La revisione delle raccolte La revisione delle raccolte è una fase significativa e importante di tutto il processo di gestione delle raccolte, parallela

La revisione delle raccolte

La revisione delle raccolte è una fase significativa e importante di tutto il processo di gestione delle raccolte, parallela a quella dell’incremento.


Doppia accezione del termine revisione

Tradizionalmente indica quell’operazione di controllo volta a constatare l’integrità delle raccolte, a scaffale o in magazzino, e far rilevare eventuali mancanze ed errori nella ricollocazione.

E’ sostanzialmente un’operazione di tipo patrimoniale e amministrativo, anche se ha un significato biblioteconomico, in quanto l’ordine è fondamentale per il servizio.


Nel contesto che ci interessa indica invece l’operazione complessiva di revisione funzionale delle raccolte.

Impropriamente viene spesso utilizzato il termine scarto, che invece è uno dei possibili risultati di tutto il processo: gli altri possono essere lo stoccaggio in un magazzino, interno od esterno (relegazione), il dono ad altri istituti, la vendita, fino all’effettivo scarto ed eliminazione fisica.


In francese questa fase della gestione delle raccolte viene definita désherbage mentre in inglese il termine prevalente è weeding, entrambi comunque mutuati dal giardinaggio (togliere le erbacce).

La revisione mira, infatti, a togliere dalla collezione corrente della biblioteca i documenti divenuti inutili, per mantenere coerente ed efficace la raccolta.


Concetti di base (Raccomandazioni UNESCO e Linee guida IFLA 2002)

Le raccolte correnti di una biblioteca per supportare un servizio dinamico e accettabile sono il risultato di un delicato equilibrio, costituito da nuove immissioni e da eliminazione delle risorse superato, inutile o incoerente.

Le risorse scartate possono in parte essere conservate, qualora si preveda un possibile utilizzo, anche se non frequente, meglio se in un magazzino organizzato all’interno di un progetto di cooperazione.

Fanno eccezione le raccolte speciali, che per una biblioteca pubblica di base coincidono con i documenti relativi alla storia e alla vita della comunità servita.


Il ritardo della riflessione italiana sul problema è dovuto a ragioni storiche e gestionali: la predominanza dell’approccio

conservativo (l’alto numero di biblioteche con una lunga storia e con una forte stratificazione delle raccolte)

la considerazione delle raccolte essenzialmente come bene patrimoniale, non alienabile


l’approccio essenzialmente quantitativo nella valutazione di una biblioteca (più libri ci sono, più è importante), che spesso ha anche portato ad accettare donazioni inutili

la cronica mancanza di risorse umane, e la scarsa preparazione professionale, insufficiente spesso per il servizio di routine (la revisione, come l’acquisizione, implicano la disponibilità di personale dedicato).


Oggi anche la revisione e l’eventuale scarto sono inseriti nel circuito della gestione, come una fase fondamentale al pari dell’acquisizione.

Si inizia anche a prendere provvedimenti per superare il problema amministrativo-patrimoniale (interventi legislativi di alcune regioni, Lombardia e Toscana, soprattutto)


Revisione

processo sistematico di riallineamento dell’offerta documentaria rispetto alla domanda di lettura e di informazione e all’evoluzione della conoscenza


I vantaggi che possono derivare sono molti: accresciuto livello di soddisfazione

degli utenti, sia per la possibilità di trovare documenti aggiornati, sia per la minore difficoltà a reperirli velocemente in scaffali non congestionati (magari talvolta in doppia fila)


ottimizzazione dell’uso dello spazio (scaffali aperti)

riduzione dei costi di gestione e risparmio di tempo per il bibliotecario

miglioramento della conoscenza che il bibliotecario ha dello stato delle raccolte, sia dal punto di vista fisico che da quello informativo


Operativamente il processo di revisione può essere suddiviso in 5 fasi:

Pianificazione Monitoraggio Valutazione Deselezione Delocalizzazione


Fase 1. Pianificazione

La revisione deve essere un’operazione di routine; è possibile programmarla per settori, almeno ogni tre anni dovrebbe coinvolgere tutte le raccolte.

Occorre chiarire le motivazioni della procedura (saturazione dello spazio, presenza di documenti usurati, necessità di riequilibrare alcune sezioni, magari cresciute troppo a scapito di altre, etc.)

Si dovranno inoltre fissare metodi, criteri, modi e tempi di realizzazione


Fase 2 – Monitoraggio In questa fase si dovranno mettere in pratica tre diversi tipi di monitoraggio, i cui risultati dovranno essere registrati: controllo periodico degli scaffali aperti

per individuare quei documenti che presentino problemi di natura fisica, tali da consigliarne il ritiro;


monitoraggio periodico dei dati sull’uso per individuare quei documenti che hanno un basso indice di circolazione;

monitoraggio dei dati dell’età dei documenti.Questa fase risulterà più semplice e più efficace se applicata non al complesso delle raccolte, ma alle singole aree disciplinari, o ai singoli settori della biblioteca, secondo una pianificazione stabilita nella prima fase.


Fase 3 - Valutazione In questa fase si tratta di

sottoporre ad una attenta valutazione i documenti individuati nella fase 2: i criteri, infatti, sulla base dei quali sono stati individuati non sono sufficienti, presi singolarmente, a decidere la loro rimozione o meno dagli scaffali.


Dopo aver visionato il posseduto, nei casi di esemplari danneggiati, si tratterà di vedere se è possibile sostituirli con un nuova copia o con una nuova edizione, se si reputa che siano ancora utili, oppure intervenire con il restauro se sono fuori commercio.

I documenti estratti per un basso o nullo indice di circolazione e quelli che hanno una data superiore a quella prevista dai criteri adottati saranno valutati dal punto di vista del contenuto per stabilire la pertinenza rispetto ai parametri fissati dalla politica documentaria e dai criteri definiti nei protocolli di selezione.


Fase 4 - Deselezione I documenti che dopo la valutazione della

fase 3 vengono definitivamente tolti dagli scaffali devono essere sdemanializzati, ovvero si devono attivare quelle procedure amministrative che servono ad eliminarli dal patrimonio della biblioteca, sia che vengano effettivamente distrutti , sia che abbiano una sorte diversa (messi in vendita, donati, oppure destinati al magazzino della stessa biblioteca o ad un magazzino centralizzato).


Fase 5 – Delocalizzazione E’ la fase in cui si attua il destino dei

documenti che non si ritiene opportuno conservare.

Nel caso di documenti distrutti o donati o venduti, non essendo più disponibili occorre cancellare la loro presenza su cataloghi e inventari. Nel caso invece di documenti che si conviene comunque di conservare, anche se non più sugli scaffali, occorre procedere alla corretta segnalazione su cataloghi e inventari, cambiando la collocazione.


Deposito locale (magazzino all’interno della biblioteca) e deposito centralizzato.

Deposito centralizzato: generalmente è gestito a livello cooperativo, ad esempio una solo deposito per un certo numero di biblioteche che aderiscono ad un sistema.

I due modelli possono coesistere


A livello indicativo la divisione del materiale nei due depositi potrebbe essere la seguente:

Deposito locale Seconda copia di best-seller ancora richiesti,

anche se non in modo continuativo Copie multiple di classici o di edizioni ad uso

scolastico Documenti di storia locale Vecchie edizioni di classici per ragazzi, albi

illustrati Fondi speciali, donazioni


Deposito centrale Monografie, saggi, documenti audiovisivi non più

richiesti Eventuali terze, quarte, etc. copie di best-seller

ancora richiesti Opere minori di classici Pubblicazioni di pregio Edizioni precedenti a quella presente sullo

scaffale Copie multiple di materiali di storia locale Collezioni retrospettive di periodici Opere specialistiche o di difficile reperimento


Il modello del deposito centralizzato consente di prolungare la disponibilità dei documenti, di evitare l’affollamento prudenziale nei

depositi locali (più biblioteche conservano triple copie di documenti ipoteticamente ancora utili, oppure più biblioteche dello stesso territorio conservano doppie o triple copie della documentazione locale),

di affrontare il lavoro di revisione con più tranquillità e serenità.


Ovviamente questi depositi dovranno essere gestiti con tecniche biblioteconomiche adeguate, per consentire comunque la reperibilità e la disponibilità dei documenti: non possono essere semplici magazzini di stoccaggio.


Criteri di selezione condizioni materiali dei documenti età dei documenti contenuto tassi di uso ridondanza


Usura E’ un criterio sicuramente semplice e

oggettivo: un documento usurato, con le pagine staccate, la copertina distrutta, sicuramente non può essere lasciato sullo scaffale: bisognerà decidere se è il caso di sostituirlo con un’altra copia, di restaurarlo o semplicemente di eliminarlo


L’età dei documenti è sicuramente un criterio meno oggettivo e comunque relativo.

In primo luogo occorrerà stabilire quale data prendiamo: pubblicazione, copyright, ristampa? Hanno ovviamente significati diversi. Inoltre il concetto di vecchiaia di un documento è molto relativo, a seconda del suo contenuto.


Il criterio basato sul contenuto può riferirsi

alla correttezza delle informazioni rispetto allo stato contemporaneo della conoscenza in un determinato ambito (un manuale per concorsi che riportino normative non più vigenti)

all’attualità rispetto agli interessi dei lettori (per questo caso è utile servirsi dei dati circa l’uso)

alla pertinenza rispetto ai bisogni.


Il criterio basato sui tassi di uso è sicuramente utile, ma non può essere usato come criterio assoluto: è sicuramente vero che un’opera non aggiornata tende a circolare meno, ma non c’è sempre un rapporto diretto fra validità del documento e uso. Un manuale di trigonometria di venti anni fa è ancora valido, anche se probabilmente non viene più richiesto.


Il criterio della ridondanza può essere applicato o rispetto al contenuto (eccessiva presenza di documenti simili intorno ad uno stesso argomento) oppure rispetto agli esemplari disponibili (eccessiva presenza di copie multiple di uno stesso documento o di edizioni diverse della stessa opera).


Anche per quanto riguarda la valutazione possiamo procedere con un approccio quantitativo o qualitativo.

Sicuramente il primo approccio è quello più semplice, perché al di là delle proposte di vario tipo avanzate nel tempo, si basa comunque su dati incontrovertibili (numero dei prestiti, rilevazioni di lettura, etc.) e sulla convinzione che se un documento non è stato chiesto in prestito o in lettura da un numero x di anni, difficilmente lo sarà in seguito.


E’ sicuramente un metodo che riduce al minimo la discrezionalità del bibliotecario, investita invece in pieno dall’approccio qualitativo, che implica aspetti culturali e molta esperienza, ma ha molti limiti, primo fra tutti di sottovalutare la politica documentaria nel suo complesso e di appiattirsi eccessivamente sul presente e sui gusti e le abitudini dell’utenza reale.

Per una buona riuscita del processo di revisione è consigliabile fare ricorso ad ambedue gli approcci e integrare elementi quantitativi con valutazioni qualitative.


Le griglie di valutazione per la revisione

In genere le griglie mescolano e utilizzano tutti i criteri visti sopra, aggiungendo in alcuni casi alcune indicazioni generali. Ovviamente se la presenza di queste griglie può essere un punto di riferimento, sicuramente non è possibile usarle in modo schematico.

Nelle griglie, spesso sono usati degli acronimi, che riassumono i criteri di eliminazione del documento.


L’acronimo in lingua francese è IOUPI, ovvero I (incorrect) = contiene informazioni

scorrette O (ordinaire = superficiale, mediocre U (usé) = deteriorato P (périmé) = sorpassato I (inadéquat) = inadeguato


In italiano si usa invece SMUSI S = scorretto M = mediocre U = usato S = superato I = inappropriato


Griglia semplificata proposta da Carlo

Carotti La griglia è organizzata secondo le

classi più significative della CDD, visto che è diretta alle biblioteche pubbliche di base.

La prima colonna accoglie il numero della CDD, con la specifica della disciplina;


Nella seconda colonna il primo numero indica da quanti anni il documento è stato pubblicato, mentre il secondo indica da quanti anni non è più stato richiesto in prestito. Se in questo secondo elemento invece del numero vediamo un “no”, significa che il fatto che il documento non sia stato richiesto da tempo in prestito, è ininfluente ai fini della decisione di scarto.

La terza colonna contiene invece indicazioni operative.


Collocazione

Elementi fissiData/prestito

Griglia di valutazione sistematica

000 Generalità

In questa classe le opere devono essere particolarmente aggiornate

020Bibliotecono-mia030Enciclopediegenerali

Altri

strumenti

5/no

5/no

5/no


100 Filosofia e psicologia

100 Filosofia

150 Psicologia

5/3

10/3

Valutare l’uso da partedell’utenzaEliminare le tematiche meno richieste

200 Religione 5-10/3


300 Scienze sociali

310 Statistica

2/no Eliminare dopo due anni

320 Politica

5/3 Eliminare attualità politica

320 Opere di riferimento

10/3


340 Diritto 3/3 Eliminare le opere non aggiornate alla legislazione vigente

350 Pubblica amministrazione

5/3 Eliminare le opere non aggiornate alla legislazione vigente

370 Educazione

5/3 Eliminare i manuali superati

390 Usi e costumi

5/3 Curare attentamente l’aggiornamento

La revisione delle raccolte400Linguaggio 5/3

Manuali e grammatiche superate devono essere eliminati. Curare l’aggiornamento dei dizionari nelle lingue più richieste

500 Scienze pure

Come indicazione generale si richiama l’attenzione a controllare le opere di base

510 Matematica

10/3

570 Scienze della vita

10/3

580 Botanica Altre

10/35/3


600 Scienze applicate

610 Medicina

5/3 Attenzione all’evoluzione della disciplina

630 Agricoltura

5/3 Attenzione all’evoluzione della disciplina

640 Economia domestica

Invecchiano rapidamente, ad eccezione dei libri di cucina. Per quest’ultimi valutare l’uso


Altre voci della classe 600

5/3 In alcuni ambiti tecnici l’indicazione dei 5 anni dalla data di pubblicazione dovrà essere ridotta. Hanno durata superiore i manuali di riparazione per automobili ed elettrodomestici

700 Arti e spettacolo

In generale eliminare le opere di storia dell’arte deteriorate o male illustrate. Curare l’aggiornamento periodico per cinema, teatro, televisione

770 Fotografia 5/3 Le opere di tecnica fotografica invecchiano ancora più rapidamente


800 Letteratura Altre voci

10/3

3-5/2

Le opere di critica letteraria possono essere tenute più a lungo, se richieste. Eliminare gli autori minori se non richiesti e i vecchi best-seller. Magari conservarli in magazzino

900 Geografia e storia 910 Viaggi 920 BiografieAltre voci

5/33-5/315/3

Le guide devono essere aggiornate. Si possono tenere più a lungo i racconti di viaggio Eliminare le biografie non richiesteEliminare le opere di contenuto cronachistico o polemico, i racconti e le memorie di guerra


Sezione ragazzi Attenzione non solo ai contenuti

superati, ma anche all’aspetto esteriore e allo stato di conservazione.

I periodici Le piccole biblioteche dovrebbero tenere

solo i giornali di interesse locale. Costituire eventualmente dei dossier con articoli di interesse locale

Cataloghi di editore Tenerli a disposizione per due anni,

conservare quelli di editori locali.


Griglia di valutazione proposta da Vaccari

Nella griglia le date lasciate in bianco, sono ovviamente da riempire a cura della biblioteca

Eliminazione (dono, macero, vendita)A) Le pubblicazioni che presentano le

seguenti condizioni1) deteriorata, sciupata, incompleta2) veste tipografica superata o obsoleta3) informazioni scorrette, erronee, superate.


Le pubblicazioni ai punti 1 e 2, se sono state utilizzate dopo il -----, o sono classici, possono essere riproposte per l’acquisto.

B) Le opere non classiche che presentano almeno due delle seguenti condizioni:

4) data di pubblicazione anteriore a----- 5) non prestato dopo il ----- 6) autori minori non più di moda 7) opere non pertinenti alla raccolta


Magazzino doppie copie opere minori di autori classici non prestate dopo

il---- best-seller o opere premiate non prestate dopo il

--- opere che abbiano funzioni specifiche (fondi,

donazioni, etc.) volumi obsoleti per contenuto, ma importanti dal

punto di vista editoriale Edizioni precedenti e interessanti di opere

presenti sugli scaffali Documenti fragili (disegni, carte geografiche, etc.)


Scheda di revisione (Vaccani)Autore _________________________Titolo ______________________________Casa editrice ________________________ Anno edizione ________n.i. ___________________ CDD

_____________________ Motivo eliminazione deteriorata, sciupata, incompleta veste tipografica superata o obsoleta


informazioni scorrette, erronee, superate

data di pubblicazione anteriore a-----

non prestato dopo il ----- autori minori non più di moda opere non pertinenti alla raccolta


Motivo immagazzinamento doppie copie opere minori di autori classici non prestate dopo

il---- best-seller o opere premiate non prestate dopo il --- opere che abbiano funzioni specifiche (fondi,

donazioni, etc.) volumi obsoleti per contenuto, ma importanti dal

punto di vista editoriale Edizioni precedenti e interessanti di opere presenti

sugli scaffali Documenti fragili (disegni, carte geografiche, etc.)


Destinazione Scaffale (restauro?) Magazzino Dono Vendita Macero Altre copie area cooperazione (ci sono altre copie?) Riacquisto (stessa edizione? Stessa opera in altra

edizione? Opera diversa sullo stesso argomento?)Operazioni finali Scarico inventario Eliminazione dal catalogo


Le griglie possono essere usate come metodo diagnostico, per individuare i documenti da tenere sotto osservazione o da valutare più approfonditamente. In ogni caso anche nel caso che un documento abbia, sulla base della griglia prescelta, tutti i requisiti per essere eliminato, resta un margine di discrezionalità del bibliotecario, sulla base della sua esperienza, della sua conoscenza della biblioteca.


Donazioni, vendite e distruzione devono essere precedute dagli atti amministrativi necessari ad alienarli dal patrimonio della biblioteca, possibilmente dall’apposizione di un timbro che documenti la cessata appartenenza alla biblioteca, per tutelarsi da qualsiasi abuso ed infine dalle opportune modifiche ai cataloghi nel caso dello spostamento in magazzino o con la relativa cancellazione dell’item negli altri.


Gli art. 822-824 del Codice civile decretano che le raccolte delle biblioteche fanno parte del demanio e che quindi non possono essere alienate né formare oggetto di diritto a favore di terzi. Rientrano quindi nella categoria “beni culturali” e quindi sono assoggettate ad un regime di tutela. La disposizione del Codice civile è stata ribadita dal Codice dei beni culturali e del paesaggio del 2004, che specifica anche le responsabilità della tutela, che è affidata al Ministero dei beni culturali per quanto riguarda le biblioteche statali e alle regioni per quelle non statali, che la esercitano attraverso le Soprintendenze.


Questa impostazione giuridica è decisamente in contraddizione con le caratteristiche e la funzione prevalente delle biblioteche pubbliche, che non hanno compiti di conservazione (se non limitati: raccolta locale), ma di informazione, di promozione culturale, etc.


Con questa impostazione il meccanismo della revisione diventa complicato nella fase finale: infatti i documenti non più utili per essere distrutti, donati o venduti, dovrebbero essere sottoposti all’autorizzazione da parte del Ministero o delle Soprintendenze e successivamente essere oggetto di un preciso atto amministrativo per attuare il passaggio del bene dal regime demaniale a quello patrimoniale (sdemanializzazione).

Questo in genere è fatto dalla giunta comunale, oppure in alcuni casi dal responsabile del servizio, qualora sia stato delegato dagli organi preposti.

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