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Universidad de La SalleCiencia UnisalleMaestría en Gestión Documental y Administraciónde Archivos Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
1-1-2017
La planeación estratégica y la organizacióndocumental : bases para la sistematización ypreservación digitalErika Ivette Gutiérrez MosquedaUniversidad de La Salle
Anahí Juan DuránUniversidad de La Salle
Gerardo Francisco Refugio RamírezUniversidad de La Salle
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Citación recomendadaGutiérrez Mosqueda, E. I., Juan Durán, A., & Refugio Ramírez, G. F. (2017). La planeación estratégica y la organización documental :bases para la sistematización y preservación digital. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/22
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Investigación Formativa
La planeación estratégica y la organización documental: bases para la sistematización
y preservación digital.
Erika Ivette Gutiérrez Mosqueda
Anahí Juan Durán
Gerardo Francisco Refugio Ramírez
Contenido
1. Introducción .................................................................................................................... 2
2. Diseño de investigación .................................................................................................. 3
3. ¿Por qué la planeación estratégica y la organización documental son relevantes para la
sistematización? ...................................................................................................................... 4
Planeación estratégica ......................................................................................................... 4
Organización documental ................................................................................................. 13
4. ¿Qué principios de organización documental se deben considerar en la elaboración de
un programa de preservación digital de documentos de archivo? ........................................ 15
Retos sobre preservación que plantea Voutssás................................................................ 17
Principios de organización documental para la elaboración de un programa de
preservación digital de documentos de archivo. ............................................................... 18
5. ¿Por qué los sistemas de gestión documental y la preservación digital tienen una
estrecha relación? ................................................................................................................. 22
6. Conclusiones ................................................................................................................. 28
7. Glosario de términos archivístico .................................................................................. 31
Bibliografía ........................................................................................................................... 34
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1. Introducción
Los documentos de archivo en cualquier soporte son un activo vital de toda organización, de
aquí que requieran ser conservados y preservados, como evidencia de las funciones y
procesos que realiza. Por consiguiente, toda organización necesita de estrategias y
herramientas para la gestión documental que permitan su posterior recuperación, ya que en
la práctica los documentos son considerados como un recurso estratégico para la toma de
decisiones de toda organización.
Desde esta perspectiva se hace manifiesto que la gestión documental actual enfrenta nuevos
retos, uno de ellos vinculado con la desbordante producción documental y su contraparte, la
pérdida de documentos de archivo sustanciales para las organizaciones, consecuencia de
muchos y diversos factores, entre otros: la falta de alineación estratégica, de identificación y
mapeo de procesos, la ausencia y debilidad de políticas de gestión documental, así como la
vertiginosa obsolescencia tecnológica, entre otros, los cuales han entorpecido la producción,
circulación, selección, conservación y destino final de los documentos de archivo y, en
consecuencia, la preservación digital.
El presente artículo tiene como objetivo general analizar las relaciones entre la planeación
estratégica y la organización documental, así como su impacto en la sistematización y
preservación digital de los documentos de archivo. Por consiguiente, expone el vínculo que
se establece entre un sistema de gestión documental y la preservación digital, con base en
conceptos teóricos y metodológicos de la disciplina archivística que deben ser tenidos en
cuenta para elaboración a corto, mediano o largo plazo de un plan de preservación digital de
documentos de archivo.
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2. Diseño de investigación
La presente propuesta está orientada en establecer la relación entre planeación estratégica y
organización documental, además pretende determinar su impacto en la sistematización y
preservación digital; por lo que con base en un método de acopio, selección, revisión y
análisis de fuentes secundarias, principalmente bibliográficas, nos acercamos a la
bibliografía general y especializada sobre el tema y nos concentramos en el análisis del
contenido de la bibliografía seleccionada, lo cual nos permitió establecer quiénes, cómo,
cuándo y desde qué perspectivas han abordado el tema de nuestro interés, así como
determinar cuál es el enfoque de la propuesta de los autores consultados, qué tipo de fuentes
utiliza y a qué conclusiones llega. Información que nos permitió delimitar, orientar y elaborar
una propuesta propia para abordar el tema.
Desde esta perspectiva, la investigación está basada en un método de análisis del contenido,
con orientación cualitativa, que nos permite comparar propuestas y presentar resultados
propios. Si bien existen muchas y diversas fuentes documentales referentes a cada uno de los
tópicos aquí abordados, estos son tratados de manera individual en las fuentes bibliográficas
consultadas. Adicionalmente, es de destacar que no localizamos textos que abordarán la
relación que nosotros proponemos entre planeación estratégica y organizacional documental
como base para la sistematización y preservación digital. En consecuencia, estos resultados
se constituyen en aportes significativos en lo que se refiere a la comprensión del problema
objeto de estudio.
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3. ¿Por qué la planeación estratégica y la organización documental
son relevantes para la sistematización?
Planeación estratégica
Debido a que la planeación estratégica y la organización documental son transversales a todas
las áreas administrativas y miembros de una institución, es necesario que los propósitos,
objetivos y mecanismos que orientan el rumbo a seguir para toda la organización sean
definidos por la alta dirección, solo así se podrán alcanzar las metas fijadas que se traducirán
en beneficios para la misma, puesto que, en palabras de Galo Romero (2014), sin planeación
estratégica las organizaciones se vuelven miopes y muy enfocadas en el día a día, sin tomar
en cuenta el futuro (Galo Romero, H (2014). Una empresa sin planeación es miope. En
http://www.laprensa.com.ni/2014/02/25/economia/184041-una-empresa-sin-planeacion-es-
miope. Recuperado 27-02-2017)
De acuerdo a Armijo, M. (2011, p. 15), la planeación estratégica es una herramienta de
gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al quehacer
actual, como orientarse en el camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los
cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia y
calidad en los bienes y servicios que se proveen. Desde un punto metodológico, la
planificación estratégica consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de
objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los
cursos de acción (estrategias) para alcanzar dichos objetivos. Desde esta perspectiva es una
herramienta clave para la toma de decisiones de las instituciones públicas.
En este orden de ideas Álvarez Torres (2006, p. 74-75), nos presenta el contraste entre dos
tipos de organizaciones: una que opera sin planeación estratégica y otra con planeación
estratégica:
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Organización SIN planeación estratégica. Organización CON planeación estratégica.
Indefinición del futuro de la organización. Claridad del rumbo y futuro de la organización.
Equipo directivo desintegrado, con pocas reuniones
formales de trabajo y poco consenso y análisis
organizacional.
Resultados de negocio que cumplen cabalmente sus
metas específicas.
Resultados de negocio obtenidos sin obligatoriedad
de cumplir metas específicas.
Resultados de negocio obtenidos que cumplen
cabalmente metas específicas.
Estructura organización indefinida de puestos,
funciones, responsabilidades, líneas de autoridad y
tramos de control.
Estructura organización definida en puestos,
funciones, responsabilidades, líneas de autoridad y
tramos de control.
Programa de capacitación indefinido e improvisado. Programa de capacitación definido y de alta
contribución a los resultados de la organización.
Indefinición de políticas y procedimientos. Apego a los Manuales de Políticas y Procedimientos.
Satisfacción del cliente dejada en manos de personas
no de sistemas.
Satisfacción del cliente asegurada con sistemas de
trabajo tipo ISO 9000.
Objetivos y estrategias de negocio indefinidos y del
conocimiento solo de algunos cuantos.
Objetivos y estrategias de negocio perfectamente
definidos y compartidos en toda la organización.
Proyectos de mejora realizados por urgencia más que
por una planeación anticipada.
Proyectos de mejora realizados por una planeación
anticipada.
Cultura organizacional con valores y filosofía
autodefinida.
Cultura organizacional definida con valores y
filosofía que sirven de marco de referencia a la toma
de decisiones.
Poca o nula medición de los resultados de los
procesos.
Medición constante de los resultados de los
procesos.
Continuas crisis (económicas, laborales) Ocasionales crisis (económicas, laborales)
Perdida del talento humano. Aprovechamiento del talento humano.
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Organización SIN planeación estratégica. Organización CON planeación estratégica.
Acumulación de deficiencias organizacionales. Mejora continua en todas las áreas, procesos y
actividades de la organización.
Tendencia a la pérdida de competitividad
organizacional al paso de los años.
Tendencia al incremento de competitividad
organizacional al paso de los años.
Vulnerabilidad organizacional. Fortalecimiento organizacional.
Planes de crecimiento y desarrollo indefinidos. Planes de crecimiento y desarrollo definidos.
Fuente: Tomado de (Álvarez Torres, 2006, p.74-75).
Por ello, es necesario puntualizar y señalar que si bien la planeación estratégica de una
organización es el eje para la toma de decisiones; la planeación en materia de gestión
documental es complementaria y paralela a la planeación estratégica de una organización.
De acuerdo al Modelo de Gestión Documental (Red de Transparencia y Acceso a la
Información, s.f.), la planeación estratégica en materia de gestión documental tiene como
finalidad la puesta en marcha de sistemas de planificación y dirección por objetivos y
resultados con criterios de eficiencia y de calidad, así como el compromiso de implicar a
todos los miembros de la organización con los objetivos, estrategias, proyectos y actividades
acordadas y el logro de resultados, que se esperan obtener en el contexto de una correcta
política de gestión y tratamiento archivístico de los documentos.
El Modelo de Gestión sugiere que al contar con un plan estratégico basado en una correcta
política de gestión y tratamiento archivístico de los documentos, permitirá plantear y dar
respuesta a cuestiones tales como:
¿Dónde nos encontramos en este momento en materia de política de gestión y tratamiento
archivístico de los documentos?
¿Dónde desearíamos encontrarnos en relación a esta materia?
¿Cómo podríamos alcanzar esta situación deseable?
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Y señala los siguientes beneficios que se desprenden de implementar un plan estratégico en
materia de gestión y tratamiento archivístico de los documentos:
Sistematización de las actividades, para el logro eficiente de sus objetivos en materia de
gestión y tratamiento archivístico de los documentos.
Aumenta en el grado de cohesión de la organización pues requiere el trabajo en equipo de
todos los implicados en producir, circular, usar y conservar los documentos de una
organización.
Identifica a los responsables de los proyectos, e instala en la organización una presión
positiva para utilizar mejor los recursos disponibles y mejorar los procesos de asignación
de los mismos.
Implica una cultura de trabajo que pone en práctica el principio de transparencia en la
gestión y la rendición de cuentas en términos de resultados alcanzados, de acuerdo con el
proceso de seguimiento y evaluación que periódicamente la organización deberá realizar.
Permite identificar y analizar los problemas de una manera general y disminuir los riesgos
relacionados con la creación, mantenimiento, tratamiento y conservación de los
documentos de archivo de una organización.
Su articulación permite que toda la organización tenga un enfoque consistente en materia
de gestión y tratamiento archivístico de los documentos.
Promueve una cultura de buenas prácticas sobre política de gestión y tratamiento
archivístico de los documentos dentro de la organización.
Ayuda en la toma de decisiones y en la asignación óptima de los recursos.
Dinamiza los sistemas de gestión y tratamiento archivístico de los documentos, ayudando
a priorizar las decisiones, posibilitando el establecimiento de un sistema flexible y
dinámico de dirección.
Proyecta hacia el exterior que la organización sabe bien qué es lo que quiere hacer, qué es
lo que puede alcanzar y cómo, dónde y cuándo.
En este sentido, podemos afirmar que dado que toda organización produce documentos de
archivo, sólo a través de la organización documental es posible aprovechar al máximo la
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información y tenerla disponible en el momento que se requiera para la toma de decisiones
documentadas. Ya que los procesos técnicos archivísticos permiten controlar, dar estructura
y orden a los documentos, lo cual se traduce en eficiencia administrativa, por lo que la
planeación estratégica y la organización documental son elementos que se deben considerar
en el marco de dichos procesos técnicos.
De ello se deriva la necesidad de concientizar a los altos directivos e involucrar al personal
operativo, para efectos de ponerlos al tanto de la relevancia de tales procesos para el
desarrollo de la gestión documental, así como de la importancia que representan para la
consecución de los objetivos y metas de la organización. Tareas que además requieren de la
planeación de las actividades más importantes de la organización, así como de líneas de
acción definidas y estructuradas que contemplen el análisis de las actividades a desarrollar,
atendiendo a sus costos – beneficios, al establecimiento de metas, a la metodología para la
medición de la calidad en los procesos, al rol que va a desempeñar cada sujeto involucrado,
etcétera. Dicho de otra manera, el trabajo organizado y en equipo requiere la colaboración de
cada uno de los actores involucrados, de lo contrario sería muy difícil lograr el desempeño
eficiente de sus funciones. Visto de este modo, se hace manifiesto que los recursos humanos
de una organización, debidamente involucrados y capacitados se convierten en un factor
clave para el logro de objetivos y metas, siendo este un principio de la planeación estratégica
de una organización susceptible de ser aplicado a su respectiva planeación estratégica de la
gestión documental.
De acuerdo con la Norma ISO 15489-1 (2006, sección 6.3), se deberían definir y asignar las
responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestión de documentos de archivo e
informar de ello a toda la organización, de modo que en caso de que se identifique una
necesidad concreta de crear e incorporar documentos de archivo, no quepa la duda acerca de
quién es el responsable de tomar las medidas oportunas. Estas responsabilidades se deberían
asignar a todos los miembros de la organización, incluidos los responsables de la gestión de
documentos, los profesionales de la información relacionada, los ejecutivos, los jefes de
unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona vinculada
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con los documentos de archivo como parte de su trabajo dentro de una organización, puesto
que de acuerdo al Modelo de Gestión Documental (Red de Transparencia y Acceso a la
Información, s.f.), la definición y asignación de responsabilidades, competencias y sus
interrelaciones permite establecer y mantener un adecuado régimen de gestión de
documentos que satisfaga a todas las partes interesadas, tanto internas como externas, de la
organización. Propiciando, además, la transparencia y rendición de cuentas de la
organización y de los miembros que la integran. Posibilitando así definir las directrices para
que la organización establezca un programa de comunicación, concienciación y formación
continua dirigido a los equipos humanos, tanto internos como externos, implicados en la
gestión de documentos y archivos de la organización.
La planeación estratégica para las organizaciones requiere conocer su contexto actual para
trazar su futuro, identificando las funciones y actividades que debe realizar para lograrlo. En
este tenor, como se cita en la Revista El Buzón de Pacioli, Año XIII, Número 81 Abril-Junio
2013, p.10 de acuerdo a Ramírez y Cabello (1997), la primera herramienta que una empresa
debe implementar para transformarse en una organización competitiva es la planeación
estratégica, pues por medio de ella es posible determinar de manera muy clara cómo se
encuentra la organización y a dónde se quiere ir, además posibilita fijar los derroteros o
estrategias necesarias para lograr su misión.
De igual manera según se ha citado en la Revista El Buzón de Pacioli, Año XIII, Número 81
Abril-Junio 2013, p.12, Martínez (2002), establece que la planeación estratégica de hecho es
un proceso de toma de decisiones al más alto nivel, derivando su complejidad en las variadas
alternativas u opciones estratégicas que se definen para lograr un determinado objetivo a
largo plazo, por consiguiente, podemos hacer hincapié en que la planeación estratégica es
una herramienta de toma de decisiones al más alto nivel, mediante la cual la alta dirección
define el rumbo hacia donde se quiere ir, tomando en consideración el contexto actual de la
organización.
En este orden de ideas, es importante señalar que los gobiernos no son ajenos al uso de buenas
prácticas de la planeación estratégica. En México un ejercicio interesante se da mediante el
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Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 (PND) (Diario
Oficial de la Federación, 2013), en el cual se establece la estrategia transversal "Gobierno
Cercano y Moderno" que tiene como propósito promover un gobierno con políticas y
programas enmarcados en una administración pública orientada a resultados, eficiente y que
ofrezca mecanismos de evaluación los cuales permitan mejorar el desempeño, optimizar el
uso de los recursos públicos, simplificar la normatividad y los trámites gubernamentales,
facilitar la rendición de cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadanía, e incorporar a
las TIC en sus programas.
En cumplimiento a lo dispuesto en el PND, se expidió el “Decreto por el que se aprueba el
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018 (PGCM)” (Diario Oficial de la
Federación, 2013), cuyo propósito fundamental es que los mexicanos retomemos la
confianza en el gobierno para llevar a México a su máximo potencial.
El PGCM (Diario Oficial de la Federación, 2013), establece que la gestión de archivos es
fundamental cuando se trata de cumplir el objetivo de impulsar un gobierno abierto, que
fomente la rendición de cuentas en la Administración Pública Federal -de ahora en adelante
APF-, mediante la consolidación de los sistemas institucionales de archivo y administración
de documentos y atendiendo a las siguientes líneas de acción:
Implementar un sistema unificado de clasificación archivística que propicie un lenguaje
común.
Asegurar el cumplimiento en la APF de los instrumentos de control y consulta en materia
archivística.
Establecer un sistema institucional de archivos físicos y electrónicos.
Vincular los procesos de las dependencias y entidades con la estructura archivística
establecida en la Ley Federal de Archivos.
Fortalecer una cultura archivística en los servidores públicos de la APF.
Definir mecanismos de conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de la
APF.
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Dicho PGCM hace énfasis en el tema de los archivos, como aspecto estratégico, de alta
dirección, considerando el fortalecimiento de la cultura archivística y alineando los
instrumentos de control y consulta archivística, el Cuadro general de clasificación
archivística (Cuadro) y el Catálogo de disposición documental, a la planeación estratégica de
las dependencias y entidades de la APF. Dicha alineación se ve reflejada en la línea que hace
mención a la importancia de vincular los procesos de las dependencias y entidades con la
estructura archivística establecida en la Ley Federal de Archivos (Diario Oficial de la
Federación, 2012).
En este contexto Refugio (2015, p. 88), menciona que en la actualidad, debido a la ausencia
de conocimientos acerca de la metodología empleada para construir el Cuadro por funciones,
ha puesto a prueba la planeación estratégica de las dependencias y entidades de la APF y se
ha evidenciado la necesidad de investigar en torno a este tema, ya que en muchas ocasiones
la alta dirección no le brinda la importancia que merece. Como muestra de ello podemos
mencionar los datos que presenta el Archivo General de la Nación de la Nación, los cuales
señalan que si bien son 274 dependencias y entidades que conforman la APF en México, sólo
el 35.40 % dio cumplimiento a la línea de acción referente a la vinculación entre los procesos
de las dependencias y entidades con la estructura archivística, desarrollando así un Cuadro
por funciones vinculado a procesos, mientras que el otro 64.59 % restante está en
incumplimiento (Archivo General de la Nación, 2016).
Para mejorar la gestión pública gubernamental en la APF y atender el acuerdo del PGCM
(Diario Oficial de la Federación, 2013), se plantea la transformación de las siguientes líneas
de acción:
Alineación de los procesos con la planeación estratégica, los objetivos y metas, tanto
nacionales como institucionales de las dependencias y entidades.
Implementación de mecanismos para que las dependencias y entidades generen los mapas
de los procesos para facilitar su análisis y mejora.
Estandarización de procesos con fines similares para homologar su operación y garantizar
la calidad de sus resultados.
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Desarrollo e implementación de proyectos de mejora institucional e interinstitucional para
hacer más eficientes los procesos del gobierno.
Por lo antes expuesto, actualmente las dependencias y entidades de la APF están rompiendo
y estableciendo nuevos paradigmas en lo que respecta a la cultura archivística, tomando en
consideración que antes de realizar los procesos técnicos – archivísticos de organización
documental, primero se debe de involucrar a la alta dirección para definir hacia dónde se
quiere ir y qué resultados se pretenden obtener, así como para realizar un esfuerzo por
vincular el sistema administrativo con el sistema archivístico, partiendo de la idea de que
ambos sistemas son dos caras de una misma moneda y reafirmando que el tema de la
planeación estratégica debe ser dirigido por la alta dirección.
Además se debe considerar el contexto de la organización, para implantar, tal como lo dice
Carol Couture, Jean-Yves Rousseau (1982, p. 13), una política de tratamiento documental
que permita regular de manera general y sistemática la gestión documental del sistema
administrativo de la organización.
En este orden de ideas Rodríguez (2014, p. 71), apunta que toda política de preservación debe
estar basada en una visión estratégica, que permita definir criterios y hacer que éstos sean
conocidos y, por consiguiente, aplicados. Que sean coherentes con la situación vigente de la
organización y sus expectativas a futuro, para lo cual es preciso analizar lo que se desea, pero
considerando las limitaciones del entorno. En este sentido la política debe ser clara, pero
también debe ser flexible para permitir adaptarse a las nuevas necesidades y oportunidades
que vayan surgiendo. Cabe agregar que la gestión del cambio en un proyecto de gestión
documental adquiere un papel relevante. De acuerdo a Gómez Flórez (2016), cuando
hablamos de gestión documental no sólo nos referimos a documentos, archivos y sistemas
que automatizan o centralizan información y procesos corporativos, sino también a los
múltiples cambios que la gestión documental por defecto implica. Cambios en procesos, en
metodologías, en la forma de organizar, buscar y recuperar los documentos (tarea básica en
toda empresa), cambios de software, de formatos, de términos etc. Cambios que son
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transversales a toda la empresa y que por ende van a generar un porcentaje de resistencia. Es
evidente entonces, que la gestión documental siempre debe llevar de la mano la gestión del
cambio, entendida como el conjunto de estrategias que buscan reducir la resistencia a algo
nuevo o algo que se cambia. La gestión del cambio no se debe enfocar en capacitación. Es
una parte, sin duda, pero deben tenerse en cuenta otros elementos como: brecha generacional,
tecnológica y educativa, así como el análisis a detalle para determinar la causa del rechazo y
así poder disminuirlo.
La verdad es que el rechazo al cambio es natural, es parte del
comportamiento humano, pero si no se gestiona correctamente, es un factor
que llevará al fracaso a cualquier proyecto de gestión documental (Gómez
Flórez, 2016. ¿Por qué es importante la gestión del cambio en la gestión
documental? En:http://www.neodoc.es/news/por-que-es-importante-la-
gestion-del-cambio-en-la-gestion-documental. Recuperado 25-01-2017).
Organización documental
La evolución de los organismos gubernamentales ha propiciado una administración más
compleja y diversificada. Este fenómeno, aunado al aumento sustancial de la población en
los últimos cincuenta años, han sido factores de primer orden en la producción de un creciente
volumen documental que al irse acumulando en proporciones sin precedentes, ha creado en
las dependencias y entidades del gobierno una desbocada producción o reproducción
documental que acarrea problemas relacionados con su respectiva organización y
preservación, que requieren soluciones efectivas y duraderas toda vez que ponen en riesgo
constante la integridad de los documentos de archivo.
Al considerar la problemática en su conjunto y luego de evaluar el alcance institucional y
cultural de la misma, puede observarse con claridad la necesidad urgente de mejorar a
profundidad la gestión documental en los organismos gubernamentales y, en consecuencia,
el funcionamiento global de las áreas de archivo. Ello implica dar por supuesto, tal como lo
establece la Ley Federal de Archivos (Diario Oficial de la Federación, 2012), en el artículo
12, fracción II, que los sujetos obligados deben aportar al “establecimiento de criterios
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específicos en materia de organización y conservación de archivos”, los cuales permitan
regular la producción, circulación, selección y destino final de los documentos de archivo.
El proceso de organización documental, de acuerdo a Alday (2004, p. 68), “consiste en el
conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas por las que los diferentes grupos
documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, para
revelar su contenido y para tener el control de cada pieza del conjunto de documentos”. Lo
cual significa que la organización documental es importante para sistematizar el quehacer
administrativo en toda organización, llámese pública o privada.
Heredia (1987, p. 389), afirma que el respeto al origen y al orden natural nos da la clave de
lo que es organización en cualquier archivo. Esta misma autora reconoce en el proceso de
organización documental dos dimensiones, un antes y un después, la intelectual y la
mecánica. Además, aclara que a la dimensión intelectual le corresponde la clasificación y a
la mecánica la ordenación. Añade que ambas operaciones son tan importantes que su correcta
planeación y operación darán como resultado una organización documental acorde a la
gestión de toda organización.
Al proporcionar una estructura lógica del fondo documental se hace manifiesta la importancia
de elegir correctamente el sistema de clasificación archivística a implantar en la organización,
ya que de acuerdo a Refugio (2015, p. 87), ésta es la “base de la organización y conservación
de los archivos, piedra angular de toda política de tratamiento documental, cuyo enfoque es
sistémico, gerencial, corporativo y cooperativo y basado en procesos” y además refleja las
atribuciones o funciones de una organización.
Para concluir, la organización documental es relevante para “sistematizar” dado que dicho
proceso define su estructura documental, al relacionar de manera jerárquica sus atribuciones
y funciones, lo cual permite tanto conocer sus operaciones y utilidades, como documentar
sus actos administrativos regulados por disposiciones normativas, para la rendición de
cuentas, para lograr la transparencia en el acceso a la información y para la documentación
de la propia memoria histórica de una sociedad. Dicho en términos de González Llaca:
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Sin archivos no hay memoria, no hay Estado; la burocracia es un duende
inasible y no existen posibilidades de implantar una democracia de
excelencia. De la rendición de cuentas mejor ni hablamos. Un ser humano
con alzhéimer pierde su identidad, una institución sin archivos es una
contradicción administrativa. Sin archivos la historia, maestra de la vida,
como diría Cicerón, se reduce a una crónica sin enseñanzas (González,
2012, p. 109).
4. ¿Qué principios de organización documental se deben
considerar en la elaboración de un programa de preservación
digital de documentos de archivo?
Sin duda, el avance tecnológico y el desarrollo científico en las últimas décadas ha venido a
revolucionar las formas de producir, circular, distribuir, difundir, almacenar, conservar y
preservar los documentos de archivo, tanto los que fueron producidos en soporte papel o
aquellos que se produjeron en electrónico.
Además es de señalar que el desarrollo tecnológico es un factor clave en lo relativo a la
conservación y preservación de documentos de archivo, y no nos referimos únicamente al
software o al hardware, pues desde varios años atrás han venido influyendo en la disciplina
archivística muchas de las técnicas e instrumentos empleados en materia de conservación y
preservación de documentos de archivo, que han sido desarrollados por especialistas en
diversas áreas del conocimiento tales como la química, la biología, la física, la informática,
la restauración, etcétera.
El tema de la conservación y preservación de documentos de archivo no es nuevo en la
archivística, lo que cambia con el paso del tiempo es la forma de plantear y resolver los retos
y los problemas actuales. Sin duda, para la actual gestión documental uno de los temas en
boga es el referente a la preservación digital, pues supone un cambio de paradigma en los
soportes de los documentos de archivo que son fijados a través de medios electrónicos, así
como de aquellos donde hubo una conversión del soporte original a soporte digital.
No obstante es verdad y todos reconocemos que el adecuado tratamiento de nuevos desafíos
exige de una mirada interdisciplinaria; es importante enfatizar que si hablamos de
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documentos de archivo, independientemente del soporte, son las voces de los archivónomos
archivistas o archivólogos aquellas que sin duda deben plantear opciones que respondan a las
necesidades y a las preguntas que corresponden estrictamente a la propia disciplina. Por ello,
consideramos importante explorar posibilidades que den razón desde la propia área del
conocimiento, pues si bien a lo largo del camino será ineludible realizar consultas a muchos
otros campos del conocimiento, la intención del presente artículo es argumentar por qué hay
elementos metodológicos básicos que consideramos son necesarios atender para establecer
un plan de preservación viable para documentos de archivo, que esté apoyado por la alta
dirección de la organización.
Pero sin dejar de aprovechar las propuestas y reflexiones que ya se han generado en otros
campos del conocimiento, como la Biblioteconomía, pues sus actores se han visto
enfrentados a un dilema parecido al de los archivos y en México se encuentran realizando
aportaciones estratégicas para la preservación digital, las cuales se pueden revisar y evaluar
desde la propia disciplina archivística e, incluso, adaptar con la finalidad de fortalecer las
propuestas que hasta el momento se han planteado sobre el mismo asunto, ejemplo de ello
son las aportaciones de Voutssás M. Juan1-, quienes afirma que:
El proceso de ofrecer a comunidades de usuarios colecciones documentales
estructuradas y de preservarlas para futuras generaciones implica retos
formidables que los bibliotecarios, archivistas y muchos otros profesionales
de la información deben poder afrontar y resolver (Voutssas 2009, p. X).
1 Es uno de los autores contemporáneos que ha escrito sobre el tema de la preservación digital de bibliotecas en México, algunas de sus
publicaciones son: Bibliotecas y publicaciones digitales (2006); Un modelo de planeación de bibliotecas digitales para México (2007);
Factores Tecnológicos, Legales y Documentales de la Preservación Documental Digital (2009); Preservación del Patrimonio Documental
Digital en México (2009); La Cadena de Preservación en Archivos Digitales (2010); Preservación Documental Digital y Seguridad
Informática (2010); Factores Culturales, Económicos y Sociales de la Preservación Documental Digital (2011); El Diplomado en
Administración y Preservación de Archivos Digitales del CUIB (2012); La 'Autenticidad' en Documentos de Archivo Digitales: Una
Ontología (2012); Estrategias de Conservación y Preservación de Documentos de Archivo Digitales: Elementos Técnicos (2014); Glosario
de preservación archivística versión 4.0 (2014). Este hecho amerita mencionar algunas de sus aportaciones, pues si bien el campo de su
especialidad es la bibliotecología, muchas de las problemáticas, factores y respuestas que plantea sobre el tema de preservación digital,
también son retos que dicha disciplina comparte con la Archivística, pues tanto los Archivos como las Bibliotecas enfrentan desafíos
semejantes.
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Retos sobre preservación que plantea Voutssás
La enorme diversidad y cantidad del material a preservar: libros, revistas,
manuscritos, periódicos, fotografías, discursos, videos, películas, grabaciones,
etcétera.
La falta de conciencia del valor histórico de los acervos documentales.
Los factores tecnológicos que inciden en la preservación de material digital a mediano
y largo plazo: soporte, formatos, hardware y software asociados para su visualización,
así como obsolescencias tecnológicas. Seguridad de la información.
Restricciones y consideraciones legales con respecto a derechos de autor y de acceso,
así como las relativas a los derechos de privacidad.
Inclusión de metadatos pertinentes para la recuperación adecuada de la información.
Integración de los tres ejes principales: digitalización, preservación y distribución en-
línea.
Mecanismos que permitan garantizar el acceso futuro a la información por el público.
Y obviamente, los costos asociados a la preservación de este material digital, aparte
de los generados por la producción del mismo. (Voutssas, 2009, p. XV-XVI).
Desde la perspectiva Voutssas (2009, p. XVII-XX) todos estos retos inciden en la
preservación y se pueden agrupar en seis categorías:
1) Culturales: falta de sensibilidad de una parte de la sociedad respecto al valor histórico
de su patrimonio documental,
2) Tecnológicos: cambio rápido y constante de los dispositivos y aspectos tecnológicos
relacionados a la información electrónica,
3) Legales: vinculados con derechos de autor, derechos de acceso a la información,
derecho a la privacidad de las personas, etc.
4) Documentales: metadatos,
5) Económicos: costos,
6) Sociales: garantizar el acceso público y masivo, y la usabilidad documental.
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A consideración del autor todos estos elementos se deben vislumbrar y resolver para llevar a
cabo un adecuado programa de preservación digital para bibliotecas. Ante dicha propuesta,
nos parece importante señalar que si bien todos y cada uno de los retos que plantea Voutssas
son dignos de atención y los podemos compartir; al ser una propuesta que emergió por la
preocupación de la preservación digital en el ámbito bibliotecas no considera dos temas que
para la preservación digital de documentos de archivos resultan ser indispensables, a saber:
la organización documental y el valor probatorio de los documentos de archivo.
Temas nodales para la elaboración, diseño, desarrollo e implementación de una propuesta o
un programa de preservación digital de documentos de archivo, puesto que una vez se ha
confirmado que éste se encuentra alineado con los objetivos de la organización, el siguiente
paso lógico consiste en establecer y definir los procesos archivísticos claves y las premisas
que serán la base de cualquier programa de preservación, las cuales no se pueden obviar pues
deben ser los principios teóricos de la disciplina archivística, es decir, el fundamento de un
programa de preservación de dicha naturaleza.
Principios de organización documental para la elaboración de un programa de
preservación digital de documentos de archivo.
La teoría archivística actual se fundamenta y sustenta en dos grandes principios: 1) origen de
procedencia, y 2) orden natural de los documentos de archivo. Estos principios ofrecen
puntos de partida que sirven para identificar el contexto de producción y su razón de ser, lo
que permite conocer las funciones, los procesos y procedimientos administrativos de los que
se derivan y determinar tanto su valor como la vigencia documental, los plazos de
conservación o el destino final.
Para Heredia (1991), estos principios plantean que:
[...] cada documento debe de estar situado en el fondo documental del que
procede, y en este fondo en su lugar de origen” Y junto a esto, todos los
documentos se producen en orden secuencial, lógico y natural. Este origen
y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza
jurisdiccional del archivo y de su fondo (p. 35-36).
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Para Villanueva (2007):
Uno de estos principios, aceptado universalmente, es el de procedencia o
respeto al origen y orden natural, reconocido como el principio
fundamental de la archivística. Este principio, entendido correctamente,
otorga las bases para que la disciplina archivística se desarrolle y adquiera
la seriedad que su autonomía le requiere (p.18).
Conforme a lo anterior, el origen de procedencia y orden natural establecen tanto que los
documentos de archivo, dentro una organización, son producidos como parte de una actividad
regulada o de una función emanada de un procedimiento o norma; como que dichos
documentos son testimonio de la actividad desempeñada, la cual permite establecer su
vínculo dentro de una estructura específica y otorgarles el lugar que ocupan dentro de esa
organización.
Para la disciplina archivística, estos dos fundamentos son básicos y claves cuando se trata de
llevar a cabo las tareas de organización documental, las cuales consisten en clasificar, ordenar
y describir los documentos de archivo. Y son el resultado del desempeño de una actividad y
el testimonio del cumplimiento de la misma (Villanueva, 2007, p. 76-77). En ese sentido, una
vez que se han producido los documentos, será necesario organizarlos conforme a la
metodología desarrollada por la propia disciplina, la cual distingue y llame la atención en tres
procesos claves: la clasificación, la ordenación y la descripción.
La clasificación – dicho sucintamente – permite estructurar, a partir de
categorías claramente identificadas y jerarquizadas (fondos, secciones,
series) la información documental desde que esta se produce, y hace posible
su sucesiva identificación, agrupación y sistematización mediante el uso de
un cuadro de clasificación como instrumento de control del proceso
(Ramírez, 2011, p. 11.).
La clasificación permite dotar a los documentos de archivo de una estructura, establecer sus
agrupaciones, determinar los vínculos entre las diferentes clases de los documentos de
archivo que se producen y plasmar dicha estructura a través de un Cuadro general de
clasificación archivística.
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En el caso de las dependencias y entidades de la APF en México, de conformidad con lo
establecido en el artículo 18, fracción IV de la Ley Federal de Archivos (Diario Oficial de la
Federación, 2012), el criterio de clasificación archivística es por funciones, por lo que el
Cuadro es el reflejo de las atribuciones y funciones de toda dependencia o entidad. Lo
anterior de manera coincidente con la Norma ISO 26122 (2008, sección 6.2), ya que las
funciones se identifican agrupando los procesos encaminados a conseguir los objetivos y las
estrategias de la organización.
De acuerdo al Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística
emitido por el Archivo General de la Nación de México (2012, p. 15 y 16), para elaborar el
Cuadro general es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las
atribuciones y funciones del organismo que produce los documentos de archivo, y en su
formulación debe considerarse el marco normativo, los instrumentos jurídicos, los esquemas
de clasificación existentes y los recursos disponibles.
Una vez definida la estructura del Cuadro y clasificados los documentos de archivo se debe
proceder a la ordenación. De acuerdo Jiménez Gonzalez (2003, p.7), este es el proceso
mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los
tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. Sin
embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, sino que
también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos
de archivo ya que refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). Con este
proceso archivístico se contribuye, en primer lugar, a la organización administrativa y, en
segundo lugar, al conocimiento histórico institucional.
La ordenación facilita el acceso a la información y permite su localización expedita de los
documentos; favorece la comprensión documental, pues la disposición física brinda
información contextual; facilita el estudio y análisis de contenido. Es como tener los engranes
necesarios de un mecanismo correctamente ensamblado.
Si ya tenemos documentos clasificados y ordenados, es viable proceder a la descripción; sin
embargo, debido a que el tema de la descripción de los documentos es tan medular y tan
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amplio, únicamente nos concentraremos en señalar que para esta tarea el Consejo
Internacional de Archivos, con base en las aportaciones de muchos especialistas y teóricos
en la materia, ha desarrollado normativas exclusivas y específicas para el tratamiento de
dicha actividad, de las cuales consideramos que por lo menos vale la pena mencionar dos:
1. ISADG (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Redactada por el Comité de Normas de Descripción del Consejo Internacional de
Archivos (CIA). El proceso para su redacción inicia en el año de 1988 en Otawa, durante
la primera reunión de expertos de descripción. En 1990 se constituye, con iniciativa de la
UNESCO, una comisión ad hoc sobre normas de descripción y en 1992 en Madrid se
aprueba la Declaración de Principios sobre Descripción Archivística, documento base
de la norma. En 1993 en Estocolmo se aprueba la primera versión, durante 1998 se
finalizan los trabajos de revisión a la misma y en el año 2000 se aprueba el texto de la
segunda edición. Se trata de una norma general para orientar descripciones archivísticas,
cuyo propósito es identificar y explicar el contexto o el contenido de los documentos de
archivo, así como facilitar la recuperación y el intercambio de información (Consejo
Internacional de Archivos, 2000, p.12).
2. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias.
Redactada por la Comisión ad hoc para las normas de descripción del CIA durante los
años 1993-1995 y publicada en 1996. Después de varias revisiones y sugerencias
adelantadas entre los años 2000 a 2003, fue aprobada su segunda versión y, finalmente,
se presentó durante el congreso del CIA celebrado en 2004 en Viena. Es una norma
complementaria a la ISAD (G), que tiene como intención servir de guía para la
elaboración de registros de autoridad de archivos que proporcionen descripciones de
entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de
archivos. (Consejo Internacional de Archivos, 2004, p. 5-6, 8)
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En el ámbito internacional estas dos Normas son los referentes más significativos, pues
representan el resultado de un esfuerzo colegiado por homologar los campos de descripción
archivística, definir conceptos, unificar la terminología archivística y establecer un lenguaje
común que permita compartir información entre Archivos.
En síntesis, la organización documental es un elemento clave y fundamental para desarrollar
propuestas o definir programas de preservación, pues si los documentos de archivo no se
encuentran debidamente organizados, respetando su procedencia y orden natural, no
tendríamos elementos para explicar el contexto de su producción, la importancia y
transcendencia de los mismos, así como tampoco tendríamos la posibilidad de conocer el
universo documental, pues al carecer de control sobre los mismos ¿cómo podríamos
recuperarlos, almacenarlos, vincularlos, preservarlos o incluso ponerlos a disposición de los
usuarios?
Por ello, consideramos que un programa de preservación digital de documentos de archivos,
si bien puede compartir problemas, soluciones o alternativas con otras disciplinas como la
Biblioteconomía, jamás debe olvidar la especificidad de su objeto de estudio y mucho menos
dejar de lado los principios que fundamentan y dan sustento a la propia disciplina.
5. ¿Por qué los sistemas de gestión documental y la preservación
digital tienen una estrecha relación?
Hoy en día es necesario tener un conocimiento amplio de los sistemas, ya que en nuestro
entorno y a cada momento, aún sin darnos cuenta, nos encontramos en constante contacto
con uno o varios de ellos, hasta el punto que nuestro mismo cuerpo puede ser visto como un
sistema, formado a su vez por pequeños sistemas llamados subsistemas, todos y cada uno de
ellos con un mismo propósito: funcionar adecuadamente para garantizar la armonía del
cuerpo humano.
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Si bien los sistemas son creados con el propósito de cumplir con un fin específico en apoyo
a las actividades diarias que requieren de un procedimiento definido, es un hecho que las
organizaciones deben contar con una solución tecnológica para la gestión de sus documentos
de archivo, ya que por ser un activo estratégico de la organización, requieren ser preservados
como evidencia de las actividades de la misma y recuperados para toma de decisiones
transcendentales.
De acuerdo con la UNESCO (2003), la continuidad del patrimonio digital es fundamental,
por lo que para preservarlo se requieren de diversas medidas que incidan en todo el ciclo vital
de la información digital, desde su creación hasta su utilización. Esta organización destaca
que la preservación del patrimonio digital empieza por la concepción de sistemas y
procedimientos fiables que generen objetos digitales auténticos y estables.
En este mismo sentido Rodríguez (2014, p. 4), afirma que “se ha comprobado que gracias a
los sistemas de gestión de la información, como los descritos en las normas de la familia ISO-
30300, la preservación se puede integrar en los flujos de trabajo proporcionando mejoras
significativas de productividad y eficiencia”.
Aunado a lo anterior y de acuerdo a la Norma ISO 23081-1 (2008, sección 4), en el entorno
digital es esencial asegurar que las funciones de creación e incorporación de metadatos estén
implantadas en los sistemas que crean, incorporan y gestionan documentos de archivo
tradicionales y electrónicos, ya que estos aseguran la autenticidad, la fiabilidad, la
disponibilidad y la integridad de los documentos de archivo a lo largo del tiempo.
Es evidente entonces que con el objetivo de garantizar la accesibilidad de la información, su
eficiencia y uso, un sistema de control de gestión de documentos debe incluir un conjunto de
reglas para gestionar el flujo de los documentos de archivo tradicionales y electrónicos, a
través de todo su ciclo vital que abarca desde el momento de su creación hasta su destino
final. De acuerdo a la Ley Federal de Archivos (Diario Oficial de la Federación, 2012),
semejante sistema debe considerar los siguientes procesos relativos a documentos de
archivos:
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Registro de entrada y salida de correspondencia.
Identificación de documentos de archivo.
Uso y seguimiento.
Clasificación archivística por funciones.
Integración y ordenación de expedientes.
Descripción a partir de sección, serie y expediente.
Transferencia de archivos.
Conservación y preservación de archivos.
Prevaloración de archivos.
Criterios de clasificación de la información.
Auditoría de archivos.
Es de vital importancia tomar en cuenta que la creación de un sistema de información para la
gestión documentos de archivo, en cualquier soporte, debe partir de una política de la alta
dirección de la organización cuyo objetivo debe estar relacionado con la creación y gestión
de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar sus funciones y
actividades. Esta política debe ser adoptada y respaldada en el más alto nivel de decisión y
promulgarse en toda la organización, asignando los recursos y responsabilidades que
permitan llevarla a cabo (ISO 15489-1, 2006, sección 6.2).
Con referencia a lo anterior Rodríguez (2014), menciona que:
[...] el fin último de un sistema de gestión es conseguir que la información disponible
en una organización sea utilizada con la máxima eficiencia, de forma que se puedan
alcanzar los objetivos de dicha organización. Por este motivo, antes de empezar a
diseñar el sistema de control de gestión de documentos es necesario analizar la
organización para establecer cuál es su estatus legal, sus objetivos y los medios que
tiene para cumplirlos (Rodríguez, 2014, p. 71).
La estructura, contenido y terminología de un sistema informático debiera ser orientada,
revisada y aprobada por los especialistas en archivonomía, archivología, ciencias de la
información o gestión documental. Si bien, aunque no con frecuencia ocurre, se debe lograr
incidir de manera activa, en beneficio de la utilidad y los fines de un proyecto de dicha
naturaleza.
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En este sentido el proyecto InterPares (2010), hace énfasis en que los preservadores y
archivistas deben participar activamente en el diseño de los sistemas de información para la
gestión de documentos de archivo, pues aunque sea una tarea que consume mucho tiempo,
sólo así se podrá tener una concepción más detallada de los procedimientos y flujos dentro
de la organización, destacando que el costo de no hacerlo radica en que las especificaciones
hechas sin su participación raramente describen con exactitud lo que debe ser implementado
en la realidad.
Los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las
dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal (Diario Oficial de la Federación,
2016), así como el Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia,
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban
los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (Diario Oficial de la
Federación, 2016), establecen que las dependencias y entidades en México deberán contar
con un grupo interdisciplinario que, mediante el análisis de los procesos y procedimientos
institucionales los cuales dan origen a los documentos que integran los expedientes de cada
serie, puedan llegar a establecer los valores documentales, los plazos de conservación y las
políticas que garanticen tanto el acceso a la información como la disposición documental.
Además, establecen que el grupo estará conformado por un representante de cada una de las
siguientes áreas: Jurídica, Planeación, Coordinación de archivos, Tecnologías de la
información, Unidad de enlace o de Transparencia y Órgano Interno de Control.
Definitivamente se están cambiando paradigmas, ya que la organización documental, la
sistematización y la preservación digital son temas que ahora deben ser afrontados desde la
perspectiva de la planeación estratégica de la organización, de manera multidisciplinaria
(archivónomos, informáticos, restauradores, etc.), puesto que claramente es posible apreciar
que el tema es tan vasto y complejo que requiere para su mejor tratamiento de grupos de
especialistas que, en conjunto, están en capacidad de conocer a fondo toda la institución y la
problemática que esta con lleva.
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Después de las consideraciones anteriores, es necesario hacer hincapié en lo indispensable
que es contar con recursos humanos preparados, capaces de desempeñar eficientemente el
manejo y cuidado de los documentos de archivo en cualquier soporte. De acuerdo con Cabral
Vargas (2010, p.146 y 147), el problema de fondo es que no existen los recursos humanos
que cuenten con los conocimientos necesarios, sobre todo en materia de preservación digital,
debido a que en su formación profesional no se incluyeron dichas temáticas en ninguno de
sus cursos. Aunado a la nula existencia de cursos, diplomados, u otros estudios que se
enfoquen para dicho fin.
“Es preciso atacar el problema de raíz”, por ende, las instituciones educativas, financieras,
gubernamentales y de toda índole, deben tomar las medidas necesarias para enfrentar los
retos que la preservación digital amerita, lo cual implica que las instituciones encargadas de
formar a los archivónomos, bibliotecarios y otros profesionales de la información, incluyan
como parte de sus programas temáticas encaminadas a entender a la institución de manera
sistémica, de manera tal que sea posible subsanar dicha problemática y contar con elementos
que permitan afrontar o resolver, dentro de la llamada sociedad del conocimiento, las
cuestiones relativas al rol que desempeñan las organizaciones en lo concerniente a las tareas
de gestión de la información, generada en archivos digitales de toda índole.
El proceso de conservación y preservación debe incluir un conjunto de políticas y estrategias
para garantizar la protección del contenido de los documentos de archivo a lo largo de su
ciclo de vida, a través de una cadena de custodia ininterrumpida. En este sentido, para
preservar documentos de archivo en soporte papel requieren llevarse a cabo acciones tales
como: mantener en condiciones estables la temperatura y humedad de los documentos de
archivo; realizar limpieza constante en los depósitos de resguardo; fumigación y control de
plagas; tener y aplicar políticas de consulta que favorezcan el uso y manipulación
adecuada; intervenir los documentos dañados; llevar a cabo proyectos de digitalización para
hacer más accesibles los documentos, al permitir que se ingrese a ellos de manera simultánea,
desde cualquier lugar y en cualquier momento, al mismo tiempo que se disminuya la
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frecuencia de manipulación de los documentos de archivo en soporte papel, evitando que
estos sigan deteriorándose, por mencionar algunos ejemplos.
Mientras que para preservar documentos de archivo en soporte electrónico debemos proteger
a los materiales de corrupción o pérdida: realizando copias de los documentos periódica y
frecuentemente; identificando los componentes digitales a través de metadatos de integridad
e identidad; almacenando los formatos lógicos más antiguos, además de los resultantes de
llevar a cabo acciones de migración de soportes que por el avance de la tecnología se van
volviendo obsoletos a soportes actuales; identificando las acciones legales de la preservación.
Como parte de los resultados esperados, que permitan corroborar la efectividad de un
programa de preservación digital, basado y debidamente vinculado con la planeación
estratégica de la organización, se espera obtener y garantizar que los documentos de archivo
puedan ser fiables, auténticos, íntegros, exactos y que se encuentran disponibles.
Sin embargo, se debe considerar que el desarrollo, diseño, implementación, ajuste,
actualización y mantenimiento constante de un sistema de gestión documental en la
organización, requieren de una planeación pormenorizada pues se deben considerar todos y
cada uno de los factores involucrados, tales como: infraestructura, cambio institucional,
capacitación del personal involucrado, costos, servicios, entre otros.
Cabe resaltar que aunque existen múltiples estrategias de preservación, muchas
organizaciones han perdido y siguen perdiendo documentos sustanciales, algunas se dan
cuenta de la gravedad del asunto y otras simplemente la ignoran o desconocen. Es lamentable
saber que muchas instituciones consiguen el recurso para realizar los programas de migración
requeridos por la institución hasta que se ha perdido información valiosa, en consecuencia:
Por más que se desarrollen complejas estrategias para la preservación a
largo plazo, estas serán inútiles si no se implementa al mismo tiempo una
conservación apropiada de los documentos dentro de los sistemas de
gestión documental que los contienen (InterPares, 2010).
Este fenómeno en parte se explica porque la alta dirección decide no otorgarle la importancia
que merece el asunto, ya que los responsables o involucrados en la preservación de los
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documentos de archivo requieren del apoyo directivo, pues evaluar y planificar los costos de
la preservación digital no es una tarea fácil, puesto que implica infraestructura, personal,
equipo especializado, costos, ajustes y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo.
6. Conclusiones
Podemos afirmar que la columna vertebral para la sistematización y la preservación digital
está soportada en la planeación estratégica y la organización documental, donde los
documentos de archivo, independientemente de su soporte, fungen como un recurso
estratégico para toda organización, ya que a través de ellos se evidencia el quehacer cotidiano
y testimonian el ejercicio de las atribuciones y funciones encomendadas.
Desde esta perspectiva, los documentos de archivo se convierten en una fuente de
información vital para la toma de decisiones estratégicas y, por ende, para la rendición de
cuentas. En México, las dependencias y entidades de la APF deben asumir la responsabilidad
de mantener los documentos de archivo que producen de manera organizada, respetando los
principios teóricos y los procesos técnicos-archivísticos basados en las mejores prácticas y
estándares nacionales e internacionales, con la finalidad de garantizar la localización, acceso,
intercambio, conservación y preservación de los mismos.
Sin embargo, aún se observan prácticas débiles en torno a la gestión documental, por lo que
se debe potenciar la cultura archivística, entendida como el conjunto de creencias, valores,
significados e ideas compartidas por todos los miembros de una organización que produzca,
como uno de sus resultados, el que los documentos de archivo, durante todo el ciclo de vida,
se gestionen de forma eficiente y eficaz para optimizar su acceso y transparentar la gestión
pública.
De aquí la necesidad de concientizar a los altos directivos y al personal operativo tanto de la
relevancia de la planeación estratégica y la organización documental para el desarrollo de la
gestión documental, como de lo importante que es el trabajo de todos y cada uno de los
actores antes mencionados dentro de la organización.
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Es de vital importancia que todas las organizaciones identifiquen sus fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que influyen en las actividades de gestión
documental. Con la finalidad de garantizar la producción, gestión, circulación y destino final
de documentos de archivo fiables, auténticos, íntegros, exactos y disponibles.
En materia de organización documental, al ser llevados a la práctica los procesos técnicos de
clasificación, ordenación y descripción de documentos de archivo, se asegura la procedencia
y orden natural de los documentos de archivo, lo que proporciona una estructura lógica de
cada fondo documental la cual refleja al organismo productor y facilita la localización
conceptual y física de cada documento de archivo o expediente, permitiendo su control y
manejo. Razones por las cuales dichos procesos son claves para la archivística, pues de ellos
se derivan los instrumentos de control y consulta archivística, tales como: las guías, los
inventarios, los catálogos, los índices, los ficheros de autoridades.
De aquí la necesidad de considerar a dichos procesos como parte fundamental de un
programa o proyecto de preservación digital, pues sólo a través de estos procesos, es posible
delimitar de manera clara sus objetivos, así como establecer de modo puntual el alcance y
adelantar un seguimiento preciso, pues sin las actividades de clasificación, ordenación y
descripción de los documentos, sería muy aventurado y hasta riesgoso llevar a cabo un
programa o proyecto de preservación digital, cuya naturaleza exige tanto el control
sistemático y riguroso, como el conocimiento puntual de las unidades de descripción
involucradas.
El archivónomo, archivista o archivólogo puede estar en condiciones de apoyar la
implementación o el desarrollo de un programa o proyecto de preservación digital, el cual
contemple las estrategias y proporcione las herramientas que permitan contar con
documentos de archivo plenamente identificados, sistematizados y descritos, el cual facilite
que el usuario o interesado esté en capacidad de localizar, recuperar, referenciar, consultar y
tener acceso a la información; ya que cuenta con las competencias para resolver aspectos
relativos a la organización de los documentos de archivo.
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Respecto de lo anterior, vale la pena mencionar que si bien la mayoría de las referencias
bibliográficas consultadas han enfatizado en la importancia del tema de la preservación
digital, así como en la preocupación constante por buscar y encontrar los medios y las
herramientas necesarias o acordes para la preservación digital, insistiendo en abordar el tema
contemplando el análisis de los diversos y múltiples factores culturales, sociales,
económicos, tecnológicos, legales y/o documentales (enfatizando la inclusión de metadatos)
que intervienen en dicho proceso; no podemos perder vista que al hablar de preservación
digital para documentos electrónicos de archivo el énfasis debe estar en los procesos de
organización documental.
Los sistemas de control y gestión de documentos en muchas ocasiones son vistos únicamente
como las herramientas informáticas en las que se producen o incorporan, almacenan,
describen y preservan los documentos de archivo, por consiguiente se espera que por sí
mismos solucionen los problemas de los archivos, sin embargo, es indispensable entender a
un sistema de control y gestión de documentos como una amalgama compuesta por múltiples
engranes, destacando los siguientes: planeación estratégica, normatividad, organización
documental y finalmente sistema informático.
Con la finalidad de asegurar una buena gestión administrativa y de garantizar la fidelidad en
la rendición de cuentas a la sociedad y la transparencia en el ejercicio del poder público para
salvaguardar la memoria institucional y el patrimonio documental de la nación, se deben
implementar sistemas de control de gestión de documentos que les permitan a las
organizaciones llevar el control del ciclo de vida de los documentos de archivo, gestionando
su producción, uso, conservación y hasta su disposición final para su conservación
permanente (preservación) o eliminación.
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7. Glosario de términos archivístico
Automatización: Hacer que determinadas acciones se vuelvan automáticas (es decir,
que se desarrollen por sí solas y sin la participación directa de un individuo).
Definición.DE. (s.f.). Recuperado el 19 de Enero de 2017, de
http://definicion.de/automatizacion/
Autenticidad: El documento constituye lo que dice ser, es creado al momento en que
se lo documentó y por la persona que dice haberlo generado. Consejo Internacional
de Archivos. ¿Qué es un Archivo? Características. Recuperado el 13 de noviembre
de 2016. En: http://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
Clasificación: Acción de dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo
clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando
parte de la estructura de un todo. Heredia, A. (1991, p. 512).
Ciclo vital de los documentos: etapas del archivo, que corren paralelas a los
diferentes estadios por los que pasa la documentación a lo largo del tiempo. Cruz, J.
(1994, p. 97).
Confiabilidad: Constituyen una representación exacta del evento que documentan,
siempre que esto será a través del punto de vista de la persona u organización creadora
del teniendo en cuenta documento. Consejo Internacional de Archivos. ¿Qué es un
Archivo? Características. Recuperado el 13 de noviembre de 2016. En:
http://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los
documentos de archivo. Diario Oficial de la Federación. (23 de Enero de 2012). Ley
Federal de Archivos, p.3.
Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado. Diario Oficial de la Federación. (23 de Enero de 2012). Ley Federal de
Archivos, p.3.
Descripción: es la elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el
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sistema que los ha producido. Consejo Internacional de Archivos. 2000. ISAD (G),
p. 16.
Documento de archivo: Información registrada en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica
en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad (Record).
Consejo Internacional de Archivos. 2004. ISAAR (CPF). p. 17.
Integridad: Su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente
de los hechos que representa. Consejo Internacional de Archivos. ¿Qué es un
Archivo? Características Recuperado el 13 de noviembre de 2016. En:
http://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de
los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración o el control de acceso. Diario
Oficial de la Federación. (23 de Enero de 2012). Ley Federal de Archivos. p. 3.
Organización: Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente
en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios archivísticos.
Consejo Internacional de Archivos. 2000. ISAD (G), p. 17.
Preservación: La totalidad de principios, políticas, reglas y estrategias destinadas a
prolongar la existencia de un objeto manteniéndolo en una condición adecuada para
su uso, ya sea en su formato original o en otro más persistente, dejando intacta la
forma intelectual del objeto. Voutssas, J. y Barnard, A. (2014, p. 104).
Principio de procedencia y de orden original de los documentos: En esencia
consiste en respetar el origen y orden original de los documentos, es decir, en
mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada,
una persona, familia., etc; respetando la estructura o clasificación propia de dicha
entidad. Cruz, J. (1994, p. 231).
Productor: Cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido,
reunido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o
institucional (Creator). Consejo Internacional de Archivos. 2004. ISAAR (CPF). p.
17.
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Punto de acceso: nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se
utiliza para buscar, identificar, y localizar una descripción archivística. Consejo
Internacional de Archivos. 2000. ISAD (G), p. 17.
Sistematización: Ordenamiento y clasificación de datos e informaciones,
estructurando de manera precisa categorías y relaciones, posibilitando de esta manera
la constitución de bases de datos. Alejandro Acosta, L. (2005). Guía práctica para la
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Soporte: materia física en la que se contiene o soporta la información registrada.
Consejo Internacional de Archivos. 2000. ISAD (G), p. 17.
Usabilidad: El archivo debe encontrarse en una locación accesible y en condiciones
óptimas para que pueda ser utilizado. Consejo Internacional de Archivos. Qué es un
Archivo? Características. Recuperado el 13 de noviembre de 2016. De:
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Concepto
México Colombia
Archivo de trámite Archivo de gestión
Archivo de concentración Archivo central
Cuadro general de clasificación archivística Cuadro general de clasificación
Catálogo de disposición documental Tablas de retención documental (TRD) Tablas de
valoración documental (TVD)
Tabla. Diferencia de conceptos manejados por México y Colombia.
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