LA LA SIMPLIFICACIÓNSIMPLIFICACIÓN“ Como una Visión Sistémica de la

Administración Pública

en Beneficio del Empresariado Colombiano”

ING. MARÍA HELENA REYES ING. MARÍA HELENA REYES DONADODONADO

COORDINADORA TECNICA COORDINADORA TECNICA NACIONALNACIONAL

PROGRAMA ATN-MT-7186-COPROGRAMA ATN-MT-7186-CO

PROYECTOPROYECTO

INICIACIÓNINICIACIÓN

CONSULTORIACONSULTORIA

MODELOMODELOSIMPLIFICACIÓNSIMPLIFICACIÓN

AUTOMATIZACIÓNAUTOMATIZACIÓN

LECCIONESLECCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL

Promover una relación más eficiente entre la administración pública y las entidades privadas que brindan a los empresarios y emprendedores aquellos servicios relacionados con su registro y formalización.

PERSPECTIVA

En un solo día

CREAR EMPRESA

En un solo paso

En un solo lugar

En un único contacto

GESTORES

CÁMARAS DE COMERCIO CÁMARAS DE COMERCIO

BID - FOMINBID - FOMIN

ALCALDÍAS ALCALDÍAS LOCALESLOCALESUS$1.900.00

0

US$1.200.000

TRANSFORMACIÓN

Convertirnos poco a poco en pioneros en el desarrollo e implementación de un modelo sistémico de atención al empresario basado en:

• Conectividad

• Versatilidad

• Modernidad

• Agilidad

TRANSFORMACIÓN

Obteniendo con lo anterior beneficios en:

• Disminución de costos

• Disminución de trámites

• Disminución en tiempos

Y con mayor relevancia la promoción de la LEGALIDAD

FUTURO

Introducir al sistema otros trámites de funcionamiento

Introducir al sistema a otras instituciones

Incrementar el número de valores agregados para el empresario

Aumentar y perfeccionar los servicios que se prestan en los Centros de Atención Empresarial

PANORAMA INICIAL

Sobrerregulación

Múltiples trámites automatizados sin ser simplificados

Normas de menor jerarquía que violan las de carácter general

Duplicidad de funciones al interior de las instituciones

Inoperancia de los sistemas inspectivos

PANORAMA INICIALAcciones desarticula por parte de las instituciones encargadas

Generación espontánea y descontrolada de los trámites

Requisitos que se constituían en trámites

Traslado de la carga probatoria al empresario

Duplicidad de la información solicitada por las entidades a cargo del trámite.

A nivel de entidades 10

A nivel de trámites 20 de los cuales únicamente 17 tenían sustento legal

A nivel de contactos 34 por cada transacción en ventanilla

A nivel de documentos y requisitos 45 aproximadamente

PANORAMA INICIAL

RECORRIDO DEL EMPRESARIO

REALIDAD ANTERIOR

SITUACIÓN PREVIAANTESANTES

TIEMPOTIEMPO 51 Días para personas naturales 55 Días para personas Jurídicas

PASOSPASOS

31 Contactos para personas naturales

34 Contactos para personas Jurídicas

COSTOSCOSTOSUS$ 351 en Costos directos de creación más los indirectos derivados de los conceptos.

INSTANCIASINSTANCIASEl empresario debía realizar sus trámites en 10 entidades encargadas.

TRÁMITESTRÁMITES 17 Trámites de gestión independiente 3 Conceptos sin fundamento legal

SOBRECOSTOS

Recurso humano

Recursos técnicos

Recursos de operación

Costo social de la ilegalidad

Costo económico de la ilegalidad

PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Redundancia en la

información

Omisión de información relevante para la Admón.. Pública

Cúmulo de trámites

Costos directos e indirectos

PARA EL EMPRESARIO

TAREA DE LA CONSULTORIA Crear un modelo de operación único que evite el sin número de trámites, procesos y procedimientos existentes y que a su vez permita:

• Mapeo institucional

• Mejorar los tiempos de respuesta

• Generar sinergia organizacional al interior de las instituciones

• Disminuir al mínimo el esfuerzo del emprendedor y de las empresas del sector informal para la tramitación de su legalidad.

• Fortalecer la gestión de vigilancia y control propia de cada institución

FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ EN QUE CONSISTE EL MAPEO ¿ EN QUE CONSISTE EL MAPEO INSTITUCIONAL ?INSTITUCIONAL ?

Trabajo de campo que debería Trabajo de campo que debería realizar la firma consultora, para realizar la firma consultora, para la identificación de los trámites, la identificación de los trámites, procesos y procedimientos en procesos y procedimientos en cada una de las 10 entidades cada una de las 10 entidades involucradas en la creación y involucradas en la creación y constitución de una empresa.constitución de una empresa.

FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES TRÁMITE ?¿ QUE ES TRÁMITE ?

Interacción o encuentro con la Interacción o encuentro con la administración pública por parte administración pública por parte del ciudadano que le permite del ciudadano que le permite lleva r a cabo una serie de pasos lleva r a cabo una serie de pasos y/o acciones para la obtención de y/o acciones para la obtención de un producto o para garantizar la un producto o para garantizar la debida prestación de un servicio debida prestación de un servicio o actividad.o actividad.

FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES PROCESO ?¿ QUE ES PROCESO ?

Serie de fases o etapas Serie de fases o etapas secuénciales e secuénciales e interdependientes orientadas interdependientes orientadas a la consecución de un a la consecución de un resultado.resultado.

PROCESOPROCESOPROCESOPROCESO

ENTRADAENTRADA SALIDASALIDA

INSUMOINSUMO PRODUCTO PRODUCTO O O

SERVICIOSERVICIO

FASE DE IDENTIFICACIÓN¿ QUE ES PROCEDIMIENTO?¿ QUE ES PROCEDIMIENTO?

Son los que permites precisar la Son los que permites precisar la forma de hacer algo; incluyen el forma de hacer algo; incluyen el qué, el como y a quién qué, el como y a quién corresponde el desarrollo de la corresponde el desarrollo de la tarea, convirtiéndose en un tarea, convirtiéndose en un conjunto de especificaciones conjunto de especificaciones requeridas para dar requeridas para dar cumplimiento a las fases de un cumplimiento a las fases de un proceso.proceso.

MACROPROCEMACROPROCESOSO

PROCESOPROCESO

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTOSS

Análisis Normativo

Análisis de Campo – Front Office

Análisis de Gestión – Back Office

Front Office y Back Office Desarrollo de Trabajo de dos frentes de trabajo diferentes pero interdependientes:

La forma en como se materializa la norma en la ventanilla de la entidad, es decir el mecanismo al que finalmente se enfrenta el empresario cuando se acerca a realizar su trámite se denomina Front Office

La forma como ese trámite se desarrolla una vez inicia el curso al interior de la organización es conocido como el Back Office del Proceso

SUPUESTOS Y VIABILIDAD1. Transición de Trámites a Procesos

“Extinción”

2. Cascada de legalidad

“A través de un único canal de entrada al sistema”3. Disminución de carga probatoria para el empresario

“Presunción de buena fe”4. Reducción al mínimo de contactos

“Ventanilla Única”

5. Fortalecimiento de la capacidad técnica de las visitas inspectivas

“control real”6. Aumentar la capacidad

de gestión institucional

“Concentración de la entidad en el cumplimiento de su misión y empoderamiento de las funciones por parte del personal ”

7. Renovación y actualización de tecnologías

“Para optimizar flujos de información y agilización de respuestas”

RECORRIDO DEL TRÁMITE RADICADO POR EL EMPRESARIO EN UNA ENTIDAD

RECORRIDO DE LOS TRÁMITES RADICADOS POR EL EMPRESARIO EN TODAS LAS ENTIDADES

MODELO IDEAL

METAS DEL PROGRAMA METASMETAS

TIEMPOTIEMPOCrear empresa en Colombia máximo en un día para personas NaturalesCrear empresa en Colombia máximo en dos días para personas Jurídicas

PASOSPASOSReducir a un único contacto para personas naturales Reducir a dos contactos contacto para personas naturales

COSTOSCOSTOSReducir en un 30% los costos directos de creación y constitución de empresaReducir en un 100% los costos indirectos

INSTANCIINSTANCIASAS

Generar una única instancia para el empresario ante una sola entidad

TRÁMITESTRÁMITES Integrar los 17 Trámites a esa única entidad Eliminar el 100% de los Conceptos

METAS EN SIMPLIFICACIÓNNoNo PASOPASO PROPUESTA PROPUESTA

PROGRAMAPROGRAMA% de % de

Cumplim.Cumplim.

1Abrir Cuenta Y Depositar El Capital Social

EXCLUSIÓN 100%

2Consulta De Nombre Previo A La Constitución De Escrituras (Para Personas Jurídicas)

OPTIMIZACIÓN 100%

3 Suscripción De La Minuta OPTIMIZACIÓN 100%

4Protocolización De Las Escrituras Publicas

OPTIMIZACIÓN 100%

5Consulta De Nombre Para Personas Naturales

OPTIMIZACIÓN 100%

6 Inscripción En Registro Mercantil OPTIMIZACIÓN 100%

7Matricula Mercantil Del Establecimiento De Comercio

OPTIMIZACIÓN 100%

METAS EN SIMPLIFICACIÓNNoNo PASOPASO

PROPUESTA PROPUESTA DE DE

PROGRAMAPROGRAMA

% de % de Cumplim.Cumplim.

8 Pago De Impuesto De Registro FUSIÓN 100%

9Obtener El Certificado De Constitución Y Gerencia

OPTIMIZACIÓN 100%

10 Inscripción De Libros De Comercio FUSIÓN 100%

11Inscripción En El Registro Único De Proponentes

FUSIÓN 100%

12 Expedición Del Nit FUSIÓN 100%

13 Inscripción Del Rut FUSIÓN 100%

14 Inscripción Del I&C FUSIÓN 100%

15 Consulta De Uso De Suelo OPTIMIZACIÓN 100%

16Notificación De Apertura De Establecimiento De Comercio A Plantación

FUSIÓN 100%

17 Consulta De Marca OPTIMIZACIÓN 100%

MACROPROCESO ACTUAL

MACROPROCESO ACTUAL

MACROPROCESO ACTUAL

CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIALLos CAE, son actualmente el sitio en donde los empresarios encuentran todas las opciones y el servicio para crear su empresa

En un solo lugar

En un solo paso

En un solo día

En un único contacto

CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIALEn el documento inicial del convenio se planteó un CAE por ciudad, para un total de 6 Centros de Atención en el país

Al cierre del Programa se hace entrega de 21 Centros de Atención Empresarial y 10 Puntos de Atención de Servicio, para un total de 31 CAE’S en el País.

ELEMENTOS DE MONTAJE Punto de Información

Punto de Asesoría Especializada

Terminales de Autoconsulta y Autoservicio

Ventanilla Única

Sistema de Asignación de Turnos

Esquema de Señalización

Información Visual para los empresarios

OPERACIÓN CAE

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

ORIENTACIÓNORIENTACIÓN AUTOCONSULTAAUTOCONSULTA

VENTANILLA VENTANILLA ÚNICAÚNICA

Información Básica Direccionamiento de

Turno Sugerencias para el uso

de las terminales

Asesoría EspecializadaInformación sobre TrámitesInformación Normativa

Atención Único punto Trámites Integrados

Estación Automática Consultas Virtuales Trámites Virtuales Consultas a Web

MENÚ CAE

Información sobre Información sobre los trámites para los trámites para Crear y Constituir Crear y Constituir

una Empresauna Empresa

Información sobre Información sobre los trámites para los trámites para Crear y Constituir Crear y Constituir

una Empresauna Empresa

Información sobre Información sobre otros trámites de otros trámites de

funcionamiento para funcionamiento para una Empresauna Empresa

Información sobre Información sobre otros trámites de otros trámites de

funcionamiento para funcionamiento para una Empresauna Empresa

Consultas Previas a Consultas Previas a la Creación y la Creación y

Constitución de una Constitución de una EmpresaEmpresa

Consultas Previas a Consultas Previas a la Creación y la Creación y

Constitución de una Constitución de una EmpresaEmpresa

Trámites NotarialesTrámites NotarialesPara Personas Para Personas

JurídicasJurídicas

Trámites NotarialesTrámites NotarialesPara Personas Para Personas

JurídicasJurídicas

Trámites VirtualesTrámites VirtualesPara Crear y Para Crear y

Constituir EmpresaConstituir Empresa

Trámites VirtualesTrámites VirtualesPara Crear y Para Crear y

Constituir EmpresaConstituir Empresa

Liquidador de Liquidador de TarifasTarifas

Liquidador de Liquidador de TarifasTarifasLink Página Link Página

Cámara de ComercioCámara de ComercioLink Página Link Página

Cámara de ComercioCámara de ComercioOtros Servicios queOtros Servicios queBrinda la Cámara de Brinda la Cámara de

ComercioComercio

Otros Servicios queOtros Servicios queBrinda la Cámara de Brinda la Cámara de

ComercioComercio

MENÚ CAE CIUDADES

NODO CENTRAL

Transacciones CAE

Transacciones RUE

Transacciones Locales

Registros Públicos

Registro Mercantil

Registro Único de Proponentes

Registro de Entidades Sin Animo de Lucro

Terminales de Autoconsulta

Dispositivos Móviles

Internet

Otras Aplicaciones del Servicio CAE

OPERACIÓN NODO CENTRAL

MUCHAS MUCHAS GRACIASGRACIAS

ING. MARÍA HELENA REYES ING. MARÍA HELENA REYES DONADODONADO

COORDINADORA TECNICA COORDINADORA TECNICA NACIONALNACIONAL

PROGRAMA ATN-MT-7186-COPROGRAMA ATN-MT-7186-CO