ForumPA 2017

La gestione documentale nella PA

Roma, 25 maggio 2017

Clelia Baldo

C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi di Ateneo

Area tecnica eGovernment

La gestione dell’archivio digitale a supporto dell’amministrazione digitale: l’esperienza

dell’Università degli Studi di Napoli Federico II

2C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

• Ruoli e Responsabilità

• Re-engineering dei processi

• Valorizzazione HR

• Tecnica• Organizzativa• Economica

• Nazionali e internazionali

• Metodologici

• Di qualità

• Tecnologici

• Best practices

• TUDA, EIDAS, CAD e Regole tecniche

• Trasparenza

• Firme elettroniche

• PECNorme e

regolamentiStandard

OrganizzazioneSostenibilità

Verso la PA digitale: la gestione del cambiamento

3C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

La diffusione dei servizi per l’eGovernment

Protocollo InformaticoeGrammata(2007)

Sistema UNINAPEC (2009)

Firma digitaleDiffusione (2012)

DocumentaleeDocumento(2014)

DocumentaleConservazione (2016)Dematerializzazione

flussi interni

Decreti e OdS digitali

Convocazione OO.CC.

PEC a Studenti e ai

Docenti-Ricercatori

Firma digitale centralizzata

CDRL firma digitale

Verbali digitali

Manuale di Gestione

Fattura elettronica

Fasciolo di studente

Manuale di Conservazione

Interoperabilità

PagoPA

Fascicolo del Dipendente

Consegna documenti

istituzionali

4C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

IL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTO INFORMATICO

Formazione documento

Sottoscrizione

Condivisione

Classificazione e fascicolazione

elettronica

Iter di approvazione e

Workflow

Registrazione di protocollo

Produzione copie e copie

conformi

Trasmissione

Conservazione

Reperimento

Esibizione

Gestione Documentale

Protocollo Informatico

Firma Digitale

PEC

5C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Dall’Archivio all’Archivio informatico

Definizione alternativa di Archivio: struttura organizzata di persone e sistemi che

accetti la responsabilità di conservare l’informazione e renderla disponibile per una

comunità di riferimento (rif. ISO 14721:2002 OAIS)

6C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

PIANO DI

CONSERVAZIONETIPOLOGIE

DOCUMENTARIE

TITOLARIO

L’architettura di servizio per la gestione dell’archivio

DocumentaleProtocollo

Conservazione

PROCEDIMENTI

Archivio

Corrente

Archivio

di

Deposito

Gestione

studenti

Contabilità

Gestione

studentiGestione

del personaleSistemi

Operazionali

7C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

L’archivio come unica entità logica

Ai fini del processo di protocollazione e di gestione dei flussi documentali

l’Ateneo è configurato come un’unica AOO

Due i sistemi istituzionali per la gestione dell’archivio informatico UNINA:

Il sistema di Protocollo: eGrammata

Il sistema per la gestione Documentale e dei flussi: eDocumento

La coerente gestione dell’archivio da parte dei due domini applicativi è

garantita grazie alla condivisione del Titolario di classificazione e

dell’organigramma dell’Ateneo

L’interoperabilità bidirezionale tra i due sistemi è realizzata mediante:

Invocazione dei web services del protocollo da parte del documentale per

la registrazione di protocollo di documenti

Possibilità di rendere disponibile nel documentale la “lista di lavoro” dei

documenti protocollati da gestire da parte di ciascuna Unità

Organizzativa.

7

8C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Il Protocollo Informatico

• eGrammata è il sistema di Protocollo dell’Ateneo in produzione dal 1

gennaio 2007, acquisito in riuso dalla Regione Campania.

• eGrammata gestisce un volume medio di oltre 120.000 documenti registrati

per anno solare, con oltre 1500 utenti abilitati con vari profili operativi

• Il sistema offre le seguenti funzionalità standard:

– Nucleo minimo di protocollo: registrazione, segnatura e classificazione

dei documenti in ingresso ed in uscita dall’Ateneo oppure interni

– Gestione informatica dei documenti: acquisizione ottica dei documenti,

versionamento, assegnazione, fascicolazione, conservazione, workflow

dell’iter amministrativo interno

– Gestione dei profili di autorizzazione degli utenti per l’utilizzo di

funzioni e per l’accesso ai dati

– Interoperabilità avanzata con Enti esterni mediante l’utilizzo di strumenti

di PEC (Posta Elettronica Certificata), di Firma Digitale e di segnatura

informatica dei documenti

9C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Le funzionalità avanzate del Protocollo

