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LA GESTIONE DELLE RIUNIONI Venerdì 4 novembre 2016 Villa Concordia Barbara Vettorato

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LA GESTIONE DELLE RIUNIONI

Venerdì 4 novembre 2016

Villa Concordia

Barbara Vettorato

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DEFINIZIONE DI RIUNIONE

La riunione è uno strumento di

comunicazione, uno scambio di informazioni

tra più persone per raggiungere insieme un

obiettivo comune

Barbara Vettorato

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Per essere EFFICACE richiede una attenzione

sistemica sia a livello dei contenuti, sia a

quello delle relazioni

Per essere EFFICIENTE richiede il

contenimento dei costi delle risorse

impiegate: tempo, “costo del lavoro”,

strumenti impiegati

Barbara Vettorato

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TAPPE ORGANIZZATIVE DI UNA RIUNIONE

1) La Programmazione:

Definire l’obiettivo della riunione;

Stabilire se è necessaria una riunione;

Determinare il tipo di riunione;

Selezionare e scegliere i partecipanti

(attenzione al numero);

Definire il programma/agenda di lavoro (O.D.G.);

Stabilire la logistica (sala, strumenti necessari, confort, spostamenti,

disposizione partecipanti);

Programmazione dei tempi (di inizio e fine, oltre che le pause);

Fare le convocazioni.Barbara Vettorato

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CHECK-LIST DI VERIFICA

PRE-RIUNIONE

- Quali sono gli obiettivi della riunione?

- E’ necessaria una riunione per realizzare questi obiettivi?

- Chi può contribuire concretamente al raggiungimento degli obiettivi

partecipando alla riunione?

- Chi l’ha indetta?

- Di che tipo di riunione si tratta?

-Chi la conduce?

- Chi stende il verbale della riunione?

- Sono stati dettagliati i diversi argomenti all’ordine del giorno?

-I locali, le Attrezzature didattiche e i materiali sono adeguati al tipo

di riunione e al numero dei partecipanti?

- La convocazione è stata fatta con il dovuto anticipo?

- E ’stato fornito per tempo il materiale necessario per la riunione?

Barbara Vettorato

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2) LA CONDUZIONELE ABILITA’ DEL CONDUTTORE

• Iniziare la riunione in orario esplicitando gli obiettivi;

• saper ascoltare gli altri;

•favorire una comunicazione fluida e democratica;

•Garantire a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire

e di esprimere liberamente le proprie idee;

•Evitare ogni valutazione delle idee o delle opinioni;

•Fornire stimoli e suggerimenti “aperti” quando sono presenti lunghe pause;

•Avere sempre presenti gli obiettivi della riunione evitando deviazioni;

•Limitare gli interventi irrilevanti, fuori tema o troppo lunghi invitando alla

sintesi;•riassumere, integrare e finalizzare i vari contributi, verificando

periodicamente l’andamento della riunione;

• terminare la riunione in orario facendo sintesi di quanto emerso;Barbara Vettorato

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I BISOGNI DEI

PARTECIPANTI

di sicurezza

di considerazione

di partecipazione

Barbara Vettorato

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COMPORTAMENTI CHE IL CONDUTTORE DEVE EVITARE

incoraggiare i partecipanti a rivolgersi a lui

direttamente;

Assumere atteggiamenti moraleggianti e esprimere giudizi di valore;

Parteggiare per qualcuno dei partecipanti;

esibire la propria opinione sulle osservazioni dei partecipanti;

fare discorsi lunghi;

Mettere in ridicolo e in imbarazzo qualche partecipante;

Assumere atteggiamenti difensivi e rifiutare le critiche;

Trarre conclusioni affrettate;

Assumere atteggiamenti da esperto;Barbara Vettorato

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LA DINAMICA DELLA RIUNIONE

Ogni riunione si articola in tre fasi:

1) L’INIZIO (argomenti preliminari)

Se le persone che partecipano non si conoscono il

conduttore dovrà preoccuparsi di:

- presentare ogni membro agli altri;

- Dichiarare gli obiettivi della riunione, il tempo

concesso ed infine discutere coi partecipanti le

regole cui attenersi.

Barbara Vettorato

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ALCUNE REGOLE da chiarire

fin dall’inizio (sorta di

contratto con i partecipanti)

- I tempi di ogni intervento (time limit) ;

- Necessità di prestare attenzione

agli interventi degli altri (ASCOLTO ATTIVO);

- Inibire espressioni aggressive rivolte all’altro

Barbara Vettorato

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2) LO SVOLGIMENTO DELLA

RIUNIONE (corpo centrale della

riunione)

incoraggiare la partecipazione di tutti (con

domande aperte e manifestando rispetto e

stima nei confronti delle persone);

Superare i momenti di difficoltà (chiedendo a qualcuno di

riassumere ciò che è emerso, chiedendo chiarificazioni, proponendo un

cambiamento di procedura, invitando a fare una pausa, riportando il

gruppo all’obiettivo della riunione);

Governare il conflitto;

Gestire i “professori”;

Raggiungere una decisione;Barbara Vettorato

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3) LA CONCLUSIONE

- Accertare il consenso sui risultati

raggiunti e sulle decisioni prese;

- Dettagliare i risultati e le decisioni;

- Assegnare le responsabilità di

rendere operativi i risultati (chi

deve fare che cosa, come e

quando);

- Se necessario stabilire nuova

riunione;

- Ringraziare i componenti;

- Messaggio di commiato.Barbara Vettorato

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CHECK LIST DI VALUTAZIONE POST-RIUNIONE

-Sono stati raggiunti gli obiettivi della riunione?

-La riunione si è dimostrata utile e necessaria?

-I partecipanti hanno potuto contribuire liberamente e

concretamente ai risultati?

- Sono stati rispettati gli orari di inizio e di chiusura dei

lavori?

- Sede, attrezzature e materiali si sono dimostrati adeguati?

-La conduzione della riunione è stata efficace?

-E’ stato steso il verbale ed è stato successivamente inviato

ai partecipanti?

- Sono state assunte delle decisioni? Come?

-Chi è stato incaricato di darvi esecuzione?

-Si è resa necessaria un’altra riunione?

-Sono stati definiti sede, data e ordine del giorno della

prossima riunione?

Barbara Vettorato

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CAUSE DI FALLIMENTO

IL CONDUTTORE

- IL SAPIENTONE

- L’OSTILE

- L’INTERFERENTE

- IL LOGORROICO

IL SINGOLO

- LO PSICOLOGO

- IL CATASTROFISTA

- IL BISBIGLIATORE

- IL DISTRATTORE SILENZIOSOBarbara Vettorato

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ASSERTIVITA’

PARTECIPARE ALLE RIUNIONI: Checklist

• CHIEDETE SE NON CAPITE• SE NON SIETE D’ACCORDO, DITELO• NON FATEVI INTERROMPERE• SIATE POSITIVI, BREVI E ANDATE AL SODO• PRETENDETE UNA RISPOSTA, SE NON VE LA DANNO

• NON FATE MARCIA INDIETRO• NON SIATE D’ACCORDO CON UN PUNTO DI VISTA SOLO PERCHE’ E’ DELLA MAGGIORANZA O DI UN VOSTRO SUPERIORE

Barbara Vettorato

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RIUNIONI

OBIETTIVO

COMUNICAZIONE

DURATA

PERIODICITA’

LAY OUT

PARTECIPANTIBarbara Vettorato

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TIPOLOGIA DELLE RIUNIONI

BRIEFING

FORMAZIONE

INFORMATIVA

ANALITICA

CREATIVA

DECISIONALEBarbara Vettorato

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BRIEFING

•Preparare operatività

•definire tattiche

•Presentare report

Prevalentemente

monodirezionale

5 – 30 minuti

•Giornaliera

•settimanale

•Saletta riunioni

•ufficio•Team di lavoro

•Gruppo omogeneo

Barbara Vettorato

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INFORMATIVA

Dare informazioni

30 minuti – 2 ore

•Periodica 2 – 4 mesi

•Secondo necessità

•Sala riunioni

•Sala conferenza

•Video conferenza

•Diretti interessati

•totalitaria

Monodirezionale

Barbara Vettorato

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FORMAZIONE

•Apprendere nuove competenze

•Crescere culturalmente

•Dare spunti di riflessione

4-8 ore giornaliere

•Secondo necessità

•Periodica ogni 3-6 mesi

•Sala formazione ben attrezzata •Gruppi omogenei

•Diretti interessati

Inizialmente monodirezionale, poi

bidirezionale

Barbara Vettorato

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ANALITICA•Evidenziare problemi

•Dare priorità

1 – 2 ore

•Secondo necessità

•Periodica ogni 3 - 6 mesi

•Sala riunioni

•ufficio

•Diretti interessati

•Team di lavoro

•Gruppo omogeneo

Monodirezionale

Barbara Vettorato

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CREATIVA

•Produrre idee

•Ricercare soluzioni

•Ricercare innovazioni

30 minuti – 1 ora

1/2

•Secondo necessità

•Saletta con tavolo

•Competenti

•creativi

Omnidirezionale attiva

Barbara Vettorato

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DECISIONALE

•Prendere decisioni

•Fare scelte

30’ (+ 10’ solo che decide)

•Secondo necessità

•Saletta riunioni •Chi decide insieme ai “consiglieri”

Bidirezionale attiva

Barbara Vettorato