LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Rapat Kerja Pimpinan

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA (PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN FISIP UB TAHUN 2016)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

LEMBAR PENGESAHAN

LPJ KEGIATAN RAPAT KERJA PIMPINAN UNTUK PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN THN 2016

1. Judul Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS 3. Ketua Pelaksana :

a. Nama : Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si

b. NIP : 197401072006041001

c. Jabatan/Gol : Lektor – III/c

d. Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

4. Lokasi Kegiatan : Batu, Jawa Timur 5. Bentuk Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB dalam rangka

penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahun 2016

6. Waktu Pelaksanaan Kegiatan : 2 – 4 April 2015 7. Biaya Total Kegiatan : …………………………………………………………………..

(………………………………………………………………….) 8. Sumber Dana : DIPA BLU UB TA. 2015

Mengetahui Dekan,

Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001

Malang, Ketua, Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si NIP : 197401072006041001

I. KATA PENGANTAR

Berdasarkan prinsip – prinsip pengelolaan keuangan negara, BLU diwajibkan

menyusun perencanaan strategis lima tahunan dan rencana kerja dan anggaran tahunan

yang disebut dengan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan. Dalam menyusun

rencana strategis bisnis lima tahunan, BLU mengacu kepada Rencana Strategis

Kementerian Negara/Lembaga (Renstra KL). Sedangkan dalam menyusun Rencana Bisnis

dan Anggaran (RBA) tahunan, BLU mengacu kepada rencana strategis lima tahunan. RBA

memuat antara lain kondisi kinerja BLU tahun berjalan, asumsi makro dan mikro, target

kinerja (output yang terukur), analisis dan perkiraan biaya per output dan agregat,

perkiraan harga, anggaran, serta prognosa laporan keuangan. RBA juga memuat

prakiraan maju (forward estimate) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. RBA tersebut disusun dengan menganut pola anggaran fleksibel (flexible

budget) dengan suatu persentase ambang batas tertentu. RBA merupakan refleksi

program dan kegiatan dari satker kementerian negara dan disusun berdasarkan basis

kinerja dan perhitungan akuntansi biaya menurut jenis layanannya.

Prinsip penyusunan penganggaran Universitas Brawijaya (UB) yang telah ditetapkan

oleh Menteri Keuangan sebagai satker dengan pola pengelolaan keuangan Badan

Layanan Umum (PPK-BLU) adalah menggunakan format pendekatan bottom up dan

partisipatif dengan memakai pola pagu indikatif, maka setiap tahun UB wajib menyusun

RBA tahunan, sebagai bahan masukan RBA Universitas Brawijaya, maka setiap fakultas

dalam lingkungan UB harus mengajukan rencana penggunaan anggaran tahunan yang

dituangkan dalam bentuk Kertas Kerja (KK). Untuk penyusunan KK, fakultas juga

meminta masukan dari unit – unit kerja yang ada dibawahnya yaitu jurusan, program

studi, tata usaha, dan unit – unit lain di bawah dekanat. Hal tersebut juga berlaku bagi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang merupakan salah satu sub satker dari

Universitas Brawijaya, maka dalam rangka penyusunan KK FISIP UB, perlu untuk

menyelenggarakan koordinasi pimpinan tingkat fakultas. Pertemuan ini merupakan

sebuah forum pembahasan bersama yang dilakukan setelah seluruh unit kerja fakultas

telah melaksanakan rapat koordinasi penyusunan kegiatan di masing – masing unit kerja

tersebut. Rapat ini dilaksanakan sebagai bentuk koordinasi untuk mensinergiskan,

mengintegrasikan, dan menyepakati prioritas fakultas berikut pendanaan yang

diperlukan untuk melaksanakan prioritas-prioritas tersebut. Selanjutnya hasil koordinasi

akan dituangkan secara konsisten ke dalam bahan masukan Kertas Kerja (KK) sebagai

rencana penggunaan anggaran FISIP UB Tahun 2016. Tahun Anggaran 2016, merupakan

tahun awal dari Rencana Strategis FISIP UB 2016 - 2020, oleh karena itu, penajaman

prioritas sangat penting bagi FISIP untuk mencapai target jangka menengah FISIP (5

tahunan) sekaligus untuk meng-cover target tahun – tahun sebelumnya yang belum

tercapai. Diharapkan hasil pertemuan tersebut dapat menjadi sebuah rencana aksi yang

memberikan gambaran lebih jelas tentang keterkaitan antara prioritas pengembangan,

arah kebijakan, strategi pencapaian serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan

dengan pendanaannya.

Dalam rangka penyusunan Kegiatan dan Anggaran tahun 2016 serta untuk

memberikan pemahaman terkait pertemuan tersebut, serta sebagai laporan hasil

kegiatan Rapat Kerja Pimpinan fakultas maka dirasakan perlu untuk disusun laporan

pertanggungjawaban yang sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja

Pimpinan Fakultas untuk tahun – tahun selanjutnya.

II. Tujuan Pelaksanaan

Beberapa tujuan yang hendak dicapai dengan dilaksanakannya kegiatan Rapat Kerja

Pimpinan FISIP UB ini adalah :

a. Melakukan koordinasi guna memperoleh kesepahaman serta kesepakatan antar

unit kerja (prodi dan dekanat) terkait dengan program kegiatan pengembangan

fakultas yang akan dituangkan dalam anggaran tahun 2016;

b. Melakukan sosialisasi konversi program kerja yang telah dibahas melalui rapat

kerja masing program studi dan dekanat kedalam form anggaran yang mengacu

kepada program kerja rektor dan daftar output tahun 2015;

c. Menghasilkan kesepahaman terkait proses pengelolaan operasional di

lingkungan FISIP UB;

III. Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas dimulai pada tanggal 2 – 4 April 2016.

Dengan lokasi di Agrokusuma, Kota Batu, Jawa Timur.

IV. Terminologi

Untuk menyamakan pemahaman atas istilah dan definisi yang digunakan dalam

pembahasan Rapat Kerja Pimpinan, maka di bawah ini dijelaskan mengenai beberapa

terminologi sebagai berikut:

1. Kertas Kerja (KK), adalah form rencana penggunaan anggaran fakultas yang

terdiri atas output, output terdiri atas beberapa program kerja, program kerja

terdiri atas beberapa uraian kegiatan yang diuraikan kedalam Rincian Anggaran

Belanja (RAB), sebagai lampiran juga disertakan KAK (Kerangka Acuan Kerja). KK

merupakan sumber pemasukan bagi penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran

(RBA) BLU Universitas Brawijaya;

2. Unit Kerja, adalah entitas di dalam lingkungan fakultas yang terdiri atas jurusan,

program studi, program pascasarjana, tata usaha, dekanat, dan unit kerja

dibawah dekanat. Masing-masing unit kerja diwakili oleh ketua jurusan/ ketua

program studi dengan masing – masing sekretaris, Dekanat terdiri dari Dekan

dan Pembantu Dekan, unit kerja dibawah dekanat diwakili oleh Ketua GJM,

Ketua BP3M, dan kepala laboratorium fakultas. Tata Usaha diwakili oleh Kepala

Tata Usaha dengan seluruh kasubag dan kaur;

3. Pagu Sementara, setiap jurusan/ prodi serta dekanat berhak untuk mengajukan

pagu anggaran sesuai dengan jumlah kegiatan yang diusulkan;

4. Kegiatan Prioritas, pengajuan anggaran masing – masing unit kerja kemudian

dibahas dan ditetapkan bersama dalam forum rapat antara dekan dan

pembantu dekan II dibantu oleh subag keuangan, adapun kegiatan yang

disetujui adalah kegiatan – kegiatan prioritas yang dibutuhkan secara langsung

terhadap pencapaian visi dan misi Fakultas;

5. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) adalah seluruh penerimaan fakultas

yang tidak berasal dari penerimaan perpajakan.

6. Badan Layanan Umum (BLU) adalah Instansi di lingkungan pemerintah yang

dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan

barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan

dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan

produktivitas.

V. TATA CARA PELAKSANAAN PENYUSUNAN ANGGARAN FISIP UB

Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dilaksanakan untuk melakukan

koordinasi, konversi, dan penetapan kegiatan fakultas yang akan dituangkan kedalam

form anggaran. Adapun proses mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dilihat

pada Bagan dibawah ini.

Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB

Penjelasan lebih lanjut atas mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dijelaskan

sebagai berikut:

Bagan I. Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB

Rancangan Awal Usulan Program kegiatan oleh Masing-Masing Jurusan/Prodi dan Dekanat

Form Kertas Kerja beserta program kerja rektor dan

daftar output 2015

Konversi kegiatan kedalam form KK 2016 yang dilakukan oleh operator masing–masing unit ker-ja dng pendampingan dan arahan kajur/kaprodi/pimp. dekanat

Evaluasi, sinkronisasi, dan koreksi usulan anggaran masing-

masing unit kerja oleh Dekan, PD II, dibantu Keuangan FISIP UB

Penyerahan kembali usulan

anggaran yang telah disetujui

Dekan dan PD II kepada

masing-masing unit kerja

Pedoman serta acuan

pelaksanaan kegiatan bagi

masing-masing unit kerja

pada tahun 2016

Integrasi anggaran kedalam

Kertas Kerja FISIP UB TA 2016

untuk diserahkan ke

Universitas

Kegiatan Sebelum Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB

1. Dekan, Pembantu Dekan beserta pimpinan tata usaha, Ketua unit dibawah

Dekanat, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana

beserta segenap staf dibawahnya menyusun rancangan awal usulan program

kegiatan berdasarkan arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas yang

ditetapkan dalam Renstra FISIP UB 2016- 2020. Adapun langkah – langkah

penyusunan rancangan awal usulan kegiatan bagi masing – masing unit kerja,

adalah sebagai berikut:

a. Melakukan evaluasi terhadap program kegiatan yang telah berjalan yang

terdapat dalam tahun sebelumnya dan tahun berjalan, kemudian menjadikan

program – program tersebut sebagai dasar dalam merencanakan kegiatan

untuk dilaksanakan pada tahun 2016;

b. Melengkapi rencana kegiatan tersebut dengan Kerangka Acuan Kerja sebagai

rasionalisasi pentingnya kegiatan serta menyusun Rincian Anggaran Biaya

(RAB)-nya;

c. Urusan Perencanaan Subbag Keuangan FISIP UB menyiapkan form anggaran

(KK) yang dilengkapi dengan program kerja rektor dan daftar output tahun

2015, yang selanjutnya akan di upload melalui web perencanaan di

www.perencanaan.fisip.ub.ac.id;

d. Dekan, Pembantu Dekan, dan kajur/kaprodi menyiapkan materi presentasi

terkait garis – garis besar program kebijakan tahun 2016.

Kegiatan Dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB

1. Dekan memberikan sambutan pembukaan acara serta menyampaikan tujuan

dan output yang diharapkan dari penyelenggaraan Rakerpim FISIP UB. Dijelaskan

juga arah rencana program dan kegiatan pengembangan (internasionalisasi)

fakultas, kegiatan kerjasama, peningkatan mutu Tridharma (penelitian dan

pengabdian masyarakat), serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi

lintas unit kerja. Kegiatan yang tercakup pada bidang ini merupakan penjabaran

dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan rutin baru atau kegiatan

pengembangan sebagai upaya peningkatan kualitas kegiatan rutin yang belum

tertampung dalam Renstra;

2. Pembantu Dekan dan kajur/ kaprodi menyampaikan arah rencana program dan

kegiatan pengembangan sesuai bidang masing-masing dan sesuai dengan hasil

rapat kerja yang telah diselenggaran di masing – masing unit kerja;

3. Urusan Perencanaan selanjutnya menjelaskan teknis konversi program kegiatan

kedalam form anggaran;

4. Selanjutnya masing – masing anggota rapat melakukan konversi yang dilakukan

oleh masing – masing operator dengan arahan dari masing – masing kepala unit

kerja (kajur untuk jurusan, kaprodi untuk program studi, Dekan, Pembantu

Dekan, ketua unit kerja di bawah dekanat, dan Kepala Tata Usaha sebagai

perwakilan tenaga kependidikan). Proses konversi dimulai dengan mengunduh

form di laman www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Kemudian operator dengan

didampingi masing – masing koordinator unit kerja melakukan konversi program

kegiatan kedalam form yang telah diunduh tersebut. Proses konversi didampingi

oleh urusan perencanaan;

5. Selanjutnya masing – masing unit kerja memasukkan usulan anggaran kepada

urusan perencanaan subbag keuangan & Kepegawaian;

6. Usulan anggaran yang telah dimasukkan selanjutnya dilakukan pembahasan

antara Dekan dan Pembantu Dekan II yang difasilitasi Subbag Keuangan &

Kepegawaian, untuk dilakukan evaluasi, penyelarasan, dan koreksi berbagai

usulan kegiatan yang telah diusulkan;

7. Usulan anggaran yang telah disetujui Dekan beserta Pembantu Dekan II

diserahkan kembali kepada masing-masing unit kerja sebagai petunjuk dan

pedoman kegiatan selama satu tahun anggaran;

8. Subbag Keuangan & Kepegawaian selanjutnya mengintegrasikan serta

menggabungkan anggaran menjadi satu serta dituangkan dalam Kertas Kerja

(KK) FISIP TA. 2016;

6. Adapun ketentuan Kegiatan Dalam Penyusunan Anggaran FISIP UB, adalah.

a. Masing – masing unit kerja wajib melakukan proses konversi;

b. Rincian kegiatan yang ada dalam form dapat ditambah, diganti, tetap, atau

dikurangi sesuai dengan faktor efisiensi anggaran, prioritas kegiatan, dan

kebijakan unit kerja;

c. Kebutuhan belanja pegawai dan operasional rutin harus dipenuhi dan

menjadi prioritas utama;

d. Kegiatan baru yang diusulkan harus dihubungkan dengan output dan

program kerja rektor (sesuai acuan yang telah di upload panitia);

e. Apabila dalam rapat koordinasi terjadi ketidaksepakatan antar masing –

masing anggota, maka dapat dilakukan tindakan pembahasan kembali

bersama – sama dengan memperhatikan prinsip musyawarah untuk

mencapai mufakat, dengan perpanjangan waktu rapat. Tetapi apabila

alternatif tersebut masih tidak menghasilkan kesepakatan maka terhadap

butir-butir ketidaksepakatan dijadikan catatan pembahasan dalam notulen

rapat, untuk diputuskan bersama antara Dekan dan Pembantu Dekan II

dengan memperhatikan keterbatasan waktu yang tersedia untuk penyusunan

KK.

VI. Peserta

Peserta yang hadir dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha

adalah:

1. Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III;

2. Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta

masing-masing sekretaris;

3. Kepala Tata Usaha, kasubag, kaur, Ketua Gugus jaminan Mutu, Ketua Badan

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, serta koordinator laboratorium;

4. Panitia pembantu umum.

VII. Tugas dan Tanggung Jawab Peserta

Untuk kelancaran pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dibawah ini

diperjelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing peserta. Pembagian

ini dilakukan dengan mempertimbangkan kewenangan masing-masing peserta,

penjelasan pembagian kewenangan tersebut sebagai berikut:

1. Dekan

a) Menyampaikan penjabaran rancangan awal Rencana Kerja 2016 yang

merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2016 - 2020 yang meliputi

arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas sampai dengan kegiatan

operasionalnya beserta target capaian dan indikasi pendanaannya yang akan

dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja di bawah fakultas;

b) Menyampaikan tanggapan terhadap program dan kegiatan dalam rancangan

anggaran yang diajukan masing – masing peserta rapat, untuk disinkronkan

dengan program dan kegiatan fakultas;

c) Melakukan penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang

disusun oleh masing – masing peserta dari sudut dukungan bagi pencapaian

prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya

kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta kemampuan pendanaan

terhadap kegiatan;

d) Sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang telah menjadi kesepakatan dengan

berbagai Peraturan seperti perpres Pengadaan Barang dan Jasa, peraturan

mengenai prinsip – prinsip pengelolaan keuangan, Standar biaya Umum dan

Standar Biaya khusus, UU Pendidikan tinggi, dan Peraturan mengenai BLU;

f) Menetapkan dokumen KK FISIP UB.

2. Dekanat, Kajur, Kaprodi, Ketua Program Pascasarjana, Ko. Unit Kerja dibawah

Dekanat

a) Menyusun rancangan program kerja masing – masing bidang beserta Rincian

Anggaran Biaya (RAB);

b) Mempresentasikan gambaran rancangan program kerja masing – masing

bidang, rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan

serta perkiraan pendanaannya;

c) Menyepakati dokumen KK FISIP UB.

3. Peserta Lain

a) Melaksanakan konversi kegiatan kedalam form KK 2016;

b) Membantu penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang

disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas

pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran

dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan;

c) Menjadi notulen rapat kerja.

VIII. Keluaran

Dengan dilaksanakannya Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB ini, telah dihasilkan

kesepakatan dan pemahaman yang sama atas arah kebijakan dan prioritas kegiatan yang

tertuang dalam Kertas Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Brawijaya

Tahun Anggaran 2016.

IX. TINDAK LANJUT

Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB telah menghasilkan sebuah

kesepakatan yang meliputi arah kebijakan, sasaran dan target, yang dituangkan dalam

KK. Untuk itu hasil kesepakatan dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB akan

ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan II beserta Subbag. Keuangan dengan melakukan

langkah-langkah sebagai berikut:

a) Melakukan penyempurnaan terhadap Rancangan Awal KK FISIP UB TA.2016;

b) Melakukan kompilasi hasil dari Rapat Kerja Pimpinan fakultas untuk dijadikan

masukan dalam proses penyempurnaan Renstra FISIP UB Tahun 2016 – 2020.

X. RUNDOWN ACARA

No Kegiatan Waktu Keterangan

Kamis, 2 April 2015

1. Persiapan 10.30 – 11.00 Panitia

2. Perjalanan ke Hotel 11.30 – 12.00 Panitia

3. Registrasi & Pembagian kamar 12.00 – 13.00 Panitia

4. Sambutan, Pembukaan dan

Pengarahan 13.00 – 13.30 Dekan

7. Pengarahan Pembantu Dekan I 13.30 – 14.00 PD I

9. Pengarahan Pembantu Dekan II 14.00 – 14.30 PD II

Pengarahan Pembantu Dekan III 14.30 – 15.00 PD III

10. Istirahat, Sholat Ashar dan coffee break

15.00 – 15.30 Panitia

11. Presentasi Kajur Sosiologi 15.30 – 16.00 Moderator

12. Presentasi Kajur Ilmu Komunikasi 16.00 – 16.30 Moderator

13. Presentasi Kaprodi Psikologi 16.30 – 17.00 Moderator

14. Presentasi Kaprodi Hubungan Internasional

17.00 – 17.30 Moderator

15. Istirahat, Sholat Magrib dan Makan malam

17.30 – 19.00 Panitia

16. Presentasi Kaprodi Ilmu Politik 19.00 – 19.30 Moderator

17. Presentasi Kaprodi Ilmu Pemerintahan 19.30 – 20.00 Moderator

18. Presentasi Ketua Pascasarjana 20.00 – 20.30 Moderator

Jum’at, 3 April 2015

1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia

2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia

3 Penjelasan kebijakan pengelolaan

kegiatan dan anggaran 08.30 – 10.00 PD II

4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia

5. Penjelasan teknis proses konversi 10.15 – 11.00 Perencanaan

7. Sholat Jum’at 11.00 – 13.00

Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016

13.00 – 15.00 Panitia

Istirahat, Sholat Ashar dan coffee break

15.00 – 15.30 Panitia

Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016

15.30 – 17.00 Panitia

Istirahat, Sholat Magrib dan Makan malam

17.30 – 19.00 Panitia

Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016

19.00 – 20.30 Panitia

Sabtu, 4 April 2015

1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia

2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia

3 Pleno Pengajuan Anggaran 2016 08.30 – 10.00 PD II / Dekan

4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia

5. Lanjutan Pleno Pengajuan Anggaran

2016 10.15 – 11.00 PD II / Dekan

6. Penutupan 11.00 – 11.30 PD II / Dekan

7. Berkemas 11.30 – 12.00

XI. PENUTUP

Laporan Pertanggungjawaban ini diharapkan dapat menjadi sarana evaluasi dan

petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB pada tahun – tahun yang akan

datang.

Malang, 6 April 2015

Ketua Pelaksana,

Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si

1974010720060410

XII. LAMPIRAN

Form Kertas Kerja, Jenis output, dan Program Kerja Rektor dapat di download di

www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Dibawah ini juga dilampirkan foto kegiatan

Rakerpim FISIP UB tanggal 2 – 4 April 2015.