KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM – ĐỒNG ĐỘI · PDF file1. Giới thiệu vềlàm việc nhóm 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Khái niệm Nhóm là tập hợp một sốít người

Nguyễn Tuấn Dương

Email: [email protected]

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM –

ĐỒNG ĐỘI

“Cách duy nhất để hành động

là hành động”

1 Tổng hợp bởi Mr. Dương

NỘI DUNG

2. Phân tích vai trò trong nhóm

4. Các bước làm việc nhóm

3. Các bước phát triển nhóm

5. Văn hóa nhóm

6. Quản lý xung đột nhóm

1. Giới thiệu làm việc nhóm


1. Giới thiệu về làm việc nhóm

1.1. Nhóm là gì?

1.1.2. Khái niệm

Nhóm là tập hợp một số ít người với các kỹ

năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau cùng

chung một mục đích, mục tiêu, phương pháp

hoạt động và chịu trách nhiệm với nhau.



1.1. Nhóm là gì?

1.1.2. Đặc điểm

Một số ít người: 5 – 10 người.

Tính bổ sung.

Sự cam kết cùng chung mục đích, mục tiêu

và phương pháp hoạt động.

Chịu trách nhiệm với nhau.



1.2. Làm việc nhóm là gì?

Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng

nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên khác.

Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần

thiết.

Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các

thành viên khác.

Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt động

nhóm.



1.4. Phân loại nhóm làm việc

1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ

5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp nhau

trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về các vấn

đề kinh doanh như: cái thiện chất lượng, thích

nghi với thay đổi…

1.4.2. Nhóm tự quản

Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả nhiệm

vụ của người giám sát.

Lập kế hoạch, giao việc cho các thành viên

trong nhóm và ra quyết định theo nhóm.




1.4.3. Nhóm đa chức năng

Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận

khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1 nhiệm

vụ được giao trước.




1.4.4. Nhóm ảo

Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết nối

với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực hiện

1 mục tiêu chung.


9

Quy Trình Làm Việc Nhóm

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1 B1: Gia nhập nhóm

B2: Trách nhiệm của thành viên

B3: X/đ cách thức làm việc nhóm

B4: X/đ mục tiêu của nhóm

B5: X/đ cách thức thực hiện

B6: Thu thập thông tin

B7: Chuẩn bị khung sản phẩm của dự án

B8: Chuẩn bị tài liệu – Hoàn thành dự án

B9: Kiểm tra quá trình thực hiện dự án

B10: Đánh giá kết quả và tổng kết

Tổng hợp bởi Mr. Dương

10

Gia Nhập Nhóm

Gia nhập nhóm mới

Tất cả các thành viên đều chưa biết nhau

Gia nhập nhóm đã quen biết

Các thành viên đã biết nhau từ trước hoặc đã làm việc cùng

nhau

Tự giới thiệu

Thu thập thông tin về các thành viên khác

Xác định vai trò của cá nhân và vai trò của các thành viên

trong một nhóm


2. Phân tích vai trò trong nhóm

1. Khái quát chung về phân

công vai trò trong nhóm

Vai trò là một tập hợp các

hành vi được kỳ vọng gắn với một

người nắm giữ một vị trí nhất định

trong một đơn vị xã hội.

Trong một nhóm, các cá nhân

được kỳ vọng sẽ thực hiện một vai

trò nhất định trong tổ chức.

(Theo Mintzberg)


KHÁM PHÁ NĂNG LỰC LÀM VIỆC NHÓM

CỦA BẢN THÂN

Tổng hợp bởi Mr. Dương12

Kiểm tra khám phá năng lực làm việc của bản thân và phân

tích vai trò của nhóm theo lý thuyết của Belbin (1993)

Tổng hợp bởi Mr. Dương13

14

Các Vai Trò Chủ Yếu trong Một Nhóm

1. Trưởng nhóm

2. Người phản biện

3. Người thực hiện

4. Người ngoại giao

5. Điều phối viên

6. Người phát kiến

7. Người giám sát


15

Thiết Lập Mục Tiêu của Nhóm

Nguyên tắc SMART

Specific: Rõ ràng, cụ thể

Measurable: Đo lường được

Agreeable: Nhận được sự đồng thuận trong nhóm

Realistic: Thực tế, phù hợp với mong muốn của

nhóm

Time – bound: Thời gian được xác định rõ


Cửa sổ JohariMÌNH

BIẾT

NGƯỜI KHÁC

BIẾT

MÌNH

KHÔNG BIẾT

NGƯỜI KHÁC

KHÔNG BIẾT

HỌC HỎI

CHIA SẺ

Công khai Mù mịt

Bí mật Tiềm ẩn

Tìm

kiế

m H

ồi

đáp

Chủ động Cởi mở

Tự

kh

ám

ph

á

Quan sát

từ ngoài

Chia sẻ

Khai phá


3. Các giai đoạn phát triển nhóm



3.1. Hình thành (Forming)

Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành

nhóm làm việc.

Tham gia do giới thiệu.

Ai cũng rất hăng hái.

Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào nhóm.

Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ,

lo âu...



3.2. Hỗn loạn (Storming)

Công việc bắt đầu được triển khai

một cách chậm chạp, đầy trắc trở.

Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói

quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh

với nhau.

Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn

tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm.

Mức độ không hài lòng tăng dần,

cảm giác bất mãn tăng lên.



3.3. Chuẩn hóa (Norming)

Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp

và giải quyết.

Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được

hình thành và hoàn thiện.

Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ

bạn bè, đồng đội thực sự hình thành.



3.4. Thể hiện (Performing)

Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ.

Sự háo hức thể hiện rõ.

Mức độ cam kết về công việc cao.

Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành

viên của nhóm.



3.5. Kết thúc

Đối với những nhóm thành lập tạm thời sau

khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự giải tán.


4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả

Giai đoạn I: Tổ chức

Bước 1: Tập trung vào nhóm.

Bước 2: Phân chia vai trò.

Bước 3: Thiết lập quy tắc.

Giai đoạn II: Hoạt động

Bước 4: Lập kế hoạch.

Bước 5: Triển khai thực hiện.

Bước 6: Đánh giá sơ bộ.

Bước 7: Hoàn thiện công việc.


4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả

Giai đoạn III: Tổng kết

Bước 8: Công bố kết quả.

Bước 9: Khen thưởng.

Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác.


25

Xác Định các Quá Trình Thực Hiện

Xác định các kết quả dự kiến mong muốn và mức độ chất

lượng kỳ vọng

Xác định các đặc tính kỹ thuật của các kết quả đầu ra

cuối cùng

Xác định các quá trình chủ chốt để thực hiện công việc

Xác định quy trình thực hiện của những quá trình chủ

chốt tạo ra các kết quả chính của công việc

Xác định những điểm quan trọng trong quá trình thực hiện

để thiết lập các hoạt động kiểm soát.


26

Một số công cụPhân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown

Structure)

Quản Lý Tiến Độ Thực Hiện Dự Án

Phân bổ công việc

Kiểm Soát & Giám Sát Công Việc

Nghiên Cứu và Thu Thập Thông Tin


5. Văn hóa nhóm

5.1. Khái niệm

“Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá được gây

dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển, trở thành

các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống

ăn sâu vào hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm,

nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong việc

theo đuổi và thực hiện các mục đích.”


5. Văn hóa nhóm

5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm

Giá trị

Chuẩn mực

Không khí và phong cách

quản lý

Yếu tố hữu hình


5. Văn hóa nhóm

5.3. Các dạng văn hóa nhóm

5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực

Tập trung quyền lực.

Đề cao cá nhân.

Quy định bất thành văn/gián tiếp.

Trung thành với sếp.

5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò

Quan liêu và chú trọng thứ bậc.

Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ.


5. Văn hóa nhóm

5.3. Các dạng văn hóa nhóm

5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ

Chú trọng sự cam kết của nhóm.

Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao.

Môi trường làm việc sáng tạo.

4. Văn hóa chú trọng con người

Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.

Chú trọng vào quan hệ giữa người và người.



6.1. Khái niệm

Xung đột nhóm là xung đột giữa hai hay

nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng

đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu quả

làm việc tối ưu của nhóm.



6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm

6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu?

6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm



6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột

Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua, giải

quyết triệt để mâu thuẩn.

Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong

muốn để thời gian hàn gắn.

Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên tìm

ra được kết cục phù hợp.

Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải

quyết căn nguyên mâu thuẩn.33 Tổng hợp bởi Mr. Dương


6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột

Tấn công vấn đề, không tấn công con người.

Chỉ tập trung vào những gì có thể cải thiện được.

Khuyến khích các ý kiến trái chiều.

Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng.

Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng phần hay

toàn bộ của vấn đề cho các cá nhân cụ thể.

Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét.

Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của người khác.

Giải quyết xung đột đồng thời với xây dựng quan

hệ.


Ba cách giải quyết mâu thuẫn- xung đột

Tổng hợp bởi Mr.

Dương

Chiến lược thắng – thua

Chiến lược thua – thua

Chiến lược thắng – thắng

35


Documents

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM – ĐỒNG ĐỘI · PDF file1. Giới thiệu vềlàm việc nhóm 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Khái niệm Nhóm là tập hợp một sốít người