• Scansione massiva dei documenti mediante riconoscimento codice a barre

e apposizione segnatura mediante endorser integrato sugli scanner

• Protocollo Particolare

• Gestione di repertori

• Storicizzazione delle modifiche sugli allegati oltre che sui documenti

primari

• Firma digitale:

• registrazione immodificabile dell’esito della verifica integrità e

autenticità,

• gestione firmatari multipli,

• timbro crittografico con segnatura di protocollo sulla riproduzione pdf

del documento

• contrassegno di copia conforme automatizzata

• Generazione e registrazione in apposito repertorio della Stampa giornaliera

del registro di protocollo

• Client di emergenza

• Smistamento protocolli tra uffici

• Iter di approvazione dei decreti e degli ordini di servizio

10C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

INCARICATO

Crea il decreto

Registra e timbra nel repertorio

di iter

Vista ed inoltra

Vista ed inoltra

Firma digitalmente

Prende in carico

CAPO UFFICIO DIRIGENTESEGRETERIA

RETTORE RETTORE

Sottopone alla firma

SEGRETERIA DIREZIONE

Registra nel

repertorio “DR”

Il Caso d’uso dei Decreti

Rettorali

L’iter di approvazione ed emanazione decreti

10

11C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

La copia del decreto

• Il contrassegno è formato dal timbro crittografico contenente gli estremi del decreto: segnatura di repertorio, impronta del documento e indicazione dei firmatari. La segnatura e l’elenco dei sottoscrittori possono anche essere mostrati in chiaro (art. 23, comma 2 del CAD).

• Eventuale aggiunta del contrassegno di «copia conforme» (Circolare AgID62/2013 e art. 23, comma 2-bis del CAD)

• Il timbro crittograficoverticale – codice a barre bidimensionale formato PDF417 – contiene il codice relativo all’iter di approvazione del decreto (Repertorio «IA»).

12C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Il sistema per la gestione documentale

Necessità di un nuovo sistema da affiancare al Protocollo tale da:

• Gestire l’intero ciclo di vita di documenti e fascicoli in modo tale

da adattarsi a contesto organizzativo e procedimentale dell’Ateneo.

• Consentire il caricamento e il versionamento dei documenti

informatici, fin dalla fase endo-procedimentale, mediante un

prodotto di ECM di Open Source

• Gestire le entità dei Procedimenti, delle Tipologie documentarie,

del Piano di conservazione e integrarsi con il Piano di

classificazione

• Promuovere la condivisione delle informazioni

• Fornire strumenti per incrementare il lavoro collaborativo

mediante l’utilizzo di flussi di lavoro

• Permettere la conservazione a norma dei documenti e dei fascicoli

informatici

13C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

eDocumento: che cos’è

• eDocumento è il sistema sviluppato dall’Università per la gestione documentale

e la conservazione a norma

• eDocumento è stato realizzato dall’Università degli Studi di Napoli Federico II,

nell’ambito del progetto POR FESR 2007-2013 della Regione Campania

• Nel 2014 l’Università Federico II ha iscritto eDocumento nel catalogo dei

programmi riusabili dell’Agenzia per l’Italia Digitale (n.ro identificativo: 262)

14C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Gli accordi per il riuso di eDocumento

• Alla data sono stati stipulati accordi per il riuso dell’applicazione eDocumento

in modalità «cessione semplice» con i seguenti Enti:

Regione Toscana

Seconda Università degli Studi di Napoli «L. Vanvitelli»

• Prossimo obiettivo è l’individuazione di modelli organizzativi di

cooperazione per:

La condivisione di regole e prassi operative

La programmazione di interventi di manutenzione evolutiva per lo

sviluppo di nuovi moduli e funzionalità

La stipula di contratti unificati per la manutenzione correttiva del

software, con conseguente riduzione dei costi

Fare «sistema» e creare una rete di competenze

15C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Perché sviluppare eDocumento

0

2

4

6

8

10Personalizzabilità

TCO

Adeguatezza

Apertura estandardizzazione

Integrazione conSI Unina

Arricchimentoprofessionale

eDocumento

Soluzione terze parti

16C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

eDocumento: le principali caratteristiche

• eDocumento è stato progettato secondo le best practices a livello

archivistico per effettuare una gestione documentale corretta ed efficace.

