatang.

Sebagaimana dijelaskan pada klausul 1.2, bila ada salah satu sub klausul yang tidak applicable, maka boleh dikecualikan atau diabaikan. Contohnya, orgnisasi yang bergerak dibidang penjualan (distributor) tentu hanya menjual produk dari produsen lain dan tidak melakukan pengembangan produk (Research and Development), sehingga tidak perlu menerapkan Klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan.

Klausul 8 – Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

8.1 – Sistem Manajemen Mutu

8.2 – Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 – Kepuasan Pelanggan

8.2.2 – Audit Internal

8.2.3 – Pemantauan dan Pengukuran Proses

8.2.4 – Pemantauan dan Pengukuran Produk

8.3 – Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

8.4 – Analisis Data

8.5 – Peningkatan

8.5.1 – Peningkatan berkelanjutan

8.5.2 – Tindakan Koreksi

8.5.3 – Tindakan perbaikan

8.5.4 – Tindakan Pencegahan

Klausul 8 seluruhnya berisi tentang Analisis proses secara keseluruhan.  Klausul ini berisi ketentuan empat dari enam prosedur wajib yang harus dibuat yaitu: prosedur Audit Internal

(8.2.2), Prosedur Pengendalian Produk / Jasa Tidak Sesuai (8.3), Prosedur Tindakan Perbaikan (8.5.3) dan Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.4).

Secara umum dapat dinyatakan bahwa Klausul 8 menuntut anda untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara; menganalisis demua data masukkan (survey kepuasan pelanggan, keluhan pelangggan, produk reject, kesalahan kerja, dll) termasuk melaksanakan kegiatan audit internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara penerapan dengan Standar ISO 9001:2008 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Sejarah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on February 15th, 2012 04:55 AM | ISO 9001:2008  

Pada perang dunia II, United Kingdom, Inggris memiliki masalah yang serius dengan proses pembuatan bom di pabrik senjata. Maka untuk menyelesaikan masalah tersebut, Menteri Pertahanan menjadi pengawas di pabrik tersebut.

Untuk menyuplai kebutuhan senjata pemerintah, perusahaan pembuat senjata harus menuliskan prosedur dalam pembuatan produk. Prosedur tersebut harus telah diperiksa Menteri Pertahanan dan dipastikan para pekerja mengikuti prosedur tersebut.

Di tahun 1959, Amerika Serikat mengembangkan Quality Program Requirements, Sebuah standar kualitas untuk kegiatan Militer yang menjelaskan tentang hal yang harus dilakukan supplier. Pada tahun 1962, NASA juga mengembangkan Quality System Requirements untuk supplier yang serupa. 1968, NATO mengadopsi AQAP (Allied Quality Assurance Procedures) spesifikasi untuk kebutuhan peralatan NATO.

Selanjutnya ide penjaminan kualitas menyebar di kalangan militer. Pada tahun 1966, Kerajaan Inggris memimpin kampanye nasional pertama untuk kualitas dan reliability dengan slogan “Quality is everybody’s business.” Pada tahun 1969, Inggris dan Canada mengembangkan standar jaminan kualitas untuk supplier.

Pada waktu itu, supplier dinilai buruk oleh sejumlah pelanggan. Hal itu disebabkan oleh tindakan supplier yang melakukan usaha duplikasi produk yang tidak berguna. Pada tahun 1969, komite Inggris mengharuskan supplier untuk mengikuti aturan umum dari penjaminan kualitas.

Pada tahun 1971, British Standard Institute menerbitkan standar Pemerintah Inggris yang pertama untuk penjaminan kualitas, yaitu BS 9000, yang dikembangkan untuk industri elektronik. Pada tahun 1974, BSI menerbitkan BS 5179, yang merupakan petunjuk untuk jaminan kualitas.

Sekitar tahun 70-an, BSI mengadakan pertemuan dengan industri untuk menciptakan standar umum. Hasilnya adalah BS 5750 pada tahun 1979. Banyak industri yang sepakat untuk mengganti standar miliknya dengan standar yang berlaku. Tujuan dari BS 5750 adalah

memberikan dokumen kontrak umum bagi industri, mendemonstrasikan bahwa produksi industri dapat dikontrol. Selanjutnya standar ini dikembangkan lebih lanjut sebagai berikut:

ISO 9001: 1987 :

• ISO 9000 pertama kali dibuat pada tahun 1987, nama dari standar ini adalah ISO 9000 :1987.

• Menekankan pada kesesuaian dengan prosedur proses pembuatan dan tidak melihat dari keseluruhan manajemen

• ISO 9000:1987 memiliki struktur yang sama dengan  standar Inggris BS 5750, dengan 3 ‘model’ sistem manajemen mutu yang dibedakan berdasarkan ruang lingkup aktivitas sebuah organisasi:

1. ISO 9001:1987 Model untuk jaminan mutu di perusahaan yang memiliki ruang lingkup desain, pengembangan, produksi, instalasi, dan pelayanan yang meliputi pembuatan produk baru.

2. ISO 9002:1987 Model untuk jaminan mutu di perusahaan yang memiliki ruang lingkup produksi, instalasi, dan pelayanan yang tidak membuat produk baru.

3. ISO 9003:1987 Model untuk jaminan mutu di perusahaan yang memiliki ruang lingkup hanya pada  inspeksi akhir dan pengujian akhir produk tanpa peduli bagaimana produk tersebut dibuat.

• ISO 9000:1987 sangat dipengaruhi oleh standar militer yang disesuaikan dengan kebutuhan industri.  Sebagai dampaknya, pada versi ini sangat menekankan pada kesesuaian dengan prosedur alih-alih proses manajemen secara keseluruhan.

ISO 9001: 1994 :

• Dilaksanakan revisi terhadap ISO 9000:1987, hasil revisi dinamakan ISO 9000:1994

• ISO 9000:1994 menekankan jaminan kualitas melalui tindakan preventif, bukan hanya memeriksa produk akhir dan bukan hanya terus meminta bukti kepatuhan dengan prosedur yang terdokumentasi.• Seperti edisi pertama,  perusahaan cenderung menerapkan persyaratan dengan menciptakan segudang manual dan  prosedur dn terjebak dalam  birokrasi ISO.  Masalah semacam ini bisa menghambat perbaikan proses karena perusahaan hanya fokus pada pemenuhan persyaratan prosedur.

ISO 9001: 2000 :

• Dilaksanakan revisi dan dinamakan ISO 9000:2000

• Memasukkan unsur quality process yang steady, customer satisfaction, ekspektasi pelanggan dan continous improvement

• Melihat efektivitas manajemen berdasarkan pengukuran performansi

ISO 9001:2008:

• Dilaksanakan revisi dan dinamakan ISO 9000:2008

• Memasukkan unsur data digital dan hal yang berkaitan dengan perangkat lunak (software) beserta pengendaliannya

•  Tidak terlalu banyak perubahan dibanding versi 2000. Hanya perubahan kecil seperti aturan bahwa management representative tidak boleh berasal dari luar organisasi.

Pro Kontra terhadap Manfaat ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on March 13th, 2012 01:52 AM | ISO 9001:2008, Sertifikat ISO 9001  

Semenjak pertama kali dibuat pada tahun 1987 hingga saat ini, ISO telah menjadi suatu standar  yang banyak digunakan di berbagai negara di dunia ini. Walaupun demikian, sampai saat ini masih banyak pro dan kontra terhadap dampak positif yang dapat dihasilkan dari sertifikasi ISO ini. Beberapa penelitian menunjukkan adanya dampak positif sertifikasi ISO terhadap kinerja perusahaan baik itu dalam aspek finansial maupun aspek non-finansial. Adapun, beberapa penelitian yang menunjukkan adanya dampak positif dari sertifikasi ISO di antaranya adalah:

Penelitian yang dilakukan oleh Buttle (1997) dengan sampel 1220 perusahaan bersertifikasi ISO di Inggris dan penelitian yang dilakukan oleh Casadesus (2000) dengan sampel 500 perusahaan menghasilkan kesimpulan bahwa sertifikasi ISO berdampak positif terhadap kinerja marketing perusahaan.

Penelitian yang dilakukan Forker (1996) dengan sampel 65 perusahaan furnitur menghasilkan kesimpulan bahwa sertifikasi ISO berdampak positif terhadap pertumbuhan penjualan.

Di sisi lain beberapa peneliti menemukan bahwa sertifikasi ISO tidak berkorelasi secara signifikan terhadap kinerja perusahaan baik dalam aspek finansial maupun non-finansial. Beberapa penelitian yang menunjukkan tidak adanya dampak positif dari sertifikasi ISO di antaranya adalah:

 Penelitian yang dilakukan oleh Jeroen Singels,  Gwenny Ruel,  Henny van de Water (2001) dengan sampel 300 perusahaan di Belanda menghasilkan kesimpulan bahwa sertifikasi ISO tidak berkorelasi positif dengan kinerja organisasi/perusahaan.

Penelitian yang dilakukan oleh  Inaki Heras,  Gavin P M Dick, dan  Marti Casadessus (2002) dengan sampel 400 perusahaan bersertifikasi ISO dan 400 perusahaan tidak bersertifikasi ISO di Spanyol menghasilkan kesimpulan bahwa sertifikasi ISO tidak berkorelasi positif terhadap profitabilitas perusahaan.

 

Kritik terhadap ISO

Dari berbagai literatur yang diperoleh, terdapat beberapa pendapat yang berisi kritikan terhadap sertifikasi ISO, seperti pendapat yang diungkapkan oleh Jones:

Some disadvantages  from ISO certification are extra costs for achieving ISO certification, increase in paper workload, no attention for development of personnel, little attention for the support functions in an organization. Furthermore, ISO certification may discourage creative and critical thinking in an organization, because employees are forced to work according to well-described procedures and rules. Critics tend to say that ISO certification brings about a lot of extra costs, and seems not to result in benefits. They think that gaining an ISO certificate is an “hollow achievement” (Jones et al., 1997)

Sehingga sertifikasi ISO dianggap tidak berdampak positif  secara signifikan terhadap kualitas produk/layanan yang diberikan oleh perusahaan. Isi dari kritikan-kritikan tersebut diantaranya adalah:

 Alasan perusahaan melakukan sertifikasi ISO dilandasi motif adanya  tuntutan pasar atau tuntutan negara  tempat mereka berada untuk melakukan sertifikasi ISO bukan didasari motif untuk meningkatkan kualitas produk/layanan yang diberikan.

 Sertifikasi ISO dianggap kurang tepat jika diimplementasikan pada bidang yang membutuhkan kreativitas tinggi seperti Software engineering, karena sertifikasi ISO lebih beracuan pada prosedur-prosedur standar yang kurang mengakomodir aspek kreativitas.

ISO 9000 menekankan pada proses yang konsisten, karena dengan kekonsistenan itu maka kualitas pun akan konsisten, namun hal ini pada kenyataannya menyebabkan perusahaan-perusahaan sulit untuk melakukan improvement dalam prosesnya, karena  proses improvement akan mengubah standard yang telah dilaporkan sebelumnya

Sertifikasi ISO menimbulkan penambahan biaya, dan biaya yang dikeluarkan belum tentu sebanding dengan manfaat yang diterima ( dilihat dari aspek cost-benefit)

Adanya kritikan-kritikan tersebut menunjukkan bahwa manfaat dari sertifikasi ISO belum sepenuhnya dirasakan oleh semua pihak atau dengan kata lain masih ada pihak-pihak yang belum menganggap sertifikasi ISO adalah hal yang penting karena mereka belum merasakan manfaatnya , sehingga masih diperlukan adanya perbaikan-perbaikan dan sosialisai yang lebih intensif mengenai sertifikasi ISO, sehingga di kemudian hari sertifikasi ISO dapat memiliki peranan yang lebih besar di dalam dunia industri.

 

Salam Semangat,

 

Multiple Training & Consulting

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004Published by Konsultan ISO on March 20th, 2012 04:06 AM | ISO 14001:2004  

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 : 2004  merupakan sebuah standar internasional yang berkaitan dengan pengelolaan lingkungan untuk membantu organisasi meminimalkan pengaruh negatif kegiatan operasional mereka terhadap lingkungan yang mencakup udara, air, suara, atau tanah.

Sistem Manajemen Lingkungan merupakan bagian integral dari sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan yang terdiri dari satu set pengaturan-pengaturan secara sistematis yang meliputi struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, serta sumber daya dalam upaya mewujudkan kebijakan lingkungan yang telah digariskan oleh perusahaan. Sistem manajemen lingkungan memberikan mekanisme untuk mencapai dan menunjukkan performasi lingkungan yang baik, melalui upaya pengendalian dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasa. Sistem tersebut juga dapat digunakan untuk mengantisipasi perkembangan tuntutan dan peningkatan performasi lingkungan dari konsumen, serta untuk memenuhi persyaratan peraturan lingkungan hidup dari pemerintah.

