LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAN NEGERI MELAKA …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2349-sistem-carian-excell-sce.pdf · a) Menjelaskan tuntutan bayaran dalam tempoh 12 hari

LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAN NEGERI

MELAKA TAHUN 2017

NAMA PEREKA CIPTA

LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA

Aras 10 Menara MITC Jalan Konvensyen

Kompleks MITC Hang Tuah Jaya

75450 Ayer Keroh

Melaka

LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)

1.0 PENGENALAN MENGENAI JABATAN

1.1 PENERANGAN MENGENAI JABATAN

Lembaga Perumahan Melaka (LPM) merupakan agensi kerajaan Negeri Melaka

yang ditubuhkan pada 17.12.2002 melalui Enakmen Lembaga Perumahan Melaka

(ELPM) 2002 yang di warta pada 17.12.2002 seperti Warta Kerajaan Jilid 46 No.25

Tahun 2002. Sebelum Lembaga Perumahan Melaka ditubuhkan, ia terletak di

bawah Unit Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Kerajaan Negeri Melaka

merupakan negeri kedua yang menubuhkan Lembaga Perumahan selepas

Kerajaan Negeri Selangor bagi mengukuhkan peranan Kerajaan Negeri dalam

sektor perumahan

1.1.1 VISI

Menjadi Organisasi Yang Unggul Dalam Pembangunan Perumahan

Negeri.

1.1.2 MISI

Menggubal Dasar dan Menyelaras Pembangunan Perumahan Mampu

Milik Negeri Melaka Bagi Mencapai Misi ‘Satu Keluarga Sebuah Rumah

‘ Ke Arah Melaka Maju Fasa II

1.1.3 OBJEKTIF JABATAN

a) Memperkasakan Kapasiti dan Keupayaan Lembaga Perumahan

Melaka. Merancang, melaksana dan menyelaras pembangunan

projek perumahan bagi mencapai misi ‘Satu Keluarga Sebuah

Rumah’.

b) Mewujudkan suasana perumahan yang selesa, harmoni dan

mampu dimiliki.

c) Bertindak sebagai pusat rujukan dan pemudahcara perumahan

Negeri Melaka.

d) Menggalakkan amalan teknologi hijau dalam pembangunan

perumahan Negeri Melaka.


1.1.4 PERANAN JABATAN

a) Merancang, membangunkan, melaksanakan daan menggalakkan

pembangunan serta menjalankan pemasaran dan penjualan

perumahan terutamanya bagi perumahan awam dan mampu milik.

b) Menjalankan peranan penyelarasan antara agensi bagi

membolehkan kemajuan dan pelaksanaan pesat pembangunan

perumahan.

c) Mengurus dan mengutip sewaan Rumah Awam / Pangsa Kerajaan

Negeri serta mengutip hasil jualan Perumahan Awam Kos Rendah.

d) Mengurus, menyelenggara dan memantau projek perumahan

Awam/ swasta di Negeri Melaka.

e) Memantau projek perumahan terbengkalai Negeri Melaka

f) Sumber maklumat perumahan Negeri Melaka

g) Melayani aduan awam berkaitan perumahan.

1.1.5 PIAGAM PELANGGAN

a) Menjelaskan tuntutan bayaran dalam tempoh 12 hari

b) Memproses pembelian rumah kos rendah rumah pangsa (borang

telah lengkap) setelah mendapat kelulusan Mesyuarat

Jawatankuasa Pengisian Lembaga Perumahan Melaka dalam

tempoh 30 hari

c) Memastikan aduan kerosakan rumah pangsa LPM dibuat siasatan

dalam tempoh 2 hari

d) Memproses permohonan geran rumah awam dan rumah pangsa

dalam tempoh 14 hari setelah mendapat pengesahan bayaran

daripada LPM

e) Memastikan aduan awam diambil tindakan dalam tempoh 7 hari

1.1.6 CARTA ORGANISASI


1.2 PENGENALAN MENGENAI INOVASI

1.2.1 Tujuan Projek Inovasi

Projek inovasi ini merupakan satu pembangunan sistem oleh Lembaga

Perumahan Melaka(LPM) melalui perbincangan dalam Mesyuarat

Pengurusan Bil 1/2017 selepas mendapati terdapat banyak fail dalam

format Excell yang boleh digunasama maklumat untuk kegunaan LPM.

