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LA GESTIONE DELLE RIUNIONI
Venerdì 4 novembre 2016
Villa Concordia
Barbara Vettorato
DEFINIZIONE DI RIUNIONE
La riunione è uno strumento di
comunicazione, uno scambio di informazioni
tra più persone per raggiungere insieme un
obiettivo comune
Barbara Vettorato
Per essere EFFICACE richiede una attenzione
sistemica sia a livello dei contenuti, sia a
quello delle relazioni
Per essere EFFICIENTE richiede il
contenimento dei costi delle risorse
impiegate: tempo, “costo del lavoro”,
strumenti impiegati
Barbara Vettorato
TAPPE ORGANIZZATIVE DI UNA RIUNIONE
1) La Programmazione:
Definire l’obiettivo della riunione;
Stabilire se è necessaria una riunione;
Determinare il tipo di riunione;
Selezionare e scegliere i partecipanti
(attenzione al numero);
Definire il programma/agenda di lavoro (O.D.G.);
Stabilire la logistica (sala, strumenti necessari, confort, spostamenti,
disposizione partecipanti);
Programmazione dei tempi (di inizio e fine, oltre che le pause);
Fare le convocazioni.Barbara Vettorato
CHECK-LIST DI VERIFICA
PRE-RIUNIONE
- Quali sono gli obiettivi della riunione?
- E’ necessaria una riunione per realizzare questi obiettivi?
- Chi può contribuire concretamente al raggiungimento degli obiettivi
partecipando alla riunione?
- Chi l’ha indetta?
- Di che tipo di riunione si tratta?
-Chi la conduce?
- Chi stende il verbale della riunione?
- Sono stati dettagliati i diversi argomenti all’ordine del giorno?
-I locali, le Attrezzature didattiche e i materiali sono adeguati al tipo
di riunione e al numero dei partecipanti?
- La convocazione è stata fatta con il dovuto anticipo?
- E ’stato fornito per tempo il materiale necessario per la riunione?
Barbara Vettorato
2) LA CONDUZIONELE ABILITA’ DEL CONDUTTORE
• Iniziare la riunione in orario esplicitando gli obiettivi;
• saper ascoltare gli altri;
•favorire una comunicazione fluida e democratica;
•Garantire a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire
e di esprimere liberamente le proprie idee;
•Evitare ogni valutazione delle idee o delle opinioni;
•Fornire stimoli e suggerimenti “aperti” quando sono presenti lunghe pause;
•Avere sempre presenti gli obiettivi della riunione evitando deviazioni;
•Limitare gli interventi irrilevanti, fuori tema o troppo lunghi invitando alla
sintesi;•riassumere, integrare e finalizzare i vari contributi, verificando
periodicamente l’andamento della riunione;
• terminare la riunione in orario facendo sintesi di quanto emerso;Barbara Vettorato
I BISOGNI DEI
PARTECIPANTI
di sicurezza
di considerazione
di partecipazione
Barbara Vettorato
COMPORTAMENTI CHE IL CONDUTTORE DEVE EVITARE
incoraggiare i partecipanti a rivolgersi a lui
direttamente;
Assumere atteggiamenti moraleggianti e esprimere giudizi di valore;
Parteggiare per qualcuno dei partecipanti;
esibire la propria opinione sulle osservazioni dei partecipanti;
fare discorsi lunghi;
Mettere in ridicolo e in imbarazzo qualche partecipante;
Assumere atteggiamenti difensivi e rifiutare le critiche;
Trarre conclusioni affrettate;
Assumere atteggiamenti da esperto;Barbara Vettorato
LA DINAMICA DELLA RIUNIONE
Ogni riunione si articola in tre fasi:
1) L’INIZIO (argomenti preliminari)
Se le persone che partecipano non si conoscono il
conduttore dovrà preoccuparsi di:
- presentare ogni membro agli altri;
- Dichiarare gli obiettivi della riunione, il tempo
concesso ed infine discutere coi partecipanti le
regole cui attenersi.
