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LA CONTABILIDAD ANALÍTICA EN LA UNIVERSIDAD DE GIRONA (UdG)
UN PROCESO TRANSVERSAL DE TOMA DE DECISIONES
Astor
Objectivo
La contabilidad analítica ha llegado a ser una necesidad imperiosa en el nuevo contexto de restricciones económicas y de cambio en el modelo de financiación autonómico. A nivel interno, ha de de proporcionar un mejor conocimiento de las actividades realizadas, de sus costes y de los resultados obtenidos para facilitar la toma de decisiones .
Permanentemente Actualizado
Desde el inicio queríamos un sistema
Global Consistente Flexible
Global – n bases de datos
Gaus.NET (matrícula)
Falcó (Investigación y grupos)
RRHH (personal y costes nóminas)
SISTEMA GLOBAL - Bases de datos que confluyen en la contabilidad analítica
Cargos académicos (Secretaría General)
Àliga (contabilidad
presupuestaria y financiera)
PGA (Plan docente)
Àliga espacios (M2 centros de coste)
€ (costes) € (ingresos y costes)
€ (costes)
Activos muebles (amortizaciones)
€ (ingresos)
La contabilidad analítica no contiene verdades,
sino convenciones
Premisa de partida
El modelo de contabilidad analítica ► debe sustentarse sobre el modelo CANOA y ► debe aportar datos sobre modelo UNEIX
El proceso de construcción del modelo – Fase 1
Responsable proyecto y equipo
• El responsable del proyecto. Nivel gerencial de la Universidad. Vicegerente de Economía (equipo de Gerencia) √ garantía de implicación de la dirección ejecutiva √ garantía de poder atender las necesidades de recursos √ mayor encaje con el equipo rectoral • El equipo funcional se compuso con 4 miembros técnico de los principales servicios gestores
de la Universidad, coordinados por un técnico de gerencia: - - Gabinete de Planificación y Evaluación (actividad Académica). Unidad responsable del
tratamiento de datos y elaboración de informes. - - Oficina de Investigación - - Servicio de Recursos Humanos - - Servicio de Economía
• El técnico informático se contrató externamente. Profesional con experiencia en programación económica de la Universidad, dirigido por el servicio informático.
El equipo de trabajo (2)
EL EQUIPO DE TRABAJO: Ventajas y desventajas de su composición Dirección gerencial: Ventajas: integración del proyecto en la estrategia de la dirección de la universidad, mantenimiento del interés a largo plazo y garantía obtención recursos necesarios Desventajas: alto nivel de ocupación, dedicación fluctuante según coyuntura económica, y posible ralentización en la consecución de los hitos:Es preciso coordinar el proyecto desde otro perfil. Miembros diseñadores y ejecutores “internos”: Ventajas: conocimiento profundo de la realidad de la universidad, de los procesos de gestión, de los aplicativos, de la estructura organizativa, directiva y de gestión, de los campus y de la gestión de los recursos. √ avance rápido √ reflexión rica y profunda, √ sinergias valiosas y de largo recorrido Desventajas: peligro de no conseguir alejarlos de las funciones que tienen encomendadas. El contexto de restricciones presupuestarias y de incertidumbre en el futuro impidió poder destinar su tiempo al proyecto de manera preferente.
Técnico informático externo: libertad persona contratada versus no garantía de estabilidad
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MODELO. Fase 1. Enero 2011 – Junio 2011
√ Adaptar visión y razonamiento a la estructura de ejes: - Elemento de coste ¿Qué tipo de gasto? - Centro de coste ¿Quién o qué unidad lo realiza? - Actividad realizada ¿Para qué realizamos el gasto?
√ Enfrentar las bases de datos, su calidad y la necesaria interrelación - Examinar conjuntamente con los responsables informáticos de qué BBDD disponemos y de las interrelaciones posibles. - Análisis de las primeras consultas o vistas de las BBDD, de su calidad. √ Integrar en la construcción del modelo el conocimiento de los gestores - Trasladar las bases del modelo y trabajar conjuntamente sugerencias, criterios, dificultades. Es un trabajo de constante idas y venidas de ideas.
