LAPORAN AKHIR TAHUN

UNIT LAYANAN TERPADU

PERIODE

JANUARI s/d DESEMBER 2018

SEKRETARIAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA

Halaman 2 dari 22

Unit Layanan Terpadu (ULT) Universitas Airlangga berada dibawah koordinasi Bidang Admnistrasi &

Kearsipan pada Sekretariat Universitas. Unit ini dibentuk untuk memaksimalkan pelayanan kepada

mahasiswa dan memaksimalkan kinerja Direktorat, sehingga tugas dan fungsi Direktorat di Kantor

Manajemen terfokus sebagai unsur penunjang UNAIR yang membantu Rektor dalam melaksanakan

manajemen dan administrasi rasi sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu mengelola semua aspek

manajemen penyelenggaraan UNAIR baik secara fungsional maupun administratif, dan menyampaikan hasil

pengelolaan tersebut kepada Rektor, sebagaimana tercantum dalam Pasal 64 – Peraturan Pemerintah RI

Nomor 30 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Airlangga.

Pelayanan kepada mahasiswa yang merupakan pusat dari proses bisnis UNAIR, kerjasama antara Fakultas

dan Kantor Manajemen sangat diperlukan, untuk menjembatani ini maka dibangunlah aplikasi layanan

bersama yaitu e-layanan yang terintegrasi dengan cybercampuss sebagai satelit pengelolaan data di UNAIR.

Aplikasi ini mulai dibangun oleh tim Pengembang Teknologi Informasi Sekretariat Universitas pada bulan

Januari s/d Maret 2018 dan terus mengalami pengembangan hingga saat ini. Penggunaan aplikasi ini

ditujukan untuk menunjang kecepatan, ketepatan, dan terukurnya layanan yang diberikan. Sehingga

kedepan e-layanan bisa menjadi layanan terpusat, tidak hanya kepada mahasiswa tapi juga alumni dan

civitas akademika UNAIR dalam pemanfaatan layanan di UNAIR.

Proses bisnis pelayanan ULT saat ini meliputi :

1. Layanan Pendidikan (Perpanjangan Studi, Undur Diri, Terlambat Daftar Ulang, Cuti Akademik, Surat

Keterangan Mahasiswa);

2. Layanan Keuangan terkait Mahasiswa, merupakan layanan lanjutan dari layanan pendidikan karena

terkait erat dengan pembayaran SOP/UKT Mahasiswa;

3. Layanan Administrasi Persuratan, merupakan layanan yang terintegrasi dengan aplikasi e-office

serta Ekspedisi Surat/Dokumen yang tidak dapat dilayani/dijangkau oleh aplikasi e-office;

4. Layanan Informasi, merupakan layanan penyediaan informasi tentang UNAIR;

5. Layanan Sarana Prasarana, merupakan layananan penggunaan ruangan di lingkungan Kantor

Manajemen/GOR/ACC/Masjid Ulul Azmi, peminjaman kendaraan dinas/mabeler;

6. Layanan Penyampaian Aspirasi/Pengaduan, merupakan sharing penanggganan dengan Pusat

Informasi dan Humas (PIH). ULT menanggani penyampaian melalui media langsung, laman

www.ult.unair.ac.id ; surel ult@su.unair.ac.id; nomor WA; dan aplikasi LAPOR!

Pengelolaan ULT secara penuh dimulai pada bulan April 2018, pada bulan Januari s/d Maret, layanan

yang dilakukan terbatas pada Administrasi Persuratan, Layanan Informasi, dan Layanan Sarana

Prasarana. Hal ini disebabkan belum adanya Sumberdaya Manusia yang dikhususkan mengelola ULT

secara penuh dan masih dalam tahap penyiapan SDM, SOP, dan pembangunan aplikasi e-layanan.

Pengelolaan lebih terfokus dimulai pada pertengahan bulan Maret 2018, dengan adanya SDM sejumlah

6 (enam) orang dengan latar belakang berbeda dan diharapkan saling bersinergi dalam pengelolaan

ULT, yang terdiri dari 4 orang backofficer dan 2 orang frontofficer. Pengelolaan ULT yang berbasis

aplikasi teknologi informasi, yaitu Airlangga Intergrated Service (AIS), dilakukan oleh 2 orang staf

pengembang teknologi informasi Sekretariat Universitas yang berada langsung dibawah pengawasan

Kepala Bidang Administrasi & Kearsipan.

Halaman 3 dari 22

Dalam melakukan pelayanan, frontofficer ULT dibantu oleh 1 orang staf Direktorat Sarana Prasarana &

Lingkungan (SPL) untuk Layanan SPL, dan saat highseason layanan pendidikan, diberikan tambahan

staf pengembang teknologi informasi Sekretariat Universitas yang berpengalaman dalam layanan

frontofficer.

Sumberdaya Manusia dalam Diagram dengan kondisi per 28 Desember 2018

Diagram 1 – Tingkat Pendidikan Staf ULT

Diagram 2 – Jumlah SDM dan Tugas yang dikelola

Diagram 3 – Jenis Kelamin staf ULT

Tugas dan Fungsi SDM ULT terbagi menjadi :

1. Pengelola Ekspedisi

Pengelola ini mengendalikan pengiriman surat-surat yang tidak terjangkau oleh aplikasi e-office, baik

di lingkungan UNAIR, maupun di wilayah Surabaya. Dalam melaksanakan fungsinya untuk beberapa

fungsi mendapatkan bantuan dari staf sie administrasi dan arsip untuk pengiriman undangan acara-

acara tertentu yang berjumlah banyak dan harus dikirimkan bersifat segera, karena undangan

biasanya H-7 (contoh : Undangan untuk acara Sidang Universitas);

0

1

2

3

SMA D3 S1 S2

Tingkat Pendidikan

0 0.5 1 1.5 2 2.5

Pengelola AIS & Informasi

Pengelola e-office & Call…

Pengelola Ekspedisi

Jumlah SDM & Tugas

0 1 2 3 4 5

Laki-laki

Perempuan

Jenis Kelamin SDM

Dari Diagram disamping dapat terlihat bahwa latar belakang pendidikan dari SDM Unit Layanan Terpadu bervariasi antara SMA, D3, S1, dan S2

Diagram disamping menggambarkan jumlah SDM dan tugas & fungsinya masing-masing

Diagram disamping menggambarkan jenis kelamin SDM yang ada

Halaman 4 dari 22

2. Pengelola e-office & Call Center

Pengelola ini mengendalikan penerimaan, pengadministrasian, pengiriman surat secara elektronik

di lingkungan UNAIR, khususnya di lingkungan kantor manajemen, dan Call Center untuk nomor

telepon official UNAIR 031-5914042.5914043, ext 117;

3. Pengelola AIS dan Informasi

Pengelola ini mengendalikan layanan di frontdesk ULT atau Layanan Terpadu melalui aplikasi AIS,

layanan informasi & layanan aspirasi/pengaduan baik secara tatap muka maupun tanpa tatap muka

(telepon ext. 130 & 150, WA 082140361508, surel : ult@su.unair.ac.id), penerimaan dokumen dari

unit kerja di dalam & di luar UNAIR yang ditujukan kepada pimpinan unit kerja maupun beberapa

atas nama pribadi.

Pengelolaan pelayanan melalui aplikasi AIS menjadi satu kesatuan dengan helpdeskofficer Direktorat

Pendidikan, Direktorat Keuangan, dan Direktorat Sarana Prasarana & Lingkungan serta Operator

Fakultas (Bagian Akademik dan Kemahasiswaan), dengan alamat laman www.ult.unair.ac.id/ais.

Pelayanan Mahasiswa yang terintegrasi saat ini dilakukan dengan aplikasi AIS, para pengelola, diberikan

akun dalam aplikais AIS, para pengelola ini berasal dari Direktorat, ULT, Operator Fakultas. AIS dapat

di akses oleh pemilik login & password yang telah mendapatkan pelatihan sebelumnya, dan jumlahnya

saat ini adalah 76 (tujuh puluh enam) orang operator, dengan tingkat level akses yang disesuaikan

dengan kondisi di lapangan.