Barbara Vettorato
ALCUNE REGOLE da chiarire
fin dall’inizio (sorta di
contratto con i partecipanti)
- I tempi di ogni intervento (time limit) ;
- Necessità di prestare attenzione
agli interventi degli altri (ASCOLTO ATTIVO);
- Inibire espressioni aggressive rivolte all’altro
Barbara Vettorato
2) LO SVOLGIMENTO DELLA
RIUNIONE (corpo centrale della
riunione)
incoraggiare la partecipazione di tutti (con
domande aperte e manifestando rispetto e
stima nei confronti delle persone);
Superare i momenti di difficoltà (chiedendo a qualcuno di
riassumere ciò che è emerso, chiedendo chiarificazioni, proponendo un
cambiamento di procedura, invitando a fare una pausa, riportando il
gruppo all’obiettivo della riunione);
Governare il conflitto;
Gestire i “professori”;
Raggiungere una decisione;Barbara Vettorato
3) LA CONCLUSIONE
- Accertare il consenso sui risultati
raggiunti e sulle decisioni prese;
- Dettagliare i risultati e le decisioni;
- Assegnare le responsabilità di
rendere operativi i risultati (chi
deve fare che cosa, come e
quando);
- Se necessario stabilire nuova
riunione;
- Ringraziare i componenti;
- Messaggio di commiato.Barbara Vettorato
CHECK LIST DI VALUTAZIONE POST-RIUNIONE
-Sono stati raggiunti gli obiettivi della riunione?
-La riunione si è dimostrata utile e necessaria?
-I partecipanti hanno potuto contribuire liberamente e
concretamente ai risultati?
- Sono stati rispettati gli orari di inizio e di chiusura dei
lavori?
- Sede, attrezzature e materiali si sono dimostrati adeguati?
-La conduzione della riunione è stata efficace?
-E’ stato steso il verbale ed è stato successivamente inviato
ai partecipanti?
- Sono state assunte delle decisioni? Come?
-Chi è stato incaricato di darvi esecuzione?
-Si è resa necessaria un’altra riunione?
-Sono stati definiti sede, data e ordine del giorno della
prossima riunione?
Barbara Vettorato
CAUSE DI FALLIMENTO
IL CONDUTTORE
- IL SAPIENTONE
- L’OSTILE
- L’INTERFERENTE
- IL LOGORROICO
IL SINGOLO
- LO PSICOLOGO
- IL CATASTROFISTA
- IL BISBIGLIATORE
- IL DISTRATTORE SILENZIOSOBarbara Vettorato
ASSERTIVITA’
PARTECIPARE ALLE RIUNIONI: Checklist
• CHIEDETE SE NON CAPITE• SE NON SIETE D’ACCORDO, DITELO• NON FATEVI INTERROMPERE• SIATE POSITIVI, BREVI E ANDATE AL SODO• PRETENDETE UNA RISPOSTA, SE NON VE LA DANNO
• NON FATE MARCIA INDIETRO• NON SIATE D’ACCORDO CON UN PUNTO DI VISTA SOLO PERCHE’ E’ DELLA MAGGIORANZA O DI UN VOSTRO SUPERIORE
Barbara Vettorato
RIUNIONI
OBIETTIVO
COMUNICAZIONE
DURATA
PERIODICITA’
LAY OUT
PARTECIPANTIBarbara Vettorato
TIPOLOGIA DELLE RIUNIONI
BRIEFING
FORMAZIONE
INFORMATIVA
ANALITICA
CREATIVA
DECISIONALEBarbara Vettorato
BRIEFING
•Preparare operatività
•definire tattiche
•Presentare report
Prevalentemente
monodirezionale
5 – 30 minuti
•Giornaliera
•settimanale
•Saletta riunioni
•ufficio•Team di lavoro
•Gruppo omogeneo
Barbara Vettorato
INFORMATIVA
Dare informazioni
30 minuti – 2 ore
•Periodica 2 – 4 mesi
•Secondo necessità
•Sala riunioni
•Sala conferenza
•Video conferenza
•Diretti interessati
•totalitaria
Monodirezionale
Barbara Vettorato
FORMAZIONE
•Apprendere nuove competenze
•Crescere culturalmente
•Dare spunti di riflessione
4-8 ore giornaliere
•Secondo necessità
•Periodica ogni 3-6 mesi
•Sala formazione ben attrezzata •Gruppi omogenei
•Diretti interessati
Inizialmente monodirezionale, poi
bidirezionale
Barbara Vettorato
ANALITICA•Evidenziare problemi
•Dare priorità
1 – 2 ore
•Secondo necessità
•Periodica ogni 3 - 6 mesi
•Sala riunioni
•ufficio
•Diretti interessati
•Team di lavoro
•Gruppo omogeneo
Monodirezionale
Barbara Vettorato
CREATIVA
•Produrre idee
•Ricercare soluzioni
•Ricercare innovazioni
30 minuti – 1 ora
1/2
•Secondo necessità
•Saletta con tavolo
•Competenti
•creativi
Omnidirezionale attiva
Barbara Vettorato
DECISIONALE
•Prendere decisioni
•Fare scelte
30’ (+ 10’ solo che decide)
•Secondo necessità
•Saletta riunioni •Chi decide insieme ai “consiglieri”
Bidirezionale attiva
Barbara Vettorato