LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Hablo porque conozco mis necesidades,dudo porque no conozco las tuyas.

Mis palabras vienen de mi experiencia de vida.Tu entendimiento viene de la tuya.

Por eso, lo que yo digo, y lo que tu oyes,puede no ser lo mismo.

Por lo que si tu escuchas cuidadosamente,no sólo con tus oídos, sino también con tus ojos y tu

corazón,puede ser que logremos comunicarnos.

Herbert. G.Lingren  

LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

ObjetivosEl taller tiene como propósito:• Mostrar la relación entre la comunicación y la efectividad del trabajo en equipo, tanto al interior como al exterior de las empresas e instituciones. • Comprometer a los participantes con una comunicación más efectiva y satisfactoria, generando transformaciones que contribuyan al desarrollo de la organización en que se desempeñan.

• Optimizar las relaciones humanas y el intercambio interpersonal entre los participantes, y de éstos con los miembros de sus grupos de pertenencia laborales y extra laborales.

Los participantes al finalizar del taller deberán ser capaces de:

• Comprender cómo la comunicación en sus diversos aspectos afecta al comportamiento humano y social en el trabajo;• Conocer las principales debilidades y fortalezas de sus habilidades de comunicación para el trabajo en equipo; • Identificar los principales bloqueos y oportunidades a la comunicación dentro de la empresa y en la relación de ésta con su entorno;• Seleccionar y, en lo posible, implementar alternativas comunicacionales creativas e innovadoras, que contribuyen al cambio positivo del trabajo en equipo dentro de su empresa

1. Elementos de la comunicación. 2. El proceso de la comunicación.

3. Preguntar y Escuchar. 4. Claridad, Precisión, Congruencia y

Oportunidad. 5. Efectividad en las relaciones

interpersonales. 6. Canales de Comunicación.

7. Asertividad.

CONTENIDOS

QUE ES LA COMUNICACION

La comunicación es la trasmisión de Información y entendimiento

mediante el uso de símbolos comunes, estos símbolos

comunes pueden ser verbales o no verbales.

Comunicación efectiva Se puede considerar que una comunicación es

efectiva cuando reúne las siguientes características.

a) El mensaje que se desea comunicar llega a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlo.

b) La consecuencia de la comunicación es el cambio de conducta esperado en el receptor.

c) Cuando no es unilateral, sino que estimula la retroalimentación al mensaje enviado( mensaje de retorno), ya que es igualmente importante saber escuchar, tanto como saber hablar.

d) Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y el no verbal

e) Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la actitud apropiada.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN .

Emisor Receptor Mensaje Canal o Medio y La Retroalimentación

El proceso de comunicacióny sus elementos

Comunicar quiere decir poner en común, estar enrelación, compartir. Cuando dos o más personas seencuentran entran en relación, se comunican. Perocada una aporta una situación personal diferente.

Con sus capacidades Con sus motivaciones: satisfacciones y frustaciones Con sus actitudes: positivas y negativas Con sus rendimientos: éxitos y fracasos Con su personalidad Con su situación: individual y social

Los elementos o factores de la comunicación humana son: fuente, emisor o codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario).•Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario. •Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización...) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo. •Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización...) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza el feed-back o retroalimentación. •Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática..., todo lo que nos rodea son códigos. •Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información. •Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una coexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica. •Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. •Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo. •Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio.También suele llamarse ruido •Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactnividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta...) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces solo hay información mas no comunicación.

EL PROCESO DE LA COMUNICACION

Elementos del Proceso de la comunicación

PREGUNTAR Y ESCUCHAR Habilidad de Escuchar

Dentro de la habilidad de escuchar hay ciertos elementos que debemos mejorar para mejorar nuestro nivel de escuchar. El primer elemento es la percepción (hay que prestar total atención a lo que la otra persona expresa), luego las distracciones (se debe estar enfocado en la persona que habla) y por último la evaluación (se debe analizar lo que escuchamos para extraer lo más importante).

Habilidad de PreguntarDebemos saber como preguntar, que vocabulario debemos utilizar, realizar preguntas abiertas u ofrecer distintas alternativas para contestar. Esta es la manera más importante y más directa y sencilla para recoger informacion.

Dinamica: Me gusta escuchar.-Parafrasear

Se divide la clase en grupos de cuatro alumnos. En cada grupo habrá un padre, una madre, una hija y un observador.La dinámica consiste en planear unas vacaciones todos juntos. Cada uno de los personajes debe elegir una de las siguientes actitudes: Autoritaria, conciliadora o quejica. Esta elección será secreta y no se la contará a nadie.

