LAMPIRAN : PETUNJUK KHUSUS UNTUK PELAKSANA ANALISIS

JABATAN/PEKERJAAN TENTANG CARAMENGGUNAKAN

KWESIONER SEBAGAI PANDUAN

PENGANTAR

Kegiatan “Analisis Jabatan/Pekerjaan” yang berfungsi sebagai kegiatan dasar dalam pekerjaan penataan ulang kebijakan dan sistem

pengupahan/remunerasi adalah kegiatan penelitian “lapangan” yang

sebenarnya lebih tepat disebut PENDATAAN PEKERJAAN/JABATAN. Kegiatan ini dilaksanakan untuk memperoleh informasi tentang

sebuah pekerjaan/jabatan seperti apa adanya (seperti dikerjakan

sekarang) yang kemudian akan ditulis menjadi sebuah Uraian Jabatan

(Job Description) baru. Uraian Jabatan tersebut akan digunakan secara

khusus sebagai dasar untuk berbagai keperluan misalnya program

Evaluasi Jabatan/Pekerjaan. Panduan ini dibuat khusus bagi para

Analis Jabatan dan Kordinatornya agar dapat melaksanakan tugas dan

kegiatan pendataan dan analisis tersebut dengan lebih tepat dan

benar sehingga berjalan secara efektif, efisien dan hasilnya akurat.

PEDOMAN PELAKSANAAN WAWANCARA DALAM UPAYA

MEMPEROLEH INFORMASI TENTANG PEKERJAAN/JABATAN

Anda akan mewawancarai pemegang jabatan/pelaksana pekerjaan

-berdasarkan alokasi yang telah dibuat oleh Team Leaders bersama sama Kordinator dan Manager Proyek. Walaupun demikian, selama

dalam proses bila karyawan yang akan diwawancarai sedang terlibat dalam tugas yang tidak dapat diganggu beralihlah kepada nama yang

kedua atau ketiga didalam daftar. Sebelum anda memulai wawancara

pinjamkanlah satu copy Kuesioner kosong kepada Responden agar

1

- dia dapat membaca sendiri pertanyaan pertanyaan yang harus

dijawabnya. Responden hanya diminta untuk menjawab Bagian I dari kwesioner ini. Bila Bagian I telah selesai dijawab oleh Responden

serahkan kuesioner ini kepada atasan responden tersebut yang

selanjutnya harus mengisi Bagian II. Anda kemudian menulis jawaban

yang diberikan responden untuk setiap pertanyaan yang tercantum

pada ruangan yang disediakan atau memberi tanda X pada kotak yang

tersedia. Dalam melaksanakan wawancara gunakan acuan berikut:1. - Mintalah ia menjawab se spesifik mungkin dan selengkap

mungkin dan mintalah responden untuk melengkapi jawabannya

- dengan hal hal detil yang relevan (terkait) dengan pekerjaannya. Usahakan agar ia menjawaban selugas dan sejelas mungkin agar

anda faham dengan apa yang ia maksudkan.2. Jelaskan kepada responden bahwa informasi tersebut akan

berguna sebagai panduan bagi dirinya sendiri dan juga untuk fihak

lain didalam lingkungan perusahaan yang tidak mengetahui - -banyak tentang pekerjaannya., tugas tugasnya ataupun unit kerja

nya.3. Sebagian besar dari pertanyaan dalam kwesioner ini hanya

perlu diberi tanda “check” ( X ). Apabila responden menganggap

bahwa jawaban untuk pertanyaan yang ia “check” kurang rinci persilahkanlah ia untuk menulis kekurangannya di selembar kertas

tambahan dan tempelkan ke kwesioner ini.4. Jika ada pertanyaan yang tidak berlaku untuk pekerjaannya

JANGAN DIKOSONGKAN JAWABANNYA tetapi tulis: “Tidak

Berlaku ” atau Tidak Ada”.

5. Apabila ada pertanyaan yang responden kurang fahami maksudnya jelaskanla kepadanya segera. Jawaban yang tepat dari

2

- anda dan diberikan dengan hati hati akan sangat membantu

untuk memperoleh informasi yang akurat dan cukup dan akan

membantu kita menulis Uraian Jabatan yang juga akurat.6. Harap anda ingat dan bila perlu jelaskan juga kepada responden

bahwa kwesioner ini bukan dimaksudkan untuk memperoleh

informasi tentang responden sebagai orang yang

- mengerjakan pekerjaan tetapi hanya tentang pekerjaan/jabatan nya itu sendiri.

7. Walaupun demikian nama responden harus dicatat pada kolom

-yang tersedia agar ia dapat dihubungi kembali bila ada hal hal yang masih memerlukan penjelasan lebih lanjut.

8. Biasakanlah membuka wawancara dengan SALAM/SELAMAT

PAGI/SIANG, mengenalkan diri sendiri dan menutup wawancara

(setelah responden memeriksa dan membubuhkan tanda

tangannya) dengan ucapan TERIMA KASIH.9. Kreatiflah tentang cara berkomunikasi. Gunakan bahasa

Indonesia yang “pas”. Bila bahasa Indonesia yang “baik dan

benar” kelihatannya “pas” gunakanlah, bila anda merasa perlu

menggunakan bahasa daerah silahkan. Yang penting isi wawancara tidak menyimpang dari Kuesioner.

10. JANGAN MEMBERI KOMENTAR ATAU KESIMPULAN PRIBADI atas

sesuatu yang anda lihat janggal atau kurang tepat. Persepsi anda sendiri mungkin keliru! . Demikian pula jangan

menanggapi atau bereaksi bila ada komentar negatif tentang

kegiatan ini atau perusahaan. Jangan berpolemik tentang

apapun.

11. Bila mendapat jawaban untuk sebuah pertanyaan yang menurut anda agak “janggal” (terutama untuk pertanyaan 5 s/d 11) cobalah

3

- pertanyakan kepada responden dengan baik baik. Bila ia

bersikukuh dengan jawabannya nanti anda tanyakan kepada

atasannya sewaktu mengisi Bagian II. Bila atasannya juga

bersikukuh buatlah catatan dan bawalah kepada Team Leader yang akan membicarakannya dengan Kordinator.

12. Untuk pekerjaan / jabatan yang jumlah pemegang jabatan

- /pelaksana pekerjaan nya lebih dari 1 (satu) maka jumlah

respondennya akan diambil 2(dua) atau 3(tiga) orang untuk

- mewakili seluruh rekan rekan sekerjanya. Pemilihan responden

tersebut akan dimusyawarahkan oleh Direktur SDM dengan

pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan.

PEMROSESAN DATAMENJADI URAIAN JABATAN

1. Kwesioner yang telah lengkap isinya dan telah diverifikasi dan

disetujui oleh semua fihak yang harus melakukan kemudian anda

- serahkan kepada Operator Komputer untuk di input ke komputer dan dirubah bentuk menjadi Uraian Jabatan.

2. Tiap Analis kemudian harus memeriksa semua draft Uraian

Jabatan yang telah selesai ditik dan mengoreksi bila ada kekeliruan. Draft yang dianggap rapih diserahkan kepada Team Leader untuk

diperiksa ulang. Bila telah “OK” maka dimintakan tanda tangan

persetujuan dari semua yang harus menyetujuinya seperti tercantum dalam Form Uraian Jabatan tersebut.

3. Uraian Jabatan yang telah disetujui diserahkan kepada Team

- Leader untuk di masukan dalam file masing masing Team. Dengan

demikian selesailah tugas anda untuk satu pekerjaan/jabatan.

4

TUGAS/TANGGUNG JAWAB KHUSUS KORDINATOR LAPANGAN

1. - Pada awal kegiatan bersama sama Manager Proyek

membahas rencana alokasi pekerjaan/jabatan yang akan dianaliisis

pada awal kegiatan.2. Mereview kemajuan kerja mingguan yang telah dicapai dan

mengatur kembali jadual kerja untuk minggu berikutnya bagi semua Team termasuk bagi Team yang dipimpinnya.

3. Mengumpulkan semua temuan Analisis Jabatan yang

dianggap janggal/kurang “pas” dari manajemen SDM dan

rancangan jabatan/pekerjaan khususnya untuk disampaikan

kepada Manager Proyek. Tetapi sebelumnya ia harus membahasnya

terlebih dahulu dengan Pimpinan Unit Kerja dimana kejanggalan

tersebut ditemukan.4. Melakukan pemeriksaan atas hasil kerja (Quality Control)

atas hasil kerja (hasil analisis jabatan ) yang dilakukan oleh para

Team Leaders.5. Melaksanakan wawancara analisis jabatan terhadap

- pemegang jabatan manajerial/structural di “lembaga” yang

berbeda setiap harinya secara bergilir sambil mengamati pelaksanaan kerja oleh Team yang berada di lembaga tersebut.

Ditetapkan/Difinalkan di Tgl:

5