Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Organisering og projektliggørelse
- KY og KSD en del af en ny fremtid
Kim Nielsen RanchProgramleder
25. november 2014
25. november 2014 Koncern IT
Hvem er jeg?
Porteføljeleder Programleder
Projektleder
25. november 2014 Koncern IT
Dagsorden
• Kort om Herning Kommune
• Organisering og styring (Governance)
• Programledelse af monopolbruddet
• Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse
• Spørgsmål og dialog
25. november 2014 Koncern IT
Kort om Herning Kommune
• Areal på 1.322 km2
• 86.842 indbyggere (2014)
• Ca. 8.500 kommunalt ansatte
• Borgmester, Lars Krarup
• Kommunaldirektør, Lone Lyrskov
• Forvaltningsstruktur med 5 forvaltninger
• Teknik og Miljø
• Børn og Unge
• By, Erhverv og Kultur
• Social, Sundhed og Beskæftigelse
• Økonomi, Personale og Borgerservice
25. november 2014 Koncern IT
Organisering og styring (Governance)
25. november 2014 Koncern IT
IT Chef
Poul Venø
IT ledelse
Poul Venø, Henning Olsen, Helge Viinberg Rasmussen,
Hans J. Jensen, Anders Kjær
Kim Nielsen Ranch
Programleder
for Digitalisering
Kim Larsen
Service- og
arkitekturplatform
Anders Kjær Tek. afdelingsleder
Mikael KorsgaardServer VM Ware
Og Notes
Jens Erik PoulsenNetværk og IPT
Michael HesselDriftscenter for Børn og Læring
Henning OlsenKonsulent og Support Leder
Kim Nørager Nielsen
Service Desk
Gurli NielsenTeknisk Support
Projekt- og forretningskonsulenter
Ole Schultz
Preben Grube
Poul Larsen
Thomas Kruse
Claus Pedersen
Goran Vidovic
Anders Pårup
Thomas Bak-Jensen
Jens Schjøtler Jensen
Flemming Øst
Allan Hansen
Casper Appelon
Jensen
(Elev)
Allan Lassen
Bo Møller
Flemming Jensen
Poul Frandsen
Torben Broxgaard
Jacob Nørremark
(elev 1. sept.)
Kenneth Nymand Sneum
Bjarne Græm
Per Pasfall
Tina Østergaard
Lene Meyer
Cathrine Bie Pedersen
Søren Søgaard
Anne Marie Eriksen
Ulrik Skousbøll Christensen
Eva Maria Schou
Koordinering
Teknik og udvikling
Ny organisation Koncern IT
25. november 2014 Koncern IT
Digitale Styregrupper
Direktion
Styregruppe for Digital Forvaltning
Programmer:
Digitalisering
Monopolbrud
ESDH
?
BEK T&M B&U SSB OPB
IT s
trate
gig
rup
pe
Superb
rugere
.
IT s
trate
gig
rup
pe
Superb
rugere
.
IT s
trate
gig
rup
pe
Superb
rugere
.
IT s
trate
gig
rup
pe
Superb
rugere
.
IT s
trate
gig
rup
pe
Superb
rugere
.
*
BEK: By, Erhverv og Kultur
T&M: Teknik og Miljø
B&U: Børn og Unge
SSB: Social, Sundhed og Beskæftigelse
OPB: Økonomi, Personale og Borgerservice
Porteføljestyring
• Ca. 100 projekter/programmer
• Fokus på 10 vigtigste projekter/
programmer i hver styregruppe
25. november 2014 Koncern IT
Programledelse af monopolbruddet
25. november 2014 Koncern IT
Hvorfor er det nu…..?
Visionen er ?
• ”80 % af sagsbehandlerne på et
område skal opleve lettelser i deres
arbejde”
• ”Prisfald på 25 % i forhold til
nuværende priser på KMD’s
løsninger”
??
??
25. november 2014 Koncern IT
Derfor har vi valgt en programtilgang
Hvordan vælger du om noget skal være et program eller et projekt?
Kilde: Model udgivet af Digitaliseringsstyrelsen
25. november 2014 Koncern IT
Derfor har vi valgt en programtilgang
Hvad kan et program, som projekter ikke kan?
Programmer
• Tænke i helheder
• Tilpasse og opsamle læring på tværs
• Sikre økonomisk overblik og
gevinster på tværs
• Ledelse som har fokus på styring
af afhængigheder
• Sikre optimal brug af ressourcer
på tværs af projekter
Projekter
• Tænke nedefra og op og med fokus på nære
leverancer
• Mere veldefineret omfang, start og sluttidspunkt
• Fokus på det enkelte projekts økonomi og
gevinster
• Ledelse som har fokus på aftalt økonomi, tid
og kvalitet
• Fokusere på udnyttelse af egne ressourcer
25. november 2014 Koncern IT
Derfor har vi valgt en programtilgang
• Se og tænke i helheder
• Sikre økonomisk overblik og
gevinster på tværs
• Ledelse som har fokus på styring
af afhængigheder
• Sikre optimal brug af ressourcer
på tværs af projekter
• Tilpasse og opsamle læring på tværs
• Teknisk
– Mange systemer, afhængigheder og snitflader
• Organisatorisk
– Impact på ca. 600-800 forskellige brugere
• Procesmæssigt
– Udokumenterede arbejdsgange
• Ressourcer
- Mange af de samme ressourcer går igen
i de enkelte projekter og i driften
25. november 2014 Koncern IT
Programleder – hvad vil det sige?
Hvad er min rolle som programleder?
• Sikre tværgående ledelse og styring af projekter sker på tværs
• Sikre sammenhænge til eksisterende systemer og systemoverblik
• Sikre kommunikation af vision, strategi og retning for projekter i programmerne
• Sikre koordination og fremdrift sker i projekterne
• Sikre balancering og prioritering af ressourcer (økonomi og man power)
• Sikre fokus på gevinster og fokus på gevinstrealisering
• Sikre fokus på reduktion og imødegåelse af risici
• Sikre projektledere i programmets projekter har optimale vilkår
25. november 2014 Koncern IT
Vi har gennem det sidste år primært haft fokus på
FORankRINGSopGAVEN
25. november 2014 Koncern IT
Programorganisation
Programstyregruppe ProgramejerPoul Venø
ProgramlederKim Nielsen Ranch
Business Change ManagersEllen Dissing, Karin Locander,
Steen Brokær, Pernille Schaltz,
Henning Olsen
Styregruppe
Støttesystemer
ProjektlederKim Nielsen Ranch
Styregruppe
SAPA
ProjektlederEva Maria Schou
Styregruppe
KSD
ProjektlederPeter Sønderby
Styregruppe
KY
ProjektlederPeter Sønderby
Projektmiljø
Strategisk retning / støtte projekter
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
Sikre forandringer
i forretningen
25. november 2014 Koncern IT
Programorganisation
Programniveau
Projektmiljø
Støttesystemer
SAPA
KY
KSD
X1
X2
Program- og projektstøtte
Projektkontor• Program- og projektledelse
• Redskaber som fx
• Planlægning
• Procesafdækning
• Business Case
• Interessentvaretagelse
• Risikostyring
• Procesunderstøttelse
• M.m..
HR• Ansættelse og uddannelse
• Forandringshåndtering
Koncern Økonomi• Budgettering og styring
• Gevinstrealisering
Indkøb, udbud og forsikring• Kontrakthåndtering
• Krav i udbud
Koncern IT• IT arkitektur
• Systemoverblik
25. november 2014 Koncern IT
Programorganisation
Programstyregruppe ProgramejerPoul Venø
ProgramlederKim Nielsen Ranch
Business Change ManagersEllen Dissing, Karin Locander,
Steen Brokær, Pernille Schaltz,
Henning Olsen
Styregruppe
Støttesystemer
ProjektlederKim Nielsen Ranch
Styregruppe
SAPA
ProjektlederEva Maria Schou
Styregruppe
KSD
ProjektlederPeter Sønderby
Styregruppe
KY
ProjektlederPeter Sønderby
Projektmiljø
Strategisk retning / støtte projekter
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
ProjektleveranceProjektgrupper /
arbejdsgrupper
Programkoordineringsgruppen
Programleder+Projektledere+støttefunktioner
25. november 2014 Koncern IT
KY - projektorganisation
Styregruppe
Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby
Projektleder
Peter Sønderby
Projektgruppe
Peter Sønderby (formand)
Lone Jensen, Helle Møller Ladefoged
Projektejer
Bente Hjorth
Godkender projektgrundlag, udpe-
ger og godkender styregruppe og
projektleder
Projektejer er formand og leder
styregruppen. Beslutter/godkender
projektbeskrivelse, ressourcer,
tidsplan og kvalitet samt faser
Ansvarlig for projektledelse, planlægning,
koordinering af arbejdsproces, styring af
kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer)
Permanent nedsat gruppe, som skal
koordinere / planlægge / sikre, at
arbejdet udføres og leverancerne
leveres.
Arbejdsgrupper løser arbejde /
opgaver indenfor de specifikke
områder de er nedsat til at
varetage
Arbejdsgruppe: xxxx
Mangler afkklaring (formand)
Xxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxx
Arbejdsgruppe: xxxx
Mangler afkklaring (formand)
Xxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxx
Leder af sociale ydelser og integration
Ledere kontanthjælp
25. november 2014 Koncern IT
KSD - projektorganisation
Styregruppe
Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby
Projektleder
Peter Sønderby
Projektgruppe
Peter Sønderby (formand), Helle Bareuther
Projektejer
Bente Hjorth
Godkender projektgrundlag, udpe-
ger og godkender styregruppe og
projektleder
Projektejer er formand og leder
styregruppen. Beslutter/godkender
projektbeskrivelse, ressourcer,
tidsplan og kvalitet samt faser
Ansvarlig for projektledelse, planlægning,
koordinering af arbejdsproces, styring af
kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer)
Permanent nedsat gruppe, som skal
koordinere / planlægge / sikre, at
arbejdet udføres og leverancerne
leveres.
Arbejdsgrupper løser arbejde /
opgaver indenfor de specifikke
områder de er nedsat til at
varetage
Arbejdsgruppe: xxxx
Mangler afkklaring (formand)
Xxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxx
Arbejdsgruppe: xxxx
Mangler afkklaring (formand)
Xxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxx
Gruppeleder sygedagpenge m.m.
25. november 2014 Koncern IT
Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse
25. november 2014 Koncern IT
Interessenter set fra programmets side
Lav (1) Mellem (3) Høj (5)
Høj (5)
Mellem (3)
Lav (1)
• Programejer
• Programstyregruppe
• Programleder
Inte
res
se i p
rog
ram
me
t
Interessenters indflydelse på programmet
• Programkoordineringsgruppe
• Projektledere
• Projektstyregruppe
• Afd. ledere
• Supebrugere
• Koncern IT
• Systemejer
• Slutbrugere
• Borgmester
• Direktion
• Afd. Koncern IT drift
• Afd. Koncern IT Service / udvikling
• Chefgruppe BOU
• Chefgruppe SSB
• Politisk niveau
• KOMBIT
• Leverandører• Strategisk Chefforum
• Terminalområdeansvarlige
• Journalister
• Medar. Kiggeadgang
• Borgerservice
• UDK
• Borgere
25. november 2014 Koncern IT
Involvering og forandringsforberedelse
Involvering:
• Programstyregruppe Involveres / status kvartalsvis
• Programejer Dialog og opfølgning månedsvis
• Programkoordineringsgrp. Månedlige 2 timers møder (bl.a. status, fremdrift, udfordringer)
• IT styregrupper ”Roadtrip” – fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal?
• BOU / SSB chefgrupper ”Roadtrip” – fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal?
Især fokus på forandringsdelen
• Projektniveau / projektledere Aktivitetsfokus (brugerafdækning, procesafdækning,
systemoverblik, snitflader, kontrakter og økonomi mv.)
25. november 2014 Koncern IT
Involvering og forandringsforberedelse
Forandringsforberedelse:
• Programmet har haft fokus på at udvælge deltagere og organisation (struktur og personer)
• Program og projekter kommunikerer, at der en vis form for usikkerheder lige nu (løsninger skal
udvikles)
• Programmet begynder at have fokus på at fortælle, at det er transition (forandring):
• Hvad kontanthjælps- og sygedagpengeområdet kan i dag til hvad det kan i fremtiden (fx mere
automatisering og selvbetjening -> og hvad betyder det for løsning af opgaver og borgerkontakt).
• HR og programkoordinering arbejder på at involvere centrale interessenter i at medvirke til at
definere og forstå forandringen (starter med programstyregruppen) og hvilken forandring vi
ønsker:
• Hvad er leverancerne i projekterne?
• Hvilke forandringer kan programmet / projekterne bidrage til?
• Hvilke gevinster kan programmet / projekterne bidrage til?
25. november 2014 Koncern IT
Udfordringer lige nu i Herning Kommune
• At få sammenspillet, roller og ansvar helt på plads (løsning - inspiration fra MSP inddrages)
• Fx status- og rapporteringsrutiner
• At få et billede af, hvilken forandring vi ønsker at skabe med monopolbruddet (blueprint –
gevinstoverblik – delvis løsning: Hjælp at hente i KOMBIT materialer)
• At få interessentvaretagelse og kommunikation strømlinet
• At få forretningen til at forstå det ikke kun er et IT-system vi implementerer, men en forandring
af måden fagområderne SKAL løse opgaverne på og LEVERE service på
• Monopolbruddet udløser lokale projekter med betydning for programmet
• Foranalyse af bruger- og medarbejderstyring – betydning for støttesystemer og derefter SAPA, KY og
KSD
25. november 2014
Spørgsmål og dialog
Kim Nielsen RanchProgramleder
E-mail: [email protected]
LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch
Mobil: 2960 7034
Tak for jeres tid
Koncern IT