El proceso de construcción del modelo – Fase 1
Equipo de Gerencia
Servicio Informático
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MODELO Fase 1. Enero 2011 – Junio 2011 Estructura Universitaria de Apoyo o consulta
El proceso de construcción del modelo – Fase 1
Dirección
Equipo
Técnico Academia
(matrícula i POA)
Técnico Gestión Económica (P i F)
Técnico
Recursos humanos
Servicio Gestión Académica
Servicio Economía
Servicio de Recursos Humanos
Oficina Investigación
Técnico
Investigación
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MODELO. Fase 2. Septiembre 2011 – Julio 2012
√ Se priorizan las reuniones conjuntas de todo el equipo del “núcleo duro”. Cuando el equipo es interno, se daré el reto de salvar las reticencias a “perder el tiempo” cuando no es de mi ámbito de gestión. - Se refuerzan las discusiones conjuntas y la participación de cada miembro en todos los temas aún cuando no sean los de su ámbito. - Se incrementa el conocimiento compartido y la visión conjunta del objetivo del proyecto, de su complejidad y sobre la base de:
La contabilidad analítica no contiene verdades sino convenciones Cuantas más visiones aportemos a dichas convenciones, cuantos más cristales tenga el prisma con el que las elaboramos, seguro que se acercarán más a la “realidad”
El proceso de construcción del modelo – Fase 2.a
Servicio Informático
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MODELO Fase 2. Septiembre 2011 – julio 2012
El proceso de construcción del modelo – Fase 2
Dirección
Equipo
Técnico Academia
(matrícula i POA)
Técnico Gestión
Económica
Técnico
Recursos humanos
Servicio Gestión
Académica
Servicio Economía
Servicio de Recursos Humanos
Oficina Investigación
Técnico
Investigación
BD Analítica
Técnico
Informático
Cub Analític
a
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MODELO Fase 3. Septiembre 2012 – Diciembre 2012
√ Construcción de la estructura de los 3 ejes de costes. Fijación de las equivalencias con la contabilidad presupuestaria, financiera, y la base de datos de nóminas. √ Diseño de los algoritmos y coeficientes o funciones de distribución para el reparto de los costes de aquellos centros de coste y de aquellas actividades que no son las principales y que deben asignarse finalmente a éstas. √ Establecimiento de las diferentes fases necesarias en la parametrización de los costes en función de su asignación directa o indirecta. (4 fases) √ Diseño de dimensiones y medidas para la explotación de los datos y la determinación de los informes básicos.
El proceso de construcción del modelo – Fase 3
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO Fase 3. Septiembre 2012 – Diciembre 2012
Programa de parametrización
Programa explotación de datos
El proceso de construcción del modelo – Fase 3
Dirección
Equipo
Técnico Academia
(matrícula i POA)
Técnico Gestión
Económica
Técnico
Recursos humanos
Técnico
Investigación
Técnico
Informático
Sectorial de Personal
Sectorial de Academia
Sectorial de Economía
Sectorial de Investigación
Gerencia
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO Fase 3. Septiembre 2012 – Noviembre 2012
Objetivo: aprobación por parte del Equipo de Gobierno del modelo y validación de los criterios, algoritmos y convenciones establecidas en él. √ Presentación al Equipo de Dirección de la Universidad del modelo y proceso de validación. √ Constitución y calendarización de las 5 Comisiones Sectoriales, con miembros del Equipo de Dirección - Equipo de Gerencia - Comisión Sectorial de Personal - Comisión Sectorial de Academia - Comisión Sectorial de Economía - Comisión Sectorial de Investigación √ Elaboración de Presentaciones personalizadas √ Preparación de los criterios esenciales a validar por cada Comisión Sectorial.
El proceso de validación del modelo – Comisiones Sectoriales
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO Fase 3. Septiembre 2012 – Noviembre 2012
■ Primera sectorial : Equipo de Gerencia Objetivos: 1. Validación técnica de √ las estructuras del modelo y los criterios básicos para su organización y agregación, √ los criterios propuestos de reparto y asignación: directo mediante coeficientes mediante algoritmos 2. Planificación de las sectoriales y √ determinación de los criterios “clave” a debatir y validar por parte del equipo de gobierno antes de difundir resultados.
El proceso de validación del modelo – Equipo de Gerencia
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO Fase 3. Septiembre 2012 – Noviembre 2012
■ Composición de las Comisiones Sectoriales: ▬ Vice-rector/res competentes en el ámbito sectorial ▬ Gerente ▬ Vicegerente del Área de gestión correspondiente ▬ Jefe del Servicio implicado ▬ Técnico informático responsable de las BBDD y aplicaciones ▬ Responsable del Proyecto ▬ Equipo de trabajo ■ Duración : 2 horas ■ Número de encuentros: 2
El proceso de validación del modelo – Comisiones Sectoriales
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO ■ Guion de las Comisiones Sectoriales 1. √ Presentación de las estructuras básicas del modelo: 2. ¿Qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Con qué ingreso? 3. √ Conjunto de criterios de reparto y asignación propuestos para asignar
directa o indirectamente cada coste a su centro y actividad, y las actividades no finalistas a las finalistas.
4. √ Fases del proceso de asignación. 5. √ Presentación de primeros resultados en costes o indicadores de su
ámbito y planteamiento de las cuestiones esenciales por parte del equipo de trabajo como elemento de provocación para
6. ►Debate de criterios y algoritmos. 7. ►Validación de los criterios o convocatoria de nueva reunión. 8.
