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LA CREATION D’UN SIEGE SOCIAL

Aurélie CAMROUX Marc CLOUVEL

Experts comptables – Commissaires aux comptes

Blog AXIOME D.I.S. (actualité règlementaire secteur S.M.S.)

http://flash.info.sms.over-blog.com

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PLAN

 INTRODUCTION

 TITRE I : Enjeux et Intérêts d’un Siège Social

 TITRE II : Comment obtenir l’autorisation ?

 TITRE III : Procédures de contrôle interne et outils de pilotage

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INTRODUCTION

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 Evolution du secteur Social Médico-Social

 Des contraintes économiques fortes

 …et des besoins nouveaux

 Une modification progressive des modalités de financement (logique d’enveloppe, de facturation à la personne)

INTRODUCTION

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 Volonté politique  Réponse aux besoins nouveaux (ONDAM 2012 + 4,2%)  Maîtrise des dépenses sur l’existant  Responsabilisation des gestionnaires  Des moyens encadrés

  Règles d’autorisation de fonctionnement, extension, transformation   Règles budgétaires comptables et financières  Des outils à mettre en place (budget, C.A., PPI, indicateurs…)

INTRODUCTION

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 Tendance du secteur  Regroupements, fusions, rapprochements … : nécessité de création

des sièges sociaux (coordination, stratégie, aide aux administrateurs bénévoles …)

  Siège associatif   Siège inter-associatif

 Avantages indéniables…mais difficultés et contraintes dans la mise en place

INTRODUCTION

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INTRODUCTION  Règlementation

  Applicable aux E.S.M.S. mentionnés à l’article L.312-1 du CASF

  Décret 2003-1010 : procédure d’autorisation (CASF R.314-87 s.)

  Décret 2006-422 : renforc. et élarg. du rôle et des missions des sièges sociaux

  Circulaire DGAS 18/05/2006

  Circulaire DGAS 26/03/2007

 Depuis 2006   Rôle déterminant dans l’association

  Missions techniques, globales, stratégiques

  Instrument dynamique de partenariat entre pouvoirs publics et les associations

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TITRE I

LES ENJEUX ET INTERETS D’UN SIEGE SOCIAL

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ARCHITECTURE TITRE I

 Révision des politiques managériales internes

 Les missions du Siège

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Révision des politiques managériales  Une réflexion sur la répartition des pouvoirs

 Risque accru de déséquilibre et de jeu de pouvoirs entre les acteurs (Administrateurs / Siège / Etablissements et Services)

 Les règles de gouvernance doivent être précisées et éclairées  Statuts et règlement intérieur doivent définir le pouvoir de décision /

d’exécution / de contrôle  Délégations de pouvoirs à mettre en place  Document Unique de Délégation (D.U.D.)

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Révision des politiques managériales

 Le type d’organisation choisi peut avoir des incidences importantes sur la gestion des établissements !

 Remise en cause partielle ou totale de l’organisation existante !

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Révision des politiques managériales

 Quel type d’organisation choisir ?

Organisation centralisée

Organisation décentralisée

développant la subsidiarité

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Révision des politiques managériales

Organisation centralisée

  Avantages / Oppportunités

 Recherche des coûts

 Recentrer les établissements sur leur mission sociale en les déchargeant de la lourdeur administrative

  Risques / Inconvénients

 Déresponsabilisation des établissements

 Refus des établissements du pouvoir du siège   Siège social éloigné de la réalité du terrain

(résidents, activité, personnel…)

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Révision des politiques managériales

Organisation décentralisée

  Avantages / Opportunités

  Etablissement au centre du dispositif Pouvoir de décision proche de l’usager

  Siège = fonction support stratégique (développement, procédures, qualité…)

  Inconvénients / Risques

  Siège trop « tête dans les nuages »

  Pas de réduction des coûts

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Les missions du Siège Social  Méthodologie de répartition des charges communes

 Critique du système de répartition sans Siège Social (clé de répartition à définir …)

