KVIK Selvevaluering i Fiskeridirektoratet

KVIK Selvevaluering/tilstandsrapport for Fiskeridirektoratet.

Gennemført i Inspektorat Øst – 2006.

Under ledelse og udarbejdelse af Fiskeriinspektør Lars B. Eriksen, ledelses- og

organisationskonsulent Jesper Tietgen og ikke mindst medarbejderne i Øst

FiskeridirektoratetInspektorat Øst udviklingsflow.

Tre elementer, der komplementerer hinanden.

2. KVIK

3. LEAN

1. FISH

FiskeridirektoratetInspektorat Øst udviklingsflow.

Tre elementer, der komplementerer hinanden.

2. SelvevalueringLæring og udvikling

Fokus: ORGANISATION

3. Løbende forbedringerOptimering

Fokus: KUNDER og PROCESSER

1. Engagement Begejstring

Fokus: INDIVID og GRUPPER

Sådan har vi skabt medansvar:

Involvering

Forståelse

Accept

Ejerskab

Sådan startede det…..

• Vi opstartede FISH processen med at uddanne udvalgte interne FISH forandringsagenter i oktober 2005.

• Alle medarbejdere deltog ved en FISH temadag, herunder konstituering af 4 FISH teams i marts 2006.

• Vi kombinerede FISH og FDs værdier på en temadag i maj 2006.

• Vi opstartede KVIK i februar 2006 i LSU/SCKK. Netbaseret selvevaluering frem til maj. Konsensusmøde i juni (LSU + 6 medarbejdere)

• Vi gennemførte vores KVIK opsamlingsdag med hele medarbejderstaben, og konsensusgruppen i september 2006. Udvælgelse og igangsættelse efteråret 2006 og frem løbende evaluering på proces (LSU/personalemøder).

• Opstart af IKA 2007.

• LEAN i FDs resultatkontrakter 2007.

Program for KVIK medarbejder workshop den, 14. september 2006

• Kl. 9.30-10.00 Kaffe• Kl. 10.00-10.40 Intro ved Ledelse og

konsensusgruppen • Kl. 10.40-11.00 Oplæg til workshop processen• Kl. 11.00-13.00 Arbejde i workshoppen med de 9

temaer. Slut på workshoppen• Kl. 13.00-13.45 Fælles frokost • Kl. 14.00-17.00 Konsensusgruppen arbejder videre

med at samle op på processen

Flow for KVIK workshop

• Medarbejderne inddeles i tre grupper.• De 3 grupper forholder sig til 3 KVIK temaer ad gangen.• 3 x runder: Maks. tid 30 min. pr. runde• Fælles pauser og rokade: Maks. tid 10 min.• KVIK gruppernes opgave: Vurdere, diskutere, konkludere og

prioritere.• KVIK grupperne udfylder et skema for hvert emne.• KVIK grupperne kommer de udfyldte skemaer i ”KVIK kassen”*******************************• Konsensusgruppen mødes (i forlængelse af workshoppen), og

samler op på processen.*******************************Først kommende FD/ØST personalemøde:• Slutresultaterne af workshoppen fremlægges af konsensusgruppen.• Der udvælges 2 emner.• Der nedsættes arbejdsgrupper – handleplaner.

Tider og inddelinger

Klokken Runde Tema nr . KVIK gruppe nr.

11.00-11.30 1 1-3 14-6 27-9 3

11.30-11.40 P A U S E & R O K A D E

11.40-12.10 2 1-3 34-6 17-9 2

12.10-12.20 P A U S E & R O K A D E

12.20-12.50 3 1-3 24-6 37-9 1

Konsensusmøde – mål og tider for formiddagenDel I

Formiddag kl. 10.00-12.30 – Alle medarbejdere

• Intro til dagen.• Alle emner behandles/gennemgås.• Alle 27 emner tildeles point. Noteres på handlingskort –

og i konsensusrapport.• Der produceres forbedringsforslag. Noteres på

handlingskort/gule sedler.• Maks. 5 min. pr. emne.

Konsensusmøde – mål og tider for eftermiddagen

Del II

Eftermiddag kl. 13.15-17.00 Kun konsensusgruppen

• Temaerne prioriteres ud fra:• Effekt (E) X Gennemførlighed (G)• Maks. 7-8 min. pr. emne.• Forbedringsforslagene indskrives på handlingskortene.

Konsensusmøde-mål og tider for dagen

Eftermiddag kl. 13.15 -17.00

• Prioriter imellem emnerne ud fra:

• Effekt (E), hvor 1 er højest/bedste og 5 er lavest/dårligst.

• Gennemførlighed (G), hvor 1 er bedst/nemmest og 5 er sværest/vanskel at gennemføre.

• ExG=Resultat. Jo lavere desto nemmere at gennemføre og desto bedre effekt (pr. indsats).

FX

• 1x1= høj effekt og vanskelig at gennemføre

• 5x5= lav effekt og vanskelig at gennemføre.

• Max 7-8 min pr. emne.

• (Forbedringsforslagene overføres fra ”gule sedler” til handlingskortene)

KVIK i korte træk

• Step 1: Den enkeltes vurdering. Individuelt

• Step 2: Konsensus i selvevalueringsgruppe. Fælles

• Step 3: Prioriteringer af forbedringer. Fælles

Indsatsområder 1-5 Resultatområder 6-9

Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema 4 Tema 5 Tema 6 Tema 7 Tema 8 Tema 9

Lederskab Strategi Medarbejdere Partnere mm Arb.gange Bruger/borger Medarbejdere Samfund Nøgleresultater

1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. EmneMission, vision Interessenters Udvikling Udvikling Kortlægning Resultater Resultater Samfunds- Når vi de overordnedeog værdier nuværende af af af af af mæssige mål i forhold til

og medarbejdere partnerskab arbejdsgange tilfredsheds- tilfredsheds- resultater kvalitet2. Emne fremtidige målinger målingerLedelse og behov 2.Emne 2. Emne 2. EmneStyring Afdække og Samarbejde Udvikling 2. Emne 2. Emne 2. Emne 2. Emne

2. Emne udvikle brugere og af Andre Andre Miljø- Når vi de økonomiske

Udvikle medarbejdere borgere arbejdsgange former for former for mæssige mål og resultater3. Emne strategi og kompetencer målinger målinger af resultaterMotivation handlings- 3. Emne 3. Emne motivation og

planer 3. Emne Info & viden planlægning tilfredshed4. Emne Medarbejder og styring afEksternt 3. Emne involvering 4. Emne arbejdsgangeSamarbejde Gennemføre og Økonomi

strategi og medindflydelseplanlægning i 5. Emneorganisationen Teknologi

6. EmneBygningerogmateriel

Indsatser & Resultater

Indsatser: Tema 1-5

• Der er 19 overordnede spørgsmål der vurderes ud fra INDSATSCIRKLEN.

******************************Resultater: Tema 7-9

• Der er 8 overordnede spørgsmål der vurderes ud fra RESULTATCIRKLEN.

Og nu til det med point……

• Ved pointgivning på INDSATSSIDEN bør der tages højde for i hvilket omfang, der arbejdes med de enkelte eksempler (a-x), hvorefter pointgiveren løfter sig op i en helikopter og vurderer indsatserne over en kam.

• Det er vigtigt at specificere indsatsområdet, ”Hvad har vi gjort godt…” F.eks. med angivelse af årstal el.lign.

• Eksemplerne på RESULTATSIDEN har mere karaktér af inspiration: Hvad man KAN måle på – og ikke hvad man SKAL måle på.

Konsensus (møde) - hvad betyder det?

• Konsensus betyder generel enighed i en bestemt

gruppe f.eks. om hvordan man skal forholde sig i

en sag.

• Latin: Consensus – overensstemmelse.

(Bør ikke forveksles med forhandling).

Om konsensusprocessen

Konsensusprocessen er en disciplin, som kræver selvopdragelse og:

• Respekt for andres mening og oplevelse. • Respekt for, at alle ikke har mening eller viden om alt. • Vær præsis og brug konkrete eksempler. • Lad være med at gentage, hvad der allerede er sagt. • Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller

kendte diskussioner. • Det er ok at være enige om, hvor vi ikke er enige.

Principper i konsensusforløbet

FØRST:

Drøftelse af styrker - Enighed om styrker – gruppens formuleringer

skrives ind på handlingskort og i konsensusrapporten.

SÅ:

Drøftelse af forbedringer – Enighed om forbedringer – gruppens

formuleringer skrives ind på handlingskort og i konsensusrapporten.

TIL SIDST:

Hvert gruppemedlem kigger på eget pointvalg – Konsensus om point

eller gennemsnit.

Konsensusprocessen – hvordan?

• Planlæg tiden efter følgende principper:

• Afsæt mest tid til:Emner, hvor I er meget uenige (f.eks. vurderet ud fra point).- Emner, hvor der generelt er givet få point.

• Afsæt mindst tid til:Emner hvor I er enige (f.eks. givet stort set samme antal point).- Emner hvor der er givet mange point.

5 roller i konsensusforløbet

1. MødelederLeder mødet.Holder styr på tiden.Sørger for at alle kommer til orde.Konkluderer.

2. SekretærSkriver gruppens konsensusformuleringer ned.

3. ForbedringsbestyrerSkriver alle forbedringsforslag ned på gule sedler.

4. VejviserKan komme med konstruktive forslag til formuleringerHar pligt til at sige til, når diskussioner løber af sporet.

5. DokumentationsansvarligSpiller dokumentation ind, hvor det er relevant.

Konsensusmøde

1. Gennemgang og vurdering af de 27 emner ift. INDSATS-, og RESULTATCIRKLERNE.

2. Handlingskort: Overfør vurdering og prioritering.

3. Udarbejd konsensusrapport. Et samlet dokument, hvor de enkelte vurderinger (styrker, forbedringer og point) er skrevet sammen.

Prioriteringer af forbedringer I

Når konsensusprocessen er færdig, vil I ofte stå med flere forbedringsområder end I har kapacitet og ressourcer til at gennemføre.

Det er derfor vigtigt, at I foretager en prioritering af, hvad der er vigtigst at gå i gang med.

Prioriteringer af forbedringer II

Start med at foretag en gruppering afforbedringsområderne:

1. Hvilke forbedringsområder hænger

sammen?

2. Hvilke forbedringsområder er afledt af, at

et andet område forbedres? - F.eks kan

der være mange forbedringsområder, der

hænger sammen med lav brugertilfredshed.

Har I problemer med:

• At nogen har skrevet meget - fokuser på de 3 vigtigste styrker og forbedringsområder.

• At nogen ikke har skrevet noget eller skrevet lidt - mundtlig tilkendegivelse af enighed eller ikke enighed.

• At der er stor uenighed om point - antallet af styrker og forbedringsområder er afgørende.

Handlingskort Tema - Lederskab Kort nr.:1.1

Hvad gør ledelsen for at give retning for institutionen ved at udvikle mission, vision og værdier?

•KVIK-vurdering af indsatser:

•Hvad er beslutningen:

Hvordan sikrer vi, at der sker en reel forandring:

Hvem skal involveres i arbejdet:

Primært ansvarlig: Øvrige internt: Øvrige eksternt

Hvornår:Start: Opfølgning: Færdig/måles/evalueres

* Vil det give resultater:Fx:Effekt: A=3Effekt B= 4 Gennemførlighed: A=4, B=1 E X G:A=12 – B= 4

Bemærkninger:

Prioriteringskort Tema 1 - Lederskab KVIK gruppe nr.:

Emne Nr.:

Handlingskort Nr.:

Vil det give resultater: KVIK gruppens vurdering

Effekt: Gennemførlighed: E X G:

Bemærkninger: