LAATUTYÖSTÄ JA AUDITOINNISTA TTY:N KIRJASTOSSA

Kaija Jääskeläinen, Tampereen teknillinen yliopisto

Kirjasto

2

Taustaa laadunvarmistusjärjestelmään ja auditointiin

Kirjastossa perinteisesti tehty työtä laadun eteen

1990-luvulla kiinnostus laajeni

Laatuajattelu opetuksessa

PAHE-hanke kirjastossa

TTY:ssä ei ole valittu yhtä yksittäistä tapaa, vaan laitokset valitsivat oman LVJ-esitystapansa

TTY:n yhteinen osuus kuvattiin PDCA -periaatteella (Deming, Plan-Do-Check-Act, jatkuvan kehittämisen periaate), kirjasto käytti samaa tapaa

Korostettiin parhaita käytäntöjä

3

Kirjaston tehtäväkenttä ja laatutavoitteet (1)

Yliopistokirjastona perustehtäviä ovat tutkimustoiminnan edellytysten vahvistaminen, joustavan ja monimuotoisen opetuksen ja opiskelun tukeminen ja niihin perustuvan oppimisen tukeminen.

Palvelutuotannossa otetaan huomioon jatkuvuus, keskeisimpiä aineistoja hankitaan ja säilytetään pitkäjänteisesti. Yliopistokirjastot ovat julkisia ja kirjasto on kaikkien teknis-tieteellistä tietoa tarvitsevien käytössä erityisesti Tampereen talousalueella.

Kirjasto on TTY:n hallituksen alainen erillislaitos. Kirjaston johtosäännössä on määritelty toiminnan tavoitteet sekä johtokunnan ja kirjastonjohtajan tehtävät.

4

Kirjaston tehtäväkenttä ja laatutavoitteet (2)

Kirjasto toteuttaa omalta osaltaan TTY:n laatupolitiikkaa tarjoamalla opiskelijoille, tutkijoille sekä muulle TTY:n henkilökunnalle laadukkaat ja riittävät tietoaineistokokoelmat ja palvelut.

Johtokunta on määritellyt kirjaston osuuden TTY:n strategian toteuttamisessa. Kirjaston toimintasuunnitelman toiminnalliset tavoitteet johdetaan yliopiston strategioista ja suunnitelmista sekä johtokunnan määrittelemistä painopistealueista.

Kirjaston toimintatapaan kuuluu arvioida toimintoja eri näkökulmista. Asiakaskyselyjä tehty vuosittain 1980-luvulta lähtien. Tietotekniikkaa benchmarkattu 1990-luvulta lähtien.

Erityisesti tietoaineiston hankinnan suunnittelua ja seurantaa on lisätty 2000-luvulla.

5

Kirjaston suunnittelusykli

5. Toiminta-kertomus

johto-kunnassa

3. Toiminta- jataloussuunnitelma

johtokunnassa

4. Toiminnanraportointi

johtokunnan kokouksissa

6. Johtokunnan lausunto

2. Tulos-neuvottelu

rehtorinkanssa

1. Toiminnan suuntaviivat

johtokunnassa

6

Kirjaston prosessit

1990-luvulla kirjaston prosessit käytännössä määritelty VTLS:n käyttöönotossa

2000-luvulla toimintolaskenta-hankkeessa määritelty toiminnot määriteltiin kirjaston lisäarvopalvelut

Kirjaston koulutus- ja kehittämispäivät 20.-21.12.2005 Tallinnassa prosessien määrittely alkoi nimitettiin laatuyhdyshenkilö

Prosessien määrittely ydinprosessit: määriteltiin johtoryhmässä tukiprosessit: muodostettiin 2-3 henkilön ryhmiä kuvattiin edellyttämällä TTY:n tavalla

7

Kirjaston asiakaslähtöiset ydinprosessit

8

Prosessi: Painetun aineiston tarjonta

9

Prosessi: Laitosten hankkiman painetun aineiston lisääminen tietokantaan

10

Seminaareja, infoja yms.

Laatu- ja auditointisivustot Tutkassa

Auditointi-info 11.4.2006

käynnistys, yleistietoa, esimerkkejä

Auditointi-info 18.5.2006

ohjeistusta, LVJ

Auditointi-info 2.11.2006

preppaus, millaista on auditointi käytännössä

Audiointi-info 15.11.2006

KKA:n tiedotustilaisuus

Kirjastossa omia henkilökuntakokouksia (seminaareja)

Kirjastolle oma intra, mikä avattiin myös KKA:lle

11

KKA:lle lähetettävä aineisto

KKA:lle menevään aineistoon kerättiin

Johtosäännöt ja muut vastaavat asiakirjat

Organisaatiokaaviot

Suunnitelmat ja selvitykset

Henkilöstö ja osaaminen

Palautteet ja arvioinnit

– TTY:n sisäiset arvioinnit ja palautemuodot

– Opiskelijoilta kerättävä palaute– Palautekanavat– Ulkoinen palaute ja arviointi– Kirjaston sisäinen arviointi

12

KKA:n kommentit

KKA:n vierailu TTY:llä 28.-30.11.2006

Tuki- ja palvelutoimintojen edustajien haastattelu: kirjastonjohtaja haastateltavana 28.11.2006

”Kirjasto toimii muista tukipalveluista erillään ja se itse vastaa kokonaisuudessaan omasta laadunvarmistusjärjestelmästään. Kirjasto on yliopiston hallituksen alainen erillislaitos ja sen johtokunta määrittelee kirjaston osuuden yliopiston strategian toteuttamisesta.

Kirjaston arviointiin kuuluu vuosittaiset asiakaskyselyt, erilaiset vertailut muiden teknillisten yliopistojen kesken ja kattava tiedon kerääminen. Palautetta kerätään monen eri kanavan kautta (sähköpostilistat, www-palaute, palautelaatikko sekä henkilökohtainen palaute). Haastatteluiden perusteella kerätty tieto antaa tarvittavan pohjan kehittämistyölle.”

13

Mitä opiksi?

Aineiston keruuseen varattava paljon aikaa

Dokumentointiin kiinnitettävä huomiota

Prosessien yhtenäistämiseen varattava aikaa: kaikkien pitäisi noudattaa jatkossa ohjeita

Prosesseja ei kannata muuttaa tai kehittää aivan viime vaiheessa

Kannattaa puhua totta eikä kaunistella: kaikki pitää voida todistaa!

14

Kiitos!