La facturation électronique - TX2 CONCEPT · base de leur pratique de la facturation électronique et de leurs conseils que nous avons pu mettre en forme ce guide. ... PDF +:

La facturation électroniqueGuide des Bonnes Pratiques

www.galia.com

www.gs1.fr

SOMMAIREa

GUIDE DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE | 3

PRÉAMBULE................................................................................... 5

1 Introduction ................................................................................... 7 1.1 Description du contexte ....................................................... 7 1.2 Historique des obligations légales relatives à la facturation électronique ................................................. 8 1.3 Définitions ............................................................................. 10 1.4 Avantages de la facturation électronique ............................ 10

2 Règles relatives à l’établissement des factures .......................... 13 2.1 Délivrance des factures ........................................................ 13 2.2 Contenu des factures ............................................................ 14

3 Les dispositions communes aux procédures de facturation par voie électronique .................................................................... 16 3.1 Piste d’audit ........................................................................... 16 3.2 Garantie de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture ............................ 17 3.3 Liberté de choix des modalités de sécurisation .................. 17 3.4 Acceptation du destinataire des factures ............................ 18 3.5 Obligation d’archivage .......................................................... 18 3.6 Maîtrise du système .............................................................. 19 3.7 Documentation ...................................................................... 19 3.8 En conclusion ........................................................................ 20

4 Garantir authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures ................................................................. 21 4.1 Les factures électroniques échangées par un « EDI complet » (article 289-VII 3° du CGI) .................................................... 21 4.2 Les factures transmises par voie électronique et sécurisées aumoyend’unesignatureélectronique«qualifiée» (article 289-VII 2°) ................................................................ 26 4.3 Les factures sécurisées par des contrôles documentés et permanents (article 289-VII 1° du CGI) ........................... 28

5 Les bonnes pratiques de la facturation électronique par EDI ... 31 5.1 La facture dans le processus global d’échanges électroniques ......................................................................... 31 5.2 Schématisation du processus de facturation électronique par EDI ................................................................................... 32 5.3 Les scénarios de rejet de factures ........................................ 35 5.4 Latraçabilitédesfluxdefactures ........................................ 38 5.5 Les étapes de mise en œuvre du projet de facturation électronique par EDI ............................................................. 38

f+:

4 | GUIDE DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

6 Exemples de cas métier ................................................................ 41 6.1 Le cas général ....................................................................... 41 6.2 Exemple d’un process client dans un grand groupe ........... 41 6.3 Exemple d’un process fournisseur dans une PME ............... 43

7 Les règles européennes ................................................................ 44 7.1 L’Allemagne ........................................................................... 44 7.2 L’Autriche ............................................................................... 44 7.3 La Belgique et le Luxembourg ............................................. 44 7.4 Le Danemark ......................................................................... 45 7.5 L’Espagne .............................................................................. 45 7.6 La Finlande ............................................................................ 45 7.7 La Grande-Bretagne.............................................................. 45 7.8 La Hongrie ............................................................................. 46 7.9 L’Irlande ................................................................................. 46 7.10 L’Italie .................................................................................... 46 7.11 La Pologne............................................................................. 46 7.12 La République tchèque ......................................................... 47 7.13 La Roumanie .......................................................................... 47 7.14 La Slovaquie .......................................................................... 47 7.15 La Suède ................................................................................ 47

8 Conclusion : et vous, où en êtes-vous ? ....................................... 48

9 Annexes .......................................................................................... 50 9.1 Annexe 1 : Etablissement des factures : tableau récapitulatif des mentions obligatoires .................. 50 9.2 Annexe 2 : Extrait de la convention d’échange des factures électroniques de GALIA .................................. 53


P R É A M B U L E

Ce Guide des bonnes pratiques de la facturation électronique est destiné aux adhérents de GS1 France et de GALIA qui souhaitent mettre en place la facturation électronique ainsi qu’à ceux qui sou-haitent disposer d’informations sur les dispositions de la réglementation en vigueur.

La facturation électronique a permis à de nom-breuses entreprises de réaliser des gains financiers substantiels, mais aussi de bénéficier de gains de productivité, de temps et de sécurité. Les entre-prises ne bénéficieront cependant pleinement de ces gains que si le dispositif est élargi au niveau communautaire. Les dispositions de la directive 2010/45/UE qui modifient la directive 2006/112/CE ont précisément pour objectif de définir une légis-lation harmonisée pour la facture afin de faciliter les échanges commerciaux des entreprises au plan européen.

Ce présent document a été réalisé grâce à l’aide d’adhérents de GS1 France et de GALIA. C’est sur la base de leur pratique de la facturation électronique et de leurs conseils que nous avons pu mettre en forme ce guide.

Le lecteur se référera également aux profils des messages « facture - avoir » publiés par GS1 France (INVOIC V2.3) et par GALIA (INVOIC V5) pour la mise en place de la facture électronique par EDI. Ces profils d’utilisation tiennent compte du dispo-sitif législatif décrit dans ce guide et peuvent être téléchargés sur les sites www.gs1.fr dans l’espace Publications / Spécifications techniques pour GS1 France et www.galia.com/recommandations par-tie EDI / Messages Odette EDIFACT / Facturation pour GALIA.

b Ï

http://www.publications.gs1.fr

http://www.galia.com/recommandations


% a00000111000010100000000000011111111111111111110101111111111111111


La facturation électronique : une évolution importante pour le commerce

La facture constitue l’une des étapes capitales dans un processus commercial. Après le message « commande », le message « facture » a d’ailleurs été le deuxième à être normalisé par les experts internationaux.

Depuis vingt ans, les entreprises prennent peu à peuconsciencedel’intérêtpratiqueetfinancierdemettre en place une politique de numérisation des données et notamment des factures.

Lafactureestsoumiseàdifférentesréglementa-tionscomptables,fiscales,commercialesoumêmelinguistiques.Ils’agitd’unepiècejustificativequi,outre son rôle en matière de TVA, doit être pro-duiteafindejustifierl’écriturecomptabled’achatou de vente qu’elle concerne. En cas de contrôle fiscal,l’administrationvérifieainsilerespectdelaréglementation et les montants déclarés en matière d’Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutées (TVA) principalement.

1

Introduction

1.1 DESCRIPTION DU CONTEXTE

La dynamique commerciale a subi des mutations importantes ces vingt dernières années. L’évolution rapide des rôles dans la chaîne de valeur, l’appari-tion de nouveaux canaux de distribution, l’évolution des types de demande et les attentes toujours plus grandes en matière de services ont encore accru l’importance des technologies de l’information dans leprocessusdesaffaires.

Aujourd’hui, les performances d’une entreprise re-posent notamment sur ses capacités à échanger des informations, à les intégrer et à les exploiter avant de prendre des décisions. En apportant rapidité, fluiditéet traçabilité, lecommerceélectroniqueinterentreprises répond à ce besoin. Son utilisation nécessite la mise en place d’un langage commun et donc de standards, tant pour le contenu des informations que pour la structure des messages échangés.

Les standards, en facilitant la communication na-tionale et internationale entre tous les partenaires commerciaux de la chaîne d’approvisionnement, répondent à ces impératifs et proposent de nom-breuxmessagesdenaturesdifférentes:• des messages de déclaration préalable d’infor-mations relatives aux partenaires et aux produits ; • des messages entre un fournisseur et son client : commande, livraison, facture ou statistiques de ventes ; •desmessagesliésàlagestionlogistiquedesfluxphysiques qui concernent les prestataires logistiques et les transporteurs ; •desmessagesliésauxfluxfinanciers.

1

Introduction

u


1.2 HISTORIQUE DES OBLIGATIONS LÉGALES RELATIVES À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

1.2.1 Etapes clé de la réglementation

A lafindesannées1980,moyennant le respectd’un cahier des charges assez exigeant sur le plan de la sécurité technique, la Direction Générale des Impôts a joué un rôle moteur en France, dans une expérience de télétransmission de factures.

L’article47de la loidefinances rectificativede1990 est venu ponctuer cette expérience : à par-tir de cette période, les entreprises installées en France disposaient de la possibilité d’échanger leurs factures par voies électroniques en utilisant des outils agréés par l’administration (système dit de l’autorisation préalable).

Dans le cadre des Diverses Dispositions d’Ordre Économique et Financier (DDOEF), l’article 2 de la loi du 2 juillet 1998 a supprimé l’autorisation préa-lable à l’utilisation du système de télétransmission. A partir de cette date, le système devait faire l’objet d’une simple déclaration d’utilisation préalable et respecter des dispositions contenues dans l’arrêté du3mai1999publiéauJournalOfficieldu4mai1999etcodifiéauxarticles41septiesetoctiesdel’annexe IV au Code Général des Impôts.

Les gains escomptés restaient limités puisque la législation ne permettait pas l’élargissement de ce dispositif au niveau communautaire. La facturation était du reste soumise à des règles très diverses d’un Etat membre de l’Union européenne à l’autre, allant d’uncadrelégislatifstrictàlaplusgrandeflexibilité.

Alafindumoisdedécembre1998,laCommissioneuropéenne a débuté une étude relative aux condi-tions imposées en matière de TVA à la facturation.

A la suite de cette étude, la directive 2001/115/CE duConseildu20décembre2001aétépubliéeafindesimplifier,demoderniseretd’harmoniser lesconditions imposées à la facture en matière de TVA par la directive 77/388/CEE. Tous les Etats membres avaient jusqu’au 1er janvier 2004 pour transposer cette directive en droit interne.

X

En France, ces dispositions sont entrées en vigueur le 7 juillet 2003. Depuis le 1er janvier 2006, les entre-prises ne sont plus contraintes de déclarer auprès de l’administration qu’elles utilisent un système de télétransmission de factures.

La directive de 2001 précisait que « La Commission présentera, au plus tard le 31 décembre 2008, un rapport accompagné, le cas échéant, d’une pro-positionmodifiantlesconditionsapplicablesàlafacturationélectroniqueafindetenircomptedel’évolution technologique future dans ce domaine. »

C’est notamment dans ce contexte que la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 re-lativeausystèmecommundeTVAaétémodifiéepar la directive 2010/45/UE qui révise notamment les modalités d’échange des factures électroniques.

Cette dernière directive a été transposée en France danslaloidefinancesrectificativepour2012du29 décembre 2012.

La directive 2006/112/CE du Conseil du 28 no-vembre 2006 relative au système commun de TVA aétémodifiéeparletextedeladirectivede2010.C’est à ce texte que le terme « directive » se réfère dans la suite du présent guide.

1.2.2 Les textes officiels

Plusieurs textes réglementaires relatifs à la factu-ration électronique se sont succédés depuis 1990.


Dates HISTORIQUE

1990 29 décembre Article47delaloidefinancesrectificativerelativeàlatransmissiondesfacturesparvoietélématique.

1991

20 juin Décretn°91-579prispourl’applicationdel’article47delaloidefinancesrectificativepour1990 relative à la transmission des factures par voie télématique.

27 décembre

Instruction de la Direction Générale des Impôts relative • aux obligations relatives à l’établissement des factures ;• à la dématérialisation des factures. (art 289 bis du Code Général des Impôts, art 96 F à 96 I de l’annexe III au CGI) (DGI : SLF, Bureaux D1, CF1)

1993 1er mars

Instruction de la DGI relative • à la TVA ;• aux obligations des redevables ;•auxobligationsrelativesàl’établissementdesfactures(BulletinOfficieldesImpôtsn°48du 10 mars 1993) (CGI, art 289 et art 242 nonies de l’annexe II) (DGI : SLF, bureaux D1, CF1).

1998 2 juillet Article2delaloiportantdiversesdispositionsd’ordreséconomiqueetfinancier(DDOEF)sur la suppression de l’autorisation préalable.

1999

3 maiDécret n° 99-337 relatif aux modalités de transmission des factures par voie télématique etmodifiantl’annexeIIIauCodeGénéraldesImpôts.ArrêtéministérielduSecrétaired’Étatau Budget.

12 juilletInstruction n° 3 E-1-99 relative • aux obligations relatives à l’établissement des factures ;• à la dématérialisation des factures.

2001 20 décembre Directive 2001/115/CE du Conseil de l’Union européenne.

2002 30 décembre Article17delaloidefinancesrectificativepour2002(n°2002-1576).

2003

7 juilletDécret n° 2003-632 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutéeetmodifiantl’annexeIIauCodeGénéraldesImpôtsetladeuxièmepartiedulivredesprocéduresfiscales

7 août

Instruction n° 3 CA n°136 relative • à la TVA ;• aux obligations des assujettis ;• aux obligations relatives à l’établissement des factures (CGI, art 289, 289 bis, L.P.F, art L102C) (DGI : bureaux D1- CF1-CF3).

Dates TEXTES EN VIGUEUR

2006 28 novembre Directive 2006/112/CE du Conseil de l’Union européenne

2010 13 juillet Directive 2010/45/UE du Conseil de l’Union européenne

2012 29 décembre Article62delaloidefinancesrectificativepour2012(n°2012-1510)

2013

24 et 25 avril

Décretn°2013-350du25avril2013modifiantlesdispositionsdel’annexeIIIauCodeGénéraldes Impôts relatives aux factures transmises par voie électronique en matière de taxe sur la valeur ajoutéeArrêtédu25avril2013portantmodificationdesdispositionsde l’article41septiesdel’annexe IV au Code Général des Impôts relatif aux factures transmises par voie électronique

18 octobre

BOI-TVA-DECLA-30-20-30 et suivants relatifs • à la TVA• aux régimes d’imposition et obligations déclaratives et comptables • aux règles relatives à l’établissement des factures• aux factures électroniques

BOI-CF-COM-10-10-30 relatif •aucontrôlefiscal• au droit de communication et procédures de recherche de lutte contre la fraude• à la conservation des documents


1.3 DÉFINITIONS

La facture est un document comptable légal par lequel un vendeur réclame le paiement des biens livrésoudesprestationsrendues.Elleestlerefletd’une transaction commerciale. Le terme facture doit s’entendre par facture ou note d’avoir. Le terme facture sera employé sans distinction dans la suite du document.

Compte tenu du cadre réglementaire, une entreprise peut échanger ses factures sous la forme de son choix, papier et/ou électronique.

Une facture papier est imprimée, envoyée et reçue par courrier et conservée sous cette forme dans les conditions légales en vigueur. Une facture im-primée, scannée et envoyée par voie électronique ne constitue pas une facture électronique. Elle doit être envoyée par courrier.

Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électro-nique dans les conditions légales en vigueur. Elle n’existera donc jamais sous forme papier.

Les partenaires commerciaux peuvent échanger des factures électroniques sous forme d’un message électronique structuré ou non structuré.Non structurée, la facture pourra être échangée aux formats Word, PDF…

Si elle est structurée, cela permet une intégration automatique des données dans les systèmes d’in-formation. Il s’agit alors d’Echange de Données Informatisé (EDI).

