LA COMUNICACIÓN VIRTUAL: “Una forma eficiente y eficaz de comunicación, control y simplificación de trámites”.

Pedro Sayago Rojas

Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Pedrosayago@cccucuta.org.co

Simplificación de Trámites:

Los antecedentes normativos de la existencia y funciones de la actual Dirección de Ordenamiento Jurídico, encargada de las funciones relacionadas con la simplificación del ordenamiento jurídico se encuentran contenidos en los Decretos 2157 de 1992, 2618 de 2000, 2490 de 2002 y el que rige actualmente el Decreto 200 de 2003.

Centro de Atención Empresarial:

Es un programa dirigido al sector empresarial, a través de los Centros de Atención de Atención Empresarial, CAE's, que tiene como objetivos integrar las empresas del sector informal al desarrollo formal de actividades mercantiles, facilitar la entrada de nuevas empresas, mejorar el acceso a la información sobre trámites y minimizar los pagos, diligencias, requisitos y plazos que deben realizar los empresarios.

El proyecto es impulsado a escala nacional por el Banco Interamericano de Desarrollo, BID y las Cámaras de Comercio y Alcaldías de Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena y Medellín. La implementación del programa demandó una inversión de US $ 3.100.000, de los cuales el BID aportó un crédito no reembolsable de US $ 1.900.000 y las Cámaras y Alcaldías US $ 1.200.000. La Cámara de Comercio de Cali invertirá la suma de US $ 140.000 a 30 meses.

Este programa nació como una respuesta al alto nivel de informalidad de las empresas establecidas en el país que llega al 50 % del total, problema generado, en buena parte, por la obligación de diligenciar numerosos formularios para su formalización, la ausencia de coordinación y de intercambio de información entre las instituciones públicas y la falta de nivelación tecnológica en sistemas de información.

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La segunda etapa de este programa se extendió a once ciudades más de Colombia entre las que se encuentra Cúcuta y que la fecha con recursos propios y del Gobierno de la Países Bajos se han invertido $ 91 millones de pesos para los años 2007 y 2008.

Que es un CAE?

Un CAE es un Centro de Atención Empresarial o “VENTANILLA ÚNICA”, es un servicio concebido por la Cámara de Comercio para la prestación de servicios simplificado de creación y fortalecimiento de empresa.

Que comprende un CAE?

Comprende obligatoriamente cuatro elementos básicos de atención: 1) Información; 2) Asesoría; 3) Terminales de Autoconsulta y 4) Ventanilla Única.

Ventanilla Única: Fase final o tercera de las anteriores en la cual el empresario realiza la transacción en las mismas ventanillas actuales de atención con que cuenta la Cámara de Comercio.

OBJETIVOS DE CAE:

1.- CON UN SOLO DOCUMENTO

2.- EN UN MISMO LUGAR

3.- EN BREVE TIEMPO, y,

4,.-CON EL MÍNIMO COSTO

CONVENIOS EXISTENTES:

1.- Convenio suscrito con el Hospital Universitario “Erasmo Meoz” para el pago y recaudación de la Estampilla Pro Hospital.

2.- Convenio en trámite con la Gobernación para el pago y recaudo del Impuesto de Timbre.

3

Requerimientos tecnológicos de la Alcaldía

31/ 08/ 200701/ 03/ 20073.000.000C.C.C.Pentium IV PC con Internet para actualización US

31/ 10/ 200710/ 08/ 200710.000.000Alcaldía $3'000.000C.C.C. $7'000.000

* Alquiler 3 equipos - 3 meses* Convenio Pasantía Estudiantes Ing.Civil o afines * Contratación Líder Implementación

Implementar Modelo de datos para cargue en el Aplicativo de Uso de Suelos

31/ 08/ 200701/ 05/ 2007Confecámaras

C.C.C.

Implementar software de Uso de Suelos

15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía

Implementar software que enrute al Servidor de I y C mediante WS con su respectiva trazabilidad

15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía512 Mínimo o ADSL con IP fija

Canal dedicado Internet

07/ 09/ 200713/ 08/ 20076.000.000C.C.C.

Tipo Rack - 2 D.D. 73 GB - 2 GB RAM - Procesador Intel Xeon 4G

Servidor Internet

Fecha Entrega

Fecha Inicio

Ppto.Estimado

ResponsableCaracterísticasDetalle

31/ 08/ 200701/ 03/ 20073.000.000C.C.C.Pentium IV PC con Internet para actualización US

31/ 10/ 200710/ 08/ 200710.000.000Alcaldía $3'000.000C.C.C. $7'000.000

* Alquiler 3 equipos - 3 meses* Convenio Pasantía Estudiantes Ing.Civil o afines * Contratación Líder Implementación

Implementar Modelo de datos para cargue en el Aplicativo de Uso de Suelos

31/ 08/ 200701/ 05/ 2007Confecámaras

C.C.C.

Implementar software de Uso de Suelos

15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía

Implementar software que enrute al Servidor de I y C mediante WS con su respectiva trazabilidad

15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía512 Mínimo o ADSL con IP fija

Canal dedicado Internet

07/ 09/ 200713/ 08/ 20076.000.000C.C.C.

Tipo Rack - 2 D.D. 73 GB - 2 GB RAM - Procesador Intel Xeon 4G

Servidor Internet

Fecha Entrega

Fecha Inicio

Ppto.Estimado

ResponsableCaracterísticasDetalle

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Requerimientos tecnológicos de la Cámara de Comercio de

Cúcuta

Detalle Características Confecámaras C.C.C.

Call Center

Telefonos IP Cysco 2940

Software Call Center

Recurso Humano 2 Operadores

Digiturno

Sede Ppal 2 Tableros Generales 1

12 tableros individuales (8 Cajas - 4 asesores empresariales) 5

13 terminales virtuales (Software) 5

1 Terminal Virtual - Impresora

2 señalización - General

12 señalizaciones - Individual

1 señalización - Orientador

1 Lantronix - Interface de red

Sede Av. Cero 1 Terminal Virtual - Impresora

1 Tablero general

4 Terminales virtuales

1 Señalización - General

3 Señalizaciones - Individual

1 señalización - Orientador

1 Lantronix - Interface de red

3 Tableros Individuales

Abogado Asesor Portal

Equipos 13 PCS 6 7

Sede Principal 1 Orientador

2 Asesores Empresariales

2 Terminales de Autoconsulta

2 Informadores Call Center

1 abogado contacto portal

Sede Av. Cero 1 Orientador

1 Asesor Empresarial

2 Ventanillas únicas

1 Terminal de Auto consulta

CAPACITACION

Uso de Suelos Alcaldía

Industria y Comercio Alcaldía

Servicio Al Cliente Universidad Sergio Arboleda

Digiturno CIEL

Proceso CAE Universidad Sergio Arboleda

Manejo del Portal Universidad Sergio Arboleda

5

PROPUESTA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES (VENTANILLA ÚNICA

PARALELO PROCEDIMIENTO ACTUAL CON VENTANILLA ÚNICA REFERENTE A INVERSIÓN

$ 217.000 $ 361.000 RÉGIMEN SIMPLIFICADO

$ 217.000 $ 420.000 RÉGIMEN COMÚN

TOTAL INVERSION DE CONSTITUCIÓN

$ -$ 62.700 2. Régimen simplificado

$ -$ 21.700 1. Régimen Común Total

$ 1.000 Transporte Recibe y continúa con el

trámite. 3

$ 59.000 2. Régimen simplificado

$ 118.000 1. Régimen Común Cancela en los bancos habilitados para el pago. 2

$ 2.000 3. Transporte

$ 200 2. Fotocopia de la Cédula del

representante legal.

$ 500 1. Fotocopia del registro de la

Cámara de Comercio. Presentar en la ventanilla los documentos correspondientes.

1

Industria y Comercio

Inversión (Propuesta)

Inversión (Actual)

Requisitos/Gastos/PagosActividadNº

$ 217.000 $ 361.000 RÉGIMEN SIMPLIFICADO

$ 217.000 $ 420.000 RÉGIMEN COMÚN

TOTAL INVERSION DE CONSTITUCIÓN

$ -$ 62.700 2. Régimen simplificado

$ -$ 21.700 1. Régimen Común Total

$ 1.000 Transporte Recibe y continúa con el

trámite. 3

$ 59.000 2. Régimen simplificado

$ 118.000 1. Régimen Común Cancela en los bancos habilitados para el pago. 2

$ 2.000 3. Transporte

$ 200 2. Fotocopia de la Cédula del

representante legal.

$ 500 1. Fotocopia del registro de la

Cámara de Comercio. Presentar en la ventanilla los documentos correspondientes.

1

Industria y Comercio

Inversión (Propuesta)

Inversión (Actual)

Requisitos/Gastos/PagosActividadNº

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Sistema de Producción Documental:

Según el Programa de Gestión de la Calidad ISO 9000 para el CINDOCCC, se estableció una serie de formatos que miden la calidad de la presentación en los memorandos, circulares, cartas, etc., esto con el fin de mejorar la imagen corporativa . De acuerdo al control de calidad que se realiza en el CINDOCCC, se analizó que aun no hay unidad de criterios para la elaboración de correspondencia, por esta razón se organizó el siguiente Taller para cumplir con el objetivo del PGC ISO 9000

Qué es un programa de Gestión Documental

Organización de la

documentación producida

y recibida por la Cámara

Con el objeto de facilitar

su producción, trámite,

utilización y conservación.

Desde su origen

hasta su destino

final Proceso archivístico

sistemático encaminado al

Eficiente, eficaz y

efectivo manejo y

7

Por qué el Programa de Gestión Documental

ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Producción o Recepción

Trámite

Distribución

Consulta Retención Almacenamiento Recuperación

Protección

Preservación Temporal DISPOSICI

ÓN

FINAL

Conservación

Permanent

Eliminación

NORMALIZAR

COMITÉ DE ARCHIVO

Ley 594 de 2000

“LEY GENERAL DE ARCHIVOS”

CAMARAS DE COMERCIO

8

Comunicación escrita interna

Comunicado Interno

DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO

DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

DIRECTOR COMUNICACIONES

DIRECTOR EJECUTIVO

memorando memorando

Hacia Los demás funcionarios

DIRECTORA CENTRO CONCILIACION

Los memoran solo los firma el Director Ejecutivo y

Directores de

DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO

DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

DIRECTOR COMUNICACIONES

Comunicado Interno

Hacia y desde los demás

funcionarios

DIRECTORA CENTRO

CONCILIACION

Comunicado Interno

COORDINADORAS DE CALIDAD

ASISTENTES

CONTADORA

JEFES DE ÁREA

Numeración consecutiva independiente

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Comunicaciones Externas

Firmas autorizadas en las cartas comerciales y circulares externas

Conciliadores

500

Dirección Comunicación

200

Directora

Administrativa y Financiera

Árbitros

410

Jefe Unidad de Afiliados

312

Abogada Aux.

Embargos

311

Asistente Registro

ESAL

330

Directora Conciliación y Arbitraje

400

Director Promoción y Desarrollo

300

Director Registros Públicos

100

Director Ejecutivo

10 - Presidente

Conciliadores

500

Dirección Comunicación

200

Directora

Administrativa y Financiera

Árbitros

410

Jefe Unidad de Afiliados

312

Abogada Aux.

Embargos

311

Asistente Registro

ESAL

330

Directora Conciliación y Arbitraje

400

Director Promoción y Desarrollo

300

Director Registros Públicos

100

Director Ejecutivo

10 - Presidente

De la Cámara de Comercio

de Cúcuta

Personas Naturales

Entidades Públicas

Empresas Privadas

Proveedores

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Sistema de Gestión Documental MERCURIO:

OBJETIVO GENERAL El proyecto “Gestión Electrónica Documental” consiste en la automatización de los procesos corporativos soportados en gestión de documentos e información; entregando beneficios de trámite y consulta eficiente, y manteniendo la seguridad e integridad de los documentos que ingresan, circulan y salen de la CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA. BENEFICIOS ESPERADOS REDUCCION DE COSTOS / AÑO (Millones de pesos)

• Demandas, sanciones y multas • Personal de Archivo documental • Mensajería interna, local y nacional • Suministros e insumos para impresoras, copiadoras y faxes • Optimización de procesos soportados en gestión documental • Reducción del espacio físico destinado a Archivo

MEJORAMIENTO ATENCION A CLIENTES

• Respuesta a clientes en los tiempos establecidos por Ley • Consulta simultánea y en línea de los documentos por los Usuarios, sin importar

su cantidad y ubicación física • Reducción de tiempos de espera

INCREMENTO DE LOS NIVELES DE CONTROL

• Monitoreo en línea de las actividades realizadas por el personal • Control centralizado y en línea de la documentación • Métricas de desempeño • Informes de Gestión

ALTO NIVEL DE SEGURIDAD

• Accesos restringidos por dependencia, tipo de expediente y subcarpeta • Documentos encriptados • Protección de documentos • Firmas electrónicas y digitales

AHORROS ECONOMICOS EN PAPELERIA

• Ejecución Presupuesto 2007 $52.000.000 • Ejecución Presupuesto 2008 $21.000.000 • Ahorro $31.000.000

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COMO RADICAR UN DOCUMENTO INTERNO POR WORKFLOW En la Cámara de Comercio de Cúcuta existen las siguientes rutas de trabajo (workflow) implementadas en el Sistema de Gestión Documental MERCURIO

1. CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE MAYOR Y MENOR CUANTIA 2. EJECUCIÓN PAGOS A PROVEEDORES 3. SOLICITUD DE TIQUETES 4. SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE 5. SOLICITUD COMPRA POR CAJA MENOR 6. REPRESENTACION INSTITUCIONAL

La plantilla o formato establecido por el Sistema de Gestión de Calidad ISO9000 en el proceso de Contratación es la SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO PRIMER PASO: RADICAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA INGRESE EL USUARIO Y LA CLAVE / UNA VEZ EN LA PÁGINA PRINCIPAL SELECCIONE /MENU PRINCIPAL / RADICACIÓN / DOCUMENTO INTERNO Diligenciar la Ficha de Radicación Documento Interno: Cuando este diligenciando la ficha tenga en cuenta lo siguiente

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Seleccione la plantilla indicada En el campo enviado por seleccione el nombre del Director Ejecutivo En el campo de asunto seleccione alguno de los siguientes códigos de asunto. el sistema automáticamente diligencia el resto de campos.

CÓDIGO ASUNTO PLANTILLA OBSERVACIÓN

006 AUXILIO PARA FUNCIONARIOS

COMUNICADO INTERNO

Se utiliza para tramitar Auxilio educativo para funcionario o hijos de funcionarios, Auxilio funerario, Auxilio de lentes.

088 PAGOS A PROVEEDORES

Esta ruta se inicia en la ventanilla de recepción de correspondencia del CINDOCCC cuando se reciben facturas o Cuentas de Cobro.

160 SOLICITUD DE COMPRA O

CONTRATACIÓN

SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO

Se utiliza para tramitar absolutamente todas las compras o contrataciones de algún bien o servicio de mayor o menor cuantía en la Cámara de Comercio de Cúcuta

150 SOLICITUD DE COMPRA DE

TIQUETES AEREOS / TERRESTRES

SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO

Se utiliza para tramitar la compra de tiquetes aéreos o terrestres.

152 SOLICITUD DE GASTOS DE

VIAJES

SOLICITUD Y LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE

Se utiliza para solicitar gastos de viaje.

208 COMPRA POR CAJA MENOR

SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO

Se utiliza para solicitar compra o gasto menor de $60.000. (CAJA MENOR)

267 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

COMUNICADO INTERNO

Lo utilizan los funcionarios que manejen la caja menor.

En el campo de Referencia: indique resumidamente que esta solicitando, este dato sirve para una posterior consulta. En el campo de Observaciones, anexos y folios es opcional. Verifique la información digitada y GUARDE. SEGÚN PASO: ELABORAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / PRINCIPALES / Crear/indexar imagen Algunos campos del formato ya vienen diligenciados, complete el formato con toda la información solicitada. Por ejemplo:

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El campo de los Códigos de programa, centro de costos y rubro, siempre deben ir diligenciados, debe averiguarlos con la secretaria de cada departamento, profesional coordinador del programa o profesional de presupuesto. En el campo Detalle, especifique exactamente que bien o servicio necesita, Ej. Características, color, tamaño, cantidad, referencia, marca, cantidad. En el precio aproximado, averiguar con la sección de compras en el listado maestro de precios el valor de los artículos, solicitar una cotización al proveedor y generar una respuesta solicitando el pedido interno. En el campo Justificación: redacte el porque solicita el bien o servicio. En el campo observaciones: indique el nombre y NIT proveedor. Si es un proveedor nuevo anexe el RUT Por seguridad informática usted debe guardar el documento (en este caso la solicitud de pedido interna) en un directorio de su PC, el sistema nombra el archivo automáticamente con el número de radicado.

El sistema le solicita actualizar los cambios en el servidor; pique en examinar busque la ruta del directorio en el PC y actualice.

NOTA: tenga en cuenta: cada vez que usted le haga algún cambio al documento (en este caso la solicitud de pedido interna) actualice los cambios en el servidor. TECER PASO: DAR GESTIÓN A LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / GESTIÓN Primero envíe una copia al Director del Departamento al cual usted pertenece para el visto bueno ( Menú/Gestión/Copias/Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar Segundo, cuando el Director de Departamento de el visto bueno por medio de un comentario, envíe una copia al Director Ejecutivo (Menú/ Gestión/Copias/ Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar. Debe esperar hasta que el Director Ejecutivo firme para iniciar el proceso de compra o contratación, o sea iniciar el workflow Ruta de Compra o Contratación. Tercero, ya firmada la Solicitud de Pedido Interna por el Director Ejecutivo inicie la Ruta. (Menú/Gestión/Enviar a Destino/ workflow). Este paso mucha de las veces se olvida y por este pequeño detalle nunca les llegara el pedido solicitado.