Hay una regla: Antes de hablar hay que hacer un resumen correcto de lo que ha dicho la persona que ha hablado antes. Si la persona parafraseada no está de acuerdo con el resumen, lo dice y vuelve a tener la palabra.

El observador, aparte de observar cómo se desarrolla la dinámica, deberá estar especialmente pendiente de que se cumpla la regla.

Tras algunos minutos podemos pasar a evaluar cómo nos hemos sentido, cuán difícil ha sido mantener la regla y por qué, qué ocurre habitualmente cuando discutimos con alguien...

Dinámica sobre comunicación: parafrasearNormalmente cuando escuchamos ya estamos pensando en lo que debemos contestar. Para romper esta dinámica, aparece la escucha activa.La mayoría de las veces resumimos rápidamente para contar lo que queremos contar realmente. Parafrasear no es esto. Parafrasear es resumir diciendo si lo hemos entendido bien o estamos equivocados.El parafraseo es tanto más eficaz cuanto menos se nota.Cuando se parafrasea se va quitando leña al fuego.Además, cuando se parafrasea puede ocurrir que la otra persona se dé cuente de lo que dijo, pero que no era lo que quería decir, y puede permitir rectificar.El parafraseo puede ser una herramienta de transmisión de información. Puede ser fundamental en la educación. Por ejemplo, cuando explicamos algo es fundamental que si los alumnos no lo han entendido, intenten explicarlo con sus palabras. Es importante porque hace utilizar un código común.Reflejar es parafrasear pero en sentimientos.

HABILIDADES PARA UNA BUENA COMUNICACION

Las podemos diferenciar en dos tipos:A) Habilidades de Recepcion 1. Escucha Activa: Capacidad de escuchar lo

que el otro esta diciendo. Es activa por el esfuerzo que se hace, y porque el otro se da cuenta de que esta siendo escuchado, mediante un lenguaje no verbal que indica nuestro interes, y tambien mediante las preguntas

2. Empatia: Es entender las motivaciones del otro, porque dice lo que dice, y hace lo que hace. La empatia es ¨ ponerse en los zapatos del otro ¨

HABILIDADES DE EMISION

1. Mensaje claro, coherente y sincero

2. Lenguaje no verbal congruente

3. Empatia

EFECTIVIDAD EN LAS RELACIONES INTERPERSONALES.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Existen ciertos factores

presentes en el proceso de comunicación que obstaculizan el intercambio de información estos son:

AmbientalesVerbales

Interpersonales

ELEMENTOS PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN

Deje de pelear por el poder.

Reconozca sus conductas negativas.

Identifique las señales de aviso.

Tome “tiempo fuera”.

Identifique los factores precipitantes.

ELEMENTOS PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN

Respete a los demás.

Comuníquese a nivel de sentimientos.

Valore los aspectos personales de otros.

Ofrezca sus comentarios

Cambie

TAMBIÉN ES IMPORTANTE….

Mantener contacto visual directo

Adoptar una postura abierta y relajada

Asegurarse que la expresión facial coincida con el mensaje

TAMBIÉN ES IMPORTANTE….

Mantener un tono de voz modulado y estable

Escuchar a los demás y demostrarles que escuchó

De ser necesario hacer preguntas para aclarar dudas

CARACTERÍSTICAS DE UNA MALA COMUNICACIÓN Inhabilidad para

expresar libremente sus sentimientos

Facilidad para expresar coraje

Inhabilidad para sentirse bien consigo mismo

Sentimientos de inseguridad

CARACTERÍSTICAS DE UNA MALA COMUNICACIÓN Falta de autocontrol Falta de

conocimientos y destrezassobre la buena comunicación.

No saber escuchar. Encerrarse en las

mismas ideas y no abrirse al diálogo.

¿COMO SOLUCIONAR UNA MALA COMUNICACIÓN? Tomarnos un tiempo

para tranquilizarnos. Expresar la

importancia de comunicarnos en forma calmada y clara

Explicar cómo el mensaje de uno impactó o afecto al otro y derivo en un mal entendido

¿COMO SOLUCIONAR UNA MALA COMUNICACIÓN?

Pedir a la otra persona que comparta lo que siente sobre lo que está sucediendo

Explorar diversas formas de evitar la mala comunicación en situaciones futuras

RECOMENDACIONES….

Siempre tratar de comunicarnos a nivel de sentimientos.

Expresar en el momento lo que se sienta a la persona que nos lo hizo sentir.

Pensar antes de hablar.

Animar a otros a expresar lo que sienten.

No acusar en el momento de comunicar nuestros sentimientos.

Alentar la expresión de sentimientos.

Dinamica del circulo de conversacion.

RECOMENDACIONES….

Siempre tratar de comunicarnos a nivel de sentimientos.