Si le message électronique structuré est accom-pagné d’un document papier, ce dernier constitue l’original et doit être archivé. Les partenaires devront alors s’assurer que les données contenues dans le documentélectroniquesontbienlerefletdecellesportées sur le document papier. Il s’agit de « factures EDI + papier ».

Les expressions « factures dématérialisées au sens fiscal»et«dématérialisationfiscaledesfactures»utilisées jusqu’en 2012 sont remplacées par « fac-tures électroniques » et « facturation électronique » depuis le 1er janvier 2013.

Les termes, « facture papier », « facture EDI + papier » et « facture électronique » seront utilisés dans le pré-sentguideconformémentauxdéfinitionsci-dessus.

1.4 AVANTAGES DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

La facture papier est encore le format le plus cou-ramment utilisé même s’il demande la réalisation d’un grand nombre d’opérations. L’émetteur doit saisir la facture, l’imprimer, la mettre sous pli et l’envoyer tandis que le destinataire traite le courrier, saisit les données contenues dans la facture, valide, paye, archive et gère les éventuels litiges.

A titre d’exemple, voici deux études permettant de déterminer les économies cibles du passage à la facturation électronique. Malgré l’écart de leurs dateset lechoixdecritèresd’analysedifférents,les pourcentages de gains estimés dans ces études sont comparables.

e


Economies cibles atteignables grâce à la facturation électronique par EDI en émission selon l’étude Arthur D. Little pour le compte de Deskom en 2004

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7

Préparationfacturation Comptabilisation

Envoi Rapprochement paiements Archivage Gestion

des relancesGestion des litiges

Coûts de trésorerie Total

Papier 0,3 e 1,2 e 0,5/2 e 0,8 e 0,8 e 2,4 e 2 e 8/9,5 e

Électronique 0,2 e - 0,2 e - 0,4 e 1,2 e 1 e 3 e

Économie par facture 6,50 e soit 68 %

Economies cibles atteignables grâce à la facturation électronique par EDI des factures entrantes selon l’étude Arthur D. Little pour le compte de Deskom en 2004

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6

Traitement courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des

litiges Total

Papier 0,9 e 1,4 e 5,4 e 2,8 e 1,5 e 1,8 e 13,8 e

Électronique - - 2 e 1,1 e - 0,9 e 4 e


Gains potentiels pour une facture émise selon l’étude de Billentis en 2013

1 1 2 2 3 3 4 4

Impression, enveloppe, envoi

Relance pour paiement

Gestion du paiement et de la trésorerie Archivage Total

Papier 3,90 e 0,50 e 4,50 e 2,20 e 11,10 e

Électronique 0 e 0,40 e 3 e 0,80 e 4,70* e


* en tenant compte du coût de traitement par un prestataire de services tiers de 0,50 €. Source : Billentis

Gains potentiels pour une facture reçue selon l’étude de Billentis en 2013

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6

Réception Saisie Validation Gestion des litiges

Gestion du paiement et de la trésorerie Archives Total

Papier 1,1 e 3 e 4 e 2,5 e 4,8 e 2,2 e 17,60 e

Électronique - - 1,2 e 2 e 2 e 0,8 e 6,70 e


* en tenant compte du coût de traitement par un prestataire de services tiers de 0,70 €. Source : Billentis

Factures sortantes

Factures entrantes


• la suppression du papier,• la suppression de l’impression,• lasuppressiondel’affranchissement,• la suppression de la manipulation du papier,• la suppression de la ressaisie,• la diminution du temps de transmission de la facture,• lasimplificationdutraitementdesfactures,• la limitation des risques de perte de factures…

• la suppression du lieu de stockage physique,• l’utilisation d’un espace de stockage électronique…

• la rapidité de traitement, • l’intégration des données, • lerapprochementdesdonnéesetl’identificationdeslitiges (écart prix, quantité…), • la réduction des erreurs de ressaisie,• la sécurisation de l’information,• le contrôle des données du document…

• la centralisation des données avec de multiples accès, • l’accès immédiat aux archives,• la traçabilité des factures,• la visibilité instantanée des opérations en cours…

• enfiabilisantlesdonnées,• en répondant au cahier des charges de mon donneur d’ordres,• en permettant un traitement plus rapide et une diminution des litiges…

• la réduction de mon empreinte carbone,• l’opportunité de cultiver une image innovante, dynamique et attractive en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques… • la réalisation d’un geste écoresponsable

e

a

... DIMINUER LES COÛTS ADMINISTRATIFS PAR :

... PORTER LES VALEURS DE L’ENTREPRISE TELS QUE :

Outre les gains financiers, l’usage

de la facture électronique doit

permettre de :

... AMÉLIORER LA RELATION ENTRE PARTENAIRES COMMERCIAUX :

... AUTOMATISER ET RATIONALISER LES PROCESSUS PAR :

... RÉDUIRE LES COÛTS D’ARCHIVAGE PAR :

... ASSURER UN MEILLEUR ACCÈS ET UN MEILLEUR SUIVI DES INFORMATIONS GRÂCE À :


En matière de TVA et d’établissement des factures, les entreprises françaises sont soumises aux dis-positions décrites dans le BOI-TVA-DECLA-30-20.

2.1 DÉLIVRANCE DES FACTURES

2.1.1 De l’obligation de facturer…

Ledroitfiscalcommeledroitcommercialimposentd’établir des factures pour les ventes de biens ou de prestations de services.

Elles doivent être émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services.

2.1.2 Le mandat de facturation

q BOI-TVA-DECLA-30-20-10 §360 et suivants

La directive européenne permet aux entreprises de recourir à l’autofacturation (émission de la facture par le client de l’assujetti) ou à la sous-traitance de la facturation (établissement des factures par une tiercepersonnemandatéeàceteffet).

Pour ce faire, le fournisseur du bien ou du service devra donner mandat à son client ou au tiers pour émettre les factures en son nom et pour son compte.

La conclusion d’un mandat de facturation n’est soumise à aucun formalisme en particulier. Le man-datdefacturationpeutdoncindifféremmentêtrematérialisé par la conclusion d’un accord écrit, ou prendre la forme d’un mandat tacite.

Afind’éviter touteambiguïté, ilest recommandéde préciser sur les factures, une mention du type « Facture établie par A au nom et pour le compte de B », notamment si le mandat ne donne pas lieu à un contrat écrit.

Toutefois, il est à noter que, lorsque le mandataire choisi par l’assujetti est établi dans un pays non lié à la France par une convention d’assistance mutuelle, alors le mandat devra obligatoirement être conclu par écrit. Cette information devra également être transmiseà l’administrationfiscaleparécrit,enprécisant le nom et l’adresse du mandataire.

Lorsqu’un mandat de facturation est conclu, le mandant reste seul responsable de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA. Il reste notamment tenu :• de verser au Trésor la taxe mentionnée sur les factures établies en son nom et pour son compte ;• de réclamer immédiatement le double de la facture si cette dernière ne lui est pas parvenue ;•etdesignalertoutemodificationdanslesmen-tionsconcernantl’identificationdesonentreprise.

2.1.3 Règles de territorialité

q BOI-TVA-DECLA-30-20-10 §150 et suivants

Les règles de facturation qui s’appliquent sont, en général, celles du pays dans lequel est située territorialement la prestation/livraison. Toutefois, des exceptions sont prévues afin de simplifier l’application des règles de facturation par les en-treprises, notamment concernant les opérations transfrontalières.

2

Règles relatives à l’établissement des factures

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1525-PGP.html



Guide des bonnes pratiques de la dematerialisation de la facture

29© GS1 France 2007

Exemple de restitution d’un message facture

PEINTOU8 rue de la Concorde37000 TOURSFRANCEGLN : 3014531200102SIREN : 322444987TVA Intracommunautaire : FR33322444987Registre du commerce : 322444987 RCS TOURS

FACTURE COMMERCIALEOriginal

N° de facture 00592847Date : 01/07/2014

À :DISTRIBUTOUT8 rue Caumartin75008 PARISFRANCEGLN : 3026990099739SIREN : 461312816TVA Intracommunautaire : FR36461312816

Régler à : 3014531200102 Commander par : 3026990099715 Livrer à : 3026990099807

Expédié leN° et date du bon de commande

N° et date du bon de livraison

Conditions de paiement

02/07/20140505290015/06/2014

8006219301/07/2014

Date d’échéance : 01/08/2014Escompte : 0 %Pénalités : 1,5 % de la valeur de la facture

Ligne Code / Libellé Quantité Prix unitaire Taux de TVA Montant net

13083630026319Peinture 1 kg Bleu étendard

250 10 € la pièce 20 % 2 500.00 EUR

Paiement à un compte bancairenet de taxe

Taux de TVA Base taxable Montant de TVA20 % 2 500.00 EUR 500.00 EUR

Montant HT 2 500.00 EUR

Montant de TVA 500.00 EUR

Montant TTC 3 000.00 EUR

PEINTOU – Société anonyme – 250 000 €

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros

Dans les deux exceptions suivantes, ce sont les règles du pays du fournisseur/prestataire qui s’appliquent :• les opérations transfrontalières avec autoliquida-tion par l’acquéreur/preneur, sauf si un mandat de facturationestconfiéauclient;• les opérations non situées dans l’Union européenne.

2.2 CONTENU DES FACTURES

2.2.1 Les mentions obligatoires générales

Lecontenude la factureestnotammentdéfinipar les Code de Commerce et Code Général des Impôts (CGI).La représentation ci-dessous illustre le contenu minimal d’une facture.

Cette représentation est un exemple de facture. Il convient à chaque entreprise de veiller à respecter l’ensemble des réglementations commercialeetfiscalefrançaisesauxquelleselleestsoumise.Vous trouverez en annexe 1 le tableau récapitulatif des mentions obligatoiresrépertoriéesdansledroitfiscaletdesaménagementsprévus par nature d’opération.

!

Numéro unique de la factureArt. 242 nonies du CGI A II

Date de la factureArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Raison sociale et adresse complète de l’acheteurArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Numéro de TVA de l’acheteurBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 I de l'article 262 ter du CGI

La date d’échéance, les conditions d’escompte, de pénalité et l’indemnité forfaitaireArt. L 441-3 du Code de commerce

Le taux de TVAArt. 242 nonies du CGI A II

Le prix unitaire HTArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Réductions de prixArt. L 441-3 du Code de commerce

La quantité de produits facturésArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Raison sociale et adresse complète du vendeurArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Numéroindividueld’identificationà la TVA du fournisseurArt. 242 nonies du CGI A II

Numérod’identificationetmention RCS suivi du nom de lavilleoùsesituelegreffed’immatriculationArt. R 123-237 du code de commerce

La date d’opérationBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10

Dénomination précise des biens vendus ou services fournisArt. L 441-3 du Code de commerceArt. 242 nonies du CGI A II

Le récapitulatif de TVA par taux de TVAArt. 242 nonies du CGI A II BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10

Montant hors taxeBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10

Montant de la TVAArt. 242 nonies du CGI A IIBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10

La raison sociale du siège social, sa forme juridique et son capital social associé à la deviseArt. D8, D17, D28 et D56 du Code de commerce


Remarque : lesmontantsfigurantsur la facturepeuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de la taxe à payer soit déter-miné en euro en utilisant le mécanisme de conversion prévu au 1 bis de l’article 266 du CGI.Lorsque les factures sont rédigées dans une langue étrangère, le service des impôts peut exiger une traductiondesfacturescertifiéeparuntraducteurjuré.L’obligationdetraductioncertifiéeneprésentepas un caractère systématique. Elle n’est mise en œuvre qu’à la demande de l’administration.

2.2.2 Les mentions obligatoires particulières

La liste des mentions obligatoires particulières traitées dans ce chapitre n’est pas exhaustive. Il incombe à chaque assujetti de veiller à respecter la réglementation à laquelle il est soumis.

La note d’avoir

q BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 §260 et suivantsLa note d’avoir est assimilée à une facture. Par conséquent, toutes les mentions obligatoires de la facture doivent y être portées.

Toutefois, la note d’avoir doit également comporter, enfonctionducontexte,desmentionsspécifiques:1.Siellefaitréférenceàunefactureinitialeidentifiée,

la note d’avoir doit préciser la date et le numéro de la facture initiale.

2. Si elle couvre un ensemble de factures, la note d’avoir doit préciser la période au cours de laquelle les factures ont été émises. Elle peut, dans ce cas, faire référence à un ensemble de factures ou à un contrat.

Les remises, rabais, ristournes et escomptes

q BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §240 et suivantsLes remises, rabais, ristournes et escomptes acquis au moment de la vente doivent être mentionnés dans la facture pour chaque opération à laquelle ils sont liés sauf lorsqu’ils s’appliquent à l’ensemble de la facture. Dans ce cas, ils seront précisés au global.

L’exonération de TVA

q BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §490 et suivantsLorsque l’opération facturée est exonérée de TVA, l’assujetti doit préciser la raison pour laquelle celle-ci bénéficied’unetellemesureenindiquant:• soit la référence à la disposition pertinente du Code Général des Impôts ;• soit la disposition correspondante de la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006 ;• soit toute autre mention indiquant que l’opération bénéficied’unemesured’exonération.

L’autoliquidation

q BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §520 et suivantsLorsque l’assujetti réalise une opération soumise à un régime d’autoliquidation, la mention « autoliqui-dation » doit apparaître dans la facture.

L’autofacturation

q BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §550 et suivantsLorsque le client émet la facture au nom et pour le compte de l’assujetti, la mention « autofacturation » doit apparaître dans la facture.

2.2.3 Les mentions métier qui concourent à la piste d’audit

Qu’il s’agisse d’une facture de biens ou de prestation de services, il est recommandé de faire référence à la pièce qui en est à l’origine, qu’il s’agisse d’un contrat, d’un devis, d’un bon de commande, d’un bon retour…

A titre d’exemple, les standards de GS1 France et de GALIA rendent obligatoire l’indication du numéro de commande dans la facture.

De manière générale, il est recommandé de faire référence à tout document échangé préalablement à l’émission de la facture. La référence au bon de livraison dans le cas de la facture de marchandises est, par exemple, fortement recommandée.







Dans le cadre des échanges internes, communau-taires ou extracommunautaires le CGI prévoit la possibilité de transmettre les factures par voie élec-tronique selon trois modalités, qui seront détaillées dans la suite de ce guide :• la mise en place de contrôles documentés et per-manentsétablissantunepisted’auditfiable(article289-VII 1° du CGI), •lerecoursàlasignatureélectronique«qualifiée»(article 289-VII 2° du CGI),• l’utilisation de « l’EDI complet » (article 289-VII 3° du CGI).

Les utilisateurs peuvent sécuriser l’échange de leurs facturesindifféremmentparl’uneet/oul’autredeces modalités. Cependant les particularités tech-niques de chacune d’elles impliquent des conditions spécifiquesd’utilisationquiseronttraitéesdanslechapitre 4. Des dispositions communes s’appliquent toutefois à ces trois modalités.

3.1 PISTE D’AUDIT

Lorsqu’elle opère des contrôles, l’administration, qu’ellesoitfiscaleoucommerciale,peutêtreamenéeà demander à une entreprise de démontrer que les opérationsfacturéesontbienétéréalisées.Afinderépondre à cette demande, GS1 France et GALIA recommandent aux entreprises d’être en mesure de présenter la facture ainsi que les éléments consti-tutifs de cette transaction commerciale (tels que par exemple, des bons de commande, des bons de

livraison…), établissant ainsi une « piste d’audit » fiableentre la factureet la livraisondebiensoula prestation de services qui en est le fondement.

LeMinistèredel’EconomieetdesFinancesdéfinitainsi la piste d’audit : « Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.La piste d’audit permet :• de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;• de justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement ;• d’expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables.

La piste d’audit permet ainsi de reconstituer les données comptables (cf. contrôle de reconstitution).Le plan comptable général indique que « l’organi-sation du système de traitement permet de recons-tituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives » (§ 410-3 du plan comptable général). » (1)

(1)Source:http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/fileadmin/medias/documents/comptabilite/lexique_controle_interne.pdf

3

Les dispositions communes aux procédures de facturation par voie électronique

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/fileadmin/medias/documents/comptabilite/lexique_controle_interne.pdf


Selon GS1 France et GALIA, une entreprise devrait, en pratique, être en capacité d’établir une piste d’audit fiable, quel que soit le mode d’échange et le format de ses factures (papier ou électronique), cette pratique dépassant le simple cadre légal de la facturation électronique (droit comptable, commercial, fiscal…).

3.2 GARANTIE DE L’AUTHENTICITÉ DE L’ORIGINE, DE L’INTÉGRITÉ DU CONTENU ET DE LA LISIBILITÉ DE LA FACTURE

q BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 §1 et 100

Introduites par la directive européenne et reprises à l’article 289-V du CGI, les notions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture sont au cœur de la réglementation en matière de facturation électronique. Le législateur met donc l’accent sur l’obligation de résultat, quel que soient les moyens utilisés pour échanger des factures. Ce faisant, il place les factures papier et les factures électroniques sur un pied d’égalité.

Garantir « l’authenticité de l’origine », consiste à s’assurer de l’identité du fournisseur ou de l’émet-teur de la facture.

Garantir « l’intégrité du contenu », consiste à assurer que les données contenues dans la facture ne seront pas altérées tout au long de son cheminement de l’émetteuraudestinataire,etcejusqu’àlafindesapériode de conservation.

Enfin,garantirla«lisibilitédelafacture»consisteà garantir que celle-ci pourra être lue et interprétée par toute personne, qu’il s’agisse de l’utilisateur ou

de l’administration, sur papier ou sur écran. En EDI, l’entreprise devra veiller à proposer une restitution en clair de ses factures, c’est-à-dire en langage clair et intelligible.

Pour que les entreprises qui échangent des fac-tures électroniques parviennent à répondre à ces troisobjectifsfixéspar ladirectiveeuropéenne,les assujettis peuvent recourir à trois modes de sécurisation de leurs factures :1. Mettre en place des contrôles documentés et permanentsétablissantunepisted’auditfiable(« Autres contrôles »)2. Recourir à la signature électronique avancée fon-déesuruncertificatélectroniquequalifiéetcrééepar un dispositif sécurisé de signature (« Signature qualifiée»)3. Utiliser l’Echange de Données Informatisé (EDI) en appliquant les dispositions prévues dans le CGI (« EDI complet »)

3.3 LIBERTÉ DE CHOIX DES MODALITÉS DE SÉCURISATION

q BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 §110 et suivants

Les principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité énoncés ci-dessus doivent être respectés tant par l’émetteur que par le destinataire des factures. Pour autant, une entreprise n’est pas liée par le choix de l’un ou de l’autre de ses partenaires commerciaux. Les partenaires s’accordent sur le format d’échange de leurs factures, mais chaque entreprise est libre de choisir le moyen de sécurisation de ses factures quipourraêtredifférentdeceluidesonpartenairecommercial. Ainsi faut-il distinguer le mode de sécurisation des factures du format de celles-ci :

MODE DE SÉCURISATION AUTORISÉ PAR LA LOI

Mode 1Contrôles documentés

Mode 2Signature électronique

Mode 3EDI complet

Format convenu avec le partenaire commercial

Papier ●

Papier + EDI ●

PDF ● ●

Fichier structuré (EANCOM®, UN/ EDIFACT, XML...)

● ● ●

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8862-PGP/version/54



A titre d’exemple, une entreprise pourra émettre des factures dans un format structuré par EDI en sécurisant ses factures en appliquant des contrôles documentés et permanents quand bien même le destinataire de ces factures aura mis en place un EDI complet.

Par ailleurs, une même entreprise peut, en fonc-tion de contraintes qui lui sont propres, appliquer plusieurs modes de sécurisation de façon conco-mitante.Cemodepeutparexempleêtredifférentselon que l’entreprise se place en tant qu’émetteur ou récepteur de factures, en fonction des typolo-gies de documents envoyés (factures versus notes d’avoir), ou encore selon le format de la facture.

A noter toutefois que l’utilisation de la signature électroniquenécessitequeledestinataireenvérifiela validité.

GS1 France et GALIA recommandent d’appliquer systématiquement, dans la mesure du possible, le même mode de sécurisation des factures et d’uti-liser le même format pour une même typologie de fluxéchangéavecunmêmepartenairecommercial.

3.4 ACCEPTATION DU DESTINATAIRE DES FACTURES

q BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 §180 et suivants

L’envoi de factures électroniques est soumis à l’ac-ceptation du destinataire. Ceci constitue la principale différenceaveclafacturepapier.Cetteacceptationpeut être matérialisée dans un document formel ou être faite de manière tacite.

GS1 France et GALIA recommandent de matérialiser l’acceptation du recours à la facturation électronique par un accord formel liant les parties. Cet accord peut être une convention d’interchange entre entre-prises qui ont recours à la facturation électronique ou un contrat de services avec un prestataire de facturation par voie électronique.

Cetteconventiond’interchange identifie lesen-treprises et le périmètre concernés, précise les modalités de l’échange électronique et attribue aux transactions la même valeur juridique de preuve que celle des documents sur support papier (voir

les bonnes pratiques au chapitre 5.5.5).

3.5 OBLIGATION D’ARCHIVAGE

q BOI-CF-COM-10-10-30-10 §1 et suivants

3.5.1 Délais de conservation

Les textes réglementaires imposent que les docu-ments sur lesquels peuvent s’exercer les enquêtes ou contrôles de l’administration française en matière fiscalesoientconservéspendantundélaidesix ans après expiration de l’exercice comptable en cours.

Vis-à-visde l’administrationfiscale, les facturesélectroniques doivent être conservées sur un sup-port informatique dans leur forme originale pendant uneduréede troisansaprès lafinde l’exercicecomptable en cours, puis trois autres années sur tout support au choix de l'entreprise.

Il est à noter par ailleurs que les obligations du droit commercial prescrivent un délai de dix années pour la conservation des documents. Pendant cette période, ces documents peuvent servir de preuve en cas de litige.

Lorsque, durant ce délai, l'environnement matériel oulogicielestmodifié,lecontribuabledoitassurerlaconversionetlacompatibilitédesfichiersavecles matériels existants lors du contrôle.

Le défaut de conservation constaté par les agents de l’administration, qu’il soit total ou partiel, pour-ra être sanctionné. A titre d’exemple, le défaut de conservation des factures originales sur support informatique peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.

3.5.2 Lieu de stockage des factures


Les assujettis doivent :•soiteffectuerunstockagedeleursfacturessurle territoire français ;•soiteffectuerunstockagedeleursfacturesdans





un autre pays de l’Union européenne ;•soiteffectuerunstockagehorsde l’Unioneu-ropéenne. Ils doivent alors s’assurer que le pays est lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou par une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement.

Unassujettipeutstockersesfacturesdansdifférentslieux dès lors que les factures restent accessibles.

Accès aux factures


Les assujettis doivent s’assurer que l’administration disposeàdesfinsdecontrôled’unaccèsenlignepermettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées, quels que soient :• le lieu de stockage en France ou hors du territoire national ;• la personne chargée de stocker les factures en son nom et pour son compte.

Les autorités compétentes des Etats membres de l’Union européenne ont un droit d’accès par voie électronique, de téléchargement et d’utilisation des factures stockées sur le territoire français par ou pour le compte des assujettis relevant de leur juridiction,dansleslimitesfixéesparlaréglemen-tation du pays où l’assujetti est établi et dans la mesureoùcelaestnécessaireauxfinsdecontrôle.

Cedroitd’accèss’effectueraenlignedepuislesiègeou depuis un établissement de l’assujetti, qu’il soit établi en France ou dans un autre Etat membre de l’Union européenne. Cette disposition ne permet pas à ces mêmes autorités compétentes d’accéder aux factures depuis le territoire français.

La déclaration du lieu de stockage

q BOI-CF-COM-10-10-30-10 §400

L’entreprise est tenue de déclarer le lieu de stoc-kage de ses factures auprès de l’administration s’il se situe en dehors des frontières françaises.

Cettedéclarations’effectuesurpapier libre.Ellecomporte les noms et adresses des clients ou des

tiers chargés du stockage ainsi que les périodes visées par celui-ci.

La déclaration doit être adressée au service des impôts territorialement compétent.

3.6 MAÎTRISE DU SYSTÈME

L’entreprise doit garantir que le système qu’elle a mis en place est totalement maîtrisé et que des so-lutions de back-up sont prévues en cas d’incident. Lesrisquessignificatifs,opérationnelsoufinanciersdoiventêtreidentifiésetmaîtrisés.

3.7 DOCUMENTATION

L’entreprise devra s’assurer, quel que soit le mode de sécurisation choisi, qu’une documentation de ce mode pourra être mise à disposition de l’admi-nistration en cas de demande.

Dans le cas des contrôles documentés et perma-nents, la documentation devra notamment décrire la nature et les modalités des contrôles mis en place afindeprouverqueceux-cisonteffectifsetréels.Ladescription des contrôles variera en fonction de la taille de l’entreprise, de la volumétrie de factures, du nombre de personnes impliquées dans le processus de facturation… Dans le cas de grandes entreprises réalisant leurs contrôles sous forme électronique, la documentation devra par exemple comporter la cartographie des applications informatiques impliquées, les structuresdefichiers, les tablesde correspondance… Au contraire, une très petite entreprise pourra se contenter d’une présentation orale de ses process internes.

Dans le cas de l’EDI complet, le Code Général des Impôts précise en son annexe 4, article 41 septies (V) :« La documentation relative aux conditions d'utilisa-tion (guide utilisateur) du logiciel de télétransmission doit être conservée par l'entreprise et consultable par les agents de l'administration sur le lieu de la dématérialisation. En outre, l'entreprise doit prendre toutes disposi-tions pour garantir aux agents de l'administration l'accès à la documentation informatique concernant notamment le développement de son architecture, de son analyse fonctionnelle et organique et l'ex-ploitation du logiciel de télétransmission. »




3.8 EN CONCLUSION

Le schéma ci-dessus résume les dispositions com-munes aux trois modes de sécurisation.

La facturation électronique implique l’acceptation de celle-ci par le destinataire. Les factures doivent être contrôlées, tant par l’émetteur que par le ré-cepteur,afind’engarantirl’authenticitédel’origine,l’intégrité du contenu et la lisibilité. Pour ce faire, les entreprises ont le choix entre utiliser un système d’EDI complet, appliquer une signature électronique qualifiéeàleursfacturesouencoremettreenplaced’autrescontrôlestelsquedéfinisàl’article289-VII1° du CGI. Dans tous les cas, l’entreprise devrait s’as-surer du lien entre la facture qu’elle émet ou reçoit et la livraison de biens ou la prestation de service quienestlefondement,afindejustifierl’opération.

L’émetteur et le récepteur doivent archiver, chacun pour leur compte, les factures émises ou reçues dans leur forme originale. Ils doivent également être en capacité de restituer ces factures à la demande de l’administration.Pourfinir, l’entreprisedevra,encasdecontrôle,prouver qu’elle maitrise son système de facturation et fournir, éventuellement, la documentation ad hoc.

Dans le chapitre 4, les modes de sécurisation des factures(EDIcomplet,signaturequalifiéeetautrescontrôles) seront détaillés dans l’ordre dans lequel ils sont présentés dans le schéma ci-dessus.

Les composantes de la facturation électronique

ACCEPTATION DU DESTINATAIRE

DO

CU

ME

NTA

TIO

N

MA

ITR

ISE

DU

SY

STÈ

ME

PISTE D’AUDIT

ARCHIVAGE

RESTITUTION

CONTROLES DES FACTURES POUR GARANTIRAuthenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture

EDI COMPLET(art. 289-VII 3° du CGI)

SIGNATURE QUALIFIÉE(art. 289-VII 2° du CGI)

AUTRES CONTRÔLES(art. 289-VII 1° du CGI)


4.1 FACTURES ÉLECTRONIQUES ÉCHANGÉES PAR UN « EDI COMPLET » (ARTICLE 289-VII 3° DU CGI)

q BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40

L’article 289-VII 3° du CGI précise que pour garantir authenticité de l’origine et intégrité du contenu, les factures peuvent être échangées « sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordi-nateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque ». Les dispositions prévues à l’article 289-VII 3° du CGI sont inchangées par rapport à celles prévues à l’ancien article 289 bis du CGI qui était en vigueur jusqu’au 1er janvier 2013.

Outre les données exigées sur toute facture, la facturation électronique en EDI complet implique le respect d’obligations clairement énoncées dans les textes de loi, notamment que :- les messages émis et reçus soient identiques ;- le système de télétransmission produise automa-tiquement une liste récapitulative séquentielle des factures ;- l’entrepriseconstitueunfichierdespartenairesavec lesquels elle échange ses factures par voie électronique ;- la restitution des factures se fasse dans son format originel et dans un format clair et lisible, « habituel-lement admis par les usages commerciaux » ;- l’archivage soit automatique.

L’expression « système de télétransmission » utilisée dans les textes réglementaires doit se comprendre comme « module de facturation électronique par

EDI complet », c’est-à-dire comme un système com-prenant un ensemble de logiciels qui concourent à l’émission, à la réception, au contrôle, à l’archivage et à la restitution des factures émises et/ou reçues ainsi qu’à l’établissement de la liste récapitulative etdufichierdespartenaires.

4.1.1 Identité des messages émis et reçus

Pour que le message facture ait valeur d’original et qu’il ne soit pas nécessaire d’envoyer en parallèle un document sous forme papier, le message reçu doit être identique au message émis. Le message ne doit être altéré en aucune manière après qu’il a été constitué, archivé et émis par l’émetteur.

Le logicieldoitvérifierque lemessage facturecontient les mentions prévues par la réglementa-tion et les structurer au sein de zones obligatoires.

Dans ce cadre, la loi impose l’utilisation d’une norme convenueentrelespartiescequisignifiequelespartenaires se sont accordés pour utiliser un langage commun structuré. Dans ces langages informatiques, l’utilisationdecodesestcourante.Lacodificationdes produits ou des personnes abordée au III de l’article 41 septies de l’annexe IV au CGI indique que l’utilisation de codes stables désignant des produits ou des personnes est possible.

Laloipréciseégalementquelacodificationdevraêtredéchiffréeautomatiquementà l’aided’unetable de correspondance dont l’historique des modificationsdevraêtreconservéet intégréà lafonction de restitution.

4

Garantir authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures



4.1.2 La liste récapitulative

Les entreprises tiennent et conservent une liste ré-capitulative séquentielle pour leurs factures émises et/ou reçues et de leurs anomalies éventuelles. Cette liste récapitulative doit être produite directement par le système de télétransmission et doit comporter au minimum les mentions suivantes :• le numéro et la date de facture ;• la date et l’heure de la constitution du message ;• les montants hors taxes et toutes taxes de la tran-saction ainsi que le code devise lorsque la facture n’est pas libellée en euros ;•lesélémentsd’identificationdel’émetteuroudurécepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité du fournisseur ou du client) ;• la version du logiciel utilisé.

De plus, la liste récapitulative doit indiquer de façon claire et précise les anomalies éventuelles interve-nues lors de chaque transmission.

NOUVEAU(2) La liste récapitulative doit être constituée et alimentée au fur et à mesure de l’émis-sion ou de la réception des messages et ne doit pas êtremodifiable. Ilest indispensabledes’assurerqu’une mauvaise manipulation n’entraîne pas de modificationsdanslefichier.Elleestconservéesur support informatique.

Lorsqu’une entreprise utilise une plate-forme de télétransmission commune à plusieurs sociétés, une listerécapitulativespécifiquedoitêtreconstituéeetarchivéepourchaqueentitéfiscale.

(2) Avant le 1er janvier 2013, la liste récapitulative pouvait être produite sous forme papier ou électronique. Depuis le 1er janvier 2013, la liste récapitulative doit être produite et conservée sous forme électronique uniquement.

LesstandardsdecodificationGS1,dévelop-pésetdiffusésparGS1France,peuventêtreutilisésàcesfins:•lesproduitsunitaires sont identifiésparle Global Trade Item Number (GTIN), code unique au plan mondial et compatible avec la norme ISO/IEC 15459 ;• les partenaires d’une entreprise sont iden-tifiésparleGlobalLocationNumber(GLN),ou code lieu-fonction, également unique au plan mondial et compatible avec la norme ISO 6523.

Depuisl’origine,lespartiesdelafilièreauto-mobilesontidentifiéessoitparuncodeOdettestructuréselonlacodificationODDC020(ICD+ code organisation), basée sur la norme ISO 6523 permettant d’assurer l’unicité du code, soit par un code DUNs.

La recommandation actuelle développée et diffuséeàtraverslesstandardsmondiauxlesplus récents de l’industrie automobile, auxquels Odette a souscrit, préconisent l’utilisation de la norme ISO/IEC 15459 qui permet de délivrer des codes uniques au plan mondial pouridentifieraussibiendespartiesquedesarticles ou des colis (UC ou UM).


Exemple d’une liste récapitulative produite automatiquement par un système de télétransmission

Nature dudocument

Fonction Nº etdate de lafacture

Date etheure deconstitutiondu message

MontantHT

MontantTTC

Devise Emetteur -Fournisseur

Destinataire -Client

Logiciel

Facture Original 0059284701/07/2014

30/06/201418:03

2500,00 3000,00 EUR PEINTOU8, RUE DE LA CONCORDE37000 TOURSFRANCESIREN: 322444987

DISTRIBUTOUT8 RUE CAUMARTIN75009 PARISFRANCESIREN: 461312816

DEMATV1.1

Facture Duplicata 0059300201/08/2014

01/08/201410:12



DEMATV1.1

Avoir Original 0059310007/08/2014

17/08/201413:43



DEMATV1.1


4.1.3 Le fichier des partenaires

Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituerunfichierdespartenairesaveclesquelselles échangent des factures par voie électronique.

Cefichierdoitcomporter,pourchaquepartenaire,les informations obligatoires suivantes :• nom ou dénomination et adresse ;• qualité d’émetteur et/ou de récepteur de la fac-ture ;• date(s) d’entrée en phase de dématérialisation des factures avec le partenaire et éventuellement date(s)desortie,c’est-à-diredefindedématéria-lisation des factures avec ce partenaire.

Lefichierdespartenairesestobligatoire,maislesmoyens de le constituer ne sont pas imposés. Ce fichierdoitêtreautonome et historisé.

Aucune contrainte concernant le mode de classe-mentn’estfixéeparlestextes.Laforme«basededonnées » est envisageable pour la constitution decefichier.

Informations concernant l’entreprise utilisatrice de l’outil

Raison sociale Adresse Qualité

Peintou 8 rue de la Concorde 37000 ToursFranceSIREN : 322444987

Emetteur

Informations concernant les entreprises avec lesquelles l’entreprise utilisatrice dématérialise

Raison sociale Adresse Qualité Date(s) d'entrée en dématérialisation

Distributout 8 rue Caumartin 75009 ParisFranceSIREN : 461312816

Destinataire 12/08/2007

HistorisationDate :

Evénement :

Supermag 50 rue de Monceau 75019 ParisFranceSIREN : 939787360

Destinataire 06/01/2014

HistorisationDate :06/01/2014

21/07/2006

13/03/2006

Evénement :

Nouvelle date d'entrée en dématérialisation avec changement de raison sociale : Supmag devient Supermag

Date de sortie de la dématérialisation

Date d'entrée en dématérialisation avec le partenaire Supmag


Exemple de restitution d'un message facture

4.1.4 Archivage des factures électronique échangées par EDI

L’émetteur comme le destinataire doivent conserver le message dans sa forme originale et dans son in-tégralité, c'est-à-dire tel qu'il a été transmis, dans le langage utilisé lors de la transmission. La liste récapitulativeetlefichierdespartenairesdoiventêtre conservés dans les mêmes conditions.

4.1.5 La restitution en clair

Alademandedel’administrationfiscale,durantlapériode légale de conservation, l’entreprise doit pouvoir restituer en clair les informations émises ou

reçues. La restitution en clair d’un message facture consiste en la présentation de ce message dans un format habituellement admis par les usages com-merciaux. La restitution en clair doit être réalisée automatiquement depuis le message structuré de telle sorte que celui-ci soit présenté « en mode ca-ractères, en langage clair et intelligible ». Elle doit se faire sur l’ensemble des informations contenues dans le message, qu’elles soient obligatoires ou optionnelles.

NB : Pour satisfaire à l’obligation de lisibilité, la restitution en clair vaut également pour les factures échangées par EDI sous couvert des dispositions de l’article 289-VII 1° ou 289-VII 2° du CGI.

Guide des bonnes pratiques de la dematerialisation de la facture

29© GS1 France 2007

Exemple de restitution d’un message facture

PEINTOU8 rue de la Concorde37000 TOURSFRANCEGLN : 3014531200102SIREN : 322444987TVA Intracommunautaire : FR33322444987Registre du commerce : 322444987 RCS TOURS

FACTURE COMMERCIALEOriginal

N° de facture 00592847Date : 01/07/2014

À :DISTRIBUTOUT8 rue Caumartin75008 PARISFRANCEGLN : 3026990099739SIREN : 461312816TVA Intracommunautaire : FR36461312816

Régler à : 3014531200102 Commander par : 3026990099715 Livrer à : 3026990099807

Expédié leN° et date du bon de commande

N° et date du bon de livraison

Conditions de paiement

02/07/20140505290015/06/2014

8006219301/07/2014

Date d’échéance : 01/08/2014Escompte : 0 %Pénalités : 1,5 % de la valeur de la facture

Ligne Code / Libellé Quantité Prix unitaire Taux de TVA Montant net

13083630026319Peinture 1 kg Bleu étendard

250 10 € la pièce 20 % 2 500.00 EUR

Paiement à un compte bancairenet de taxe

Taux de TVA Base taxable Montant de TVA20 % 2 500.00 EUR 500.00 EUR

Montant HT 2 500.00 EUR

Montant de TVA 500.00 EUR

Montant TTC 3 000.00 EUR

PEINTOU – Société anonyme – 250 000 €

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros


4.2 LES FACTURES TRANSMISES PAR VOIE ÉLECTRONIQUE ET SÉCURISÉES AU MOYEN D’UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE « QUALIFIÉE » (ARTICLE 289-VII 2°)


L’article 289-VII 2° du CGI précise que, pour satisfaire aux exigences d’authenticité de l’origine et d’intégrité du contenu de ses factures, l’assujetti peut recourir « à la procédure de signature électronique avancée définieauadu2de l'article233de ladirective2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 ».

4.2.1 Définition et caractéristiques de la signature électronique

NOUVEAU (3) La signature électronique qualifiéeest fondéesuruncertificatqualifiéet un dispositif sécurisé de signature électronique.

Le signataire est celui qui détient et met en œuvre le moyen de création de la signature électronique. Il s’agit d’une personne physique qui agit pour son compte ou pour celui d’une personne physique ou morale qu’elle représente.

La signature électronique doit satisfaire aux exi-gences suivantes :• être propre au signataire ;•permettred'identifierlesignataire;• être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ;• garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache,de telle sorteque toutemodificationultérieure de ces factures soit détectable.

Elle peut être générée par des produits utilisant des technologies de cryptographie asymétrique, c’est-à-dire par des produits utilisant, en l’état de la technologie,deuxclésdistinctespourchiffrerpuisdéchiffrerundocument.

En pratique, le signataire calcule une empreinte du document d'origine qui en constitue une version synthétique et unique. Le signataire utilise alors sa clé privée de signature (données de création de signature)pourchiffrerl'empreinteaumoyend'unalgorithme cryptographique asymétrique et trans-metledocumentd'origineetl'empreintechiffréeau destinataire.

Le destinataire applique à son tour le même algo-rithme d'empreinte à partir du document d'origine etdéchiffrel'empreintechiffréereçueavecl'algo-rithme cryptographique asymétrique au moyen de laclépublique(donnéesdevérificationdesigna-ture), associée de manière unique à la clé privée de signature et envoyée avec le message. (4)

Le destinataire compare alors le résultat du déchif-frement avec l'empreinte qu'il a calculée : il s’agit del'opérationdevérificationdelasignature.

Enfin,pourêtrecertainque laclépubliqueap-partient bien à la personne ou à l'entreprise ayant signé le document, il est nécessaire d'avoir recours àuncertificatélectronique,documentsousformeélectronique signé par une tierce partie, encore appeléeprestatairedeservicedecertification,quiatteste de ce lien. (5)

(3) Ceci constitue une nouveauté importante en comparaison avec l’ancien dispositif réglementaire, la signature électronique « quali-fiée»étantpluscontraignantequelasignatureélectroniquerequiseenapplicationdel’ancienarticle289-VduCGIenvigueurde2003à 2013. Les entreprises qui recouraient à ce mode de sécurisation avant le 1er janvier 2013 devront faire le nécessaire pour se mettre en conformité avec le nouveau cadre réglementaire.

(4)Lorsquelaclépubliquenécessaireaudéchiffrementdudocumentsignén’apasétéenvoyéeaveccelui-ci,ledestinatairepeutselaprocurerauprèsdel’organismedeconfiancequiadélivrécettesignature.

(5) Des informations sur le fonctionnement de la signature électronique sont disponibles sur le http://www.ssi.gouv.fr dans la rubrique « entreprise ».

http://www.ssi.gouv.fr/fr/reglementa-tion-ssi/signature-electronique/

http://www.ssi.gouv.fr/

http://www.ssi.gouv.fr/fr/reglementa-tion-ssi/signature-electronique/



4.2.2 Définition et caractéristiques du dispositif sécurisé de création de signature

Le dispositif utilisé pour créer les signatures élec-troniques doit répondre à un cahier des charges strict qui prévoit notamment des dispositions visant à garantir la sécurité du système.

Ildoitêtrecertifiéconformeauxconditionsdécritesdans le décret n°2002-535 du 18 avril 2002 ou aux exigencesdéfiniesparunorganismedésignéàceteffetparunEtatmembredel’Unioneuropéenne.

4.2.3 Définition et caractéristiques du certificat électronique

Lasignatureélectroniques’appuiesuruncertificatélectronique qui doit être délivré par un prestataire deservicedecertification.

Lecertificat,documentsousformeélectroniquequiatteste du lien entre l'identité du signataire et les donnéesdevérificationdesasignatureélectronique,devra contenir au minimum :• une mention indiquant qu'il est délivré à titre de certificatélectroniquequalifié;•l’identitéduprestatairedeservicesdecertifica-tion électronique ainsi que l'État dans lequel il est établi ; • le nom du signataire ou un pseudonyme, celui-ci devantalorsêtreidentifiécommetel;• le cas échéant, l’indication de la qualité du si-gnataireenfonctiondel’usageauquellecertificatélectronique est destiné ;•lesdonnéesdevérificationdesignatureélectro-nique qui correspondent aux données de création de signature électronique ;•l’indicationdudébutetdelafindelapériodedevaliditéducertificatélectronique;•lecoded’identitéducertificatélectronique;• la signature électronique avancée du prestataire deservicedecertificationélectroniquequidélivre

Procédé technique de la signature électronique

ÉMETTEUR

DESTINATAIRE

Message original

Message original

Document signé électroniquement

Document signé électroniquement

Empreinte Résumé

Comparaison des résultats

Chiffrementdu résumé avec la clé privée

Déchiffrementdu résumé avec la clé publique

Résuméchiffréde l'émetteur

Le résumé chiffréetlasignature électronique du document

DFCD3454

DFCD3454

DFCD3454 DFCD3454 DFCD3454

XIAH33

DFCD3454

DFCD3454

ENVOI

si =

si =/


lecertificatélectronique;•lecaséchéant,leslimitesàl'utilisationducertificatélectronique, et notamment le montant maximum destransactionspourlesquellescecertificatpeutêtre utilisé.

Lecertificatélectroniqueet lesdonnéesdevéri-ficationdelasignatureélectroniquedoiventêtrecommuniqués au destinataire des factures.

4.2.4 Vérification de la signature électronique par le destinataire de la facture

L’entreprisedestinatairedes facturesdoiteffec-tuerlesvérificationsrelativesàl’authenticitéetàl’intégrité du document, au moyen des données inséréesdans lecertificatélectroniqueattachéàla signature électronique.

Cettevérificationdoitpouvoirêtre réaliséenonseulement lors de la réception de la facture mais encore à tout moment pendant le délai de conser-vation prévu par l'article L. 102 B du CGI.

Lavérificationde l’empreintedudocumentaumoyen de la clé publique du signataire permet de s’assurer que le document signé par l’émetteur de lafacturen’apasétéaltéréoumodifiéparlasuite.

A cet égard, l’utilisation de fonctions macrodyna-miquesdanslesfichiersfacturesdoitêtreévitée.Eneffet,l’exécutiondecesfonctionsàchaqueouverturedesfichiersenmodifielecontenu,l’empreintenecorrespond donc plus à celle initialement calculée lorsdelacréationdufichier.

Par ailleurs, l’entreprise destinataire des factures doit également s’assurer de l’authenticité et de lavaliditéducertificatélectroniqueattachéàcesdonnéesdevérificationdelasignatureélectronique.

4.2.5 Archivage des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique

Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique «qualifiée»doiventêtreconservéesdans leurformat original.

L’impression papier d’une facture transmise par ce moyen ne constitue pas un original.

L’article 96 F-I de l’annexe III au CGI prévoit que les factures, la signature électronique à laquelle elles sontliéesainsiquelecertificatélectroniqueattachéauxdonnéesdevérificationdoiventêtreconservésdans leur contenu originel par l’émetteur ainsi que parleclient,depuisleurémissionetjusqu’àlafinde leur période de conservation.

NOUVEAU (6)

4.3 LES FACTURES SÉCURISÉES PAR DES CONTRÔLES DOCUMENTÉS ET PERMANENTS (ARTICLE 289-VII 1° DU CGI)


L’article 289-V du CGI précise que toute facture, quel que soit son format, doit satisfaire à trois conditions : authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture, et ce, jusqu’à la findelapériodedeconservation.

L’article 289-VII 1° du CGI indique que « pour sa-tisfaire aux conditions prévues au V, l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures […] sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettentd'établirunepisted'auditfiableentrela facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ».

(6) Avant le 1er janvier 2013, les entreprises ne pouvaient recourir qu’à l’EDI complet ou à la signature électronique avancée pour échanger des factures électroniques. Depuis le 1er janvier 2013, une nouvelle disposition permet aux entreprises d’échanger des factures électro-niquesdefaçonsimplifiée.Elleconsisteàlamiseenplacedecontrôlesdocumentésetpermanentstelsquedécritau4.3duprésentguide.



4.3.1 Les contrôles documentés et permanents

DansleBulletinOfficieldesImpôts,l’administrationprécise que les contrôles qui doivent être mis en place par l’assujetti pour garantir une piste d’audit fiablesontàdéterminerenfonctiondel’organisationdel’entreprise.Ceux-cidiffèrerontparexempleenfonction de la taille de l’entreprise, de sa volumé-trie de factures, du niveau d’automatisation de son système de facturation…

Les contrôles peuvent être informatisés ou non. S’ils sont informatisés, les contrôles devront être présen-tés sous cette forme aux agents de l’administration.

Les contrôles doivent notamment permettre :• d’assurer les principes d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité ;• de garantir la maîtrise du fonctionnement du sys-tème de facturation de telle sorte, par exemple, qu’il soit impossible de générer un doublon de facture ;• d’attester du lien entre les factures et la réalisation de la transaction commerciale.

4.3.2 La documentation des contrôles

Les contrôles doivent être documentés par l’assu-jetti, c’est-à-dire décrits dans une procédure visant àprouverquecescontrôlessonteffectifsetréelsdans l’entreprise.

Pour une très petite entreprise, l’administration admet qu’une présentation orale de la procédure decontrôleserasuffisante.

Si les contrôles sont réalisés sous forme informatique, leur documentation devra détailler les traitements informatiques,cartographies,structuresdesfichiers…

4.3.3 L’archivage

La facture et les éléments constitutifs de la piste d’audit doivent être conservés dans leur forme et format originaux. « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être garanties à compter de leur émission etjusqu’àlafindeleurpériodedeconservation.»

A noter que si elles sont échangées dans un format structuré(EDI), lesfactures,afinderépondreauprincipe de lisibilité, devront pouvoir être restituées en clair, c’est-à-dire en langage clair et intelligible (cf. chapitre 4.2.5).

La documentation devra également être conservée pour être présentée à l’administration à sa demande.

4.3.4 Comment mettre en œuvre un système de facturation fiable au regard de l’article 289-VII 1° ?

L’article 289-VII 1° qui décrit les contrôles pouvant être mis en place en vue de garantir authenticité, intégrité et lisibilité s’applique tant aux factures papier qu’aux factures électroniques qui ne sont passécuriséesparunesignaturequalifiéeouunEDI complet.

Le tableau ci-après décrit concrètement les actions à mettre en œuvre dans l’entreprise, sur les factures papier ou électronique, pour respecter les disposi-tions de l’article 289-VII 1°. Il montre que désormais les contraintes légales sont équivalentes entre les procédures papier et électroniques.


PRINCIPES MISE EN ŒUVRE

Papier Electronique

Acceptation du destinataire

Je m’assure que le destinataire de mes factures électroniques accepte de les recevoir.

Authenticité de l’origine

Jegarantis/vérifiel’authenticitédel’origine de la facture en m’assurant que les informations déclarées dans la facture concernant l’identité de l’émetteur sont correctes.

Jegarantis/vérifiel’authenticitédel’origine de la facture en m’assurant que les informations déclarées dans la facture concernant l’identité de l’émetteur sont correctes.

Intégrité du contenu de la facture

En émission, mon système garantit la présence des mentions obligatoires. Je m’assure que mon process de facturation garantit la non-altération des données contenues dans mes factures jusqu’à leur impression. Pour cela, je teste mon système avant sa mise en production et je réalise des audits réguliers (hebdomadaire, mensuel…).En réception, je vérifie qu’il n’y a aucune trace de modification sur les factures reçues.

En émission, mon système garantit la présence des mentions obligatoires. Je m’assure que mon process de facturation garantit la non altération des données contenues dans mes factures jusqu’à leur envoi.Pour cela, je teste mon système avant sa mise en production et je réalise des audits réguliers (hebdomadaire, mensuel…). En réception, j’ai mis en place un process pour les factures reçues qui garantit qu’elle ne sera pas modifiée depuis sa réception jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Lisibilité Je m’assure que ma facture est lisible. Je m’assure que ma facture est lisible.

Contrôles

Jevérifie:• que la facture ne fait pas l'objet d'un double traitement ou enregistrement ;que la facture correspond à une opération économique,comptableetfinancièreréelleetque l'ensemble des transactions a été pris en compte dans l'ordre chronologique ;•quejesuiscapabledejustifiertouteopération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.Je garde une trace des contrôles que j’ai réaliséspourprouverqu’ilssonteffectifs.

Jevérifie:• que la facture ne fait pas l'objet d'un double traitement ou enregistrement ;que la facture correspond à une opération économique,comptableetfinancièreréelleetque l'ensemble des transactions a été pris en compte dans l'ordre chronologique ;•quejesuiscapabledejustifiertouteopération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.Je garde une trace des contrôles que j’ai réaliséspourprouverqu’ilssonteffectifs.

Documentation des contrôles

Je rédige une procédure interne décrivant le fonctionnement de mes applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et précisant les contrôles qui me permettent de garantir les conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de mes factures.

Je rédige une procédure interne décrivant le fonctionnement de mes applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et précisant les contrôles qui me permettent de garantir les conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de mes factures.

Maîtrise du système d’info

Je m’assure que mon système est sécurisé et fiable.

Je m’assure que mon système est sécurisé et fiable.

Archivage

Je m’assure de la bonne conservation de mes facturesdepuisleurémissionetjusqu’àlafinde leur période de conservation.En émission, je suis autorisé à conserver les factures électroniquement sous certaines conditions décrites au BOI-CF-COM-10-10-30-20.

Je m’assure de la bonne conservation de mes facturesdepuisleurémissionetjusqu’àlafinde leur période de conservation.Mon système d’archivage respecte les principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures conservées durant leur période de conservation.

RestitutionJe recherche les factures demandées par l’administration dans mes archives papier.

Je recherche les factures demandées par l’administration dans mes archives électroniques.


5

Les bonnes pratiques de la facturation électronique par EDI

Les groupes de travail de GS1 France et de GALIA se réunissent régulièrement pour déterminer, avec les utilisateurs, les meilleures pratiques en matière de facturation électronique, notamment en termes de scénarios d’échanges, de solutions techniques et de gestion de projet.

5.1 LA FACTURE DANS LE PROCESSUS GLOBAL D’ÉCHANGES ÉLECTRONIQUES

La facture est l’aboutissement d’un ensemble d’échanges commerciaux préalables. De la com-mande à l’avis de paiement, les schémas ci-après situent l’échange de la facture dans un processus d’ensemble.

Enchainement des messages dans le système GS1

a +:

2 Validation dates, disponibilités et

CGV2 Génération

de la commande (valorisée ou non)

10 Réception des marchandises

14 Emission d'un accusé

de réception

16 Emission d'un avis de

paiement

Comparaison quantitative :quantité reçue et acceptée/quantité annoncée

Contrôle de quantité et valeur : Facture : réception valorisée

11 Traitement des écarts

éventuels

15 Traitement des anomalies

éventuelles

17 Réception Avis de

paiement

12 Emission facture 13

réception facture

4 Mise à jour du portefeuille

de commande et validation

Création du support

de réception

3 Eventuel ajustement

de commande

5 Enregistrement Commande

validée

6 Allocation du stock

7 Emission du bon de préparation

8 Préparation

9 Expédition

Commande (ORDERS)

contact téléphonique

pour ajustement concerté

Avis d'expédition (DESADV)

Facture (INVOIC)

Avis de réception des

marchandises(RECADV)

Accusé de réception de la facture (APERAK)

Avis de paiement (REMADV)

Réponse à la commande (ORDRSP)

FOURNISSEUR CLIENT


Enchainement des messages dans le système GALIA

5.2 SCHÉMATISATION DU PROCESSUS DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE PAR EDI

5.2.1 Le processus de facturation via un EDI complet chez les deux partenaires

Le processus de facturation électronique par EDI comporte généralement cinq opérations pour chaque partenaire dès lors qu’ils sécurisent tous les deux leurs factures par un EDI complet :a) la constitution du fichier des partenaires avec lesquels l’entreprise échange des factures par voie électronique ;

b) le contrôle automatique de la présence des données obligatoires dans le message ;c) la production directe, par le système de télé-transmission, d’une liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus et de leurs anomalies éventuelles ;d) l’archivage des factures, des listes récapitulatives et de la liste des partenaires ;e) la restitution qui permet de consulter les éléments archivés et d’en extraire les factures qui seront tra-duitespuisaffichéesenclairouimprimées.

Le schéma suivant résume le processus de factura-tion électronique via un EDI complet chez les deux partenaires :

REMADV

CALDEL/DELJIT

DELINS/DELFOR

AVIEXP/DESADV

INVOIC

Flux physiques

Avis de paiement

Facture

Prévision

Avis d'expédition

Ordre

CLIENTAcheteur

FOURNISSEURVendeur

Site de destinataire

Site expéditeur

Site de fabrication

Point de destination



Point de déchargement

Point d'expédition

Site de fabrication

1

4

5

2

3

3'


5.2.2 Processus d’échange en EDI avec dissymétrie des modes de sécurisation

Le BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 du 18 octobre 2013 a intégré une notion de dissymétrie en laissant le choix aux entreprises du mode de sécurisation de leurs factures, celui-ci devenant totalement indé-pendant du choix des partenaires commerciaux.

ComptabilisationCréation de la

facture dans un format structuré

Envoi de la facture

Réception de la facture

et EDI completComptabilisation

1. L’émetteur sécurise ses factures par un EDI avec la mise en place de contrôles documentés et perma-nents et le destinataire sécurise ses factures par un EDI complet.

De ce fait, en EDI, outre le scénario décrit au cha-pitre précédent dans lequel les deux partenaires ont mis en place un EDI complet, plusieurs scénarios peuvent exister voire coexister, parmi lesquels les deux suivants :

Comptabilisation

Création de la facture dans un format structuré et EDI complet

Envoi de la facture

Réception de la facture

et EDI completComptabilisation

VENDEUR ACHETEUR

VENDEUR ACHETEUR

CONTRÔLES DOCUMENTÉS


L’échange de factures électroniques peut intervenir en milieu hétérogène, c’est-à-dire un milieu dans lequel les stations émettrices et réceptrices sont detypesdifférentsmaiséchangentdesmessagesselon la même norme. Chaque message doit faire l’objetd’unevérificationdestructureavecleszonesobligatoires du message aussi bien à l’émission qu’à la réception, et ce quel que soit le mode de sécurisation des factures choisi.

Dans les deux cas, les partenaires devront être en mesure de restituer en clair le message archivé. w

Comptabilisation

Création de la facture dans un format structuré et EDI complet

Envoi de la facture

Réception de la facture Comptabilisation

2. L’émetteur sécurise ses factures par un EDI complet alors que le destinataire sécurise ses factures par un EDI avec la mise en place de contrôles documentés et permanents.

CONTRÔLES DOCUMENTÉS

VENDEUR ACHETEUR


5.3 LES SCÉNARIOS DE REJET DE FACTURES

L’émetteur s’assure que ses factures sont conformes d’un point de vue légal comme d’un point de vue métier. Il arrive dans certains cas que des factures non conformes soient envoyées. Elles peuvent donner lieuauxtraitementsdéfinisci-dessous.

5.3.1 1er cas : rejet en réception du message facture pour absence de mention légale

Description du cas :Le message est traduit chez l’émetteur et envoyé au destinataire. A réception le destinataire rejette le message car il manque une donnée légale.

Note :Lorsqu'une mention obligatoire est absente, le document n'est pas considéré comme une facture ou un avoir et peut être réémis avec le même numéro de document.

Recommandation :La recommandation en cas de rejet pour absence de mention légale en réception est donc d’émettre la facture ou l’avoir corrigé avec le même numéro. Le document initialement émis ayant une mention obligatoire absente n'est pas considéré comme une facture d'un point de vue fiscal.

ÉMETTEURDébut

Émission du message

factureRéception

L’outil rejette

le message facture

Réception

L’outil intègre

le message facture

Émission d'un message facture corrigé avec le même

numéro

DESTINATAIRE

Fin

Le message apparaît

dans la liste récapitulative

Les anomalies apparaissent dans la liste

récapitulative





Le message facture est rejeté

Absence de mention légale

Dans le cas de l’EDI complet



5.3.2 2ème cas : anomalie d’intégration du message facture pour absence de mention non légale

Description du cas :Le message est traduit chez l’émetteur et envoyé au destinataire. A réception, le message est contrôlé valide au regard de la présence des mentions obligatoires. Au moment de la traduction, il est rejeté pour absence d’une donnée non obligatoire d’un point de vue légal.

Note :A partir du moment où la pièce est légalement correcte, elle doit être intégrée dans le système comptable du destinataire.

Recommandation :La recommandation en cas de rejet pour absence de mention non légale en réception est que le destinataire intègre dans son système comptable la facture (ou l'avoir). Il est ensuite recommandé d’envoyer un avoir puis d’envoyer une nouvelle facture (corrigée avec un nouveau numéro). Il est conseillé de conserver toutes traces d’anomalie.

ÉMETTEURDébut


factureRéception

Le traducteur rejette le

message facture pour absence de mention non légale

Informe sur le rejet de la

facture

Réception

Réception

L’outil intègre

le message facture

Émission d'un message

avoir

Émission d'un nouveau

message facture corrigé

DESTINATAIRE



La facture est intégrée dans

le système comptable











puis est intégré

Le message comporte toutes les

mentions légales

Absence de mention non légale

Fin



5.3.3 3ème cas : une donnée légale absente dans une facture dans un interchange où plusieurs factures sont présentes

Description du cas : L’émetteur envoie plusieurs factures dans un même interchange et une mention légale est absente dans l’une d’entre elles. Le cas 1 s’applique pour le traitement de la facture. La question est de savoir si les outils doivent rejeter la seule facture erronée ou si tout l’interchange doit être rejeté, que ce soit en émission ou en réception.

Recommandation :La recommandation est, en émission, de rejeter soit la seule facture erronée soit l’interchange complet, et, en réception, de rejeter la seule facture erronée.

5.3.4 4ème cas : problème de communication lors de l’envoi

Description du cas : Le message est traduit chez l’émetteur et envoyé au destinataire. Le message ne parvient jamais au destinataire suite à un problème de communication.

Recommandation :En cas de non réception de la facture par le destinataire, la recommandation est d’émettre à nouveau la facture. Il est conseillé de conserver toutes traces liées à l’anomalie.

ÉMETTEURDébut


facture


facture

Réception du message

facture

DESTINATAIRE

Le message facture

apparaît dans la liste

récapitulative

Le message facture n’est

pas reçu ni intégré

Le message facture

apparaît dans la liste

récapitulative

Fin


5.4 LA TRAÇABILITÉ DES FLUX DE FACTURES

Du fait de la réglementation en vigueur, du dé-ploiement de la facturation, de la multiplication des acteurs dans le processus de facturation, les entreprises souhaitent obtenir davantage de visibi-litésurleurfluxdefacturesetce,àchaqueétapede leur traitement.

La réglementation précise que l’entreprise doit maîtriser son système et notamment qu’elle a mis en place des procédures pour assurer que des factures ne peuvent pas être perdues. Au-delà de l’aspect réglementaire, les entreprises souhaitent s’assurer que leurs factures ont bien été émises et donc réellement reçues.

Acettefin,GS1Franceapubliéunguidedesbonnespratiquesdelatraçabilitédesfluxdefactures.Pouren savoir plus, téléchargez le guide disponible dans l’espace Publications du site de GS1 France.

5.5 LES ÉTAPES DE MISES EN ŒUVRE DU PROJET DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE PAR EDI

La mise en œuvre de la facturation électronique doit s'inscrire, comme tout autre projet ayant trait à l’organisation d’une entreprise, dans des objectifs généraux. Pour aboutir aux résultats escomptés, différentesétapesdevrontêtresuivies.

5.5.1 Initialisation du projet

Cette phase permet de prendre connaissance du projet, puis d'en étudier l'objet pour s'assurer que sa mise en œuvre est pertinente et qu'il entre dans la stratégie de l'entreprise. Il est donc nécessaire de s’attacher à mesurer, étudier et analyser les impacts de la facturation électronique sur l’ensemble de la chaîne administrative et commerciale.

Pour une entreprise, la mise en place de procédures automatiques de facturation électronique aussi bien en émission qu'en réception conduit naturellement celle-ci à réviser l’organisation de ses procédures existantes en impliquant tous les services concernés (direction, commercial, comptabilité, informatique, juridiqueetfiscal…).

Comme tout projet EDI, le processus de facturation électronique nécessite que chaque partenaire nomme un responsable de projet dont la fonction est de coordonner lesréflexionset lesactionsàmener,tant en interne avec les services concernés qu’en externe avec les entreprises intéressées.

Très rapidement, les partenaires doivent s'échanger les coordonnées des personnes impliquées dans chacune des phases du projet. La connaissance réciproque des interlocuteurs concernés dans les organisations mises en place est une condition de succès de l’opération.

5.5.2 Le choix du mode de sécurisation des factures

En fonction de l’organisation interne, du système d’information et de manière générale des contraintes de l’entreprise, celle-ci devra décider d’un mode de sécurisation de ses factures, à savoir, mettre en place un système EDI avec des contrôles documentés ou un EDI complet. Ce choix est indépendant de celui du partenaire commercial.

5.5.3 Le choix des outils

La solution EDI

La phase préparatoire est notamment une phase technique car la facturation électronique par EDI nécessiteunéquipementspécifique.Celasetraduitpar le choix d’une solution : EDI in situ, plate-forme externalisée ou Web EDI. Généralement, ce choix repose sur deux critères : le nombre (ou volume) de factures échangées sur une période de référence ou le nombre de lignes par facture.

Dans le cas où l’entreprise opte pour la mise en place de la facturation électronique par EDI complet, elle devra mettre en place un module supplémentaire qui répondra aux exigences du Code Général des Impôts.

Latélétransmissiondesfacturespeutêtreconfiéeà un prestataire extérieur à l'entreprise utilisatrice. Dans ce cas, il est recommandé de donner mandat au prestataire pour établir les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.


Dans un souci de contrôle et d’interopérabilité des solutions existant sur le marché, GS1 France mène, depuis2005,desqualificationsd’outilsdefacturationélectronique par EDI complet. La liste des solutions qualifiéesestdisponiblesurlesitewww.gs1.frdansl’espace GS1 Partenaires.

GS1 France a également réalisé une charte de l’in-teropérabilité qui vise à garantir que les principes clés de l’interopérabilité sont respectés par les prestataires de services de facturation électronique. Cette charte préconise le respect :• du format de la facture• des moyens techniques de transmission et de traçabilité• de la réglementation•etenfindelagratuitédeséchanges,notammentlorsque la facture électronique transite par deux opérateursdifférents.

La liste des signataires est disponible dans l’espace « Solutions » sur le blog de la facture électronique : gs1facturesdematerialisees.blogspot.fr/.

Il est fortement recommandé de choisir un presta-tairequalifiéetsignatairedelacharte.

La solution d’archivageConcernant l’archivage et une fois le choix du sup-port informatique arrêté (serveur, disque dur ou optique, bande magnétique...), le matériel retenu doit assurer la pérennité de la solution en matière de recherche et de récupération des documents archivés sur support informatique durant toute la période légale d’archivage (cf. chapitre 3.5.1).

Il est fortement conseillé de prévoir des procédures de sauvegardes régulières intégrées dans les pro-cédures d’exploitation ainsi que des procédures de back-up.

La maintenance de matériels d’archivage et les pré-cautions nécessaires pour assurer la compatibilité des matériels à venir en remplacement des anciens doivent faire partie des cahiers d’exploitation de l’entreprise.

Enfin,l’entreprisedoits’assurer,encasd’archivageen dehors des frontières françaises, avoir déclaré, auprès du service des impôts territorialement com-pétent, le lieu de stockage choisi (cf. chapitre 3.5.2).

5.5.4 Le choix des standards

La facturation électronique par EDI nécessite le recours à un message structuré basé sur une norme convenue entre les parties. Aucun standard n’est préconisé par la DGFiP. Elle impose seulement que le message facture comporte au minimum les men-tions prévues par les textes en vigueur.

Les messages Facture/Avoir diffusés par GS1 France et GALIA remplissent scrupuleusement ces conditions.

LeProfildeGS1FranceINVOICEANCOM®97V2.3pour la mise en place de la facture électronique par EDI est téléchargeable sur le site www.gs1.fr dans l’espacePublications/Spécificationstechniques.

LeProfildeGALIAdel’INVOICV5permettantlamise en œuvre de la facture électronique par EDI est téléchargeable sur le site www.galia.com dans la partie Standards GALIA / EDI / Messages Odette EDIFACT / Facturation.

5.5.5 La signature d’une convention d’interchange

Bien qu’elle ne soit pas imposée par la législation, laconventiond’interchangepermetdedéfinirlesconditions et modalités d’échanges entre partenaires (un exemple est présenté en annexe 2).

GS1 France et GALIA recommandent la signature d’uneconventiond’interchangespécifiqueauxéchanges de factures électroniques.

Ces accords doivent comporter :• une description du champ d’application du projet enprécisantnotammentlesfluxdedocumentsetleursdifférentsémetteursetdestinataires;•uncahierdemiseenœuvredéfinissantlecalen-drier et les conditions de mise en place ;•lesdifférentesphasesdemiseenœuvredel’opé-ration, ainsi que les conditions de passage d’une période à une autre, depuis la phase pilote jusqu’à laplanificationdelagénéralisationdel’opération;• les conditions liées à l’exploitation et notamment les procédures de replis à mettre en œuvre en cas d’incident ou de rejet ;

http://www.partenaires.gs1.fr/Liste-des-solutions-qualifiees-GS1

http://www.publications.gs1.fr/

http://www.galia.com


• les standards retenus en indiquant les restrictions pratiquées, en conformité avec les règles de gestion spécifiéesparcesstandards.

Les conditions générales de vente ne sont pas rap-pelées dans les messages EDI. Il est souhaitable de les joindre aux accords d’interchange et de prévoir leur conservation durant les périodes légales d’ar-chivage des factures.

5.5.6 Les tests en interne

Une fois mise en place, l’application de facturation électronique doit être testée par l’utilisateur.

Les testseffectuésdoiventpermettredevaliderl’ensemble du processus interne depuis la pro-duction ou la réception des factures (quelle qu’en soit la nature, facture, note d’avoir…), en passant par leur extraction ou intégration dans le système comptable et jusqu’à leur restitution en clair. Ils doivent contrôler qu’en termes d’organisation et de procédures d’exploitation, la chaîne interne complète est conforme aux résultats attendus et aux exigences de l’administration.

Les essais doivent éprouver l’ensemble de la chaîne en fonctionnement normal. Ils doivent également assurer que toute anomalie se traduit par les alertes escomptées, voire par les fonctionnements en mode dégradéprévusàceteffet.

Dans l’ordre chronologique, les tests conseillés sont devérifier:• la conformité avec les dispositions de la régle-mentation ;• la structure et du contenu du message ;• le contenu de la facture EDI par rapport à celui de la facture papier ;• l’exhaustivité des documents au regard du péri-mètredéfinidanslaconventiond’interchange;• l’intégration comptable ;• ...

5.5.7 La phase de pré-production

La chaîne de traitement, préalablement testée en interne et supposée conforme aux accords d’inter-change passés, doit être validée de bout en bout avec le partenaire retenu.

Pour ce faire, les deux entreprises vérifient la conformitéduprocessusaveclesélémentsdéfinisdans la convention.

Cette période de pré-production doit permettre devérifierlaconformitéaveclecahierdemiseenœuvre et d’en mesurer les éventuels écarts. Elle doitpermettredevérifierlebonfonctionnementdes échanges, mais elle peut également être utilisée pour contrôler que les procédures mises en place, encasdedétectiond’anomalie,sonteffectivementopérationnelles.

Durant la phase de pré-production, la procédure d’envoi du document papier par courrier est conser-véeenparallèleetfaciliteainsilesvérifications.Ilest recommandé aux utilisateurs de conserver les archivagesdesmessagesEDIeffectuésdurantcette période.

5.5.7 La mise en production

A l’issue de cette période, les deux partenaires vérifientlaconformitédel’ensembledel’opérationaveclesconditionsdéfiniesdanslaconventionets’accordent sur une date pour passer en fonction-nement réel et supprimer ainsi l’envoi du support papier.

Pendant la période de démarrage, il est recommandé de comparer la liste des factures émises au regard des factures reçues. Par sondage, à période régulière, l’entreprise met en place des contrôles permettant de valider les procédures internes.

En cas de panne dans le processus de facturation électronique, la procédure papier peut prendre le relais tel que cela peut être décrit dans la convention d’interchange. Les contrôles opérés par l’adminis-trations’effectuerontsurl’ensembledesdocumentséchangés, papier et électroniques.


6.1 LE CAS GÉNÉRAL

Le cycle d’achat comprend toutes les étapes de-puis le référencement d’un partenaire commercial jusqu’au règlement des factures.

6

Exemples de cas métier

Process Fournisseur Client

Référencement partenaire Le fournisseur enregistre le nouveau client dans une base de données

Le client enregistre le nouveau fournisseur dans une base de données

Accords commerciaux (contrat, tarif, référentiel produits, devis, convention d’interchange…)

Les partenaires échangent tous documents préalables à la vente de biens ou de services

Commande Le fournisseur enregistre la commande Si la commande fait l’objet d’une dérogation tarifaire, il est recommandé de la valoriser

Livraison Le fournisseur déclenche la livraison Le client contrôle et enregistre la réception

Facturation Le fournisseur émet une facture conforme à la législation

Le client contrôle et enregistre la facture

Archivage Archivage de la facture dans son format original

Archivage de la facture originale dans son format d’origine

Paiement Le fournisseur enregistre le règlement Le client envoie le paiement à échéance

GS1 France et GALIA rappellent que le chaînage des informations au sein des documents échangés concoure à la piste d’audit : une facture fera réfé-rence au numéro du bon de commande et du bon de livraison auxquels elle se rattache et la note d’avoir, rappellera de plus et dans la mesure du possible, la référence de la facture initiale.

La recommandation qui vise à faire correspondre une facture à un bon de livraison et un bon de livraisonàunecommandepermetdesimplifierlamise en place de la piste d’audit et notamment la preuvedelachronologiedesflux(cf.chapitre3.1).

6.2 EXEMPLE D’UN PROCESS CLIENT DANS UN GRAND GROUPE

Le cas décrit ci-dessous concerne une entreprise qui achète de la marchandise en vue de la vendre auclientfinal.Ilconcernedonclesfacturesd’achatde marchandises.

6.2.1 Le process de livraison

Les commandes sont passées par l’entreprise dans un outil de gestion de commandes. Cet outil exprime les besoins d’approvisionnement de marchandises de l’entreprise qui peuvent avoir comme origine les clients en ligne, le réassort automatique, les approvisionneurs…

a


Le format des commandes est fonction du para-métrage fournisseur : elles seront envoyées par fax, par EDI, par Web-EDI ou par mail. Elles sont consultables dans l’outil de gestion de commandes durant la période légale d’archivage.

L’outil de gestion de commandes permet d’assurer la traçabilité de celles-ci. Pour chaque commande, il est possible de retrouver, entre autres, le numéro de commande, la date de commande, la date de livraison,l’identificationetl’adressedespartenaires(émetteur et destinataire de la commande, lieu de livraison), les articles et quantités commandées...

Le portefeuille de commandes est redescendu au niveau du service logistique pour lui donner connais-sance des livraisons attendues à date.

Une fois les marchandises reçues, l’outil logistique remonte à l’outil de gestion des commandes la date de livraison réelle et les quantités reçues. L’outil lo-gistique, en parallèle, produit un compte-rendu de livraison de marchandises qui est intégré dans l’ERP.

Pour chaque livraison, le fournisseur accompagne la marchandised’unbondelivraisonidentifiéparunnuméro, en rappelant la référence de la commande du client. Le bon de livraison fournisseur corres-pond aux quantités de marchandises expédiées, article par article. Si le fournisseur envoie un avis d’expédition électronique (qui contient a minima les informations contenues dans le bon de livraison papier) en amont de sa livraison, il est reçu dans la station EDI et intégré dans l’outil logistique en attente de la marchandise.

Les documents de transport (bon de livraison et lettre de voiture émargés) sont archivés.

6.2.2 Le process de facturation

Principes d’acquisition des facturesL’entreprise reçoit des factures papier, avec ou sans EDI en parallèle, et des factures par EDI complet qui transitent par un prestataire de service. Les factures reçues par EDI, complet ou non, sont contrôlées techniquement par la station EDI, avant d’être inté-grées dans l’ERP. Les factures papier (sans EDI en parallèle) sont reçues par la comptabilité centrale qui crée des lots de factures pour être scannées, vidéo-codées et intégrées dans l’ERP. Un numéro de lot permet de rattacher ces factures à leur lot d’archive.

Dans l’ERP : •Lafichefournisseurdisposed’unecodificationquidistingue le processus de facturation dans lequel s’inscrit le fournisseur ; • Le lien entre les commandes, les comptes-rendus de livraison de marchandises et les factures est assuré. • Le contrôle factures est réalisé sur la base de ces trois éléments.

L’enregistrement des numéros de commande, de bon de livraison et de facture permet d’assurer la traçabilitéentrelesdifférentespiècesetd’établirla réalité de la transaction.

Le rapprochement facture

PréalableLa facture est soumise à certains contrôles né-cessaires à la suite de son traitement. Sans être exhaustif,ils’agiraparexempledevérifierquela facture contient un numéro de commande valable ou un numéro d’établissement du client auquel rattacher cette facture.

Dans l’exemple, l’ERP réalise le contrôle de factures, notamment :• le numéro de commande déclaré dans une fac-ture pour s’assurer que, pour un fournisseur et un client donnés, la commande était attendue et que la marchandise a bien été reçue. • pour chaque article commandé, les quantités et les prix (y compris les remises, les taxes et assimi-lées,…) au regard des éléments attendus. • l’équilibre de la facture (TTC = HT +TVA),• l’absence de doublons de facture…


Si la facture est correcte, elle est validée et réglée à échéance automatiquement. Dans le cas de la fac-turepapierdoubléed’unfluxEDI,lafactureEDInesera pas payée avant réception de la facture papier.

En cas d’écart lors des contrôles de la facture, des Workflowsontgénérésautomatiquementetémisvers les personnes ad hoc.

Exemple de l’écart quantité :Les écarts quantité sont gérés par le service logis-tique.Encasd’écart,unWorkflowestdonctransmisàcetteéquipeafinqu’elleeffectuedesvérificationsetjustifie,sinécessaire,l’écartconstaté.Sil’écartestjustifié,lelogisticienmèneuneactioncorrectrice : il envoie une information au service comptabilité qui valide la facture.Sil’écartn’estpasjustifié,lafactureestcontestée:lelogisticienenvoieuncodeécartvialeWorkflowet l’ERP génère soit une note de débit soit une note d’avoir.

Chaque étape entraîne une action comptable et chaque action génère un statut de la facture concernée.

ArchivageLes factures électroniques reçues en « EDI complet » sontarchivéesparl’offreurdesolutionsenchargedecette prestation. Il est tenu de les restituer pendant la période légale. Ce prestataire n’a pas les éléments de la piste d’audit à sa disposition.

Les factures papier, EDI non complet et les éléments de la piste d’audit décrits ci-dessus sont conservés dans l’ERP pendant trois ans. Les factures papier sont conservées pendant la période légale.

Dans l’ERP, les écritures comptables sont conservées 10 ans. Ces écritures font référence (selon les types de pièce) au numéro de facture, montant, n° de fournisseur, n° de commande. Le détail article n’est toutefois pas présent, les écritures étant consolidées.

6.3 EXEMPLE D’UN PROCESS FOURNISSEUR DANS UNE PME

L’entreprisequiétablitunenouvellerelationd’affairesrenseigne son client dans sa gestion commerciale. Il précise notamment les coordonnées (raison so-ciale,adressecomplète,identifiant)despointsdecommande, de livraison et de facturation.

L’entreprise reçoit des commandes (quantités/réfé-rences) de ses clients par fax, par mail et par Web EDI et les enregistre dans sa gestion commerciale.

L’entrepriseorganiselalivraisonaprèsvérificationdeses stocks. Les marchandises sont accompagnées d’un bon de livraison. Elle enregistre la facture dans sa comptabilité et l’envoie selon le mode convenu avec son client (papier, PDF, EDI…).

Leclientvérifielesmarchandisesreçuesauregardde la commande et émarge le bon de livraison. Il retourne le bon de livraison émargé à l’entreprise qui l’archive.

Si le bon de livraison mentionne un incident et après vérification,l’entrepriseémetunenoted’avoiroutraite un litige.

Sinon, à réception du règlement, elle l’enregistre en comptabilité et réalise le lettrage de la facture.


7

Les règles européennes

Tous les pays membres de l’Union européenne ont, depuis le 1er janvier 2013, transposée la directive européenne 2010/45/UE dans leur droit national. Déjà prévue par le texte de 2001, l’objectif claire-ment annoncé est de permettre une meilleure har-monisationdespratiquesdanslesdifférentspaysde l’Union européenne. Force est de constater en effetquelestranspositionsdeladirectivede2001ontmenéaudéploiementdetechnologiesdiffé-rentes en vue de garantir authenticité de l’origine et intégrité du contenu.

Voici un aperçu des transpositions de la directive de 2010 telles qu’elles ont été rédigées dans les principaux pays de l’Union européenne :

7.1 L’ALLEMAGNE

L’Allemagne place les contrôles internes comme moyen principal pour assurer l’authenticité de l’origine et l’intégrité des factures. Ceux-ci doivent permettred’établirunepisted’auditfiableentrelesfactures et l’opération qui en est le fondement par le rapprochement avec d’autres documents com-merciaux par exemple. Une entreprise qui applique les principes comptables généralement reconnus (PCGR) satisfait à l’obligation d’authenticité de l’origine et d’intégrité du contenu.

L’Allemagne admet que, à titre d’exemple, deux technologies permettent d’assurer authenticité de l’origine et intégrité du contenu : la signature électroniquequalifiéeetl’EDI.

Les factures doivent être archivées pendant 10 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que cesoitdèslorsquel’administrationbénéficied’unaccès en ligne aux factures.

7.2 L’AUTRICHE

L’Autriche a retenu quatre modes de sécurisation et d’échange des factures électroniques :1. L’EDI2.Lasignatureélectroniquequalifiée3. Les contrôles internes permettant d’établir une pisted’auditfiable4. Le portail de services aux entreprises

L’Autriche a également produit un document visant à expliquer la législation. Ce texte précise ainsi no-tamment ce que doivent être les contrôles internes : « Une procédure de contrôles internes est une procédure de suivi par laquelle le vendeur fournit le rapprochement de la facture avec sa demande de paiement … »

Les factures doivent être archivées pendant 7 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que cesoitdèslorsquel’archiveestcertifiée.

7.3 LA BELGIQUE ET LE LUXEMBOURG

L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture doivent être garantis. Ceci peut être réalisé par la mise en place d’une solution EDI, de contrôles établissantunepisted’auditfiableouencoreparl’utilisation de la signature électronique avancée.

Les factures doivent être archivées pendant 7 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que cesoitdèslorsquel’administrationbénéficied’unaccès aux factures.

Pour en savoir plus : http://www.efacture.belgium.be/questions-entreprises

http://www.efacture.belgium.be/questions-entreprises


7.4 LE DANEMARK

Le Danemark précise que l’entreprise détermine librement la façon dont elle va garantir les principes d’authenticité de l’origine, d’intégrité et de lisibilité de la facture. Ceci peut être réalisé par toute sorte d’autorégulation visant à établir une piste d’audit fiableentrelesfacturesetlalivraisondebiensouprestation de services. Le Danemark ne précise pas d’exemples de technologies garantissant la sécurisation des factures.

La législation précise que l’utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR) satisfait à l’obligation d’authenticité de l’origine et d’intégrité du contenu.


7.5 L’ESPAGNE

Les assujettis doivent assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité et la lisibilité des factures en appliquant des contrôles internes permanents. Ce-pendant,afindeconserverunecertainecohérenceavec les pratiques déjà en place, l’Espagne indique explicitement que les technologies précédemment acceptées, à savoir la signature électronique et l’EDI, bien qu’elles ne soient désormais plus obligatoires, continueront à être reconnues pour garantir l’au-thenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures. Tout autre moyen qui garantirait authen-ticité et intégrité pourrait également être accepté par l’Espagne.

Les factures électronique doivent être archivées pendant 5 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que ce soit.

7.6 LA FINLANDE

La Finlande met l’accent sur les contrôles internes. La législation précise ainsi que pour garantir les principes d’authenticité de l’origine et d’intégrité, une entreprise peut choisir les contrôles internes garantissant le lien entre les factures et les biens vendus ou services rendus. La Finlande tient donc une position assez libérale où la preuve du lien entre la facture et les biens vendus prévaut. Cela peut par exemple être établi dès lors que la facture fait référence à un contrat ou une commande initiale. La loi ne donne aucune précision quant aux tech-nologies(EDIousignatureélectroniquequalifiée)à mettre en œuvre.

Les factures doivent être archivées pendant 6 ans et peuvent être archivées dans quelque pays de l’Union européenne que ce soit.

7.7 LA GRANDE-BRETAGNE

La Grande-Bretagne dans le texte relatif à la fac-turation électronique publié en 2012 a retiré toute référence aux trois moyens précédemment autori-sés pour faire de la facturation électronique. Elle a publié un guide sur la facturation électronique qui laisse entendre que l’EDI et la signature électronique avancée sont toujours des technologies reconnues tout comme les contrôles internes.



7.8 LA HONGRIE

Chaque assujetti est libre de déterminer le moyen par lequel il assure l’authenticité de l’origine, l’in-tégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Cela peut être réalisé par des contrôles qui établissent unepisted’auditfiableentreunefactureetlaventede biens ou la prestation de services. La loi hon-groise précise deux exemples de technologies qui garantissent ces principes : la signature électronique avancée et l’EDI.

L’administrationfiscalehongroisedéfinitclairementlesformatsacceptéslorsdescontrôlesfiscaux:• .txt (format texte) ;•Toutautre format intituléfichierd’impressioncontenant du texte et des caractères non formatés etnecomportantaucunecommandespécifiqueàl’exception des sauts de ligne ou sauts de page. Lecontenudufichierdoitcorrespondredefaçonnon-ambiguë aux données imprimées ;• .csv• .dbf• .mdb• .xls• Format XML.

Les formats mentionnés ci-dessus sont ceux acceptés encasdecontrôledefiscal,maislafacturepeutêtreenvoyée dans n’importe quel format électronique.

Les factures doivent être archivées pendant 8 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que ce soit.

7.9 L’IRLANDE

Les contrôles internes doivent être appliqués sur chaque factureémiseou reçueafindegarantirl’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et unepisted’auditfiableentrelafactureetlalivraisonqui en est le fondement. La nouvelle réglementation indique que tout système de facturation électronique qui était conforme à la réglementation avant les changements restera conforme au nouveau cadre réglementaire.

Les factures doivent être archivées pendant 6 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que cesoitdèslorsquel’administrationbénéficied’unaccès aux factures.

7.10 L’ITALIE

L’Italie respecte la directive européenne 2010/45/UE en indiquant que trois méthodes pourront permettre de garantir l’authenticité de l’origine, l‘intégrité du contenu et la lisibilité de la facture : • Les contrôles internes garantissant une piste d’auditfiable•Lasignatureélectroniquequalifiée• L’EDI

L’Italie précise toutefois que toute autre technologie équivalente permettant de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des factures pourra également être acceptée.


7.11 LA POLOGNE

La Pologne respecte également la directive euro-péenne 2010/45/UE en indiquant que l’authenticité de l’origine, l‘intégrité du contenu et la lisibilité de la facture pourront être garantis par la mise en place de contrôles internes garantissant une piste d’auditfiableentreunefactureetunevente.Outreces contrôles, seules deux technologies pourront satisfaire à ces obligations :•Lasignatureélectroniquequalifiée• L’EDI

Les factures doivent être archivées pendant 6 ans et peuvent être archivées dans quelque pays que ce soit selon les dispositions prévues aux articles 244 et 245 de la directive européenne 2006/112/CE.


7.12 LA RÉPUBLIQUE TCHÈQUE

La République Tchèque ne précise pas les tech-nologies visant à garantir authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture. Les factures papier et électroniques sont mises sur un même pied d’égalité de traitement. La garantie des trois principes énoncés précédemment peut être assurée par des « mécanismes ou procédures de contrôles garantissant un lien crédible entre la facture et la livraison ».


7.13 LA ROUMANIE

La Roumanie a intégré le concept de contrôles internesdanssa réglementationafindegarantirl’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu, précisant que ces contrôles doivent être raison-nable et pourront varier en fonction du contexte de l’entreprise. La signature électronique avancée et l’EDI sont également reconnus comme des moyens pouvant permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture.


7.14 LA SLOVAQUIE

La Slovaquie indique que chaque assujetti est responsable de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu des factures, cela pouvant être assuré par des contrôles internes, par une signature électronique avancée ou par l’EDI.


7.15 LA SUÈDE

La réglementation suédoise ne fait aucune référence spécifiqueàdesmoyensàmettreenœuvrepourl’échange de factures électroniques en vue de ga-rantir authenticité, intégrité et lisibilité des factures. Ni les contrôles internes, ni la signature électronique avancée ou encore l’EDI ne sont mentionnés. La Suède accepte totalement le principe de traitement égal des factures papier et électroniques.

Les factures électronique doivent être archivées pendant 8 ans et peuvent être archivées dans les pays de l’Union européenne sous certaines conditions.


Le cadre réglementaire de la facturation électronique n’est pas plus contraignant que celui de la facturation papier puisque les mêmes dispositions s’appliquent à l’une et à l’autre. La facturation électronique doit donc s’imposer naturellement dans les entreprises.

La facture électronique vous permet notamment deséconomiesdepapieretd’affranchissement.

Entermesd’archivage,outrelesgainsfinanciers,lepassageàl’électroniquevousoffreunegestioncen-tralisée de vos factures, facilitant ainsi la recherche despiècesparlesdifférentsacteursconcernés.

Les gains obtenus varient en fonction du format mis enœuvre.Echangéesousformed’unfichierstructu-ré, la facture permet également la suppression des ressaisies, l’extraction et l’intégration automatique des données, la rapidité de traitement…

Le passage à la facturation électronique se prépare, il s’agit d’un projet d’entreprise. Il doit être porté par ladirectionetimpliquedifférentsservices.Plusilestanticipé par l’entreprise, plus le projet est maîtrisé.

La mise en œuvre se fait en collaboration avec lespartenairescommerciauxafindeparveniràunaccord mutuel sur les modalités d’échange des factures électroniques et leur format.

Quel que soit le format ou les formats envisagés, l’entreprise doit veiller à garantir les trois principes : authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture. Elle s’assure également que le contenu de ses factures est conforme à la ré-glementation en vigueur et comporte notamment toutes les mentions obligatoires.

Vous avez déployé l’EDI complet avec certains de vos partenaires commerciauxPourquoi ne pas contacter vos autres partenaires pour le généraliser et rentabiliser ainsi davantage vos investissements ?

Vous doublez vos factures papier d’un message EDIPourquoi ne pas supprimer le papier et mettre en place un archivage électronique ?Pour cela, assurez-vous que votre facture électro-nique :• est conforme à la réglementation,• comporte toutes les informations nécessaires à sontraitementparlepartenaire,tellesquedéfiniesdans le cahier des charges,• respecte des procédures internes garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité (par la mise en place d’un EDI complet ou de contrôles documentés),• est archivée selon une solution permettant une conservation et une restitution pendant toute la période légale.

Le respect des recommandations et des standards de GS1 France et de GALIA facilite la mise en place des échanges avec le partenaire et contribue à une bonne collaboration. Il est recommandé à cet effetdeformaliserl’accordparlasignatured’uneconvention d’interchange.

8

Conclusion : et vous, où en êtes-vous ?


Vous envoyez des factures par PDF accompagné d’un format structuréPourquoi ne pas contacter vos autres partenaires pour le généraliser et rentabiliser ainsi davantage vos investissements ?

Pourquoi ne pas envisager de passer à l’EDI ?

Vous envoyez des factures par PDFPrévoyez d’être en capacité d’accompagner vos PDF d’unfluxstructurépourrépondreauxsollicitationsde vos partenaires intéressés

Pourquoi ne pas envisager de passer à l’EDI ?

Vous envoyez vos factures au format papier ?Puisque vous êtes déjà obligé de mettre en place des contrôles documentés et permanents sur vos factures papier, pourquoi ne pas passer à l’élec-tronique en appliquant ces mêmes contrôles sur vos factures au format PDF ou EDI par exemple ?

Pour vous accompagner, n’hésitez pas à vous adres-ser aux prestataires qui ont développé des solutions conformes à la réglementation et aux standards GS1 envousréférantàlalistedesprestatairesqualifiésetsignataires de la charte d’interopérabilité disponible sur le site de GS1 France.


9

Annexes

9.1 ANNEXE 1 : ETABLISSEMENT DES FACTURES : TABLEAU RÉCAPITULATIF DES MENTIONS OBLIGATOIRES

Tableau récapitulatif des mentions et des aménagements prévus par nature d'opérationANNEXE - TVA - Etablissement de factures : tableaux récapitulatifs des mentions

1. Tableau récapitulatif des mentions obligatoires et des aménagements prévus par nature d'opération

Commentaire doctrinal MentionNature de l'opération

concernéeObligatoire avant le 1er

janvier 2013Obligatoire à compter

du 1er janvier 2013Aménagement /

Dispense

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au I-A § 10 et suivants

Nom complet et adresse de l'assujetti et de son client.

Toute opération. Oui. Oui. Sont dispensés des éléments d'identification du client :

- les reçus délivrés par des automates ou aux péages autoroutiers ;

- les factures d'un montant ≤à 150 € H.T délivrées dans le secteur de la restauration.

(BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 au III § 70 et suivants)

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au I-B § 30 et suivants

Numéro individuel d'identification attribué au fournisseur du bien ou service en application de l'article 286 ter du CGI.

Toute opération. Oui. Oui. Sont dispensées de cette mention :

- les factures dont le montant est ≤à 150 € H.T ;

(sauf lorsque cette mention est déjà imposée par une autre disposition du CGI).

- les factures rectificatives, quel qu'en soit le montant.

(BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20)

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au II-B § 140

Date d'émission de la facture.

Toute opération. Oui. Oui. Non.






Dispense

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au II-A § 70 et suivants

Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.

Toute opération. Oui. Oui. Possibilité d'adopter une numérotation par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au III-A § 180 et suivants

Pour chacun des biens livrés ou services rendus (ligne de facture) :

- la quantité,

- la dénomination précise,

- le prix unitaire hors taxe,

- le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération (Cette dernière mention est portée en pied de facture).

Toute opération. Oui. Oui. Factures d'acompte, lorsqu'un de ces éléments n'est pas déterminé au jour de l'émission de la facture.

Factures relatives à certaines opérations intracommunautaires (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, II-al. 2, c), lesquelles sont notamment dispensées des mentions suivantes :

- prix unitaire H.T ;

- taux de TVA légalement applicable.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au III-A-5 § 240 et

suivants

Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.

Toute opération. Oui. Oui. Rabais, remises, ristournes ou escomptes qui ne sont pas acquis et dont le montant n'est pas chiffrable au moment de la facturation.

Factures relatives à certaines opérations intracommunautaires (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, II-al. 2, c).





Dispense

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au III-A-1 § 160 et

suivants

La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du CGI.

Toute opération. Oui. Oui. Non, sauf si la date de l'opération n'est pas déterminée au moment de la facturation (facture d'acompte, par exemple) ou si elle est identique à la date d'émission de la facture.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au III-B-1 § 300 et

suivants

Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement.

Toute opération. Oui. Oui. Non, sauf pour les factures relatives à certaines opérations intracommunautaires (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, II-al. 2, c), lesquelles peuvent ne pas faire mention du montant de la taxe à payer.

Rappel: en application de l'article 297 E du CGI, les assujettis qui appliquent le régime de la marge ne peuvent pas faire apparaître la TVA sur leurs factures.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-B-1 § 50 et suivants

Numéros d'identification à la TVA du vendeur et de

l'acquéreur.

Livraisons et transferts intracommunautaires

exonérés en application du I de l'article 262 ter du CGI.

Oui. Oui. Non.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-B-2 § 70

La mention : « Exonération TVA, art. 262 ter-I du CGI ».

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-C § 80 et suivants

Numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui du preneur pour les prestations pour lesquelles ce dernier est redevable de la taxe.

Prestations de services soumises à autoliquidation.

Non.

Cette mention ne s'imposait jusqu'alors que dans le cadre des opérations soumises à autoliquidation en application du 1 et du 2 de l'article 283 du CGI.

Oui.

(Tolérance admise jusqu'au 31 décembre 2013)

Non.






Dispense

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-A § 30

Numéro d'identification à la TVA de l'acquéreur et le numéro d'identification à la TVA en France du destinataire de la livraison.

Opérations intracommunautaires

triangulaires visées au 4° du I de l'article 258 D du CGI, lorsque le destinataire du

bien est établi ou identifié à la TVA en France.

Oui. Oui. Non.

Mention : « Application de l'article 141 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 ».

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-A § 30

Numéro d'identification à la TVA en France de l'acquéreur des biens et le numéro d'identification à la TVA du destinataire de la livraison consécutive dans l'État membre où les biens ont été expédiés ou transportés.

Opérations intracommunautaires

triangulaires visées au 1° du II de l'article 258 D du CGI,

lorsque l'acquéreur des biens expédiés dans un autre État

membre est établi ou identifié à la TVA en France.

Oui. Oui. Non.

Mention : « Application de l'article 141 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 ».

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-30 au I-D § 120 et suivants

Numéro d'identification à la TVA intracommunautaire du prestataire de services.

Prestations de services fournies par voie électronique visées à l'article 259 D du CGI.

Oui. Oui. Non.

BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 au I-B § 50

Numéro individuel d'identification du représentant fiscal, ainsi que son nom complet et son adresse.

Opérations pour lesquelles le redevable de la TVA est un représentant fiscal au sens de l'article 289 A du CGI.

Oui. Oui. Non.


9.2 ANNEXE 2 : EXTRAIT DE LA CONVENTION D’ÉCHANGE DES FACTURES ÉLECTRONIQUES DE GALIA

1. OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention (ci-après la « Convention ») apourobjetdedéfinirlesmodalitésselonlesquellesse dérouleront les échanges de Factures Electro-niques entre les Parties, incluant notamment les modalités techniques et fonctionnelles qui seront définiesenannexe.

La Convention est formée par le présent texte ainsi que son annexe.

2. MISE EN OEUVRE DES ECHANGES

2.1 PrincipeLa mise en œuvre du processus est décrite dans l’annexe qui contient :•Unepartiefonctionnellequidéfinitnotammentlepérimètre des Factures échangées (type de Factures, domaine métier, périmètre géographique, …), ainsi quelesadressesdenotificationdesdeuxParties.•Unepartietechniquequidéfinitnotammentlesformats d’échanges, l’environnement technique et les éléments concernant la mise en œuvre opéra-tionnelle des télécommunications entre les Parties (réseaux, adresses réseaux, horaires...) ainsi que le cahier des charges et la procédure de recette.•Unepartie supportquidéfinitnotamment lesprocessus d’alarme et de gestion des erreurs, ainsi que les contacts de chaque Partie.

Les Parties s’engagent à respecter de manière continue l’intégralité des dispositions décrites dans l’annexe et notamment à se doter d’équipements et logiciels informatiques appropriés et à en assurer la maintenance.

Chaque Partie s’engage à supporter les coûts dus au fonctionnement ou dysfonctionnement de sa plateforme.

En cas de non-respect de cet engagement par le Fournisseur, ce dernier supportera les éventuelles conséquencesfinancièresdelanon-émissiondesFactures.

En cas de non-respect de cet engagement par le Client, quelle qu’en soit l’origine : volontaire, involon-taire, négligence, faute ou simple fait, les Factures seront réputées avoir été valablement transmises à la date d’émission par le Fournisseur.

2.3 ExceptionEn cas d’impossibilité de produire certaines Fac-tures Electroniques, les Parties acceptent de les traiter exceptionnellement sous forme papier. Dans ce cas, la facture papier se substitue à la Facture Electroniquevisàvisdel’administrationfiscale.

3. OBLIGATIONS RÉCIPROQUES

3.1 Évolutions

Évolution du contenu des mentions légales obli-gatoires sur facturesChaque Partie s’engage à informer l’autre Partie de toutemodificationd’informationslégales,fiscalesou juridiques la concernant.

Évolutions législativesLes Parties s’engagent également à se tenir mu-tuellementinforméesdesmodificationsjuridiquesetfiscalesconcernantl’échangedeFacturesElec-troniquesetàprendreencomptecesmodificationsdans la présente Convention, si celles-ci sont né-cessaires et applicables.

Évolution du système d’information Chaque Partie s’engage à informer préalablement l’autrePartiedetoutemodificationdesonSystèmed’Information, pour quelque cause que ce soit, sus-ceptible d’entraîner des conséquences préjudiciables pour l’autre Partie.

Lesmodificationsdoiventêtrenotifiéesavecunpréavis minimal de trois mois et ne peuvent entrer en application qu’après la validation par les Parties des tests préalables à la mise en œuvre opérationnelle.


3.2 Contrôle fiscal

Encasdecontrôleparl’administrationfiscaledusystème d’échange des Factures Electroniques, la Partie contrôlée s’engage à en informer l’autre Partie dans un bref délai.

En cas de besoin, le Fournisseur s’engage envers son Client à réémettre sous format papier tout ou partie des factures précédemment transmises en format électronique, dans les meilleurs délais. Cet engagement concerne aussi toute demande for-mulée par l’Administration Fiscale auprès du Client danslecadred’uncontrôlefiscaloud’unesimpledemande d’information.

Encasderefusdel’administrationfiscalederecon-naître la valeur d’original des Factures Electroniques entre les partenaires concernés, le Fournisseur s’engage à mettre en œuvre des contrôles docu-mentés et permanents établissant une piste d’audit fiable.LesPartiesseconcerterontrapidementpournégocier de bonne foi (i) l’adaptation opération-nelle rendue nécessaire par ledit refus et/ou (ii) éventuellement un avenant aux présentes visant à adapter la Convention et notamment le choix du format d’échange.

3.3 Gestion des incidents

AlerteLeClient s’efforceradebonne foid’informer leFournisseur de la non-réception de Factures à partir du moment où il en aura eu connaissance et dans un délai raisonnable.

IncidentChaque Partie s’engage, en cas d’événement em-pêchant ou susceptible d’empêcher la continuation de l’échange des Factures Electroniques de manière temporaire et ce quelle qu’en soit la cause ou l’auteur (ci-après « Événement »), à informer par écrit l’autre Partie, dès la survenance de l’Événement, confor-mémentauxdispositionsfigurantdansl’annexe.

Les Parties se concerteront rapidement et de bonne foi, et feront leur possible pour éviter l’arrêt de l’échange des Factures Electroniques ou limiter la durée de sa suspension.

Dans l’hypothèse où le délai estimé de résolution de l’Evénement ne serait pas raisonnable, la Partie qui facture pourra temporairement émettre ses Factures sur support papier.

Le retour à l’échange des Factures Electroniques se fera dès que possible, et si nécessaire, après va-lidation par les Parties des tests éventuels. La date de ce retour fera l’objet d’une information écrite.

3.4 Communication de documents

En outre, chacune des Parties s’engage, sur demande motivée de l’autre Partie et dans la limite des délais de conservation imposés par les règles de droit applicables, à communiquer tout document imposé par des textes, règles ou normes applicables en relation avec l’échange des Factures Electroniques.

GS1 France

2 rue Maurice Hartmann 92137 Issy-les-Moulineaux cedex T +33 (0)1 40 95 54 10 F +33 (0)1 40 95 54 49 E [email protected]

www.gs1.fr

GALIA

20 rue Danjou 92100 Boulogne-Billancourt T +33 (0)1 41 31 68 68 F +33 (0)1 41 31 68 60 E [email protected]

www.galia.com

GS1 est une marque enregistrée de GS1 AISBL

Tous droits réservés GS1 France - 2015

GALIA est une marque enregistrée auprès du Cabinet Lavoix

Tous droits réservés GALIA - 2015

mailto:[email protected]

http://www.gs1.fr

mailto:[email protected]

http://www.galia.com

Documents

La facturation électronique - TX2 CONCEPT · base de leur pratique de la facturation électronique et de leurs conseils que nous avons pu mettre en forme ce guide. ... PDF +: