Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
ii | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Doküman No REK-YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.04.2019
Revizyon Tarihi -
Revizyon No -
Sayfa 1/45
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
K u r u m s a l K a l i t e E l K i t a b ı 2 0 1 8
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | iii
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü
Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
Rektör, Üniversite Adına
Editör & Yazar
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM, Kalite Geliştirme Koordinatörü
Kapak Tasarımı: Yılmaz KUŞ
Basım ve Yayın: Kırklareli Üniversitesi Basımevi
Kırklareli Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü Yayınları, 2019
Tüm hakları saklıdır: Kaynak gösterilerek kısa alıntılar haricinde, Kırklareli Üniversitesi
Rektörlüğü yazılı izni olmaksızın çoğaltılamaz.
İletişim
Kırklareli Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü / Kayalı Kampüsü
Tlf: 1080 (dahili)
web: www.kalite.klu.edu.tr
e-mail: [email protected]
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
iv | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
İÇİNDEKİLER
Kapsam
Atıf Yapılan Standart / Dokümanlar
Terimler ve Tarifler
Kuruluşun Bağlamı
Liderlik
Planlama
Destek
Operasyon
Performans Değerlendirme
1 2 3 5 8 13 15 20 28
İyileştirme 33
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | v
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 1
1. Kapsam
Kırklareli Üniversitesi kurumsal kalite el kitabının hazırlanmasındaki amaç, Kırklareli
Üniversitesi’nde yürütülmekte olan kalite yönetim sistemi yaklaşımının
dokümantasyonu, etkin çalışması için gerekli süreçlerin tanımlanması ve sürekli
iyileştirilmesi için gerekli şartları, ilişkilendirilmesi ve kontrolü yoluyla süreç yaklaşımını
göstermek, yetki ve sorumlulukları belirtmek ve üçüncü taraflara Kırklareli Üniversitesi
kalite yönetim sisteminin nasıl uygulandığını göstermektir.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
2 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
2. Atıf Yapılan Standart Ve/ Veya Dokümanlar
Standart / Doküman No Adı
TS-EN-ISO 9000:2015
TS-EN-ISO 9001:2015
Kalite Yönetim Sistemi – Temel Kavramlar ve Sözlük
Kalite Yönetim Sistemi –Şartlar
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 3
3. Terimler ve Tarifler
Terimler / Tarifler Açıklama
KYS: Kalite Yönetim Sistemi
Dış Kaynaklı Doküman: Kırklareli Üniversitesi dışında oluşturulan, Üniversitenin
faaliyetlerini etkileyen, uyulması zorunlu veya ihtiyari olan dokümanlardır. (Kanunlar,
Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler,
Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.)
Doküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan veya belgeleyen yazılı ya
da görsel araçlardır.
İç Kaynaklı Doküman: Kırklareli Üniversitesi tarafından oluşturulan dokümanlardır.
Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, yetki
ve sorumlulukları tanımlayan, kalite standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
Kalite Hedefi: Kalite ile ilgili olarak aranan veya ulaşılmak istenen durum.
Kalite Politikası: Bir kuruluşun üst yönetimi tarafından kabul edilen, bağlayıcı olarak
yazılı beyan edilen kalite ile ilgili bütün amaçları ve yönlendirmeleri.
Prosses: Tanımlanan süreçlerin girdi, çıktı, kaynak, personel, iç dokümantasyon ve
performans hedeflerini tek bir yapıda göstermeye yönelik geliştirilen kaplumbağa
şeması dokümanlardır.
Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu
olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği
sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır.
Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı
dokümanlardır.
Prosedür: Süreçleri tanımlayan ve faaliyetlerin hangi ana kurallar çerçevesinde
yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir.
Form: Prosedür ve talimatlarda anlatılan faaliyetlere ait bilgilerin sistematik biçimde
kayıt edilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmiş dokümanlardır.
İş Akışı: Yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan yukarıdan aşağıya
gidişatı tanımlayan dokümanlardır.
İzlenebilirlik: Söz konusu olan bir ürün ve/veya hizmete ilişkin bilgileri, uygulamasını
ve bulunduğu yeri izleme yeteneği.
Kılavuzlar: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren
dokümanlardır.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
4 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Liste: Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında oluşturulan
sıralı bilgilerin yer aldığı dokümanlardır.
Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için
kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını,
özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında
uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.
Rehber: Yapılan faaliyetlerde yol gösterme ve bilgilendirme amacıyla oluşturulan
dokümandır.
Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.
Revizyon Numarası: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.
Süreç: Kaynakları kullanan ve girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlamak için yönetilen
ve kaliteyi doğrudan etkileyen faaliyetler dizisidir.
Sürekli İyileştirme: Yetkinliğinin artırılması için sürdürülen faaliyet.
Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını, ayrıntılı olarak
açıklayan dokümanlardır.
Tetkik: KYS kapsamında tanımlanan şartların ve düzenlemelerin yerine getirilip
getirilmediği ile yerine getirilme derecesinin delillerini elde etmek için bağımsız ve
objektif olarak yapılan sistematik bir değerlendirme.
Yardımcı Doküman: Prosedür, Talimat, Rehber, Form, Plan, Liste, Rıza Belgesi ve Dış
Kaynaklı dokümanların dışında kalan veya bu dokümanları destekleyici nitelikteki
dokümandır.
Yayın Tarihi: Dokümanın yürürlüğe girdiği tarihi ifade eder.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 5
4. Kuruluşun Bağlamı
4.1 Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması
Kırklareli Üniversitesi yönetim sisteminin istenen sonuçlarını elde etme yeteneğini
etkileyecek iç ve dış faktörleri belirlemiş ve aşağıda açıklanmıştır.
İç Faktörler Dış Faktörler
Liderlik Ulusal ve Uluslararası Yasalar Yönetmelikler
Kurum Değerleri Soyal ve Kültürel Çevre
Kurum Kültürü Ulusal ve Uluslararası Normlar
Kurumsal Hafıza Çevresel Faktörler
Kurum Kaynakları Bölgesel Özellikler
Kurumsal Altyapı Ekonomik Çevre
Organizasyonun Performansı İlgili Kurum ve Kuruluşlar
Organizasyon Yapısı ve Performansı Hukuki Konular
Akademik Personel Rekabet
İdari personel Teknolojik Gelişmeler
Altyapı
KLU bünyesinde her beş yılda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından iç
paydaş ve dış paydaşların bir araya gelmesi ile kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat
ve tehditlerinin belirlenebilmesi amacı ile SWOT analizi gerçekleştirilir.
SWOT analizi ekseninde kurumun güçlü yönlerinin etkinliğinin arttırılması, zayıf
yönlerinin iyileştirilmesi, olası tehditlerin bertaraf edilmesi ve fırsatların kuruma
kazandıracağı stratejik amaçlar doğrultusunda temel ilke ve politikalarını, önceliklerini
ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımını düzenleyen
orta vadeli planlamayı içeren beş yıllık Stratejik Plan düzenlenmektedir. Bu süreç,
kuruluşumuzun hizmet kalitesini etkileyen iç ve dış hususlarla ilgili risk (tehdit) ve
fırsatlarımızın saptanmasında en önemli araçtır. Kalite Yönetim Sistemi
uygulamalarımızda bu bağlantılar sürekli olarak izlenecek, beklentileri analiz edilecek
ve Yönetim Gözden Geçirme toplantıları aracılığıyla gözden geçirilecektir.
4.1.1 Tarihçe
Kırklareli Üniversitesi 29 Mayıs 2007 tarihinde 5662 sayılı Kanunla kurulmuştur. Bir
devlet üniversitesi olup eğitim dili Türkçedir. 5662 sayılı kanunun yürürlüğe girmesinin
ardından daha önce Trakya Üniversitesi’ne bağlı olarak eğitim veren; Teknik Eğitim
Fakültesi, Sağlık Yüksekokulu, Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu, Teknik Bilimler
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
6 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Meslek Yüksekokulu, Babaeski Meslek Yüksekokulu, Lüleburgaz Meslek Yüksekokulu,
Pınarhisar Meslek Yüksekokulu, Vize Meslek Yüksekokulu ve Sağlık Hizmetleri Meslek
Yüksekokulu Kırklareli Üniversitesi bünyesine katılmıştır.
Rektörlük binası, başlangıçta Teknik Eğitim Fakültesi’nin bulunduğu Kavaklı
Yerleşkesinde faaliyetine başlamıştır. Daha sonra 16.06.2008 tarihinde Kültür
Bakanlığı, Kırklareli Valiliği ve Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü tarafından imzalanan
protokol gereği şehir merkezinde yer alan 9 bin m2 kapalı alana sahip Kültür Merkezi
binası Kırklareli Üniversitesi’ne tahsis edilmiştir. Rektörlük binası tamamlanana kadar
Rektörlük ve bağlı idari birimleri hizmetlerini bu binada sürdürmüştür.
Üniversitemiz kuruluşundan itibaren hızlı yapılanma süreci ile birlikte, akademik ve
idari personel alımı yapılarak insan kaynağını oluşturulmaya başlamış ve akademik,
idari, sosyal tesisler inşasının yanı sıra alt yapı çalışmaları ile tesisleşme sürecinde
önemli adımlar atılmıştır. Üniversitemizin Merkez Yerleşkesi olarak belirlenen ve
yüzölçümü itibariyle Avrupa'nın beşinci en büyük kampüsü olan Kayalı Yerleşkesinde
akademik, idari, sosyal ve kültürel tesisleşme süreci ile birlikte alt yapı çalışmaları
kapsamında hızlı yatırım sürecine girişilmiştir. Bu kapsamda Merkez Yerleşkede I.
Merkezi Derslik ve Amfiler Binası, Merkezi Araştırma Laboratuvarı Binası 2011 yılında,
Kapalı Spor Salonu 2012 yılında, II. Merkezi Derslik ve Amfiler Binası ile Yemekhane-
Kafeterya Binası I. Merkezi Derslik Ek Binası ve Açık Futbol Sahası 2014 yılında hizmet
vermeye başlamıştır. Rektörlük Binası, Fitness, Açık spor alanları ve Mühendislik
Fakültesi Laboratuvar Binaları ise 2016 yılında tamamlanarak hizmet vermeye
başlamıştır. Kampüs alanında sürdürülen peyzaj ve alt yapı çalışmaları kapsamında
yatırımlar devam etmesinin yanı sıra, 2016 yılının sonlarında ihalesi yapılan III. Merkezi
Derslik, inşaatına başlanmış 2018 yıl sonu itibari ile işin yaklaşık % 66’lık bölümü
tamamlanmıştır.
