Embed Size (px)
Citation preview
i
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA
PT. KASEN INDONESIA
Disusun Oleh :
Diah Retna Sumekar
221610072
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PELITA BANGSA PROGRAM STUDI D III AKUNTANSI
2018-2019
ii
1 HALAMAN PERSETUJUAN
2 LAPORAN AKHIR PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
Nama : Diah Retna Sumekar
NIM : 221610072
Program Studi : D III Akuntansi
Tempat Praktik Kerja Lapangan : PT. Kasen Indonesia
Judul Praktik Kerja Lapangan : Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada
PT. Kasen Indonesia
iii
3 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
rahmat dan karuniaNya yang telah dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulis
dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja lapangan (PKL) dengan Judul
“Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada PT. Kasen Indonesia”
Penulisan laporan ini didasarkan pada Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
sudah penulis lakukan di PT. Kasen Indonesia. Tujuan dari Praktik Kerja Lapangan
(PKL) adalah sebagai salah satu syarat untuk menyusun tugas akhir dan untuk
memperoleh gelar Ahli Madya Media (Amd) jurusan Akuntansi di STIE PELITA
BANGSA.
Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada PT. Kasen Indonesia yang
mana telah mengizinkan penulis untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
selama satu bulan, secara khusus juga penulis menghaturkan terimakasih dan
rasa hormat kepada :
1. Bapak Mohammad Hatta Fahamsyah,S.Sy.,M.Sc. selaku Ketua STIE
Pelita Bangsa.
2. Ibu Dian Sulistyorini,SE.,M.Si.,Ak.CA. selaku Ketua Program Studi
Akuntansi.
3. Ibu Maulina Dyah Permatasari.,S.E.,M.Ak.,Ak.,CA.,SAS selaku dosen
pembimbing.
4. Seluruh dosen Akuntansi STIE Pelita Bangsa.
5. Ibu Warnika Situmorang selaku Pembimbing PKL.
6. Karyawan dan Staff PT. Kasen Indonesia yang telah membantu dan
membimbing selama penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
7. Sahabat-sahabatku kelas AK.16.D2 yang selalu menyempatkan waktunya
untuk diskusi dan memberikan motivasi sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan ini.
8. Teman-teman satu kelompok belajar, Meliyana Restuti, Anis Anjani,
Mutiani, Nurfika Rosiyani, Mega Kurniawati, Rizka Nuha Amaliah, Iis Siti
Muhlisah, dan Dasep Cahyana terimakasih telah banyak membantu
penulis dalam segala hal mengenai laporan ini.
9. Keluarga tercinta, terimakasih atas do’a, nasihat dan suport yang telah
diberikan.
iv
10. Keluarga Besar Mahasiswa Program Studi D3 Akuntansi kelas D 2016
STIE Pelita Bangsa, yang sudah memberi kontribusi baik langsung
maupun tidak langsung dalam pembuatan laporan ini.
11. Terimakasih kepada seluruh pihak yang telah terlibat dalam penyusunan
laporan ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Dalam pembuatan laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik
dan saran yang membangun akan sangat berguna bagi penulis demi penyusunan
yang lebih baik dan demi kesempurnaan penulisan laporan sejenis di masa
mendatang. Penulis berharap semoga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
penulis buat ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Bekasi, April 2019
Penyusun
Diah Retna Sumekar
NIM : 221610072
4
v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................................. ii
KATA PENGANTAR.............................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. vii
DAFTAR TABEL.................................................................................................viii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Ruang Lingkup ............................................................................................ 3
C. Tujuan PKL .................................................................................................. 3
D. Manfaat PKL ................................................................................................ 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ........................................................ 5
A. Sejarah PT.KASEN INDONESIA ................................................................ 5
B. Visi PT. Kasen Indonesia ............................................................................ 6
C. Misi PT. Kasen Indonesia ........................................................................... 6
D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................. 6
E. PRODUK..................................................................................................11
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ................................. 13
A. Deskripsi Unit Tempat PKL ....................................................................... 13
1. Struktur Organisasi Unit ............................................................................ 13
2. Tugas Pokok dan Fungsi .......................................................................... 13
3. Prosedur Pembelian Bahan Baku ............................................................. 14
4. Flowchart Prosedur Pembelian Bahan Baku PT Kasen Indonesia .......... 15
5. Dokumen-dokumen yang digunakan ........................................................ 16
B. Deskripsi Aktivitas PKL ............................................................................. 17
1. Teori mengenai tema PKL ........................................................................ 17
2. Deskripsi Jurnal Harian PKL ..................................................................... 18
3. Pembahasan Permasalahan PKL ............................................................. 19
C. Kompetensi Yang Didapatkan ................................................................ ..19
D. Tantangan Selama PKL ............................................................................ 20
vi
BAB IV PENUTUP ................................................................................................ 21
A. Kesimpulan ................................................................................................ 21
B. Saran........................................................................................................22
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 23
LAMPIRAN-LAMPIRAN......................................................................................24
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Kasen Indonesia.....................................7
Gambar 2.2 Produk Nozzle pemintalan............................................................11
Gambar 2.3 Produk Melt Spinning Spinnerette...............................................12
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Unit...............................................................13
viii
5 DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 History PT. Kasen Indonesia..............................................................5
Tabel 2.2 Spesifikasi Produk Nozzle Pemintalan............................................11
Tabel 2.3 Spesifikasi Produk Melt Spinning Spinnerette...............................12
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Jurnal Pembimbingan PKL.........................................................24
Lampiran 2 Jurnal Kegiatan Harian................................................................25
Lampiran 3 Fotokopi Surat Pengajuan PKL ke Perusahaan........................30
Lampiran 4 Fotokopi Surat Penerimaan PKL dari Perusahaan...................31
Lampiran 5 Fotokopi Surat Keterangan PKL dari Perusahaan....................32
Lampiran 6 Nilai Tempat PKL..........................................................................33
Lampiran 7 Nilai Pembimbing PKL.................................................................34
Lampiran 8 Nilai Akhir PKL.............................................................................35
Lampiran 9 Kuesioner Evaluasi PKL..............................................................36
1
6 BAB I
7 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan dunia industri di Indonesia semakin maju, hal ini dapat
dilihat dari banyaknya industri baru yang tumbuh dan berkembang dengan
menghasilkan berbagai macam produk. Produk yang dihasilkan olehnya pun
tidak terfokus hanya pada satu macam produk. Produk yang dihasilkan
biasanya berbagai macam jenis dengan kualitas, model, dan ukuran yang
bervariasi. Oleh sebab itu, produktivitas dan kualitas produk harus ditingkatkan
supaya dapat menghadapi persaingan global. Perusahaan harus terus
mengadakan kegiatan produksi untuk memenuhi kebutuhan pasar. Dalam
pelaksanaan kegiatan operasional, perusahaan tidak boleh sampai kehabisan
persediaan bahan baku maupun bahan penolong karena dapat menghambat
jalannya aktivitas produksi. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistem
pembelian yang baik, sehingga dapat mengatasi kebutuhan perusahaan.
Pada perusahaan manufaktur, persediaan bahan baku merupakan
unsur utama yang perlu diperhatikan dalam menjalankan aktivitas produksi.
Keterbatasan jumlah dalam persediaan bahan baku tentu dapat menghambat
kelancaran aktivitas produksi dan mengakibatkan kekecewaan pada pelanggan
atas keterlambatan produk yang mereka butuhkan sehingga kepercayaan
pelanggan terhadap perusahaan akan berkurang. Untuk meminimalisir
masalah terkait dengan bahan baku, perusahaan membuat sistem yang salah
satunya mengatur tentang sistem pembelian bahan baku.
Bahan baku yang dimiliki perusahaan mengalami tahapan-tahapan
yang pada akhirnya menjadi keluaran (output) berupa barang jadi maupun
barang setengah jadi. Output yang berupa barang tersebut nantinya akan di jual
ke pihak lain dan menjadi sumber pendapatan utama perusahaan. Pendapatan
perusahaan berasal dari banyaknya barang yang terjual. Tidak heran jika
perusahaan terus menerus meningkatkan jumlah produksinya, agar
pendapatan perusahaan terus meningkat. Perusahaan berlomba-lomba untuk
menguasai pangsa pasar.
2
Semakin tinggi tingkat penjualan suatu perusahaan, maka semakin
tinggi pula tingkat produksi yang dilakukan perusahaan dan permintaan akan
bahan baku semakin meningkat. Pembelian bahan baku menjadi salah satu
faktor penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Manajemen
perusahaan harus bertanggung jawab atas ketersediaan dan pengadaan bahan
baku tersebut. Manajemen perusahaan pula harus melakukan pembagian
tanggung jawab dan fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku
agar pengadaan bahan baku sesuai dengan tujuan perusahaan. Maka
diperlukan sebuah sistem yang mampu memberikan keyakinan memadahi
dalam aktivitas pengendalian, yaitu sistem pembelian bahan baku.
Sistem pembelian bahan baku merupakan sistem dalam perusahaan
untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem pembelian
bahan baku sangatlah penting karena berkaitan dengan prosedur yang menjadi
sumber informasi untuk melakukan pembelian bahan baku, menjaga
kelangsungan produksi dan mencegah kelebihan bahan baku atau kekurangan
bahan baku. Ketidaktepatan dalam pembelian bahan baku dapat menghambat
proses produksi dan akan mengurangi keuntungan perusahaan.
