LA ORGANIZACIÓN

LA ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología. (Wikipedia)

Organización: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. (Wikipedia)

Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. La gestión de una organización tiene una enorme importancia. Para entenderla, debemos estudiar formalmente las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura.

ORGANIZACIÓN

DEFINICIÓN

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Estructura: Marco fundamental en el que operará el grupo social, esto es la disposición y correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización: Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerárquica: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

ORGANIZACIÓN

DEFINICIÓN

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

• La organización recoge, complementa y lleva a detalles la previsión y la planeación.

• Es de carácter continuo; jamás se pude decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social .

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

ORGANIZACIÓN

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la misma, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

ORGANIZACIÓN

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente

Del equilibrio: En toda estructura existe la necesidad del equilibrio, la aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir sus objetivos.

De flexibilidad: A mayor flexibilidad de la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio.

Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

ORGANIZACIÓN

El concepto de Organización Administrativa se refiere a los procedimientos o herramientas utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora sustancial en los procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o negocios con la finalidad de obtener una mejor situación para el negocio.

ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

CONCEPTO DE SISTEMAS

La palabra tiene muchas connotaciones: "conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de varios órganos y miembros; solo cuando éstos funcionan de manera coordinada, el hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes".

TIPOS DE SISTEMAS: :

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. una computadora, un televisor, un humano)

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.

La Organización como sistema abierto: Una Organización se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.

Los sistemas tienen límites o fronteras que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el CPU de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.


CONCEPTO DE SISTEMAS

la organización es un sistema social, técnico y económico que combina recursos humanos, financieros, de información y tiempo, bajo una determinada estructura operando y desarrollándose, en un contexto en orden a ciertos valores, desarrollando un conjunto de actividades, orientadas a la generación de bienes, ya sean productos o servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos, expectativas propias y de terceros. La cual está formada por subsistemas menores, que a la vez está inserta en un sistema mayor llamado sociedad. Es aquí donde ella misma se convierte en un subsistema

Las organizaciones son sistemas abiertos que interactúan con el entorno, es decir, son “permeables”, pero al mismo tiempo, están claramente delimitados del mismo.


Los sistemas abiertos, según los autores (Robert Kahn y Daniel Katz), tienen diez características:

1. Importación de energía, que las organizaciones obtienen de otras instituciones, de la gente y de las materias primas.

2. Procesamiento de la energía de que disponen las organizaciones. Dentro de éstas “se realiza algún trabajo”; se crean productos, se procesan materias primas, se prestan servicios, se entrenan a la gente.

3. Aporte “exportación” de un producto o resultado “output” al entorno.

4. El intercambio de energía entre el sistema y su entorno tiene un carácter cíclico. Como dicen los autores. “El producto exportado al ambiente proporciona fuentes de energía para que se repita el ciclo de actividades”.


CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA ABIERTO

5. Entropía negativa. La entropía es una “ley de la naturaleza”, según la cual las diversas formas de organización tienden hacia el caos, la desorganización y la muerte, que están presenten en los sistemas físicos y biológicos. Pero los sistemas abiertos al importar más energía de la que consumen, pueden almacenarlas, adquiriendo entropía negativa. Los sistemas sociales no están anclados en las mismas constancias físicas que los organismos biológicos y son capaces de detener casi indefinidamente el proceso entrópico; no obstante es elevado el número de organizaciones que desaparece cada año.

6. Insumo de información, retroalimentación positiva y negativa y el proceso de codificación. Uno de los insumos que recibe el sistema es la información. La retroalimentación (feedback) consiste en información que fluye entre el sistema, sus partes o subsistemas y el entorno y que proporciona al sistema información sobre los efectos de su funcionamiento, permitiéndole al sistema no desviarse, “seguir con su ruta “. Los sistemas desarrollan mecanismos para seleccionar la información, pues no pueden absorber todo lo que les viene del entorno. Por “codificación” se entienden esos mecanismos selectivos de información.



7. Estado estable y la homeostasis dinámica. Los sistemas abiertos, que sobreviven gracias a la entropía negativa, se caracterizan por un “estado estable” que significa “permanencia”. Los sistemas abiertos tienen una “homeostasis dinámica”, busca primordialmente mantener el carácter del sistema a medida que éste crece y se expande. El crecimiento en los sistemas sociales presenta como “una multiplicación del mismo tipo de ciclos o subsistemas: un cambio en cantidad antes que en calidad”

8. Diferenciación. La organización, como sistema abierto que es, se mueve hacia una mayor elaboración, ramificación y complicación de sus componentes, los cuales adquieren progresivamente un carácter más especializado y diferenciado. La diferenciación permite que una organización se desarrolle más allá de un nivel mínimo de actividad.

9. Equifinalidad y tarea principal. Según este principio, “un sistema puede alcanzar el mismo estado final a partir de condiciones iniciales diferentes y por caminos diversos”. Dados que las organizaciones son sistemas orientado al logro de objetivos hay que señalar que la visión sistemática orienta el énfasis hacia las consecuencias o logro de esos objetivos, más que en los antecedentes o condiciones iniciales.



10. El todo y la sinergia. Las “organizaciones son más que la mera suma de sus partes componentes”. Por éste se entiende “un resultado, comportamiento o producto cuyas características fundamentales no se puedan explicar basándose en las características que tengan sus insumos o diferentes partes...” (Litterer, 1979 ). Es decir, resultados mayores que la suma de las partes aisladas. Esta idea está tan inmersa en la vida de las organizaciones, que a veces se olvida el efecto multiplicativo que tienen el trabajo humano y la interacción de los miembros y de los subsistemas organizaciones.



LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Dado que se consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificación que Katz y Kahn hacen de los subsistemas organizacionales está basada en el tipo de actividades. Así identifica cinco subsistemas dentro de las organizaciones que corresponden a la clasificación más general de los sistemas sociales de Talcott Parsons.

• Subsistemas técnicos o de producción

• Subsistemas de apoyo

• Subsistemas de mantenimiento

• Subsistemas de adaptación

• Subsistemas gerenciales o directivos


Subsistemas técnicos o de producción: Tiene que ver con el proceso técnico de transformación o procesamiento de energía. Su función es establecer los requerimientos de la tarea central de la organización mediante la división del trabajo; se deciden las especificaciones y estándares de los mismos

Subsistemas de mantenimiento: Estos “aseguran la presencia de energía humana que permite ejecutar los papeles” (katz y kahn) organizacionales. Están dirigidos a “mantener la estabilidad y la capacidad de producción en la organización” (Katz y Kahn), mediando entre las demandas de las tareas y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento.

Subsistemas de apoyo: Proporcionan una fuente continua de insumos de producción, ampliando el sistema de producción y llevándolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, así desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad.

Subsistemas de adaptación: Estos se relacionan con la generación de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La función adaptativa al igual que la de mantenimiento está dirigida a la supervivencia de la organización, aunque a diferencia de aquella esta dirigida hacia afuera.



Subsistemas gerenciales o directivos: En términos generales, éstos buscan dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organización. Sus funciones son tres: resolver conflictos entre niveles jerárquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos externos y los recursos y necesidades organizacionales.

Por lo anteriormente expuesto se puede concluir que la organización es un sistema

social, técnico y económico cuyas entidades en su interrelación combinan recursos

humanos, financieros, tecnológicos, de información y tiempo, bajo una determinada

estructura operativa en un contexto de ciertos valores y cultura, agrupadas por sus

funciones en subsistemas de actividades a saber: técnicos o de producción,

mantenimiento, apoyo, adaptación y gerenciales o directivos, para desarrollar y ejercer

un conjunto de actividades, cuya finalidad es la generación de bienes, ya sea

productos o servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos expectativas

propias y de terceros. La cual tiene un entorno o ambiente de otras organizaciones con

las que se establecen interrelaciones, generando esto condiciones favorables o

desfavorables en el alcance de sus objetivos.



Por lo anteriormente expuesto se puede concluir que la organización es un sistema

social, técnico y económico cuyas entidades en su interrelación combinan recursos

humanos, financieros, tecnológicos, de información y tiempo, bajo una determinada

estructura operativa en un contexto de ciertos valores y cultura, agrupadas por sus

funciones en subsistemas de actividades a saber: técnicos o de producción,

mantenimiento, apoyo, adaptación y gerenciales o directivos, para desarrollar y ejercer

un conjunto de actividades, cuya finalidad es la generación de bienes, ya sea

productos o servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos expectativas

propias y de terceros. La cual tiene un entorno o ambiente de otras organizaciones con

las que se establecen interrelaciones, generando esto condiciones favorables o

desfavorables en el alcance de sus objetivos.

ORGANIZACIÓN

DEFINICIÓN

Según Idalberto Chiavenato, las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones

ORGANIZACIONES SEGÚN SUS FINES.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

• Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

• Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. son ejemplos de este tipo de organizaciones.

ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD: Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control.

Organizaciones Formales Organizaciones Informales

TIPOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIÓNES

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido


Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

• Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones .

• Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.



• Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización línea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.

• Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que se da a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.



ORGANIZACIÓN INFORMAL:


Chiavenato (1999) define a la organización informal como “el conjunto de interacciones y relaciones establecido por los diversos elementos humanos de una organización”. Según el mismo autor la organización informal presenta las siguientes características:

• Relaciones de cohesión y antagonismo, que surgen como consecuencia de la simpatía o antipatía existente entre ciertas personas.

• Estatus independiente a su posición en el organigrama.

• Colaboración espontánea entre los miembros de los grupos de la organización informal. Esta energía debe ser canalizada a favor de la empresa.

• Posibilidad de oposición a la organización formal cuando la dirección no propicia unas buenas relaciones con el personal.

• Patrones de relaciones y actitudes que son aceptados por los empleados y que pueden reflejar los intereses del grupo.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL:


Pérez Gorostegui (1997), que la organización informal “no puede ser planificada ni estructurada, por lo tanto lo único que se puede hacer es conocerla tan bien como se pueda y, en la medida de lo posible, tratar de que funcione a favor de la organización”.

• Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales, lo que quiere decir que éstos pueden cambiar sus integrantes cuando alguno de ellos cambia de nivel funcional o cuando llegan nuevos compañeros.

• La organización informal trasciende a la organización formal ya que escapa de los límites del organigrama e incluso del lugar y hora de trabajo.

• Estándares de desempeño en los grupos informales que no siempre se corresponden con los establecidos desde la administración.


CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL:

ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN: Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles [3]. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.


Es necesario señalar que una misma organización puede tener las características de dos o tres tipos de organizaciones al mismo tiempo; lo cual, da a conocer —en pocas palabras— sus fines, estructura y características principales. A continuación, veamos algunos ejemplos:

Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra).

Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello.


Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejército, la policía, los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones.

Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción.

Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fe de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.


Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc...

Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones


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