 Une participation équitable des services aux charges communes  De façon règlementaire  Charges communes comptabilisées sur un dossier unique  Répartition au prorata des charges brutes d’exploitation du dernier

exercice clos

 Meilleure lisibilité et transparence financière

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Les missions du Siège Social  Les prestations et missions confiées au Siège

 Le siège doit justifier une mission spécifique

 Art.R.314-87 C.A.S.F. : Les prestations autorisées  Elaboration du projet d’établissement  Amélioration de la qualité du service rendu  Amélioration des systèmes d’information  Mise en place de procédures de contrôle interne  Conduite d’études diverses (action de coopération et coordination, …)

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Enjeux et intérêts du siège social  Des missions de plus en plus globales et stratégiques

 Mise en œuvre du projet associatif  Participation aux réflexions sur les services publics  Elaboration des schémas  Réalisation de prestations de services (gestion comptable, budgétaire,

gestion du personnel, informatique…)  Réponse aux appels à projets

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Les missions du Siège Social  Des missions de plus en plus globales et stratégiques

 Décret n°2006-422 apporte 2 nouveaux éléments :

 Des E.S.M.S. ayant des personnes morales distinctes peuvent créer et gérer un service commun

 Extension des missions (prestations de services ou études qui concourent à des économies d’échelles, des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens)

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TITRE II

COMMENT OBTENIR L’AUTORISATION ?

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  L’autorité compétente

 Autorise, fixe, répartit les Q.P. de frais de siège  Celle qui finance le + l’association (+ de la moitié des

financements)  Méthode : additionner pour le dernier exercice clos, les recettes de

la tarification de tous les établissements gérés.

 Directeur Agence Régionale de Santé / Préfet de région / Président du C.G.

 Durée de l’autorisation = 5 ans

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Le contenu de la demande

 Un dossier complet doit être présenté à l’autorité compétente

 Présentation de l’organisme gestionnaire  Statuts, bilan, compte de résultat, bilan financier  Conventions règlementées  Présentation des établissements et services  Règles de délégation et procédures de contrôle interne  Présentation du Siège

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Le contenu de la demande

 Organigramme et fonction du personnel du siège  Présentation des services rendus

•  Prestations techniques •  Prestations d’animation du réseau

 Budget prévisionnel  Tableau de répartition des charges et produits communs  Répartition des Q.P. de frais de siège

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Le budget du siège

  Etablir le périmètre du Siège

 Définir une stratégie : But ? Objectifs ? Organisation ?  Etablir la liste des services rendus par le siège aux services   Identifier toutes les charges  Recenser tous les moyens nécessaires au fonctionnement

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Montage du budget

  Forme identique au budget normalisé des E.S.M.S.

 Une fois le périmètre établi :  Chiffrer les charges de personnel   Identifier les investissements à réaliser  Répartir les charges budgétées en 3 groupes fonctionnels   Identifier les mesures de reconduction (transfert établissements) et les

mesures nouvelles

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Les modalités de répartition des frais de siège

  Méthode de répartition 1   Les charges affectées au budget Siège sont soustraites des budgets des

établissements (mesures nouvelles négatives)  Répartition du montant global des dépenses selon une clef de répartition

au compte 655 « frais de siège » de chaque service  Règle : « Au prorata des charges brutes d’exploitation du dernier exercice

clos »

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Les modalités de répartition des frais de siège

 Dérogation pour certains établissements   E.S.A.T. BAPC Base : valeur ajoutée ou total des charges – compléments

de rémunération T.H.  F.A.M. Calcul sur la totalité des charges mais imputé uniquement sur la

partie Hébergement  E.H.P.A.D. idem  Activités non pérennes pertinence de faire supporter des frais de

siège ???