1.2.2 Objektif Projek

a) Mengoptimumkan penggunaan fail Excell sebagai mini pangkalan

data.

b) Memudahkan proses carian maklumat-maklumat asas yang boleh

digunasama oleh kakitangan LPM selain pemilik fail Excell tersebut.

c) Mengurangkan kos dan masa untuk membangunkan sistem-sistem

yang ringkas.

d) Memberikan kefahaman tentang fungsi dan struktur pangkalan data

kepada pengguna.

e) Menjadikan fail Excell berpusat dan tidak berpindah-pindah ke

lokasi berlainan.

1.2.3 Proses Pelaksanaan Inovasi

Pelaksanaan inovasi ini dibuat secara in-house dimana Unit ICT LPM

telah membangunkan sistem tersebut menggunakan bahasa

pengaturcaraan PHP serta Microsoft Excell sebagai pangkalan data.

1.2.4 Tempoh Pelaksanaan Inovasi

Pelaksanaan pembangunan sistem ini telah dimulakan pada 2 Februari

2017 dan versi 1.0 telah siap pada 3 Mei 2017. Walaubagaimanapun

proses penambahbaikan dan pertambahan fungsi dilaksanakan secara

berterusan sehingga kini.


1.2.5 Peringkat Pelaksanaan

Pada peringkat permulaan inovasi, ianya dilakukan secara berperingkat

seperti berikut :-

a) Arahan – Pengarah Eksekutif Lembaga Perumahan Melaka dalam

Mesyuarat bil 1/2017 mengarahkan agar sistem kedudukan Fail

yang dibangunkan oleh Unit Pentadbiran LPM menggunakan fail

Excell sebagai platform diperbaiki. Pengarah Eksekutif

mengarahkan agar carian maklumat-maklumat dalam fail Excell

dipermudahkan kerana ia memerlukan beberapa langkah yang

panjang.

b) Cadangan – Pengarah Eksekutif mencadangkan agar dibangunkan

sistem khas untuk mencari maklumat tersebut. Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat (1) LPM mencadangkan agar dibangunkan

sistem menggunakan platform web bagi membaca fail tersebut.

c) Prototaip – Setelah cadangan diterima, nama sistem ‘SCF (Sistem

Carian Fail)’ telah dipilih dan sistem ini dibangunkan. Selepas ianya

dibangunkan didapati, konsep sistem ini boleh digunakan secara

pelbagai dan pertukaran dari sekadar untuk carian fail

dikembangkan ke sistem lain termasuk ‘Carian Pemohon Berjaya

PPR Krubong’ dan ‘Carian Maklumat Kakitangan’. Selepas

perbincangan, SCE (Sistem Carian Excell) dipilih bagi melihatkan

kepelbagaian inovasi ini.

d) Perubahan sistematik – Beberapa kali pembangunan sistem ini

dilakukan pembaikan selepas terdapat ‘error’ dan ‘bug’. Sistem ini

juga mengalami perubahan dimana ia menjadi lebih luas

penggunaan berbanding hanya untuk mencari lokasi fail sahaja.

1.2.6 Implikasi Kewangan

Tiada implikasi kewangan secara langsung ketika pembangunan

sistem ini. Ini kerana ia dibangunkan menggunakan perisian sumber

Terbuka iaitu PHP (bahasa pengaturcaraan) dan Sublime Text 3(


perisian pengaturcara). Ia juga dibangunkan secara ‘in-house’ oleh

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Lembaga Perumahan Melaka.

1.2.7 Kaedah Pencetusan Idea

Cetusan idea ini bermula daripada pembangunan sistem Carian Fail

dimana mengikut konsep ianya boleh dikembangkan untuk fail-fail

Excell yang lain. Satu sessi brainstorming antara Unit ICT dilakukan

pada 20 Februari 2017 untuk menggunakan sistem ini.

Hasil perbincangan pencari fail merupakan pengguna utama bagi

mencari sistem tersebut tanpa beliau perlu mahir menggunakan

Microsoft Excell.

1.2.8 Kategori Inovasi

Kategori inovasi bagi SCE (Sistem Carian Excell) adalah produk ICT.

1.2.9 Indikator Inovasi

Indikator inovasi bagi SCE (Sistem Carian Excell) adalah perkongsian

fail Excell bagi setiap Unit di LPM.

1.2.10 Input Pelanggan

Input pelanggan diambilkira setelah penghasilan sistem dilakukan.

Pemasangan sistem di dalam server dan diakses oleh pencari fail

sebagai kaedah awal. Pembantu Tadbir LPM juga dilatih untuk

menggunakan sistem tersebut dan didapati ia memudahkan proses

pencarian maklumat dalam Fail Excell tanpa perlu mempunyai perisian

MS Excell.

1.2.11 Mekanisme Maklumbalas Pelanggan

Mekanisme Maklumbalas Pelanggan adalah melalui maklumbalas

secara terus.


2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI

2.1 Sistem Carian Fail

Pencari fail dapat menjimatkan masa untuk mencari fail. Berdasarkan keputusan

ujian mendapati menggunakan Fail Excell mengambil masa sekitar 26 saat untuk

melakukan carian maklumat manakala menggunakan SCE bagi mencari maklumat

mengambil masa sekitar 11 saat sahaja (dari proses membuka). Ia menunjukkan

bahawa penggunaan ini dapat mengurangkan 10 saat proses pencarian. Selain itu

menggunakan sistem SCE ia akan menyisih maklumat yang tidak diperlukan

manakala bagi pencarian fail Excell kesemua maklumat lain tetap terpapar.

Ia juga memudahkan pencari fail kerana tidak perlu membuka fail Excell yang

mengambil masa sebaliknya hanya membuka browser internet yang telah tersedia

alamat url. Bagi pengguna lain, mereka juga boleh mengetahui lokasi fail dengan

mudah tanpa perlu membuka komputer yang di letakkan di bilik fail.

Selain kegunaan itu, para pegawai juga boleh mengetahui nama atau no rujukan

fail tanpa perlu menghubungi pencari fail. Ia memudahkan untuk mereka membuat

surat sebelum fail diterima.

2.2 Sistem Maklumat Permohonan Program Perumahan Rakyat Krubong

Sistem ini telah digunakan oleh Unit Pemasaran ketika proses cabut undi di

Program Perumahan Rakyat (PPR) Krubong pada 9 Februari 2017. Ia digunakan

bagi menyemak status permohonan samada pemohon berada dalam status

‘LULUS’ ,’SIMPANAN’ mengikut kaum.

Sistem ini menggunakan fail Excell sediada dimana terdapat 6 sheet yang

membezakan status dan kaum yang memohon. Untuk menggunakan perisian

Excell ia memakan masa 11 saat serta mempunyai 2 langkah bagi data dicari

berdasarkan sheet. Bagi menggunakan SCE ia mengambil masa 7 saat

(menggunakan carian data yang sama) dimana hanya maklumat yang ingin dicari

sahaja dipaparkan. Ia mencepatkan masa 4 saat bagi pencarian satu data.

Sekiranya 100 data ingin dicari ia akan mengurangkan 400 saat bersamaan

dengan 6 minit.

Melalui SCE juga jumlah pemohon BERJAYA, SIMPANAN mengikut kaum boleh

disenaraikan berbanding menggunakan Microsoft Excell dimana pengguna perlu

mempunyai kemahiran tentang Excell untuk mendapatkan maklumat.


2.3 Sistem Carian Kakitangan

Sistem ini digunakan oleh Unit Pentadbiran dan dikongsi oleh unit-unit lain. Melalui

sistem carian kakitangan ini, pengguna boleh mendapatkan maklumat asas

kakitangan seperti no kad pengenalan, jawatan, Gred dan no telefon. Berdasarkan

ujikaji mengunakan Excell mengambil masa 4 saat manakala menggunakan SCE

mengambil masa 2 saat sahaja (berdasarkan data yang sama). Ia menunjukkan

SCE mampu mempercepatkan carian.

2.4 Walaupun data-data ini dikongsi tapi hanya pengguna asal sahaja boleh

mengubahsuai maklumat-maklumat di dalam fail Excell. Pengguna lain boleh

melihat data yang diperlukan sahaja.

2.5 Carta Alir Sebelum dan Selepas Inovasi

Carta Alir Sebelum Inovasi Carta Alir Selepas Inovasi

Kemaskini Maklumat dalam Fail

Excell Kemaskini Maklumat Dalam Fail

Excell

Simpan Fail dalam Komputer

Kakitangan Simpan Fail dalam Server LPM

Buka PC Pemilik Fail Excell Buka PC atau Laptop atau Tablet

atau Handphone yang berada

dalam lingkungan rangkaian LPM

Cari fail Excell berkaitan Taip url di browser


SELESAI

3.0 IMPAK INOVASI

a) Mempercepatkan proses carian fail Excell

b) Fail-fail Excell boleh dikongsikan pengguna lain.

c) Kesedaran oleh pengguna tentang kemudahan di Microsoft Excell yang boleh

digunakan sebagai penyimpanan data

d) Pengguna memahami mengenai struktur pangkalan data berdasarkan penggunaan

sistem ini.

e) Dapat memudahkan proses kefahaman sistem kepada pengguna bukan ICT.

4.0 ELEMEN INOVASI

4.1 Inovatif/Kreativiti

Penggunaan sistem SCE ini adalah satu inovasi yang tidak pernah digunakan oleh

jabatan kerajaan. Kebiasannya Microsoft Excell hanya digunakan untuk lembaran

kerja dan digunakan secara individu. Menggunakan inovasi ini didapati penggunaan

Excell boleh dikembangkan secara optimum dan bukan sekadar hanya untuk kerja

individu sahaja.

Carian menggunakan menu

Home->Find And Select Taip maklumat dikehendaki

Pilih Option (within workbook)

Taip maklumat dikehendaki

SELESAI


4.2 Keberkesanan

Keberkesanan inovasi ini dapat dilihat berdasarkan keupayaan ia mencari maklumat

dalam jangkamasa yang lebih cepat berbanding menggunakan Fail Excell. Ia juga

mampu menjimatkan kos tanpa pemasangan sistem-sistem lain.

Signifikan

Secara signifikan sistem carian Excell ini juga boleh digunakan samada di LPM mahupun

jabatan lain yang menggunakan Excell sebagai kerja harian yang ingin dikongsikan

maklumatnya.

4.3 Perihal Inovasi

Antaramuka Sistem


Terdapat 3 antaramuka utama bagi sistem SCE.

Sistem ini dibangunkan menggunakan bahasa pengaturcaraan


Sublime Text 3 digunakan sebagai perisian untuk mengaturcara sistem

Xampp Control Panel v3.2.2 digunakan sebagai perisian Web Server untuk menghidupkan

PHP.

4.4 PERMOHONAN HAK CIPTA DAN PATEN

SCE tidak memohon paten daripada Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO).


5.0 PENUTUP

Penggunaan SCE kepada fail-fail Excell akan diperluaskan lagi. Selain itu, unit ICT LPM

ada perancangan untuk menggunakan sistem untuk melakukan kemaskini pada fail Excell

tanpa memerlukan pengguna memiliki perisian Excell.

Disediakan Oleh :

(SALEH BIN MD DOM)

Pengarah Eksekutif

Lembaga Perumahan Melaka

Tel : 06-2320450

Emel : [email protected]

mailto:[email protected]

Documents

LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAN NEGERI MELAKA …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2349-sistem-carian-excell-sce.pdf · a) Menjelaskan tuntutan bayaran dalam tempoh 12 hari