VERKKOLASKU.FI

Käyttäjän käsikirja

Päivitetty 10.2.2010

HUOM! LUE TÄMÄ.

Verkkolasku.fi -palvelun avulla pienyrittäjät voivat helposti, nopeasti ja edullisesti aloittaa

verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanoton. Verkkolasku.fi on virallisen Suomessa käytettävän Finvoice-

standardin mukainen verkkolaskusovellus ja pienyrittäjän laskutus- ja asiakashallintaohjelmisto.

Isot yritykset ja julkishallinnon organisaatiot vaativat toimittajiltaan verkkolaskuja. Nämä toimijat ovat

pääsääntöisesti operaattoriverkon asiakkaita. Tämän lisäksi useat isot yritykset ottavat vastaan laskuja myös

pankkien kautta.

Verkkolasku.fi -palvelun kautta voit lähettää verkkolaskuja kaikille operaattoriverkon asiakkaille kiinteään

kuukausihintaan.

Verkkolasku.fi -palvelun keskeiset ominaisuudet:

Kiinteällä kuukausiveloituksella voit:

- ylläpitää rajatonta asiakas- ja tuoterekisteriä

- arkistoida osto- ja myyntilaskut sähköisesti

- lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja operaattoriverkossa, rajattomasti ilman lisä- tai

piilokustannuksia

- saada sähköposti-ilmoituksen saapuneesta verkkolaskusta (ostolasku)

Lisäpalvelut:

- Paperilasku – laskuja voi lähettää myös tulostuspalveluun

- Laskut heti rahaksi – voit liittää myyntisaavien rahoituksen palveluun. Lähetä

tarjouspyyntölomake palveluun kirjautumisen ensimmäiseltä sivulta

- Saapuneen verkkolaskun ilmoitus tekstiviestillä maksaa 0,15 euroa per lähetetty viesti

Mikäli liikekumppanisi ottaa vastaan verkkolaskuja ainoastaan jonkin kotimaisen pankin kautta, niin ota

yhteyttä asiakaspalveluumme. Pankkiyhteyden avaaminen edellyttää erillistä sopimusta.

Verkkolasku.fi –palvelun kautta lähetät verkkolaskuja seuraavien operarattoreiden takana oleville

asiakkaille: Enfo, Basware, Anilinker (Liaison), Itella, Tieto, Logica, TeliaSonera.

Palvelu toimii parhaiten Mozilla Firefox –selaimella, jonka voit ladata täältä:

http://www.mozilla-europe.org/fi/firefox/

ASIAKASPALVELUMME PALVELEE SÄHKÖPOSTITSE: info@verkkolasku.fi

TUTUSTU PALVELUUN: www.verkkolasku.fi

Sisältö

KÄYTÖN ALOITUS JA OMAT TIEDOT ..................................................................................................... 4

Omat tietosi................................................................................................................................................................ 4

Mitä tietoja ilmoitan laskuttajilleni? ........................................................................................................................... 6

TUOTTEIDEN LISÄÄMINEN TUOTEREKISTERIIN ............................................................................. 6

ASIAKKAAN LISÄÄMINEN ASIAKASREKISTERIIN ............................................................................ 7

Asiakkaiden tallennus toimipaikkakohtaisesti ja valtion virastojen laskuttaminen ..................................................... 8

TEE JA LÄHETÄ VERKKOLASKUJA .......................................................................................................... 9

VERKKOLASKUJEN VASTAANOTTO .................................................................................................... 13

OSTOLASKUJEN ARKISTO ...................................................................................................................... 14

AKTIVOI KUMPPANEITASI SIIRTYMÄÄN VERKKOLASKUTUKSEEN ........................................ 16

Aktivointitapa 1. ........................................................................................................................................................16

Aktivointitapa 2. ........................................................................................................................................................16

TULOSTUSPALVELUN KÄYTTÖÖNOTTO ........................................................................................... 17

FACTORING –PALVELUN KÄYTTÖÖNOTTO ...................................................................................... 17

TARVITSETKO OSAAVAA TILITOIMISTOA? ...................................................................................... 17

MYYNTILASKUARKISTO ......................................................................................................................... 17

ILMOITUS SAAPUNEESTA VERKKOLASKUSTA TEKSTIVIESTILLÄ MATKAPUHELIMEEN . 18

PANKKIEN IBAN LASKURIT ................................................................................................................... 18

Käytön aloitus ja omat tiedot

Syöttäessäsi eri tietoja palveluun on näissä ohjeissa mainittu erilaisia rajoitteita (esim. kenttään max 35

merkkiä). Tämä johtuu siitä, että Finvoice standardi sallii eri kenttiin erilaisia arvoja eri pituuksissa. Mikäli ko

arvot ovat standardin vastaisia, ei vastaanottava verkkolaskuoperaattori pysty vastaanottamaan

verkkolaskua, vaan lasku jää virheeseen eikä mene asiakkaalle saakka.

Palveluun kirjaudutaan Verkkolasku.fi -sivuston ylälaidan Kirjautuminen -kohdasta. Ensimmäiseen kenttään

Tunnus kirjoita rekisteröitymisen yhteydessä antamasi käyttäjätunnus. Toiseen kenttään Salasana kirjoita

rekisteröitymisen yhteydessä antamasi salasana. Klikkaamalla oranssia Nuolipainiketta pääset kirjautumaan

palveluun. Eteesi aukeaa vielä varmistusruutu, jossa sinun täytyy klikata yrityksesi nimeä päästäksesi

kirjautumaan palveluun. Mikäli olet unohtanut salasanasi / käytäjätunnuksesi niin paina Unohditko

tunnuksesi –linkkiä ja toimi ohjeiden mukaisesti.

Olet nyt saapunut Verkkolasku.fi –palvelun etusivulle.

Etusivun sisältö saattaa vaihdella tiedotteiden ja muiden päivitysten yhteydessä, mutta se ei vaikuta palvelun käyttöön.

Sivuston vasemmasta laidasta löydät palvelun painikkeet kaikkien toimintojen aloittamiseen.

Omat tietosi

Ensimmäisellä käyttökerralla sinun tulee lisätä omat tietosi. Valitse vasemmalta kohta Asetukset, minkä

jälkeen eteesi tulee näkyviin linkit:

• tuoterekisteri

• lasku (myyntilasku – lomaketiedot)

• ostolaskujen vastaanottoilmoitukset.

Valitse seuraavaksi Myyntilaskut - lomaketiedot. Nyt edessäsi on yrityksesi lomake, johon sinun

täytyy täydentää laskussa näkyvät yrityksesi tiedot.

Aloita täyttämällä yrityksesi tilinumero kohtaan BBAN. Tallenna siihen pankkitili perinteisessä muodossaan.

Vuoden 2010 aikana pankit siirtyvät käyttämään IBAN-muotoisia tilinumeroita. Seuraavaksi syötä IBAN -

tilinumero. Jos et vielä tiedä yrityksesi tilinumeroa IBAN-muodossa, tarkista se tiliotteeltasi. Linkit pankkien

IBAN-laskureihin löytyvät myös tämän ohjeen lopusta. BIC- koodi on pankkitunniste, jonka näet tiliotteeltasi.

Voit myös tarvitessasi tarkastaa BICin pankkisi www-sivuilta.

HUOM! Kaikki pankkitiedot ovat pakollisia tietoja, joten muistathan syöttää normaalin pankkitilitiedon

lisäksi myös IBAN & BIC koodisi. IBAN koodi tulee syöttää ilman välilyöntejä tai väliviivoja.

Seuraavaksi täydennä yrityksesi osoitetiedot. Tiedot ovat pakollisia.

Seuraavaksi voit kirjoittaa huomautustekstin. Viivästyskorkotekstikentän voit jättää tässä kohtaa tyhjäksi,

koska viivästyskorolle annetaan arvo myöhemmin. Molemmat kentät saavat olla maksimissaan 35 merkkiä

pitkiä.

Numerointi -osiossa voit määrittää millaisia numerosarjoja laskuillesi ja myyntitilauksillesi muodostetaan.

Palvelussa on valmiiksi oletusarvot, joita voit käyttää. Halutessasi voit muuttaa numerointia. Mikäli

numerointi on tehty väärin (esim. puuttuu kokonaan) palvelu ei toimi oikein.

Maksuehdot -kohdassa voit vaihtaa maksuajan. Oletuksena on 14pv. Viivästyskoron oletusarvona on 9%.

Molemmat kentät max 35 merkkiä.

Maksuehdot kohdassa voit antaa asiakkaallesi kaksi erilaista maksuaikavaihtoehtoa. Oletuksena

ensimmäisessä kohdassa on 14 päivä netto. Mikäli et halua antaa asiakkaillesi alennuksia, muuta

maksuehdot yrityksellesi sopiviksi. Molemmat kentät max 35 merkkiä.

Lopuksi täytämme Myyjätiedot. Mikäli sinulla ei ole esimerkiksi kotisivuja tai fax-numeroa, niin jätä ruudut

tyhjiksi.Paina lopuksi sivun alalaidassa olevaa Tallenna –painiketta. Nyt olet tallentanut omat tietosi

onnistuneesti.

Mitä tietoja ilmoitan laskuttajilleni?

Sivun vasemmassa laidassa on koko ajan esillä oma verkkolaskuosoitteesi sekä operaattorisi välittäjätunnus.

Molemmat tiedot on aina annettava omalle laskuttajallesi, jotta lasku löytää perille.

Tuotteiden lisääminen tuoterekisteriin

Klikkaa ruudun vasemmassa laidassa olevaa Asetukset -painiketta. Klikkaa sitten linkkiä Tuoterekisteri.

Klikkaa seuraavaksi Lisää uusi tuote -linkkiä. Nyt voimme aloittaa uuden tuotteen tai palvelun syötön.

Mikäli olet jo aiemmin antanut tuotteillesi tai palveluillesi tuotenumerot (esimerkiksi jossain aikaisemmassa

laskutusohjelmistossa) kannattaa ne syöttää kohtaan Tuotenumero. Voit myös halutessasi jättää ruudun

tyhjäksi, jolloin järjestelmä automaattisesti muodostaa tuotteelle oman tuotenumeron. Tuotenumero saa

sisältää ainoastaan numeroita. Kirjoita Tuotenimike -kohtaan tuotteen nimi. EAN -kohtaan voit kirjoittaa

tuotteesi viivakoodinumeron. Mikäli tuotteellasi ei ole viivakoodia, jätä ruutu tyhjäksi. Yksikkö -kohtaan voit

laittaa esimerkiksi kpl, plo, h, kg tai muun tuotteen määrää kuvaavan määreen. Kohtaan Yksikköhinta ALV

0% laita tuotteesi tai palvelusi perushinta. Hinnan voi myöhemmin muuttaa laskua tehtäessä

laskukohtaisesti. Ilmoita myyntihinta aina arvonlisäverottomana.

Seuraavaksi valitse kohdasta Kirjanpitotili tuotteesi tai palvelusi arvonlisäveroprosentti. Lopuksi paina Lisää-

painiketta, jonka jälkeen järjestelmä ilmoittaa sinulle, että tuote on luotu. Voit lisätä seuraavan tuotteen

aloittamalla prosessin alusta, eli painamalla sivuston vasemmalla olevaa Asetukset painiketta ja klikkaamalla

tämän jälkeen linkkiä Tuoterekisteri.

Asiakkaan lisääminen asiakasrekisteriin

Aloitamme uuden asiakkaan lisääminen järjestelmään. Klikkaa sivun vasemmassa laidassa olevaa Laskujen

teko -painiketta. Pääsemme nyt Etsi laskutettava asiakas tai perusta uusi asiakas-tilaan, jossa voit myös

etsiä jo olemassa olevia asiakkaita. Luodaksesi uuden asiakkaan asiakasrekisteriisi paina Uusi -painiketta.

Eteesi avautui Lisää uusi yritys -tila.

Aloita kirjoittamalla yrityksen perustiedot Nimi, Puhelin, Fax ja Kotisivu. Voit myös jättää ne kentät tyhjiksi

joihin sinulla ei juuri nyt ole tietoa saatavilla. Puuttuvat tiedot voi lisätä myöhemmin. Kohtaan Muistio voit

kirjoittaa jotain yrityksestä, esimerkiksi: yrityksen toimitusjohtaja pelaa golfia. Yrityksen nimi saa olla max 35

merkkiä pitkä.

Seuraavaksi täytämme yrityksen kotipaikka- ja verotustiedot. Oletuksena verotuspaikkana on Suomi. Lisää y-

tunnus. Huom. Kaikki järjestelmään syöttämäsi y-tunnukset on syötettävä oikeassa muodossa (1234567-8).

Mikäli et tiedä asiakkaasi y-tunnusta voit etsiä sen helposti esimerkiksi YTJ-tietopalvelusta osoitteesta:

www.ytj.fi. Hakupalvelun löydät kohtasta YTJ-tietopalvelu – yrityshaku.

EU-verotunnus muodostetaan siten, että kirjoitetaan ensin isoilla kirjaimilla FI ja sen perään y-tunnus ilman

väliviivaa esim. FI12345678. Voit myös jättää EU-verotunnuskentän tyhjäksi, kunhan vain olet syöttänyt

normaalin y-tunnuksen ensin. Painaessasi Tallenna –painiketta järjestelmä luo EU-verotunnuksen

automaattisesti.

Laskutuskielenä on oletuksena suomi (Finnish). Kirjoita seuraavaksi yrityksen osoitetiedot. Maan

oletuksena on Suomi. Mikäli postiosoite on sama kuin käyntiosoite, voit laittaa täpän kohtaan Sama kuin

käyntiosoite. Tämä kannattaa huomioida esimerkiksi laskujen ja mainosten lähettämisen yhteydessä.

Lopuksi tarkista tiedot ja paina Tallenna. Asiakkaan tietoja on mahdollista myös muuttaa myöhemmin.

Asiakkaiden tallennus toimipaikkakohtaisesti ja valtion virastojen

laskuttaminen

Suurilla yrityksillä, kaupungeilla ja muilla organisaatioilla on useita eri verkkolaskuosoitteita. Esimerkiksi

Poliisihallituksen alaisuudessa on useita eri virastoja ja toimipaikkoja. Jokaisella näistä on oma

verkkolaskuosoite, mutta y-tunnus on silti sama (pl. Helsingin poliisilaitos). Valtion virastoja laskuttaessa

onkin tärkeää tarkastaa, minkä y-tunnuksen alle mikäkin virasto / laitos kuuluu. Tämän tiedot saat selville

menemällä osoitteeseen www.valtiokonttori.fi. Sivuston oikeassa alalaidassa (7.1.2010) on linkki / painike:

Valtion ei vastaanota enää paperilaskuja; Klikkaa tästä virastojen verkkolaskuosoitteet.

Verkkolasku.fi –palvelussa et voi luoda kuin yhden asiakkaan per y-tunnus. Oletetaan, että haluat laskuttaa

Poliisihallituksen alaisuudessa olevia eri poliisilaitoksia.

Esimerkki:

Luo asiakas Poliisihallitus, jolle annat ko asiakkaan y-tunnuksen. Poliisihallitus toimii nyt ns. pääasiakkaana,

jonka alaisuuteen kuuluvat valtakuntamme poliisilaitokset. Jos haluat laskuttaa esimerkiksi Oulun ja Lapin

poliisilaitoksia, täytyy palveluun luoda molemmille asiakkaille (Oulun Poliisilaitos, Lapin Poliisilaitos) omat

toimipaikat.

Valitse sivuston vasemmasta laidasta kohta Laskujen teko. Valitse asiakasrekisteristäsi nyt jo ennalta luotu

asiakas Poliisihallitus. Paina linkkiä Toimipaikat / Laskutusosoitteet. Paina nyt sivun ylälaidassa näkyvää

linkkiä Lisää toimipaikka / laskutusosoite. Kirjoita nyt toimipaikan tiedot, esimerkiksi Oulun Poliisilaitos.

Paina hakulinkkiä Search E-invoice Address. Nyt saat näkyviin kaikki ne verkkolaskuosoitteet, jotka ko

yrityksellä on verkkolasku.fi –palvelussa valmiina. Valitse asiakkaasi ilmoittama verkkolaskuosoite. Mikäli

asiakkaasi ilmoittamaa verkkolaskuosoitetta ei löydy palvelusta, ota yhteyttä asiakaspalveluumme niin

avaamme yhteyden välillenne.

Tee ja lähetä verkkolaskuja

Laskutusprosessi etenee kokonaisuudessaan seuraavasti:

1. Tee lasku

2. Lähetä lasku

Laskun luominen asiakkaalle tapahtuu seuraavasti. Valitse ensin sivun vasemmasta laidasta kohta Laskujen

teko. Kirjoita hakukenttään asiakkaasi nimi tai osa nimestä. Hakukentän alapuolelle avautuu nyt lista

asiakkaistasi, joiden nimessä hakemasi nimenosa esiintyy. Voit myös painaa Listaa kaikki asiakkaat –

painiketta, jolloin ohjelma näyttää sinulle kaikki asiakasrekisteriisi syöttämäsi asiakkaat

aakkosjärjestyksessä.

Valitse asiakas, jolle haluat tehdä laskun. Eteesi aukeaa seuraavaksi Yritystiedot-sivu, josta voit tutkia

yrityksen perustietoja ja muokata niitä. Valitse seuraavaksi: Tee uusi lasku.

Kuvassa Testiyritys nimisen asiakkaan perustiedot ja myyntitoiminnot.

Valitse Uusi Myyntitilaus, jolloin oikealle avautuu lomake, jossa on valmiina valitsemasi asiakkaan nimi.

Valitse ensin Toimipaikka, joka on myös laskutusosoite. Yrityksillä saattaa olla useita verkkolaskuosoitteita,

jotka on perustettava kukin omana toimipaikkanaan. Voit valita myös yhteyshenkilö -kohdasta jo

järjestelmään valmiiksi syötetyn yhteyshenkilön tai klikata Lisää uusi -linkkiä. Nyt voit syöttää uuden

henkilön sukunimen ja etunimen.

Mikäli oma myyntitilauksesi perustuu asiakkaasi lähettämään tilaukseen, on tilausnumero kirjattava kohtaan

Ostajan tilausnro. Laskun vapaa teksti - kohtaan voit kirjoittaa haluamasi vapaan viestin asiakkaallesi.

Lopuksi paina Seuraava -painiketta.

Näkymä vaihtuu ja edessäsi on nyt tuotteenhakukenttä. Kirjoita hakukenttään aiemmin luomasi tuotteen

nimi tai nimenosa, minkä haluat laskuttaa ja paina Etsi -painiketta. Alle aukeaa nyt lista niistä tuotteista,

joiden nimessä kirjoittamasi teksti esiintyy. Mikäli jätät hakukentän tyhjäksi ja painat Etsi –painiketta,

ohjelma listaa kaikki tuoterekisteriin syöttämäsi tuotteet.

Valitse haluamasi tuote klikkaamalla sinistä tuotenumerolinkkiä tuotelistalta. Alapuolelle aukeaa nyt

tuoterivin muokkaus, johon sinun tulee syöttää myytävien tuotteiden määrä ja tarvittaessa tarkistaa tai

korjata hintaa. Voit myös halutessasi antaa asiakkaallesi alennusta. Alennus annetaan aina

prosettimääräisesti. joten mikäli olet luvannut asiakkaallesi esimerkiksi 15 % alennuksen laskun

loppusummasta, muista antaa tämä alennus jokaiselle tuotteelle erikseen. Voit vielä halutessasi kirjoittaa

tyhjään kenttään tarkentavaa tekstiä. Paina Lisää -painiketta.

Syöttämäsi tuote ja antamasi määrä, hinta ja alennusprosentti ilmestyi Tuoterivit -kohtaan sivun oikealle

puolelle. Mikäli kirjasit tuotteen tai jonkin sen määritteen väärin paina poista- linkkiä rivin oikealla puolella

ja aloita tuotteen syöttäminen alusta. Aloita uuden tuotteen syöttäminen samalle laskulle samoin kuin

aiemminkin, eli etsimällä tuotteen, valitsemalla tuote, määrittelemällä määrä, hinta ja alennus ja painamalla

Lisää.

Kuvassa näkyy, että olemme lisänneet laskulle kaksi tuotetta / palvelua (1001 Konsulttipalvelut & 1100 Kirjanpitopalvelu).

Painamalla Edellinen -painiketta pääset takaisin tarkastelemaan yritystietoja ja muuttamaan esimerkiksi

henkilöä, jolle lasku osoitetaan. Painamalla Peruuta -painiketta myyntitilauksen tekeminen peruutetaan

kokonaan.

Kun olet syöttänyt kaikki kyseiselle laskulle menevät tuotteet, paina Seuraava. Nyt sinulle vielä esitetään

tuoterivit yhteensä. Näet hinnat, alennukset ja arvonlisäverot eriteltyinä. Mikäli tiedot ovat väärin paina

Edellinen. Jos tiedot on merkitty oikein paina Tallenna -painiketta. Peruuta -nappia painamalla

myyntitilauksen teko keskeytyy kokonaan.

Nyt edessäsi näkyy äsken luodun myyntitilauksen numero sinisellä värillä korostettuna ja sen perässä

ilmoitus, että lasku on tehty. Jos haluat luoda toisen laskun samalle tai jollekin toisella asiakkaalle paina Tee

uusi lasku ja edellä kuvattu prosessi alkaa alusta. Jos sinulla ei ole muita laskutettavia asiakkaita niin paina

Lähetä Lasku(t) -linkkiä.

Lähettämistä odottavat laskut. Tässä kohdassa voit myös muutta laskun päivämäärää, eräpäivää sekä viivästyskorkoprosenttia

asiakaskohtaisesti.

Ruudulla näkyvät nyt kaikki ne laskut, joita et vielä ole lähettänyt. Viimeksi luotu lasku ilmestyy aina

ylimmälle riville. Mikäli osa laskuista odottaa vielä esimerkiksi toimitusta asiakkaallesi (tuotteiden

konkreettinen toimitus) niin voit jättää kyseiset laskut vielä järjestelmään odottamaan lähettämistä. Valitse

nyt ne laskut, jotka haluat laskuttaa ja lähettää asiakkaillesi. Voit valita kaikki laskut aktiivisesti laittamalla

täpän ylimpään ruutuun. Seuraavaksi paina Valitse laskut -painiketta.

Nyt olet Lähetä lasku -kohdassa ja voit vielä tarkistaa tietoja. Kohdassa Valitse verkkolaskuosoite / Notebeat

ID voit valita miten lasku lähetetään. Klikkaa sinisenä näkyvää linkkiä Verkkolaskuosoite. Järjestelmä avaa

eteesi uuden pop-up- ikkunan. Odota rauhassa kun järjestelmä lataa asiakkaan verkkolaskuosoitetta

tietokannasta. Latauksen päätyttyä edessäsi on pudotusvalikko, jonka alla on kaikki asiakkaasi y-tunnuksen

alle merkityt verkkolaskuosoitteet. Suurilla yrityksillä ja kaupungeilla / kunnilla on yleensä kymmenittäin eri

verkkolaskuosoitteita, joten tarkistathan asiakkaaltasi, mihin verkkolaskuosoitteeseen hän laskunsa haluaa.

Verkkolaskun vaihtoehto on, että lasku lähetetään asiakkaallesi tulostuspalvelun kautta paperilaskuna.

Tulostuspalvelun käyttöönotto ohjeistetaan jäljenpänä.

Olet nyt valinnut asiakkaallesi verkkolaskuosoitteen ja se on tallennettu järjestelmään. Mikäli asiakkaasi

verkkolaskuosoite myöhemmin muuttuu, voit vaihtaa asiakkaasi verkkolaskuosoitteen yllä kuvaamallamme

tavalla. Verkkolaskuosoitteet voit tallentaa myös Toimipaikan perustietoihin käyttämällä hakutoimintoa.

HUOM!

Asiakkaasi verkkolaskutus tapahtuu aina siten, että verkkolasku.fi -palvelu noutaa asiakkaasi y-tunnuksen

alla olevat toimivat verkkolaskuosoitteet palvelimeltamme. Älä siis lisää itse verkkolaskuosoitteita

asiakkaillesi, vaan käytä aina palvelun omaa hakutoimintoa.

Voit myös tarkastaa verkkolasku.fi internetsivulta pystytkö lähettämään kauttamme verkkolaskuja

asiakkaallesi. Mene osoitteessa verkkolasku.fi kohtaan Aktivoi vastaanottajia ja syötä asiakkaasi verotunnus

kenttää muodossa FI + 12345678 (FI12345678, ilman väliviivaa). Mikäli sivusto ei anna hakutulosta

asiakkaallesi, ota yhteyttä asiakaspalveluumme niin avaamme verkkolaskuyhteyden välillenne.

Käsittelemme factoring -kohdan jäljempänä. Toistaiseksi jätämme factoring -täpän tyhjäksi. Paina Seuraava

-painiketta. Järjestelmä näyttää sinulle vielä kerran laskun tiedot. Mikäli tiedot ovat oikein, paina Tee laskut -

painiketta.

Nyt järjestelmä ilmoittaa sinulle, että x määrä laskuja on lähetetty verkkolaskuina. Voit vielä tarkistella

laskua / laskuja myös numeroidusta linkistä / linkeistä. Lasku on tallennettu järjestelmään PDF- muodossa ,

joten pystyt tarkastelemaan laskua myöhemminkin ja tulostamaan sen kirjanpitäjällesi.

Verkkolaskujen vastaanotto

Paina sivuston vasemmassa laidassa olevaa Ostolaskut –painiketta. Eteesi avautuu nyt lista saapuneista

ostolaskuista, jotka ovat saapuneet sinulle verkkolaskuina. Tähän osioon saapuvat kaikki ne verkkolaskut,

jotka sinulle on lähetetty. Muista aina ilmoittaa tavarantoimittajillesi oma verkkolaskuosoitteesi, niin saat

ostolaskut suoraan Verkkolasku.fi -järjestelmään.

Oikealla näet Aktivoi VERKKOLASKUTUKSEEN painikkeen, jolla voit aktivoida omia laskuttajiasi siirtymään

verkkolaskuun. Opastamme toiminnon käyttöön jäljempänä.

Saapuneet verkkolaskut -näkymä.

Aloitetaan laskujen tarkastelu. Kuvassa näkyy nyt muutama saapunut ostolasku. Laskun tarkastelu

aloitetaan siten, että klikkaat vasemmassa sarakkeessa olevaa laskun numeroa. Lasku aukeaa oikealle

puolelle sivua.

Tarkasta laskusi aivan kuin käsittelisit tavallista paperilaskua. Mikäli lasku on OK, niin voit maksaa sen pois

esimerkiksi käyttämällä samaan aikaan toisessa ikkunassa verkkopankkiasi. Kun olet maksanut laskun,

klikkaa laskunumeron rivillä olevaa Arkisto –painiketta. Järjestelmä kysyy sinulta vielä varmennusta siitä,

että haluat varmasti siirtää laskun arkistoon. Vahvistamalla kyselyn, lasku siirtyy ostolaskujen arkistoon. Voit

tarkastella ostolaskujen arkistoa myöhemmin. Näin ylläpidät helposti pienimuotoista ostoreskontraa.

Ostolaskujen arkisto

Kun olet maksanut ostolaskusi ja siirtänyt ne arkistoon, pääset selaamaan maksamiasi ostolaskuja

seuraavalla tavalla. Klikkaa sivuston vasemmalla puolella olevaa Ostolaskut –painiketta. Edessäsi on nyt

näkymä, johon saat ostolaskusi verkkolaskuina. Listan alapuolella on linkki Ostolaskuarkisto, jota

klikkaamalla pääset hakemaan arkistoituja ostolaskujasi.

Eteesi aukeaa nyt hakulomake, joilla voi rajata hakua seuraavin ehdoin:

Myyjä: tässä kentässä voit etsiä myyjää nimen tai nimenosan perusteella. Saat näkyviin kaikki

ne laskut, jotka kyseinen myyjä on sinulle lähettänyt.

Myyjän EU-verotunnus: Esimerkiksi FI12345678.

Myyjän EU-verotunnus muodostetaan seuraavasti: ensin kirjaimet FI jonka jälkeen myyjän y-tunnus ilman

väliviivaa.

Laskun päivämäärä: Voit rajata hakuun laskut esimerkiksi 1.1.2009-28.2.2009.

Laskun numero: Haku näyttää sinulle ainoastaan kyseisen laskun.

Tilausnumero: Haku näyttää sinulle laskun, jossa antamasi tilausnumero esiintyy.

Tositenumero: Voit hakea laskuja tositenumeroiden perusteella.

(Tositenumero ei toistaiseksi käytössä tässä palvelussa)

Kuvassa esitettynä, miten järjestelmä esittää esimerkkiyritys Notebeat Oy:n lähettämät laskut.

Laskujen tarkastelu tapahtuu klikkaamalla laskun numeroa. Lasku avautuu sivun oikeaan laitaan.

Käsiteltyjen ostolaskujen tarkastelu ostolaskuarkistosta.

Aktivoi kumppaneitasi siirtymään verkkolaskutukseen

Verkkolasku.fi haluaa kannustaa suomalaisia yrityksiä siirtymään ekologisempaan laskuttamiseen ja tarjoaa

ainutlaatuisen aktivointipalvelun asiakkaidensa käyttöön. Verkkolasku.fi -palvelun asiakkaana voit ansaita

peräti vuoden ilmaista käyttöaikaa vain suosittelemalla palvelua kumppaniverkostollesi. Kerrot palvelusta

vain kumppaneillesi ja pyydät heitä rekisteröitymisen yhteydessä täyttämään suosittelijakohtaan y-

tunnuksenne. Tällöin sekä yrityksenne että Verkkolasku.fi -palvelun uusi käyttäjä ansaitsette molemmat

ilmaisen käyttökuukauden palveluun.

Aktivointia voi tehdä kahdella tapaa.

Aktivointitapa 1.

Ollessasi kirjautuneena palveluun mene Ostolaskut -osioon. Sivun oikealla puolella näkyy Aktivoi

VERKKOLASKUTUKSEEN -painike punaisella pohjalla. Klikkaa painiketta. Eteesi aukeaa pop-up -ikkuna, jonka

lomakkeella on esitäytetty sähköpostiviesti. Voit halutessasi muokata viestiä ja lähettää sähköpostin

henkilölle / organisaatiolle, joka lähettää yrityksellesi paperilaskuja.

Mallikirje. Verkkolaskuosoitte on automaattisesti oma verkkolaskuosoitteesi.

Mail to -kohtaan sinun täytyy kirjoittaa vastaanottajan sähköpostiosoite. Omat tietosi ovat kirjeessä

automaattisesti oikein. Kannattaa lisätä tekstiin myös esim. sopimusnumero tai muu tunniste, jolla

laskuttajasi pystyy tunnistamaan asiakkuutesi.

Aktivointitapa 2.

Voit aktivoida kumppaniverkostoa lähettämään laskut sinulle jatkossa verkkolaskuina myös kotisivuiltamme

www.verkkolasku.fi. Mene Aktivoi vastaanottajia -osioon, josta pystyt lähettämään kumppaneillesi viestiä

verkkolaskutukseen siirtymisestä. Sivulla on tarkat ohjeet aktivointiprosessista.

Tulostuspalvelun käyttöönotto

Tulostuspalvelu avataan asiakkaalla aina erillisellä pyynnöllä. Kirjauduttuasi Verkkolasku.fi -palveluun,

etusivulla on suuri painike, josta klikkaamalla palvelupyyntö avautuu oikealle sivulle. Saat palvelun käyttöösi

parin työpäivän kuluessa. Palvelu on avattu käyttöösi, kun kirjautuessasi palveluun Tulostuspalvelun

mainoslaatikossa on viesti: palvelu on käytössä.

Factoring –palvelun käyttöönotto

Factoring –palvelu avataan asiakkaalle aina erillisellä sopimuksella. Mikäli olet kiinnostunut factoringista,

paina etusivulla olevaa ”Laskut heti rahaksi!” painiketta ja pyydä tarjousta palvelusta. Tarjouspyyntö

välitetään rahoitusyhtiökumppanillemme, joka ottaa yhteyttä keskustellakseen rahoituksen

yksityiskohdasta. Kun rahoitussopimus on tehty, rahoitusyhtiö ilmoittaa Verkkolasku.fi -palveluun ja pyytää

palvelun aktivointia.

Tarvitsetko osaavaa tilitoimistoa?

Tarjoamme kumppaniverkostomme kanssa yhteistyössä asiakkaillemme laadukkaita tilitoimistopalveluja.

Mikäli olet kiinnostunut tilitoimistopalveluistamme, pyydä yhteydenottoa etusivun ” Täsmällinen ja tehokas

tilitoimistopalvelu” –linkistä.

Kirjanpitäjämme saavat kaikki raportit suoraan palvelustamme, joten kommunikaatio sinun ja tilitoimiston

välillä paranee huomattavasti. Sähköinen taloushallinto on osa Verkkolasku.fi -palvelukonseptia.

Myyntilaskuarkisto

Pääset tarkastelemaan lähettämiäsi myyntilaskuja seuraavasti. Paina sivun vasemmassa laidassa olevaa

Laskutus -painiketta. Kohdan Raportit alla on linkki Myyntilaskuarkisto. Paina linkkiä. Nyt voit hakea kaikki

lähettämäsi laskut haluamaltasi aikaväliltä. Palvelu listaa sinulle kaikki kyseisellä aikavälillä lähettämäsi

laskut. Voit nyt selata laskuja yksitellen painamalla rivin vasemmassa laidassa olevaa laskunnumerolinkkiä.

Lasku aukeaa eteesi PDF -muotoisena. Tulosta raportti -linkistä palvelu luo sinulle PDF tiedoston, jossa on

listattuna kaikki hakemallasi aikavälillä tehdyt laskut.

Ilmoitus saapuneesta verkkolaskusta tekstiviestillä matkapuhelimeen

Voit saada saapuneista verkkolaskuista viestin itsellesi joko sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä. Paina sivun

vasemmassa laidassa olevaa Asetukset –painiketta. Klikkaa seuraavaksi Ostolaskujen vastaanottoilmoitukset

–linkkiä.

Tällä sivulla voit asettaa ilmoitussäännöt. Ensimmäiseen kenttään voit asettaa matkapuhelinnumerosi

muodossa +358xxxxxxxxx. Aina kun saat palveluun verkkolaskun, lähettää palvelu sinulle SMS-ilmoituksen

saapuneesta laskusta. Palvelu maksaa 0,15 euroa per lähetetty viesti. Mikäli et halua SMS-ilmoitusta, jätä

kenttä tyhjäksi.

Seuraavaan kenttää voit laittaa sähköpostiosoitteesi, jolloin saat ilmoituksen saapuneesta laskusta

sähköpostitse. Palvelu sisältyy peruskuukausimaksuun. Mikäli et halua ilmoitusta sähköpostiisi, jätä kenttä

tyhjäksi.

Pankkien IBAN laskurit

Aktia

http://www.aktia.fi/iban_laskuri

Osuuspankki

https://www.op.fi/op?valilehti=true&id=51111&tk=/init&srcpl=3

Nordea

http://www.nordea.com/sitemod/default/DWC_index.aspx?pid=936273&rw=1

Sampo Pankki

http://www.sampopankki.fi/fi-

fi/Yritysasiakkaat/PieniYritys/Ulkomaanpalvelut/UlkomaanMaksut/Pages/ibancalculatorsmallcorpFI.aspx

Säästöpankki

https://www.saastopankki.fi/VerkkopalvelutWeb/portaali/index.jsp?sivu=laskurit&B=4681

Paikallisosuuspankit

https://www.paikallisosuuspankit.fi/VerkkopalvelutWeb/portaali/index.jsp?sivu=laskurit&B=4799

Muut aiheeseen liittyvät linkit:

Finanssialan keskusliitto: Kysymyksiä IBAN & BIC

http://www.fkl.fi/www/page/fk_www_4494

Näin tarkastat IBANin verkkopankistasi

http://www.suomi.fi/suomifi/suomi/asiointi_ja_lomakkeet/ohjeet_asiointiin/iban_tilinumerot_ja_pankkien

_bic_koodit/nain_loydat_iban_ja_bic_koodit_verkkopankista/index.html