Level Akses dalam aplikasi AIS adalah wewenang dalam melakukan akses terhadap aplikasi, adapun

penjelasan level akses ini adalah :

1. Administrator, merupakan level tertinggi dan hanya dimiliki oleh creator aplikasi, yang dapat

melakukan akses pada databased e-layanan;

2. Koordinator, merupakan level akses yang dapat memantau semua akstivitas e-layanan;

3. Front Officer, merupakan level akses yang diberikan kewenangan input data, verifikasi dan

menaikkan permohonan pemohon dari diajukan ke proses selanjutnya;

4. Eksekutor, merupakan level akses yang dimiliki oleh helpdeskofficer Direktorat

Pendidikan/Direktorat SPL yang berhak untuk melakukan verifikasi akhir, yang selanjutnya

dilanjutkan helpdeskofficer Direktorat Keuangan;

5. Koordinator Fakultas, merupakan level akses di tingkat fakultas yang dapat melakukan input

pengajuan pemohon baik Layanan Akademik dan Layanan Kemahasiswaan;

6. Operator Kemahasiswaan, merupakan level akses tingkat fakultas yang hanya dapat melakukan

input pengajuan dan tindak lanjut/hasil layanan terkait kemahasiswaan fakultas (Surat Keterangan);

7. Operator Akademik, merupakan level akses tingkat fakultas yang hanya dapat melakukan input

pengajuan layanan terkait akademik/pendidikan;

8. Operator Sarana Prasarana, merupakan level akses tingkat direktorat sarana prasarana yang

melakukan input peminjaman/penggunaan ruangan/kendaraan/mebeler/gedung

Halaman 5 dari 22

Diagram 4

Jumlah pemilik akun e-layanan dan level aksesnya

Diagram 5

Jumlah Pemilik Akun e-layanan

2

1

3

7

39

13

11

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

Administrator

Koordinator

Frontofficer

Eksekutor

Koordinator fakultas

Operator Kemahasiswaan

Operator Akademik

Level Akses akun e-layanan dalam Angka

8

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Direktorat Pendidikan

FEB

FF

FH

FIB

FISIP

FK

FKG

FKH

FKp

FKM

FPK

F.Psi

FST

FV

SEKOLAH PASCASARJANA

ULT - SU

Pemilik akun e-layanan dalam Angka

Halaman 6 dari 22

Tabel 1

Daftar Pemilik Akun e-layanan NO NIP/NIK NAMA LEVEL AKSES UNIT KERJA

1 197504242006041000 ACHMAD FADILAH Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran

2 198110202018035000 ADHITYA YUDHASASONGKO Koor. Fakultas Sekolah Pasca Sarjana

3 196306111987021000 AGUNG PURWANTORO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi

4 197308122007011000 AGUS PRIYANTO Opr. Akademik Fakultas Psikologi

5 197305212008101000 AINUR ROFIQ Koor. Fakultas Fakultas Vokasi

6 196705201990111000 ALI IMRON Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan

7 199005142018035000 ANASTASIA PARAMAISWARI Front Officer Unit Layanan Terpadu

8 198203302018035000 ANGGARA KUSUMA Opr. Kemahasiswaan Fakultas Vokasi

9 196607111988032000 ANIK SUNARTI Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran

10 198108042005011000 ARDI GUNAWAN Eksekutor Direktorat Keuangan

11 198003062009102000 ARI PURWATI Koordinator Unit Layanan Terpadu

12 198401052018053000 ARIF USMAN Koor. Fakultas Unit Layanan Terpadu

13 197110281999031000 ARIS SETIAWAN Eksekutor Direktorat Pendidikan

14 197710162000031000 ARVIADI TRI HARSO PUTRO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan

15 197803222009102000 ASTRI NURJANNAH Opr. Akademik Fakultas Ilmu Budaya

16 197607152001122000 BAYU YULIANTI Koor. Fakultas Fakultas Sain dan Teknologi

17 198907122018013000 BUDI LUTFIRA WISADA Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis

18 196801311990011000 BUDI SANTOSO Koor. Fakultas Fakultas Farmasi

19 199301172018013000 CHASANAH TRI MANDASARI Opr. Akademik Fakultas Kesehatan Masyarakat

20 199112032018035000 DANU WICAKSONO Opr. Akademik Fakultas Kedokteran

21 197306272007011000 DJUMADI Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat

22 197303182001122000 EKO RETNOWATI Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan

23 196601211988032000 ENDANG PRATIWI HENRINA Opr. Kemahasiswaan Fakultas Psikologi

24 198609212018053000 FRANSISCA IKA PRASETYO Koor. Fakultas Unit Layanan Terpadu

25 198406202018013000 ILAFIHIM JUWARIYAH Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan

26 197905142018035000 JATMIKO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan

27 196307301987021000 JOES SOETRISNO Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Budaya

28 19660613 200701 2 JUNITA PURWANDINI Koor. Fakultas Fakultas Sain dan Teknologi

29 197601012007011000 KUSNAN Opr. Akademik Fakultas Kedokteran Gigi

30 197803292008102000 LILIS RACHMAWATI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Sain dan Teknologi

31 197107302018035000 LINGGA JULIARSA ABIPRAJA Opr. Kemahasiswaan Direktorat Kemahasiswaan

32 198608212018035000 LUKMAN Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis

33 196010281980032000 LULUK DJATMIKO SRIHARINI Koor. Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis

34 197905202005012000 LULUS DEWI AMIRAKHIM Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

35 198410112010024000 M. FIRDAUS MAHMUD Koor. Fakultas Fakultas Perikanan dan Kelautan

36 199406202018035000 M. ROIHAN HANAFI Administrator Unit Layanan Terpadu

37 198706282018013000 M. RULI MASCHAFI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya

38 196704022007012000 MARDIANA Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Hewan

39 198803162010122000 MARTIANA HAKIM Eksekutor Direktorat Keuangan

40 198204142009101000 MUHAMAD MUBIN Opr. Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis

41 196406302001122000 MUNDIROH Opr. Akademik Fakultas Vokasi

42 196501101990031000 MUSTAQIM Opr. Akademik Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

43 199111152018013000 NOVA RIZAL RAHMAN Eksekutor Direktorat Keuangan

44 197308012002122000 NUGRAHENI VITA DYANA Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Budaya

45 197002261990031000 NURLIKAN Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi

46 197109072003121000 PETRUS REGINUS SUOT Koor. Fakultas Fakultas Hukum

47 199103222018053000 PUTRI RAFIQAH RAMADHANI Front Officer Unit Layanan Terpadu

48 196603031990031000 R. OEDJIANTO Koor. Fakultas Fakultas Psikologi

49 197008272006041000 RACHMAD SETIAWAN Eksekutor Direktorat Pendidikan

50 197606182007012000 RENY ISNINDIAH Opr. Akademik Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

51 199012112018013000 RILA KAUFI Eksekutor Direktorat Pendidikan

52 198212142018035000 RIMA DEASY FEMINIA REVIENDA P. Front Officer Unit Layanan Terpadu

53 199101182018035000 RISTYA DWI ANGGRAINI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kedokteran

54 198708112018013000 RIZKI RUDI ANTONI Koor. Fakultas Fakultas Hukum

55 196509111990031000 ROFIQ Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

56 197903032009102000 ROSITA WIDAYANTI Opr. Akademik Fakultas Sain dan Teknologi

57 196507061992031000 SAIKHON Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat

58 198302072018013000 SETO PRIYANGGORO Eksekutor Direktorat Pendidikan

59 196812061988031000 SIGIT SUMARTONO Koor. Fakultas Fakultas Keperawatan

60 198211042018013000 SITI CHUSNUL CHOTIMAH Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

61 196607011988032000 SITI MALIKAH Koor. Fakultas Sekolah Pasca Sarjana

62 196201201983031000 SLAMET HADI BUDI TRIONO Koor. Fakultas Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

Halaman 7 dari 22

NO NIP/NIK NAMA LEVEL AKSES UNIT KERJA

63 197810042009101000 SODDY HERTANTO Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kedokteran

64 197003082007012000 SRI KANTI WILUJENG Koor. Fakultas Fakultas Hukum

65 196011221983032000 SRI MULYANI Koor. Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis

66 196712121990032000 SRI SUWANDAYANI Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran Gigi

67 196203012006041000 SUBAGYO Koor. Fakultas Fakultas Kedokteran

68 196206061987092000 SUGIYATIN Koor. Fakultas Fakultas Kesehatan Masyarakat

69 196911281989022000 SUTRIANA Koor. Fakultas Fakultas Psikologi

70 196408281987021000 SUWADI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya

71 196504131990031000 SYAIFUL ANWAR Koor. Fakultas Fakultas Farmasi

72 196503022007011000 WIJI Opr. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

73 197501232008121000 YUNUS ABDUL HALIM Administrator Unit Layanan Terpadu

74 198406012018035000 YUSDI TRI ATMAJA K. Opr. Kemahasiswaan Fakultas Kesehatan Masyarakat

75 198503202018013000 YUSUF NOORDIHARIA Opr. Akademik Fakultas Ilmu Budaya

76 197010172009101000 ZUHRI Koor. Fakultas Fakultas Keperawatan

Rekapitulasi Layanan yang telah dilakukan ULT, baik Layanan Administrasi Persuratan, Layanan

Akademik, Layanan Keuangan terkait Mahasiswa, tergambar dalam Tabel & Diagram berikut ini,

Tabel 2

Data Pengajuan Layanan melalui aplikasi e-layanan

Per 28 Desember 2018

No Jenis Layanan Diajukan Diproses Ditunda Selesai Ditolak Diulang Proses KU

Jumlah

1 Terlambat daftar ulang 82 2 12 750 17 6 3 872

2 Keterangan mahasiswa aktif 25 1 15 438 2 3 0 484

3 Perpanjangan masa studi 43 14 0 311 7 3 1 379

4 KTM hilang 34 1 0 294 13 0 0 342

5 Keterangan mahasiswa aktif (PNS)

7 0 1 128 1 0 0 137

6 Mahasiswa undur diri 21 1 0 56 12 0 0 90

7 Cuti akademik 12 1 0 29 5 0 0 47

JUMLAH TOTAL e-LAYANAN 2.351

Halaman 8 dari 22

Diagram 6

Diagram dan table diatas menunjukkan jumlah layanan yang masuk/diajukan, kemudian melalui tahapan

diproses (verifikasi dan eksekusi) di helpdeskofficer Direktorat Pendidikan, hingga status selesai (tindak

lanjut). Tindak lanjut ini, bisa didapatkan pemohon di frontofficer ULT.

Tabel 3

Rekapitulasi Layanan Administrasi Persuratan

Periode Mei s/d September 2018

No Bulan Surat

masuk

Surat keluar Total per

bulan Internal Eksternal oleh

PT. Pos Eksternal oleh

Backofficer

1 MEI 2018 691 621 248 45 1605

2 JUNI 2018 617 188 54 34 893

3 JULI 2018 1854 644 110 75 2683

4 AGUSTUS 2018 1553 89 280 134 2056

5 SEPTEMBER 2018 644 123 170 73 1010

Total Dokumen 5359 1665 862 361 8247

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Diajukan Diproses Ditunda Selesai Ditolak Diulang Proses KU

Pengajuan Layanan melalui e-layanan

Terlambat daftar ulang Keterangan mahasiswa aktif

Perpanjangan masa studi KTM hilang

Keterangan mahasiswa aktif (PNS) Mahasiswa undur diri

Cuti akademik

Halaman 9 dari 22

Diagram 4

Layanan administrasi persuratan, terdiri dari beberapa layanan, yaitu :

a. Surat Masuk, adalah jumlah surat masuk yang dikirimkan melalui aplikasi e-office dan berasal

dari pihak eksternal yang ditujuka kepada UNAIR;

b. Surat Keluar Internal, merupakan surat keluar yang berasal dari UNAIR yang ditujukan kepada

lingkungan UNAIR (Fakultas/Unit Kerja) yang harus dikirimkan secara fisik karena

melampirkan buku/proposal/poster/banner/dokumen bermaterai)

c. Surat Keluar Eksternal yang dikirimkan melalui PT. POS, adalah surat-surat kepada instansi

lain/mahasiswa/civitas akademika yang alamat tujuannya di luar Surabaya;

d. Surat Keluar Eksternal yang dikirimkan backofficer ULT, merupakan surat yang ditujukan

kepada instansi lain/mahasiswa/civitas akademika yang alamat tujuannya di dalam area

Surabaya.

Layanan Informasi yang ditanggani hingga tanggal 28 Desember 2018 sejumlah 299 layanan. Layanan

ini bisa berasal dari layanan langsung/tatap muka atau melalui nomor WA ULT. Beberapa

capture/creenshoot dari pelayanan informasi dan penyampaian pengaduan, antara lain :

0

500

1000

1500

2000

MEI 2018 JUNI 2018 JULI 2018 AGUSTUS 2018 SEPTEMBER2018

Rekapitulasi Layanan Administrasi Persuratan

SURAT MASUK SURAT KELUAR INTERNAL

SURAT KELUAR EKSTERNAL BY POS SURAT KELUAR EKSTERNAL BY SU

Halaman 10 dari 22

Gambar 1 – Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan

Gambar 2 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan

Halaman 11 dari 22

Gambar 3 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan

Gambar 4 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan

Halaman 12 dari 22

Gambar 5 - Screenshoot Layanan Informasi dan Pengaduan

Gambar 6 – Rangkaian Screenshoot dari contoh pengaduan melalui email yang telah ditindaklanjuti

Halaman 13 dari 22

Gambar 6 adalah contoh dari salah satu Penyampaian pengaduan melalui email ult@su.unair.ac.id

dan langsung ditindaklanjuti oleh Frontofficer Layanan Aspirasi/pengaduan

Halaman 14 dari 22

Gambar 7 – Sreenshoot dari laman www.ult.unair.ac.id yang memberikan menu Tracing Komplain/Layanan

Penyampaian Aspirasi/Pengaduan

Gambar 8 – Screenshoot dari page Aspirasi/Pengaduan

Layanan diatas akan langsung link dengan aplikasi e-layanan dan tindak lanjut akan masuk di email

pemohon. Data dari pihak yang menyampaikan Aspirasi/Pengaduan adalah dalam perlindungan

pengelola menu Aspirasi/Pengaduan.

Halaman 15 dari 22

Layanan Penyampaian Aspirasi/Pengaduan terhadap UNAIR, terekapitulasi dalam aplikasi LAPOR!

Periode bulan Januari s/d September 2018 adalah sebagai berikut :

Pengukuran pelayanan ULT menggunakan Survei Kepuasan Manajemen yang merujuk pada

PermenPANRB Nomor 14 Tahun 2017, yang dilakukan secara berkala pada pemohon tersampling mulai

bulan Januari s/d September 2018, hal ini dilakukan karena ULT menjadi salah satu pengukuran Peta

Jalan Reformasi Birokrasi dan bagian dari Delapan Area Perubahan sebagai wujud Reformasi dalam

Pelayanan Publik Lembaga/Instansi Pemerintah. Penilaian SKM ini menggunakan skala Likert, dengan

9 unsur pertanyaan dengan skala 4

Laporan hasil SKM adalah sebagai berikut : Tabel 4

Hasil IKM Bulan Januari 2018

2.964 2.857 2.679

4.000

2.893 3.000 3.036

2.0712.429

0.000

0.500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sar

ana

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM ULT UNAIR JANUARI 2018

Halaman 16 dari 22

Tabel 5

Hasil IKM Bulan Februari 2018

Tabel 6

Hasil IKM Bulan Maret 2018

Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan Januari s/d Maret 2018, sebagai berikut :

1. Kurangnya pengetahuan mahasiswa dalam melakukan pengurusan layanan pendidikan,

administrasi persuratan yang berhubungan dengan keuangan, dan bagi yang belum pernah dating

ke Kantor Manajemen akan kesulitan mencari Loket Registrasi sebagai tempat untuk mendapatkan

Layanan Pendidikan, karena berada dibagian belakang Gedung Utama Kantor Manajemen;

3.000 2.786 2.679

4.000

2.857 3.000 3.0002.286

2.643

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM ULT UNAIR FEBRUARI 2018

2.964 2.7862.429

4.000

2.6793.036 3.036

2.536

3.179

0.000

0.500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM ULT UNAIR MARET 2018

Halaman 17 dari 22

2. Kurangnya informasi tentang layanan yang ada, waktu penyelesaian yang jelas dan kurang

tersedianya informasi tentang penyampaian aspirasi/pengaduan yang jelas;

3. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,

Colokan Listrik)

Tabel 7

Hasil IKM Bulan April 2018

Tabel 8

Hasil IKM Bulan Mei 2018

3.036 2.857 2.750

4.000

3.000 3.143 3.071

2.429

3.321

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM ULT UNAIR APRIL 2018

3.000 3.017 3.083

4.000

3.000 3.017 3.0172.667

3.067

0.000

0.500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

Persyaratan Waktu pelayanan Produk layanan Perilaku pelaksana PenangananPengaduan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM Bulan Mei 2018

Halaman 18 dari 22

Tabel 9

Hasil IKM Bulan Juni 2018

Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan April s/d Juni 2018, sebagai berikut :

1. Layanan kepada mahasiswa di Kantor Manajemen mulai dilayani ULT yang berada di lobi lt. 1 Kantor

Manajemen, sehingga memudahkan mahasiswa/tamu/civitas akademika dalam mencari informasi

sebelum melakukan pengurusan dokumen atau informasi lainnya;

2. Masa penyesuaian layanan yang semula di laksanakan oleh Direktorat ke ULT menjadikan

koordinasi yang dilakukan terbaca oleh pemohon layanan sebagai penyelesaian waktu layanan yang

lama;

3. Adanya beberapa pemahaman yang kurang terinformasikan dengan baik tentang fungsi ULT,

sempat menjadikan mahasiswa merasakan birokrasi yang lebih panjang;

4. Pemohon rata-rata dari mahasiswa yang termasuk dalam Evaluasi Studi dan orang tua mahasiswa

baru yang memohon keringanan menjadi tantangan pada periode ini;

5. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,

Colokan Listrik, perbaikan toilet)

3.067 3.167 3.050

3.817

3.017 3.150 3.233

2.417

3.000

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

Indeks Kepuasan Masyarakat Bulan Juni 2018

Halaman 19 dari 22

Tabel 10

Hasil IKM Bulan Juli 2018

Tabel 11

Hasil IKM Bulan Agustus 2018

3.2002.950 2.800

4.000

2.9003.150 3.183

2.7003.017

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM Bulan Juli 2018

3.133 3.083 2.950

3.967

2.867 3.033 3.183

2.567

3.317

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM Bulan Agustus 2018

Halaman 20 dari 22

Tabel 12

Hasil IKM Bulan September 2018

Analisis hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Bulan Juli s/d September 2018, sebagai berikut :

1. Pemohon yang berasal dari mahasiswa telah terinformasikan lebih baik setelah adanya Sosialisasi

dan Workshop bagi operator e-layanan fakultas ;

2. Pemohon yang berasal dari orang tua mahasiswa baru/orang tua calon mahasiswa baru yang

kurang memahami peraturan akademik menjadi tantangan tersendiri karena periode bulan Juli s/d

Agustus 2018, karena tidak ada mekanisme yang jelas mengenai toleransi waktu pembayaran,

jumlah yang bias dilakukan pengangsuran;

3. Adanya penerimaan mahasiswa baru jalur Mandiri yang bergelombang, sehingga tantangan untuk

koordinasi dengan unit lain harus dilakukan sangat intens, untuk memberikan

pengertian/pemahaman yang sama bagi orang tua/calon mahasiswa yang memiliki minat untuk

meanjutkan pendidikan di UNAIR;

4. Pemohon mahasiswa yang mengajukan Perpanjangan Waktu Studi serta mahasiswa yang harus

melalui Evaluasi studi membutuhkan waktu verifikasi yang lebih panjang mengingat perbaruan

regulasi dari Evaluasi studi;

5. Kurangnya ruang tunggu yang nyaman di area kantor manajemen (Penerangan, Kursi Tunggu,

Colokan Listrik)

3.000 2.9672.650

4.000

2.9173.200 3.183

2.9333.267

0.0000.5001.0001.5002.0002.5003.0003.5004.0004.500

Per

syar

atan

Pro

sed

ur

Wak

tu p

elay

anan

Bia

ya/t

arif

Pro

du

k la

yan

an

Ko

mp

ete

nsi

pel

aksa

na

Per

ilaku

pe

laks

ana

Sara

na

Pra

sara

na

Pen

anga

nan

Pen

gad

uan

U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9

IKM Bulan September 2018

Halaman 21 dari 22

Tabel 13

Hasil IKM Bulan Januari s/d September 2018

Hasil IKM secara keseluruhan memacu perbaikan waktu layanan, penyampaian informasi, koordinasi

dengan fakultas/unit lain yang terkait, terpolanya pemohon dengan system antrian, terbukanya akses

informasi tracking layanan melalui kontak whatsapp (WA) dan di laman www.ult.unair.ac.id sehingga

kedepan diharapkan pelayanan semakin baik.

Survei lain yang juga dilakukan ULT adalah Survei Persepsi terhadap Korupsi, karena UNAIR merupakan

salah satu percontohan perguruan tinggi negeri dibawah Kemenristekdikti, yang mengimplementasikan

Sistem Pengendalian Benturan/Konflik Kepentingan dengan hasil sebagai berikut:

Rekapitulasi Indeks Persepsi Korupsi Unit Layanan Terpadu tahun 2018 a. Responden

71,952

72,844

73,943

76,610

77,330

77,469

77,423

77,978

78,024

68,000 69,000 70,000 71,000 72,000 73,000 74,000 75,000 76,000 77,000 78,000 79,000

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

HASIL IKM 2018

10.00%

81.00%

9.00%

Responden

Diploma Sarjana (S1) > S2

Halaman 22 dari 22

b. Jenis Layanan

c. Hasil Survey

NO URAIAN FREKUENSI

INDEKS TS KS S SS

1 Prosedur pelayanan yang ditetapkan sudah memadai dan tidak berpotensi menimbulkan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)

43 57 3.57

2 Petugas pelayanan tidak memberikan pelayanan di luar prosedur yang telah ditetapkan dengan imbalan uang/barang

20 80 3.80

3 Tidak terdapat praktek pencaloan /perantara yang tidak resmi

10 90 3.90

4 Petugas pelayanan tidak diskriminatif 15 85 3.85

5 Tidak terdapat pungutan liar dalam pelayanan 10 90 3.90

6 Petugas pelayanan tidak meminta/menuntut imbalan uang/barang terkait pelayanan yang diberikan

5 95 3.95

7 Petugas pelayanan menolak pemberian uang/barang terkait pelayanan yang diberikan

5 95 3.95

8 Produk/jasa layanan yang diterima sesuai dengan daftar produk/jasa layanan yang tersedia/diminta

15 85 3.85

9 Tidak diskriminatif dalam penanganan pengaduan 10 90 3.90

Rerata 3.85

20.00%

25.00%

15.00%10.00%

15.00%

15.00%

Jenis Layanan

Layanan Pendidikan Layanan Persuratan

Layanan Kemahasiswaan Layanan Informasi

Layanan SarPras Layanan Keuangan