• E’ un sistema di gestione documentale che rispetta i requisiti tecnico-

funzionali e di sicurezza contenuti nel Capo IV del TUDA (artt. da 52 a 66)

e nel DPCM del 13 novembre 2014

• eDocumento è conforme alle normative e alle linee guida nazionali sulla

conservazione a norma

• E’ un sistema realizzato per essere integrato e integrabile in logica a servizi

con le restanti applicazioni istituzionali: IAM, Protocollo, PEC, Firma

digitale, sistemi gestionali di dominio (Contabilità, Gestione del

Personale, Gestione delle carriere degli studenti, Gestione Organi

Collegiali, etc.)

• L'interfaccia del sistema è interamente realizzata con tecnologie web ed è

studiata per massimizzare il livello di usabilità ed è inoltre in linea con la

normativa italiana e con le linee guida W3C per quanto riguarda

l'accessibilità

17C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

eDocumento: l’architettura tecnologica

• La piattaforma eDocumento è stata sviluppata a partire da tutti componenti

di base open source, integrando ed espandendo Alfresco (attualmente la

versione 5.1.2 EE), soluzione di riferimento per quanto riguarda gli applicativi

ECM, e utilizzando Activiti come motore di workflow

• La spina dorsale della piattaforma è costituita da MuleESB un Enterprise

Service Bus Open Source estremamente efficiente per la cooperazione

applicativa, con gli altri sistemi dell‘Università

• Il DBMS utilizzato è Oracle RAC versione 11g, attualmente su tecnologia ODA.

L’applicazione è compatibile anche con RDBMS open source (es: PostgreSQL)

• Alcuni dati di massima che indicano sinteticamente il volume complessivo

delle personalizzazioni effettuate a partire dal framework di riferimento:

– oltre 150 webscripts di estensione di Alfresco

– oltre 800 classi java

– oltre 500 jsp

– oltre 250.000 righe di codice tra jsp/java/xml/js/wsdl

– oltre 100 tipi di entità differenti

•

18C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

PostgreSQL

Alfresco + Activiti

Web App JEE/Spring

Interfaccia HTML/CSS/JS

SAN Solr

Accesso

Collaborazione (BPM)

Sicurezza

Organizzazione archivio

Condivisione

IAM

Firma

Digitale

PEC

Protocollo

Gestione

Studenti

Posta

Elettronica

Il sistema eDocumento

Contabilità

19C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Servizi applicativi

BPM Activiti ESB Mule

SOA GovernanceAnalisti Tecnici

ECM

Alfresco

Utenti

L’architettura di servizio

20C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

L’architettura modulare di eDocumento

Gestione

documentale

Sicurezza

Conservazione

Università

Amministrazione Centrale

Ripartizione I Ripartizione II

Ufficio I

Dipartimenti Scuole

Organigramma

Utenti

Scrivanie

WF 1

WF

Processi

21C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Il modulo per la gestione documentale

Le principali funzionalità offerte dal modulo sono:

Gestione, per ciascun utente/scrivania, delle seguenti aree:

Personale (legata all’utente)

Di lavoro-Cartelle (endo-procedimento)

Di lavoro-Fascicoli (procedimento)

Gestione del contesto archivistico (fascicoli, repertori, tipologie

documentarie, formati, procedimenti)

Gestione processi

Indicizzazione e ricerca

Reportistica e audit

Versionamento dei documenti, Firma digitale, Segnatura, Registrazione di

protocollo, Timbro crittografico, Invio PEC, Cartelle pubbliche

Versamento di fascicoli e documenti

Esibizione dei documenti conservati

Gestione integrata con SDI e con la contabilità delle fatture attive e passive

Sistema di monitoraggio e controllo del corretto trattamento delle fatture

Consegna dei documenti istituzionali ai dipendenti in Area personale

22C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

• In accordo con quanto riportato nell’art. 41, comma 2-ter del CAD, a ogni

fascicolo per procedimento, per affare o per attività eDocumento

associa un set di metadati identificativi e descrittivi, che hanno la

finalità di identificare univocamente il fascicolo all’interno dell’archivio e di

descriverlo, fornendo quegli elementi utili a un reperimento più mirato e

celere: la denominazione dell’amministrazione titolare del procedimento, il

nominativo del responsabile del procedimento, l’indicazione dell’oggetto

del procedimento, la segnatura archivistica che identifica univocamente il

fascicolo medesimo

• Il sistema eDocumento consente di creare e gestire anche fascicoli

tipologici, a cui cioè i documenti appartengono in base alla propria

tipologia documentaria (esempio: fatture attive, fatture passive, decreti,

etc.), e fascicoli per oggetto (esempio: immobile) o fascicoli per

soggetto (esempio: studente)

