TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

1/68

TRACES

Vaak gestelde vragen (FAQ’s)

Ter attentie van de operatoren

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

2/68

Inhoudstafel

ALGEMEEN ............................................................................................................................................. 4

1. Wat is TRACES? ........................................................................................................................ 4 2. Wat is de vereiste minimale configuratie (hardware/software) om TRACES te kunnen gebruiken? ........................................................................................................................................... 5 3. Wat betekenen de volgende afkortingen? .................................................................................. 5 4. Hoe weet ik welke versie van TRACES momenteel geïnstalleerd is in de omgeving die ik gebruik? ............................................................................................................................................... 6 5. Wat is een bevoegde autoriteit in TRACES, welke is de mijne? ................................................ 8 6. Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES? ............................................................ 9 7. Hoe maak ik een "schermafdruk" van de fout die ik krijg om ze te kunnen voorleggen aan mijn bevoegde autoriteit? .......................................................................................................................... 10

EEN SESSIE OPENEN / PASWOORD ................................................................................................ 11 1. Hoe kan ik inloggen op TRACES (nadat ik mij geregistreerd heb)? ........................................ 11 2. TRACES is niet beschikbaar. Wat moet ik doen? .................................................................... 14 3. Een venster "Security Alert" verschijnt wanneer ik toegang probeer te krijgen tot TRACES. Wat moet ik doen? ............................................................................................................................ 14 4. Ik wil mijn eigen gebruikersaccount als operator aanmaken. Wat moet ik doen? ................... 14 5. Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat moet ik doen? ................................................................ 21 6. Mijn account is geblokkeerd na vijf mislukte inlogpogingen. Wat moet ik doen? ..................... 23 7. Ik heb geen e-mail met het nieuwe standaardpaswoord ("TR … ") ontvangen. Wat moet ik doen? ................................................................................................................................................ 23 8. Ik heb een foutmelding gekregen die mij zegt dat ik een nieuw paswoord moet invoeren. Wat moet ik doen? .................................................................................................................................... 24 9. Ik heb een foutmelding gekregen die mij zegt dat de status van mijn account ongeldig is terwijl ik hem niet geblokkeerd heb. Wat moet ik doen? ............................................................................. 25 10. Hoe kan ik mijn huidige paswoord veranderen? ...................................................................... 26 11. Hoe kan ik mijn huidige e-mailadres veranderen? ................................................................... 26

ORGANISATIES .................................................................................................................................... 27 1. Hoe kan ik een organisatie opzoeken in TRACES? ................................................................. 27 2. Hoe kan ik een nieuwe organisatie aanmaken in TRACES? ................................................... 30 3. Welke statussen kan een organisatie hebben in TRACES? .................................................... 36 4. Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES en welke soorten kan ik kiezen in mijn certificaat? ................................................................................................................................. 37 5. Waarom vind ik de organisatie niet terug vanuit het zoekscherm van mijn certificaat? ........... 43 6. Wat is het verschil tussen de aggregatiecode en het erkenningsnummer? ............................. 43 7. Het scherm om een organisatie op te zoeken vraagt mij om een "nummer" in te voeren. Moet ik de aggregatiecode of het erkenningsnummer invoeren? .............................................................. 44 8. Ik ken het (verplichte) erkenningsnummer van de organisatie niet. Hoe kan ik mijn certificaat toch voort invullen? ........................................................................................................................... 44 9. Wat betekent "In certificaat"? ................................................................................................... 45

CERTIFICAAT ....................................................................................................................................... 47 1. Hoe kan ik mijn certificaat voor de intracommunautaire handel terugvinden in TRACES? ..... 47 2. Waarom kan ik als onderdaan van de EU geen nieuw type certificaat aanmaken (intracommunautaire handel, GDB D of GDB P)? ............................................................................ 49 3. Hoe ga ik te werk als ik een zending moet verzenden die verschillende soorten dieren of verschillende types producten bevat? ............................................................................................... 49 4. Welke is de collectieve benaming van de belangrijkste soorten waarvan de naam in het Latijn is opgenomen in TRACES? .............................................................................................................. 50 5. TRACES heeft het certificaat voor de intracommunautaire handel dat ik zopas heb aangemaakt onmiddellijk gevalideerd. Hoe is dit mogelijk? ............................................................. 52 6. Hoe kan ik contact opnemen met de bevoegde autoriteit van een certificaat voor de intracommunautaire handel? ............................................................................................................. 52 7. Hoe kan ik een certificaat annuleren? ...................................................................................... 52 8. Mijn certificaat meldt een controle; wat wil dit zeggen? ........................................................... 53 9. Hoe kan ik een certificaat afdrukken? ...................................................................................... 54

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

3/68

10. Welke functie heeft de knop "Kopiëren als nieuw" onderaan een bestaand certificaat? ......... 55 11. Welke functie heeft de knop "Bewaar als ontwerp" onderaan een bestaand certificaat? ........ 56 12. Welke functie heeft de knop "Inleveren voor certificatie" onderaan een bestaand certificaat? 57 13. Mijn certificaat heeft de status "Vervangen", wat wil dit zeggen? ............................................ 58 14. Mijn certificaat heeft de status "In uitvoering", wat wil dit zeggen? .......................................... 62 15. Mijn certificaat heeft de status "Geldig", wat wil dit zeggen? ................................................... 62 16. Mijn certificaat heeft de status "Afgewezen", wat wil dit zeggen? ............................................ 62 17. Hoe de scheidingstekens ". " en "," gebruiken in TRACES? .................................................... 63

VARIA .................................................................................................................................................... 64 1. Ik heb de indruk dat ik geen meldingen ontvang. Wat moet ik doen? ..................................... 64 2. Ik kan mijn certificaten niet afdrukken. Wat moet ik doen? ...................................................... 65 3. Ik krijg een foutmelding van het type: "GEN…"/"HTD". Wat moet ik doen? ............................ 67 4. Welke rechten heb ik in verband met de toegang en wijziging van mijn persoonsgegevens in TRACES? .......................................................................................................................................... 68

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

4/68

ALGEMEEN

1. Wat is TRACES?

Het Directoraat-Generaal voor Gezondheids- en Consumentenbescherming (DG SANCO) heeft een

moderne meertalige netwerkarchitectuur opgezet die de naam TRACES ("TRAde Control and Expert

System") kreeg. TRACES is een op het internet gebaseerd netwerk dat de veterinaire autoriteiten van alle lidstaten en

de economische operatoren (EO) met elkaar verbindt.

Dit systeem:

1) biedt de mogelijkheid om informatie aan te maken en uit te wisselen over de certificaten betreffende

de gezondheid en het welzijn van dieren en de volksgezondheid waarvan dieren en producten van

dierlijke oorsprong vergezeld moeten gaan en over het gemeenschappelijk veterinair document van

binnenkomst (GDB) dat door de grensinspectieposten van de EU wordt afgegeven, in de twintig

officiële EU-talen conform de EU-wetgeving ter zake;

2) helpt de veterinaire autoriteiten om in noodsituaties snel een beslissing te nemen en te reageren doordat

zij de weg die de verhandelde en ingevoerde dieren of producten hebben afgelegd, kunnen traceren;

3) levert geconsolideerde statistische informatie over de gezondheid en het welzijn van dieren en de

volksgezondheid op basis van de ingevoerde gegevens;

4) stelt de economische operatoren in staat hun aanvragen online in te voeren zodat de

administratieve afwikkeling sneller verloopt, zowel bij intracommunautaire handel als bij invoer;

5) biedt derde landen de mogelijkheid om gegevens in te voeren in de TRACES-uitvoercertificaten

zodat de kennisgevingen over de naar EU uit te voeren goederen elektronisch kunnen worden

verzonden zodat de administratieve procedures aan de grens sneller kunnen worden afgewikkeld. De

douanenomenclatuur die momenteel door alle grensinspectieposten ter wereld wordt gebruikt, is in dit

systeem opgenomen, waardoor het EU-systeem in de toekomst compatibel blijft met dat van de rest

van de wereld.

De bestreken beleidsterreinen zijn diergezondheid, dierenwelzijn (enkel binnen de EU) en veterinaire

volksgezondheid.

Andere algemene informatie is beschikbaar op de site: http://ec.europa.eu/food/animal/diseases/traces/index_nl.htm Meer technische informatie is beschikbaar op de site: http://circa.europa.eu/Public/irc/sanco/tracesinfo/home De werking en het gebruik van TRACES zijn voornamelijk gebaseerd op de volgende wettelijke documenten:

Beschikking 2004/292/EG betreffende de toepassing van het TRACES-systeem en tot wijziging

van Beschikking 92/486/EEG;

Verordening 599/2004 van de Commissie tot vaststelling van een geharmoniseerd model voor een certificaat en inspectieverslag voor het intracommunautaire handelsverkeer in dieren en producten van dierlijke oorsprong; Verordening 282/2004 van de Commissie betreffende de vaststelling van een document voor de aangifte en de veterinaire controle van uit derde landen afkomstige dieren die in de Gemeenschap worden binnengebracht;

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

5/68

Verordening 136/2004 van de Commissie tot vaststelling van procedures voor de veterinaire controles in de grensinspectieposten van de Gemeenschap bij het binnenbrengen van producten uit derde landen; Verordening 1/2005 van de Raad inzake de bescherming van dieren tijdens het vervoer en daarmee samenhangende activiteiten en tot wijziging van de Richtlijnen 64/432/EEG en 93/119/EG en van Verordening 1255/97.

2. Wat is de vereiste minimale configuratie (hardware/software) om

TRACES te kunnen gebruiken? Vereisten inzake software Het clientplatform zou ten minste uitgerust moeten zijn met de volgende software:

• Internetbrowser: IE (versie 5 of 6) of Opera (versie 6 of 7) of Mozilla Firefox (version 3.0.10) • Besturingssysteem: Microsoft Windows, Linux of Mac OS • Programma om bestanden in het Portable Document Format (PDF) weer te geven • E-mailprogramma (Microsoft Outlook of dergelijke)

Vereisten inzake hardware De minimale vereisten van de toepassing inzake hardware zijn de volgende:

• Geheugen (RAM): 128 MB • Schijfruimte (harde schijf): 500 MB • Netwerkverbinding (internet + e-mail): 28,8 Kbps • Microprocessor (CPU): Pentium of equivalent • Printer: aanwezigheid van een printer (geen specifieke vereiste)

Aanbevolen hardware voor de toepassing:

• Schijfruimte (harde schijf): 500 MB • Netwerkverbinding (internet + e-mail): 3,3 Mbps • Microprocessor (CPU): Pentium III 800 MHz of equivalent • Printer: aanwezigheid van een printer (geen specifieke vereiste)

Opmerkingen:

• Sommige internetbrowsers kunnen moeilijkheden veroorzaken bij het afdrukken van documenten en zelfs bij het navigeren tussen pagina's. Als dit het geval is, gebruikt u beter één van de bovenvermelde browsers.

• Afhankelijk van de soort en de gebruikte drager kunnen specifieke lezers nuttig zijn om de individuele identificatienummers van de dieren in te brengen (chiplezer, barcodelezer voor paspoorten,…).

3. Wat betekenen de volgende afkortingen?

BCCA Bevoegde centrale instantie met beperkte toegang

BRCA Bevoegde regionale instantie met beperkte toegang

CCA Bevoegde centrale instantie

Derde landen Niet-EU-landen

DG SANCO Directoraat-generaal Gezondheid en consumenten

DWH Data Warehouse

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

6/68

EO Economische operator

EU Europese Unie (lidstaten van de EU plus NO, CH, AD, SM, FO, IS)

GDBD Gemeenschappelijk veterinair document van binnenkomst voor dieren

GDBP Gemeenschappelijk veterinair document van binnenkomst voor dierlijke producten

GIP Grensinspectiepost

GN-code Douanenomenclatuurcode

HTD Hulp Bij Beslissing

IMPORT Importcertificaat binnen de EU opgemaakt door derde landen

INTRA Gezondheidscertificaat voor de intracommunautaire handel

LMS Lijst Management Systeem

LVE Lokale veterinaire eenheid

MSADM Beheerder van de lidstaat

RADM Regionale beheerder

RASFF Systeem voor snelle waarschuwing voor levensmiddelen en diervoeders (Rapid Alert System for Food and Feed)

RCA Bevoegde regionale instantie

TRACES TRAde Control and Expert System

TRANSITAIR Expediteur, belanghebbende bij de lading

4. Hoe weet ik welke versie van TRACES momenteel geïnstalleerd is in de

omgeving die ik gebruik?

Om deze informatie terug te vinden, dient u eerst na te gaan of de statusbalk van uw internetbrowser

(bijvoorbeeld MS Internet Explorer of Firefox Mozilla) actief is onderaan uw scherm. Is de balk niet

actief, roep dan uw internetbrowser op, selecteer het menu "View" en klik daarna op "Status Bar".

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

7/68

U kunt de versie van TRACES controleren door de muiscursor te bewegen over het logo van

TRACES, d.w.z. de afbeelding met de koe en de kaart Europa met de sterretjes, in de hoek rechts

bovenaan. Het nummer van de huidige versie van TRACES en de datum van de laatste

bewerking/installatie van deze versie verschijnen dan in de statusbalk (links onderaan).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

8/68

Om van de ene versie over te gaan naar de andere hoeft u zelf niets te doen. Wanneer een nieuwe versie in productie wordt gesteld, is deze automatisch toegankelijk zodra u inlogt op de toepassing. De overgang van de ene versie naar de andere wordt meestal op voorhand aangekondigd aan de gebruikers via de welkompagina van TRACES onder de rubriek "Laatste nieuws". Deze aankondiging bevat meestal een link naar een document met uitleg over de aangebrachte verbeteringen.

5. Wat is een bevoegde autoriteit in TRACES, welke is de mijne?

De bevoegde autoriteit is de autoriteit die belast is met de certificatie en/of de controles uitgevoerd op de te certificeren en/of gecertificeerde zendingen. De bevoegde autoriteit kan verschillend zijn naargelang het te certificeren product en de plaats waar de controle gebeurt. Per land bestaan er verschillende types bevoegde autoriteiten: de centrale autoriteiten, de regionale autoriteiten, de lokale autoriteiten en de grensinspectieposten. België beschikt over één centrale autoriteit (FAVV-Brussel), 3 regionale autoriteiten (Vlaams Gewest, Waals Gewest en Brussels Gewest), 11 lokale autoriteiten en 5 grensinspectieposten. In TRACES worden de lokale autoriteiten vertegenwoordigd door de lokale veterinaire eenheden (LVE's). In België zijn deze lokale veterinaire eenheden gelijkgesteld aan de provinciale controle-eenheden (PCE's). De lokale veterinaire eenheden zijn betrokken bij de certificatie van levende dieren en bepaalde producten van dierlijke oorsprong in het kader van de intracommunautaire handel. De Belgische regionale autoriteiten zijn betrokken bij de aflevering van de begeleidende documenten voor bepaalde bijproducten van dierlijke oorsprong in het kader van de intracommunautaire handel.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

9/68

De grensinspectieposten (GIP's) zijn betrokken bij de controle van levende dieren en producten van dierlijke oorsprong die worden ingevoerd vanuit derde landen en bij de aflevering van de gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst (GDB's). Als u als operator actief bent in de intracommunautaire handel, dan is uw bevoegde autoriteit meestal de PCE waarvan u afhangt. Behalve in het geval van intracommunautaire handel in bepaalde bijproducten van dierlijke oorsprong; in dat geval is de bevoegde autoriteit uw regionale autoriteit of het organisme dat hiervan afhangt. Als u optreedt als douaneambtenaar (belanghebbende bij de lading), in het kader van de invoer van levende dieren of producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit derde landen, dan is uw bevoegde autoriteit de grensinspectiepost van waaruit de dieren of producten ingevoerd worden.

6. Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES?

In de meeste zoekschermen van TRACES kunt u de naam of de code van de autoriteit opgeven als

zoekcriteria.

De lijst van de autoriteiten (lokale veterinaire eenheden en grensinspectieposten) die zijn opgenomen

in het TRACES-systeem werd vastgelegd in de Beschikking 2009/821/EG (geconsolideerde tekst). De eerste twee karakters van de code van een TRACES-autoriteit zijn de twee letters die normaal de

ISO-code van het land van de autoriteit vormen ("BE" voor België, "DE" voor Duitsland, enz.). De volgende URL geeft toegang tot de lijst van de ISO-codes (country codes) die gebruikt worden om de verschillende landen aan te duiden.

De andere karakters van de code van een TRACES-autoriteit verschillen naargelang het gaat om een

lokale veterinaire eenheid of een grensinspectiepost.

- Als het om een veterinaire eenheid gaat, worden de twee eerste karakters (ISO-code van het

land) gevolgd door 5 numerieke karakters die de eenheid identificeren. Samen vormen zij dus een

nummer van 7 alfanumerieke karakters. Voorbeeld: BE00103

- Als het om een grensinspectiepost gaat, dan is de gebruikte identificatiecode gebaseerd op de regels van de Code for Trade and Transport Locations van de Verenigde Naties en op die van de Internationale Organisatie voor de Luchtvaart (IATA – International Air Transport Association), dit om de internationale communicaties te vereenvoudigen. Voorbeeld: BEZEE1 De volgende URL biedt toegang tot de "Location Code List" van de Verenigde Naties.

Wanneer u de code van de autoriteit gebruikt in het zoekscherm, voeg dan geen spaties toe voor, in of

zelfs achter de code. Voorbeeld: "BE 00103" moet geschreven worden als "BE00103". Als u niet het juiste formaat invoert, is het zeer waarschijnlijk dat u niet de verwachte resultaten zult

bekomen.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

10/68

Lijst van de codes die horen bij de Belgische autoriteiten: Lokale veterinaire eenheden (equivalent aan de PCE's): BE00103: West-Vlaanderen BE01402: Brabant wallon BE00404: Oost-Vlaanderen BE01505: Hainaut BE00701: Antwerpen BE01809: Namur BE01007: Limburg BE02206: Liege BE01302: Vlaams-Brabant BE02508: Luxembourg BE01202: Brussel Grensinspectieposten: BEANR1: Antwerpen (P) BEBRU4: Brussel-Zaventem (A) BEGNE1: Gent (P) BELGG4: Liège (A) BEOST4: Oostende (A) BEZEE1: Zeebrugge (P)

7. Hoe maak ik een "schermafdruk" van de fout die ik krijg om ze te kunnen

voorleggen aan mijn bevoegde autoriteit? Wanneer u TRACES gebruikt, voert het systeem automatisch verschillende controles uit op de ingevoerde gegevens. Naargelang de eventueel vastgestelde anomalieën genereert het systeem verschillende foutmeldingen. Deze meldingen hebben tot doel u te helpen om TRACES correct te gebruiken. In bepaalde gevallen is het niet altijd mogelijk de melding onmiddellijk te begrijpen of een oplossing te vinden voor het gesignaleerde probleem. In dit geval moet u zich in eerste instantie wenden tot uw bevoegde autoriteit. De meest efficiënte manier om uw bevoegde autoriteit op de hoogte te brengen, is haar een e-mail sturen waarin u altijd het referentienummer van het TRACES-certificaat en een korte beschrijving van het probleem vermeldt. Een schermafdruk maken, in het bijzonder van foutmeldingen gegenereerd door TRACES, is eenvoudig en helpt u het risico te verminderen op fouten in de informatie die u wenst mee te delen aan uw bevoegde autoriteit.

Om een schermafdruk te maken, gaat u naar het venster waarin de foutmelding verschijnt en drukt u

op de functietoets Print Scrn van uw klavier. Normaal bevindt deze toets zich rechts van de toetsen

F1-F12 en boven de toetsen "Insert", "Home", enz. van uw klavier. Daarna kunt u de informatie direct

in uw e-mail plakken ofwel in een extern document (in MS Word bijvoorbeeld) dat u opslaat en als

attachment bij uw e-mail voegt.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

11/68

EEN SESSIE OPENEN / PASWOORD

1. Hoe kan ik inloggen op TRACES (nadat ik mij geregistreerd heb)?

TRACES beschikt over 2 omgevingen:

Productieomgeving Internet-adres: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/

Dit is de belangrijkste, officiële omgeving.

Deze omgeving mag niet gebruikt worden voor opleidingen of testen. Hiervoor dient u de

trainingsomgeving te gebruiken (details hieronder).

Trainingsomgeving Internet-adres: https://webgate.training.ec.europa.eu/sanco/traces/

Deze omgeving kan gebruikt worden voor opleidingen of testen. Weet echter dat deze omgeving geen enkele melding verstuurt in verband met de gebruikersaccounts,

de organisaties, de certificaten, enz. De twee omgevingen zijn toegankelijk met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde paswoord. Let op: dit zijn beveiligde omgevingen. Als u het adres invoert, vergeet dan de s van https niet. Tip: als u de toepassing geregeld gebruikt, kunt u het adres opslaan in uw favorieten en/of een shortcut naar de toepassing aanmaken op de desktop van uw computer. De eerder genoemde adressen bieden toegang tot het inlogscherm (Productie of Training naargelang het geval):

In de rubriek Login: Vul in het veld E-mail het e-mailadres in dat u bij uw registratie hebt opgegeven. Vul in het veld Paswoord het paswoord in dat u bij uw registratie hebt opgegeven. Zodra u in de

toepassing bent, zult u dit paswoord kunnen wijzigen. Klik op de link Login.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

12/68

Opmerkingen:

Als u de toepassing geregeld gebruikt, kunt u het adres opslaan in uw favorieten en/of een shortcut aanmaken op de desktop van uw computer.

Als u uw paswoord vergeten bent of als uw account geblokkeerd is (na 5 mislukte inlogpogingen of als u zich gedurende meer dan drie maanden niet ingelogd hebt op TRACES), dan moet u aan het systeem vragen om automatisch een nieuw paswoord op te sturen naar uw e-mailadres. Klik hiervoor op de link: Paswoord versturen

Als u de velden E-mail en/of Paswoord niet invult, dan krijgt u de eerste en/of de tweede foutmelding hieronder:

De welkompagina van TRACES wordt geopend:

In het midden van de pagina verschijnen twee delen: het deel "Welkom": voor duurzame informatie (zoals de contactgegevens van de DG SANCO). het deel "Laatste nieuws": voor meer veranderende informatie die ingedeeld wordt in

verschillende categorieën en voorgesteld wordt door iconen (gezondheidsinformatie, gezondheidsalarmen, onderhoud en nieuwe versies).

Links op de pagina bevindt zich het hoofdmenu van de toepassing met de 6 onderdelen ervan, alsook de toegang tot het datawarehouse van TRACES (alleen toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten): Veterinaire documenten Rapportering Gebruikers- en organisatiebeheer Inrichting Lijst Publicaties

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

13/68

Beheer Hulp Bij Beslissing Wetgeving Elk van deze onderdelen kan opengeklapt worden; door te klikken op het opschrift opent en sluit u de inhoud van elk onderdeel; de laatst gebruikte configuratie wordt in het geheugen bewaard.

Het onderdeel Veterinaire documenten bevat de links naar de interfaces van de toepassing om de verschillende veterinaire documenten online te kunnen raadplegen en invullen, in het bijzonder de gezondheidscertificaten voor de intracommunautaire handel en de GDB's, alsook een link naar lege certificaatmodellen. Het onderdeel Rapportering bevat links naar de standaardrapporten over de zendingen waarvan de invoer geweigerd werd (zendingen van levende dieren of producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit derde landen). Het onderdeel Gebruikers- en organisatiebeheer bevat 2 links die toegang bieden tot de schermen waarmee het paswoord en het gebruikersprofiel gewijzigd kunnen worden.

Het onderdeel Inrichting Lijst Publicaties bevat de links naar de lijsten van inrichtingen in derde landen die mogen exporteren naar de Europese Unie, met verschillende zoekfunctionaliteiten. Het onderdeel Beheer Hulp bij Beslissing bevat de link naar een scherm waarmee u de versterkte controles kunt opzoeken die worden toegepast op bepaalde producten die geïmporteerd worden uit derde landen. Het onderdeel Wetgeving bevat de link naar de Europese wetgeving (EUR-Lex).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

14/68

2. TRACES is niet beschikbaar. Wat moet ik doen?

Ga eerst na of het probleem wel te wijten is aan TRACES en niet aan een algemeen probleem met uw

internettoegang. Probeer verbinding te maken met andere sites.

Als het probleem alleen betrekking heeft op de TRACES-site, probeer dan later op de dag opnieuw

verbinding te maken. Soms is het probleem na enkele minuten opgelost. Het kan namelijk zijn dat de site tijdelijk niet toegankelijk is, bijvoorbeeld door een tijdelijke overbelasting van de server of een dringende update van de toepassing. Dit probleem kan zich onder meer voordoen bij de inproductiestelling van een nieuwe versie. Merk op dat een noodprocedure voorzien is voor het geval de toepassing langer dan 24 uur onbeschikbaar zou zijn. Deze procedure vereist de tussenkomst van uw bevoegde autoriteit.

3. Een venster "Security Alert" verschijnt wanneer ik toegang probeer te

krijgen tot TRACES. Wat moet ik doen?

De TRACES-omgeving is een beveiligde omgeving.

Het venster "Security Alert" dat verschijnt wanneer u TRACES opent of wanneer u er verbinding mee

maakt, is eigen aan de configuratie van TRACES en is dan ook volledig betrouwbaar.

Als dit venster "Security Alert" verschijnt, selecteert u de optie "Yes" als u TRACES meteen wil

gebruiken of klikt u op de optie "View Certificate" om de details weer te geven alvorens verder te gaan.

4. Ik wil mijn eigen gebruikersaccount als operator aanmaken. Wat moet ik

doen?

U kunt zelf uw eigen gebruikersaccount aanmaken in het systeem maar u kunt ook een beroep doen

op uw bevoegde autoriteit die de account dan voor u kan aanmaken. Belangrijke opmerking: Voor u uw gebruikersaccount aanmaakt of de creatie ervan aanvraagt, moet u nagaan of:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

15/68

- uw organisatie geregistreerd is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en de identificatiegegevens van uw onderneming en uw eventuele vestigingseenheden correct zijn; als dat niet zo is, moet u vragen om ze te verbeteren. Meer informatie is te vinden op de website: http://economie.fgov.be/fr/entreprises/BCE/index.jsp

- uw organisatie is geregistreerd, of zelfs erkend, al naargelang het geval, door de bevoegde autoriteit voor het uitoefenen van de betreffende activiteit (FAVV, FOD, Gewest,…).

Eén uitzondering: natuurlijke of rechtspersonen die voor eigen rekening of voor rekening van een derde partij reizen met dieren in het geval het een privé en niet-lucratief transport is of niet gedekt is door de richtlijn 91/628/EEG (individueel dier vergezeld door een natuurlijk persoon verantwoordelijk voor het dier, huisdieren vergezeld van hun eigenaar).

Procedure om zelf uw gebruikersaccount aan te maken

Stap 1: Uw aanvraag tot registratie in TRACES invoeren Open het login-scherm van TRACES.

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/

Klik op de link Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren (onderaan de pagina). Op die manier krijgt u toegang tot een pagina met als opschrift "Nieuwe gebruikersaccount registreren", die bestaat uit drie delen die ingevuld moeten worden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

16/68

1. Deel van het scherm bovenaan links:

In de rubriek E-mail moet u het e-mailadres invullen dat u zal gebruiken om in te loggen op de toepassing TRACES.

Let op!

Dit e-mailadres identificeert de gebruiker in het systeem (= User-ID). Daarom geldt dit adres slechts voor één aanvraag en mag het niet gebruikt worden om twee verschillende gebruikersaccounts of -profielen aan te maken. In de rubriek Paswoord vult u het paswoord in dat u wil gebruiken. Uw paswoord moet tien karakters tellen, met ten minste één hoofdletter, één cijfer en één speciaal teken. Bevestig uw paswoord in de rubriek Paswoord (bevestiging). Om de veiligheid van het systeem te verhogen, wordt u verzocht een vraag te kiezen in het rolmenu van de rubriek Veiligheidsvraag en deze te beantwoorden in de rubriek Veiligheidsantwoord.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

17/68

De veiligheidsvraag zal u gesteld worden ingeval u uw paswoord vergeten bent of wanneer uw account vergrendeld is geweest na verschillende mislukte login-pogingen. Wanneer u de toepassing hebt geopend met het nieuwe paswoord dat u van het systeem ontvangen hebt, zal u in de praktijk gevraagd worden om dit paswoord te wijzigen. Wanneer u deze wijziging hebt uitgevoerd, zal het systeem u vragen om ze te valideren en de eerder gekozen veiligheidsvraag correct te beantwoorden. 2. Het deel Organisatie, bedrijf (onderaan links)

Om dit deel in te vullen, klikt u op de link Selecteren; het volgende venster verschijnt dan:

Dit is een standaardscherm om organisaties op te zoeken. Met dit zoekscherm kunt u nagaan of uw organisatie al geregistreerd is in het systeem. Om dit te verifiëren, beschikt u over de verschillende zoekcriteria die op dit scherm staan.

Algemene opmerkingen in verband met de zoekcriteria:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

18/68

Met TRACES kunt u een organisatie opzoeken aan de hand van het voorziene scherm op voorwaarde dat u ten minste drie karakters invult bij de criteria Naam of Aantal (erkenningsnummer). Als u deze regel niet respecteert, krijgt u de volgende foutmelding:

Deze regel heeft tot doel de confidentialiteit van de gegevens van de organisaties in TRACES te garanderen.

In TRACES kunt u de verschillende zoekcriteria combineren.

Let op: te veel criteria opgeven is niet altijd nuttig want dit vergroot het risico dat u fouten invoert en dus niet het verwachte resultaat bekomt!

TRACES vraagt om ten minste één criterium in te vullen om een te grote opzoeking en een "time out" te vermijden.

Met TRACES kan een organisatie worden opgezocht aan de hand van haar nummer of van haar naam waarbij de aanwezigheid van bijzondere tekens of spaties daartussen geen belang heeft. Voorbeeld : De inrichting met erkenningsnummer « ME 1*1/19 » kan men terugvinden door gewoon « ME1119 » in te tikken.

TRACES houdt rekening met tekens met accenten maar niet met hoofdletters en kleine letters.

TRACES beschouwt het procentteken (%) niet als een geldig zoekcriterium; het is echter een nuttig generiek karakter waarmee opzoekingen kunnen worden uitgevoerd op een breder gamma organisaties, autoriteiten, adressen,… De resultatenlijst die u zult bekomen, zal variëren in functie van de plaats waar u het generieke teken plaatst. Noteer wel dat een generiek teken niet noodzakelijk op het einde van uw zoekcriteria toegevoegd moet worden, aangezien het systeem altijd probeert minstens de informatie terug te vinden die u ingevoerd hebt in het begin plus alle andere bijkomende informatie. TRACES probeert altijd de gegevens terug te vinden die minstens beginnen met de gegevens ingevoerd in de zoekcriteria. Voorbeeld: Als u DUP invoert, vindt u alle namen die beginnen met DUP zoals Dupont, Dupuis,… Als u %DUP invoert, vindt u de namen die beginnen met DUP maar ook de namen die DUP bevatten, d.w.z. niet alleen Dupont, Dupuis maar ook Ferme du Pont, Ecurie Dupire,… Let op: als u het generieke teken % gebruikt voor de criteria Naam of Aantal (erkenningsnummer), dan moet u ten minste drie bijkomende zoektekens invoeren, om de confidentialiteit van de gegevens van de organisaties in TRACES te garanderen. Anders krijgt u de volgende foutmelding:

In dit geval beperkt het resultaat zich niet meer tot een organisatie maar bevat het alle organisaties die voldoen aan de zoekcriteria.

Zoekcriteria

Land: dit gegeven moet verplicht ingevoerd worden.

Anders krijgt u de volgende foutmelding:

Postcode: de postcode die hoort bij het adres van de organisatie.

Aantal: het erkenningsnummer toegekend aan de organisatie.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

19/68

Voer ten minste 3 tekens in (behalve als dezelfde regel wordt gerespecteerd voor het veld Naam). Anders krijgt u de volgende foutmelding:

TRACES eenheidsnummer: het nummer toegekend aan elke TRACES-eenheid (raadpleeg

de rubriek "Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES"?).

Naam: de naam van de organisatie. Voer ten minste 3 tekens in (behalve als dezelfde regel wordt gerespecteerd voor het veld Aantal). Anders krijgt u de volgende foutmelding:

Adres: het adres van de organisatie.

Soort: de soort waartoe de organisatie verondersteld wordt te behoren, zij kan geselecteerd worden in het rolmenu (raadpleeg de rubriek "Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES?").

Start de opzoeking door te klikken op de link Zoeken. Als uw organisatie verschijnt in het venster Zoekresultaat en de status "geldig" heeft, klikt u op de link Selecteren. U keert automatisch terug naar het vorige scherm en de gegevens van uw organisatie worden geregistreerd op de gewenste plaats. Als uw pogingen om uw organisatie op te zoeken in het systeem geen resultaat hebben opgeleverd, dan kunt u uw organisatie aanmaken in TRACES door te klikken op de link Nieuw. De rest van de procedure wordt beschreven in de rubriek "Hoe kan ik een nieuwe organisatie aanmaken in TRACES?".

3. Rechterdeel van het scherm met het opschrift Gebruikersinformatie

In TRACES kunnen verschillende personen (gebruikers, in de zin van natuurlijke personen) toegewezen worden aan dezelfde organisatie. In dit geval identificeert en onderscheidt het systeem hen op basis van hun persoonlijk e-mailadres maar ook op basis van de aanvullende informatie ingevoerd in dit scherm, d.w.z.:

voornaam,

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

20/68

achternaam, meldingstaal (de automatische meldingen die TRACES naar de gebruiker stuurt, zullen

opgesteld zijn in de taal die in dit rolmenu geselecteerd wordt), professioneel telefoonnummer en faxnummer (de nummers moeten opgegeven worden in het

internationale formaat, zonder spaties of punten tussen de cijfers, bijvoorbeeld: +3229999999). Let op! De velden Achternaam en Voornaam moeten de gevraagde informatie bevatten, d.w.z. de achternaam en de voornaam van een natuurlijk persoon; u mag hierin geen informatie invoeren waarmee de gebruiker niet individueel geïdentificeerd kan worden! Nadat u de drie rubrieken van het scherm correct hebt ingevuld, klikt u op de link Verzenden. Er verschijnt een nieuw scherm met de mededeling dat uw registratieaanvraag in aanmerking werd genomen en dat een bericht werd verzonden naar het e-mailadres dat u hebt opgegeven; dit bericht vraagt u om uw gegevens te bevestigen. Opmerking: Aangezien u uw eigen paswoord hebt ingevoerd bij de creatie van uw account, zal u geen melding ontvangen met een standaardpaswoord ("TR…"). Als uw account echter aangemaakt werd door uw bevoegde autoriteit, dan ontvangt u per e-mail een bijkomende melding die een standaardpaswoord bevat ("TR…"). In dit stadium is uw gebruikersstatus in het systeem "Nieuw".

Stap 2: Bevestiging van uw registratie in TRACES Open uw mailbox. Normaal moet u hierin de melding vinden die automatisch verzonden werd door het TRACES-systeem en die u vraagt om uw registratie te bevestigen. Deze elektronische procedure heeft tot doel na te gaan of het e-mailadres dat u hebt opgegeven bij uw registratie geen fouten bevat. Om uw registratie te bevestigen, klikt u op de link Klik hier; normaal verschijnt deze link in het bericht in een andere kleur dan de tekst. Er wordt dan automatisch een bericht gestuurd naar uw bevoegde autoriteit om haar op de hoogte te brengen van uw registratieaanvraag. In dit stadium is uw gebruikersstatus in het systeem "Bevestigd" maar u kunt TRACES nog niet openen.

Stap 3: Goedkeuring van uw aanvraag en activering van uw gebruikersaccount Nadat uw bevoegde autoriteit automatisch op de hoogte werd gebracht van uw aanvraag, moet zij beslissen of zij de aanvraag goedkeurt of niet. Als uw aanvraag goedgekeurd wordt, gaat de bevoegde autoriteit over tot de activering van uw gebruikersaccount in het systeem. Er wordt automatisch een mail verstuurd naar uw e-mailadres om u op de hoogte te brengen van de activering van uw account. In dit stadium is uw gebruikersstatus in het systeem "Geldig". Pas vanaf dan krijgt u toegang tot de toepassing TRACES. Opmerking:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

21/68

Uw bevoegde autoriteit zal uw gebruikersaccount slechts kunnen valideren als de organisatie waaraan u in het systeem verbonden bent zelf de status "Geldig" heeft. Het is ook uw bevoegde autoriteit die de status "Geldig" moet toekennen aan uw organisatie.

5. Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat moet ik doen?

Als u uw huidige paswoord vergeten bent, voert u de volgende procedure uit. Eigenlijk lijkt zij sterk op

de procedure die u moet doorlopen om uw account te laten deblokkeren.

• Ga na of u zich in de Productieomgeving bevindt en open het login-scherm. https://sanco.ec.europa.eu/traces/

• In het daartoe voorziene veld van het login-scherm voert u uw e-mailadres in. Controleer of u geen overbodige spaties hebt toegevoegd.

• Klik op de knop Paswoord versturen.

Het volgende scherm verschijnt:

Als u een correct e-mailadres hebt ingevoerd, dan verschijnt dit in het veld E-mail.

• Beantwoord de veiligheidsvraag in het veld Veiligheidsantwoord.

• Klik op Paswoord versturen.

U zou dan in uw mailbox onmiddellijk een nieuw standaardpaswoord (TR…) moeten ontvangen. • Open opnieuw het login-scherm en voer de gevraagde gegevens in:

- in het vak E-mail: uw e-mailadres,

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

22/68

- in het vak Paswoord: het paswoord doorgestuurd door TRACES (dat u gerecupereerd hebt in uw mailbox en altijd begint met TR…).

Klik daarna op Login. U zult dan de volgende foutmelding krijgen, die volstrekt normaal is:

Om veiligheidsredenen moet u uw eigen paswoord aanmaken nadat u een nieuw hebt aangevraagd. Dit nieuwe paswoord moet tien karakters tellen, met ten minste één hoofdletter, één cijfer en één speciaal teken. In het veld Paswoord is normaal al het paswoord ingevuld (onleesbaar) dat u automatisch werd bezorgd door TRACES. • In de rubriek Nieuw paswoord voert u het paswoord in dat u wenst te gebruiken en dit volgens de

bovenstaande regel. • Bevestig uw paswoord in de rubriek Bevestig nieuw paswoord. In de velden Veiligheidsvraag en Veiligheidsantwoord zijn normaal al de gegevens ingevuld die u hebt gekozen bij uw registratie. • Klik op Wijzigen om de wijzigingen op te slaan en toegang te krijgen tot de welkompagina van de

toepassing.

Opmerkingen: • Als u een e-mailadres hebt ingevoerd dat nog niet geregistreerd is in de TRACES-database, dan

krijgt u de volgende foutmelding:

In dit geval verifieert u de juiste schrijfwijze van uw e-mailadres en de omgeving waarin u aan het

werken bent en gaat u na of u al geregistreerd bent in TRACES. • Als u geen e-mail met het nieuwe standaardpaswoord ("TR…") hebt ontvangen nadat u op de

knop "Paswoord versturen" hebt geklikt, raadpleeg dan de rubriek: "Ik heb geen e-mail met het nieuwe standaardpaswoord ("TR … ") ontvangen. Wat moet ik doen?".

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

23/68

6. Mijn account is geblokkeerd na vijf mislukte inlogpogingen. Wat moet ik

doen?

In dit geval krijgt u de volgende foutmelding:

LOG-003 Account geblokkeerd na te veel mislukte inlogpogingen.

Als uw account geblokkeerd is na vijf mislukte inlogpogingen (verkeerde login-gegevens), dan moet u

dezelfde stappen ondernemen als wanneer u een nieuw paswoord wil aanvragen. Raadpleeg de rubriek "Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat moet ik doen?".

7. Ik heb geen e-mail met het nieuwe standaardpaswoord ("TR … ")

ontvangen. Wat moet ik doen?

Ga eerst na of u zich in de Productieomgeving bevindt.

Als u zich in de Trainingsomgeving bevindt, zijn er een aantal beperkingen:

• Er worden geen automatische meldingen verstuurd voor de paswoorden, voor de organisaties,

voor de certificaten… om elke verwarring met de Productieomgeving van TRACES te vermijden.

• De procedure "Paswoord versturen" werkt niet. Noteer echter dat het systeem de geblokkeerde

accounts verschillende keren per dag automatisch deblokkeert.

Als u zich wel degelijk in de Productieomgeving bevindt:

• wanneer uw account gedeblokkeerd wordt:

Verifieer of u uw e-mailadres wel hebt ingevuld in het voorziene veld op de welkompagina

en ga na of u geen spaties te veel gezet hebt. Klik op de knop "Paswoord versturen".

• wanneer u een nieuwe account hebt aangemaakt:

Ga na of u wel geregistreerd bent in TRACES met een nieuwe account of een geldige

account. Merk op dat TRACES (nog) geen bevestigingsmails verstuurt naar inactieve of ongeldige accounts (met de status nieuw of bevestigd).

Algemeen:

• Is uw mailbox groot genoeg om altijd berichten te kunnen ontvangen? Is uw mailbox niet

"vol"?

• Is er een firewall of een speciale software (van het type anti-SPAM) geïnstalleerd die de

ontvangst van meldingen van TRACES kan beletten?

• Ontvangt u momenteel andere berichten van TRACES via e-mail?

• Hebt u in uw mailbox geen regel aangemaakt om de inkomende post te verwerken waardoor u

de meldingen van TRACES niet ziet?

• Aanvaardt uw mail gateway e-mails in html-formaat of "UTF8"-bevestigingen, bijvoorbeeld?

Merk op dat u het formaat van de TRACES-meldingen kunt controleren en indien nodig

wijzigen door deze parameter aan te passen in TRACES. Hiervoor opent u een sessie in de

Productieomgeving van TRACES en opent u het menu "Gebruikers- en organisatiebeheer" >

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

24/68

submenu "Gebruikersprofiel wijzigen". Verander dan de "Meldingssoort" door het type "Tekst"

te selecteren in plaats van "HTML".

Opmerkingen:

• Als u uw eigen profiel als operator hebt aangemaakt via het login-scherm van TRACES, vergeet dan niet dat u uw eigen private paswoord hebt ingevoerd in TRACES. Dit betekent dat het systeem u geen nieuw standaardpaswoord van TRACES ("TR…") zal opsturen per e-mail.

• Verifieer daarnaast de andere parameters van uw (centrale) lokale mail gateway met uw

eventuele lokale dienst voor technische support alvorens contact op te nemen met de bevoegde

autoriteit.

8. Ik heb een foutmelding gekregen die mij zegt dat ik een nieuw paswoord

moet invoeren. Wat moet ik doen?

Om veiligheidsredenen vraagt het systeem regelmatig om een nieuw paswoord in te voeren. U krijgt

dan de volgende foutmelding:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

25/68

In het veld Paswoord is uw oude paswoord normaal al ingevuld (onleesbaar). • In de rubriek Nieuw paswoord voert u het paswoord in dat u wil gebruiken. Dit nieuwe paswoord

moet tien karakters tellen, met ten minste één hoofdletter, één cijfer en één speciaal teken. • Bevestig uw paswoord in de rubriek Bevestig nieuw paswoord. In de velden Veiligheidsvraag en Veiligheidsantwoord zijn normaal al de gegevens ingevuld die u hebt gekozen bij uw registratie. • Klik op Wijzigen om de wijzigingen op te slaan en toegang te krijgen tot de welkompagina van de

toepassing.

9. Ik heb een foutmelding gekregen die mij zegt dat de status van mijn

account ongeldig is terwijl ik hem niet geblokkeerd heb. Wat moet ik

doen?

Deze foutmelding kan twee oorzaken hebben:

1. Als u uw gebruikersaccount hebt aangemaakt vanuit het login-scherm van TRACES, dan kan het zijn dat uw bevoegde autoriteit uw aanvraag nog niet gevalideerd heeft terwijl u uw eigen gegevens wel al bevestigd hebt via de automatische bevestigingsmail die TRACES u gestuurd

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

26/68

heeft. Zolang uw account niet gevalideerd is, blijft hij bevestigd.

2. Het kan echter ook zijn dat uw account automatisch op "inactief/gedesactiveerd" gezet werd omdat u zich de laatste tijd niet meer ingelogd hebt op de Productieomgeving van TRACES (langer dan drie maanden). Uw account is inactief in plaats van geldig. Merk op dat elke bevoegde autoriteit ook de mogelijkheid heeft om de status van een gebruiker manueel op "inactief" te zetten.

Neem contact op met uw bevoegde autoriteit want zij heeft de mogelijkheid om uw account opnieuw de status "actief"/"geldig" te geven.

10. Hoe kan ik mijn huidige paswoord veranderen?

U kunt uw paswoord op elk moment wijzigen door een sessie te openen in de Productieomgeving en

het menu "Gebruikers- en organisatiebeheer" op te roepen (welkompagina, links).

Daar selecteert u de optie "Paswoord wijzigen".

Raadpleeg ook de rubriek "Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat moet ik doen?".

11. Hoe kan ik mijn huidige e-mailadres veranderen?

Aangezien uw e-mailadres het enige identificatiegegeven van uw account is, is het voor u (en uw

bevoegde autoriteit) niet mogelijk om manuele wijzigingen aan te brengen in de grafische

gebruikersinterface.

Hiervoor moet u een e-mail sturen naar uw bevoegde autoriteit met kopie (CC) aan:

• sanco-traces@ec.europa.eu (TRACES-helpdesk van de EU).

• TRACES.BELGIUM@favv.be (beheerder TRACES België).

Het onderwerp van deze e-mail moet zijn: "Wijziging e-mailadres". In de tekst van de mail zelf moet u

uw huidige e-mailadres en uw nieuwe e-mailadres vermelden, alsook uw achternaam en uw voornaam

en een toelichting waarom u deze wijziging aanvraagt.

Opmerkingen: • Aangezien het e-mailadres het enige identificatiemiddel van een account is, is het niet mogelijk

twee verschillende gebruikersprofielen aan te maken met hetzelfde e-mailadres.

• Alvorens een wijziging uit te voeren, moet het TRACES-team van de EU eerst een bevestiging ontvangen van uw bevoegde autoriteit die verklaart dat het e-mailadres gewijzigd mag worden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

27/68

ORGANISATIES

1. Hoe kan ik een organisatie opzoeken in TRACES? Een organisatie opzoeken in het TRACES-systeem is mogelijk op verschillende plaatsen van de toepassing en zelfs al op het niveau van het login-scherm, voor u in het beveiligde deel van de toepassing komt. Hiervoor klikt u op de knop: Search for organisations.

Het standaardscherm om een organisatie op te zoeken is het volgende:

Algemene opmerkingen in verband met de zoekcriteria:

Met TRACES kunt u een organisatie opzoeken aan de hand van het voorziene scherm op

voorwaarde dat u ten minste drie karakters invult bij de criteria Naam of Aantal (erkenningsnummer). Als u deze regel niet respecteert, krijgt u de volgende foutmelding:

Anderzijds is het zo dat wanneer de opzoeking gebeurt vanuit het loginscherm, dat wil zeggen voordat men zich in het beveiligde deel van de applicatie bevindt, de opzoeking voldoende moet worden versmald om de resultaten te beperken tot ten hoogste vijf organisaties. Als dat niet het geval is, krijgt u de volgende foutmelding :

U kunt bovendien per uur niet meer dan 100 acties doen in dit deel. Die voorschrfiten hebben tot doel een toereikend betrouwbaarheidsniveau te garanderen voor de gegevens van organisaties in TRACES.

In TRACES kunt u de verschillende zoekcriteria combineren.

Let op: te veel criteria opgeven is niet altijd nuttig want dit vergroot het risico dat u fouten invoert en dus niet het verwachte resultaat bekomt!

TRACES vraagt om ten minste één criterium in te vullen om een te grote opzoeking en een "time out" te vermijden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

28/68

TRACES houdt rekening met tekens met accenten maar niet met hoofdletters en kleine letters

wanneer zij gebruikt worden in de zoekcriteria.

Met TRACES kan een organisatie worden opgezocht aan de hand van haar nummer of van haar naam waarbij de aanwezigheid van bijzondere tekens of spaties daartussen geen belang heeft. Voorbeeld : De inrichting met erkenningsnummer « ME 1*1/19 » kan men terugvinden door gewoon « ME1119 » in te tikken.

TRACES beschouwt het procentteken (%) niet als een geldig zoekcriterium; het is echter een nuttig generiek karakter waarmee opzoekingen kunnen worden uitgevoerd op een breder gamma organisaties, autoriteiten, adressen,… De resultatenlijst die u zult bekomen, zal variëren in functie van de plaats waar u het generieke teken plaatst. Noteer wel dat een generiek teken niet noodzakelijk op het einde van uw zoekcriteria toegevoegd moet worden, aangezien het systeem altijd probeert minstens de informatie terug te vinden die u ingevoerd hebt in het begin plus alle andere bijkomende informatie. TRACES probeert altijd de gegevens terug te vinden die minstens beginnen met de gegevens ingevoerd in de zoekcriteria. Voorbeeld: Als u DUP invoert, vindt u alle namen die beginnen met DUP zoals Dupont, Dupuis,… Als u %DUP invoert, vindt u de namen die beginnen met DUP maar ook de namen die DUP bevatten, d.w.z. niet alleen Dupont, Dupuis maar ook Ferme du Pont, Ecurie Dupire,… Let op: als u het generieke teken % gebruikt voor de criteria Naam of Aantal (erkenningsnummer), dan moet u ten minste drie bijkomende zoektekens invoeren, om de confidentialiteit van de gegevens van de organisaties in TRACES te garanderen. Anders krijgt u de volgende foutmelding:

In dit geval beperkt het resultaat zich niet meer tot een organisatie maar bevat het alle organisaties die voldoen aan de zoekcriteria.

Zoekcriteria

Land:

Dit gegeven moet verplicht ingevoerd worden. Anders krijgt u de volgende foutmelding:

Postcode: De postcode die hoort bij het adres van de organisatie.

Aantal: Het erkenningsnummer toegekend aan de organisatie. Voer ten minste 3 tekens in (behalve als dezelfde regel wordt gerespecteerd voor het veld Naam). Anders krijgt u de volgende foutmelding:

TRACES eenheidsnummer:

Het nummer toegekend aan elke TRACES-eenheid (raadpleeg de rubriek "Hoe vind ik een

bevoegde autoriteit terug in TRACES"?).

Naam: De naam van de organisatie.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

29/68

Voer ten minste 3 tekens in (behalve als dezelfde regel wordt gerespecteerd voor het veld Aantal). Anders krijgt u de volgende foutmelding:

Adres: Het adres van de organisatie.

Soort: De soort waartoe de organisatie verondersteld wordt te behoren, zij kan geselecteerd worden in het rolmenu (raadpleeg de rubriek "Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES?").

Bijzondere optie om te zoeken in de rubrieken van het certificaat die verwijzen naar een organisatie (Verzender, Plaats van verzending, Geadresseerde, Plaats van bestemming, Handelaar, Vervoerder) In deze rubrieken beschikt u over een zeer efficiënte extra zoekfunctionaliteit waarmee u een organisatie snel kunt terugvinden, op voorwaarde dat u haar erkenningsnummer kent of ten minste 3 opeenvolgende tekens die voorkomen in dit nummer.

In het veld Land selecteert u in het rolmenu de ISO-code van het land van de gezochte organisatie. Voer vervolgens in het veld N° het erkenningsnummer van de gezochte organisatie in of ten minste 3 opeenvolgende tekens die voorkomen in dit nummer; het generieke teken "%" (zie hoger) kan gebruikt worden in combinatie met de vorige om uw opzoeking uit te breiden. Klik daarna op de link Toekennen. Als slechts één organisatie overeenstemt met het ingevoerde erkenningsnummer, dan worden in de velden Naam, Adres, Postcode en Land van de rubriek automatisch de bijbehorende gegevens van de organisatie ingevuld. Anders toont een scherm u alle resultaten die beantwoorden aan de opgegeven criteria. Let op: als op de rubriek een controle op de soort wordt toegepast, worden alleen de resultaten voor de betreffende soort getoond. Voorbeeld: in de rubriek Vervoerder (vak I.17) kunnen alleen de organisaties getoond worden die behoren tot de soort Commerciële vervoerder of Privévervoerder. Opmerkingen in verband met de organisaties in de andere lidstaten en hun erkenningsnummer In de meeste gevallen zijn uw handelspartners in de andere lidstaten al geregistreerd in TRACES

door hun bevoegde autoriteit, met een geldige status. Deze validatie van hun identificatie in TRACES valt onder de bevoegdheid van hun eigen bevoegde autoriteit.

Als uw handelspartner in TRACES geregistreerd is met een erkenningsnummer, dan laat het gebruik van dit nummer zoals eerder beschreven toe hem makkelijk te identificeren in de database en wordt uw werk bij de creatie van het certificaat sterk vereenvoudigd.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

30/68

Als één van uw partners die betrokken is bij de certificatie (bijvoorbeeld als Geadresseerde of Plaats van bestemming) niet geregistreerd is in TRACES, dan kunt u hem best uitnodigen om contact op te nemen met zijn bevoegde autoriteit. De bevoegde autoriteit zal hem dan registreren en zijn gegevens valideren in het systeem en hem indien nodig het(de) vereiste erkenningsnummer(s) toekennen.

De communautaire regelgeving vereist de publicatie van de lijsten van de verschillende soorten inrichtingen die erkend moeten zijn en die actief zijn in de sectoren waarbij TRACES betrokken is. Deze lijsten worden opgesteld door elke lidstaat en zijn toegankelijk via de site van de Europese Commissie; zij kunnen onder meer geconsulteerd worden om het erkenningsnummer van de gezochte inrichtingen (organisaties) terug te vinden.

Erkende inrichtingen op veterinair gebied http://ec.europa.eu/food/animal/approved_establishments/establishments_vet_field_en.htm

Erkende inrichtingen op zoötechnisch gebied http://ec.europa.eu/food/animal/zootechnics/establishments_zoo_field_en.htm

Erkende inrichtingen voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_en.htm

Erkende inrichtingen voor dierlijke bijproducten http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_abp_en.htm

2. Hoe kan ik een nieuwe organisatie aanmaken in TRACES?

U hebt de mogelijkheid om een nieuwe organisatie aan te maken in TRACES in bepaalde situaties, in

het bijzonder:

• bij de creatie van uw gebruikersaccount (creatie van uw eigen organisatie);

• bij de redactie van een certificaat (creatie van een andere organisatie dan de uwe). Het standaardscherm om een nieuwe organisatie aan te maken, is in de toepassing toegankelijk via de link Nieuw onderaan het scherm om een organisatie op te zoeken.

Het standaardscherm om een nieuwe organisatie aan te maken is het volgende:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

31/68

1e mogelijkheid: u maakt uw eigen organisatie aan om uw eigen gebruikersaccount te

kunnen aanmaken

Belangrijke opmerkingen: Alvorens uw organisatie aan te maken in het systeem moet u: nagaan of uw organisatie geregistreerd is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en de

identificatiegegevens van uw onderneming en uw eventuele vestigingseenheden correct zijn; als dat niet zo is, moet u vragen om ze te verbeteren. (*)

nagaan of uw organisatie geregistreerd is, of zelfs erkend, al naargelang het geval, door de

bevoegde autoriteit voor het uitoefenen van de betreffende activiteit (FAVV, FOD, Gewest,…). (*)

een opzoeking uitvoeren in het systeem om na te gaan of uw organisatie nog niet bestaat!

(Raadpleeg de rubriek "Hoe kan ik een organisatie opzoeken in TRACES?"). (*) Eén uitzondering: natuurlijke of rechtspersonen die voor eigen rekening of voor rekening van een derde partij reizen met dieren in het geval het een privé en niet-lucratief transport is of niet gedekt is door de richtlijn 91/628/EEG (individueel dier vergezeld door een natuurlijk persoon verantwoordelijk voor het dier, huisdieren vergezeld van hun eigenaar). Als uw organisatie niet bestaat in het systeem, vul dit scherm dan in als volgt: Rubriek Organisatie

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

32/68

Aangezien het om uw eigen gegevens gaat en u geregistreerd bent bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, moeten de gegevens die u invult dezelfde zijn als de gegevens die u hebt meegedeeld aan de KBO, voor zover zij effectief van toepassing zijn op uw situatie in TRACES. Aggregatiecode: Vermeld hier het uniek identificatienummer dat u werd toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen; d.w.z. naargelang van het vermelde adres, bij voorrang het vestigingseenheidsnummer (bv.: 2.123.456.789); bij gebrek daaraan, het ondernemingsnummer (bv.: 0474.603.875). Naam, Adres: Vermeld de informatie zoals die geregistreerd werd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen voor het unieke identificatienummer dat werd opgegeven in het veld Aggregatiecode. Land: Selecteer "België". Postcode: Selecteer de postcode die hoort bij het opgegeven adres. Telefoonnummer: Geef, indien beschikbaar, het algemene telefoonnummer van uw organisatie op. Het nummer moet opgegeven worden in het internationale formaat, zonder spaties of punten tussen de cijfers; bv.: +3229999999. Fax: Geef, indien beschikbaar, het algemene faxnummer van uw organisatie op. Het nummer moet opgegeven worden in het internationale formaat, zonder spaties of punten tussen de cijfers; bv.: +3229999999. E-mail: Geef, indien beschikbaar, het algemene e-mailadres van uw organisatie op.

Rubriek Erkenningsnummers

Selecteer de soort organisatie waartoe u behoort (raadpleeg de rubriek "Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES ?"); als een erkenningsnummer vereist is voor de geselecteerde

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

33/68

soort, vult u in het tweede veld het nummer in dat u voor die soort werd toegekend door de bevoegde autoriteit. Als verschillende soorten kunnen worden toegekend aan uw organisatie, klikt u zo vaak op de link Toevoegen als nodig is om de gewenste soorten toe te voegen waarbij u indien nodig het erkenningsnummer vermeldt dat u voor elk van de soorten werd toegekend door de bevoegde autoriteit. Belangrijke opmerking: Het is belangrijk dat u de juiste soorten selecteert; bij de creatie van een certificaat voert het systeem voor bepaalde rubrieken immers automatisch een controle uit op de vermelde soort. Als u een foute soort hebt vermeld, kunt u vast komen te zitten tijdens het proces voor de creatie van het certificaat. Rubrieken Bevoegde instantie toewijzen/Grensinspectiepost toewijzen

U bent actief in de intracommunautaire handel:

Het vak Bevoegde instantie toewijzen moet geactiveerd worden. Op basis van de postcode vermeld in het adres van uw organisatie zal deze laatste automatisch gekoppeld worden aan haar bevoegde autoriteiten, d.w.z. de provinciale controle-eenheid en de regionale autoriteit waarvan zij afhangt. Algemeen is de structuur van TRACES namelijk gebaseerd op de correcte koppeling van de bevoegde autoriteiten aan hun steden en postcodes. Alleen de TRACES-beheerder van de lidstaat kan de koppeling tussen de bevoegde autoriteiten en hun steden en postcodes verbeteren, in zijn eigen land. Als u uw certificaten inlevert via TRACES, zullen deze autoriteiten ze automatisch kunnen weergeven. Opmerking: Als uw organisatie aan een bevoegde autoriteit gekoppeld is, zult u haar verschillende soorten kunnen toewijzen, met uitzondering van de soort Belanghebbende bij de lading. (Raadpleeg de rubriek "Welke soorten organisaties bestaan er en welke soorten kan ik kiezen in mijn certificaat?").

U bent actief in de invoer uit derde landen, als douanekantoor, forwarder,

belanghebbende bij de lading:

Activeer het vak Grensinspectiepost (GIP) toewijzen. Opmerking: Als uw organisatie gekoppeld is aan een grensinspectiepost, dan kan alleen de soort "Belanghebbende bij de lading" toegewezen worden aan uw organisatie. (Raadpleeg de rubriek "Welke soorten organisaties bestaan er en welke soorten kan ik kiezen in mijn certificaat?"). Nadat u het aankruisvakje hebt geactiveerd, klikt u op de link Selecteren. U krijgt toegang tot een scherm waarin in u de GIP kunt opzoeken waaraan uw organisatie toegewezen moet worden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

34/68

Als u "België" selecteert in het rolmenu van het veld Land en daarna op de link Zoeken klikt, krijgt u de lijst van de Belgische grensinspectieposten te zien.

Klik op de link Selecteren tegenover de grensinspectiepost die aan uw organisatie moet worden toegewezen. Als u de door u ingevulde delen I van de GDB's elektronisch ter ondertekening voorlegt, zal deze autoriteit ze automatisch kunnen weergeven. Klik op de link Opslaan om de ingevoerde gegevens op te slaan. U keert automatisch terug naar het vorige scherm. Opmerkingen: • Aangezien u uw organisatie zopas zelf hebt aangemaakt in het systeem, zal zij de status "Nieuw"

hebben. De provinciale controle-eenheid of de regionale autoriteit waarvan uw organisatie afhangt, zal de door u ingevoerde informatie moeten verifiëren en valideren alvorens u de gebruikersaccount verbonden aan uw organisatie kunt gebruiken.

• Als uw organisatie activiteiten uitoefent op verschillende plaatsen, moet zij normaliter over even

veel vestigingseenheden beschikken als er plaatsen zijn waar die activiteiten worden uitgeoefend (cf. Kruispuntbank van Ondernemingen). Dit principe moet uw organisatie in staat stellen, via haar vestigingseenheden, aan zoveel autoriteiten te worden toegewezen als nodig is (een PCE en een GIP, meerdere GIP's, meerdere PCE's). In die gevallen dient u als gebruiker van de toepassing zoveel toegansaanvragen voor TRACES, met evenveel verschillende e-mailadressen, in te dienen als er vestigingseenheden van de organisatie zijn waaraan u wenst te worden gekoppeld als gebruiker.

• Raadpleeg de rubriek "Ik wil mijn eigen gebruikersaccount als operator aanmaken. Wat moet ik doen?".

2e mogelijkheid: u maakt een andere organisatie dan de uwe aan met het oog op de certificatie

Belangrijke opmerkingen: • De meeste organisaties die actief zijn in de intracommunautaire handel en de import uit derde

landen werden al geregistreerd en gevalideerd in het TRACES-systeem door hun bevoegde autoriteit. Als één van uw partners die betrokken is bij de certificatie (bijvoorbeeld als Geadresseerde of Plaats van bestemming) niet geregistreerd is in TRACES, dan kunt u hem best uitnodigen om contact op te nemen met zijn bevoegde autoriteit. De bevoegde autoriteit zal hem dan registreren en zijn identificatiegegevens valideren in het systeem.

• Vooraleer u een nieuwe organisatie aanmaakt in TRACES, moet u een opzoeking doen in het

systeem om na te gaan of deze organisatie nog niet bestaat!

Raadpleeg de rubriek "Hoe kan ik een organisatie opzoeken in TRACES?". Als de organisatie niet bestaat, vul dan de volgende rubrieken zo precies mogelijk in:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

35/68

Rubriek Organisatie

In het algemeen gelden de volgende regels voor de invoer van de gegevens:

Aggregatiecode: Als het om een Belgische organisatie gaat, vermeldt u hier het uniek identificatienummer toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen, d.w.z. naargelang het vermelde adres, bij voorrang het vestigingseenheidsnummer (bv.: 2.123.456.789); bij gebrek daaraan, het ondernemingsnummer (bv.: 0474.603.875). Als het om een buitenlandse organisatie gaat, laat u dit veld leeg. Naam: Als het om een Belgische organisatie gaat, vermeldt u hier de informatie zoals die voorkomt in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Als het om een buitenlandse organisatie van het type rechtspersoon gaat: vermeld eerst de achternaam eventueel gevolgd door de voornaam eventueel gevolgd door de afkorting (SARL, GMBH,…); gebruik voor alles hoofdletters. Als het om een natuurlijk persoon gaat: vermeld eerst de achternaam gevolgd door de volledige voornaam, vermeld geen titel (de heer, mevrouw, …); maak bij voorkeur een onderscheid tussen de naam en de voornaam door hoofdletters te gebruiken voor de naam en kleine letters voor de voornaam. Adres: Als het om een Belgische organisatie gaat, vermeldt u hier de informatie zoals die voorkomt in de Kruispuntbank van Ondernemingen. In de andere gevallen vermeldt u eerst de straatnaam gevolgd door het nummer (geen leesteken tussen beide, wel een enkele spatie); vermeld de postcode en/of de naam van de gemeente niet in het adresveld, er zijn specifieke velden voorzien voor de invoering van deze twee gegevens.

Telefoonnummer/fax: Vermeld het nummer volgens de internationale schrijfwijze, zonder spaties of leestekens tussen de cijfers (bv.: +3229999999) Opmerking:

Lettertekens met accenten kunnen gebruikt worden bij de invoer van de gegevens en worden in aanmerking genomen in de zoekschermen.

Rubriek Erkenningsnummers

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

36/68

Selecteer de soort organisatie waartoe de organisatie die u wenst aan te maken verondersteld wordt

te behoren (raadpleeg de rubriek "Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES ?") en vul

in de rubriek Erkenningsnummer het erkenningsnummer in dat aan de organisatie werd toegekend

door haar bevoegde autoriteit. Het kan echter gebeuren dat u het verplichte erkenningsnummer van de organisatie die u wenst aan te maken nog altijd niet kent, zelfs nadat u geprobeerd hebt contact op te nemen met de verantwoordelijke of de bevoegde autoriteit van de organisatie.

In dit geval dient u het volgende formaat te gebruiken: INIT + ISO-code van het land van bestemming + uw TRACES-eenheidsnummer (*) + een nummer dat

verhoogt. Bijvoorbeeld: INITDE01205051 (*) Raadpleeg de rubriek "Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES?". Op het moment dat de organisatie gevalideerd wordt, zou de autoriteit van bestemming dit erkenningsnummer moeten omzetten in het werkelijke nummer.

Opmerkingen:

Elk land heeft zijn eigen formaat voor de erkenningsnummers. Zij kunnen dus van land tot land verschillen.

Het erkenningsnummer wordt in TRACES beschouwd als een belangrijker gegeven dan het adres of de organisatie zelf en is dan ook een zeer nuttig zoekcriterium.

De lijst van de ISO-codes van de verschillende landen is toegankelijk via de volgende link: http://www.iso.ch/iso/fr/aboutiso/introduction/index.html

De communautaire regelgeving vereist de publicatie van de lijsten van de verschillende soorten inrichtingen die erkend moeten zijn en die actief zijn in de sectoren waarbij TRACES betrokken is. Deze lijsten worden opgesteld door elke lidstaat en zijn toegankelijk via de site van de Europese Commissie; zij kunnen onder meer geconsulteerd worden om het erkenningsnummer van de gezochte inrichtingen (organisaties) terug te vinden.

Erkende inrichtingen op veterinair gebied

http://ec.europa.eu/food/animal/approved_establishments/establishments_vet_field_en.htm

Erkende inrichtingen op zoötechnisch gebied http://ec.europa.eu/food/animal/zootechnics/establishments_zoo_field_en.htm

Erkende inrichtingen voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong

http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_en.htm

Erkende inrichtingen voor dierlijke bijproducten http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_abp_en.htm

Klik op de link Opslaan om de in de schermen ingevoerde gegevens op te slaan. Aangezien u deze organisatie zopas zelf hebt aangemaakt, zal zij de status "Nieuw" hebben in het systeem.

3. Welke statussen kan een organisatie hebben in TRACES? Wanneer een operator zelf een organisatie aanmaakt in het systeem, krijgt deze organisatie de status "Nieuw".

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

37/68

De bevoegde autoriteit waarvan deze organisatie afhangt, moet dan de door de operator ingevoerde gegevens verifiëren en ze verbeteren indien nodig. Deze bevoegde autoriteit kan de door de operator aangemaakte organisatie valideren of verwijderen (bijvoorbeeld als zij al bestaat in het systeem, om de database niet onnodig te vervuilen). Als de bevoegde autoriteit een organisatie valideert die van haar afhangt, dan krijgt deze organisatie onmiddellijk de status "Geldig" in het systeem. Als een autoriteit echter een organisatie valideert die niet rechtstreeks van haar afhangt, dan krijgt deze organisatie de status "Geprevalideerd" in het systeem. Om over te gaan naar de status "Geldig" moet deze organisatie nog gevalideerd worden door haar eigen bevoegde autoriteit waarvan zij rechtstreeks afhangt.

4. Welke zijn de bestaande soorten organisaties in TRACES en welke

soorten kan ik kiezen in mijn certificaat? De tabel hieronder bevat de verschillende soorten die gebruikt kunnen worden in TRACES. Voor de soorten met de aanduiding "C" is een erkenningsnummer vereist. De soorten met de aanduiding "LMS" zijn alleen van toepassing op inrichtingen uit derde landen. De mogelijkheid om ze te selecteren in een certificaat hangt af van: de autoriteit waaraan de organisatie gekoppeld is (LVE of GIP),

het type certificaat (intracommunautair, GDB),

de geselecteerde productcode (GN-code) (runderen, varkens,…),

het vak van het certificaat waarin u zich bevindt (Verzender, Plaats van oorsprong, Handelaar,

Vervoerder,…).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

38/68

Slachthuis C LMS Verordening 853/2004 - Bijlage I: 1.16: "slachthuis": een inrichting voor het slachten en uitslachten van dieren waarvan het vlees bestemd is voor menselijke consumptie.

Uitsnijderij C LMS Verordening 853/2004 - Bijlage I: 1.17: "uitsnijderij": een inrichting voor het uitbenen en/of uitsnijden van vlees.

Bedrijf voor vleesbereidingen C LMS Bedrijf waar vlees wordt geproduceerd, zoals geclassificeerd in de verordening (EG) 853/2004, Bijlage I, Definities: 1.15: "vleesbereidingen": vers vlees, met inbegrip van vlees dat in kleine stukken is gehakt, waaraan levensmiddelen, kruiderijen of additieven zijn toegevoegd of dat een verwerking heeft ondergaan die niet volstaat om de inwendige spierweefselstructuur van het vlees te veranderen en daardoor de kenmerken van vers vlees te doen verdwijnen.

Bedrijf voor gehakt vlees C LMS Bedrijf waar vlees wordt geproduceerd, zoals geclassificeerd in de verordening (EG) 853/2004, Bijlage I, Definities: 1.13: "gehakt vlees": vlees zonder been, dat in kleine stukken is gehakt en minder dan 1% zout bevat.

Mechanisch gescheiden vlees bedrijf

C LMS Bedrijf waar vlees wordt geproduceerd, zoals geclassificeerd in de verordening (EG) 853/2004, Bijlage I, Definities: 1.14: "separatorvlees": het product dat wordt verkregen door vlees dat na het uitbenen nog aan de beenderen vastzit of vlees van de pluimveekarkassen daarvan mechanisch te scheiden, waardoor de spierweefselstructuur verloren gaat of verandert.

Leverancier aan zeevervoermiddelen

C Richtlijn 97/78, artikel 13, 1e lid: handelaar die rechtstreeks producten aan zeevervoermiddelen levert als proviand voor bemanning en passagiers.

Vriesvaartuig C LMS Verordening 853/2004 - Bijlage I: 3.3; "vriesvaartuig": vaartuig aan boord waarvan visserijproducten worden ingevroren, eventueel na het verrichten van voorbereidende werkzaamheden zoals verbloeden, koppen, strippen en verwijderen van de vinnen. Deze behandelingen worden zo nodig gevolgd door het aanbrengen van een onmiddellijke verpakking of een verpakking.

Verzamelcentra C Verordening 1774/2002 - Bijlage I. 18; "verzamelcentra", lokalen waar bepaalde dierlijke bijproducten worden verzameld en behandeld die bestemd zijn om te worden gebruikt voor het voederen van de in artikel 23, lid 2, onder c), genoemde dieren.

Spermacentrum C Richtlijn 2003/43/EG artikel 1(2): "spermacentrum": een officieel erkende en officieel gecontroleerde inrichting op het grondgebied van een lidstaat of een derde land, waar sperma wordt gewonnen dat bestemd is voor kunstmatige inseminatie.

Pakstation Verordening 853/2004 - Bijlage I: 5.4; "pakstation": een inrichting waar eieren volgens kwaliteits- en gewichtsklassen worden gesorteerd.

Verzamelcentrum C Betreft alleen runderen, varkens, schapen, geiten en paarden: zoals gedefinieerd in richtlijn 91/68/EEG, artikel 2, punt b) onder 9 en 10, en richtlijn 64/432/EEG, artikel 2, punt o); inrichting erkend door de lidstaten.

Spermacentrum andere diersoort

C Inrichting waar sperma wordt gewonnen en bewaard voor alle diersoorten die hierboven niet vermeld werden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

39/68

Spermacentrum voor runderen

C Inrichting waar sperma van runderen wordt gewonnen en bewaard zoals gedefinieerd in artikel 2, punt b) van richtlijn 88/407/EEG.

Spermacentrum voor paarden

C Inrichting waar sperma van paarden wordt gewonnen en bewaard.

Spermacentrum voor schapen/geiten

C Inrichting waar sperma van schapen/geiten wordt gewonnen en bewaard.

Spermacentrum voor varkens C Inrichting waar sperma van varkens wordt gewonnen en bewaard. Spermaopslagcentrum C Richtlijn 2003/43/EG artikel 1(2): "spermaopslagcentrum": een officieel erkende en officieel gecontroleerde inrichting

op het grondgebied van een lidstaat of een derde land, waar sperma wordt opgeslagen dat bestemd is voor kunstmatige inseminatie.

Geregistreerd handelaar Elke natuurlijke of rechtspersoon die dieren koopt en verkoopt voor handelsdoeleinden met uitzondering van schapen, runderen, geiten en varkens. De geregistreerde handelaar is een tussenpersoon en moet krachtens de fiscale wetgeving geregistreerd zijn bij de lidstaten.

Koelhuis C

Douane-entrepot C Richtlijn 97/78, artikel 12, 1e lid: betreft de vrije zones, de vrije entrepots en de douane-entrepots. Inrichting erkend door de bevoegde autoriteiten.

Embryoteam andere diersoorten

C Erkende inrichting voor de verzameling, de behandeling en de opslag van embryo's en eicellen van alle soorten die hierboven niet vermeld werden.

Embryoteam runderen C Erkende inrichting voor de verzameling, de behandeling en de opslag van embryo's en eicellen van runderen zoals gedefinieerd in artikel 2, punt b) van de richtlijn 89/556/EEG.

Embryoteam schapen/geiten C Erkende inrichting voor de verzameling, de behandeling en de opslag van embryo's en eicellen van schapen/geiten.

Embryoteam varkens C Erkende inrichting voor de verzameling, de behandeling en de opslag van embryo's en eicellen van varkens. Embryoteam paarden C Erkende inrichting voor de verzameling, de behandeling en de opslag van embryo's en eicellen van paarden. Embryoteam C Richtlijn 89/556/EEG, artikel 2: embryoteam: een officieel erkende groep technici of organisatievorm onder toezicht

van een teamdierenarts, bevoegd om zich overeenkomstig de in bijlage A vastgestelde eisen met de verzameling, behandeling en opslag van embryo's te belasten.

Embryoproductieteam C Richtlijn 93/52/EEG artikel 1 (2): embryoproductieteam: embryoteam dat officieel erkend is voor de bevruchting in vitro overeenkomstig de in de desbetreffende bijlage vermelde voorwaarden.

Inrichting Enkel voor producten of bijproducten van dierlijke oorsprong zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 3 van de richtlijn 89/662/EEG.

Inrichting voor de vervaardiging van diervoeders

C LMS Verordening (EG) Nr. 178/2002: Artikel 3: "diervoeders": alle stoffen en producten, inclusief additieven, verwerkt, gedeeltelijk verwerkt of onverwerkt, die bestemd zijn om te worden gebruikt voor orale vervoedering aan dieren.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

40/68

Inrichting voor de vervaardiging van voeder voor gezelschapsdieren

C LMS Inrichting waar vlees wordt vervaardigd, zoals geclassificeerd in 1774/2002 - Bijlage I: Specifieke definities: Punt 41: "voeder voor gezelschapsdieren", voeder voor gezelschapsdieren dat categorie 3-materiaal bevat.

Wildbewerkingsinrichting C LMS Verordening 853/2004 - Bijlage I: 1.18; "wildbewerkingsinrichting": een inrichting waar het wild en het vlees van wild dat is verkregen na de jacht geprepareerd worden om in de handel gebracht te worden.

Verwerkingsbedrijf C LMS Verordening 1774/2002 - Bijlage I: Specifieke definities: Punt 46; "verwerkingsbedrijf", een bedrijf waar dierlijke bijproducten worden verwerkt.

Intermediair bedrijf LMS Verordening 1774/2002 - Bijlage I: Specifieke definities: Punt 8: "intermediair categorie 1- of categorie 2-bedrijf", een bedrijf waar niet-verwerkt categorie 1- of categorie 2-materiaal wordt gehanteerd en/of tijdelijk opgeslagen met het oog op verder vervoer naar de eindbestemming en waar bepaalde voorbereidende activiteiten, zoals het verwijderen van huiden en het verrichten van keuringen na de slacht, kunnen plaatsvinden; & Punt 12: "intermediair categorie 3-bedrijf", een bedrijf waar niet-verwerkt categorie 3-materiaal wordt gesorteerd en/of versneden en/of gekoeld of diepgevroren in blokken en/of tijdelijk opgeslagen met het oog op verder vervoer naar de eindbestemming.

Niet-erkende inrichting LMS Inrichting die niet op een lijst moet zijn opgenomen. Aquacultuurbedrijf C Richtlijn 90/425, artikel 2, 4e lid: landbouwbedrijf voor aquicultuurdieren zoals gedefinieerd in de richtlijn 91/67/EEG

artikel 2, 1e lid (vissen, schaal- en weekdieren) > Richtlijn 90/425/EEG: Artikel 2: Punt 4: bedrijf: landbouwbedrijf of handelaarsstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een Lid-Staat en waar gewoonlijk de in de bijlagen A en B bedoelde dieren, uitgezonderd paardachtigen, worden gehouden of gefokt, alsmede het bedrijf omschreven in artikel 2, onder a), van Richtlijn 90/426/EEG van de Raad van 26 juni 1990 tot vaststelling van veterinairrechtelijke voorschriften voor het verkeer van paardachtigen en de invoer van paardachtigen uit derde landen (4) > Richtlijn 91/67/EEG van de Raad: Artikel 2: Punt 1: "aquicultuurdieren": levende vissen en schaal- en weekdieren die afkomstig zijn van een bedrijf, met inbegrip van voor een bedrijf bestemde dieren die oorspronkelijk in het wild leefden.

Pluimveebedrijf Richtlijn 90/425, artikel 2, 4e lid: landbouwbedrijf voor pluimvee in de zin van richtlijn 90/539/EEG (kippen, ganzen, eenden, kalkoenen, duiven, kwartels, fazanten, patrijzen en loopvogels alsook de eieren bestemd om te worden bebroed van al deze soorten

Rundveebedrijf C Richtlijn 90/425, artikel 2, 4e lid: landbouwbedrijf voor rundvee > Richtlijn 90/425/EEG: Artikel 2: Punt 4: bedrijf: landbouwbedrijf of handelaarsstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een Lid-Staat en waar gewoonlijk de in de bijlagen A en B bedoelde dieren, uitgezonderd paardachtigen, worden gehouden of gefokt, alsmede het bedrijf omschreven in artikel 2, onder a), van Richtlijn 90/426/EEG van de Raad van 26 juni 1990 tot vaststelling van veterinairrechtelijke voorschriften voor het verkeer van paardachtigen en de invoer van paardachtigen uit derde landen (4).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

41/68

Bedrijf andere diersoort Alle andere fokinrichtingen betreffende soorten die hierboven niet beschreven werden (paarden, vleeseters, bijen, siervogels, reptielen…).

Schapen/geitenbedrijf C Richtlijn 90/425, artikel 2, 4e lid: landbouwbedrijf voor schapen/geiten. > Richtlijn 90/425/EEG: Artikel 2: Punt 4: bedrijf: landbouwbedrijf of handelaarsstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een Lid-Staat en waar gewoonlijk de in de bijlagen A en B bedoelde dieren, uitgezonderd paardachtigen, worden gehouden of gefokt, alsmede het bedrijf omschreven in artikel 2, onder a), van Richtlijn 90/426/EEG van de Raad van 26 juni 1990 tot vaststelling van veterinairrechtelijke voorschriften voor het verkeer van paardachtigen en de invoer van paardachtigen uit derde landen (4).

Varkensbedrijf C Richtlijn 90/425, artikel 2, 4e lid: landbouwbedrijf voor varkens > Richtlijn 90/425/EEG: Artikel 2: Punt 4: bedrijf: landbouwbedrijf of handelaarsstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een Lid-Staat en waar gewoonlijk de in de bijlagen A en B bedoelde dieren, uitgezonderd paardachtigen, worden gehouden of gefokt, alsmede het bedrijf omschreven in artikel 2, onder a), van Richtlijn 90/426/EEG van de Raad van 26 juni 1990 tot vaststelling van veterinairrechtelijke voorschriften voor het verkeer van paardachtigen en de invoer van paardachtigen uit derde landen (4).

Exporteur Elke natuurlijke of rechtspersoon die overgaat tot het exporteren of verzenden naar de EU. Hij kan geen inwoner van de EU zijn.

Importeur Elke natuurlijke of rechtspersoon die overgaat tot het importeren in de EU. Hij moet een inwoner van de EU zijn. Bedrijfsruimte van de handelaar

C Enkel voor schapen en geiten: zoals gedefinieerd in richtlijn 91/68/EEG, artikel 2, punt b), onder 12.

Belanghebbende bij de lading Richtlijn 97/78, artikel 2, punt e): natuurlijke of rechtspersoon die belast is met de zendingen van producten of dieren wanneer ze gepresenteerd worden aan de grensinspectiepost en die de noodzakelijke declaraties doet bij de bevoegde autoriteiten in naam van de importeur. Deze persoon woont verplicht in de EU volgens verordening (EG) 1992/2913, behalve voor de declaratie van transit en de tijdelijke erkenning en de occasionele declaratie.

Fabrieksvaartuig C LMS Verordening 853/2004 - Bijlage I: 3.2; "fabrieksvaartuig": vaartuig aan boord waarvan visserijproducten één of meer van de volgende behandelingen ondergaan en nadien van een onmiddellijke verpakking worden voorzien en indien nodig worden gekoeld of ingevroren: fileren, in moten verdelen, stropen, schalen en schelpen verwijderen, hakken, verwerken.

Handelaar C Elke natuurlijke of rechtspersoon die rechtstreeks of onrechtstreeks schapen, runderen, geiten en varkens koopt en verkoopt voor handelsdoeleinden (cf. de definities in richtlijn 64/432, artikel 2, punt q) en richtlijn 91/68, artikel 2, punt 11)). De handelaar moet geregistreerd en erkend zijn door de lidstaten en moet een erkenningsnummer hebben.

Erkende inrichting C Inrichting, instituut of centrum dat officieel erkend is zoals gedefinieerd in artikel 2, 1e lid, punt c) van de richtlijn 92/65/EEG, en meerbepaald erkend is als zoo of onderzoekslaboratorium.

Halteplaats C Richtlijn 91/628/EEG, artikel 2, punt c): Plaats om de dieren te laten rusten, eten en drinken erkend door de lidstaten.

Quarantaine C Beschikking 2000/666/EG voor ingevoerde vogels en richtlijn 92/65/EG voor ingevoerde vleesetende huisdieren.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

42/68

Commercieel vervoerder C Richtlijn 91/628/EEG, artikel 2, punt i): elke natuurlijke of rechtspersoon die dieren vervoert voor zijn eigen rekening of voor rekening van een derde partij, of door een derde partij van een vervoermiddel voor dieren te voorzien, in het geval het een commercieel transport is en uitgevoerd wordt met de bedoeling winst te maken.

Privé-vervoerder Richtlijn 91/628/EEG, artikel 2, punt i): elke natuurlijke of rechtspersoon die dieren vervoert voor zijn eigen rekening of voor de rekening van een derde partij, in het geval het een privé en niet lucratief transport is of niet gedekt is door richtlijn 91/628/EEG (individueel dier vergezeld van een natuurlijk persoon die verantwoordelijk is voor het dier gedurende het transport, huisdieren die vergezeld zijn van hun eigenaar op een privé-reis, afstand van meer dan 50 km en voor grensbeweiding).

Productiegebied C Verordening 853/2004 - Bijlage I: 2.5; "productiegebied": een gebied in zee, in een lagune of in een estuarium waarin zich hetzij natuurlijke gronden voor tweekleppige weekdieren, hetzij voor de kweek van tweekleppige weekdieren gebruikte gebieden bevinden en waar levende tweekleppige weekdieren worden verzameld.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

43/68

5. Waarom vind ik de organisatie niet terug vanuit het zoekscherm van mijn

certificaat?

De opzoeking van een gegeven organisatie vanaf een vak van een certificaat en eventueel het

automatisch kopiëren ervan naar een ander vak waar ze normaal plaatsvindt, hangt af van:

het type organisatie,

het type autoriteit waaraan ze gekoppeld is, het type certificaat (intracommunautaire handel/GDB),

de geselecteerde productcode,

het type vak waarin u zich bevindt.

Bijvoorbeeld: wat betreft het vak I.12 "Plaats van oorsprong/Plaats van de vangst" van het certificaat

voor de intracommunautaire handel voor de GN-code 0106 90: voor de Hymenoptera zult u

bijvoorbeeld vaststellen dat de op te zoeken organisatie minstens een organisatie van de volgende

twee types moet zijn: "Erkende inrichting" of "Bedrijf andere diersoort". U zult de organisatie niet

kunnen opzoeken in het vak I.12 als zij geen van deze twee types bevat.

Uw bevoegde autoriteit kan het ontbrekende type organisatie toevoegen, uiteraard op voorwaarde dat

de werkelijke structuur van de organisatie gerespecteerd wordt: een rundveebedrijf dat in werkelijkheid

een schapenbedrijf is, mag niet als zodanig worden ingevoerd in het systeem. Het systeem werd zo ontworpen om de toewijzing van foutieve soorten organisaties aan het certificaat

te vermijden.

Voor alle vragen in dit verband kunt u zich wenden tot uw bevoegde autoriteit. Vermeld hierbij steeds

de volgende gegevens:

het precieze type certificaat (intracommunautaire handel/GDB),

de GN-code van het certificaat (0102…), het vaknummer van het certificaat,

het erkenningsnummer (en indien nodig de aggregatiecode) en de volledige benaming van de

organisatie die u probeert te vinden.

Raadpleeg ook de rubriek "Wat betekent: "In certificaat"?".

6. Wat is het verschil tussen de aggregatiecode en het erkenningsnummer?

De aggregatiecode betreft de organisatie in haar geheel, terwijl het erkenningsnummer afhangt van de

soort organisatie. De aggregatiecode is niet verplicht terwijl erkenningsnummers wel verplicht kunnen zijn naargelang van de soort in kwestie.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

44/68

Het erkenningsnummer wordt toegekend door de bevoegde autoriteit, voor de soort in kwestie.

Verschillende soorten kunnen toegewezen worden aan een organisatie met, naargelang het geval,

één of meer erkenningsnummers. De aggregatiecode van een organisatie moet uniek zijn in een gegeven land. De aggregatiecode van een organisatie kan identiek zijn aan het(de) erkenningsnummer(s) van deze organisatie. Voor Belgische commerciële operatoren is de aggregatiecode gelijk aan het uniek identificatienummer toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen, d.w.z. naargelang het vermelde adres, bij voorrang het vestigingseenheidsnummer (bv.: 2.123.456.789); bij gebrek daaraan, het ondernemingsnummer (bv.: 0474.603.875). Meer informatie vindt u in de rubriek "Welke soorten organisaties bestaan er en welke soorten heb ik gekozen in mijn certificaat?").

7. Het scherm om een organisatie op te zoeken vraagt mij om een

"nummer" in te voeren. Moet ik de aggregatiecode of het

erkenningsnummer invoeren? Het "Nummer" dat u moet invoeren in het scherm om een organisatie op te zoeken, is het erkenningsnummer.

Opmerking:

Meer informatie over de aggregatiecode en het erkenningsnummer vindt u in de rubriek: "Wat is het

verschil tussen de aggregatiecode en het erkenningsnummer?".

8. Ik ken het (verplichte) erkenningsnummer van de organisatie niet. Hoe

kan ik mijn certificaat toch voort invullen?

Om te beginnen, zou u alle mogelijke zoektermen van de organisatie moeten invoeren in TRACES om

elke overbodige duplicatie in het systeem te voorkomen. Hierbij kunt u een opzoeking doen op naam, type, adres, enz. en bijvoorbeeld het generieke teken %

gebruiken. Raadpleeg de rubriek: "Hoe kan ik een organisatie opzoeken in TRACES?". Het kan echter gebeuren dat u het verplichte erkenningsnummer van de organisatie die u wenst aan te maken nog altijd niet kent, zelfs nadat u geprobeerd hebt contact op te nemen met de verantwoordelijke of de bevoegde autoriteit van de organisatie.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

45/68

In dit geval dient u het volgende formaat te gebruiken: INIT + ISO-code van het land van bestemming + uw TRACES-eenheidsnummer (*) + een nummer dat

verhoogt. Bijvoorbeeld: INITDE01205051 (*) Raadpleeg de rubriek "Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES?".

Op het moment dat de organisatie gevalideerd wordt, zou de autoriteit van bestemming dit erkenningsnummer moeten omzetten in het werkelijke nummer. Opmerkingen:

Elk land heeft zijn eigen formaat voor de erkenningsnummers. Zij kunnen dus van land tot land verschillen.

Het erkenningsnummer wordt in TRACES beschouwd als een belangrijker gegeven dan het adres of de organisatie zelf en is dan ook een zeer nuttig zoekcriterium.

De lijst van de ISO-codes van de verschillende landen is toegankelijk via de volgende link: http://www.iso.ch/iso/fr/aboutiso/introduction/index.html

De communautaire regelgeving vereist de publicatie van de lijsten van de verschillende soorten inrichtingen die erkend moeten zijn en die actief zijn in de sectoren waarbij TRACES betrokken is. Deze lijsten worden opgesteld door elke lidstaat en zijn toegankelijk via de site van de Europese Commissie; zij kunnen onder meer geconsulteerd worden om het erkenningsnummer van de gezochte inrichtingen (organisaties) terug te vinden.EE

Erkende inrichtingen op veterinair gebied

http://ec.europa.eu/food/animal/approved_establishments/establishments_vet_field_en.htm

Erkende inrichtingen op zoötechnisch gebied http://ec.europa.eu/food/animal/zootechnics/establishments_zoo_field_en.htm

Erkende inrichtingen voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong

http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_en.htm

Erkende inrichtingen voor dierlijke bijproducten http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/list_abp_en.htm

9. Wat betekent "In certificaat"?

Een organisatie kan met al haar soorten direct aangemaakt worden bij de opstelling van een

certificaat. Aan een organisatie aangemaakt in het certificaat kunnen zoveel soorten worden

toegewezen als zij in werkelijkheid bezit, terwijl de soort die past bij het geselecteerde domein

(certificaat voor runderen, varkens,…) en/of vak van het certificaat (verzender, handelaar,

vervoerder,…) onmiddellijk kan worden toegewezen.

Bijvoorbeeld: Wanneer u een nieuw certificaat aanmaakt voor de intracommunautaire handel en u de

GN-code 0106 90 voor de Hymenoptera selecteert, ziet u bijvoorbeeld op het moment van de

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

46/68

invoering van een nieuwe organisatie in het vak I.12 "Plaats van oorsprong/Plaats van de vangst" dat

u in het vak van het certificaat alleen de soorten voorafgegaan door een asterisk (*) kunt aanduiden.

Met andere woorden, voor het vak I.12 en deze GN-code moet uw organisatie ten minste een

"Erkende inrichting" of een "Bedrijf andere diersoort" zijn. U kunt uiteraard andere soorten toevoegen

aan uw organisatie naargelang van de omstandigheden. Zoals u zal zien, zal de knop "In certificaat"

niet meer geactiveerd zijn (hij blijft grijs) en u zult zelfs een foutmelding krijgen wanneer u probeert

een organisatie in te voeren in het certificaat zonder ten minste één van de twee verplichte soorten

organisaties in te voeren. De zone "In certificaat" is niet toegankelijk omdat de geselecteerde soorten

organisaties niet correct zijn en dus niet compatibel zijn met het vak (of het domein) van het

betreffende certificaat. Dit verklaart ook waarom u geen organisatie kunt opzoeken waarvoor de beschikbare soort niet correct is. Uw bevoegde autoriteit kan de ontbrekende soort organisatie toevoegen, uiteraard op voorwaarde dat

de werkelijke structuur van de organisatie gerespecteerd wordt: een rundveebedrijf dat in werkelijkheid

een schapenbedrijf is, mag niet als zodanig worden ingevoerd in het systeem. Het systeem werd zo ontworpen om de toewijzing van foutieve soorten organisaties aan het certificaat

te vermijden.

Voor alle vragen in dit verband kunt u zich wenden tot uw bevoegde autoriteit. Vermeld hierbij steeds

de volgende gegevens: het precieze type certificaat (intracommunautaire handel/GDB),

de GN-code van het certificaat (0102…), het vaknummer van het certificaat,

het erkenningsnummer (eventueel de aggregatiecode) en de volledige benaming van de

organisatie die u probeert te vinden.

Raadpleeg ook de rubriek "Waarom vind ik de organisatie niet terug vanuit het zoekscherm van mijn

certificaat?".

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

47/68

CERTIFICAAT

1. Hoe kan ik mijn certificaat voor de intracommunautaire handel

terugvinden in TRACES? Klik op de link Gezondheidscertificaat voor de intracommunautaire handel (menu links op de welkompagina).

Het volgende scherm verschijnt:

Dit scherm is het hoofdzoekscherm van de gezondheidscertificaten voor de intracommunautaire handel; de verschillende criteria opgegeven in dit scherm kunnen apart of in combinatie gebruikt worden om een certificaat op te zoeken in de productiedatabase van TRACES. Let op: deze database bevat alleen de certificaten die aangemaakt werden in de loop van de laatste vier maanden! Algemene opmerkingen in verband met de zoekcriteria in TRACES:

In TRACES kunt u de verschillende zoekcriteria combineren.

Let op: te veel criteria opgeven is niet altijd nuttig want dit vergroot het risico dat u fouten invoert en dus niet het verwachte resultaat bekomt!

TRACES vraagt om ten minste één criterium in te vullen om een te grote opzoeking en een "time out" te vermijden. Anders krijgt u de volgende foutmelding:

TRACES houdt rekening met tekens met accenten maar niet met hoofdletters en kleine letters.

TRACES beschouwt het procentteken (%) niet als een geldig zoekcriterium; het is echter een nuttig generiek karakter waarmee opzoekingen kunnen worden uitgevoerd op een breder gamma organisaties, autoriteiten, adressen,… De resultatenlijst die u zult bekomen, zal variëren in functie van de plaats waar u het generieke teken plaatst. Noteer wel dat een generiek teken niet noodzakelijk op het einde van uw zoekcriteria toegevoegd moet worden, aangezien het systeem altijd probeert minstens de informatie terug te vinden die u ingevoerd hebt in het begin plus alle andere bijkomende informatie. TRACES probeert altijd de gegevens terug te vinden die minstens beginnen met de gegevens ingevoerd in de zoekcriteria. Voorbeeld:

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

48/68

Als u DUP invoert, vindt u alle namen die beginnen met DUP zoals Dupont, Dupuis,… Als u %DUP invoert, vindt u de namen die beginnen met DUP maar ook de namen die DUP bevatten, d.w.z. niet alleen Dupont, Dupuis maar ook Ferme du Pont, Ecurie Dupire,…

Zoekcriteria in het hoofdscherm: Certificaatreferentie: Het uniek referentienummer van het certificaat dat automatisch gegenereerd wordt door het TRACES-systeem; verwijst naar het vak I.2. van het certificaat. Als het om uw certificaten gaat en u bent een Belgische operator, dan begint dit nummer altijd met INTRA.BE, behalve voor de certificaten die u geregistreerd zou hebben als "Ontwerp"; in dit geval beginnen ze met DRAFT.BE. Als u dit zoekcriterium gebruikt, moet u minstens acht karakters opgeven (bv.: INTRA.BE); anders krijgt u de volgende foutmelding:

Verzender: De naam van de verzender; verwijst naar het vak I.1. van het certificaat. Vertrek na: Datum na de vertrekdatum, met het formaat dd/mm/jjjj; verwijst naar het vak I.15 van het certificaat. Als u het formaat niet respecteert, krijgt u de foutmelding:

Vertrek voor: Datum voor de vertrekdatum, met het formaat dd/mm/jjjj; verwijst naar het vak I.15 van het certificaat. Als u het formaat niet respecteert, krijgt u de foutmelding:

Land van bestemming: De naam van het land van bestemming, deze kan rechtstreeks geselecteerd worden in het rolmenu; verwijst naar het vak I.10 van het certificaat. Postcode van bestemming: De postcode van de plaats van bestemming (zonder de stad); verwijst naar het vak I.13 van het certificaat. Lokaal referentienummer: Het lokaal referentienummer dat de certificerende bevoegde autoriteit kan geven volgens haar eigen indeling van de certificaten; verwijst naar het vak I.2.a van het certificaat. Als u dit zoekcriterium gebruikt, moet u ten minste vier karakters opgeven. Anders krijgt u de foutmelding:

Status certificaat: De status van het certificaat, afhankelijk van de situatie in de "levenscyclus" van het certificaat, kan rechtstreeks geselecteerd worden in het rolmenu. Land van oorsprong: De naam van het land van oorsprong, deze kan rechtstreeks geselecteerd worden in het rolmenu; verwijst naar het vak I.8 van het certificaat. Ontvanger: De naam van de ontvanger; verwijst naar het vak I.5. van het certificaat. Goederen: De code in de douanenomenclatuur (GN-code) die overeenstemt met het product dat gecertificeerd moet worden; verwijst naar het vak I.19 van het certificaat. Kan rechtstreeks worden ingevoerd of geselecteerd in het rolmenu (klikken op "Browsen").

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

49/68

Vervoermiddel: Het gebruikte type vervoermiddel; verwijst naar het vak I.16. van het certificaat. Instantie van bestemming: De naam van de lokale bevoegde autoriteit waarvan de operator afhangt die opgegeven is in het vak I.13 van het certificaat (Plaats van bestemming). Instantie van bestemmingscode: De code van de lokale bevoegde autoriteit waarvan de operator afhangt die opgegeven is in het vak I.13 van het certificaat (Plaats van bestemming). Raadpleeg de rubriek "Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES?". Instantie van oorsprong: De naam van de lokale bevoegde autoriteit waarvan de operator afhangt die opgegeven is in het vak I.12 van het certificaat (Plaats van oorsprong); verwijst naar het vak I.4. van het certificaat. Instantie van oorsprongscode: De code van de lokale bevoegde autoriteit waarvan de operator afhangt die opgegeven is in het vak I.12 van het certificaat (Plaats van oorsprong); verwijst naar het vak I.4. van het certificaat. Raadpleeg de rubriek "Hoe vind ik een bevoegde autoriteit terug in TRACES?". Paspoort Nr.: Het individuele identificatienummer van het dier; verwijst naar het vak I.31 van het certificaat (Paspoortnummer). Geldt enkel voor de betrokken soorten waaronder runderen, paarden en bepaalde gezelschapsdieren (honden). Als u de opzoeking van het paspoort wenst te beperken tot een specifieke soort, combineer ze dan met het passende criterium Goederen (selectie van de GN-code van de beoogde soort). Nadat u uw zoekcriteria hebt ingevoerd, rekening houdend met de geformuleerde algemene opmerkingen, klikt u op Zoeken om de opzoeking te starten. Als u een nieuwe opzoeking wil starten met volledig nieuwe criteria, dan kunt u de vorige criteria wissen door te klikken op Wissen.

2. Waarom kan ik als onderdaan van de EU geen nieuw type certificaat

aanmaken (intracommunautaire handel, GDB D of GDB P)?

De gebruikersaccounts voor EU-onderdanen laten twee gebruikerstypes toe in het systeem:

• gebruikers die verbonden zijn aan de LVE-autoriteiten (PCE), ofwel rechtstreeks ofwel onrechtstreeks door middel van hun organisatie. Dit type gebruiker kan certificaten voor de intracommunautaire handel aanmaken, maar geen certificaten van het type GDB D of GDB P;

• gebruikers die verbonden zijn aan de GIP-autoriteiten, ofwel rechtstreeks ofwel onrechtstreeks door middel van hun organisatie. Dit type gebruiker kan certificaten van het type GDB D/GDB P aanmaken, maar geen certificaten voor de intracommunautaire handel.

Dit verklaart ook waarom u niet altijd de knop "Nieuw" ziet in het deel "Gezondheidscertificaat voor de

intracommunautaire handel", "GDB voor dieren" of "GDB voor producten van dierlijke oorsprong".

Als u een type certificaat moet kunnen aanmaken waartoe u geen toegang hebt, neem dan contact op

met uw bevoegde autoriteit.

3. Hoe ga ik te werk als ik een zending moet verzenden die verschillende

soorten dieren of verschillende types producten bevat?

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

50/68

Het is vandaag niet mogelijk één certificaat met verschillende productcodes (GN-codes) in te brengen.

U moet dan ook een afzonderlijk certificaat per GN-code inbrengen.

Opmerking:

Hoewel u slechts één GN-code per certificaat kunt selecteren, hebt u de mogelijkheid om

verschillende soorten aan te duiden voor eenzelfde GN-code binnen eenzelfde certificaat:

4. Welke is de collectieve benaming van de belangrijkste soorten waarvan

de naam in het Latijn is opgenomen in TRACES?

Vanuit een streven naar internationale standaardisering gebruikt TRACES zoveel mogelijk erkende referentiesystemen. Het gebruik van de Latijnse benaming van de soorten past in dit kader. De tabel hieronder geeft zowel de Latijnse benaming als de collectieve benaming van de belangrijkste soorten waarop TRACES betrekking heeft.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

51/68

GN-codes / Levende dieren - Latijnse en collectieve benaming (vereenvoudigde lijst)

NC Code Soort Latijnse naam Collectieve naam NL

0101 Paardachtigen Equus caballus Merrie, hengst, veulen

0101 Paardachtigen Equus asinus ezel

0101 Paardachtigen Equus caballus* asinus muildier, muilezel

0102 Rundersoort – gedomesticeerd Bos taurus Koe, stier, kalf

0102 Rundersoort – gedomesticeerd Bison bison Bizon

0102 Rundersoort – gedomesticeerd Bubalus bubalis Buffel

0102 Rundersoort - wild Divers Wilde rundersoorten

0103 Varkenssoort- gedomesticeerd Sus scrofa domesticus Zeug, beer, big

0103 Varkenssoort - wild Divers wilde varkenssoorten (everzwijn,…)

010420 Geitensoort - gedomesticeerd Capra hircus geit, bok, geitje

010420 Geitensoort - wild Divers wilde geitensoorten

010410 Schapensoort - gedomesticeerd Ovis aries ooi, ram, lam

010410 Schapensoort - wild Divers wilde schapensoorten

0105 Gevogelte (…) Gallus gallus kip

0105 Gevogelte (…) Anas eend

0105 Gevogelte (…) Meleagris gallopavo kalkoen

0105 Gevogelte (…) Numida melagris Parelhoen

0105 Gevogelte (…) Anser gans

010611 Primaten Primaten

010612 Waterzoogdieren Zeezoogdier

01061910 Gedomesticeerd konijn Oryctolagus cuniculus konijn

01061990 Andere zoogdieren Divers Evenhoevigen, insectivoren, knaagdieren ,…

01061990 Andere zoogdieren - carnivoren Canis familiaris Hond

01061990 Andere zoogdieren Felis catus kat

01061990 Andere zoogdieren Mustela putorius furio Fret

010620 Reptielen Divers Krokodillen, schildpadden, slangen

010631 Roofvogels Divers Roofvogels

010632 Papegaaiachtigen Papegaai, parkiet, ara, kaketoe

01063910 Duiven Duif

01063990 Andere vogels Divers Kasuaris, emoe, pampastruisvogel,…

01063990 Andere vogels - struisvogelachtigen Struisvogel,…

01063990 Andere vogels - galliformes Fazant, kwartel, patrijs, pauw,…

010690 Andere diersoorten – vliesvleugelige insecten Apis melifera Bij

010690 Andere diersoorten - vliesvleugelige insecten Bombus spp. Hommel

010690 Andere diersoorten - andere Divers Amfibieën, spinnen, andere insecten, wormen,...

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

52/68

5. TRACES heeft het certificaat voor de intracommunautaire handel dat ik

zopas heb aangemaakt onmiddellijk gevalideerd. Hoe is dit mogelijk?

Als een zending bestemd voor de intracommunautaire handel binnen eenzelfde land blijft, m.a.w. als

de organisaties ingevoerd in de vakken I.12 "Plaats van oorsprong" en I.13 "Plaats van bestemming"

van het certificaat zich in hetzelfde land bevinden, dan is een validatie van het certificaat door de

bevoegde autoriteit overbodig. Het certificaat krijgt dan automatisch de status "Geldig". Deel II

"Certificering" verschijnt evenmin. Hoewel het systeem deze mogelijkheid aanbiedt voor lidstaten die er gebruik van zouden willen maken, dient u op te merken dat TRACES in België niet gebruikt moet worden om binnenlandse bewegingen aan te geven.

6. Hoe kan ik contact opnemen met de bevoegde autoriteit van een

certificaat voor de intracommunautaire handel?

Als u het betreffende certificaat (met de status "Geldig") opent, krijgt u toegang tot de gegevens van

de bevoegde autoriteit van de plaats van oorsprong door te klikken op de naam van de officiële

dierenarts, onder het tabblad "Certificering", in de rubriek "Officiële dierenarts".

Deze naam is in werkelijkheid een link naar de gegevens van de autoriteit.

7. Hoe kan ik een certificaat annuleren?

Als operator hebt u de mogelijkheid om een certificaat te annuleren dat u hebt aangemaakt en dat nog de status "Ontwerp" of "Nieuw" heeft (deel I ingevuld).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

53/68

Hiervoor moet u het betreffende certificaat openen en dan klikken op de knop Certificaat annuleren die zich onderaan elk tabblad bevindt. Het certificaat zal dan niet langer zichtbaar of toegankelijk zijn in TRACES.

Opmerkingen: • Als een certificaat dat op u betrekking heeft de status "Nieuw" heeft maar deel I ingevuld werd

door de bevoegde autoriteit, dan hebt u wel toegang tot het certificaat in kwestie maar alleen de bevoegde autoriteit zal het kunnen verwijderen; het zal dan niet langer zichtbaar of toegankelijk zijn in TRACES.

• Als een certificaat dat op u betrekking heeft de status "Geldig" heeft (delen I en II ingevuld), dan

kan alleen de bevoegde autoriteit de knop "Certificaat annuleren" gebruiken, op voorwaarde dat ondertussen geen enkele controle (deel III) werd toegevoegd aan het certificaat. Het certificaat zal dan geannuleerd worden maar blijft in het systeem onder de status "Geannuleerd" met het oog op de traceerbaarheid en de statistieken.

8. Mijn certificaat meldt een controle; wat wil dit zeggen?

Elke zending bestemd voor een andere lidstaat kan gecontroleerd worden door de bevoegde

autoriteiten, zowel onderweg als bij de eventuele transit door andere lidstaten of op de bestemming. De bevoegde autoriteit die de controle doet, voert dan de informatie in het TRACES-systeem in. Er kunnen verschillende controles uitgevoerd worden op eenzelfde zending. Als de zending niet gecontroleerd werd, verschijnt het tabblad "Controle" niet wanneer het certificaat geopend wordt. Als er ten minste één controle werd uitgevoerd op de zending, dan verschijnt het wel.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

54/68

Als u op het tabblad "Controle" klikt, krijgt u toegang tot de details van de controle(s) die uitgevoerd werd(en) op uw zending.

9. Hoe kan ik een certificaat afdrukken?

Om een certificaat af te drukken, hebt u het volgende nodig:

Qua hardware: een printer. Qua software: een (actuele) versie van Adobe Acrobat Reader. Om de laatste officiële en gratis versie van Adobe Acrobat Reader te downloaden, klikt u op de URL http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Om het certificaat af te drukken, moet u het openen en dan klikken op de knop Afdrukken die zich onderaan elk tabblad bevindt.

In het volgende scherm dat verschijnt, kunt u door middel van aankruisvakjes de taal of talen selecteren waarin het certificaat zal worden afgedrukt.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

55/68

Klik vervolgens op de knop Afdrukken om de afdrukbare versie van het certificaat weer te geven. Opmerkingen:

• Om alle verwarring omtrent de geselecteerde omgeving en de status van het certificaat te

vermijden, wordt de status diagonaal afgedrukt op de achtergrond van de certificaten in de

volgende situaties:

Productieomgeving:

Certificaat met de status Ontwerp: ONTWERP Certificaat met de status Nieuw: geen diagonale vermelding op de achtergrond Certificaat met de status In uitvoering: IN UITVOERING Certificaat met de status Geldig: ORIGINEEL Certificaat met de status Afgewezen: AFGEWEZEN Certificaat met de status Geannuleerd: GEANNULEERD

Merk op dat het feit dat het certificaat "gecontroleerd" werd, hier niet beschouwd wordt als een "status" voor het certificaat.

Trainingsomgeving: Ongeacht de status (Ontwerp, Nieuw, In uitvoering, Geldig, Afgewezen en Geannuleerd) van het certificaat in de Trainingsomgeving, dragen alle certificaten de vermelding TRAINING om elke verwarring met de Productieomgeving te vermijden.

• Als u bij het afdrukken problemen ondervindt, raadpleeg dan de rubriek "Ik kan mijn certificaten

niet afdrukken. Wat moet ik doen?".

10. Welke functie heeft de knop "Kopiëren als nieuw" onderaan een

bestaand certificaat? Als operator kunt u bestaande certificaten opzoeken in TRACES.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

56/68

Als u ten minste één certificaat hebt gevonden in TRACES en als u de toelating hebt om dit type certificaten (intracommunautaire handel, GDB) aan te maken, dan zult u zien dat de knop Kopiëren als nieuw verschijnt onder het certificaat/de certificaten op het zoekscherm. Als u niet de toelating hebt om dit type certificaten aan te maken, dan zal alleen de knop Openen verschijnen onder de getoonde certificaten. Als u klikt op de knop Kopiëren als nieuw, dan maakt u in feite een nieuw certificaat aan terwijl u automatisch bepaalde originele gegevens integreert in/transfereert naar het certificaat dat u zo meteen zal aanmaken. Geen enkel gegeven van het bestaande/originele certificaat wordt gewijzigd. U maakt een volledig nieuw certificaat aan. Bijna alle elementen van deel I van het certificaat worden gekopieerd en kunnen integraal worden

gewijzigd. De hoeveelheden (“Brutogewicht” en "aantal / hoeveelheid ») worden terug op "0" gezet, het "aantal verpakkingen" wordt terug op “1” gezet en de "aard van de verpakking" wordt geschrapt. Bij verandering van douanecode of model van certificaat moeten eerst de wijzigingen worden doorgevoerd van de rubrieken die samenhangen met de code. Alle bestaande coherentievoorschriften blijven behouden.

Deze functionaliteit wil u in de eerste plaats helpen om tijd te besparen en biedt u de mogelijkheid om

nog sneller een nieuw certificaat aan te maken door de gegevens van een gelijkaardig certificaat te

hergebruiken.

Opmerking: • Een certificaat dat gebruik maakt van een oud model dat verwijderd is uit TRACES kunt u niet

"Kopiëren als nieuw". Als u toch een dergelijk model probeert te gebruiken, krijgt u de volgende foutmelding: CERT-009 Dit certificaat kan niet worden gekopieerd als nieuw. Het certificaat gebruikt een oud model dat niet meer gekopieerd mag worden.

11. Welke functie heeft de knop "Bewaar als ontwerp" onderaan een

bestaand certificaat? Het is mogelijk elk type certificaat (intracommunautaire handel, GDB) op te slaan met een minimum aan informatie (onvolledig) in deel I, zonder het naar uw bevoegde autoriteit te versturen. De andere details kunnen dan later ingebracht worden. Dit certificaatontwerp heeft de status "Ontwerp" en het TRACES-nummer dat automatisch wordt toegekend door het systeem, begint altijd met DRAFT.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

57/68

Om een certificaatontwerp op te slaan, moet u zich in het betreffende certificaat bevinden en klikken

op de knop Bewaar als ontwerp (aanwezig onderaan elke pagina). Met deze knop kunt u deel I van het certificaat (informatie over de zending) tussentijds opslaan

(onvolledig). Hij is zowel voor u als voor uw bevoegde autoriteit toegankelijk.

Opmerkingen:

Opdat het certificaat zou verschijnen in de lijst van het zoekscherm, moeten bepaalde minimale

gegevens altijd ingevoerd worden.

Als het certificaat met de status "Ontwerp" door uzelf werd aangemaakt, dan kunnen alleen uw

collega's en uw bevoegde autoriteit deel I (informatie over de zending) van het "ontwerpcertificaat"

weergeven, bewerken en wijzigen.

Als het certificaat met de status "Ontwerp" door uw bevoegde autoriteit werd aangemaakt, zal

alleen deze autoriteit (alsook de centrale autoriteit) deel I (informatie over de zending) kunnen

weergeven, bewerken en wijzigen.

Geen enkele melding wordt verzonden naar de bevoegde autoriteit om haar op de hoogte te

brengen van het bestaan van een certificaat met de status "Ontwerp".

12. Welke functie heeft de knop "Inleveren voor certificatie" onderaan een

bestaand certificaat?

De optie "Inleveren voor certificatie" is de laatste stap van de procedure voor het invullen van deel I

(informatie over de zending) van een certificaat.

Alle gegevens in verband met de zending moeten correct zijn ingebracht in het systeem alvorens u

deze optie gebruikt.

Is dit het geval, klik dan op de knop Inleveren voor certificatie (onderaan de pagina).

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

58/68

Wanneer u de knop Inleveren voor certificatie gebruikt hebt, krijgt het certificaat de status "Nieuw".

Opmerkingen:

Als het certificaat met de status "Nieuw" door uzelf werd aangemaakt, dan kunnen alleen uw collega's en uw bevoegde autoriteit deel I (Informatie over de zending) weergeven, bewerken of wijzigen.

Als een certificaat met de status "Nieuw" door uw bevoegde autoriteit werd aangemaakt, dan kunnen alleen uw collega's en uw bevoegde autoriteit deel I (Informatie over de zending) weergeven en bewerken. Maar alleen uw bevoegde autoriteit zal deel I (Informatie over de zending) van het certificaat kunnen wijzigen.

Als u op de knop "Inleveren voor certificatie" klikt, zal automatisch een melding verstuurd worden

naar uw bevoegde autoriteit om haar op de hoogte te brengen van het bestaan van een "nieuw"

certificaat en haar uit te nodigen dit certificaat te valideren.

13. Mijn certificaat heeft de status "Vervangen", wat wil dit zeggen?

Uw bevoegde autoriteit (en zij alleen) heeft de mogelijkheid om een certificaat te vervangen dat zij heeft opgesteld, door middel van een specifieke functionaliteit van de toepassing.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

59/68

Deze functionaliteit wil uw autoriteit in de eerste plaats helpen om tijd te besparen en het bestaande/originele certificaat snel te annuleren en vervangen door de reeds ingevoerde gegevens te hergebruiken in het nieuwe certificaat. De validatie van deze vervangende kopie veroorzaakt de annulatie van het originele certificaat dat dan de status "Vervangen" krijgt. Een dergelijk certificaat kan niet meer vervangen worden en het is niet meer mogelijk om er nieuwe gegevens aan toe te voegen of de bestaande gegevens te wijzigen. De enige knoppen die nog beschikbaar zijn voor een certificaat met de status "Vervangen" zijn Kopiëren als nieuw, Openen of Afdrukken. Er wordt een link gelegd tussen het vervangen originele certificaat en het vervangende certificaat. Deze link krijgt de vorm van een hyperlink met het nummer van het bijbehorende certificaat, in de rubriek I.2. "Referentienummer certificaat". Om een spoor te bewaren van het aantal vervangingen, wordt de "versie" van de vervanging toegevoegd. Als er bijvoorbeeld één vervanging is geweest, dan zult u het nummer van het nieuwe certificaat zien verschijnen gevolgd door de extensie "- V1" .

Wanneer een vervangend certificaat afgedrukt wordt, verschijnt het nummer van het vervangen certificaat rechts op het document. Wanneer een vervangen certificaat afgedrukt wordt, verschijnt het nummer van het vervangende certificaat rechts op het document.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

60/68

De datum waarop het oorspronkelijke certificaat vervangen werd, verschijnt in de interface op het niveau van het veld voor de identificatie van de aanvrager, alsook in het afgedrukte certificaat op het niveau van het vak van deel II dat is voorbehouden voor de handtekening van de bevoegde autoriteit. De datum waarop het vervangende certificaat werd aangemaakt, verschijnt in de interface op het niveau van het veld voor de identificatie van de aanvrager.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

61/68

De naam van de nieuwe ondertekenaar die de vervanging heeft uitgevoerd verschijnt bij het afdrukken van het vervangen certificaat, in het vak van deel II dat voorbehouden is voor de handtekening van de bevoegde autoriteit.

Opmerkingen:

Hoewel u als operator niet de toelating hebt om een certificaat te vervangen, hebt u toch de mogelijkheid om deel I (Informatie over de zending) van het certificaat te wijzigen en zelfs een certificaatontwerp (met de status Ontwerp) of een certificaat met de status Nieuw dat onder uw bevoegdheid valt, te annuleren. Meer informatie vindt u in de rubriek "Hoe kan ik een certificaat annuleren?".

Meer informatie over de knop "Kopiëren als nieuw" vindt u in de rubriek "Welke functie heeft de knop "Kopiëren als nieuw" onderaan een bestaand certificaat?".

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

62/68

14. Mijn certificaat heeft de status "In uitvoering", wat wil dit zeggen?

Uw bevoegde autoriteit (en zij alleen) heeft de mogelijkheid om een certificaat op te slaan met een

minimum aan gegevens (onvolledig) in deel II (Certificering) om de onderverdeling van de uitgevoerde

controles en hun registratie op verschillende momenten volgens een logische opeenvolging mogelijk

te maken.

Alleen de bevoegde autoriteit kan een certificaat opslaan met de status "In uitvoering", een

tussentijdse stap in de procedure voor het invullen van deel II (Certificering).

Opmerking:

Er wordt geen enkele melding verzonden wanneer een certificaat de status "In uitvoering" krijgt.

15. Mijn certificaat heeft de status "Geldig", wat wil dit zeggen?

Een certificaat met de status "Geldig" is een certificaat dat alle noodzakelijke informatie bevat, zowel in deel I (Informatie over de zending) als in deel II (Certificering), en dat gevalideerd werd door uw bevoegde autoriteit.

Uw bevoegde autoriteit (en zij alleen) heeft de mogelijkheid om een certificaat te valideren. De validatie van een certificaat in het TRACES-systeem moet overeenkomen met de effectieve verzending van de gecertificeerde zending.

Opmerkingen:

Wanneer een certificaat de status "Geldig" heeft, kunnen de bevoegde autoriteiten en de collega's van de organisatie opgenomen in het certificaat de delen I (Informatie over de zending) en II (Certificering) van het certificaat weergeven en bewerken.

Wanneer een certificaat gevalideerd wordt, wordt automatisch een melding verstuurd naar de bevoegde autoriteiten en de collega's van de organisatie opgenomen in het certificaat om hen te laten weten dat het certificaat overgegaan is naar de status "Geldig".

16. Mijn certificaat heeft de status "Afgewezen", wat wil dit zeggen?

Een certificaat met de status "Afgewezen" is een certificaat dat door uw bevoegde autoriteit niet werd gevalideerd maar wel afgewezen.

Alleen uw bevoegde autoriteit (en zij alleen) heeft de mogelijkheid om een certificaat af te wijzen. Verschillende redenen kunnen een afwijzing verklaren. Als een certificaat "Afgewezen" wordt, mag de zending niet verzonden worden.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

63/68

Opmerkingen:

Wanneer een certificaat de status "Afgewezen" heeft, kunnen alle bevoegde autoriteiten en de

collega's van de organisatie opgenomen in het certificaat dit certificaat weergeven en bewerken.

Wanneer een certificaat afgewezen wordt, wordt automatisch een melding verstuurd naar de

bevoegde autoriteiten en de collega's van de organisatie opgenomen in het certificaat om hen te

laten weten dat het certificaat overgegaan is naar de status "Afgewezen".

17. Hoe de scheidingstekens ". " en "," gebruiken in TRACES?

De scheidingstekens "," (komma) en ". " (punt) moeten als volgt gebruikt worden in TRACES:

de "," (komma) moet gebruikt worden bij de invoering van decimalen in de toepassing (nb:

slechts twee cijfers na de komma worden in aanmerking genomen): 1.234,567 (duizend

tweehonderdvierendertig komma vijfhonderdzevenenzestig) wordt 1234,57 (duizend

tweehonderdvierendertig komma zevenenvijftig) in het afgedrukte certificaat.

het ". " (punt) mag niet gebruikt worden om de duizendtallen te scheiden in een getal:

1.234,567 (duizend tweehonderdvierendertig komma vijfhonderdzevenenzestig) wordt

1234,57 (duizend tweehonderdvierendertig komma zevenenvijftig) in het afgedrukte

certificaat.

Opmerking: Het afgedrukte certificaat gebruikt een punt om de getallen kleiner dan 0 aan te geven.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

64/68

VARIA

1. Ik heb de indruk dat ik geen meldingen ontvang. Wat moet ik doen?

Eens u geregistreerd bent als gebruiker, stuurt TRACES automatisch de meldingen naar uw mailbox

die toegelaten zijn door uw gebruikersprofiel. Als u de indruk hebt dat u geen meldingen ontvangt, controleer dan eerst de volgende punten:

• Bent u geregistreerd met een geldige account of een nieuwe account in de Productieomgeving

van TRACES? Merk op dat TRACES geen e-mails verstuurt naar inactieve en niet-gevalideerde (= bevestigde) accounts.

• Is uw mailbox groot genoeg om altijd berichten te kunnen ontvangen? Is uw mailbox niet

"vol"?

• Is er een firewall of een speciale software (van het type anti-SPAM) geïnstalleerd die de

ontvangst van berichten van TRACES kan beletten?

• Hebt u in uw mailbox geen regel aangemaakt om de inkomende post te verwerken waardoor u

de berichten van TRACES niet ziet?

• Aanvaardt uw mail gateway e-mails in html-formaat of "UTF8"-bevestigingen, bijvoorbeeld?

Merk op dat u het formaat van de TRACES-berichten kunt controleren en indien nodig

wijzigen door deze parameter aan te passen in TRACES. Hiervoor opent u een sessie in de

Productieomgeving van TRACES en opent u het menu "Gebruikers- en organisatiebeheer" >

submenu "Gebruikersprofiel wijzigen". Verander dan de "Meldingssoort" door het type "Tekst"

te selecteren in plaats van "HTML".

Als u over een lokale dienst voor technische ondersteuning beschikt, vraag hem dan ook om de andere parameters van uw (centrale) lokale mail gateway te controleren. Het kan gaan om een meer technisch probleem, bijvoorbeeld de tijdelijke uitschakeling van uw TRACES-mailserver.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

65/68

Als het probleem aanhoudt nadat u de bovenstaande controles hebt uitgevoerd, neemt u contact op met uw bevoegde autoriteit. Vergeet daarbij niet uw TRACES-mailadres te vermelden in de beschrijving van uw probleem aangezien dit het enige identificatie-element van uw profiel is.

2. Ik kan mijn certificaten niet afdrukken. Wat moet ik doen?

Benadrukt moet worden dat de afdrukdiensten van TRACES uitsluitend afhangen van de lokale

parameters van uw computer en van de correcte installatie van de software Adobe Acrobat Reader

(laatste versie).

Als u Internet Explorer gebruikt, wordt aanbevolen de lokale parameters van de browser als volgt in te

stellen:

"Tools" > "Internet Options" > "Avanced": onder "Security" controleert u of het vakje "Do not

save encrypted pages to disk" niet aangevinkt is.

Aangezien de TRACES-certificaten die u wil afdrukken eerst als tijdelijke bestanden opgeslagen

moeten worden op uw lokale harde schijf, kan deze parameter aan de basis van uw problemen liggen.

Klik op "Apply" en dan op "OK" om de wijzigingen op te slaan.

Andere opties die u moet controleren in deze rubriek als Internet Explorer geïnstalleerd is:

"Tools" > "Internet Options" > "Avanced": de optie "S.S.L 2.0" zou aangevinkt moeten zijn. "Tools" > "Internet Options" > "Avanced": de optie "S.S.L 3.0" zou aangevinkt moeten zijn. "Tools" > "Internet Options" > "Avanced": onder "Browsing" vinkt u de optie "Enable third-party

browser extensions" aan (opnieuw opstarten vereist). "Tools" > "Internet Options" > "Security": controleer of uw "Security level for this zone" niet

ingesteld staat op "High", want minder veilige functies zullen uitgeschakeld worden. Dit is de minst functionele parameter van uw browser.

Ga ook na of Adobe Acrobat Reader (laatste versie) correct geïnstalleerd is op de harde schijf van de

pc.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

66/68

U kunt de laatste versie van de software Acrobat Reader gratis downloaden van de officiële site van

Macromedia: http://www.adobe.com/ (http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html).

Nadat u de wijzigingen aangebracht hebt, keert u terug naar de toepassing, selecteert u de gewenste

afdruktaal en klikt u op Afdrukken.

…u zou een alarmbericht met de titel "Security Information" moeten krijgen als u Internet Explorer

gebruikt.

Dit bericht geeft aan dat de pagina die u wil openen veilige en minder veilige elementen bevat.

Klik op "Yes" om de PDF-versie te tonen van het certificaat dat u wil afdrukken.

Opmerking:

Als u beschikt over een lokale dienst voor technische ondersteuning (internet/server), neem dan

contact met hem op om na te gaan of alle andere noodzakelijke wijzigingen in verband met uw

browser of lokale server (installatie van filters/firewalls,...) uitgevoerd werden en of er wijzigingen

moeten worden aangebracht aan de parameters/installatie van Adobe Acrobat Reader.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

67/68

3. Ik krijg een foutmelding van het type: "GEN…"/"HTD". Wat moet ik doen?

Als u een foutmelding van het type "GEN 002 An unexpected error has occurred (ID= xxxxxxxxxxxxx)" krijgt, neem dan zo snel mogelijk contact op met het TRACES-team van de EU op het adres: sanco-traces@ec.europa.eu en zet uw bevoegde autoriteit en uw TRACES-beheerder (TRACES.BELGIUM@favv.be) in kopie van uw bericht.

Vermeld de volgende gegevens in uw bericht: het e-mailadres van de gebruiker die de foutmelding Gen 002 gekregen heeft; de datum (dd/mm/jjjj) en, indien mogelijk, het uur waarop de fout Gen 002 zich heeft voorgedaan; een korte beschrijving van de manier waarop de fout zich precies heeft voorgedaan (procedure); het ID-nummer dat volgt op het bericht.

Een dergelijke foutmelding kan het resultaat zijn van één van de volgende situaties:

"Server too busy" Aangezien de server te veel tijd nodig had om te antwoorden (meer dan 90 seconden), heeft de

toepassing een fout van het type Gen 002 teruggestuurd, die aangeeft dat het volgende scherm te

lang op zich heeft laten wachten. Dit kan veroorzaakt worden doordat het internet overbelast is door

een te groot aantal gebruikers die veeleisende bewerkingen uitvoeren, door problemen met de

snelheid om verbinding te maken met de server of het internet, enz.

Verkeerde manipulatie De gebruiker heeft de logische volgorde van de toepassing verstoord door de knoppen "Terug" en "Volgende" van de internetbrowser te gebruiken, terwijl zij niet specifiek zijn voor de toepassing. Algemeen Als een gebruiker aan TRACES vraagt om zijn gegevens te registreren in de database en zijn certificaat op te slaan en als de toepassing in dit stadium een verschil vaststelt tussen de tijdelijke gegevens van de database en de gegevens ontvangen van de gebruiker na zijn eigenlijke bewaringsopdracht ("inleveren voor certificatie" of "valideren"), dan wordt het opslaan geweigerd en wordt een foutmelding gegenereerd. Toelichting Een dergelijke fout kan verklaard worden door het feit dat de originele gegevens ondertussen gewijzigd werden door iemand anders, waarbij het opnieuw opslaan de wijzigingen teniet doet. In TRACES is het meer dan waarschijnlijk dat deze fout zich voordoet als iemand de knop "Terug" en "Refresh" van zijn internetbrowser (Internet Explorer/Firefox Mozilla, enz.) gebruikt. Voorbeeld Een gebruiker registreert een certificaat, klikt op "Terug" en probeert dezelfde gegevens opnieuw op te slaan. Deze "delicate" maar uitzonderlijke situatie doet zich voor wanneer iemand een certificaat wenst op te slaan maar eerst een foutmelding krijgt (bijvoorbeeld Gen-002) of zijn certificaat (opnieuw) wenst te wijzigen of er informatie aan wil toevoegen. Als de gebruiker de knop "Terug" nogmaals gebruikt om te proberen zijn certificaat (opnieuw) te registreren, dan kan deze actie een fout veroorzaken ("Gen-008"), want het systeem heeft de interne statussen al gewijzigd en denkt daarom dat het om een toegangsprobleem gaat. Oplossing De gebruiker zou de knoppen "Terug" en "Refresh" van de browser niet mogen gebruiken om de gegevens (opnieuw) te wijzigen of om fouten die het systeem meldt te omzeilen. Aanbevolen wordt om de knop Annuleren en terug naar menu (onderaan elk scherm) van de toepassing TRACES zelf te gebruiken om het volledige certificaat te annuleren of de tabbladen (zoals "Handelaren" of "Zending") te gebruiken om de informatie te verbeteren of direct in het gewenste onderdeel toe te voegen.

TRACES 3.32 – FAQ’s-Operatoren – v.09-2010

68/68

Systeembug Dit wijst op een meer structureel probleem van de toepassing. De toepassing kan het volgende

scherm niet tonen omdat er een fout zit in het script/de code

…of door een ander probleem …

4. Welke rechten heb ik in verband met de toegang en wijziging van mijn

persoonsgegevens in TRACES? De informatie over de rechten die u hebt in verband met de toegang en wijziging van uw persoonlijke informatie in TRACES kunt u raadplegen door te klikken op de link Privacyverklaring op de welkompagina (bovenaan rechts).