LAPORAN TAHUNAN

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU DINAS KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH

PROVINSI JAWA TENGAHTAHUN 2018

DINAS KOPERASI UKM PROVINSI JAWA TENGAHJl. Sisingamangaraja 3 A Semarang

LAPORAN TAHUNANPejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu

DINAS KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH PROVINSI JAWA TENGAH

Tahun 2018

I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik

a. Kebijakan

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, setiap Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik, selain Informasi Publik yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 17).

Guna melaksanakan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menerbitkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah nomor 6 Tahun 2012 tentang Pelayanan Informasi Publik Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 47 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah nomor 6 Tahun 2012 tentang Pelayanan Informasi Publik Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah sebagaimana telah diubah menjadi Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 12 Tahun 2015.

Berbagai peraturan tersebut dimaksudkan sebagai dasar bagi pengguna dalam memperoleh dan menggunakan informasi publik, dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Diskop UKM Prov. Jateng dalam penyelenggaraan, pengelolaan dan pelayanan informasi publik.

Berkaitan dengan hal tersebut, Diskop UKM Prov. Jateng sebagai salah satu Badan Publik telah berkomitmen untuk mengelola informasi dan dokumentasi, sehingga jika ada permintaan Informasi Publik dari pemohon dapat dilayani sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Sarana dan Prasarana

Untuk memenuhi hak masyarakat mendapatkan informasi publik,

2 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018

Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah telah membangun Desk Layanan Informasi Publik sejak tahun 2012 di lantai 1 Gedung kantor Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah, Jln. Sisingamangaraja No. 3A Semarang yang dilengkapi dengan meja, kursi, telepon, perangkat komputer, buku agenda dan kotak saran.Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah juga telah membangun dan mengembangkan sistem layanan informasi publik melalui website dinas (http://dinkop-umkm.jatengprov.go.id) dan anjungan layanan informasi KUMKM di lobi kantor Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah.

c. Kondisi Sumber Daya Pengelola

Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik pada PPID Diskop UKM Prov. Jateng, mulai dari pengelola informasi, pelayanan informasi, pendokumentasian dan pengarsipan informasi, serta penyelesaian sengketa informasi.Telah menempatkan 2 (dua) orang petugas informasi pada Desk Layanan Informasi Publik, yang bertugas secara bergantian setiap harinya. Dalam menjalankan tugasnya juga dibantu oleh Petugas Front Office dan responden dari masing-masing bidang teknis yang bertugas menjawab/menyiapkan jawaban atas permohonan informasi terkait lingkup tugas masing-masing.

d. Anggaran dan Penggunaannya

Anggaran operasional pelayanan informasi pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Koperasi, UKM Provinsi Jawa Tengah pada prinsipnya dilekatkan pada anggaran kegiatan Eks BAU Tahun 2018 yang dikelola oleh Sekretaris Dinas, yang meliputi anggaran Pemeliharaan Sarana Prasarana, Biaya Rapat-rapat, Biaya Penggandaan dan Foto Copy.

e. Kegiatan yang dilaksanakan

Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang Keterbukaan Informasi Publik, telah dilaksanakan beberapa kali Pelaksanaan Kegiatan pada Tahun 2017 antara lain :1. Menerbitkan Surat Keputusan Kepala Dinas Koperasi UKM

Provinsi Jawa Tengah No 555/0905/2018 tentang Tim

3 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018

Pelaksana Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu pada Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah.

2. Menerbitkan Surat Keputusan Kepala Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah No 555/0906/2018 tentang Penunjukan Administrator Dan Kontributor Berita Media Online dan media Cetak pada Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah.

3. Melaksanakan Uji Konsekuensi Daftar Informasi Publik PPID Pembantu Dinas Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah Provinsi Jawa Tengah Pada hari Senin tanggal 5 Maret 2018 jam 09.00 WIB bertempat di Aula Arjuna Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah.

II. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik

a. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen

Pengumpulan dokumen Informasi publik yang berada di lingkup PPID Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng dihimpun dari masing-masing Bidang.

Strategi yang dilakukan untuk mengumpulkan bahan informasi publik adalah : (1) mengirim surat permintaan dokumen informasi publik yang diperlukan oleh PPID Pembantu kepada Bidang yang menguasai informasi publik; (2) menugaskan staf untuk meminta/ mendatangi langsung kepada sumber-sumber penghasil informasi. Informasi yang dikuasai dan dikelola PPID adalah dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang sudah mendapat legitimasi pimpinan.

Untuk informasi umum dan kegiatan PPID Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng dalam bentuk Rencana Strategis Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng, Profil Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng, Pedoman Umum dan Petunjuk Pelaksanaan program kegiatan sudah di unggah melalui website http://dinkop-umkm.jatengprov.go.id.

III. Kendala Eksternal dan Internal dalam Pelaksanaan Layanan Informasi Publik

Hambatan pengelolaan informasi publik antara lain adalah seluruh pejabat/aparat belum semua memahami tentang pentingnya

4 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018

penyediaan materi/ informasi publik yang harus dipublikasikan, maupun yang masuk dalam kategori untuk dikecualikan. Untuk itu perlu disosialisasikan secara terus menerus tentang informasi publik yang dikecualikan, yaitu informasi publik apa saja yang boleh dan tidak boleh diberikan kepada pemohon.

Kendala dalam Pengelolaan Informasi Publik di lingkungan PPID Pembantu Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng adalah staf dan pejabat dari unit kerja di lingkup Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng sebagai penghasil informasi belum semua menganggap penting untuk menyampaikan dokumen–dokumen tentang informasi publik kepada PPID, termasuk kewajiban Badan Publik menyediakan dan memberikan pelayanan Informasi Publik serta belum tersedianya anggaran layanan informasi publik untuk kegiatan PPID sehingga pelaksanaan layanan informasi publik belum optimal.

Solusi untuk mengatasi masalah pemahaman tentang pentingnya pengelolaan informasi publik, diperlukan sosialisasi secara terus menerus baik melalui pertemuan khusus, maupun dalam rapat pimpinan di lingkungan Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng.

Sesuai dengan amanat Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pelaksanaan pelayanan informasi dokumentasi dilingkup PPID Pembantu Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng, sudah diselenggarakan dengan baik, jika ada pemohon Informasi Publik yang mengajukan permohonan akan dilayani sesuai peraturan yang berlaku. Permintaan informasi dan dokumentasi publik dari pemohon hingga akhir tahun 2018 yang dilayani melalui Website http://dinkop-umkm.jatengprov.go.id dan berbagai kanal seperti SMS Laporgub, Twitter, Email, dan Medsos lainnya.

NO KANALJUMLAH

PERMOHONAN INFORMASI

STATUS

DIPENUHI DITOLAK

1 Twitter 12 12 -

2 SMS Laporgub 25 25 -

3 Email Dinas 4 4 -

5 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018

JUMLAH 41 41 -

IV. Saran dan Kesimpulan

Guna melengkapi dokumen informasi publik yang berada dibawah kewenangan PPID Pembantu Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng diharapkan masing-masing bidang di lingkup PPID Pembantu Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng dapat memberikan dokumen-dokumen terkait informasi publik sesuai dengan ketentuan yang ada dalam UU No.14 Tahun 2008 kepada Sekretariat, agar seluruh dokumen informasi publik dapat terdokumentasikan dengan baik.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan dokumen publik di Dinas Koperasi UKM Prov. Jateng sudah terlaksana dengan baik. Namun demikian masih perlu ditingkatkan, terutama peningkatan sumber daya manusia, pengadaan sarana dan prasarana serta dukungan pembiayaan.

Semarang, 20 Januari 2019

KEPALA DINAS KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH

PROVINSI JAWA TENGAHSelaku

Atasan PPID Pembantu

EMA RACHMAWATI Pembina Utama Muda

NIP. 19660517 199008 2 001

6 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018

Tabel 1 . Rekap Layanan Informasi Publik PPID Pembantu Melalui Berbagai Kanal PPID Tahun 2018

DOKUMENTASIKEGIATAN PPID PEMBANTU DISKOP UKM TAHUN 2018

1. Rapat Pengelolaan PPID Pembantu Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah

2. Rapat Uji Konsekuensi Daftar Informasi Publik dan Daftar Informasi Yang Dikecualikan PPID Pembantu Diskop UKM Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 5 Maret 2018 jam 09.00 WIB bertempat di Aula Arjuna Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah.

7 LAPORAN TAHUNAN PPID Pembantu Diskop UKM Prov. Jateng 2018