Merkez Yerleşke dışında Kırklareli Merkezinde Eski Rektörlük Yerleşkesi ile
Karahıdır ve Kavaklı Yerleşkeleri bulunmaktadır. İlçelerde ise; Babaeski, Lüleburgaz,
Pınarhisar ve Vize Yerleşkeleri mevcut bulunmaktadır. Eski Rektörlük Yerleşkesinde
2009 yılında Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, 2010 yılında Türkçe Öğretim
Uygulama ve Araştırma Merkezi, 2011 yılında Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma
Merkezi, 2016 yılında Sosyal Bilimler Enstitüsü ile Fen Bilimleri Enstitüsü, 2017 yılından
itibaren de Devlet Konservatuvar Müdürlüğü hizmet vermektedir.
2018 yılı itibariyle Kırklareli Üniversitesi bünyesinde 11 Fakülte, 1 Konservatuvar, 3
Enstitü, 3 Yüksekokul, 7 Meslek Yüksekokulu ve 14 Uygulama ve Araştırma
Merkezinde olmak üzere 722 akademik ve 287 idari personel istihdam edilmektedir.
2016/8555 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Kırklareli Üniversitesi Lüleburgaz Havacılık
ve Uzay Bilimleri Fakültesi ve 2018/11593 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Kırklareli
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 7
Üniversitesi Tıp Fakültesi kurulmuş ancak bu fakültelere öğrenci alınmaya
başlamamıştır. Üniversitemiz Doktora Programlarında 24, Yüksek Lisans
Programlarımda 1277, Lisans Programlarında 8977 ve Ön Lisans Programında 14.452
öğrenci olmak üzere toplam 27.665 öğrencisi bulunmaktadır.
4.1.2 Kuruluş ve Yerleşim
Kurumsal Kimlik:
- Kurumun Adı : Kırklareli Üniversitesi
- Bağlı Olduğu Kuruluş : Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı
- Faaliyet Gösterdiği Sektör: Yükseköğretim
- Kuruluş Tarihi : 2007
Temel İletişim Bilgileri:
- Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR – Rektör
- Prof. Dr. Neziha MUSAOĞLU – Rektör Yardımcısı
- Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM – Kalite Geliştirme Koordinatörü
- Dr. Öğr. Üyesi Alaetin İŞERİ- Eğitim Öğretim Geliştirme Koordinatörü
- Kurum internet sayfası: www.klu.edu.tr
- Kurum kalite süreçleri ile ilgili internet sayfaları:
- TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi: http://kalite.klu.edu.tr/
- Bologna Bilgi Paketi:
https://obs.klu.edu.tr/oibs/bologna/start.aspx?gkm=0796344203111031100322
0232240373222197366903111233360
- Stratejik Planlar: http://sgdb.klu.edu.tr/Sayfalar/433-kirklareli-universitesi-
stratejik-plan.klu
- Öz-değerlendirme çalışmaları: http://kalite.klu.edu.tr/
- Memnuniyet araştırmaları: http://kalite.klu.edu.tr/
- Kurumsal birimler
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
8 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Enstitüler - Sosyal Bilimler Enstitüsü - Sağlık Bilimleri Enstitüsü - Fen Bilimleri Enstitüsü Fakülteler - Fen Edebiyat Fakültesi - Havacılık ve Uzay. Bilimleri. Fakültesi - Hukuk Fakültesi - İktisadi ve İdari Bilimle Fakültesi - İlahiyat Fakültesi - Mimarlık Fakültesi - Mühendislik Fakültesi - Teknik Eğitim Fakültesi - Teknoloji Fakültesi - Turizm Fakültesi Yüksekokullar - Devlet Konservatuvarı - Sağlık Yüksekokulu
Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu - Yabancı Diller Yüksekokulu.
Meslek Yüksekokulları - Babaeski Meslek Yüksekokulu. - Lüleburgaz Meslek Yüksekokulu. - Pınarhisar Meslek Yüksekokulu. - Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu - Sosyal Bil. Meslek Yüksekokulu. - Teknik Bil. Meslek Yüksekokulu. - Vize Meslek Yüksekokulu
Bölüm Başkanlıkları - Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - Atatürk İlke Ve İnkılap Tar. Böl. Bşk. - Türk Dili Bölüm Başkanlığı
Koordinatörlükler - Bilimsel Araştırma Projeleri Koor. - Bologna Koordinatörlüğü - Eğitim Öğretimi Geliştirme Koordinatörlüğü - Erasmus Değişim Koordinatörlüğü - Farabi Değişim Koordinatörlüğü - İç Denetim Birimi Koordinatörlüğü - Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü - Mevlana Koordinatörlüğü - Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü İDARİ BİRİMLER - Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler. - Bilgi Edinme Birimi - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Dış İlişkiler Şb. Müdürlüğü - Döner Sermaye İşlt. Müdürlüğü - Genel Sekreterlik - Hukuk Müşavirliği - İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı - Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğü - Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı - Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı. - Strateji Gel. Daire Başkanlığı - Yapı İşleri Ve. Tek. Daire Başkanlığı. - Yazı İşleri Ve Arş. Şb. Müdürlüğü Uygulama ve Araştırma Merkezleri - İleri Teknolojiler Uygulama ve Arş. Merkezi - Gıda Kontrol Uygulama ve Araştır Merkezi - Enerji Teknolojileri Uyg. ve Arş. Merkezi - Ekonomik Ve Sosyal Arş. Uyg. ve Arş. Merkezi - Balkan Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Avrupa Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Afrika Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Uzaktan Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi - Türkiyat Uygulama ve Araştırma. Merkezi - Türkçe Öğretim Uygulama ve Arş. Merkezi - Sürekli Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi - Kariyer Uygulama ve Araştırma Merkezi - Kamu Diplomasisi Uygulama Ve Arş. Merkezi - Kadın Çalışmaları Uygulama ve Arş. Merkezi
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 1
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
2 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
4.1.3 Misyon Vizyon
Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası, misyonu ve vizyonu, stratejik planlama
faaliyetleri kapsamında Rektör tarafından belirlenir ve üniversite genelinde duyurulur.
Kırklareli Üniversitesindeki tüm birimler, üniversite misyon ve vizyonu doğrultusunda,
kendi birimlerine ait misyon ve vizyon ifadelerini belirlerler.
4.1.3.1 Misyonu
Kırklareli Üniversitesi ülkemizin yanı sıra Balkanlar, Türki cumhuriyetleri ve dünya
ülkelerini kapsayacak şekilde orta öğrenimini tamamlamış bireylere yükseköğrenim
imkânı sunan bir yükseköğretim kurumudur. Dinamik, tecrübeli ve kurumsal kültüre
sahip kadrosu ile bilgiye ulaşmayı, üretmeyi, paylaşmayı ve uygulamayı evrensel
boyutlara taşıyan bilimsel, teknolojik ve kültürel birikime katkıda bulunan, yaratıcı
sorgulayıcı, araştırıcı, liderlik vasıflarına sahip, işine kendini adamış yetkin ve özgüven
sahibi bilinçli bireyler yetiştirmektir.
4.1.3.2 Vizyonu
Ülkemizin ve bölgemizin hedefleri ile paydaşlarımızın beklentilerine hizmet etmek
amacıyla yenilikçi kendine güvenen, çevresine güven veren, etik ve evrensel değerlere
bağlı bireyler yetiştirmek ve eşit, özgür, katılımcı bir çalışma ortamında üretilen
bilimsel faaliyetleri ile saygı duyulan bir bölge üniversitesi olmaktır.
4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak
Kırklareli Üniversitesi sunduğu hizmet ile ilgili ve bu hizmet üzerinde potansiyel etkiye
sahip ilgili taraflar ile her yıl düzenli olarak yapılan memnuniyet anketleri (Akademik
Personel Memnuniyet Anketi, İdari Personel Memnuniyet Anketi Öğrenci
Memnuniyet Anketi) ile iç paydaş ve öğrencilerin beklentilerini ölçer. Bunun yanında
öğretim teknikleri ve yöntemleri ile alan bilgisinin sürekli güncellenmesi
gerekliliğinden dolayı ders içerikleri, ders çıktıları, program çıktıları ve ders çıktılarının
program çıktılarına katkılarının ölçülmesi ile ilgili sürekli gözden geçirme kararı alınmış
ve 2018-2019 eğitim öğretim yılında uygulanmaya başlanmıştır. Bu uygulama iç
paydaşlarla ve dış paydaşlarla anket veya “küçük grup ile yüz yüze görüşme” yöntemi
ile belirlenmektedir.
Kırklareli Üniversitesi kurumsal olarak kalite yönetim sisteminin amaçlanan
sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış faktörleri belirlemiştir.
Referanslar:
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu
EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu
EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 3
EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-583 Toplantı Katılımcı Formu
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.P-576 Bölüm Program Çıktıları Güncelleme Planı
4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi
Üniversitemizin Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kapsamı : ”Yükseköğretim Hizmetleri”
olarak belirlenmiştir. Yükseköğretim hizmetlerimizin kalitesini doğrudan veya dolaylı
olarak etkileyebilecek faaliyetlerimiz KYS kapsamında değerlendirilmektedir. Kırklareli
Üniversitesi ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin tüm maddelerinden sorumlu
olup, kapsam dışı herhangi bir madde mevcut değildir. Kırklareli Üniversitesi Kalite
Yönetim Sistemi; üniversitemizin tüm yerleşkelerinde var olan idari ve akademik
birimlerini kapsar.
4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesler
Kırklareli Üniversite kalite yönetim sistemi, TS EN ISO 9001-2015 standardının
şartlarıyla bağlantılı ve uyumlu biçimde oluşturulmuş ve dokümante edilmiştir.
Oluşturulan sistemin etkin bir şekilde yürütülmesi, sürekliliğinin sağlanması ve sürekli
iyileştirilmesi için gerekli düzenlemeler gerçekleştirilmiştir.
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemini, ISO 9001-2015 standardında
tanımlanan süreç yaklaşımı modelini “Kaplumbağa Şemaları” olarak kurgulamış ve
uygulamaktadır.
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi kapsamında özgün bir “Kalite Güvence
Sistemi” modeli oluşturulmuştur. Buna göre; Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence
Sistemi dört alt başlıkla birlikte sürekli olarak PUKÖ çevrimi uygulayarak Kalite Yönetim
Sisteminin Planlandığı uygulandığı, ölçüldüğü ve sürekli iyileştirildiği bir model olarak
kullanılmaktadır.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
4 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Kurumsal Kalite güvence sistemi kapsamında geliştirilen kalite güvence sistemleri
A. Eğitim-Öğretim Kalite Güvence Sistemi B. Bilimsel Araştırma Kalite Güvence Sistemi
D. Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Güvence Sistemi C. Yönetim-Organizasyon Kalite Güvence Sistemi
Bölüm Eğitim Kalite Politikası Durumsal Analiz
Durumsal Analiz Odaklı Bölüm Eğitim Kalite Politikası Tasarımı
Bölüm Eğitim Kalite Politikası
Uygulama & Değerlendirmesi
Bölüm Eğitim Kalite Politikası &
Akreditasyonu
Kurum Araştırma Politikası Durumsal Analizi
Kurum Bilimsel Araştırma Politikası Tasarımı
Kurum Araştırma Politikası
Uygulama & Değerlendirmesi
Kurum Araştırma Politikası &
Akreditasyonu
Çok Yönlü-Paydaşlı Durumsal Analiz (Gerçeklik, Gereksinim, Beklenti)
Durumsal Analiz Odaklı Kapsayıcı Kalite Politikası Tasarım
Kalite Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Kalite Politikası & Akreditasyonu
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Alanları Politikası Durumsal Analizi
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Politikası Tasarımı
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı
Kalite Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Kurum Toplumsal
Yaşama Katkı Kalite Politikası &
Akreditasyonu
Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Durumsal Analiz
Durumsal Analiz Odaklı Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Tasarımı
Birim Yönetim Sistemi Kalite
Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Birim Yönetim Sistemi Kalite
Politikası & Akreditasyonu
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 5
Yönetim-Organizasyon K.G.S. Eğitim-Öğretim K.G.S. Bilimsel Araştırma K.GS. / Toplumsal Gelişime Katkı K.G.S.
- Akademik Değ. ve Kalite Gel. Komisyonu
- Basım Evi Birimi - Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler. - Bilgi Edinme Birimi - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Bilimsel Araştırma Projeleri
Komisyonu
- Bilimsel Araştırma Projeleri Koor.
- Bologna Eşgüdüm Komisyonu - Bologna Koordinatörlüğü - Dış İlişkiler Şb. Müdürlüğü - Döner Sermaye İşlt.
Müdürlüğü - Eğitim Öğretimi Geliştirme
Koordinatörlüğü - Erasmus Değişim
Koordinatörlüğü - Etik Kurulu - Farabi Değişim
Koordinatörlüğü - Genel Sektererlik - Hukuk Müşavirliği - İç Denetim Birimi
Koordinatörlüğü - İdari Ve Mali İşler Daire
Başkanlığı - Kalite Geliştirme
Koordinatörlüğü - Kalite Güvence Komisyonu - Koruma Güvenlik Şube Müd - Kütüphane Dökümatasyon
Daire Başkanlığı - Mesleki ve Teknik Eğitim
Koordinatörlüğü - Mevlana Koordinatörlüğü - Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Öğrenci Reh. ve Danışmanlık
Koordinatörlüğü - Personel Daire Başkanlığı - Sağlık Kültür Spor Daire Başk - Strateji Gel. Daire Başkanlığı - Stratejik Planlama
Komisyonu - Uluslararası İlişkiler
Koordinatörlüğü - Yapı İşleri Ve. Tek. Daire Başk - Yayın Komisyonu - Yazı İşleri Ve Arş. Şb. Müd
- Atatürk İlke Ve İnkılap Tar. Böl. Bşk.
- Babaeski Meslek Yüksekokulu.
- Devlet Konservatuvarı - Fen Bilimleri Enstitüsü - Fen Edebiyat Fakültesi - Havacılık ve Uzay Bilimleri
Fakültesi - Hukuk Fakültesi - İktisadi ve İdari Bilimler
Fakültesi - İlahiyat Fakültesi - Lüleburgaz Meslek
Yüksekokulu. - Mimarlık Fakültesi - Mühendislik Fakültesi - Pınarhisar Meslek
Yüksekokulu. - Sağlık Bilimleri Enstitüsü - Sağlık Hizmetleri Meslek
Yüksekokulu. - Sağlık Yüksekokulu - Sosyal Bil. Meslek
Yüksekokulu. - Sosyal Bilimler Enstitüsü - Teknik Bil. Meslek
Yüksekokulu. - Teknik Eğitim Fakültesi - Teknoloji Fakültesi - Turizm Fakültesi - Türk Dili Bölüm Başkanlığı
- Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu.
- Vize Meslek Yüksekokulu - Yabancı Diller Bölüm
Başkanlığı - Yabancı Diller Yüksekokulu.
- Afrika Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi
- Avrupa Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi
- Balkan Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi
- Ekonomik ve Sosyal Arş. Uyg. ve Arş. Merkezi
- Enerji Teknolojileri Uyg. ve Arş. Merkezi
- Gıda Kontrol Uygulama ve Araştır Merkezi
- İleri Teknolojiler Uygulama ve Arş. Merkezi
- Kadın Çalışmaları Uygulama ve Arş. Merkezi
- Kamu Diplomasisi Uygulama Ve Arş. Merkezi
- Kariyer Uygulama ve Araştırma Merkezi
- Sürekli Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi
- Türkçe Öğretim Uygulama ve Arş. Merkezi
- Türkiyat Uygulama ve Araştırma. Merkezi
- Uzaktan Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
6 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Kırklareli Üniversitesi KYS içinde ve liderlik taahhüdüyle belirlenen dört alanda özgün
bir kalite güvence sistemi belirlemiş ve her bir alanda PUKÖ çevriminin tüm
basamaklarının koordine edildiği bir Kalite Güvence Sistemi tasarlamıştır. Buna göre
Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi her bir alanda öz değerlendirme, tasarım,
uygulama ve nihai hedef olarak da “Kurumsal Akreditasyon”a dayalı bir sistem
geliştirmiştir.
Bu sistem; model oluşturulurken tüm faaliyetlerde Kırklareli Üniversitesinin ilgili
taraflarının kapsam dâhilinde memnuniyetini etkileme olasılığı olan tüm girdi ve
çıktılar tanımlanmış olup süreçlerin etkin yönetimini ve Kırklareli Üniversitesinin 2018-
22 Stratejik Planında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmalarını sağlamak amacıyla
performans izleme de yapılmaktadır.
Gerekli kontrol yöntemleri dokümantasyonda; Prosesler (Kaplumbağa Şemaları), İş
Akış Şemaları, Planlar, Prosedürler, Listeler, Formlar, Organizasyon Şemaları, Misyon
Vizyon Bildirgeleri, Kılavuzlar, Talimatlar, Yönergeler, Yönetmelikler, vb. dokümante
edilmiş bilgi ile tanımlanmaktadır. Tüm bu dokümantasyonun tanıtımı ve genel olarak
Kalite Yönetim Sisteminin tarifi olarak ta “Kalite El Kitabı” yayınlanmıştır. Dokümante
edilmiş bilgi listesi kalite el kitabının eki ve ayrılmaz bir parçası olarak kullanılır.
KYS’nin yönetilmesi için gerekli olan tüm dokümante edilmiş bilgiler Kırklareli
Üniversitesi Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü web sayfasında http://kalite.klu.edu.tr/
tanımlanmış ve herkes tarafından ulaşılabilir durumdadır.
Proses (Kaplumbağa Şeması) Etkileşim Tablosu
Bİ.KŞ-101 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
PR.KŞ-Personel Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
ER.KŞ-751 -Erasmus Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması
KD.KŞ-201 Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
İM.KŞ-151 İdari Mali İşler Kaplumbağa Şeması
FR.KŞ-851 Farabi Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması
SK.KŞ-351 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
SG.KŞ-401 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
HM.KŞ.-651 Hukuk Müşavirliği Kaplumbağa Şeması
Yİ.KŞ-451 Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
BL.KŞ-801 Bologna Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması
MV.KŞ-951 Mevlana Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması
ÖİKŞ-251 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
Dİ.KŞ-701 Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması
DS.KŞ-3001 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Kaplumbağa Şeması
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 7
Referanslar:
TS EN ISO 9001:2015
Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) - 2017
Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
KK.LS-551 Doküman Listesi
...KŞ-… Kaplumbağa Şemaları
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
8 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
5. Liderlik
5.1 Liderlik ve Taahhüt
5.1.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, üst yönetim olarak Kırklareli Üniversitesi Kalite
Yönetim Sisteminin oluşturulması için gerekli altyapının hazırlanması, uygulanması,
geliştirilmesi, etkinliğinin ve sürekliliğin sağlanması için gereken tüm faaliyetlerin etkili
bir şekilde yürütüleceğini aşağıdaki somut kanıtlarla taahhüt etmektedir.
Bu taahhüdün somut kanıtı ve bir gereği olarak;
Kırklareli Üniversitesi üst yönetimi;
- Misyon, Vizyon, Kalite Politikası ve Stratejik Planı oluşturur ve ilan eder.
- Kalite yönetim sistemi ile iş proseslerinin entegre olduğunu güvence altına alır.
- Proses yaklaşımı ve risk temelli düşünmeyi teşvik eder.
- Kalite Yönetim Sistemi için gerekli kaynakların varlığını güvence altına alır.
- Kalite Yönetim Sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına alır.
- Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması,
yönlendirilmesi ve desteklenmesini sağlar.
- Sürekli iyileştirmenin teşvik edilmesini sağlar.
- Oluşturulan Kalite Yönetim Sistemi etkinliğini gözden geçirmek ve iyileştirme
fırsatlarını tespit etmek için düzenli olarak yönetim gözden geçirme faaliyetlerini
yürütür.
- Oluşturulan dokümantasyonun tüm birimlerde uygulandığını gözden geçirir.
- Her yıl stratejik planda belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını gözden geçirir.
- İlgili diğer yöneticileri sorumlu oldukları alanlarda liderliklerini sergileyebilmeleri için
destekler.
- Tüm üniversitede, öğrenci ve diğer paydaşların memnuniyetinin sağlanması ve yasal
mevzuat gereklerinin karşılanması konusunda farkındalığın ve bilinç düzeyinin
arttırılması için faaliyetler yürütür.
- Her yıl Kurum İç Değerlendirme Raporunun hazırlanmasına rehberlik eder.
Referanslar:
Kırklareli Üniversitesi Misyon Vizyon Bildirgesi
Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası
Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) – 2017
Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
SGPR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 9
5.1.2 Öğrenci Odaklılık
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin temel amacı hizmet verdiği
öğrencilerinin ihtiyaç ve beklentilerini belirleyerek bu beklentilerin karşılanmasını
sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmaktır. Tüm bu çalışmalar sonucunda temel
amaç öğrenci memnuniyetinin sağlanmasıdır.
Bu kapsamda her yıl düzenli olarak Eğitim Öğretim Geliştirme Koordinatörlüğü
tarafından, öğrenci, akademik personel ve idari personel memnuniyet anketleri
uygulanarak sonuçları üst yönetime ve birim yöneticilerine sunulur. Ortaya çıkan
gelişmeye açık yönlerin iyileştirme çalışmaları için birim yöneticilerinden iyileştirme
önerileri ve uygulama kanıtları talep edilir.
Kırklareli üniversitesi öğrencileri her birimin e-posta adreslerinden ulaşarak
şikâyetlerini veya taleplerini iletebildiği gibi Kırklareli Üniversitesi web sayfasında
bulunan “İstek Öneri ve Şikayet” bölümünden Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne
veya “Rektöre Mesaj” bölümünden direk Kırklareli Üniversitesi Rektörü’ne istek öneri
veya şikayetlerini iletebilir.
Kırklareli Üniversitesi öğrencileri alan dışı seçmeli dersleri içinden kendi ilgi alanına
giren dersi seçerek kendini geliştirme fırsatı bulur. Ayrıca şeffaflık ilkesi gereğince
“Bologna Bilgi Paketi” olarak fakülte, bölüm ve okutulan derslerle ilgili tüm bilgiler ilan
edilir. Öğrencilerin yurt içi veya yurt dışı eğitim öğretim ya da staj hareketliliği
kapsamında yaptığı çalışmalar kredi sistemine dahil edilir. Program çıktıları ve ders
yükleri (AKTS) belirlenmesi amacıyla öğrencilerle küçük grup görüşmeleri ve dış
paydaşlarla toplantılar veya anketler yardımıyla bilgi toplanır. Program geliştirilmesi
veya yeni bölüm açılası durumunda gerek bölgesel gerek ulusal iç ve dış paydaşlarla
toplantılar yapılarak ihtiyaç ve piyasa beklentileri araştırılmaktadır.
Kırklareli Üniversitesi bünyesindeki enstitülerce açılan lisansüstü eğitim programları
vasıtasıyla öğrencilerin alanlarında uzmanlaşabilmeleri için fırsatlar tanınır.
Kırklareli Üniversitesi öğrenci merkezli eğitim sistemini benimsemiş bir yükseköğretim
kurumudur. Yukarıda sayılan tüm uygulamalar PUKÖ döngüsü çerçevesinde planlanır,
uygulanır, kontrol edilir ve ölçülerek sürekli iyileştirmeye tabi tutulur.
Referanslar:
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
İK.F.579 Öğrenci Memnuniyet Anketi
5.2 Politika
Kurumsal kalite politikamız, üniversitemizin tüm birimlerinde; bilimsel araştırma,
eğitim-öğretim, yönetim organizasyon ve toplumsal gelişime katkı alanlarındaki
yükseköğretim sorumluluklarımızı, bilimin evrenselliği ve özgürlüğü, ulusal ve
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
10 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
uluslararası yükseköğretim değer ve politikaları doğrultusunda yerine getirmektir. Bu
kapsamda kalite politikamız; katılımcılık ve kapsayıcılığı, çok yönlülük ve paydaşlığı,
sürdürülebilirliği, ortak gereksinim-beklentileri ve kurumsal misyon-vizyonumuzu
içermektedir. Bu kurumsal kalite politikamız doğrultusunda yürüttüğümüz çalışmalar:
- Eğitim-öğretim alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim politikalarını içeren
eğitim kalite güvence sistemimiz kapsamında tüm akademik birimlerde; öğrenci
seçim ve tercihlerini, çok yönlülüğünü, ulusal ve uluslararası yükseköğretim alanı
öğrenci yeterliliklerini içeren; sürdürülebilir, kapsayıcı, katılımcı, akreditasyon ve
uluslararasılaşmaya açık, öğrenci merkezli bir eğitim hizmeti vermek.
- Bilimsel araştırma alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim politikalarını
içeren bilimsel araştırma kalite güvence sistemimiz kapsamında, akademik
birimlerimizin yerel, ulusal ve uluslararası düzeylerde özgünlüklerini koruyarak
farklılaşmasını sağlayan, özgür ve bağımsız bilimsel araştırmaları yürütmelerine
katkı sağlamak,
- Yönetim ve organizasyon alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim
politikalarını içeren yönetim organizasyon kalite güvence sistemimiz kapsamında,
üniversitemiz tüm akademik ve idari birimlerindeki kurumsal iç işleyiş süreçlerinin;
katılımcı, kapsayıcı, şeffaf, takım ruhu odaklı, değişim ve gelişim motivasyonunu
içeren kurumsal sürdürülebilirlikle yürütmek.
- Toplumsal gelişime katkı alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim
politikalarını içeren toplumsal gelişime katkı kalite güvence sistemimiz
kapsamında, yerel, ulusal ve uluslararası alandaki sorunların çözümüne, disiplinler
arası işbirliği ve bilimsel araştırma odaklı sosyal sorumluluk ve duyarlılıkla katkı
sunmak.
Kurumsal Kalite Politikamızın İlkeleri
Üniversitemiz tüm birimlerindeki, bilimsel araştırma, eğitim-öğretim, yönetim-
organizasyon ve toplumsal gelişime katkı alanlarındaki kurumsal sorumluluklarımızı
yerine getirmede, bilimin evrenselliği ve özgürlüğü, ulusal ve uluslararası
yükseköğretim değer ve politikaları merkez alınarak:
- Sosyal sorumluluk ve duyarlılık odaklı bilimsel araştırma özgürlüğü,
- Sürekli iyileştirme ve geliştirme odaklı sürdürülebilir kurumsallaşma,
- İç-dış paydaş gereksinim ve beklentileri odaklı kapsayıcılık ve katılımcılık,
- Somut veri ve gözlemlenebilir gerçeklik odaklı dış değerlendirmeye açıklık,
- İç-dış paydaş gereksinim ve beklentileri odaklı değişim ve yeniliğe açıklık,
- Etkileşim, paylaşımı içeren ortak vizyon odaklı kurumsal eşgüdüm,
- Evrensel ve mesleki etik normlar odaklı kurumsal şeffaflık,
- Toplumsal değişim ve gelişime katkı odaklı sosyal etki ve sosyal içerme,
- Öğrencilerin çok yönlü gelişimini içeren, öğrenci merkezli eğitim,
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 11
5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması
Kırklareli Üniversitesi;
- Üniversitenin amaç ve bağlamına uygun stratejik istikametini destekleyen
- Kalite amaçlarının belirlenmesi için bir çerçeve sağlayan
- Uygulanabilir şartları yerine getirme için taahhüt içeren
- Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt içeren,
Bir kalite politikası oluşturmuş, ilan etmiş ve sürekliliğini sağlamıştır.
5.2.2 Kalite Politikasının Duyurulması
Kırklareli Üniversitesi Kalite politikası web sitesi vasıtasıyla ve tüm birimlerde
belirlenmiş yerlerde 70cmX100 cm ebadında Türkçe ve İngilizce olarak duvara asılarak
erişime açık ve görünür hale getirilmiştir.
Referanslar:
Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası
SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Kırklareli Üniversitesinde faaliyetlerin eksiksiz bir şekilde ve KYS dokümantasyonunda
tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülmesi esastır. Bu amaçla görev tanımları, üst
yönetim tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; eğitim ve öğretimi
gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun
şekilde yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine
etmek ve denetlemek amacı ile hazırlanmış ve www.kalite.klu.edu.tr aracılığı ile
duyurmuştur.
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü birimlerin süreçlerini Kaplumbağa şemalarında,
organizasyon yapısını organizasyon şemalarında, personelin görev, yetki ve
sorumluluklarını görev tanımlarında göstermiştir.
Tüm birim yöneticileri, kendisine bağlı personeli bu konuda bilinçlendirerek görev,
yetki ve sorumlulukların etkin bir şekilde uygulanmasını sağlarlar. Tüm personel,
tanımlanmış olan görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir. Her birim
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından talep edilen yıllık birim faaliyet raporları
ve iç değerlendirme raporlarını her yıl Ocak ayında (bir önceki yıla ait) sunmakla yasal
olarak yükümlüdür. Bu rapor ile birimde gerçekleştirilen tüm faaliyetler
raporlanmaktadır.
Referanslar:
KK.LS-556 Birim Kalite Temsilcisi Listesi
KK.OŞ-551 Kalite Yönetim Sistemi Organizasyon Şeması
…GT-….. Görev Tanımları
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
12 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
6. Planlama
6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri
Kırklareli Üniversitesinde her sürece ait risk analizleri gerçekleştirilir. İş süreçlerinde
yer alan faaliyetlere yönelik riskler belirlenmiş olup bu riskleri bertaraf etmeye yönelik
önleyici faaliyetler öngörülmüştür. Riskin tanımı ve risk giderici mevcut faaliyet
tanımlanarak, riskin yaratacağı etki ve riskin gerçekleşmesi olasılığı çarpılarak risk
derecesi hesaplanmaktadır. Risk derecesi 4 ve üzerinde olan riskler için risk giderici
aksiyonlar belirlenmekte ve aksiyonlar düzeltici faaliyetler ile takip edilmektedir.
Risk analizi yöntemi KK.PR554-Risk Analizi Prosedürü ile tanımlanmıştır. Kırklareli
Üniversitesi 4 ve üzeri riskler için aksiyon alır. Stratejik plan hazırlama komisyonu
tarafından SWOT analizi ile tespit edilen güçlü yönler ve fırsatlar, kuruma
kazandıracağı stratejik faydalarının (mevcut ve olası) tespiti ve değerlendirilmesi
amacıyla analiz edilir.
2018-2022 Stratejik planı kapsamında hazırlanan performans göstergeleri her takvim
yılı sonunda analiz edilir ve faaliyet raporu olarak üst yönetime sunulur. Faaliyet
raporları http://sgdb.klu.edu.tr/Sayfalar/418-faaliyet-raporlari.klu web sayfasından
açık kaynak olarak ilan edilir.
Referanslar:
KK.PR554-Risk Analizi Prosedürü
KK.F-553 Risk Analizi Formu
KK.PR-552 Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü
2018-2022 Stratejik Planı
2018 Yılı Faaliyet Raporu
2018 ve 2019 Mali Yılı Performans Programı
6.2 Kalite Amaçları ve Bunları Gerçekleştirmek İçin Planlama
Stratejik planda, stratejik amaçlara ulaşabilmek için belirlenmiş olan performans
hedefleri, Kırklareli Üniversitesinin kalite hedeflerini oluşturur. 2018-2022 Stratejik
Planı ile gerçekleştirilen SWOT analizinde güncel tehdit ve zayıf yönler tespit edilmiştir.
Ayrıca iç kontrol sistemi çalışmaları kapsamında da risk analizi yapılmaktadır. Kırklareli
Üniversitesindeki tüm birimler stratejik planı referans alarak, kendi birimleri için kalite
hedeflerini ve bu hedeflere ulaşabilmek için yapacakları faaliyetlere ilişkin planlamayı
içeren kalite faaliyet planlarını hazırlar ve yönetimini sağlar. Her takvim yılı sonunda
birimler performans hedeflerinin gerçekleşme oranlarını ölçer. Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığı tarafından Ocak ayı içerisinde yayınlanan faaliyet raporları vasıtasıyla
performans hedeflerine ulaşma oranları belirlenerek güçlü ve zayıf yönler irdelenir.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 13
Referanslar:
SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
2018-2022 Kırklareli Üniversitesi Stratejik Planı
2018 ve 2019 Mali Yılı Performans Programı
6.3 Değişikliklerin Planlanması
Kırklareli Üniversitesinde KYS’yi etkileyebilecek olan tüm değişiklikler planlı şekilde
gerçekleştirilmektedir. KYS dokümantasyonu revizyonu ile ilgili talepler birimlerden
Doküman Talep Formu ile Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirilir. Uygun
görülen değişiklikler yürürlük onayı alındıktan sonra tüm birimlere EBYS üzerinden
veya e-posta yolu ile bildirilir.
Referanslar:
KK.F-557 Doküman Talep Formu
KK.İA-552 Doküman Revizyonu İş Akışı
KK.İA-553 Doküman İptali İş Akışı
KK.İA-551 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
14 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
7. Destek
7.1 Kaynaklar
7.1.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, Kalite Yönetim Sistemi’nin oluşturulması,
uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için, gerekli kaynak
ihtiyaçlarını belirleyerek temin etmektedir. Yukarıda bahsi geçen faaliyetler mevcut iç
kaynaklar ile gerçekleştirilmektedir.
7.1.2 Kişiler
Kırklareli Üniversitesi’nde hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, uygun
öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübe yönünden yeterli olması ve gereken yeterliliğe
ulaştırılması esastır. Kırklareli Üniversitesi’nde, hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan
personel için gerekli nitelikler, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak
belirlenmiş ve görev tanımları kapsamında dokümante edilmiştir.
Referanslar:
PR.PR-304 İdari Personel Atama Prosedürü
PR.PR-302 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü
7.1.3 Altyapı
Kırklareli Üniversitesi yönetimi, sunulan hizmetinin uygunluğunu, sürdürülebilirliğini
ve iyileştirilmesini sağlamak için gerekli olan altyapı ihtiyaçlarını belirler ve temin eder.
Altyapı; Binalar, çalışma alanları ve bunlarla bağlantılı tesisler, yazılım ve donanım da
dahil olmak üzere tüm süreçlerde kullanılan araç, gereç, ekipmanlar, destek
hizmetlerini (ulaştırma, iletişim veya bilgi sistemleri gibi) kapsar. Mevcut altyapının
sürekli olarak çalışır durumda tutulması ve fonksiyonunu yerine getirmesinin
sağlanması temel esastır. Bu amaçla altyapının uygunluğunun sağlanması ve
sürdürülmesine ilişkin metotlar KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır.
Birimlerde kullanılan donanım ve ekipmanlara ait kayıtlar ilgili birim taşınır kayıt
kontrol yetkilisi tarafından otomasyon sistemi üzerinden takip edilmektedir. Kırklareli
Üniversitesi kurumsal altyapı bilgilerine 2017 yılı Kurumsal İç Değerlendirme
Raporu’ndan erişilebilir.
Referanslar:
Yİ.PR-452 Bakım/Onarım Prosedürü
Yİ.PR-453 Altyapı ve Çalışma Ortamlarının Yönetimi Prosedürü
2017 yılı Kurumsal İç Değerlendirme Raporu
7.1.4 Proseslerin İşletilmesi İçin Çevre
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 15
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, üniversitenin sürdürülebilir başarısını, rekabet
değerini, üretkenliğini, yaratıcılığını devam ettirmek için, uygun bir çalışma ortamı
sağlar ve yönetir. Hizmet uygunluğunu sağlamak amacıyla, hizmetin gerçekleştirildiği
ortamlarda gerekli olan fiziksel, çevresel, sosyal, psikolojik ve diğer etkenlere karşı
önlemler alınmıştır. Çalışma ortamının uygunluğunun sağlanması ve sürdürülmesine
ilişkin metotlar KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır. Çevre şartları her yıl
yapılan genel memnuniyet anketleri ile sorgulanmakta ve sonuçlar doğrultusunda
iyileştirmeler planlanmaktadır.
Referanslar:
EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Form
Yİ.PR-452 Bakım-Onarım Prosedürü
Yİ.PR-453 Altyapı ve Çalışma Ortamlarının Yönetimi Prosedürü
7.1.5 Kaynakların İzlenmesi ve Ölçülmesi
Kırklareli Üniversitesi hizmetlerin şartlara uygunluğunu ölçmek amacıyla ölçme
uygulanacağı zaman ihtiyaç duyulan kaynakları tayin veya tedarik eder. Özellikle
laboratuvar cihazlarının sürekli uygunluğunun sağlanması amacı ile kontrol ve
kalibrasyon işlemleri uygulanır. Kaynaklarımıza ilişkin olarak; Gerçekleştirilen belirli
izleme ve ölçme faaliyet tipleri için uygun olduğunu ve amaçlarına sürekli uygunluğu
güvence altına almak için sürdürülebilir olduğunu memnuniyet anketleri ile ve YGG
toplantılarında değerlendirilmekte ve güvence altına almaktadır.
Referanslar:
Yİ.PR-451 Kalibrasyon Prosedürü
EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Form
7.1.6 Kurumsal Bilgi
Kırklareli Üniversitesi proseslerin işletilmesi, ürün ve hizmetlerin uygunluğa erişmesi
için ihtiyaç duyulan bilgiyi tayin eder.
Kurumsal Bilgi için İç Kaynaklar;
Tecrübe, Fikri Mülkiyet, Başarılı ve başarısız projelerden alınan dersler, prosesler vb.
Kurumsal Bilgi için Dış Kaynaklar;
Dış Paydaşlar, standartlar, Konferanslar,
7.2 Yeterlilik
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
16 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Kırklareli Üniversitesi personelinin hizmet yönünden uygun eğitim tecrübe ve beceriye
ulaştırılması esastır. Kırklareli üniversitesinde personel için gerekli nitelikler görev
tanımları kapsamında dokümante edilmiştir. Kırklareli Üniversitesi personelinin
niteliklerinin geliştirilmesi amacıyla oryantasyon eğitimleri planlanmakta ve
verilmektedir. Bu amaçla, insan kaynakları yönetimine ilişkin genel esaslar ve
uygulamalar, KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmış ve yürütülmektedir.
Referanslar:
PR.PR-302 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü
..GT-……Görev Tanımları
7.3 Farkındalık
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü ve akademik birimlerde bölüm kalite komisyonları,
aşağıdaki konularda kuruluşun/birimin tüm çalışanlarının farkındalığını artırmak için
toplantılar, seminerler yapmakta; ilanları web sayfasında yayınlamaktadır.
- Kalite Politikası
- Kalite hedefleri
- Kırklareli Üniversitesi 2018 – 2022 Stratejik Planı
- Kişilerin KYS’nin etkinliğine olan faydaları
- Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olma
durumlarını kontrol etmektedir.
Referanslar:
Personel Dairesi Başkanlığı İş akışları
PR.PR-302 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü
7.4 İletişim
Kırklareli Üniversitesi KYS’nin etkin bir şekilde kullanılabilmesi için aşağıda verilen
organizasyon şeması kapsamında tüm birimler ile iletişimi ve koordinasyonu
sağlamaktadır.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 17
Bu kapsamda; iletişim metotlarının ve araçlarının kullanımına ilişkin düzenlemeler, KYS
kapsamında tanımlanmış ve dokümante edilmiştir. Tüm Kırklareli Üniversitesi
personeli, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği’ne
göre iç iletişimin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlarlar. Aynı zamanda birimler
ve personel arası iletişimi daha da hızlandırmak adına kurum içi telefon rehberi
çalışması yapılmakta ve üniversitemizin web sitesinden paylaşılmaktadır.
Üniversitemiz, iç paydaşlarıyla olduğu kadar dış paydaşlarla da verimli ve sürekli bir
biçimde iletişim halinde faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu çerçevede başta 7/24
güncellenen web sayfamız olmak üzere gazete, dergi, online yayınlar, açık hava, kapalı
mekan (Bilboard, Afiş, Raket vb.) gibi ilgili tüm mecralarda yapılan çalışmalar ile
toplantı, panel, konferans vb. etkinlikler dış paydaşlara duyurulmaktadır. Düzenlenen
etkinliklere ilişkin sonuç bildirgeleri ya da faaliyet süreci yukarıda bahsi geçen mecralar
aracılığıyla da tüm kamuoyuna duyurulmaktadır.
Referanslar:
KK.OŞ-551 Kalite Güvence Sistemi Organizasyon Şeması
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Kırklareli Üniversitesi Telefon Rehberi
7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi
7.5.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi kalite yönetim sisteminin etkinliği için hangi ilave yazılı bilgilerin
gerekli olduğunu belirler.
7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; iş süreçlerinin etkin bir
şekilde çalışması için gerekli temel politikaları, kuralları, kriterleri ve metotları
REKTÖR
(Kalite Komisyonu Başkanı)
Kalite Komisyonu
Birim Kalite Komisyonu Üyesi
Birim Kalite Temsilcisi
Alt Komisyonlar
Yönetim Organizasyon Alt
Komisyonu
Eğitim Öğretim Alt Komisyonu
Bilimsel Araştırma Alt Komisyonu
Toplıumsal Gelişime Katkı Alt Komisyonu
Koordinatörlükler
Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü
Eğitim Öğretim Geliştirme
Koordinatörlüğü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
18 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
tanımlar. Bu kapsamda KYS dokümantasyonu, birbirleriyle ilişkili çeşitli doküman
türlerinin bütününden oluşur.
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu ve bunların temel
işlevleri şu şekildedir:
- Kırklareli Üniversitesi Misyonu, Vizyonu ve Kalite Politikası Kırklareli
Üniversitesi’nin hizmet kalitesini sağlama konusundaki bakış açısını, yaklaşımlarını
ve temel politikalarını belirler.
- Kırklareli Üniversitesi Stratejik Planı; bu yaklaşımların somutlaştırılması için
stratejileri ortaya koyar, hedefleri belirler ve bu hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve
performansı ölçümler.
- Kırklareli Üniversitesi Kalite El Kitabı; Kalite yönetim sisteminin genel tanıtımını
yapar, temel kurallarını ve uygulama metotlarını açıklar, ilgili prosedürlere atıfta
bulunur.
- Prosedürler, iş akışları, kaplumbağa şemaları, talimatlar, kılavuzlar, görev
tanımları, performans izleme karneleri; süreçlerin etkin bir şekilde çalıştırılması için
gerekli metotları ve kuralları açıklar.
- Formlar ve diğer kayıtlar; süreçlerin tanımlanan kurallara uygun olarak
yürütüldüğüne yönelik kanıtların oluşturulmasını ve ölçme, analiz ve iyileştirme
süreçleri için gerekli verilerin toplanmasını sağlar.
- Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; Kalite Web
Sitesi’nde (www.kalite.klu.edu.tr) ve ayrıca tüm birimlerin web sitelerinde, tüm
personelin erişebileceği şekilde yayınlanmıştır. Kırklareli Üniversitesi Kalite
Yönetim Sistemi’ni oluşturan dokümanlar Ana Doküman Listesi’nde belirtilmiştir.
Referanslar:
KK.L-551 Kalite Koordinatörlüğü Doküman Listesi
KK.PR-553 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
7.5.3 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü
Tüm süreç sahipleri tarafından oluşturulan ya da revize edilen dokümanlar kontrol
amaçlı olarak Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Kalite Koordinatörlüğü ilgili
dokümanları sisteme uyum açısından inceler ve uygun olduğuna karar verirse
Kırklareli Üniversitesi Rektörü tarafından yürürlük onayı ile yayınlar.
Referanslar:
KK.PR-551 Doküman Prosedürü
KK.PR-553 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
KK.İA-552 Doküman Revizyonu İş Akışı
KK.İA-553 Doküman İptali İş Akışı
KK.İA-551 Yeni Doküman Hazırlama iş akışı
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 19
8. Operasyon
8.1 Operasyon Planlama ve Kontrol
Kırklareli üniversitesi eğitim öğretim hizmetlerinin planlamasında Eğitim-Öğretim
Hizmetlerinin Planlanması Prosedürünü esas alır. Eğitim Öğretim hizmetleri; eğitim
öğretim planlarının hazırlanması ve uygulanması ile destek hizmetlerini kapsar. Eğitim
öğretim hizmetlerinin planlanması yasal mevzuat şartları dikkate alınarak kalite
yönetim sisteminde dokümante edilmiştir. Hizmetlerin sunumu ve planlaması YÖK
tarafından denetlenir.
Referanslar:
PR-008 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
YÖK Kalite Güvencesi Yönetmeliği
8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar
8.2.1 Müşteri İle İletişim
Öğrencilerle etkin iletişimin sağlanması için gerekli ortam oluşturulmakta, onların soru
ve sorunlarının çözümüne yönelik faaliyetler sürdürülmektedir. Bu kapsamda her yıl
düzenli olarak Eğitim Öğretim geliştirme Koordinatörlüğü tarafından, öğrenci
memnuniyet anketleri uygulanarak üst yönetime ve birim yöneticilerine sunulur.
Ortaya çıkan memnuniyetsizlikler ve bu memnuniyetsizliklerin giderilebilmesi
amacıyla birim yöneticilerinden iyileştirme önerileri ve kanıtları talep edilir.
Kırklareli üniversitesi öğrencileri her birimin e-posta adreslerinden ulaşarak
şikayetlerini veya taleplerini iletebildiği gibi Kırklareli Üniversitesi web sayfasında
bulunan “İstek Öneri ve Şikayet” bölümünden Kalite Koordinatörlüğüne veya “Rektöre
Mesaj” bölümünden direk Kırklareli Üniversitesi rektörüne istek, öneri veya
şikayetlerini iletebilir.
Referanslar:
EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketleri
8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi
Kırklareli Üniversitesi’nde eğitim öğretim hizmetleri ile ilgili şartlar; ilgili yasal mevzuat,
Bologna Sistemi, iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve beklentileri ve üniversitenin mevcut
olanakları dikkate alınarak belirlenmekte ve uygulanmaktadır. Eğitim öğretim
programlarının özellikleri, bu programlara kayıt şartları, öğrenci seçme ve yerleştirme
işlemleri ilgili mevzuat doğrultusunda Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenmekte
ve uygulanmaktadır.
Öğrenci kayıt ve mezuniyet işlemlerine yönelik faaliyetler ilgili mevzuat kapsamında
yürütülmekte olup, ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
20 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Referanslar:
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu
EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketleri
8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi
Kırklareli Üniversitesi gerçekleştirdiği tüm hizmetleri periyodik olarak ilgili yasal
mevzuata uygun olarak gözden geçirir. Eğitim öğretim hizmetlerinin sunumunda
Bologna Sistemi kapsamında her dönem sonu ders içerikleri değerlendirme anketleri
ve mezun/işveren anketleri ile sunulan hizmetin gözden geçirilmesi yapılmakta ve
gerekli güncellemeler uygulanmaktadır.
Referanslar:
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu
EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketleri
Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları
8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi
Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğünde hizmetler için şartlar değiştiğinde ilgili hizmete
ait muhtemel bir değişiklik ilgili kanun metinlerine göre gerçekleştirilir. a) İdari, mali
ve akademik değişiklikler Rektörlük ve Üniversite Genel Sekreterlik makamlarınca
yapılır. b) KYS’ye ait olan değişikler Kalite Koordinatörlüğünce gerçekleştirilir.
Kırklareli Üniversitesinde öğrenciye verilecek hizmetlerde oluşması muhtemel bir
değişiklik durumunda ilgili değişikliklerin öğrencilere derhal duyurulması Bologna
Sistemi ve bölüm web sayfaları aracılığı yapılmakta ve değişiklikten etkilenen tüm
dokümantasyonun revize edilmesi sağlanmaktadır.
Referanslar:
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 21
8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi
Kırklareli Üniversitesi bünyesinde ders tasarımlarına ilişkin tüm bilgiler Öİ.KŞ-251
Öğrenci İşleri Süreci içinde tanımlanmıştır. Ayrıca Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim
Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü içinde de gerekli açıklamalar verilmiştir. ÖİİA-
253-Bölüm-Program-Anabilim Dalı Açılması ve ÖİİA-254-Ders Planlarının
Güncellenmesi iş akışlarında da süreç tarif edilmiştir.
Kırklareli Üniversitesinde yeni programların ve derslerin açılması, bunlarda değişiklik
yapılması ve program yeterliliklerinin belirlenmesi, tek başına Kırklareli Üniversitesi
yetkisinde olmayıp, Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuat ve Bologna
Süreci kuralları doğrultusunda yürütülmektedir. Bu nedenle, tasarım ve geliştirme
süreçleri belirlenirken ve uygulanırken, ilgili mevzuat hükümlerine göre hareket
edilmektedir.
Yeni programların ve derslerin açılması ile bunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin
uygulamalar, yeni oluşturulan Kalite Güvence Sistemi içerisinde Eğitim Öğretimi
Geliştirme Koordinatörlüğü öncülüğünde ilgili iş akış süreçlerinde tanımlanmıştır.
Referanslar:
Öİ.KŞ-251 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
Öİ.İA-253-Bölüm-Program-Anabilim Dalı Açılması İş Akışı
Öİ.İA-254-Ders Planlarının Güncellenmesi İş Akışı
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu
EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu
EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
8.4 Dışarıdan Temin Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü
8.4.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi’nde satın alma faaliyetlerinin, ilgili yasal mevzuata uygun olarak
yürütülmesi esastır. Bu kapsamda, satın alma ihtiyaçlarının belirlenmesi,
bütçelenmesi, finansmanı, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesine ilişkin süreçler
tanımlanmış ve dokümante edilmiştir.
Satın alınan ürün ve hizmet tedarikçilerinin seçimi ve değerlendirilmesinde; ilgili yasal
mevzuatın izin verdiği ölçüde, ürün ve hizmet kalitesi, fiyat, teslim süresi gibi temel
kriterler dikkate alınmakta ve en uygun tedarikçi ile çalışılması sağlanmaktadır.
Referanslar
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
22 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
İş Akışları
8.4.2 Kontrolün Tipi ve Boyutu
Satın alınan ürün ve hizmetlerin, satın alma şartlarına uygunluğunun kontrolü ilgili
süreçler kapsamında tanımlanmış olup, kabul ve muayene süreçleri ile
yürütülmektedir. Dışarıdan sağlanan kalibrasyonu yapılması gereken cihazların
kalibrasyon bakımlarının yapılması hususunda hizmet için takip planları doğrultusunda
periyotlar kontrol etmektedir.
Referanslar:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
İş Akışları
Kalibrasyon Listesi
8.4.3 Dış Tedarikçi İçin Bilgi
Satın alma ihtiyaçları, genel bütçe çalışmaları kapsamında ilgili birimler tarafından
değerlendirilmekte ve belirlenmekte, bunun ardından üniversite bütçesi
oluşturulmaktadır. Satın alma talepleri ilgili formların tedarikçilere iletilmesi ile ya da
proje bazlı işlerde sözleşmelerde tanımlandığı şekilde gerçekleştirilir.
Satı Alma Birimleri, hizmet sürecini etkileyen malzemelerin satın alınması yönünde
ihtiyaca uygun şekilde idari ve teknik şartnameler hazırlar. Tedarikçilerin
değerlendirilmesi satın almayı gerçekleştiren İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı
İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile Döner
Sermaye İşletme Müdürlüğü birimleri tarafından Satın alma Prosedürü kapsamında
yıllık olarak yapılmaktadır.
Referanslar:
DS.PR-3001- Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Satın alma Prosedürü
DS.KŞ-3001 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Kaplumbağa Şeması
İM.PR-151-Satınalma Prosedürü
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
8.5 Üretim ve Hizmetin Sunumu
8.5.1 Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü
Kırklareli Üniversitesi hizmetlerinin kontrollü şartlar altında gerçekleştirilebilmesi için
gereken prosesler belirlenmiş, faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik talimatlar, iş
akış şemaları, hizmet yönergeleri oluşturulmuş ve hizmet birimlerine dağıtımı yapılmış
ve ilgili personelin erişimine açılmıştır.
Eğitim öğretim hizmetlerine ilişkin süreçler genel olarak; dersler, sınavlar, stajlar,
öğrenci işlemleri, mezuniyet işlemleri gibi konu başlıklarını kapsamaktadır. Kırklareli
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 23
Üniversitesinde eğitim öğretim hizmetlerinin tanımlanmış şartlara uygun bir şekilde
sunulması için, eğitim öğretim hizmetlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin esaslar
belirlenmiş ve dokümante edilmiştir.
Eğitim öğretim hizmetlerinin sonuçları, sınavlar ve öğrencilerin başarı durumları gibi
bazı göstergelerle izlenebiliyor olsa bile, öğrencilerin aldıkları bilgiyi kullanabilme
becerileri ve bunun sonucunda topluma sağlanan faydayı ölçümlemek ve kontrol
altında tutmak çok kolay değildir. Bu durum iç paydaş ve dış paydaş analizleri, program
çıktıları ve derslerin program çıktılarına katkısı ölçülmektedir. Kırklareli
Üniversitesinde geliştirilen bir yazılım ile (Eğitim Öğretimi Değerlendirme Sistemi)
ölçme değerlendirmenin ders çıktılarını ölçme oranı, ders çıktısına katkısı ve dolaylı
olarak da program çıktısına katkısı ölçülmektedir. Bunu sağlamada en önemli noktalar,
ders programları ve akademik personelin yeterlilik düzeyleridir. Eğitim-Öğretim
hizmetlerinin planlaması ve sunumu YÖK tarafından denetim ve kalite güvencesi
değerlendirmesi yapılarak kontrolü gerçekleştirilmektedir.
Referanslar:
Öİ.YT-251-Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği
Öİ.YT-252-Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik
Üniversitede her birime ait bir web sitesi bulunmaktadır. Web siteleri Kamu Kurumları
İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi’ne uygun olarak hazırlanır.
Web sitesi oluşturmak için EBYS üzerinden resmi yazıyla başvuru yapılmaktadır.
Açılması istenen web sitesine ait alan adı öncelikli olarak talep edilen şekilde açılmaya
çalışılmaktadır. Sistem altyapısı doğrultusunda alan adları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
tarafından değiştirilebilmektedir. Üniversite bünyesinde açılmış ya da açılacak olan
tüm web siteleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından geliştirilmiş olan bir bilgi
yönetim sistemi (BYS) sayesinde kontrol edilmektedir. Web sitelerinin tasarımları için
talep eden birim tarafından yetkili personel/personeller bildirilmektedir. Bu
personele/personellere verilecek olan yetki sayesinde tasarımlar ilgili yetkililer
tarafından yapılabilmektedir. Yetkililer BYS sistemine kurumsal e-posta adresleri ve
şifreleriyle giriş yapmaktadırlar. BYS tüm web sitelerinin tek bir sistem üzerinden
kontrol edilebilmesine olanak sağlamaktadır. Bununla birlikte, web sitelerinin nasıl
oluşturulacağını anlatan eğitim videoları BYS içinde yer almaktadır. Harici bir tasarımla
geliştirilmesi düşünülen web sitesi (disk alanı ve alan adı) ya da sadece alan adı isteği
için yine EBYS üzerinden resmi yazıyla başvuru yapılmaktadır. Bu durumda, ihtiyaca
göre alan adı ve disk alanı işlemleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca yapılarak talep eden
birime kullanıcı bilgileri gönderilmektedir.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
24 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Üniversite bünyesinde görev yapmakta olan personellerin kişisel web sitelerini
açması, Bilgi İşlem Daire Başkanlığıyla doğrudan iletişim kurmalarını gerektirmeyecek
şekilde BYS alt yapısı sayesinde sağlanmaktadır. Personel, kurumsal e-posta adresi ve
şifresiyle birlikte BYS sistemine ilk girişini yaptığı anda personele ait web sitesi yayına
açılmadan oluşturulmaktadır. Bu noktada, personel istediği takdirde web sitesinin
içeriğini güncelleyerek yayına açabilmektedir. Oluşturulan kullanıcı adı ve şifrelerin
güvenliği LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) üzerinde kriptolanarak
tutulmaktadır. Veri tabanlarının güvenliği tutulduğu sistem üzerindeki yetkilendirme
ile sağlanmaktadır. Bu işlemler sistem yöneticisi tarafından yapılmaktadır.
Kullanıcılar yetkilendirildikleri kullanıcı yetkilerine göre işlem yapabilmektedir. Tüm
kampüslerden erişim sağlanabilmektedir. İstenirse kampüs dışına da açılabilir.
Kırklareli Üniversitesi’nde tüm yazışmalar EBYS sistemi üzerinden gerçekleştirilmekte
ve sistemin vermiş olduğu doküman kodları, eğitim öğretim programlarının
izlenebilirliği Bologna Sistemi ve Akademik Değerlendirme Sistemi, akademik ve idari
personel kurum sicil numarası, öğrenciler öğrenci numarası, diplomalar diploma
numarası, araç, gereç ve ekipmanlar demirbaş numarası ile izleme ve tanımlama
sağlanmaktadır.
Referanslar:
EBYS Yardım Kılavuzu
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Mobil EBYS ve Mobil İmza Kullanım Kılavuzu
KD.YR-201 Merkez Kütüphane Yönergesi
Kütüphane Veri tabanlarına Uzaktan Erişim Kılavuzu
Kırklareli Üniversitesinde tanımlama ve izlenebilirlik; tüm yazışmalar EBYS sistemi
üzerinden gerçekleştirilmekte ve sistemin vermiş olduğu doküman kodları, eğitim
öğretim programlarının izlenebilirliği Bologna Sistemi, akademik ve idari personel
kurum sicil numarası, öğrenciler öğrenci numarası, diplomalar diploma numarası,
araç, gereç ve ekipmanlar demirbaş numarası ile sağlanmaktadır.
Tanımlama ve izlenebilirliğin sağlanması için kullanılan yöntemler ve bunların
uygulanması, ilgili KYS dokümantasyonu kapsamında sürdürülmektedir.
Referanslar:
Bİ.PR-101 Bilgi İşlem Hizmetleri Prosedürü
8.5.3 Müşteri ya da Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet
Kırklareli Üniversitesinde, hem müşteri hem de tedarikçiye ait olan mülkiyetlerin
korunması sağlanır. Öğrencilerine ilişkin kişisel bilgilerin korunması ve güvenliğinin
sağlanması için gerekli önlemleri almıştır. Bu bilgiler elektronik ortamda
oluşturulmakta ve korunmaktadır. Bu bilgilerin oluşturulduğu ve saklandığı ortamlar
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 25
ile bunlara ilişkin kurallar ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Kırklareli
Üniversitesi öğrencilerinin kayıt döneminde teslim ettiği belgeler Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığında muhafaza edilmektedir. Eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında
öğrencilere ait dokumanlar (sınav evrakları, staj evrakları, ödevler, projeler vb.) bağlı
oldukları akademik birim tarafından yasal prosedürler kapsamında muhafaza
edilmekte ve yine yasal prosedürler kapsamında imha edilmesi gerekli dokumanlar
imha edilmektedir. Mülkiyet kapsamında değerlendirilen unsurlara zarar gelmesi
halinde süreç ile ilgili birim tarafından öğrenci veya diğer paydaşlara direkt bilgi verilir.
8.5.4 Muhafaza
Kırklareli Üniversitesinde sunulan hizmetler için kullanılan ve Satınalma Prosedürü
kapsamında temin edilen ürünlerin ve öğrencilere ait tüm dokümanların
muhafazasından Kırklareli Üniversitesi sorumludur.
Referanslar:
İM.PR-151-Satınalma Prosedürü
8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler
Kırklareli Üniversitesi mezunlarının çalıştığı işyerleri veya mezun olduğu alana ait
işkollarında belirlenmiş olan dış paydaşlardan gerekli verileri toplayarak program
çıktıları, ders çıktılarını sürekli iyileştirmeye ve geliştirmeye tabi tutmaktadır.
Referanslar:
Öİ.İA-254-Ders Planlarının Güncellenmesi İş Akışı
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu
EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu
EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü
Kırklareli Üniversitesinde, hizmet sunumu veren birimlerinde yasal mevzuat ve ilgili
standartlar göz önünde bulundurulmaktadır. Eğitim öğretim hizmetlerinde yapılan
değişikliklerin kontrolü Bologna Sistemi-paydaş analizleri, memnuniyet anketleri ve
ilgili program akreditasyonu kuralları çerçevesinde yapılmaktadır. Yapılan değişiklikler
ilgili bölüm web sayfalarında duyurulmaktadır.
Referanslar:
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
26 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
8.6 Ürün ve Hizmet Sunumu
Kırklareli Üniversitesinde özgün olarak tasarlanan Eğitim Öğretim Kalite Güvence
Sistemi kapsamında nihai hedef olarak belirlenen program akreditasyanlarına öncelik
vermekte program çıktılarını da bu önceliğe göre belirlemektedir. Mezun öğrencilerin
program çıktılarını kazanması temel hedeftir. Kırklareli üniversitesi öğrencilerine
diploma yanısıra talep eden öğrencilerine diploma eki de vermektedir.
Mezuniyet ile ilgili tüm kayıtlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından muhafaza
edilmektedir. Diplomalar ilgili Dekan/Yüksekokul Müdürü/Enstitü Müdürü ve Rektör
tarafından imzalanır.
Referanslar:
Öİ.YT-251-Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği
Öİ.YT-252-Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği
8.7 Uygun Olmayan Çıktıların Kontrolü
Kırklareli Üniversitesi’nde sunulan hizmetlerde ve bu hizmetlerin
gerçekleştirilmesinde kullanılan ürün ve altyapıda ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar
ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler ilgili KYS
dokümantasyonunda tanımlanmış ve uygulanmaktadır. Uygunsuzluğun yapısı ile
hizmetin uygunluğu üzerindeki etkisini esas alarak uygun faaliyetleri kontrol
etmektedir. Bu aynı zamanda hizmetin sunumu veya sonrasında tespit edilen uygun
olmayan ürüne de uygulanmaktadır.
Referanslar:
KK.PR-552 Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü
KK.PR-553 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 27
9. Performans Değerlendirme
9.1 İzleme, Ölçme, Analiz, Değerlendirme
9.1.1 Genel
KYS süreçlerinin, tanımlanmış kurallara uygun olarak çalışması, ilgili süreç sorumlusu
birim amirleri tarafından sürekli izlenilerek yerine getirilir. Herhangi bir uygunsuzluk
tespit edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici faaliyetler başlatılır ve
gerçekleştirilir. Bununla birlikte, KYS süreçlerinin etkin çalışması durumunda ulaşılması
hedeflenen iş sonuçları, stratejik planlama ve birimlere ait kalite hedefleri kapsamında
belirlenmiş ve düzenli olarak ölçülmesi ve raporlanması için gerekli düzenlemeler
yapılmıştır.
Kırklareli Üniversitesi’nde, eğitim öğretim hizmetlerinin istenilen şartları
karşılamasının garanti altına alınması ve bunların doğrulanması amacıyla, süreçlerin
uygun noktalarında çeşitli kontrol ve doğrulama faaliyetleri gerçekleştirilmektedir.
Kontrol noktaları ve faaliyetleri, iş akış süreçlerinde belirtilmiştir. Sınavlar, ders geçme
ve mezuniyet, öğrencilerin başarı değerlendirmesine ilişkin metotlar, ilgili KYS
dokümantasyonunda tanımlanmış ve uygulanmaktadır.
