Kỹ năng

tự viết email hiệu quả

Đặc thù của việc giao tiếp qua email là sử dụng “ văn viết “ chứ không phải “văn nói” và từ lâu văn chương chính là con người, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào con người của bạn.Do vậy những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện lại không thể chấp nhận được khi hiện trên màn hình máy tính.Vì vậy chúng ta cần hạn chế tới mức thấp nhất những lỗi này.

Tên email???

Tên email thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn .Vì vậy đừng bao giờ đặt tên email kiểu như:yeuanhkhongcanlydo@...hay hotgirl9x@...Bạn cần lựa chọn tên email thể hiện tính nghiêm túc lịch sự.Có thể đặt tên mail theo cấu trúc sau:Ten.hotendem.tencoquan@...Ví dụ:Binhthanhla.sctv@gmail.com

Các bước viết email

Attach file

Viết nội dung

Đặt subject

Kiểm tra nội dung và file đã attach

Nhập địa chỉ người nhận

Gửi email

Bước 1:Attach file

File đính kèm

• Bạn nên file có định dạng chung dễ mở cho tất cả các máy( tốt nhất nên ở dạng .pdf hoặc .doc)

• Nếu file đính kèm có dung lượng lớn hoặc có nhiều file bạn nên nén lại và dùng .zip chứ không nên dùng .rar.

• Hoàn thiện đủ file mới gửi kèm.• Chú ý đặt tên file đính kèm rõ ràng và không viết

tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Bước 2:Viết nội dung1.Lời chàoDear Anh/ chịHoặc Kính gửi tổ chức.2.Nội dung thông tin-Cấu trúc rõ ràng, mạch lạc.-Nội dung ngắn gọn,đầy đủ.Chú ý in đậm các thông tin quan trọng.-Ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận mail.Tránh dùng các từ ngữ địa phương.3.Kết thúc-Thân mến, thanks,Chúc một ngày làm việc tốt lành.-Chữ kí

Các lưu ý trong nội dung thư

Sử dụng đúng quy tắc viết hoa và dấu câu.

Không viết tắt và sử dụng các biểu tượng cảm xúc trong email.

Viết ngắn gọn xúc tích, văn phong phù hợp.

Cách sử dụng chữ kí trong email

• Nếu bạn đang làm việc tại một chức vụ tại một bộ phận nào đó của công ty,thì bạn có thể đặt chữ kí như sau:

Họ và tên()+vị tríĐiện thoại, mail, website công tyTên công ty, số điện thoại công ty.Ví dụ:Nguyen Cam Binh

Lecturer - Faculty of Business Administration - University of Labour and Social Affairs (ULSA)No. 43 - Tran Duy Hung St. - Cau Giay Dist. - Ha Noi CityConsultant - Center for Business Adminstration Studies (VNU-UEB-CBAS)No. 144 - Xuan Thuy St. - Cau Giay Dist. - Ha Noi CityMobile Phone: 0936.82.99.89

Bước 3:Đặt subject

• Tên tiêu đề email của bạn phải đúng chủ đề.• Tiêu đề email phải đảm bảo rõ ràng, thu hút

sự chú ý người nhận, thông báo về nội dung chính bức thư của bạn là gì.Lưu ý không bao giờ được bỏ trống phần tiêu đề email.

• Tiêu đề được viết bằng tiếng Việt không dấu,có thể đính kèm ngày tháng gửi nếu đó là các báo cáo định kì.

Bước 4:Kiểm tra lại nội dung và file đã attach

• Cần chú trọng lỗi chính tả và hình thức của email.Có thể sử dụng phần mềm tự động kiểm tra lỗi của máy tính như thế sẽ khoa học và tiết kiệm thời gian cho bạn.

Bước 5:Nhập địa chỉ người nhận

• Kiểm tra địa chỉ email người nhận trước khi nhấn nút send nếu bạn không muốn gửi nhầm và làm thất lạc bức thư với nhiều thông tin quan trọng.

Bước 6:Gửi mail

Nguyên tắc vàng khi sử dụng email

• Trả lời mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được email của một ai đó.

• Đừng gửi bất cứ email nào nếu bạn không muốn công khai.

• Không bao giờ gửi email khi đang giận dữ.• Không bao giờ gửi spam.• Nếu muốn forward một ai đó, bạn cần nhận được sự

đồng ý của họ.• Không sử dụng email của nơi bạn làm việc cho mục

đích cá nhân.

Nguyên tắc bạc dành cho những người dùng email chuyên nghiệp

• Hãy thường xuyên dọn dẹp hòm thư của mình.

• Thiết lập chế độ trả lời mail tự động để thông báo bạn hiện không có trong văn phòng hoặc chưa có thời gian để trả lời mail ngay lập tức được.

Chúc các bạn trở thành người chuyên nghiệp trong việc giao tiếp bằng email!