El proceso de validación del modelo – Comisiones Sectoriales
EL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL MODELO ■ Cuáles han sido las cuestiones más debatidas en las Comisiones Sectoriales? 1. √ El reparto del coste laboral del PDI, entre D+I+EU 2. √ La actividad de investigación ¿se asigna esta actividad a todo PDI con título
de Doctor, sea cuál sea su dedicación a la universidad? 3. √ La menor carga docente por cargo académico se añade al coste del cargo y se
asigna a la actividad directiva y de gestión? 4. √ El coeficiente para el reparto de las horas sobrantes ( regla 23), ¿ha de ser
igual para toda la universidad? 5. √ Coeficiente aplicado al reparto de los costes de bienes y servicios y
transferencias de los centros de coste principales. 6. √ ¿Cómo consideramos los investigadores que no pertenecen a un grupo de
investigación, a efectos de su producción científica? 7. √ Asignación de los costes laborales del PAS de las Áreas de estudio a actividad
local de D+I+EU
El proceso de validación del modelo – Comisiones Sectoriales
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Contabilidad Analítica UdG Presentación Técnica
Programa Astor
Contenido
• Presentación técnica • Arquitectura
El proceso ETL: – Extracción des de las BBDD operacionales – Transformación – Parametrización – Load = Carga Explotación resultado
• Transferencia de datos a UNEIX( G.C) para ser transferido posteriormente al S.I.I.U.
Arquitectura
Espacios
Acad
Invest.
RRHH
Conta
Cubo Analítica
(1Mill filas x Año)
Cálculo Analítica BD Analítica
Parametr
Cub OLAP: + Rendimiento + Capa semántica: medidas y dimensiones
Proceso ETL Resultado
Carga de datos des de las diferentes bases de datos: SSIS
Parametrización I
• Requerimientos: – Usuario ha de poder re-parametrizar. – Analista-programador ha de poder
proporcionar pantallas para codificar nuevos parámetros o cambiar los existentes.
– UdG: El programa de parametrización ha de ser capaz de trabajar con estructuras jerárquicas no balanceadas.
Parametrización II
• Es necesario un entorno RAD.
• Se ha utilizado LightSwitch para el desarrollo rápido del proyecto.
• Se han desarrollado dos controles propietarios para poder trabajar con estructuras jerárquicas no balanceadas.
LightSwitch Custom Control: Tree CRUD Operations LightSwitch Custom Control: Tree lookup Operations
Procesos de transformación
• Escritos en T-SQL como procedimientos almacenados.
• Leen de las tablas de parametrización y de los datos obtenidos de la Extracción.
• La Transformación tarda 15 minutos por año en la máquina de desarrollo.
• Una tarea SSIS es la encargada de invocar cada uno de los procedimientos.
Carga
• Los datos se cargan (Load) en un cubo OLAP (SSAS): – Capa semántica. – Agregados pre-
calculados.
Resultado
• Que ha de proporcionar la solución de contabilidad analítica? – Conocer los costes. – Analizar datos:
DrillDown i DrillThrough – Comparar – Combinar – Visualizar
Resultado: Conocer los Costes I - Por Actividad
Filas (Eje Y): • Coste Columnas: • Actividades: primer y
segundo Nivel Códigos de colores: • Semestre académico.
Filtro: • Fase carga Inicial.
Resultado: Conocer los Costes II – Por Centro de
Coste Filas (Eje Y): • Coste Columnas: • Centros de coste (Nivel
superior) Códigos de colores: • Semestre académico.
Filtro: • Fase carga Inicial.
Resultado: Conocer los Costes III – Por Elemento de
Coste • Coste por elemento de
coste. • Código de colores para el
detalle de los elementos de coste.
Resultado: DrillDown i DrillThrough
Filas: • Descripción del
coste en una degenerate dimension.
Características: • Posibilidad de
drill-down. • Posibilidad de
drill through
Resultado: Comparar
Filas (Eje Y): •Costes Columnas: •Semestres Valores: •Costes Filtro: •Selección de 3 Grados
Colors: •Actividad (Grado)
Resultado Combinar
Filas: • Actividad
(Grados) • CC (Dpts) Columnas: • Elementos de
coste Valores: • Costes Filtro: • Semestre
Comptabilitat Analítica UNEIX
• Parametrización conversión a EC y CC UNEIX.
Dimensiones y medidas
Dimensiones y medidas implementadas. Ratios calculados. Dimensiones principales:
•Actividad – Centro de Coste – Elemento de Coste Dimensiones de trabajo:
•Fechas (varias jerarquías: ejercicios, cursos) •Fases (sub fase)
Dimensiones secundarias: -Personas: Persona cuando el coste está asociado a una persona. -Tipos de coste: Origen de datos + Tipos de datos
Resultado: Visualizar
Visualización evolución del ratio Coste – Alumnos ETC
Muchas Gracias.
Roser Maeso- [email protected] Berta Nadal- [email protected] Teresa Oliva – [email protected] Daniel Herrera - [email protected]