Expresar en el momento lo que se sienta a la persona que nos lo hizo sentir.

Pensar antes de hablar.

Animar a otros a expresar lo que sienten.

No acusar en el momento de comunicar nuestros sentimientos.

Alentar la expresión de sentimientos.

CANALES DE COMUNICACION

CANAL O MEDIO: Soporte físico en que se expresa o manifiesta el mensaje. El vehículo o medio que transporta los mensajes: memoranda, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc.

Los canales pueden ser formales e informales; los primeros son aquellos que deben planearse y estructurarse adecuadamente, los segundos surgen espontáneamente en la organización. No son planeados y siguen las corrientes de simpatía y acercamiento entre los miembros de la organización. Pasan de una persona a otra y se deforman en cada transmisión. Están constituidos por rumores, chismes, etc.

Por su dirección los canales de comunicación se dividen en: verticales descendentes, verticales ascendentes y horizontales o de coordinación.•Canales verticales descendentes: Se basan en la autoridad que tiene quien manda a otros, sobre lo que deben o no deben hacer; siempre provienen de un jefe y se dirigen a uno o varios subordinados. Ejemplos: órdenes, circulares, boletines, etc.•Canales verticales ascendentes: Se basan en la doble urgencia que todo humano siente de expresarse, y de la necesidad de que el jefe obtenga información sobre los intereses y labores del empleado. Ejemplos: informes, reportes, quejas, sugerencias, etc. Con frecuencia se presta gran atención a los canales descendentes y se descuida los ascendentes.•Canales horizontales o de coordinación: Se basan en la necesidad de transferir e intercambiar dentro de un mismo nivel jerárquico, información sin deformación, ideas, puntos de vista, conocimientos, experiencias, etc.

Tipos de lenguaje:La comunicación de una persona para que sea realmente efectiva, debe ser armónica,equilibrada en cuanto a los recursos o lenguajes que utilice, de allí quecomunicacionalmente se hable de:?? Lenguaje escrito ( a través de la escritura)?? Lenguaje oral ( conversaciones, discursos, conferencias, charlas )?? Lenguaje corporal ( movimientos del cuerpo en el espacio, gestosfaciales, de manos, etc.)La transmisión y efectividad de los mensajes tienen mucho que ver con el tipo delenguaje utilizado. En el caso de presentaciones orales, la correspondencia entre lapersona, el mensaje, el tono de voz y los gestos es indispensable, ya que losmensajes emitidos son percibidos por una especie de filtro que recibe información,gestos, tono de voz, todo ello de forma global.

Transmisión de un proceso efectivo de comunicaciónInformación Relación( el qué ) ( el quién )TransmisiónVocalVerbal Visual55%Visual38%Vocal

Ver comunicación interpersonal….

Impacto relativo de los canales de transmisiónen un proceso de comunicaciónPor lo anterior es importante verificar si el mensaje verbal coincide con el corporal,por ejemplo, si se tiene un problema de salud y se le dice que se siente bien, verifiquesu cuerpo, su rostro, donde están sus brazos.

Comunicación asertiva:

El proceso de comunicación visto de forma teórica o para efectos de análisis, pareciera sencillo, pero dicho proceso se ve interferido por variables tales como ruidos durante el envío ( tergiversaciones del mensaje o chismes) o ruidos personales (rodeos), como inseguridades, timidez, falta de estima, entre otros.En virtud de lo anterior consideramos relevante rescatar dos conceptos muy importantes para cualquier proceso de comunicación: autoestima y asertividad.

ASERTIVIDAD

Autoestima:Es la expresión si lastima ni complejos de sí mi mismo. Un crecimiento personalsin evaluaciones ni chantajes hacia sí y hacia los que nos rodean. Una fuerza internaque centra y organiza los procesos individuales. Si se recurriera a algunos sinónimosautoestima es autovaloración, autoimagen, autoconfianza.Una comunicación basada en la propia estima tendrá congruencia, es decir sehará verdadero contacto y se será emocionalmente sincero con nosotros mismos ycon nuestro interlocutor.Asertividad:Este es otro componente esencial para el equilibrio en las relaciones humanas.Asertividad es autoafirmación, es la expresión cabal de mis sentimientos.

Comunicación asertiva es la respuesta oportuna y directa, que respeta la posiciónpropia y la de los demás, que es honesta y mesurada para con los involucrados.Los niños por excelencia son muy asertivos, van directo a sus necesidades ysentimientos, y se caracterizan por ser descriptivos en sus percepciones u opiniones,de allí que no hagan juicios o evaluaciones de la conducta de los otros, solo ladescriban. De ellos hay que aprender.