Tujuan secara menyeluruh dari penerapan sistem manajemen lingkungan (SML) ISO 14001 sebagai standar internasional yaitu untuk mendukung perlindungan lingkungan dan pencegahan pencemaran yang seimbang dengan kebutuhan sosial ekonomi. Manajemen lingkungan mencakup suatu rentang isu yang lengkap meliputi hal-hal yang berkaitan dengan strategi dan kompetisi. Penerapan ISO 14001 juga memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat yang penting yaitu meningkatkan kinerja lingkungan, mengurangi biaya dan meningkatkan akses pasar. ISO 14001:2004 memiliki  banyak manfaat diantaranya:

menurunkan potensi dampak terhadap lingkungan meningkatkan kinerja lingkungan

memperbaiki tingkat pemenuhan (compliance) peraturan

mengurangi dan  mengatasi resiko lingkungan yang mungkin timbul.

dapat  menekan biaya produksi

dapat mengurangi kecelakaan kerja

dapat memelihara  hubungan baik dengan masyarakat, pemerintah dan pihak-pihak yang peduli terhadap lingkungan.

memberi jaminan kepada konsumen mengenai komitmen pihak manajemen  puncak terhadap lingkungan.

dapat  mengangkat  citra  perusahaan,

meningkatkan  kepercayaan  konsumen  dan

memperbesar pangsa pasar.

mempermudah memperoleh izin dan akses kredit bank.

dapat meningkatkan motivasi para pekerja.

mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan

meningkatkan hubungan dengan supplier.

langkah menuju pembangunan yang berkelanjutan

Masalah lingkungan mempunyai implikasi penting yang terus meningkat bagi perusahaan dan organisasi lainnya, tergantung pada bagaimana reaksi pada perusahaan tersebut. Ternyata perhatian terhadap lingkungan dapat memiliki pengaruh positif dan negatif yang cukup luas pada perusahaan dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Lingkungan menyodorkan resiko sebanyak peluang yang ada. Perusahaan yang memahami hal ini, secara bertahap mempunyai paling tidak dua alasan utama yaitu untuk menghemat dan memperluas pasar atau mengakses pasar baru. Alasan-alasan lainnya yaitu mengurangi gangguan sosial yang berasal dari keberadaan industri itu sendiri misalnya, mengurasi kebisingan, polusi air, polusi udara, kemacetan, dan social responsibilty. Yang dimaksud dengan social responsibility yaitu perusahaan sebaiknya mengembalikan profit kepada masyarakat (pajak) dan kontribusi kepada masyarakat melalui acara-acara budaya, ilmu pengetahun, seni dan atletik.

 

*disarikan dari paper berjudul KAJIAN MANFAAT PENERAPAN ISO 14001 PADA 12 PERUSAHAAN oleh Muti Sophira Hilman dan Ellia Kristiningrum

 

Salam Semangat,

 

 

Multiple Training & Consulting

Tips Memilih Badan Sertifikasi ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on April 26th, 2012 07:41 AM | Artikel ISO 9001, Sertifikat ISO 9001, Tips & Trik  

Diantara banyak pertanyakan yang disampaikan para klien ke kami adalah badan sertifikasi mana yang sebaiknya dipilih. Ini wajar mengingat jumlah badan sertifikasi ISO 9001:2008 di Indonesia ini mencapai belasan. Oleh karena itu, pembahasan ini akan kami kemukakan di sini dalam format tanya-jawab untuk memudahkan pembaca sekalian.

Siapakah Badan Sertifikasi ISO 9001 itu?

Badan Sertifikasi ISO adalah perusahaan yang memiliki wewenang dalam menerbitkan sertifikat ISO 9001 dengan ketentuan yang telah dibuat oleh International Organization of Standarization (IOS) yang berkedudukan di Genewa, Swiss.  Badan sertifikasi membeli lisensi dari badan akreditasi nasional untuk menerbitkan sertifikat ISO 9001:2008.   Setiap negara di dunia yang tergabung dalam IOS memiliki hak untuk mengontrol pengeluaran Sertifikat ISO 9001:2008 melalui suatu badan nasional yang memiliki kewenangan mengurusi masalah sertifikasi dan akreditasi. Bila di Indonesia, lembaga ini disebut Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan badan nasional yang paling terkenal adalah badan akreditasi inggris yang bernama United Kingdom Accreditation Service (UKAS).  Contoh Badan sertifikasi yang membeli lisensi dari KAN adalah Sucofindo (Sucofindo International Certification Servicess). Oleh karena itu perusahaan yang memilih badan sertifikasi sucofindo, pada logo sertifikatnya terdapat logo sucofindo dan KAN. Ini artinya, sertifikat dieluarkan oleh Sucofindo atas pengawasan dari KAN.  Contoh badan sertifikasi yang membeli lisensi dari UKAS adalah sebuah badan sertifikasi asal perancis, SGS.

Jadi, badan sertifikasi itu bisa dari dalam dan luar negeri?

Betul, kebanyakan badan sertifikasi di Indonesia berasal dari luar negeri khususnya eropa seperti SGS, BVQI, LRQA, dan TUV. Ada juga dari Australia seperti SAI Global.

lalu apa bedanya badan sertifikasi dalam dan luar negeri?

Sama sekali tidak ada bedanya, semua sertifikat yang diterbitkan valid dan diakui secara internasional.

Jadi, kami harus memilih badan sertifikasi yang mana?

Memilih badan sertifikasi itu seperti  memilih perguruan tinggi.  Apa alasan orang-orang berebut memasuki PTN ternama seperti UI, ITB, dan UGM? apakah ijazah yang dikeluarkan selain 3 PTN Favorit ini tidak diakui dan tidak diterima? Jawabannya tentu tidak. Ijazah dari perguruan tinggi manapun diakui dan diterima selama perguruan tinggi tersebut sah secara

hukum apalagi mendapatkan grade A dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Namun yang membedakan adalah soal gengsi dan nama baik. Barangkali perusahaan manapun seantero Indonesia bahkan luar negeri tahu betul reputasi  3 PTN Favorit tersebut sehingga tidak meragukan kualitas lulusannya. Seperti itulah perumpamaannya.

Sebagaimana PTN, Badan Sertifikasi pun memiliki beberapa level. Ada yang sudah dikenal reputasinya secara internasional ada pula yang baru dikenal dalam lingkup nasional.

Apa yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi sebelum menerbitkan sertifikat ISO 9001:2008 untuk perusahaan anda?

Setelah perusahaan anda memenuhi semua persyaratan ISO 9001:2008. Anda diperbolehkan meminta ke Badan Sertifikasi yang anda pilih untuk dilakukan proses audit sertifikasi. Badan sertifikasi akan melakukan audit ke perusahaan anda terkait kesesuaian perusahaan anda terhadap persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.  Proses Audit terdiri dari 2 stage.  Bila saat diaudit ditemukan temuan yang bersifat fatal (majour), maka perusahaan anda gagal mendapatkan sertifikasi. Bila gagal, anda diminta mengajukan permohonan audit sertifikasi kembali. Anda akan dikenakan biaya lagi untuk proses audit ulang. Jadi, pastikan anda lolos dalam proses audit dengan menggandeng kami sebagai konsultan ISO 9001 yang dapat membantu perusahaan anda memperoleh sertifikat ISO 9001 dengan cepat, mudah, dan murah.

Apa badan sertifikasi yang anda sarankan?

lihat dulu kebutuhan anda.  Apa lingkup bisnis anda dan siapa pelanggan anda akan sangat menentukan badan sertfikasi mana yang sebaiknya anda ambil. Berikut ini beberapa pertimbangan yang dapat diambil:

– Bila anda adalah perusahaan yang mengekspor produk / jasa ke luar negeri maka sebaikanya pilihlah badan sertifikasi yang memiliki reputasi internasional

– Bila produk anda dipasarkan di dalam negeri maka lihat siapa pelanggan anda. Bila anda menyuplai produk atau jasa ke pemerintahan, sangat disarankan mengambil badan sertifikasi yang membeli lisensi dari KAN.  Bia anda menyuplai produk / jasa ke perusahaan internasional yang berkedudukan di Indonesia, maka disarankan pilihlah Badan Sertifikasi yang memiliki reputasi internasional.

– Memilih badan sertifikasi yang bereputasi internasional menghasilkan konsekuensi biaya sertifikasi yang cenderung jauh lebih mahal ketimbang badan sertifikasi biasa.

– Bila sertifikat ISO 9001 bagi perusahaan anda hanyalah sebuah syarat mengikuti tender atau syarat memasok barang / jasa ke perusahaan, maka anda bebas memilih badan sertifikasi mana saja disesuaikan dengan kebutuhan dan budget anda.

Biaya sertifikasi ISO 9001:2008 itu berapa ya?

Tiap badan sertifikasi memiliki standar yang berbeda mempertimbangkan:

– Lingkup bisnis organisasi

Biaya sertifikasi perusahaan pertambangan cenderung lebih mahal dari perusahaan konstruksi. Perusahaan konstruksi cenderung lebih mahal ketimbang perusahaan distribusi. Intinya, semakin rumit proses bisnis anda, biaya sertifikasi semakin mahal.

– Besar Organisasi

Semakin besar perusahaan anda, semakin banyak karyawan di perusahaan anda, biaya sertifikasi semakin besar. Ini terkait dengan jumlah hari kerja (mandays) yang bisa jadi bertambah seiring besarnya perusahaan anda.

Namun, sebagai gambaran biaya untuk anda, saat artikel ini ditulis biaya sertifikasi ISO 9001: 2008 mulai dari Rp. 15.000.0000.

Sertifikat ISO 9001:2008 Sebagai Prasyarat Standar Nasional Indonesia (SNI)Published by Konsultan ISO on October 2nd, 2012 02:44 AM | Konsultan ISO  

Sebagai imbas dari diterapkannya ACFTA (China-ASEAN Free Trade Area), Indonesia dibanjiri oleh produk-produk asal negeri ginseng yang dikenal murah dan kualitas yang kurang lebih sama bahkan di atas kualitas produk Indonesia. Kenyataan ini membuat produk dalam negeri keteteran. Pemerintah berupaya keras agar produk-produk Indonesia mampu bersaing dengan produk impor. Salah satu jalan yang ditempuh adalah mewajibkan penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) untuk beberapa produk yang beredar di Indonesia. 

Kini, sudah ada ribuan produk yang diwajibkan SNI seperti lampu, helm, ban, dan berbagai produk lainnya. Pengusaha lokal pun berlomba-lomba dalam membuat produk sesuai dengan standar SNI. Sayangnya, perolehan sertifikat SNI tidaklah mudah. Para pengusaha tidak hanya dituntut maembuat produk dengan spesifikasi yang diminta dalam SNI, namun juga menerapkan sistem manajemen operasional yang merujuk pada Sistem Manajemen Mutu bertaraf internasional, ISO 9001:2008.

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupakan prasyarat bagi perusahaan yang hendak memperoleh sertifikat SNI. Artinya, perusahaan tidak akan lolos sertifikasi SNI walaupun telah memenuhi spesifikasi produk dan standar pengujian SNI sepanjang belum menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan perusahaannya. Untungnya, SNI hanya mewajibkan penerapannya, bukan sertifikat ISO 9001:2008.  Artinya, perusahaan hanya perlu menunjukkan bukti penerapannya tanpa diwajibkan melanjutkan proses penerapan hingga sertifikasi dari badan sertifikasi ISO 9001:2008.

Multiple Training & Consulting sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berkomitmen untuk membantu para pengusaha lokal dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 untuk kepentingan audit sertifikasi SNI. Sebagai bentuk sumbangsih untuk kemajuan produk dalam negeri, Multiple Training & Consulting memberikan biaya konsultasi khusus yang terjangkau bagi seluruh pengusaha lokal yang ingin menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di lingkungan perusahaannya. Hubungi marketing kami untuk harga terbaik!

 

Salam Semangat,

 

Multiple Training & Consulting

18 Langkah Mudah Mendapatkan Sertifikat ISO 9001Published by Konsultan ISO on December 24th, 2012 10:22 PM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Sertifikat ISO 9001, Tips & Trik  

Kebanyakan perusahaan yang belum familiar dengan  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008  mungkin bingung, darimana harus memulai proses mendapatkansertifikat ISO 9001:2008. Padahal,  mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 tidaklah sulit, apalagi bila anda menggunakan jasa Konsultan ISO 9001. Berikut ini kami ringkas 18 langkah mudah untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008

1. Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:

a. Kebutuhan sumber daya manusia seperti Management Representative atau Kordinator ISO dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu di perusahaan.

b. Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.

c. Kebutuhan Biaya untuk Konsultan ISO 9001 dan Sertifikasi ISO 9001

3.  Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala  dan bawah atau staf  kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.

4. Buatlah rencana training. Training pengenalan ISO 9001:2008 untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISO 9001 yang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

5. Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Analisis apa saja persyaratan ISO yang belum anda terapkan.

6. Rumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target)

7. Rumuskan 6 prosedur wajib yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal

8. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dsb.

9. Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi.

10. Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.

11. Buatlah pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di perusahaan anda

12. Terapkan sistem manajemen mutu yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.

13. Laksanakan training audit internal untuk tim ISO

14. Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.

15. Hubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya anda harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.

16. Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.

17. Badan Sertifikasi akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.

18. Selamat! Kini, sertifikat ISO 9001:2008 sudah di tangan anda. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan brand image anda di mata pelanggan

Catatan:

– Badan Sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat bila perusahaan anda dinilai tidak melakukan kesalahan fatal (majour finding) yang biasanya diakibatkan adanya salah satu klausul yang tidak diterapkan

– Setelah audit sertifikasi, Badan Sertifikasi akan melakukan surveillance audit yang dilakukan secara rutin enam bulan atau setahun sekali

Perdebatan Seputar Klausul ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on February 8th, 2013 10:49 AM | ISO 9001:2008, Konsultan ISO  

Selama menjadi konsultan ISO 9001, kami sering menemui beberapa kasus dimana auditor dari badan sertifikasi memberikan temuan kepada klien yang tidak dapat diterima karena tidak ada dasar yang jelas atas temuan tsebut. Beberapa temuan tersebut terlalu bersifat administratif, ambigu, dan tidak ada klausul yang secara tegas meminta hal tersebut. Ini wajar mengingat Standar ISO 9001:2008 memiliki bahasa legal formal yang umum sehingga pemahaman auditor yang satu dengan yang lain bisa berbeda tergantung; tingkat pemahamannya ; jam terbang ; kebijaksanaannya ; gaya mengaudit ; dan bisa jadi kesepakatan yang berlaku di lembaga sertifikasinya. Berikut ini kami jelaskan beberapa klausul ISO 9001 dan persyaratan ISO 9001 yang sering menjadi perdebatan

1. Masa implementasi ISO 9001 minimal 3 bulanBila anda cek standar ISO, tak ada satupun klausul ISO yang menyatakan bahwa masa minimal penerapan ISO adalah tiga bulan. Artinya, tidak ada batasan minimal penerapan ISO. Perusahaan yang baru 1 bulan menerapkan ISO bisa saja langsung mengajukan diri ke badan sertifikasi untuk diaudit dengan catatan semua persyaratan termasuk audit internal dan rapat manajemen sudah dijalankan. Ini dikarenakan banyak kasus dimana perusahaan sudah lama menerapkan sistem manajemen mutu hanya saja belum memenuhi persyaratan administrasinya saja. Batasan 3 bulan sudah menjadi semacam kesepakatan bersama karena secara logika, bila kurang dari 3 bulan, bukti penerapannya belum terlalu terlihat. Namun sekali lagi, ini bukan persyaratan mutlak dan sangat bergantung pada sejauh mana penerapan sistem manajemen mutu di organisasi tersebut sebelum mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.

2. Auditor Internal Harus Memiliki Sertifikat Training Audit InternalTidak dapat dipungkiri bahwa sertifikat training memang bukti paling otentik tentang kompetensi seseorang. Tapi apakah sertifikat training syarat mutlak yang harus dipenuhi? Bila kita tilik klausul 8.2.2 tentang Audit Internal maka tidak kita dapati pernyataan yang secara tegas meminta sertifikat Training audit internal. Bahkan klausul 8.2.2 sama sekali tidak menyinggung kompetensi. Persyaratan tentang kompetensi secara umum di atur pada klausul 6.2.1 tentang persyaratan umum sumber daya manusia. Pada Klausul 6.2.1 disebutkan bahwa personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman yang sesuai. Artinya, bila auditor tersebut pernah mengikuti training audit internal, maka itu sudah cukup. Auditor badan sertifikasi bisa mengecek kompetensi auditor internal dengan melakukan interview langsung untuk memeriksa kompetensi auditor internal tersebut. Karena bila sertifikat training audit internal menjadi persyaratan mutlak, maka selanjutnya akan timbul pertanyaan berikut; siapa yang boleh menerbitkan sertifikat training audit internal? Bolehkah seorang profesional membuatnya atau harus perusahaan konsultan? Adakah syarat khusus trainernya? Apakah cukup training audit internal biasa atau harus IRCA Lead Auditor Training?. Kami tekankan sekali lagi yang terbaik memang harus ada sertifikat training, namun tidak bijak jika auditor menganggapnya sebagai persyaratan mutlak. Kami jadi ingat kelakar salah seorang auditor senior dari badan sertifikasi termuka di Indonesia yang tim marketingnya menawari training audit internal ke klien kami sembari mengatakan bahwa sertifikat training itu wajib. Barangkali itu akal-akalan marketing supaya mendapat klien untunk trainingnya. Hahaha…

3. Format Pedoman Mutu harus berurutan sesuai dengan urutan KlausulKejadian ini belum lama kami alami saat klien kami yang menerapkan ISO 9001 untuk kepentingan sertifikasi SNI yang dipending jadwal auditnya karena pedoman mutunya dinyatakan tidak sesuai dengan standarISO 9001:2008. Untuk memastikan hal tersebut, kami mengecek kembali pedoman mutunya dan memastikan persyaratan pedoman mutu / manual mutu dipenuhi. Sesuai klausul 4.2.2 tentang manual mutu, disebutkan 3 persyaratan manual mutu : (1) lingkup penerapan dan klausul yang dikecualikan (2) prosedur terdokumentasi atau yang mengacu ke prosedur tersebut (3) Uraian interaksi antar proses. Setelah kami cek ternyata kami telah memenuhi semua persyaratn tersebut. Setelah kami melakukan konfirmasi, ternyata yang dimaksud tidak sesuai adalah formatnya. Kami menyadari bahwa ternyata kami menggunakan format dengan urutan 1,2,3,4, sampai 18 untuk menjelaskan klausul-klausul beserta bentuk penerapan yang kami lakukan di perusahaan tersebut. Sedangkan yang diminta, formatnya harus 1, 2,3, 4.1 , 4.2, 5.1-5.6, 6.1 – 6.4, dan seterusnya

yang sama persis dengan format klausul ISO. Akhirnya, kami mengubah urutan 1-18 menjadi format klausul tanpa ada perbedaan yang berarti. Hanya perubahan penomoran saja. Hal yang administratif semacam ini seharusnya tidak terjadi. Klien bebas membuat pedoman mutunya dengan caranya tersendiri selama isinya sudah memenuhi persyaratan ISO yang secara tegas hanya menyebut 3 syarat di atas.

Demikianlah beberapa kasus yang pernah kami temui. Bila anda mengalami hal serupa dengan di atas, anda bisa berdiskusi dengan auditor anda. Bagi anda yang pernah berdebat karena perbedaan memahami klausul, silahkan berikan komentar agar kita bisa mendiskusikannya lebih lanjut untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman di bidang ISO 9001:2008.

 

Salam Semangat,

 

Khairul Umam, ST.BA

Pengenalan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)Published by Konsultan ISO on February 8th, 2013 11:00 AM | OHSAS 18001:2007, SMK3  

 Pada Era Globalisasi, setiap perusahaan yang bersaing di dunia internasional harus memperhatikan segala aspek termasuk masalah ketenagakerjaan yang salah satunya mensyaratkan adanya perlindungan atas keselamatan dan kesehatan kerja bagi para tenaga kerja. Di Indonesia Sistem manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) dikenal dengan istilah SMK3 sedangkan di dunia Internasional,

standar K3 yang paling popular adalah OHSAS 18001. Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3) adalah bagian dari sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif.

K3 merupakan salah satu aspek perlindungan ketenagakerjaan dan merupakan hak dasar dari setiap tenaga kerja. Pemikiran dasar dari K3 adalah melindungi keselamatan dan kesehatan para pekerja dalam menjalankan pekerjaannya, melalui upaya-upaya pengendalian semua bentuk potensi bahaya yang ada di lingkungan tempat kerjanya.

Pengusaha harus menyadari bahwa manajemen K3 bukan beban perusahaan tapi merupakan bagian manajemen yang penting diperhatikan karena berhubungan dengan aspek vital perusahaan yakni tenaga kerja. Ketika ada pekerja yang mengalami kecelakaan kerja atau gangguan kesehatan karena kerja maka yang dirugikan tetap perusahaan karena mengurangi produktivitas kerja.

Dalam rangka perlindungan tenaga kerja maka pemerintah Indonesia mengeluarkan PP Nomor 50 tahun 2012 tentang SMK3. PP tersebut merupakan peraturan pelaksanaan dari pasal 87 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. PP Nomor 50 tahun 2012 menyatakan perusahaan yang memiliki karyawan lebih dari seratus atau kurang dari seratus tetapi memliki potensi bahaya kecelakaan kerja cukup tinggi, maka wajib menerapkan SMK3. Penerapan SMK3 di perusahaan akan di audit oleh badan independen yang ditunjuk oleh pemerintah. Bagi perusahaan yang lolos audit SMK3 maka mendapatkan sertifikat SMK3 dan juga bendera K3 emas/perak.

Penilaian SMK3 menghasilkan 3 kriteria :

1. Untuk tingkat pencapaian penerapan 0 – 59% termasuk tingkat penilaian penerapan kurang

2. Untuk tingkat pencapaian penerapan 60 – 84% termasuk tingkat penilaian penerapan Baik

3. Untuk tingkat pencapain 85 – 100% termasuk tingkat penilaian penerapan memuaskan

Setidaknya ada beberapa alasan mengapa perusahaan menerapkan SMK3, yaitu tentang hak pekerja akan keselamatan diri mereka,efesiensi biaya perusahaan karena berkurang kecelakaan kerja, pemenuhan peraturan pemerintah yang mewajibkan SMK3, pencitraan kepada klien bahwa perusahaan telah memperhatikan smk3, dan agar produk bisa diterima didunia international.

Implementasi SMK3 tidak jauh berbeda dengan standar internasiona OHSAS 18001 dimana ada konsep dasar dari SMK3 yakni PDCA cycle (Plan, Do, Check, Action), berikut kami jelaskan sedikit tentang konsep PDCA :

1. PLAN (Perencanaan) : Menetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk mencapai hasil sesuai kebijakan K3 perusahaan

2. DO (Pelaksanaan) : Pelaksanaan proses

3. Check (Pemeriksaan) : memantau dan mengukur kegiatan proses terhadap kebijakan, sasaran, peraturan perundang-undangan dan persyaratan k3 lainnya serta melaporkan hasilnya

4. ACTION (Tindakan) : mengambil tindakan untuk perbaikan kinerja k3 secara berkelanjutan.

Demikianlah artikel singkat kami tentang SMK3, nantikan artikel SMK3 kami yang lain. bagi yang membutuhkan konsultasi lebih lanjut tentang penerapan detail SMK3 diperusahaannya bisa menghubungi kami.

 

Salam Semangat,

 

Zulherbi, S.TP.

www.multiple.co.id

(021) 2683 2005

Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Non-Conforming Product)Published by Konsultan ISO on February 12th, 2013 06:44 AM | 6 Prosedur Wajib, Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Konsultan ISO, Manajemen Perusahaan  

Ketidaksesuaian dapat diartikan sebagai suatu penyimpangan yang muncul dari standar yang sudah ditetapkan. Ketidaksesuaian ini paling sering terjadi pada produk atau jasa baik yang berasal dari supplier maupun dari sistem internal.

Ketidaksesuain terjadi karena tidak terpenuhinya spesifikasi dan persyaratan yang telah ada. Persyaratan ini bisa datang dari pelanggan, badan pengawas eksternal atau prosedur internal perusahaan sendiri.

Dalam mengidentifikasi ketidaksesuain dapat diketahui melalui keluhan pelanggan, audit internal, audit eksternal, pemeriksaan bahan masuk atau selama kegiatan pengujian dan inspeksi.

Di dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 klausul 8.3 disebutkan:

”Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai”

Pengendalian produk tidak sesuai termasuk salah satu dari enam kegiatan yang harus dibuatkan prosedur kerjanya atau lebih sering dikenal sebagai 6 prosedur wajib ISO 9001. Pada prosedur ini harus diatur apa yang perusahaan anda lakukan apabila terjadi  produk tidak sesuai. Beberapa contoh ketidaksesuaian yang mungkin terjadi di berbagai jenis perusahaan:

Pengiriman barang yang tidak sesuai dari supplier baik berupa kualitas maupun kuantitas. Misalnya, barang yang dikirim lebih ataupun kurang; barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan baik dari sisi jenis (beda jenis) maupun kualitas (rusak, cacat); atau pengiriman barang melewati waktu pengiriman yang diminta.

Pemberian jasa dari supplier jasa yang tidak sesuai dengan pesanan. Misalnya, jasa yang diberikan tidak sesuai dengan penawaran yang diajukan atau lewat dari waktu yang telah disepakati.

Kesalahan penyimpanan. Barang rusak yang disebabkan karena kesalahan dalam proses penyimpanan di gudang (jatuh, tertiban, kadaluarsa)

Kesalahan produksi. Misalnya, barang reject yang disebabkan karena kelalaian staf produksi maupun karena kualitas bahan yang buruk

Hasil pengujian yang tidak sesuai standar. Misalnya, produk yang tidak lulus uji karena tidak terpenuhinya standar kualitas produk  baik yang sifatnya fisik (bentuk, warna) maupun mekanik (kekuatan, kelenturan)

Kesalahan saat pengiriman. Misalnya, barang rusak selama proses pengiriman atau pengiriman tidak tepat waktu

Kesalahan saat penjualan. Misalnya, kesalahan memberi “tag” harga untuk perusahaan retail, menampilkan produk yang sudah kawaluarsa, atau menjanjikan sesuatu yang tidak sesuai dengan barang/jasa yang diberikan.

Hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian produk tidak sesuai adalah sesuai dengan yang disebutkan dalam klausul “produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki”.  Artinya, harus ada mekanisme identifikasi produk tidak sesuai misalkan dengan cara pemberian “tag” atau label Not Good (NG), label Non-Conforming Product (NCP), label “Reject”, atau dengan cara disediakan area khusus produk tidak sesuai, atau pada beberapa perusahaan manufaktur dan produksi disediakan keranjang khusus untuk produk tidak sesuai.  Semua itu dilakukan untuk menjamin barang rusak tidak sampai ke tangan pelanggan.

Demikianlah artikel tentang produk tidak sesuai. Semoga dapat memberikan pencerahan bagi anda yang masih bingung dengan definisi produk tidak sesuai. Terakhir, patut untuk dicatat bahwa produk tidak sesuai mencakup barang atau jasa yang tidak sesuai.

 

Salam Semangat!

 

Khairul Umam,ST, BA & Zulherbi,S.TP

www.multiple.co.id

(021) 2638 2005

081314667860

Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan dalam ISO 9001Published by Konsultan ISO on March 22nd, 2013 06:29 AM | 6 Prosedur Wajib, Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Manajemen Perusahaan  

Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahaan dengan cara mengidentifikasi masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen. Tindakan perbaikan dan pencegahan sebenarnya adalah dua hal yang saling berkaitan dan mirip. Hanya saja, tindakan perbaikan cenderung pada  penyelesaian masalah ketika masalah terjadi sedangkan tindakan pencegahan adalah proses evaluasi proaktif untuk mencegah potensi masalah menjadi masalah di kemudian hari.  Berikut definisi lebih lengkap

dari tindakan perbaikan dan pencegahan menurut ISO 9000:2005, sebuah standar yang berisi definisi dari kata atau istilah yang digunakan dalam Standar ISO 9001.

3.6.4 Tindakan pencegahan

Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki

CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab potensial ketidaksesuaian.

CATATAN 2 Tindakan pencegahan dilakukan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian sedangkan tindakan korektif (3.6.5) dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

 

3.6.5 Tindakan perbaikan

Tindakan unutuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian  yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.

CATATAN 2 Tindakan korektif dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian sedangkan tindakan pencegahan (3.6.4) mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

CATATAN 3 Terdapat perbedaan antara koreksi  dan tindakan korektif.

 

Prosedur Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan dua prosedur dari enam prosedur wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam membuat prosedur tindakan perbaikan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:

1. Mereview dan mendokumentasikan masalah2. Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk cacat dan

mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi

3. Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?

4. Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi. Hal ini sering berarti perubahan pada proses.

5. Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil

6. Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan yang diambil berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk mendukung keputusan Anda.

7. Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup kasus ini

Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:

1. Bagaimana anda mengidentifikasi masalah2. Dimana dan bagaiamana membuat catatannya

3. Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa?

4. Memutuskan tindakan apa yang diambil

5. Bagaimana merekam tindakan yang diambil

6. Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan preventif

7. Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah

 

Tips Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dalam Perusahaan Anda 

Menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan atas suatu masalah bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang utuh atas semua proses yang berjalan. Ini hanya bisa dilakukan apabila Anda telah memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang ditetapkan perusahaan Anda. Anda tidak mungkin menyatakan suatu kondisi sebagai masalah atau potensi masalah tanpa memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah anda dalam melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan, berikut ini beberapa hal yang bisa Anda jadikan acuan.  Anda bisa menemukan cara tindakan perbaikan melalui :

1. Melakukan inspeksi tempat kerja2. pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan

3. konsultasi dengan staf

4. Feedback pelanggan

5. Audit

6. laporan bahaya

7. pengecekan dengan produk cacat

8. menyelidiki keluhan

9. meninjau kegagalan sistem

10. meninjau persyaratan dan  peraturan perundang-undangan

Adapun untuk tindakan pencegahan, anda bisa mengidentifikasi peluang perbaikan melalui beberapa cara berikut:

1. Melalui proses tinjauan manajemen2. Memonitor proses/performance

3. Menganalisa data garansi dan feedback pelanggan

4. Menganalisis proses

5. Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan

6. Penilaian resiko

7. Saran karyawan untuk perbaikan

8. Jadwal produksi

9. Pemantauan aturan perundang-undangan dan aturan

10. Review marketplace

11. Mengikuti perkembangan teknologi

12. Temuan Audit mutu internal atau eksternal

13. Pengamatan karyawan

Demikianlah artikel ringkas tentang tindakan perbaikan dan pencegahan. Semoga dengan artikel ini dapat memberikan anda panduan untuk mengevaluasi sistem secara keseluruhan demi mencapai tujuan utama penerapan ISO 9001; perbaikan berkesinambungan (continual improvement).

 

Salam Semangat!

 

Khairul Umam,ST, BA  &  Zulherbi,S.TP

(021) 2638 2005

081314667860

Seleksi dan Evaluasi Pemasok dalam ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on April 8th, 2013 10:14 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Manajemen Perusahaan  

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung satu sama lain  dalam sebuah hubungan yang saling menguntungkan dan dapat meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target masing-masing. Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.  Seleksi dan Evaluasi Supplier  termasuk salah satu prinsip dari 8 Prinsip ISO 9001:2008.

Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.4.1  menyebutkan bahwa:

Organisasi harus mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi . Kriteria untuk pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Catatan hasil evalusi dan tindakan yang perlu yang timbul dari evaluasi harus dipelihara  (lihat 4.2.4)

Dalam standar tersebut  dinyatakan bahwa Anda harus mengevaluasi dan memilih suplier berdasarkan pada kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan Anda. Anda harus menentukan persyaratan yang penting bagi organisasi Anda, dan memilih suplier pada kriteria tersebut. Daftar suplier yang telah disetujui merupakan bagian dari QMS.

Seleksi dan Evaluasi Pemasok

Biaya, jelas merupakan salah satu syarat penting suplier, tetapi bukanlah satu-satunya faktor atau yang paling penting. Suplier yang dapat diandalakan adalah suplier yang konsisten menjaga mutu produk. Selain itu, pemasok juga harus tepat waktu, pelayanan kepada pelanggan, pengiriman dan stabilitas usaha. ISO 9001 tidak mensyaratkan suplier anda menerapkan ISO akan tetapi anda yang melakukan audit/penilaian terhadap mereka.

Cara Melakukan Seleksi dan Evaluasi Pemasok

Sebagian perusahaan melakukan pengisian kuisioner dalam mengevaluasi suplier.  Metode lain dilakukan dengan cara  trial pembelian untuk melakukan penilaian. Bisa juga dengan cara mendatangi langsung suplier dan menilai keseluruhan proses yang ada (tidak wajib). Untuk suplier yang ada, Anda akan perlu secara berkala menilai kembali apakah suplier Anda masih mampu memenuhi kebutuhan Anda. Untuk mengevaluasi suplier berdasarkan kinerja masa lalu mereka, Anda harus menyimpan catatan (misalnya log produk inspeksi masuk, catatan laporan produk suplier tidak sesuai).Jika usaha anda bisa berjalan tanpa suplier maka sangat bagus karena mengurangi resiko dan

tidak perlu melakukan penilaian. Jika tergantung kepada suplier maka bisa jadi anda tidak dapat melakukan  produksi ketika suplier tidak mengirimkan barang.

Seberapa intens anda mengevaluasi suplier akan sangat berpengaruh terhadap barang dan jasa anda. Bagaimana anda menilai suplier dan memutuskan menggunakan suplier mana yang harus dimasukkan kedalam Daftar Supplier Terpilih.

 

Kalibrasi Alat Ukur dalam ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on April 8th, 2013 10:51 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008  

Proses kalibrasi merupakan proses dimana anda mengkonfirmasikan alat ukur anda sesuai dengan standar yang ditetapkan. seperti toleransi eror yang diperbolehkan 0.02 , maka ketika timbangan 5.05, ada eror 0.05 maka anda gagal kalibrasi, tapi jika standar erornya yang diperbolehkan 0.1 maka timbngan 5.05 lolos kalibrasi. Toleransi eror ditentukan oleh produsen dan juga ditentukan kebutuhan proses perusahaan anda. Dalam Standar ISO 9001:2008 klausul 7.6 dinyatakan:

7.6. Pengendalian Perlengkapan Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilakukan dan perlengkapan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian  produk terhadap persyaratan yang ditentukan .

Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan dengan cara yang konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran.

Bila dperlukan untuk memastikan hasil yang valid, alat pengukuran harus :

a)       dikalibrasi atau diverivikasi atau kedua-duanya pada interval yang dinyatakan, atau sebelum pemakaian, terhadap standar pengukuran yang dapat ditelusuri ke standar pengukuran internasional atau nasional; bila standar yang dimaksud tidak ada, dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi  harus dapat dicatat (lihat 4.2.4)

b)       disesuaikan atau disesuaikan ulang jika perlu

c)       mempunyai identifikasi dalam rangka untuk menetapkan status keberhasilannya

d)       dijaga dari penyesuaian yang dapat mengacaukan hasil pengukuran;

e)       dilindungi dari kerusakan dan pelapukan selama penangan-an, pemeliharaan dan penyimpanan.

Sebagai tambahan,organisasi harus menilai dan mencatat ke-sahih-an hasil pengukuran sebelumnya bila alat ditemukan tidak sesuai persyaratan. Organisasi harus mengambil tindakan yang sesui terhadap alat dan produk yang terkena dampak.  Catatan hasil kalibrasi  dan verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4).

Bila digunakan dalam pemantauan dan pengukuran terhadap persyaratan tertentu, kemampuan perangkat lunak komputer  untuk memenuhi aplikasi yang dimaksud harus dikonfermasikan. Ini harus dilakukan sebelum pemakaian pertama pertama dan dikonfirmasikan ulang sebagaimana perlu.

Catatan : Konfirmasi terhadap  terhadap kemampuan perangkat lunak computer untuk memenuhi penerapan yang dimaksud dapat mencakup verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk memelihara kesesuaiannya untuk penggunaan.

Dari pernyataan klausul diatas dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan yang memiliki alat ukur yang hasil pengukurannya memberikan bukti kesesuain terhadap persyaratan maka wajib dijaga dan dikendalikan dengan cara dikalibrasi secara berkala untuk menjamin hasil pengukuran yang valid. Terkait dengan klausul 7.6, catatan mutu yang harus dibuat adalah daftar alat ukur, jadwal kalibrasi alat ukur dan bukti kalibrasi alat ukur (sertifikat kalibrasi). 

Perusahaan apa yang wajib melakukan kalibrasi?

Tidak semua perusahaan harus ada kalibrasi alat ukur, seperti perusahaan jasa kursus bahasa inggris maka tidak diwajibkan oleh iso menggunankannya, akan tetapi ada perusahaan yang memang harus menggunakan kalibrasi alat ukur seperti perusahaan bahan kimia yang memproduksi formulanya menggunakan alat ukur yang akurat. Artinya, perusahaan yang sama sekali tidak menggunakan alat ukur maka boleh mengecualikan klausul 7.6 tentang pengendalian alat ukur. 

Alat ukur apa yang harus dikalibrasi?

Semua alat ukur yang dipakai dalam proses produksi, pelayanan masyarakat dan dunia industri lainnya, yang dalam pemakaiannya mempengaruhi mutu akhir produk/jasa memerlukan kalibrasi. Artinya, jika hasil pengukuran tidak berkaitan langsung dengan mutu produk, maka alat ukur tersebut tidak wajib dikalibrasi. Contohnya, bila ada perusahaan perdagangan pakaian  yang menggunakan timbangan sekedar untuk mengetahui berat pakaian untuk menentukan biaya ekspedisi, maka timbangan tersebut tidak wajib dikalibrasi karena berat pakaian tidak menjadi jaminan mutu. Akan tetapi bila hasil pengukuran tersebut berkaitan dengan berat produk yang harus dipenuhi sesuai yang tertera pada kemasan atau yang dinyatakan dalam penjualan, maka timbangan ini wajib dikalibrasi. Misalnya pada perusahaan perdagangan emas yang menuntut hasil pengukuran yang presisi.

Kalibrasi harus dilakukan untuk:

Perangkat baru Suatu perangkat setiap waktu tertentu

Suatu perangkat setiap waktu penggunaan tertentu (jam operasi)

Ketika suatu perangkat mengalami tumbukan atau getaran yang berpotensi mengubah kalibrasi

Ketika hasil pengamatan dipertanyakan

Apa manfaat kalibrasi alat ukur?

Diperolehnya kepastian akurasi pengukuran alat-alat produksi dan alat ukur dalam transaksi perdagangan sehingga terjadi transaksi yang adil, serta menghindari terjadinya sengketa atas hasil pengukuran dan pengujian yang berbeda.

Diperolehnya kepastian bahwa produk yang dihasilkan  memenuhi regulasi baik lokal maupun internasional;

Mengurangi risiko ditariknya produk gagal atau produk yang tidak memenuhi syarat regulasi;

Meningkatkan citra perusahaan.

 

Salam Semangat,

 

Khairul Umam,S.T,B.A dan Zulherbi, S.TP

Kebijakan MutuPublished by Konsultan ISO on May 30th, 2013 12:39 PM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Konsultan ISO, Manajemen Perusahaan  

Kebijakan Mutu merupakan salah satu dokumen yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan atau organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Kebijakan Mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi atau perusahaan. Di dalam Standar ISO 9000:2005 -sebuah dokumen standar yang berisi definisi kata atau istilah yang digunakan dalam sistem manajemen mutu-disebutkan bahwa:

3.2.4 Kebijakan Mutu

Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi  yang terkait dengan mutu  seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak

CATATAN 1 Pada umumnya kebijakan mutu konsisten dengan kebijakan menyeluruh organisasi dan menyediakan kerangka kerja bagi penetapan sasaran mutu.

CATATAN 2 Prinsip manajemen mutu yang disajikan dalam standar ini dapat merupakan dasar bagi penetapan kebijakan mutu.

Dari definisi di atas jelas bahwa yang dimaksud dengan kebijakan mutu adalah kebijakan resmi organisasi atau perusahaan dari manajemen perusahaan yang berisi maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan  masalah mutu.

Membuat Kebijakan Mutu Yang Benar

Di dalam Standar ISO 9001:2008 sudah dijelaskan 5 syarat  kebijakan mutu, antara lain:

a)       Sesuai dengan maksud organisasi

Kebijakan mutu harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan

b)       Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM,

Di dalam kebijakan mutu arus ada pernyataan tertulis yang berisi komitmen dalam mematuhi persyaratan dan melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

c)       Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu,

Kebijakan mutu harus menyediakan kerangka utama yang dapat dijadikan acuan dalam penetapan target kerja (sasaran mutu). Kerangka utama yang dimaksud biasanya menjadi target utama perusahaan seperti masalah kepuasan pelanggan, kompetensi dan kesejahteraan karyawan, dan sebagainya.

d)       Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi

Kebijakan mutu yang telah ditetapkan harus disosialisasikan kepada seluruh karyawan mulai dari level manajemen hingga ke level staff. Beberapa perusahaan melakukan sosialisasi kebijakan mutu dengan cara mencetaknya dalam spanduk besar dan ditempelkan pada pintu masuk atau gerbang masuk agar semua karyawan dapat membaca dan memahaminya dengan mudah. Ada pula yang memasukkan kebijakan mutu dalam motto perusahaan yang selalu diikrarkan setiap pagi sebelum memulai bekerja. Setiap organisai dapat secara bebas memilih cara mengkomunikasikan kebijakan mutu kepada seluruh karyawannya.

e)       Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.

Kebijakan mutu harus secara periodik ditinjau kesesuaiannya dengan visi, misi, strategi, dan lingkup bisnis perusahaan.

Contoh Kebijakan Mutu

Berikut kami berikan  contoh kebijakan mutu yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh ISO 9001:2008:

Kebijakan Mutu

Multiple Training & Consulting

Multiple  Training & Consulting bertekad menjadi perusahaan jasa konsultan sistem manajemen  terdepan di Indonesia dengan selalu mengutamakan kepuasan klien melalui pelayanan yang bermutu tinggi dan konsisten.

Dalam upayanya menerapkan tujuan tersebut, manajemen dan seluruh karyawan Multiple Training & Consulting telah menyatakan komitmennya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008, dan senantiasa melakukan perbaikan yang berkelanjutan dalam sistem manajemen mutu, serta pengembangan sumber daya dengan cara:

Memastikaan kepuasan klien

Usaha perbaikan pelayanan secara berkesinambungan

Lugas dan jelas dalam memberi bimbingan

Tepat waktu dalam pengerjaan

Informatif

Patuh terhadap pesyaratan klien dan peraturan perundang-undangan

Lihai dalam melihat peluang perbaikan

Edukasi terencana untuk peningkatan kompetensi karyawan

Kebijakan mutu ini disampaikan untuk dipahami oleh manajemen dan seluruh karyawan melalui pelatihan dan sosialisasi sesuai dengan program yang direncanakan. Kebijakan mutu ini secara berkala akan dievaluasi agar senantiasa sesuai dengan misi perusahaan.

Kebijakan mutu di atas merupakan salah satu contoh kebijakan mutu yang sederhana namun mencakup visi, misi dan tujuan organisasi. Disampaikan dengan bahasa yang lugas dan mudah untuk dihafal dan dipahami oleh seluruh karyawan.

 

Kesalahan Seputar Kebijakan Mutu

Berikut ini beberapa kesalahan yang banyak ditemukan baik oleh auditor internal, auditor eksternal, maupun konsultan yang banyak terjadi di perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008:

1. Kebijakan Mutu tidak memuat 5 syarat wajib yang ditegaskan dalam Standar ISO 9001:2008.

2. Kebijakan Mutu tidak sejalan dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan

3. Kebijakan Mutu sudah ditetapkan namun belum disosialisasikan

4. Sosialisasi kebijakan mutu kurang efektif yang dibuktikan dari banyaknya karyawan yang tidak memahami kebijakan mutu

5. Kebijakan Mutu tidak direvisi seiring perubahan visi, misi, maupun lingkup bisnis perusahaan

Contoh ISO 9001:2008 di bawah ini:

Contoh Kebijakan Mutu

Pengendalian Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008Published by Konsultan ISO on June 30th, 2013 09:03 AM | 6 Prosedur Wajib, Konsultan ISO, Manajemen Perusahaan  

Pengendalian dokumen merupakan inti dari penerapan ISO 9001. Ketika anda baru menerapkan sistem manajemen mutu, maka perubahan yang paling terasa adalah soal dokumentasi dari kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan.  Bila sebelumnya kegiatan-kegiatan tersebut tidak memiliki prosedur tertulis, maka setelah penerapan ISO 9001 anda diminta untuk membuat prosedur/sop/ instruksi kerja tertulis. Semua itu dilakukan untuk menjamin proses-proses yang ada di perusahaan anda berjalan secara konsisten. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang pengendalian dokumen, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu definisi dokumen menurut ISO 9000:2005:

3.7 Istilah yang berkaitan dengan dokumentasi

3.7.1 informasi

data yang ada artinya

3.7.2 dokumen

 informasi (3.7.1 ) dan media pendukungnya

CONTOH Rekaman,  spesifikasi, dokumen prosedur, gambar, laporan, standar.

CATATAN 1 Media dapat kertas, disket magnetik, elektronik atau optik, foto atau contoh gabungannya.

CATATAN 2 Sekumpulan dokumen, misalnya spesifikasi dan rekaman, acap kali dinamakan “dokumentasi”.

CATATAN 3 Beberapa persyaratan  (misalnya persyaratan mudah dapat dibaca) menyangkut semua jenis dokumen, namun mungkin ada persyaratan berbeda bagi spesifikasi (misalnya persyaratan terkendali terhadap revisi) dan rekaman (misalnya persyaratan mudah dapat diambil).

Ada beberapa poin yang bisa kita pahami dari definisi dokumen di atas bahwa; dokumen adalah data yang memuat informasi penting seputar penerapan ISO 9001 seperti prosedur, laporan, standar, rekaman (records), sepsifikasi dan lain-lain; dokumen boleh dalam bentuk kertas, data elektronik, foto, audio, dan video. Untuk lebih mudah dipahami, kami akan memberikan ilustrasi. Misalnya anda ingin membuat instruksi kerja tata cara menyambut pelanggan untuk front office, maka Anda boleh membuatnya dalam bentuk instrukti kerja tertulis yang diprint di atas kertas atau Anda juga boleh membuat Video yang di situ ditampilkan secara audio visual tata cara menyambut pelanggan. Artinya, tidak ada kewajiban dalam ISO 9001:2008 bahwa dokumen khususnya yang berkaitan dengan prosedur kerja / SOP / instruksi kerja harus dalam bentuk tertulis.

Kami pernah membuat artikel tentang dokumen yang harus dibuat dalam rangka penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 secara umum dan juga prosedur kerja serta form atau rekaman mutu apa saja yang harus dibuat secara khusus. Anda dapat menyimaknya agar Anda lebih memahami apa yang dimaksud dengan dokumen dalam ISO 9001:2008.

Tips Membuat Prosedur Pengendalian Dokumen

Dalam membuat prosedur pengendalian dokumen ISO 9001:2008, setidaknya Anda harus memuat hal-hal berikut ini :

1. Bagaimana Anda menyetujui dokumen untuk rilis? – Yang menyetujui siapa? Bagaimana saya tahu dokumen telah disetujui?

2. Bagaimana Anda meninjau, dan memperbarui kembali menyetujui dokumen? – Apakah Anda meninjau secara teratur? Siapa yang melakukan review? Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat perubahan? Bagaimana versi terbaru disetujui?

3. Bagaimana Anda mengidentifikasi perubahan yang telah dibuat dan bagaimana Anda mengidentifikasi status revisi?  Bagaimana mengetahui apa yang telah berubah antara versi ini dan rilis terbaru? Bagaimana mengetahui versi copy

4. Bagaimana memberikan akses ke versi yang benar di mana itu dibutuhkan? misalnya di lantai toko , Apakah ada hard copy untuk memperbarui? Bagaimana Anda melacak mereka? Siapa yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan atau memperbarui ke versi terbaru?

5. Bagaimana mengontrol dokumen eksternal seperti peraturan,  undang-undang, sertifikat ISO, dll

6. Bagaimana cara mencegah dokumen kadaluarsa (obselete), memastikan dokumen terbaru saja yang digunakan. Bagaimana cara memusnahkan dokumen yang tidak terpakai?

Tips Distribusi Dokumen ISO 9001

Sebagaimana yang dijelaskan di awal, tidak ada kewajiban bagi Anda untuk mencetak semua prosedur atau instruksi kerja yang Anda buat. Begitupun dengan distribusi dokumen, tidak ada keharusan semua dokumen harus disalin (foto copy) dan dicap “controlled copy” sebelum didistribusikan ke bagian yang berkepentingan. Dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, yang terpenting adalah bagaimana caranya semua dokumen dapat terkontrol dari sisi penerbitan dan pengesahannya dan setiap bagian dapat dengan mudah mengakses dokumen tersebut baik dengan cara manual (cetak, hard copy) maupun digital (shared network, Cloud, Internet Server Base).

Selama pengalaman kami menjadi konsultan ISO 9001 untuk berbagai klien yang memiliki kebutuhan berbeda-beda, kami menemukan bahwa setiap klien memiliki caranya tersendiri dalam mendistribusikan prosedur ke setiap bagian. Ada klien yang lebih menyukai cara tradisional, dimana semua dokumen dicetak di kertas dan diberi stempel “MASTER”, “CONTROLLED COPY”, “UNCONTROLLED COPY”, maupun “OBSOLETE” sebagai bentuk kontrol dokumen. Ada juga klien yang lebih memilihi cara modern dimana distribusi dokumen dilakukan sepenuhnya secara digital baik melalui jaringan lokal (shared network) maupun berbasis internet. Bila Anda memilih untuk melakukan distribusi melalui internet, Anda bisa menggunakan layanan gratis dari Dropbox, Google Docs / Google Drive, atau dengan aplikasi yang dirancang oleh tim IT Anda sendiri. Hal yang paling penting jika Anda memilih mendistribusikan dokumen ISO secara digital adalah tentang bagaimana cara anda memberi hak akses kepada dokumen tersebut. Harus ada pengaturan hak akses seputar siapa yang bisa mengedit, merevisi, menyetujui,  mengunggah, mengunduh, membaca saja maupun menghapusnya dari sistem.

Salam Semangat,

Khairul Umam,S.T, B.A

Pengendalian Rekaman Mutu ISO 9001:2008

Published by Konsultan ISO on July 1st, 2013 10:47 PM | 6 Prosedur Wajib, Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Manajemen Perusahaan  

Pengendalian rekaman mutu atau catatan mutu adalah salah satu dari enam prosedur yang wajib dibuat secara tertulis. Sebelum kita membahas lebih jauh tentang prosedur pengendalian rekaman mutu, ada baiknya jika kita mengetahui definisi dari rekaman  / catatan mutu (records) berdasarkan ISO 9000:2005:

3.7.6 Rekaman

 Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan

CATATAN 1 Rekaman dapat dipakai, misalnya, untuk mendokumentasikan ketertelusuran  dan memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan korektif.

CATATAN 2 Biasanya rekaman tidak perlu terkena pengendalian revisi.

Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa segala sesuatu yang dapat menjadi bukti pelaksanaan kegiatan disebut rekaman mutu. Misalnya untuk kegiatan training, maka rekaman mutu yang dimaksud bisa berupa absensi training, materi training, foto dokumentasi training, dan sertifikat training. Diantara yang bisa dijadikan rekaman mutu adalah  form / formulir isian, daftar, log book, checklist,  planning, dan report.

Apa saja rekaman mutu yang dibutuhkan dalam penerapan ISO 9001?

Kami pernah mengulas daftar dokumen wajib sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang mencakup prosedur dan rekaman mutu. Berikut kami cantumkan kembali daftar rekaman mutu yang harus dibuat yang diurutkan berdasarkan urutan klausul:

1. Bukti Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen. (Klausul 5.6.1)2. Bukti edukasi, training, skills, dan pengalaman karyawan. E(Klausul 6.2.2)

3. Bukti realisasi produk dan jasa telah sesuai dengan persyaratan (pelanggan dan peraturan). (klausul 7.1d)

4. Bukti bahwa setiap pesanan dari pelanggan telah ditinjau sebelum mnejadi kontrak (Klausul 7.2.2)

5. Input dari desain dan pengembangan produk / jasa. (klausul 7.3.2)

6. Bukti tinjauan desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.4)

7. Bukti verifikasi desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.5)

8. Hasil Validasi desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.6)

9. Bukti perubahan desain dan pengembangan produk / jasa (klausul 7.3.7)

10. Bukti evaluasi supplier / rekanan / vendor beserta tindaklanjutnya (Klausul 7.4.1)

11. Bukti proses validasi bagi proses yang hasilnya tidak dapat diukur oleh alat ukur (7.5.2d)

12. Identifikasi khas pada produk bila kemamputelusuran memang dipersyaratkan (Klausul 7.5.3)

13. Bukti laporan properti milik pelanggan yang hilang, rusak, atau tidak bisa digunakan (Klausul 7.5.4)

14. Standar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak ada standar nasional atau internasional yang dapat dijadikan acuan.

15. Bukti validasi untuk alat ukur yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratannya (klausul 7.6)

16. Bukti Kalibrasi dan Verifikasi Alat Ukur (klausul 7.6)

17. Bukti pelaksanaan internal audit (Klausul 8.2.2)

18. Bukti kesesuaian produk dengan kriteria yang dapat diterima dan bukti bahwa hanya orang yang memiliki otoritas yang dapat merilis produk (klausul 8.2.4)

19. Bukti pencatatan dan tindaklanjut ketidaksesuaia pada produk (klausul 8.3)

20. Hasil Tindakan Perbaikan (klausul 8.5.2)

21. Hasil Tindakan Pencegahan (8.5.3)

Perlu diingat bahwa daftar rekaman mutu di atas wajib ada di perusahaan Anda bila memang secara proses, prosedur tersebut berlaku di perusahaan Anda. Artinya, bila suatu proses tidak berlaku di perusahaan Anda, maka tentu Anda tidak wajib memilikinya. Khususnya, untuk rekaman mutu dari klausul 7 yang dapat dikecualikan (exclution).  Misalkan, pada poin 15 dan 16 disebutkan rekaman mutu berupa bukti kalibrasi, validasi, dan verifikasi alat ukur. Bila perusahaan Anda, perusahaan yang tidak menggunakan alat ukur dalam kegiatan operasional sehari-hari seperti perusahaan trading dan pelayanan publik, tentu Anda tidak diwajibkan untuk memilikinya.

 

Apa yang dimaksud dengan pengendalian rekaman mutu?

21 rekaman mutu di atas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda  beserta rekaman mutu lain yang diperlukan harus dikendalikan berdasarkan standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.4 yang menyebutkan bahwa:

“Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya sistem manajemen mutu secara efektif harus dikendalikan

Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pemusnahan rekaman

Rekaman harus tetap jelas dibaca, siap diidentifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali”

Pengendalian rekaman mutu yang dimaksud adalah semua rekaman mutu -seperti job description,  jadwal training, dan sebagainya-harus dikendalikan dengan cara:

Didentifikasi – Setiap record harus diidentifikasi secara unik melalui nomor, kode, judul, tanggal, lokasi penyimpanan atau metode lain yang sesuai. Siapapun yang melihat catatan mutu tersebut  harus dapat dengan mudah mengetahui tujuan penggunaan catatan mutu tersebut.

Disimpan – Bagaimana rekaman mutu disimpan?. Perlu dicatat, Anda bebas memilih menyimpan rekaman mutu baik dalam bentuk hard copy maupun data elektronik

Dilindungi – Apa metode yang digunakan untuk menjamin rekaman mutu tidak rusak atau hilang. Bila rekaman mutu dalam bentuk hard copy, mungkin Anda bisa menentukan dimana file disimpan, dalam lemari atau kontainer yang seperti apa?.   Untuk data  elektronik, pastikan Anda telah menyediakan upaya back up data yang sesuai untuk menjamin data tidak hilang.

Dapat diambil dengan mudah – Setiap rekaman mutu harus disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diambil kapan saja dibutuhkan dengan cepat dan mudah.

Ditentukan Masa simpannya – Setiap rekaman mutu ditentukan masa simpannya sesuai kebutuhan agar lemari arsip Anda tidak penuh dengan rekaman mutu usang yang tidak dibutuhkan lagi

Ditentunkan pemusnahannya – untuk menjamin rekaman mutu yang sudah lewat masa simpannya dapat dimusnahkan dengan aman, Anda harus memastikan rekaman mutu dimusnahkan di bawah pengawasan.

Apa perbedaan pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman mutu?

Meski rekaman mutu dapat berupa dokumen, kedua prosedur wajib ini memiliki tujuan yang berbeda. Prosedur pengendalian dokumen lebih kepada dokumen yang isinya mengandung aturan atau cara atau pedoman pelaksanaan pekerjaan berupa kebijakan, target, prosedur kerja, instruksi kerja, SOP, manual dan sebagainya. Sehingga, isinya lebih menitikberatkan pada bagaiman Anda memastikan semua dokumen yang beredar di perusahaan selalu dalam revisi terkini. Sementara prosedur pengendalian rekaman mutu lebih menitik beratkan kepada pengendalian hasil atau bukti dari pelaksanaan prosedur, instruksi kerja, SOP, manual, dan sebagainya. Artinya, lebih menitikberatkan kepada bagaimana agar bukti pelaksanaan kegiatan disimpan dan dipelihara. Prosedur tanpa penerapan adalah omong kosong. Sehingga, rekaman mutu dapat dijadikan bukti apakah sebuah prosedur dijalankan atau tidak.

Tips Pengendalian Rekaman Mutu

Berikut beberapa tips agar Anda lebih mudah dalam mengontrol rekaman mutu:

Tetapkan tanggung jawab yang jelas untuk penyimpan, pemelihara dan pemusnahan rekaman mutu. Tunjuklah seseorang sebagai pengendali dokumen (document controller) yang tugasnya adalah membantu management representtaive memastikan semua dokumen dan rekaman mutu terkendali.

Sediakan kapasitas atau ruang penyimpanan yang memadai sehingga penempatan rekaman mutu dapat diatur dengan rapih.

Simpan  rekaman mutu  hanya selama diperlukan, musnahkan bila sudah tidak dibutuhkan.

Buat sebuah daftar rekaman mutu yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab menyimpan rekaman mutu, lokasi penyimpanan, perlindungan, keamanan, masa simpan dan metode pemusnahan dokumen.

Pertimbangkan untuk menyimpan data dalam bentuk data elektronik agar menghemat space dan lebih mudah untuk ditelusuri. Anda bisa melakukan scanning untuk semua dokumen dan menyimpannya di komputer.

Demikianlah tips dari kami, yang Kami susun berdasarkan pengalaman kami menjadi Konsultan ISO 9001 untuk berbagai jenis perusahaan.

 

Salam Semangat,

 

Khairul Umam,S.T, B.A

Tugas dan Tanggung Jawab Management RepresentativePublished by Konsultan ISO on July 6th, 2013 07:42 AM | Artikel ISO 9001, Konsultan ISO, Manajemen Perusahaan, Tips & Trik  

Dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Seorang wakil manajemen (mangement representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan Anda. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.

Standar ISO 9001:2008 klausul 5.5.2 menyebutkan bahwa:

5.5.2. Wakil Manajemen.

Manajemen puncak harus menunjuk seorang  anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewengang yang meliputi :

a)       memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara,

b)       melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM ( system manajemen mutu)  dan setiap kebutuhan untuk koreksi, dan

c)       memastikan promosi kepedulian  mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang berhubungan dengan SMM ( sistem manajemen mutu).

 Dari klausul 5.5.2 ISO 9001 dapat diketahui bahwa seroang management representative haruslah orang yang berasal dari internal perusahaan yang ada pada jabatan manajerial (Kepala Bidang, Kepala Bagian, Manager, dsb) yang memiliki kewajiban memastikan seluruh persyaratan ISO 9001 diterapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Management Representative

Pada dasarnya, seorang MR bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal. Berikut kami sajikan tugas dan tanggung jawab management representative :

Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance

Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan

Menyiapkan dan merevisi dokumen SMM (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya).

Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2000.

Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Management Review

Mempersiapkan jadwal Audit, Melakukan Audit Internal menyiapkan laporan audit, Menulis laporan Ketidaksesuaian ..

Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas / Ketidaksesuaian & laporan Audit

Mengukur & Mengawasi kinerja proses.

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.

Membuat ISO / kesadaran Kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal.

Review Kebijakan mutu secara berkala

Waktu ke waktu meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari sistem Manajemen Mutu.

Pada praktek di lapangan, penunjukkan management representative harus dilengkapi dengan surat penunjukan resmi (Surat Keputusan, Surat Penunjukkan Kerja, dsb)  dari top manajemen sebagai dasar pemberian wewenang kepada management representative agar dihormati oleh anggota organisasi yang lainnya. Untuk efektifitas penerapan, sebaiknya management representative adalah orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh para karyawan di perusahaan Anda.  Ini untuk memastikan komunikasi berjalan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.

Kriteria Seorang Management Representative

Seorang management representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001

Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001 diterapkan.

2. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu

Management representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan

3. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi

kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001 bukanlah pertunjukkan satu orang “one man show” tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom – up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya

4. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif

Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan yang berkesinambungan. Tanpa kemampuan ini, management representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali.

5. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi

Seorang management representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim.

Salam Semangat,

Khairul Umam, S.T, B.A

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali DokumenPublished by Konsultan ISO on July 29th, 2013 11:59 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008  

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2008

adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk men gurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001 klausul

4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman / catatan mutu. Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan format sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing.  Tidak ada keharusan dalam ISO 9001 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

Membantu management representative dalam menjalankan  prosedur pengendalian dokumen dan rekaman mutu

Memasukkan data dokumen  ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date.

Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan

Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative

Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan

Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri

Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 sebagai berikut:

a)   Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

b)   Menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen,

c)   Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,

d)    Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna,

e)     Memastikan  bahwa  dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,

f)       Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang  penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan

g)      Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun .

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word. Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.

Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat

Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan  ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.

Salam Semangat,

Khairul Umam, S.T, B.A

Mengintip Standar Baru ISO 9001:2015Published by Konsultan ISO on August 16th, 2013 06:38 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2015, Manajemen Perusahaan  

Sampai saat artikel ini ditulis, ISO 9001 telah berusia 26 tahun  dan telah mengalami 3 kali revisi semenjak pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 yaitu  ISO 9001:1987. Revisi pertama kali dilakukan pada tahun 1994 yang menghasilkan 3 versi sekaligus yaitu ISO 9001:1994 yang ditujukan khusus untuk perusahaan manufaktur dengan desain dan pengembangan produk; ISO 9002:1994 yang ditujukan khusus untuk perusahaan produksi dan instalasi tanpa desain dan pengembangan produk; dan ISO 9003:1994 yang ditujukan khusus untuk perusahaan inspeksi final dan tes saja. ISO 9001 versi 1994 kemudian direvisi pada tahun 2000 dengan banyak perubahan yang bersifat majour (perubahaan besar) dengan menyatukan ketiga versi ISO 9001:1994 menjadi satu standar ISO 9001:2000 yang berlaku untuk semua jenis organisasi. Revisi terakhir yang dilakukan adalah pada tahun 2008 dengan perubahan kecil (minor) yang sebagian besarnya tidak mengubah isi dari ISO 9001:2000. ISO 9001:2008 masih berlaku sekurang-kurangnya sampai tahun 2015.

Saat ini, Komite teknis ISO/TC 176 sedang menggodok perubahan dari versi 2008 ke 2015 dan menjanjikan akan ada banyak perubahan besar yang dilakukan dari versi ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Multiple Training & Consulting sebagai perusahaan konsultan ISO 9001 terus memantau perubahan-perubahan yang kini sedang diajukan dan sudah sampai pada tahapan verifikasi draft standar ISO 9001:2015. Bagi yang ingin mengetahui draft standar ISO 9001:2015 bisa mengunduhnya pada bagian Download Standar ISO 9001 : 2015..

Sampai draft ISO 9001:2015 yang sekarang sudah dipublikasikan, Kami melihat setidaknya akan ada 6 perubahan besar. Perubahan tersebut mencakup perubahan struktur isi dan penambahan beberapa prinsip manajemen yang belum pernah dimunculkan di versi sebelumnya. Meskipun ini baru draft, tapi biasanya tidak akan telalu jauh berbeda dengan versi final sehingga Kita bisa mulai bersiap-siap sedari sekarang. Berikut ini perubahan yang kami sarikan dari draft ISO 9001:2015:

1. Perubahan Struktur Klausul

Bila pada ISO 9001:2008 terdapat 8 klausul, maka pada ISO 9001:2015 direncakan akan ada 10 klausul dimana ada penambahan klausul 9 tentang evaluasi performa dan klausul 10 tentang Improvement.

2. Perombakan Klausul

Tidak seperti perubahan dari versi 2000 ke 2008 yang hanya memperjelas dan mempertegas, pada versi 2015 hampir seluruh klausul dirubah; lebih detail, lebih jelas, dan dikelompkkan pada tema klausul yang sesuai. Bila pada versi 2008 semua hal yang berkaitan dengan operasional ada di klausul 7, pada versi 2015 ada di klausul 8. Klausul-klausul juga dibuat lebih tematik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini dimana klausul 7 diberi judul Support yang memuat sederet aturan seputar proses-proses pendukung yang ada pada organisasi seperti manajemen sumber daya, kompetensi, infrastruktur,kontrol alat ukur dan pengendalian dokumen. Klausul 8 diberi judul Operation yang keseluruhannya berkaitan dengan proses operasional organisasi. Klausul 9 diberi judul evaluasi performa dimana semua hal yang berkaitan dengan evaluasi kinerja dimasukkan dalam klausul ini seperti kinerja proses, kinerja produk, kinerja supplier, kepuasan pelanggan, audit internal dan tinjauan manajemen.

3.  Pendekatan Manajemen Resiko

ISO 9001:2015 tidak hanya menggunakan pendekatan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan dalam menangani sebuah masalah, tetapi mulai merambah ke manajemen resiko dimana organisasi nantinya diminta mengadopsi prinsip manajemen resiko seperti risk and opportunities, risk avoidance, risk mitigation, dan risk acceptance.

4. Penyatuan Istilah Dokumen dan Rekaman Mutu

Barangkali banyak yang kesulitan membedakan istilah dokumen dan rekaman mutu pada ISO 9001:2008. Itu dikarenakan kedua istilah ini berkaitan satu sama lain. Pada ISO 9001:2015, istilah document dan record akan digabung menjadi Documented Information (informasi terdokumentasi) yang mencakup dokumen pedoman seperti SOP, instruksi kerja maupun rekaman mutu seperti form, checklist, log book, dan sebagainya.

5. Pengecualian klausul

Klausul yang bias dikecualikan (exclution) pada ISO 9001:2015 adalah klausul 7.1.4 tentang alat ukur dan klausul 8 tentang operasional.

6. Klausul, Konsep, dan Prinsip Baru

Pada ISO 9001:2015 banyak klausul, konsep dan prinsip yang belum pernah muncul secara tegas pada versi sebelumnya, seperti konsep pada klausul 7.1.3 tentang Process Environment yang mencakup fisik, social, psikologis, dan lingkungan. Pada klausul 8.6.5 tentang Post Delivery Activities juga mulai dijelaskan secara tegas tentang aktivitas pasca pengiriman produk ke pelanggan.  Kemudian sebagaimana yang dijelaskan pada poin ketiga, pada ISO 9001:2015 mulai diperkenalkan konsep tentang resiko dan peluang.

Demikian yang bisa kami sarikan secara ringkas dari draft standar ISO 9001:2015. Perlu dicatat bahwa ini bukanlah versi final sehingga bisa jadi akan ada banyak perubahan pada versi finalnya yang direncanakan akan dipublikasikan pada September 2015. Hal yang menarik adalah, dari draft standar yang diajukan, kita bisa menangkap adanya upaya keras dari tim ISO/TC 176 untuk menghasilkan standar baru yang lebih jelas, lebih detail, dan tentu lebih baik sehingga diharapkan nantinya standar ISO 9001:2015 bisa dijadikan pedoman bagi organisasi yang ingin membenahi sistemnya secara keseluruhan.

Salam Semangat,

Khairul Umam,S.T,B.A

Multiple Training & Consulting

Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001Published by Konsultan ISO on September 23rd, 2013 06:00 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Konsultan ISO, Tips & Trik  

Inti dari penerapan ISO 9001 adalah perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai

dengan konsep PDCA (Plan – D0 – Check – Action). Terkadang, perencanaan matang yang sudah disusun sedari awal malah hancur di tengah jalan karena ternyata pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus. Diantara faktor yang paling dominan adalah:

1. Kurang Komitmen dari Top Manajemen

Komitmen dari manajemen puncak menjadi salah satu alasan terbanyak kenapa penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus; tidak berjalan sama sekali atau hanya perolehan sertifikat belaka yang tidak diikuti oleh penerapan nyata di lapangan.  Ini terjadi karena sedari awal manajemen puncak tidak mendorong tim perusahaannya untuk benar-benar menerapkan ISO 9001. Manajemen puncak hanya ingin memperoleh sertifikat alih-alih perbaikan sistem manajemen perusahaan. Sehingga, karyawan yang ada di level pelaksana setengah-setengah dalam menerapkan ISO 9001. Sebaliknya, jika penerapan ISO 9001 benar-benar dipromosikan oleh manajemen puncak; ditekankan kegunaannya; dipromosikan manfaatnya; maka sudah barang tentu orang-orang yang ada di level pelaksana akan menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten.

2. Tidak ada keterlibatan dari karyawan

Pada dasarnya, karyawan itu mengikuti apa yang diperintahkan oleh manajemen puncak. Apalagi karyawan Indonesia yang dikenal sangat menghargai perintah dan arahan dari atasan. Sehingga, apa yang menjadi komitmen manajemen harusnya akan menjadi komitmen bersama yang dipegang oleh setiap level karyawan. Sayangnya, tidak jarang ada organisasi yang komitmen manajemen puncaknya baik tetapi tidak dibarengi oleh komitmen bawahannya. Ini bisa terjadi karena beberapa faktor seperti tidak adanya penghargaan (reward) dan hukuman (punishment) bagi karyawan. Sehingga mereka merasa tidak ada bedanya antara yang berkomitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan yang tidak melaksanakan. Harus diakui bahwa penerapan ISO 9001 akan merubuh sedikit banyak cara kerja para karyawan. Mengubah kebiasan yang sudah dilakukan bertahun-tahun tidaklah mudah. Harus ada komunikasi yang efektif dan imbalan yang setimpal sebagai bonus untuk perbaikan yang sudah dilakukan. Faktor kedua adalah kurangnya komitmen dari karyawan itu sendiri. Ada beberapa karyawan yang anti perubahan. Dalam arti, tidak ingin mengubah cara kerja lamanya yang kurang efektif menjadi cara kerja baru yang lebih efektif.  Biasanya kasus ini terjadi pada karyawan senior yang telah bekerja sangat lama di perusahaan tersebut. Solusinya, karyawan yang seperti ini harus diajak diskusi baik-baik dan dijelaskan pentingnya menerapkan ISO 9001 bagi perusahaan. Bila pada titik tertentu dimana karyawan yang seperti ini tidak juga ingin berubah, maka melakukan rotasi atau mutasi sepertinya sebanding demi perbaikan sistem secara menyeluruh.

3. Kordinasi antar departemen yang minim

Penerapan ISO 9001 tidak akan sukses apabila satu bagian tidak berkordinasi dengan bagian yang lain. Karena sistem manajemen mutu melibatkan semua bagian yang ada di proses utama maupun proses pendukung. Bila ada satu bagian yang tidak menerapkan ISO 9001, maka otomatis sistem tidak akan berjalan dengan sempurna. Misalkan target produksi yang sudah dicanangkan oleh manajer produksi tidak akan tercapai bila bagian HRD dan GA tidak menyediakan SDM dan mesin serta peralatan yang prima. Harus ada kordinasi efektif antar bagian agar keseluruhan proses berjalan secara lancar.

4. Keterbatasan Waktu 

Keterbatasan waktu seringkali menjadi kambing hitam atas penerapan yang tidak lancar. Banyaknya proyek, membludaknya order, seringkali membuat penerapan ISO 9001 terabaikan. Padahal bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya over load pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001.  Penyebab utama yang menyebabkan hal ini adalah sistem yang dibuat tidak sejalan (in line) dengan proses yang ada. Terlalu banyak hal baru yang ditetapkan tanpa melihat kesanggupan para pelaksana di lapangan sehingga form yang harusnya dibuat untuk membantu proses malah mempersulit birokrasi. Diperlukan kejelian dalam menentukan prioritas perbaikan. Perlu diingat kembali bahwa tujuan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah perbaikan berkesinambungan alih-alih menyulap sistem dalam sekejap. Diperlukan waktu, pembiasaan, sosialisasi, dan prioritas perbaikan secara bertahap sehingga sistem semakin baik dari waktu ke waktu.

5. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM)

Keterbatasan SDM di sini bisa berupa kuantitas (jumlah karyawan) maupun kualitas (kompetensi karyawan). Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting ketimbang kuantitas. ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik. Pengalaman kami selama menjadi konsultan ISO, isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk wakil manajemen (management representative) yang berkualitas dalam arti dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal. Seringkali kami menemukan fakta bahwa banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001.

6. Kurangnya Sosialisasi dan Komunikasi

Perlu dipahami bahwa merubah sistem tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Dibutuhkan waktu yang cukup dan tim yang handal agar penerapan ISO 9001 berjalan lancar. Seringkali yang menjadi penyebab ISO 9001 macet di tengah jalan bukan lah keterbatasan waktu dan SDM melainkan kurangnya sosialisasi dan komunikasi dari manajemen puncak. Ini menyebakan orang-orang yang ada di level pelaksana tidak mengetahui apa yang harus dilakukan. Solusinya, manajemen puncak harus melakukan pertemuan rutin (mingguan atau bulanan) terutama dengan pemimpin dari setiap bagian untuk memastikan mereka memahami apa yang harus dilakukan.

Demikianlah beberapa kendala yang sering kami temui di lapangan saat membantu klien kami dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. Kendala-kendala tersebut sejatinya dapat diselesaikan dengan sebuah kata yang singkat namun padat makna, KOMITMEN.  Semoga bermanfaat.

Salam Semangat,

Khairul Umam, S.T, B.A

Lingkungan ISO 14001Published by Konsultan ISO on September 26th, 2013 07:03 PM | ISO 14001:2004  

Dalam pembahasan tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, kami telah membahas tuntas 6 prosedur wajib ISO 9001 yang harus dibuat. Pada kesempatan kali ini, kami hendak mengetengahkan 11 prosedur wajib yang harus dibuat dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Berikut ini kesebelas prosedur wajib ISO 14001 yang dimaksud:

1. Prosedur Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan (Berdasarkan klausul 4.3.1)2. Prosedur Evaluasi Kesesuaian Terhadap Persyaratan Hukum, Peraturan, Serta

Perundang-undangan yang Berlaku (Berdasarkan klausul 4.3.2 dan 4.5.2)

3. Prosedur Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran (Berdasarkan klausul 4.4.2)

4. Prosedur Komunikasi (Berdasarkan klausul 4.4.3)

5. Prosedur Pengendalian Dokumen (Berdasarkan Klausul 4.4.5)

6. Prosedur Pengendalian Operasional (Berdasarkan Klausul 4.4.6)

7. Prosedur Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat (Berdasarkan Klausul 4.4.7)

8. Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Operasional Terhadap Dampak Lingkungan (Berdasarkan Klausul 4.5.1)

9. Prosedur Identifikasi Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan (Berdasarkan klausul 4.5.3)

10. Prosedur Pengendalian Rekaman atau records (berdasarkan klausul 4.5.4)

11. Prosedur Audit Internal (Berdasarkan klausul 4.5.5)

Bila kita perhatikan daftar prosedur wajib ISO 14001 di atas, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa prosedur wajib ISO 14001 adalah 6 prosedur wajib ISO 9001 ditambah 5 prosedur wajib yang benar-benar menyinggung masalah sistem manajemen lingkungan. Ini dikarenakan ISO 9001 merupakan pondasi bagi standar-standar manajemen yang lain.

Keberhasilan penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 sangat bergantung pada keberhasilan organisasi dalam mengidentifikasi aspek dan dampak (ASDAM) lingkungan. Karena aspek dan dampak lingkungan inilah yang nantinya akan menentukan; peraturan apa yang berkaitan; kompetensi dan kesadaran macam apa yang harus dikuasai; sosialisasi dan komunikasi apa saja yang harus disampaikan;  kegiatan operasional apa saja yang harus dikendalian; dan kesiapsiagaan dan antisipasi kegawatdaruratan apa yang harus dipersiapkan.

Demikianlah artikel singkat kami tentang 11 prosedur wajib ISO 14001. 11 Prosedur wajib ISO 14001 merupakan jumlah minimal prosedur yang harus dimiliki. Di luar prosedur ini, bisa jadi masih ada prosedur lain yang wajib dibuat yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Silahkan konsultasikan dengan konsultan ISO 14001 Anda.

Salam Semangat,

Khairul Umam,S.T, B.A

Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Untuk Pimpinan PuncakPublished by Konsultan ISO on December 14th, 2013 06:23 AM | Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008, Manajemen Perusahaan  

Hampir di setiap kesempatan mengisi training pengenalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, pimpinan puncak atau stakeholder pasti menanyakan apa manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 untuk mereka selaku pimpinan puncak dan penentu kebijakan. Ini dikarenakan mereka memahami bahwa ISO 9001 hanya sekedar membenahi administrasi perusahaan saja. Padahal, jika penerapan ISO 9001 bisa dioptimalkan, ISO 9001 akan menjadi alat yang powerfull untuk mengukur performa perusahaan.  Bila ditanya demikian, biasanya, Saya akan balik bertanya: ” Baik, Bapak direktur yang terhormat.. Apakah kinerja perusahaan Bapak tahun ini lebih baik dibandingkan tahun lalu?”.  Kebanyakan mereka akan terdiam dan berpikir, parameter apa yang akan mereka gunakan dalam rangka mengukur kinerja

perusahaan.  Pada akhirnya, hanya sebagian yang bisa menjawab,  meskipun satu-satunya parameter yang diandalkan hanyalah seputar uang dan uang.

Ya! Meski kita tidak mengesampingkan pentingnya keuntungan dalam berbisnis, akan tetapi apakah sah bila kita mengukur kinerja perusahaan hanya dari sales revenue yang meningkat? Padahal, peningkatan pendapatan dari tahun ke tahun didukung dengan banyak faktor dan tidak melulu soal kinerja yang meningkat. Betapa banyak perusahaan yang tata kelola administrasinya biasa-biasa saja, tidak berubah dari tahun ke tahun, namun keuntungannya meningkat dari tahun ke tahun yang lebih disebabkan karena kesuksesan tim marketing atau ada faktor lain di luar perusahaan yang sedang bagus seperti iklim ekonomi yang kondusif, meningkatnya daya beli masyarakat, dan sebagainya. Artinya, menjadikan peningkatan pendapatan sebagai satu-satunya parameter penilaian kinerja perusahaan tidaklah Adil. Karena perusahaan bukan cuma marketing, tapi ada divisi sdm, operasional, produksi, gudang, dan divisi lain sebagai satu kesatuan.

Sistem manajemen mutu ISO 9001 setidaknya menyediakan 5 parameter yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan. Kelima parameter  tersebut adalah:

1. Survey Kepuasan Pelanggan

Mengabaikan kepuasan pelanggan sama artinya membiarkan perusahaan di tepi jurang kehancuran. Banyaknya pesaing yang bermunculan, menuntut perusahaan untuk bisa memberikan produk atau pelayanan yang memiliki nilai tambah dibanding perusahaan pesaing. Oleh karena itu, ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan secara berkala demi mengetahui kualitas produk atau pelayanan kita di mata pelanggan.  Dengan mengadakan survey, perusahaan bisa mengetahui strength dan weakness point perusahaan sehingga perusahaan bisa berbenah. Dengan membandingkan hasil survey tiap tahunnya, tentu perusahaan dapat membandingkang kinerja dari tahun ke tahun.

2. Keluhan Pelanggan

Parameter kedua yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan adalah keluhan pelanggan. ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk mencatat, menindaklanjuti, dan memonitor  keluhan pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah mengevaluasi kinerja perusahaannya dan memberikan perbaikan yang memuaskan bagi pelanggan. Keluhan yang ditindaklanjuti sama saja membiarkan pelanggan setia Anda meninggalkan Anda.

3. Audit Internal

Tidak ada yang menjamin sistem yang Anda rancang dengan baik di awal akan berjalan mulus ketika sudah sampai pada level pelaksana. Oleh karena itu, konsep PDCA (Plan-D0-Check-Action) sangat penting untuk diterapkan. ISO 9001 mewajibkan perusahaan melakukan kegiatan audit internal sebagai bentuk pelaksanaan “Check” dari konsep PDCA. Dengan melakukan audit internal, akan diketahui masalah apa yang sering dialami oleh masing-masing divisi termasuk divisi mana yang paling banyak bermasalah. Dengan demikian, perbaikan sistem dapat dilakukan secara menyeluruh.

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Selama menjadi konsultan ISO untuk beberapa perusahaan, seringkali penulis mendapati pimpinan puncak yang hanya memikirkan hasil dan hasil. Baginya yang terpenting adalah target produksinya tercapai dan sampai tepat waktu di tangan pelanggan. Tidak peduli untuk mencapai target, berapa banyak barang reject yang dihasilkan dan pengulangan pekerjaan yang dilakukan. Hasilnya, produktifitas sangat jauh dari kata efisien. Sikap semacam ini tentu membuang banyak waktu, biaya, dan tenaga. ISO 9001 mewajibkan perusahaan  membuat standar mutu produk untuk kemudian dibuatkan standar pemeriksaan produk. Ini harus dilakukan untuk memastikan produk yang dihasilkan benar-benar telah sesuai dengan spesifikasi yang diperyaratkan baik oleh perusahaan, regulasi, maupun pelanggan. Dengan menetapkan standar ini, pelaksana di lapangan dapat dengan mudah menetapkan mana produk yang lulus pemeriksaan dan yang ditolak. Selain itu, ISO 9001 juga mewajibkan untuk mencatat dan melaporkan semua jenis ketidaksesuaian produk untuk kemudian direkapitulasi dan dianalisis agar bisa diketahui berapa persen efesiensi produksi.

5. Pencapaian Sasaran Mutu

Sasaran mutu adalah target kerja yang ditetapkan untuk setiap divisi. Biasanya, perusahaan yang belum menerapkan sistem manajemen dengan baik cenderung hanya memberikan target untuk divisi tertentu saja, terutama divisi yang “menghasilkan uang” atau “menghabiskan uang”. Sebut saja misalnya divisi sales / marketing dan divisi produksi. Divisi lain apalagi divisi supporting seperti HRD/SDM/Personalia dan Purchasing dibiarkan bekerja tanpa target! Sedangkan ISO 9001 mewajibkan pimpinan puncak untuk menetapkan target untuk seluruh divisi. Karena perusahaan wajib memandang seluruh divisi yang ada sebagai satu kesatuan yang semuanya memiliki sumbangsih dalam memajukan perusahaan.

Dengan membandingkan 5 parameter di atas, maka manajemen puncak dapat mengukur kinerja perusahaannya secara meyakinkan. Seorang Direktur atau CEO dapat dengan meyakinkan berkata, “Melihat sales revenue yang meningkat, hasil survey kepuasan yang meningkat, penurunan keluhan pelanggan yang signifikan, temuan audit internal yang semakin sedikit, efesiensi produksi yang semakin bagus, dan pencapain target yang hampir 100%, maka Saya menilai kinerja tahun 2013 jelas lebih baik dibanding 2012!”. Demikianlah artikel singkat kami tentang manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 untuk pimpinan puncak. Semoga bermanfaat!

Salam Semangat,

Khairul Umam, S.T, B.A

Tugas dan Tanggung Jawab Auditor InternalPublished by Konsultan ISO on December 23rd, 2013 05:00 AM | Audit Mutu Internal, ISO 14001:2004, ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007  

audit internal iso 9001

Bila sebelumnya kami pernah membahas tentang pelaksanaan audit internal, maka dalam kesempatan kali ini kami akan membahas aktor penting yang menentukan kesuksesan dari pelaksanaan kegiatan audit internal. Auditor Internal memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi.  Tanpa keberadaan auditor internal, perbaikan sistem sulit untuk dicapai. Karena sistem akan berjalan apa adanya tanpa adanya upaya untuk melakukan evaluasi. Padahal dalam konsep PDCA (Plan – D0 -Check – Action), audit internal merupakan upaya melakukan Check (Periksa!) untuk memastikan sistem yang direncanakan sedari awal berjalan dengan baik dan efektif. Lalu apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab auditor internal? Berikut kami rangkum tugas dan tanggung jawab auditor internal:

1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang cukup tentang auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja, prosedural, hierarki jabatan, dan catatan mutu atau laporan yang selama ini digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa menguasai hal ini, maka tidak banyak yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit.

2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditeeMemeriksa dokumen dan persyaratan lain untuk kemudian dicatat hal-hal yang bersifat critical merupakan faktor penting kesuksesaan audit, Dengan meninjau dokumen auditee, auditor akan mengetahui proses-proses penting yang perlu ditelusuri lebih jauh.

3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinciDalam kamus ISO 9001, tidak dikenal audit mendadak. Semua kegiatan audit internal harus direncanakan dari awal dan diinformasikan kepada seluruh auditee. Karena, tujuan audit internal bukan untuk mencari-cari kesalahan, akan tetapi untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

4. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist)Audit checklist dibuat untuk mempermudah auditor mengingat hal-hal penting yang perlu ditanyakan. Selain itu, audit checklist juga dapat dijadikan pedoman oleh auditee untuk mempersiapkan diri sebelum diaudit.

5. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruhDalam pelaksanaan audit, seorang auditor harus jeli dan telaten dalam memeriksa area auditee. Auditor tidak boleh hanya berpaku pada audit checklist dan standar, tapi lebih dari

itu, auditor dapat memeriksa lingkungan kerja auditee, komitmen dan kesungguhan mereka dalam memperbaiki sistem. Dengan mengabaikan komitmen, kegiatan audit internal hanya akan terlihat seperti audit administratif belaka yang hanya berkutat pada ini belum lengkap, itu kurang bagus, dan ini itu belum ditandatangani!

6.  Mengumpulkan dan menganalisis bukti  audit yang cukup dan relevanSemua masalah atau temuan yang ditemukan selama proses audit harus didukung dengan bukti yang cukup. Artinya, auditor tidak boleh gegabah dalam melaporkan temuan. Harus ada bukti kuat bahwa auditee melakukan kesalahan. Satu hal yang perlu dicatat, audit internal tidak hanya mengumpulkan temuan melainkan juga mengumpulkan bukti-bukti prestasi yang sudah dicapai!

7. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internalAuditor harus menerbitkan laporan temuan audit internal untuk ditindaklanjuti oleh auditee. Auditee harus diberi tenggat waktu tertentu agar proses perbaikan tidak dibiarkan berlarut-larut.

8. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesaiUntuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki, maka auditor internal harus memeriksa tindakan yang sudah dilakukan setelah melewati tenggat waktu perbaikan yang diberikan.8 Poin di atas merupakan  tugas dan tanggung jawab auditor internal, selanjutnya Kami akan membahas apa yang harus dan yang jangan dilakukan oleh seorang auditor.

Kualitas Auditor Internal  yang Diharapkan Independen, Tidak memihak auditee Pendengar dan pengamat yang baik

Pencatat yang baik

Komunikatif dan bijaksana, tidak menyinggung perasaan auditee

Memiliki pemahaman tentang audit dan auditee yang cukup

Kualitas Auditor Internal  yang Tidak Diharapkan Mudah diarahkan auditee Tidak mempersiapkan diri

Tidak konsisten, tidak tegas dalam menyatakan suatu proses bermasalah atau tidak yang disebabkan minimnya pemahaman

Terlalu agresif, menampakkan kesenangan bila menemukan temuan

Cenderung menggunakan pendapat pribadi

Tidak teliti mencatat dan menyimpan catatan

Demikianlah artikel ringan tentang tugas dna tanggung jawab auditor internal. Semoga bermanfaat!Salam Semangat,Khairul Umam, S.T, B.A

Menuju Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015Published by Konsultan ISO on September 8th, 2014 10:46 AM | ISO 9001:2015  

Konsultan ISO 9001 2015

Seperti Kita ketahui,  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 tidak lama lagi akan direvisi menjadi ISO 9001 versi tahun 2015.  Banyak perubahan yang dilakukan pada ISO 9001:2015 bila dibandingkan dengan ISO 9001:2008. Perubahannya juga terlihat sangat radikal sebagaimana yang telah Kami ulas sebelumnya di artikel mengintip standar baru ISO 9001:2015. Ada 2 perubahan yang sangat mencolok:

1. Bila pada ISO 9001:2008 hanya ada 8 klausul,  pada ISO 9001:2015 akan ada 10 klausul. Ini terjadi karena pengelompokkan klausul dilakukan lebih spesifik dimana dibedakan mana klausul untuk proses support (pendukung) dan mana klausul untuk proses utama.

2. Adopsi standar manajemen resiko dimana pada ISO 9001:2015, mulai ditekankan masalah manajemen resiko seperti bagaimana mengidentifikasi dan mengendalikan resiko (risk)  dan juga peluang (opportunities)

Ini tentu kabar gembira bagi seluruh organisasi yang selama ini telah memanfaatkan sistem manajemen mutu ISO 9001 untuk mengembangkan dan mengendalikan sistem manajemen organisasinya karena standar ISO 9001:2015 dikembangkan lebih baik dan lebih ketat (advance) dari versi-versi sebelumnya.

Lalu kapan Standar ISO 9001:2015 akan diterbitkan?

Pada Juni 2013, Komite yang bertugas untuk merevisi ISO 9001 telah menerbitkan versi Comitte Draft ISO 9001:2015 untuk dikomentari secara umum.  Kemudian pada May 2014 lalu, Komite  telah menerbitkan versi Draft International Standard (DIS) ISO 9001:2015

untuk dikomentari oleh pihak yang berkepentingan sampai Oktober 2014. Semua komentar yang masuk akan dianalisis oleh Komite dan pada Juli 2015 versi Final Draft International Standard (FDIS) ISO 9001:2015 direncanakan akan diterbitkan sebelum akhirnya pada SEPTEMBER 2015, versi final ISO 9001:2015 akan dipublikasikan.

Bagaimana dengan perusahaan yang terlanjur mengadopsi ISO 9001:2008?

Biasanya, ketika standar baru terbit, maka standar lama masih boleh digunakan sampai 2 tahun sejak standar terbaru diterbitkan. Artinya, Bila ISO 9001:2015 diterbitkan September 2015, maka ISO 9001:2008 masih boleh digunakan sampai September 2017 khususnya untuk perusahaan yang baru menerapkan ISO 9001 sebelum September 2015.  Semua perusahaan yang mendaftar ISO 9001 setelah September 2015, maka wajib langsung menerapkan ISO 9001:2015. Konsultan ISO 9001:2015 Multiple Training & Consulting bertekad menjadi konsultan ISO 9001:2015 terdepan yang akan menyajikan info-info terbaru seputar versi terbaru ISO 9001:2015 dan siap memberikan pelatihan dan bimbingan konsultasi dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.    

Salam Semangat,  

Khairul Umam, S.T, B.A CEO

Multiple Training & Consultingg Konsultan QHSE  dengan pengalaman telah mendampingi 70 Klien dalam 4 tahun.