Paydaş memnuniyetinin izlenmesi ve ölçülmesi gerektiğinin farkındalığı ile geçerli
sonuçları güvence altına almak amacıyla ihtiyaç duyulan izleme, ölçme, analiz ve
değerlendirme için yöntemleri, izleme ve ölçmenin ne zaman gerçekleştirilmesi
gerektiğini, izleme ve ölçme sonuçlarının ne zaman analizi ve değerlendirilmesi
gerektiği iş akışlarında belirlemiştir. Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi
kapsamında Yönetim Organizasyon, Eğitim Öğretim, Bilimsel Araştırma ve Toplumsal
Gelişime Katkı kalite güvence sistemleri ile koordinatörlükler ve alt komisyonlar ile
süreçler sürekli olarak izlenmekte, kontrol edilmekte ve iyileştirilmektedir. Herhangi
bir uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici
faaliyetler başlatılır ve gerçekleştirilir.
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
28 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
A. Eğitim-Öğretim Kalite Güvence Sistemi B. Bilimsel Araştırma Kalite Güvence Sistemi
D. Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Güvence Sistemi C. Yönetim-Organizasyon Kalite Güvence Sistemi
Bölüm Eğitim Kalite Politikası Durumsal Analiz
Durumsal Analiz Odaklı Bölüm Eğitim Kalite Politikası Tasarımı
Bölüm Eğitim Kalite Politikası
Uygulama & Değerlendirmesi
Bölüm Eğitim Kalite Politikası &
Akreditasyonu
Kurum Araştırma Politikası Durumsal Analizi
Kurum Bilimsel Araştırma Politikası Tasarımı
Kurum Araştırma Politikası
Uygulama & Değerlendirmesi
Kurum Araştırma Politikası &
Akreditasyonu
Çok Yönlü-Paydaşlı Durumsal Analiz (Gerçeklik, Gereksinim, Beklenti)
Durumsal Analiz Odaklı Kapsayıcı Kalite Politikası Tasarım
Kalite Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Kalite Politikası & Akreditasyonu
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Alanları Politikası Durumsal Analizi
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Politikası Tasarımı
Kurum Toplumsal Yaşama Katkı
Kalite Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Kurum Toplumsal
Yaşama Katkı Kalite Politikası &
Akreditasyonu
Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Durumsal Analiz
Durumsal Analiz Odaklı Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Tasarımı
Birim Yönetim Sistemi Kalite
Politikası Uygulama &
Değerlendirmesi
Birim Yönetim Sistemi Kalite
Politikası & Akreditasyonu
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 29
Referanslar:
KK.PR-552 Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü
SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Prosedürü
Kalite Güvence Sistemi El Kitabı
9.1.2 Müşteri Memnuniyeti
Kırklareli Üniversitesi her eğitim öğretim yılı sonunda düzenlenen öğrenci, akademik
personel, ve idari personel memnuniyet anketleri düzenlenerek memnuniyet
düzeyleri ölçülür geçen yıllarla kıyaslanır ve birimlerle paylaşılır, gerekli görülen
düzenlemeleri yaparak kanıtları ile beraber üst yönetime bildirilir.
Referanslar:
EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Form
9.1.3 Analiz ve Değerlendirme
Kırklareli Üniversitesi her eğitim öğretim yılı sonunda düzenlenen öğrenci, akademik
personel ve idari personel memnuniyet anketleri ile toplanan verilerin analizini ve
değerlendirmesini yapar. Kalite Güvence Sistemi ile belirtildiği şekilde mevcut durum
analizi, iyileştirmelerin planlanması, uygulaması ve kontrolünü yapar. Tüm bu
raporlamalar Kalite Yönetim Sisteminde dokümante edilmiş ve iş akışlarıyla
belirtilmiştir.
9.2 İç Tetkik
Diğer bir ifadeyle iç kontrol, kurumun, yönetimi ve personeli tarafından hayata
geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında ve misyonunu gerçekleştirmesinde
makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış ve kurumun genelini etkileyen
bütünleşmiş bir süreçtir. Faaliyetlerin etkin ve verimli olması, kurumun; hedeflere
ulaşma düzeyi, performansı, fayda-maliyet yapısı gibi temel faaliyet hedefleri ile
ilgilidir. Mali raporların güvenilirliği, geçici ve özetlenmiş raporları da içeren güvenilir
hesap raporlarının hazırlanması, mali verilerin açık ve anlaşılır bir biçimde kayıtlara
alınması ve yayınlanması, konu ile ilgili diğer bilgilere kolaylıkla ulaşılabilmesi gibi
konuları içerir. Yürürlükteki mevzuata uyum, kurumun hedeflerine ulaşmak için
yürüttüğü faaliyetlerin yasal prosedürle uygun olmasını sağlamak üzere yapılması
gereken uyum çalışmaları ile ilgilidir. Varlıkların korunması ise kurumun sahip olduğu
tüm varlıkların güvence altına alınmasını içerir. İç tetkik Strateji geliştirme Daire
Başkanlığının öncülüğünde yapılarak üst yönetime rapor olarak sunulur
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
30 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
Kırklareli Üniversitesi,
a) İlgili standart, mevzuat ve oluşturulan kalite yönetim sistemi şartlarına uyup
uymadığını ve
b) Etkin uygulanıp uygulanmadığını ve devamlılığın sağlanıp sağlanmadığını belirlemek
üzere planlı aralıklarla iç denetimler yapmaktadır.
9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi
9.3.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi’nde Kalite Yönetim Sistemi politika, hedef ve iş süreçlerindeki
değişiklik ihtiyaçlarının değerlendirilmesi ve KYS’nin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğini
gözden geçirmek amacıyla yürütülecek faaliyetleri tanımlamaktır.
KLU’nde yönetim gözden geçirmesi, iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. İlk aşamada
birimler, kendi birimlerine ilişkin gözden geçirme faaliyetini gerçekleştirirler. İkinci
aşamada ise üst yönetim tarafından gözden geçirme faaliyeti gerçekleştirilir. Yönetim
Gözden Geçirme faaliyetleri, her yılın Şubat ayı sonuna kadar yapılarak hazırlanan
raporlar son iş gününde Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Üst Yönetimin gerekli
görmesi halinde farklı periyodlarda da ek YGG yapılabilir.
9.3.2 Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri
Yönetim gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konular görüşülür, bu
konulara ilişkin raporlar değerlendirilir ve kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesine
yönelik kararlar alınır. Kırklareli Üniversitesi’nde yönetimin gözden geçirilmesi,
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürüne göre yapılır. Aşağıdaki
girdiler veri olarak kullanılır;
- Bir önceki yönetim gözden geçirmesine ait takip faaliyetleri,
- Öğrenci ve diğer paydaş geri beslemeleri, öneri ve şikâyetleri,
- Kalite hedefleri ilerleme raporları,
- Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu,
- İç/Dış denetimlerin sonuçları,
- Tedarikçi performans ölçümleri,
- Risk ve paydaş analizlerinin gözden geçirilmesi,
- İyileştirme için öneriler,
- Misyon ve Vizyon ifadelerinin güncellik durumu,
- Kalite Politikasının güncellik durumu, (Sadece Üst Yönetim YGG Toplantısında
değerlendirilecek)
- Eğitim öğretim hizmetlerinin uygunluk düzeyi,
- Yasal mevzuat değişiklikleri ve kalite yönetim sistemine etkileri,
Referanslar:
SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 31
EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu
EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Form
EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu
EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu
Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
9.3.3 Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları
Yönetim gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konular olmak üzere
toplantı girdilerine istinaden kararlar alınır.
- İyileştirme faaliyetleri için alınması planlanan aksiyonlar
- Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler,
- İhtiyaç duyulan kaynaklar
Referanslar:
SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
32 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü
10. İyileştirme
10.1 Genel
Kırklareli Üniversitesi’nde iyileştirme için fırsatlar belirlenmekte, öğrenci istekleri
karşılanmakta ve öğrenci memnuniyetini sürdürmek için gerekli aksiyonlar
uygulamaya konulmaktadır. Paydaş memnuniyetini arttırmak için gerekli faaliyetleri
uygulamaktadır. Bunlar; şartları karşılamak ve bununla birlikte gelecekteki ihtiyaç ve
beklentileri de belirleyerek hizmetleri iyileştirmek, istenmeyen etkileri düzeltmek,
önlemek veya azaltmak, kalite yönetim sisteminin performans ve etkinliğini arttırmak
şeklinde planlanmaktadır.
Yönetim gözden geçirmesi, iç denetim, doğrulama sonuçlarının analizi, kontrol önlemi
kombinasyonlarının geçerli kılınması düzeltici faaliyetler ve kalite yönetim sisteminin
güncellenmesi, prosesleri ile kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli olarak
iyileştirmesini sağlamaktadır.
10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet
Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi, personel, öğrenci ve diğer paydaşların
ihtiyaç ve beklentilerini karşılamayı ve memnuniyet düzeyini arttırmayı amaçlar. Bu
amaca ulaşabilmek için çeşitli gerekliliklerin yerine getirilmesini sağlamaya çalışır. Bu
gereklilikler temel olarak; yasal mevzuatta, ilgili standartlarda ve Kırklareli Üniversitesi
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Dolayısıyla, bu
gerekliliklere uygun olmayan tüm durumlar, KYS için bir uygunsuzluk olarak tanımlanır.
Uygunsuzluklar veya uygunsuzluk riskleri çeşitli durum ve kaynaklardan ortaya
çıkabilir. Örnek:
- Herhangi bir mevzuat şartına uyulmadığının tespiti,
- Herhangi bir KYS dokümantasyonunda tanımlanan şartlara uyulmadığının tespiti,
- İlgili şartnameye uygun olmayan veya fonksiyonunu yerine getiremeyen bir ürün,
araç, gereç, ekipman, tesis vb.nin tespiti
- Satın alınan ürünlerin veya malzemelerin şartnameye uygun olmaması veya yapılan
kontrol sonuçlarının uygun olmaması,
- Öğrencilerden veya diğer paydaşlardan gelen haklı öneri/şikâyetler,
- Sunulan hizmetlerin tanımlanmış şartlara uygun olmaması,
- İç veya dış denetim bulguları,
- Veri analizleri, istatistiksel çalışmalar, raporlar, gibi.
Kırklareli Üniversitesi uygunsuzluk ortaya çıkmadan önce veya çıktıktan sonra
uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü’ne
göre aksiyon alır.
Referanslar:
KK.PR-552 Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 33
10.3 Sürekli İyileştirme
Kırklareli Üniversitesi, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve
etkinliğini sürekli iyileştirmeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda; proseslerin
performans kriterleri, bağlama ilişkin iç ve dış hususların risk analizleri, YGG
toplantılarında görüşülerek çıktıları takip edilmektedir. Stratejik planı ve kalite
politikası rehberliğinde PUKÖ çevrimini uygular. KYS’nin sürekli iyileştirilmesi, iç ve dış
paydaş memnuniyetini arttırılması temel hedeftir.
Referanslar:
Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı
Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası
K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i
KURUMSAL KALİTE EL KİTABI
Doküman No REK - YY.003
İlk Yayın Tarihi 01.03.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa 1/42
Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı
Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR
34 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü