La gestion de projet

Gestion d'un projet scolaire

Objectifs :

Gestion de projet, théorie et pratiquePlanification et organisationCommunicationGestion du tempsAdministration financière et établissement de rapportsUtilisation créative de l'évaluationDiffusionLa voix des élèvesPartenariats scolaires

Définition :

'un projet est une activité temporaire entreprise en vue de créer un produit, un service ou un résultat unique.Il est réalisé par des personnes, restreint par des ressources limitées, planifié, exécuté et contrôlé'

Guide PMBOK

Un projet éducatif international ...implique généralement des élèves et enseignants en contact avec des établissements situés à l'étranger• Visites, échanges et stages (face-à-face)• Projets d'élaboration commune de curricula• Projets de développement des établissements scolaires• eTwinning et/ou autres contacts virtuels• Développement professionnel international

Activité : Ordre du jour d'une réunion de planification de projet dans votre établissement

Groupe 1 : Echange bilatéral annuel (deux semaines) des élèves les plus âgés visant à améliorer leurs compétences linguistiques

Groupe 2 : Projet d'élaboration commune d'un nouveau curriculum sur le développement durable impliquant 6 établissements dans 4 pays

Groupe 3 : Projet de développement des établissements portant sur le partage des bonnes pratiques dans l'enseignement des TCI

Groupe 4 : Projet eTwinning (10 établissements) portant sur des artistes célèbres

Groupe 5 : Programme de visites d'observation en situation de travail pour les enseignants en langues

Planification : points à débattre

Planification : points à débattre

Objectifs générauxPoints forts des établissements impliquésQui sera impliqué : le personnel et/ou les élèvesMéthodes et périodicité de communicationLangueQuestions culturelles

Domaines du curriculum à prendre en compte

Calendrier - activités du projet, visites, vacances scolaires, examens

Qui fait quoi - rôles

Imprévus et risques

Scénario interculturel

La langue de travail du projet est l'anglais mais l'un des établissements envoie toujours aux réunions un représentant dont les compétences linguistiques sont au mieux 'rudimentaires'. Résultat, cet établissement a systématiquement du mal à comprendre les tâches qui lui sont attribuées.

"Mon partenaire est toujours d'accord avec tout ce que je dis, mais en fait, il n'arrive pas toujours à tenir ses engagements."

Que s’est-il passé ici ?

•Selon vous, que pensent le coordinateur et le partenaire de cette situation ?

•Pourquoi ?

•Quelles suppositions ont-ils faites tous les deux ?

•Quelles mesures pourraient-ils prendre ?

Plan du projet

• Preuves attestant que la plan a été préparé conjointement avec les établissements partenaires

• Finalités, objectifs et jalons clairement définis• Liens précis avec le curriculum dans tous les pays• Pour les projets d'élaboration commune d'un

curriculum, une simple série d'activités 'visant à mieux se connaître' ne suffit pas, il faut aller dans le sens d'une réelle progression

• Budget équilibré

Références en matière de gestion de projet

Site web 'Kit de survie' :www.european-project-management.eu

Téléchargements : Publication en

EN, DE, FR, IT et RO

Outils de gestion de projet : Modèles Exemples Ressources

Par ex. : accords de partenariat, formulaires de planification, fiches de documentation des coûts de personnel, outils d'évaluation ...

Diagramme de Gantt - un outil de planification simple

Sept Oct Nov Déc Janv

Fév

Tâche 1

1.11.2 Tâche 2

2.1 2.2

= jalons (ou points de repère pour le projet)

Suivi et évaluation

Evénements et conférences (pour les élèves) sur le changement

climatique

Activités préliminaires

Visite en novembre et démarrage du projet sur le changement

climatique

Autres outils de planification

Elaborer un diagramme de Gantt simple :http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc

Utiliser des logiciels open source :http://www.scribd.com/doc/3153813/OpenOffice-ProjectManagement-with-GanttCharts

http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

Planification de la communication

Quels sont les moyens de communication disponibles dans le cadre d'un projet international ?

Evaluez l'utilité de chacun de ces moyens de communication ? (Attribuez une note de 1 à 5)

Quels sont les risques de malentendus interculturels associés à chacun de ces moyens de communication ?

Quels accords et règles devons-nous mettre en place ?

Gestion financière : Quelques règles de base

Aligner le budget sur les objectifs du projetToujours relier le budget au plan de travailQuelles sont les dépenses admissibles ?Rapport qualité/prixCréer des systèmes de gestion financièreRègles en matière de visites Conserver tous les reçus et autres justificatifs

Évaluation

1. Pourquoi l'évaluation est-elle importante ?

2 Etapes de l'évaluation

3 Collecte des preuves et mise en oeuvre des changements. Quelles techniques utiliserez-vous ?

‘Comment allez-vous évaluer, pendant et après le partenariat, si les objectifs du partenariat ont été réalisés et si l'impact recherché a été atteint ?'

Pourquoi l'évaluation est-elle importante ?

• Elle améliore la qualité du projet

• Elle sert de base à une discussion ouverte sur les performances du projet

• Elle met en évidence les points forts et les points faibles et identifie les obstacles aux progrès

Etapes de l'évaluation

• Planification de l'évaluation :

• Convenir des priorités de l'évaluation. Il est impossible de tout évaluer !

• S'assurer que tous les partenaires partagent un vocabulaire commun

• S'assurer que les responsabilités sont partagées entre les partenaires du projet

• Discuter du calendrier, établir un plan d'évaluation

Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir'

• Qu'allons-nous évaluer ?

• Les processus du projet(activités en classe, réunions, communications)

• Les produits du projet(matériels, site web, DVD)

• Les résultatsdu projet - plus difficile !

• Connaissons-nous la situation initiale ?(Analyse comparative des capacités, connaissances et attitudes)

• Quels seront les indicateurs du changement ?

Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir'

Quels outils d'évaluation devrions-nous utiliser ?

1 Questionnaire

2 Journal d'apprentissage

3 Outil internet

4 Groupe d'utilisateurs

5 Analyse des statistiques

6 Entretiens

L'auto-évaluation est souvent un outil extrêmement efficace

Utilisez des outils d'évaluation bien structurés et définissez clairement les indicateurs :

Journal d'évaluationActivité (y compris les dates)

Groupes cibles

Justification et brève description de l'activité

Impact

Modifications futures

NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION

Journal d'évaluation

Activité (y compris les dates)Thème ou titre

Groupes ciblesAvec qui ?

Justification et brève description de l'activitéPourquoi est-ce que j'ai fait ça ? Qu’est-ce que j'ai fait ?

ImpactComment ça s'est passé ?

Modifications futuresSi je devais refaire cette activité, qu'est-ce que je changerais et pourquoi ?

NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION

Auto-évaluation du projet : Utilisée lors d'une réunion d'équipe

• Le calendrier a été respecté • Les activités planifiées ont eu lieu• La communication a été efficace• La contribution des partenaires est conforme à celle spécifiée

dans le plan de travail• Nous avons atteint les objectifs convenus à la dernière réunion• Les partenaires ont appris les uns des autres

Avons-nous un bon partenariat ?

Evaluation d'une réunion du projet

INDICATEURS :

• Des informations suffisantes ont été envoyées avant la réunion et la communication a été efficace

• Les partenaires ont eu le temps de se présenter, d'expliquer où ils en sont et d'indiquer ce qu'ils peuvent apporter au projet

• L'ordre du jour a été respecté, toute modification s'y rapportant a été négociée

• Les partenaires ont tous apporté leur contribution à la réunion• Les objectifs de la réunion ont été atteints• L'environnement de travail se prêtait bien aux tâches proposées • Les activités planifiées ont eu lieu• Les partenaires ont une idée claire des prochaines étapes• Les dispositions en matière d'hébergement, de restauration et d'activités

sociales étaient adéquates

• Analyser les résultats - si possible lors d'une réunion d'équipe

• Mettre en avant les points positifs et les défis• Adapter : le plan de travail, les activités, les

communications, les styles de gestion, les budgets• Informer toutes les parties impliquées - ne rien imposer !• Consigner tous les motifs de changement

Mise en oeuvre du changement :'Qu'allons-nous faire ensuite ?'

Résumé

• Commencez dès le début du projet• Impliquez d'autres parties (peut-être un évaluateur

externe, mais également des représentants des groupes cibles)

• Utilisez des modes d'évaluation appropriés• Utilisez des mécanismes d'évaluation qui prévoient le

développement du projet• Consignez toutes les données et les analyses de

données et utilisez-les dans le cadre de la mise en oeuvre du projet

Pérenniser le projet

Tout financement a une fin - période de financement de 1, 2, 3 ans

Réfléchissez stratégiquement à ce vous voulez faire une fois la période de financement terminée

Comment faire pour pérenniser le projet ?

Les partenariats doivent-ils avoir une durée illimitée ?

Planifier la pérennité du projet devrait être une activité à part entière du partenariat

La vie après le financement

Mettez à profit la période de financement pour établir et peaufiner les systèmes (canaux de communication, informatique, calendriers des projets, les meilleurs domaines du curriculum, enthousiasme du personnel)

Les grands projets avec des partenaires étrangers ne coûtent pas forcément cher - par exemple les e-projetsUn accord de partenariat ?

Un accord de partenariat

• La planification d'un accord de partenariat est un processus collectif

• Le document évoluera probablement tout au long de la période de financement du projet

• La signature de l'accord devrait constituer un jalon important du projet et être célébrée !

• Fixez des dates de révision à mesure que le projet avance

Activité

La fin du financement signifie-t-elle la fin d'un partenariat ?

Quel est votre projet international à faible coût/gratuit le plus réussi ?

Quel est l'événement de collecte de fonds le plus efficace dans votre établissement ?

Diffusion - quelques réflexions préliminaires

Comment avoir des partenaires

motivés en matière de diffusion ?

Comment trouver des canaux de

diffusion adéquats pour ce projet ?

Site web et newsletter -

cela suffira-t-il ?

Qui nous aiderait à diffuser des

informations sur notre projet au

niveau européen ?

Au fait, quel est l'intérêt des activités de diffusion  ?

N'est-ce pas assez que les élèves bénéficient de notre travail ?

Diffusion

Une journée spéciale (ou tout autre événement organisé dans l'établissement) sur un thème international :- La Journée de l'Europe - La Journée internationale des langues- La journée du printemps

etc.

La voix des élèves : questions clés

Que signifie la "voix des élèves" pour vous ?Quelle est votre expérience en matière de "voix des élèves" ? La voix de quelques élèves seulement ou de tous les élèves ?Et comment prendre en compte la voix des élèves ?

Impliquer la communauté dans son ensemble

Exemples d'implication de la communauté (tirés de partenariats Comenius) :

- Autres établissements éducatifs (y compris des universités)- Eglises, mosquées, synagogues et leurs groupes communautaires- Entreprises locales- Sites du 'Patrimoine' - Bureaux d'informations touristiques- Artistes locaux - Associations de protection de la faune- Médias- Administration locale, Police communautaire

Définition d'un partenariat scolaire réussi

Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être :

Définition d'un partenariat scolaire réussi

Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être :

- Pérenne- Non (entièrement) motivé par le financement- Bien géré- Motivant pour le personnel et les élèves- Soutenu par la direction - Un vecteur d'implication pour la communauté dans son ensemble- Intégré dans le curriculum- Stratégiquement planifié- Traiter de questions internationales- Contribuer au développement des compétences clés des enseignants et des élèves

• Tous ces facteurs contribuent au développement de la prise de conscience culturelle, et de l'apprentissage et de la compréhension interculturels.

Scénario interculturelL'un des établissements partenaires compte quelques élèves roms qui, semble-t-il, ne se voient pas offrir l'opportunité de participer au projet.

L'un des autres établissements compte un plus grand nombre d'élèves roms et les intègre dans la plupart des activités scolaires, y compris dans ce projet.

Un enseignant du premier établissement fait souvent des remarques négatives sur les Roms et cela provoque un certain malaise au sein du partenariat.

Que s’est-il passé ici ?

• Selon vous, que ressentent les autres partenaires face à cette situation ?

• Pourquoi ?• Font-ils des suppositions ?• Que doivent-ils faire ensuite ?