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LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Profesor: Integrantes:Luis Silva Jenny Trujillo
Jose Manuel Rojas
República Bolivariana de VenezuelaUniversidad Pedagógica Experimental
LibertadorInstituto Pedagógico de Caracas
Programa de educación comercialGerencia de recursos humanos
Las organizaciones son sistemas
sociales diseñados para lograr metas y
objetivos por medio de los recursos humanos
o de la gestión del talento humano y de otro
tipo. También se definen como un convenio
sistemático entre personas para lograr algún
propósito específico.
"Organización es la estructura de las
relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales
y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce. "Organización es la coordinación de las
actividades de todos los individuos que integran
una empresa con el propósito de obtener el
máximo de aprovechamiento posible de elementos
materiales, técnicos y humanos, en la realización
de los fines que la propia empresa persigue" Isaac
Guzmán V.
"Organizar es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con autoridad necesaria
para supervisarlo y coordinar tanto en sentido
horizontal como vertical toda la estructura de la
empresa" Koontz & ODonnell.
“La estructura y asociación por lo cual un grupo
cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre
los miembros, identifica las relaciones e integra sus
actividades hacia objetivos comunes” Joseph L. Massie.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Se define como la forma o modo en que
se estructuran y ordenan las diversas
unidades administrativas que dependen del
poder ejecutivo, directa o indirectamente, a
través de las relaciones de jerarquía y
dependencia, para lograr unidad de acción,
de dirección y ejecución en la actividad de la
propia administración.
EL LEGAJO PERSONAL
Carpeta que contiene información
acerca de cada empleado de la empresa y
que se utiliza para realizar un seguimiento
de la relación laboral.
Sirve para fines internos
(promociones, licencias, vacaciones, entre
otros) como externos (inspecciones,
asignaciones familiares, presentaciones
judiciales, etc.)
ARCHIVOS INDIVIDUALES Y GRUPALES
Son todos aquellos documentos de los
empleados de la organización.
Los individuales son la ficha de cada
uno de los empleados.
Los grupales son todas las fichas que
se encuentran por departamento o los de
toda la organización.
INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS
Es el registro detallado de la información sobre el
personal de la empresa en cuanto a sus datos generales
de identificación, instrucción, capacitación, experiencia,
trayectoria en la empresa, perfil actitudinal y de
personalidad, así como desempeño laboral.
Su funciónConstituye una base general manual o
mecanizada, que concentra todos los datos e
información, a partir de la cual será posible
determinar el potencial humano con que cuenta la
empresa, ubicando y clasificando a los elementos
más idóneos con los que se podrá disponer para la
cobertura de vacantes.
El inventario de Recursos Humanos, se organizará clasificando la información del personal de acuerdo a los siguientes rubros:
o Datos Generales
o Aspectos Curriculares
o Desempeño Laboral
o Antecedentes Laborales
o Carrera Administrativa
o Evaluación Psicotécnica
FICHA INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Es un conjunto de elementos
interdependientes (subsistemas), lógicamente
asociados, para que a partir de su interacción se
genere la información necesaria para la toma de
decisiones.
Como el Gerente de Recursos Humanos es
el encargado de abastecer a todos los
departamentos de información importante acerca
del personal que existe en cada uno de los
organismos, para que los respectivos jefes
administren a sus subordinados de manera
adecuada.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Se obtiene datos e información de los
empleados, el ambiente empresarial, de
ambiente externo (mercado de trabajo,
exigencias de trabajos, etc.) y del macro-
ambiente (coyuntura económica, política, etc.).
Este flujo de datos experimenta un trabajo de
recolección, procesamiento y utilización. Algunos
datos se recolectan para evaluar y diagnosticar
las fuerzas de trabajo haciendo objetivas las
decisiones.
BASES DE DATOS
Es un sistema de almacenamiento y acumulación de
datos debidamente clasificados y disponibles para el
procesamiento y la obtención de información. Es muy
común que las bases de datos estén relacionadas entre si
por un software que ejecuta las funciones de crear y
actualizar archivos, recuperar y generar informes.