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Les modalités de répartition des frais de siège

 Méthode de répartition 2  Procédure simplifiée de fixation des frais de siège  Pourcentage fixe des charges d’exploitation des établissements  Pour la durée de l’autorisation  Suppression de la demande et négociation annuelle de fixation des frais

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Les conditions de financement et de contrôle

 Procédure annuelle de fixation des frais  Budget et documents obligatoires à transmettre au 31/12  Avant le 31/12, le préfet ou P. C.G. envoi courrier motivé sur montant et

répartition des frais retenus  8 jours pour réponse en observations à défaut approbation

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Les conditions de financement et de contrôle

 Règles comptables et financières applicables au Siège  Une comptabilité propre au Siège  Plan comptable des E.S.M.S applicable  Budget / Compte administratif  Affectations de résultats :

  Libre si taux négocié pour 5 ans   Décidé par A.T. si négociation annuelle des frais

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Le cadre règlementaire de l’autorisation  Durée et conséquences de l’autorisation

  Autorisation donnée pour 5 ans

  Permet aux budgets des établissements de présenter une quote part des dépenses relatives aux frais de Siège Social

  Pas de délai pour l’autorité de tarification pour délivrer son accord

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TITRE III

PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET OUTILS DE PILOTAGE

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Une nécessité ? Pourquoi ?  Procédures à mettre en place pour obtenir l’autorisation

(règlementation)

 Justifier et démontrer que le Siège est source d’efficacité pour l’organisation

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x  Définition du contrôle interne

Ensemble de dispositifs ayant pour but d’assurer :   La protection et sauvegarde du patrimoine   La qualité de l’information   L’application des instructions de la direction  De favoriser l’amélioration des performances

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x  Les objectifs du contrôle interne

 Volonté d’une meilleure efficacité et maîtrise interne  Un bon vecteur d’image  Un moyen d’optimisation des règles de gouvernance  Un outil d’évaluation interne

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x  Les procédures de contrôle interne les facteurs de réussite

du projet

 Une démarche organisée   Transversalité et mobilisation des acteurs  Un effort de communication  Définir les règles de gouvernance : la répartition des pouvoirs

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LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE  Réalisation d’un manuel de procédures

  Analyse de l’existant et des risques   Tenir un planning   Contenu du manuel :

  Présentation de l’organisation et objectifs du contrôle interne   Description des process comptables et système d’information

  Organisation comptable   Cycles : achats, trésorerie, personnel ….   Diffusion de l’information, informatique, classement, archivage

  Fiches de poste – Fiches de fonction   Amélioration et maintenance de l’outil

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LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE  Réalisation d’un manuel de procédures

 Description des procédures par cycle   Respect du principe de séparation des fonctions (ordonnateur, comptable,

liquidateur)

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L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE  Répondre aux exigences de la loi 2002-2

  Transparence et qualité de l’information   La convergence tarifaire

 Piloter les établissements  S’informer  Anticiper  Prises de décision efficaces

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L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE  Un rôle majeur pour le siège

  Fait partie des missions autorisées  Permet l’obtention de l’autorisation   Le siège dispose de la meilleure place pour créer et piloter ce

dispositif

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UNE DEMARCHE ORGANISEE EN AMONT  Constituer un comité de pilotage  Principes à retenir

  Fiabilité à ne pas confondre avec recherche de perfection  Reporting limité aux indicateurs clés de gestion

 Fixer les indicateurs en fonction des destinataires  Sensibiliser et former le personnel chargé de la réalisation  Prévoir une veille et une mise à jour des outils

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DIFFUSION DE L’INFORMATION  Obtenir les informations nécessaires

  Informations uniquement pertinentes   Fixer la périodicité de diffusion – délais et échéances  Uniformiser et harmoniser les méthodes de travail des établissements  Définir les intervenants

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DIFFUSION DE L’INFORMATION  Savoir présenter les résultats

  Lecture facile, rapide et pertinente  Présentation aéré et claire  Vision sur tendance générale (graphiques …)  Moyens de présentation divers (réunions, mails, bureau, en fonction

des résultats…)

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LES OUTILS DE GESTION  L’existant : les outils règlementaires

 Budget  Compte administratif  Plan pluriannuel d’investissement  Bilan financier   Indicateurs nationaux

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LES OUTILS DE GESTION  A créer : outil de contrôle et de pilotage des écarts

 Analyse des écarts entre budget accordé et réalisé  Analyse des indicateurs clés : activité, résultat, trésorerie   Indicateurs associatifs