I fascicoli in eDocumento

23C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Fascicolo di persona (fisica)

[CF]

Fascicolo di studente

Fascicolo di matricola

[CF.S/Matricola1]

Fascicolo procedimentale

V.c1/2014-m

Fascicolo procedimentale

V.c2/2014-n

Fascicolo procedimentale

V.c3/2015-z

Fascicolo di matricola

[CF.S/Matricola2]

Fascicolo Procedimentale

V.c1/2017-x

Fascicolo procedimentale

V.c4/2017-n

Fascicolo di dipendente

Dipendente D/R[CF.D/Matricola]

Dipendente TA[CF.D/Matricola]

Il fascicolo di persona fisica

24C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

• Il modulo per la conservazione a norma di eDocumento è

conforme alla normativa attualmente in vigore e alle regole previste

dall’Agenzia per l’Italia Digitale in materia di conservazione (DPCM

3/12/2013 - G.U. n. 59 del 12 Marzo 2014)

aderente agli standard: OAIS, UNI 11386 (sincro), METS, PREMIS, ISAD

• In eDocumento la conservazione si basa sui principi di automazione e controllo

e consente la gestione a norma di tutte le fasi del processo di conservazione:

La conservazione a norma in eDocumento

Versamento

Archiviazione

Gestione

Accesso

25C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Il sistema di conservazione : architettura logica

26C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

I ruoli per la conservazione

Responsabile procedimento:

Crea e chiude il fascicolo (procedimentale)

Responsabile del versamento:

Versa il fascicolo (procedimentale o

tipologico/repertorio)

Responsabile della

ConservazioneAccetta in conservazione, crea e certifica i

pacchetti di archiviazione, li materializza

Responsabile Coordinamento

protocollo:

Garantisce recepimento delle regole e il

funzionamento a norma del sistema e la

corretta produzione dei Pacchetti di

Versamento.

Gestore documentale UOR:

Garantisce recepimento e il rispetto delle

regole e la corretta tenuta dell’archivio UOR

27C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Modulo Conservazione: le principali funzionalità

Include le seguenti funzionalità:

Controlli sui Pacchetti di Versamento (PdV) in termini di: controlli

sul formato e sulla validità e l’integrità dei documenti versati

Creazione Pacchetti di Archiviazione (PdA)

Certificazione PdA

Materializzazione PdA su memoria esterna CAS

Gestione delle richieste di esibizione

Creazione dei Pacchetti di Distribuzione (PdD)

Migrazione formati, verifica integrità

Scarto

Catalogo dei volumi materializzati

Audit e Messaggistica

28C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Eliminazione del rischio di frammentazione dell’archivio

storico e di deposito

Adeguamento del processo di versamento e

conservazione alle esigenze dell’Università, in termini di

ruoli, metadati, formati, regole

Riduzione dei tempi di ricerca e reperimento della

documentazione, miglioramento dell’efficacia nella gestione

delle informazioni

Arricchimento professionale del personale dell’Università

coinvolto nella gestione dell’intero processo

Miglioramento della qualità dei processi interni

Perché essere conservatori

29C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Modulo Sicurezza: le principali funzionalita’

Consente di gestire:

Profili utenti

Template

Scrivanie

Organigramma

Gruppi di utenti e di scrivanie

Struttura organizzativa

Il registro dei «Sistemi fidati» ai fini del controllo della firma

digitale

Modelli di WorkFlow

Audit

Configurazioni

Log di sistema

30C.S.I. – Centro di Ateneo per i Servizi Informativi

Il sito per l’eGovernment dell’Ateneo

http://www.praxis.unina.it

Per informazioni aggiuntive:

clelia.baldo@unina.it

Tel. 081.2537019