SOFTWARE
Es un conjunto
de programas,
instrucciones y reglas
informáticas que
facilita la ejecución de
ciertas actividades
empresariales,
haciéndolas más
eficaces y eficientes.
EXISTEN DOS GRANDES TIPOS DE SOFTWARE PARA RECURSOS HUMANOS:
Sistemas Duros :
Sistemas que nacen desde la nómina de personal o como un módulo más de un software y luego van adicionando funcionalidad estratégica de RRHH.
Sistemas Blandos :Están focalizados a
la gestión estratégica de RRHH donde generalmente no incluyen el módulo de nómina de personal y suelen incluir evaluaciones de identificación de habilidades y potencial, evaluación por competencias, autogestión del empleado de su desarrollo de carrera y cuadro de sucesiones.
INDICADORES DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Los pilares fundamentales de una gestión
moderna y eficiente de las organizaciones, son
la medición y control de las variables relevantes
definidas.
Cuando a cada variable se le determina y
asigna una meta o rango de acción se
constituye el Indicador de gestión (IG) o
también llamado Key Performance Indicator
( KPI)
Cada una de las áreas de la empresa
define para sí misma los indicadores sobre los
cuales será controlada su gestión, lo que en
adelante podría considerarse su desempeño.
ROTACIÓN
Se utiliza para definir la fluctuación de
personal entre una organización y su ambiente;
esto significa que el intercambio de personas
entre la organización y el ambiente se define
por el volumen de personas que ingresan en la
organización y el de las que salen de ella.
Rotación interna
Se define como el número de trabajadores que
cambian de puesto, sin salir de la empresa.
• TRANSFERENCIA: Se entiende por ésta, el cambio
estable a otro puesto, no supone mayor jerarquía, ni
mayor salario.
• ASCENSOS: Puede considerarse como el cambio de un
trabajador a un puesto de mayor importancia y salario.
• PROMOCIONES: Se entiende por éstas, el cambio de
categoría, consecuentemente, un incremento del salario
del trabajador, sin cambiar de puesto.
• DESCENSOS: Consiste en el paso de puestos de mayor
importancia y salario, a otros, que suponen características
inferiores en estos dos elementos.
Rotación externa Se refiere a la entrada y salida de personal de la organización, ésta se puede dar en casos como son: la muerte del
trabajador, jubilación, incapacidad permanente, renuncia del trabajador, despido, mala selección
e inestabilidad familiar; entre otras.Ventajas de la rotación de personal La empresa cuenta con personal más joven.El personal nuevo devenga salarios menores que el personal que tenga más antigüedad.En el caso de retiro, el personal tendrá menor cantidad de derechos. Permite tener trabajadores mejor capacitados.El personal nuevo puede aportar ideas frescas. Permite remplazar el personal que no tiene un buen desempeño
Desventajas de la rotación de personal
El alto costo que representa.
Se incurre en costos de desvinculación, tiempos
perdidos en producción, costos del Proceso de
Selección, Contratación, Capacitación y costo de
aprendizaje del nuevo elemento.
Falta de integración y coordinación del grupo de
trabajo, o del área en la que se produce la vacante.
La imagen de la empresa puede resultar afectada
con un alto índice de Rotación.
Posibilidad de divulgación de sistemas, fórmulas,
etc.
AUSENTISMO LABORAL
Según Chiavenato (2003):
Es el termino empleado para referirse a las faltas o
inasistencias de los empleados al trabajo. En sentido
más amplio es la suma de los períodos en que, por
cualquier motivo los empleados se retardan o no
asisten al trabajo en la organización.
Faltas o ausencias de los empleados al trabajo. Es decir,
es la suma de los períodos en que los empleados de la
organización están ausentes del trabajo, ya sea por
falta o por tardanza, debido a la mediación de algún
motivo.
El ausentismo laboral se da por una
interacción de diversos factores y de distintas
fuerzas que interactúan entre si, motivo por el
cual el empleado deja de presentarse en su sitio
de trabajo por motivos justificados o no,
podemos decir que la Legislación Laboral en la
mayoría de los países protegen a los
trabajadores en el caso que las ausencias sean
por razones de fuerza mayor, calamidad
domesticas o en el caso de las mujeres cuando
tienen algún tratamiento médico producto del
embarazo.
CAUSAS DEL AUSENTISMO LABORAL
El ausentismo se puede dar por:
estrés, fatiga, falta de motivación que
hace que los empleados no tengan
alicientes para asistir al trabajo, falta de
satisfacción personal, de bienestar físico
y mental con los compañeros de oficina, y
por supuesto por problemas de salud
físicos y mentales.
CAUSAS
Enfermedad comprobada Enfermedad no
comprobada Diversas razones de
carácter familiar. Tardanzas involuntarias
por motivos de fuerza mayor.
Faltas voluntarias por motivos personales
Dificultades y problemas financieros
Problemas de transporte
Baja motivación para trabajar
Clima organizacional insostenible
Falta de adaptación del trabajador a su puesto de trabajo
Escasa supervisión de la jefatura
Políticas inadecuadas de la organización
Accidentes de trabajo.
Como evitar el Ausentismo en las
Organizaciones:
Es importante que siga un control minucioso de los
ausentismos laborales, para conocer la evolución y así
estimar la real importancia de los indicadores calculados.
Es necesario planear y realizar estudios en forma
cuantitativa y cualitativa sobre las opiniones de los
trabajadores, acerca de las condiciones y medio ambiente
de trabajo, con el propósito de elaborar estrategias de
mejoramiento.
Debe planificar diferentes programas específicos de
salud, orientados a la prevención de enfermedades más
comunes en las empresas, tales como las respiratorias y las
musculares.
Coordinar con otras instituciones públicas y privadas la
realización de estudios y la organización de un centro de
información frente a la temática del ausentismo, que sea del
interés de los trabajadores, instituciones y empleadores.
Ofrecer charlas explicativas a sus empleados sobre las malas
posturas o los ejercicios que puedan realizar en la oficina.
Tenga en cuenta el sexo de sus empleados, la edad, los
cambios de clima y los turnos de trabajo, para obtener resultados
mucho más precisos en el estudio que realice en su empresa
sobre el absentismo
Si el índice de ausentismo en su empresa es muy alto,
entonces puede recurrir a los métodos tradicionales, poniendo
una máquina de control con tarjetas para que sus empleados
marquen tanto la hora de entrada como de salida.
Solicitar cada uno de sus trabajadores un informe de sus
actividades diarias, en el que pueda establecer el número de
horas trabajadas en una jornada normal, con el tiempo que les
llevó hacer las tareas asignadas.
AUDITORIA DE RRHHEs un conjunto de procedimientos, los cuales son
llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen
dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya
está establecido, así como también mejorar a cada uno de los
trabajadores de la organización.
Ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si
es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede
mejorar y de esta manera aportar más a su puesto.
Deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta
manera la empresa podrá tener un mejor control interno y
además que estará en constante crecimiento.
INDICADORES DE SATISFACCIÓN DEL PERSONAL
• Las mejoras de los procesos
provienen de los empleados
• Dejarán de contribuir al éxito de la
organización si no se sienten
motivados y si no se les concede
libertad para tomar decisiones
• Un indicador clave de resultados es
la satisfacción de los empleados
• La satisfacción es un poderoso
inductor de otros resultados como
por ejemplo la productividad
¿QUÉ MOTIVA LA SATISFACCIÓN?
• Si participan en las decisiones
• Si se sienten reconocidos por haber
hecho bien el trabajo
• Si tienen acceso a información suficiente
• Si se les anima de una forma efectiva a
ser creativos y a utilizar la iniciativa
• Si se sienten apoyados por los directivos
• Si están satisfechos, en general, con la
empresa
ENCUESTAS DE CLIMA
Medir el compromiso de los empleados con
encuestas regulares lo ayuda a detectar problemas a
tiempo. Los comentarios que obtiene lo ayudarán a
descubrir y abordar los problemas en forma
proactiva, mejorar la satisfacción y la productividad,
y conservar a los clientes que no quiere perder.
Si los empleados están satisfechos,
probablemente tengan una mejor relación con sus
compañeros de trabajo, clientes y socios, y
contribuyan a desarrollar la buena reputación de su
marca.
Utilice las encuestas de satisfacción para formar un
equipo de trabajo positivo y productivo.
LEYES LABORALES
El objetivo de las leyes laborales es
igualar el poder de negociación entre
empleadores y empleados. Principalmente,
estas leyes se ocupan de la relación entre los
empleadores y los sindicatos.
Las leyes laborales otorgan a los
empleados el derecho de formar sindicatos;
también permiten que empleados y
empleadores participen en determinadas
actividades (por ejemplo, huelgas, piquetes,
pedidos de medidas cautelares, paros
patronales) con el fin de satisfacer sus
demandas.
ORGANIZACIONES SINDICALES
Los sindicatos son organizaciones constituidas
por trabajadores del sector privado, y de las empresas
autónomas del Estado, que se rigen por las normas del
Código del Trabajo, y cuya finalidad es asumir la
legítima defensa y promoción de los intereses
económicos y sociales de sus asociados, Derechos que
están consagrados en la Constitución Política del
Estado.
Chiavenato define los sindicatos como: "una
agremiación o asociación constituida para defender los
intereses comunes de sus miembros". En términos bien
simples se entenderá Sindicato como una agrupación
de trabajadores que busca objetivos comunes,
básicamente para mejorar las condiciones laborales.
CONVENIOS COLECTIVOS DE TRABAJO
También llamado convenio colectivo de
trabajo (CCT) o convención colectiva de trabajo, es
un tipo peculiar de contrato celebrado entre un
sindicato o grupo de sindicatos y uno o varios
empleadores, o un sindicato o grupo de sindicatos y
una organización o varias representativas de los
empleadores (comités de empresa). En caso de que no
exista un sindicato, puede ser celebrado por
representantes de los trabajadores interesados,
debidamente elegidos y autorizados por estos últimos,
de acuerdo con la legislación nacional.
El contrato colectivo de trabajo puede regular todos los
aspectos de la relación laboral (salarios, jornada, descansos,
vacaciones, licencias, condiciones de trabajo, capacitación
profesional, régimen de despidos, definición de las categorías
profesionales), así como determinar reglas para la relación entre
los sindicatos y los empleadores (representantes en los lugares
de trabajo, información y consulta, cartelera sindical, licencias y
permisos para los dirigentes sindicales, etc.)
Este tipo de contrato de trabajo se aplica a todos los
trabajadores del ámbito (empresa o actividad) alcanzado, aunque
no estén afiliados al sindicato firmante. También, aunque
depende de la legislación de cada país, en los casos de CCT que
abarcan un oficio o una actividad, suele aplicarse a todas las
empresas del ámbito que alcanza el contrato, aun aquellas que no
se encuentran afiliadas a las organizaciones de empleadores
firmantes del CCT.
Las condiciones del convenio suelen considerarse
como un mínimo. El contrato individual que firme cada
trabajador puede mejorarlas (más sueldo, más descansos,
etc.), pero no puede establecer condiciones más
desfavorables para el trabajador, licencias, condiciones de
trabajo, capacitación profesional, régimen de despidos,
definición de las categorías profesionales, así como
determinar reglas para la relación entre los sindicatos y
los empleadores (representantes en los lugares de
trabajo, información y consulta, cartelera sindical,
licencias y permisos para los dirigentes sindicales, etc.).
Por ello, en algunos ordenamientos los convenios
colectivos se asemejan en su tratamiento a normas
jurídicas de aplicación general (leyes o reglamentos).
El contrato colectivo de trabajo está precedido y es
resultado de una actividad de negociación colectiva entre
las partes.