Sistem pembelian bahan baku yang dijalankan dengan baik mampu
mengurangi penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Namun, untuk
mencapai keberhasilan sistem pembelian bahan baku bukanlah hal yang
mudah karena tidak mungkin pemimpin perusahaan mengurusi sendiri setiap
bagian yang ada di perusahaan. Maka diperlukan suatu pengendalian yang
berfungsi untuk mengatur dan mengendalikan seluruh kegiatan perusahaan
yang disebut pengendalian internal. Hal ini bertujuan agar pemimpin dapat
mengontrol kegiatan operasional perusahaan.
Aktivitas pengendalian internal pada pembelian bahan baku dirancang
untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal perusahaan, menjaga
kekayaan dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi dalam prosedur pembelian bahan baku. Perusahaan harus
melaksanakan aktivitas pembelian bahan baku sesuai dengan prosedur yang
sudah ditetapkan. Pengendalian internal pembelian bahan baku setiap
perusahaan berbeda-beda, namun pada umumnya memiliki tujuan yang sama.
3
PT. Kasen Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan “spinnerette” yang dipergunakan dalam industri fiber
synthetic (chemical man made fibers). Proses pembelian bahan baku
merupakan hal yang terpenting dalam suatu proses pada perusahaan
manufaktur. Proses tersebut membutuhkan bahan baku agar kegiatan produksi
dapat berjalan sehingga mampu menciptakan suatu produk yang berkualitas.
Oleh karena itu, penulis mengangkat judul “Prosedur Pembelian Bahan Baku
Pada PT. Kasen Indonesia” untuk dibahas dalam Laporan Praktik Kerja
Lapagan ini.
B. Ruang Lingkup
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, adapun yang akan menjadi
ruang lingkup yang paling mendasar dalam kegiatan praktik kerja lapangan
yang penulis lakukan antara lain sebagai berikut :
1. Bagaimanakah sistem akuntansi pembelian pada PT. Kasen Indonesia?
2. Apakah prosedur atau proses pembelian pada PT. Kasen Indonesia berjalan
dengan baik?
3. Apakah aktivitas pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur?
C. Tujuan PKL
Adapun tujuan pelaksanaan praktik kerja lapangan dalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian pada PT. Kasen Indonesia.
2. Untuk mengetahui prosedur atau proses pembelian pada PT. Kasen
Indonesia berjalan dengan baik atau tidak.
3. Untuk mengetahui kesesuaian aktivitas pembelian dengan Standar
Operasional Prosedur pada PT. Kasen Indonesia.
4
D. Manfaat PKL
1. Manfaat Teoritis
a. Hasil dari laporan praktik kerja lapangan ini diharapkan dapat menjadi
sumber pengetahuan mengenai proses pembelian bahan baku di
perusahaan.
b. Mengetahui kesesuaian antara teori dan praktik tentang proses
pembelian bahan baku.
c. Sumber informasi bagi laporan sejenis pada masa mendatang.
2. Manfaat Praktis
a. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang
diperoleh di bangku kuliah.
b. Menambah pengetahuan dan pengalaman kerja terutama di dunia kerja
nyata.
c. Adanya kerjasama antar dunia pendidikan dengan dunia
industri/perusahaan sehingga perusahaan tersebut semakin dikenal oleh
kalangan luas.
d. Prodi akuntansi STIE Pelita Bangsa dapat meningkatkan mutu lulusannya
dengan memadukan pengetahuan kampus dengan dunia industri.
5
8 BAB II
9 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah PT.KASEN INDONESIA
Kasen Nozzle Mfg. Co. Ltd. didirikan pertama kali pada tahun 1948,
merupakan salah satu perusahaan yang memproduksi “spinnerette” dan
dipergunakan dalam industri fiber synthetic (chemical man made fibers).
PT. Kasen Indonesia mulai beroperasi pada 01 juli 1996 dengan total
investasi dari induk perusahaan Kasen Jepang. PT. Kasen Indonesia tidak
hanya membuat produk Spinnerette tetapi juga suku cadang mesin dengan
tingkat presisi yang tinggi sejak tahun 2004.
Berikut history PT. Kasen Indonesia:
Tabel 2.1
History PT. Kasen Indonesia
Tahun Keterangan
1948 Kasen Nozlzle Mfg. Co. Ltd didirikan dan berlokasi di Okayama,
Jepang.
1952 Mendirikan gedung baru (plant baru) di Nishiebaracho dan Ibara
City, Okayama Jepang
1954 Didirikan perusahaan untuk produksi synthetic fiber spinnerette
1962 Didirikan perusahaan untuk produksi machining molding dies
1970 Mendirikan perusahaan Higashibara
1980 Export business devision split, kasen international Corp.
Inaugurated
1984
Pemisahan departemen bisnis domestik, kasen engineering
corp diresmikan.
1995
PT. Kasen Indonesia dirikan dan mulai mengirim staf
Indonesia ke kasen nozzle Mfg, Co Ltd Jepang untuk
pelatihan.
1996 menyelesaikan pembangunan gedung kantor dan pabrik
1998 Mendapatkan sertifikat ISO 9001
6
Tahun Keterangan
2003 Melakukan perluasan wilayah hingga 3500 m2
2004 Memulai produksi otomotif
2005 Melakukan perluasan wilayah 900 m2 dan mendapatkan ISO
14001
2012 Melakukan perubahan nama dari Kasen Engineering Corp Shall
menjadi Kasen Nozzle Inc.
2013 Perluasan pabrik sebesar 1.600m2
B. Visi PT. Kasen Indonesia
Tetap menjadi pelopor dalam Teknologi Sub Micron.
C. Misi PT. Kasen Indonesia
1. Berupaya terus dalam mengembangkan teknologi untuk meningkatkan
Produktivitas dan Kualitas Produk yang dihasilkan.
2. Menjunjung nama baik PT.Kasen Indonesia dan pihak yang
berkepentingan.
3. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Bersih,Rapi dan Aman.
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam menggerakkan Organisasi dibutuhkan struktur organisasi yang
akan berfungi mengetahui dimana tugas, wewenang, dan tanggung jawab
masing-masing Departemen. Struktur organisasi PT. Kasen Indonesia
termasuk jenis struktur organisasi dibagi kedalam unit-unit (devisi) berdasarkan
area fungsionalnya terhadap organisasi itu sendiri. Tiap area fungsional
mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang dikelompokan dan disebut
Departemen. Tiap departemen dikepalai oleh seorang direktur departemen
yang melakukan fungsi pengawasan. Kemudian dibagi lagi menjadi sub
departemen yang dikepalai oleh seorang manager.
Dari struktur organisasi yang ada di PT. Kasen Indonesia, terlihat bahwa
Direktur Utama sebagai pimpinan tertinggi dan membawahi bagian-bagian
sebagai berikut :
7
Gambar 2.1
Struktur organisasi PT. Kasen Indonesia
(Sumber : PT Kasen Indonesia, data diolah penulis tahun 2019)
Berdasarkan Gambar 2.1, masing-masing bagian dari struktur organisasi yang
dimiliki oleh PT. Kasen Indonesia memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda,
antara lain :
1. Direktur Utama
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menyusun strategi dan visi.
b. Menjalin hubungan dan kemitraan strategis.
c. Mengatur investasi, alokasi dan divestasi.
d. Memimpin direksi.
e. Memastikan bahwa prinsip tata kelola perusahaan benar-benar diterapkan
dengan baik.
f. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan
dalam jangka pendek dan jangka panjang.
g. Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan dan
mengkoordinasikan selutuh kegiatan perusahaan.
h. Melakukan hubungan dengan pihak luar baik swasta maupun pemerintah
yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan.
i. Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
Direktur Utama
General Manajer
Manajer Fin. & Acc.
Manajer SDM
Manajer Manufaktur
Manajer Pemasaran
Manajer Purchasing
Staff Purchasing
8
2. General Manager
Tugas dan tanggung jawab :
a. Mengelola operasional harian perusahaan.
b. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan
degan maksimal.
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan.
f. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
g. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan.
h. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka
menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.
3. Manajer financial & accounting
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menghubungkan perusahaan dengan pasar keuangan, di mana
perusahaan dapat memperoleh dana dan surat berharga perusahaan
dapat diperdagangkan.
b. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan, serta
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu,
dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
c. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, serta mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk
memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
d. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat.
e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem serta
prosedur keuangan dan akuntansi. Selain itu juga mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan
berjalan dengan tertib dan teratur.
9
f. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan
perpajakan.
g. Merencanakan, mengkoordinasi, dan mengontrol arus kas perusahaan
(cash flow), terutama pengelolaan piutang dan utang. Sehingga, hal ini
dapat memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan
kondisi keuangan dapat tetap stabil.
4. Manajer SDM
Tugas dan tanggung jawab :
a. Pengorganisasian serta perencanaan program dan pengendalian Unit
Personalia.
b. Membuat alur proses administrasi seluruh kegiatan personalia.
c. Melakukan proses dan prosedur rekrutmen karyawan seperti searching,
interview, test and selection.
d. Mengembangkan sistem penilaian kinerja karyawan.
e. Membuat dan mengurus seluruh perizinan ketenagakerjaan.
f. Melakukan promosi, mutasi, demosi, dan PHK terhadap karyawan.
g. Mengendalikan karyawan tetap, kontrak, harian, maupun magang.
h. Mempersiapkan medical, hospital, asuransi, dan dana pensiun bagi
karyawan.
i. Membuat dan mengembangkan sistem pelaporan seluruh kegiatan
personalia.
5. Manajer Manufaktur
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengatasi dan mengantisipasi
berbagai masalah yang berkaitan dengan produksi.
b. Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah produksi di
pabrik.
c. Bertanggungjawab langsung kepada direktur dan membuat laporan
secara berkala.
d. Melakukan konsultasi kepada direktur secara berkala untuk mencapai
keselarasan pelaksanaan tugas.
10
6. Manajer Pemasaran
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab penuh dalam menjalankan fungsi dan tugas sebagai
kepala bagian pemasaran kepada direktur.
b. Melaporkan hasil kerja bagian pemasaran kepada direktur secara berkala.
c. Menetapkan prosedur operasional dan informasi yang lebih efisien
kaitannya dengan pemasaran yang dilakukan perusahaan.
7. Manajer purchasing
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menentukan barang, jasa, perlengkapan apa saja yang dibutuhkan.
b. Memonitor dan memprediksi stock level.
c. Melakukan riset dan mencari barang serta supplier baru.
d. Menilai tender dari supplier potensial.
e. Melakukan negosiasi harga dan menyetujui kontrak.
f. Update dengan tren pasar.
8. Staff purchasing
Tugas dan tanggung jawab :
a. Memastikan semua barang atau jasa yang dibeli, merupakan barang atau
jasa dengan harga yang terbaik.
b. Mencari dan menjalin sebanyak mungkin hubungan dengan supplier atau
subcont dan memelihara sebaik mungkin data supplier atau subcont
tersebut.
c. Melakukan seleksi terhadap supplier baru.
d. Melakukan evaluasi terhadap supplier yang sudah masuk ke dalam daftar
supplier nanti.
11
E. Produk
PT. Kasen Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan “spinnerette” yang dipergunakan dalam industri fiber
synthetic (chemical man made fibers). Di bawah ini merupakan produk yang
dihasilkan oleh PT. Kasen Indonesia, antara lain :
1. Nozzle Pemintalan tipe kering maupun basah
Gambar 2.2
Produk Nozzle Pemintalan
Nozzle pemintalan ini merupakan bagian dari sebuah mesin
pemintalan yang digunakan pada industri pakaian. Dalam hal ini PT Kasen
Indonesia menggunakan material khusus yang tahan terhadap sifat korosif.
Sedangkan ukuran lubang dan jarak lubang yang saling berdekatan
dilakukan fabrikasi dengan ketepatan yang tinggi. Berikut spesifikasi
produk :
Tabel 2.2
Spesifikasi Produk Nozzle pemintalan
Material Emas, platina, tantalum, stainless steel dll.
Aplikasi industri pakaian, material industri
Ukuran lubang lubang bulat/asimetris ukuran Φ0,03-Φ0,3
Polimer yang
menggunakan aplikasi
ini
· Viscose rayon
· Polynosic
· Cupra
· Asetat
· Akrilik
· Vinilon
12
2. Melt spinning spinnerette
Gambar 2.3
Produk Melt spinning spinnerette
Melt spinning spinnerete merupakan produk yang digunakan pada
mesin produksi industri pakaian dan material industri sebagai alat untuk
mengalirkan polimer (senyawa molekul besar) yang dikumpulkan pada
roda pengambil mesin. Berikut spesifikasi produk :
Tabel 2.3
Spesifikasi Produk Melt spinning spinnerette
Material Stainless steel, dll.
Aplikasi Industri pakaian, material industri
Ukuran lubang Lubang bulat/asimetris ukuran Φ0,03-Φ3
Polimer yang menggunakan
aplikasi ini
· Polyester
· Nilon
· Polypropylene
· Polyethylene
· Vinylidene
13
Manager Purchasing
Inventory Section Head
Vendor Management Section Head
Receiving Line Head
Warehouse Section Head
Administration Support
10 BAB III
11 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Deskripsi Unit Tempat PKL
1. Struktur Organisasi Unit
Penulis Melaksanakan Magang di PT. Kasen Indonesia selama 1
(satu) bulan, dari tanggal 11 Maret 2019 hingga 11 April 2019. Penulis di
tempatkan dibagian Purchasing perusahaan yang beralamat di Kawasan
Ejip Industrial Plot 8-k1 Desa Sukaresmi Cikarang Selatan Bekasi Jawa
Barat 17750 Indonesia. Berikut adalah Struktur Organisasi Internal
Purchasing :
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Internal Purchasing
(Sumber : PT Kasen Indonesia, data diolah penulis tahun 2019)
2. Tugas Pokok dan Fungsi
Adapun tugas yang sering diberikan kepada penulis selama
melaksanakan praktik kerja lapangan sebagai berikut :
a. Menerima permintaan barang dari gudang.
b. Meneliti spesifikasi barang sesuai dengan fungsi dan kebutuhan untuk
operasioanal.
c. Melakukan seleksi atas penawaran barang dari supplier terkait kualitas,
harga dan jenis barang yang akan dibeli.
d. Melakukan negoisasi dengan supplier berkenaan dengan harga
penawaran, cara pembayaran dan jatuh tempo pembayaran.
e. Mengatur waktu pengiriman barang yang akan dibeli dari supplier.
f. Mengontrol atas persediaan barang yang akan dibeli dari supplier.
g. Menerbitkan Purchase Order.
14
3. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Dalam hal pembelian, PT. Kasen Indonesia memiliki standar prosedur
nya sendiri. Standar yang harus dilaksanakan oleh setiap bagian agar
dapat dikerjakan secara terorganisir dan teratur. Berikut penjelasan
prosedur pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia bedasarkan
bagian terkait:
a. Bagian Engineering mendapatkan gambar dari staff Marketing yang
diperoleh dari pelanggan, kemudian di gambar ulang dan dibuat form
“Material Requestion List” (rangkap 2).
Lembar pertama diberikan kepada bagian PPIC untuk di cek stok
material terlebih dahulu dan lembar kedua di simpan sebagai arsip
permanen oleh engineering.
b. Bagian PPIC melakukan controlling stock. Apabila stok tidak tersedia
di gudang, maka staff PPIC membuat form surat permintaan
pembelian (SPP), rangkap 2.
Lembar pertama diserahkan kepada bagian pembelian (Purchasing)
untuk dilakukan pembelian kepada pemasok, dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip permanen oleh PPIC.
c. Setelah bagian Purchasing mendaparkan SPP (Surat Permintaan
Pembelian), kemudian segera membuat Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) kepada pemasok. Selanjutnya bagian pembelian
melakukan perbandingan harga untuk menentukan pemasok mna
yang akan dipilih perusahaan, biasanya perusahaan telah memiliki
beberapa pemasok langganan yang telah dipercaya.
Setelah menentukan pemasok, bagian pembelian segera membuat
surat order pembelian (SOP) sebanyak 2 lembar. Lembar pertama
dikirimkan kepada pemasok sebgai pemesanan resmi yang
dikeluarkan perusahaan. Lemba kedua diarsipkan secara permanen
oleh purchasing.
d. Apabila pesanan pembelian datang, maka staff purchasing
menginformasikan kepada departemen terkait yaitu Quality Control
(QC) dan Warehouse (Gudang) untuk melakukan pengecekan material
atau produk. Jika ada material atau produk yang tidak sesuai
spesifikasi, maka surat jalan pemasok akan ditolak dan material atau
15
produk akan dikembalikan dengan bagian QC menerbitkan NCR (Non
Comformity Report).
e. Setelah barang diterima, selanjutnya bagian Purchasing menerima
Invoice / Faktur yang dilampirkan juga Surat Jalan dan Surat Order
Pembelian (SOP) yang akan diserahkan ke bagian Accounting untuk
dilakukan proses pembayarannya.
4. Flowchart Prosedur Pembelian Bahan Baku PT Kasen Indonesia
Adapun flowchart prosedur pembelian bahan baku PT Kasen Indonesia
adalah sebagai berikut :
Gambar 3.2
Flowchart Prosedur Pembelian
16
5. Dokumen-dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah
sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian (SPP)
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang atau
bagian pemakai barang untuk meminta bagian pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu yang terdapat pasa
surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi dan menyangkut
dalam jumlah rupiah pembelian yang cukup besar.
c. Surat Order Pembelian (SOP)
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
sudah terpilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan barang (gudang) untuk
menunjukkan bahwa barang yag diterima dari pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum pada surat
order pembelian.
e. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan
sekaligus sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai
maksud pembayaran.
17
B. Deskripsi Aktivitas PKL
1. Teori mengenai tema PKL
a. Pengertian Pembelian
Pengertian pembelian menurut Galloway dkk. (2000:31).“The role
of purchasing function is to make materials and parts of the right quality,
and quantity available for use by operations at the right time and at the
right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part
pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan
dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
Jadi, pembelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh industri
terutama produksi untuk memperoleh bahan baku, perlengkapan atau
peralatan. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya
serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas yang sesuai standar
yang ditentukann. Fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada
keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris
sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang
menyangkut biaya bahan dan agar dapat terus beroprasi.
a. Pengertian Bahan Baku
Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam
proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari
sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan
baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir
dari para pensuplai. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk
akhir dari pabrik kertas, akan tetapi merupakan bahan baku bagi
perusahaan percetakan.
Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk
menutup seluruh bahan baku yang dipergunakan dalam produksi.
Sebutan acapkali dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik
dimasukkan dalam produk yang diproduksi. IstilahBahan Pembantu
Pabrik (factory supplies) atau Bahan Pembantu Produksi(Manufacturing
Supplies), kemudian dipergunakan untuk menyebut bahan tambahan,
yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak
18
secara langsung dimasukkan dalam produk. Minyak dan bahan bakar
untuk peralatan pabrik, bahan pembantu pembersih, dan pos-pos
serupa digolongkan dalam bentuk kelompok ini karena pos-pos ini tidak
dimasukkan dalam suatu produk tetapi hanya membantu dalam
produksi secara keseluruhan. Bahan baku yang secara langsung
digunakan dalam produksi barang-barang tertentu disebut bahan
langsung; bahan pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung.
b. Tujuan Proses Pembelian Bahan Baku
Pembelian barang baku merupakan hal yang sangat vital bagi
sebuah industri manufaktur. Dalam proses tersebut membutuhkan suatu
prosedur yang sesuai dengan standar dan kebutuhan. Jika tidak sesuai
dengan standar yang ditentukan, bisa jadi suatu industri manukfaktur
tidak akan mendapat hasil yang maksimal dan akan mengalami
kebangkrutan. Berikut beberapa tujuannya :
1. Mencegah pemborosan. Pembelian barang baku disesuaikan
dengan kebutuhan yang telah disetujui.
2. Mencegah permaian harga. Setiap suplier didata dan diadakan
tender agar sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
3. Mencegah pembelian fiktif.
4. Mengefektifkan proses pembelian dan transaksi.
2. Deskripsi Jurnal Harian PKL
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan selama 30 hari terhitung dari
tanggal 11 Maret 2019 hingga 11 April 2019 di PT. Kasen Indonesia yang
beralamat di Kawasan Ejip Industrial Plot 8-k1 Desa Sukaresmi, Kecamatan
Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi Jawa Barat 17750 Indonesia. Aktivitas
yang selama penulis lakukan selama PKL di PT.
Waktu kerja PT. Kasen Indonesia yaitu dimulai dari hari Senin hingga
Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB. Dibawah ini
adalah kegiatan yang dilakukan penulis selama melakukan Praktik Kerja
Lapangan di PT. Kasen Indonesia :
19
1) Pengecekan data dengan aktual di gudang
2) Membuat Purchase Order / Surat Order Pembelian
3) Memfotocopy PO, Faktur, Surat Jalan untuk diserahkan ke bagian
Accounting
4) Menginput Purchase Invoice
5) Menginput Job Casting
6) Menginput Receive Item
7) Follow Up data gudang
8) Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga ke Supplier
9) Menginput Surat Jalan
10) Melakukan Stock Opname
3. Pembahasan Permasalahan PKL
Pelaksanaan prosedur pembelian bahan baku PT. Kasen Indonesia
memiliki beberapa permasalahan yaitu pada saat menyeleksi antara harga,
jenis barang, kualitas dan jarak tempuh pengiriman atas penawaran barang
dari calon supplier. Menemukan ketidak cocokan antara data dan aktual
persediaan di gudang yang diakibatkan oleh terlalu kecilnya material
sehingga tidak diketahui saat terjatuh. Tata cara pengarsipan dokumen yang
kurang terkoordinir sehingga ada beberapa dokumen sulit ditemukan pada
saat dibutuhkan.
C. Kompetensi Yang Didapatkan
Selain kegiatan perkuliahan yang efektif dan efesien dengan tujuan untuk
membina mahasiswa agar memiliki keahlian dan ketrampilan dalam bidang
akuntansi, khususnya dalam prosedur pembelian bahan baku. Di samping
kegiatan perkuliahan, mahasiswa juga dibekali dengan seperangkat
kompetensi melalui pengalaman nyata di lapangan dalam bentuk program
magang. Kompetensi yang didapat mahasiswa selama magang yaitu sebagai
berikut :
1. Dengan melakukan magang, mahasiswa mendapatkan pengalaman
bekerja di perusahaan. Penulis mendapatkan ilmu yang baru yang belum
di dapat selama perkuliahan.
2. Penulis jadi mengetahui tentang sistem Prosedur Pembelian Bahan Baku
di perusahaan pada PT. Kasen Indonesia.
20
3. Penulis mengetahui penyebab Sering terjadinya keterlambatan datangnya
bahan baku dari supplier akibat supplier tersebut tidak sesuai dengan
standar yang sudah ditetapkan.
4. Menambah jaringan / punya banyak relasi di usia muda.
D. Tantangan Selama PKL
Adapun tantangan yang dihadapi selama melakukan kegiatan magang
antara lain :
1. Proses penyesuaian diri didalam instansi tempat melakukan magang
karena merupakan awal dalam mengenal dunia kerja bagian Purchasing.
2. Siap apabila diberikan tugas yang baru dilakukan di instansi tempat
magang.
3. Siap apabila mendapatkan ilmu atau teguran yang bermanfaat di instansi
tersebut.
4. Berusaha untuk selalu disiplin dalam pekerjaan yang dilakukan di tempat
magang.
5. Harus selalu berpartisipasi apabila adanya hal yang dirasa bisa
membantu dalam kegiatan instansi di tempat magang ataupun lapangan.
6. Dalam melakukan magang ini harus bisa membantu kegiatan instansi
tersebut dan jangan sampai membuat para pegawai merasa terbebani
dan harus siap apabila diberikan tugas oleh pegawai/ staf terkait.
21
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku
PT. Kasen Indonesia maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi Pembelian pada PT. Kasen Indonesia pada umumnya
berjalan dengan baik. Pembelian melibatkan berbagai fungsi dengan tugas
dan tanggungjawab masing-masing serta telah dilengkapi dengan
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia sudah berjalan sesuai
dengan prosedur yang ada dan cukup baik. Namun, masih ada kelemahan
terkait dengan adanya kegiatan yang masih dilakukan oleh satu fungsi,
yaitu fungsi akuntansi yang merangkap kasir, dalam sistem ini melakukan
pembayaran atas pembelian yang dilakukan.
3. PT. Kasen Indonesia memiliki standar Operasional Prosedur (SOP) untuk
aktivitas pembelian bahan baku. Tetapi setelah ditelaah lebih lanjut masih
terdapat kelemahan, yakni pembelian bahan baku yang dilakukan satu kali
dalam satu bulan dirasa kurang tepat, perusahaan bisa saja mengalami
kekurangan bahan baku jika pesanan banyak sehingga dapat mengganggu
proses produksi.
22
B. Saran
PT. Kasen Indonesia melakukan pembelian bahan baku satu kali dalam
satu bulan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur dan dirasa kurang
tepat. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar Standar Operasional
Prosedur tersebut bisa dikaji lebih baik lagi pengenai ketentuan jumlah yang
harus dibeli dalam satu periode tersebut. Selain itu terdapat kegiatan yang
masih dilakukan oleh satu bagian yang merangkap dua fungsi, sebaiknya ini
segera dilakukan penindakan agar tidak terjadi penyelewengan jabatan dan
hal-hal yang tidak diinginkan.
Analisis sistem ini dilakukan hanya berkisar pada prosedur pembelian
terhadap pengendalian intern, belum mengkaji keterkaitan dengan proses
produksi dan laporan. Oleh karena itu, bagi peneliti yang akan mengkaji
tentang Prosedur Pembelian Bahan dapat lebih fokus pada hal-hal tersebut
sehingga dapat menyempurnakan kajian ini.
23
12 DAFTAR PUSTAKA
Ayu. (2018, 21 Desember). Bagaimana Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada
Perusahaan Manufaktur
Wikipedia. (2018, 21 Juli). Pengertian Bahan Baku
Linawati. (2018). Analisis Sistem Pembelian Bahan Baku Pada Pengendalian
Internal Persediaan Bahan Baku
Dionisius Aldio Manuhutu. (2017). Permasalahan Purchasing Dalam Menghadapi
Supplier yang Menolak Order Pembelian dan Cara Mengatasinya
Rizky Rizalulhaq. (2016). Mengenal Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada
Perusahaan Industri
24
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Jurnal Pembimbingan PKL
25
Lampiran 2 Jurnal Kegiatan Harian
26
27
28
29
30
Lampiran 3 Fotokopi Surat Pengajuan PKL ke Perusahaan
31
Lampiran 4 Fotokopi Surat Penerimaan PKL dari Perusahaan
32
Lampiran 5 Fotokopi Surat Keterangan PKL dari Perusahaan
33
Lampiran 6 Nilai Tempat PKL
34
Lampiran 7 Nilai Pembimbing PKL
35
Lampiran 8 Nilai Akhir PKL
36
Lampiran 9 Kuesioner Evaluasi PKL
