i

LAPORAN TUGAS AKHIR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

`

Disusun oleh :

JULIANA PURYANTINI SANTOSA

D1614047

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh

Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

iii

iv

v

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena kasih

karunia, berkat dan pimpinan-Nya, penulis telah melaksanakan Kuliah Kerja

Media dalam bidang Hubungan Masyarakat di Sekretariat DPRD Kota Surakarta

terhitung dari 20 Februari hingga 21 April 2017, dan bisa menyusun serta

menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan baik.

Kuliah Kerja Media dan Tugas Akhir dengan judul “Standar Operasional

Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta” disusun untuk

memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam

bidang Diploma III Komunikasi Terapan dengan konsentrasi Hubungan

Masyarakat, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Kuliah Kerja Media serta Tugas Akhir ini dapat terlaksana dengan baik

karena berbagai pihak yang sudah membimbing, menemani, dan menguatkan

selama proses pelaksanaan dan penyusunan. Oleh karena itu, dalam kesempatan

ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua penulis, Ibu Sarthin Patasik, Bapak Gesang Santosa dan adik

terkasih, Kirene Gestiandira Santosa atas doa, kasih sayang, kepercayaan dan

dukungan yang diberi ketika penulis sedang dalam masa pencobaan.

2. Bapak Mahfud Anshori, S.Sos., M.Si. selaku Kepala Program Studi DIII

Komunikasi Terapan dan pembimbing Tugas Akhir yang sudah meluangkan

vi

waktu dan segala masukan untuk membimbing penulis selama masa

konsultasi hingga ujian.

3. Ibu Dra. Wahyuning Chumaeson, M.Si selaku penguji Tugas Akhir yang

sudah meluangkan waktunya untuk menguji karya penulis.

4. Bapak Alm. Surisno selaku Pembimbing Akademik.

5. Bapak Sumawar selaku staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang sudah membantu penulis selama periode

perkuliahan hingga pengurusan pertemuan dengan dosen-dosen yang

bersangkutan.

6. Seluruh dosen dan staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebrlas

Maret Surakarta, khususnya yang telah membagikan ilmu dan arahan kepada

penulis selama tiga tahun masa perkuliahan.

7. Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu Dra. Tri

Tunggal Lestari atas kepemimpinan dan pengarahan selama penulis

melaksanakan magang.

8. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu

Yunaidah, S.H. yang telah menerima penulis untuk melakukan Kuliah Kerja

Media di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

9. Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta,

Ibu Anita Damayanti, S.H. untuk pengetahuan yang telah diberikan untuk

penulis.

vii

10. Bapak Muhammad Nasir, S.H., selaku pembimbing Kuliah Kerja Media yang

dengan sabar mengajarkan berbagai hal kepada penulis.

11. Ibu Tanti, bapak Krisdiyanto, bapak Maryoto, Saudari Rieska, Yulia, Datik,

Septi, Rosita, Senja, Saudara Ucup, BG, Arifin, Chandra, Joshua, Danang dan

anggota Sekretariat DPRD Kota Surakarta lain yang tidak dapat disebutkan

satu demi satu, atas segala bimbingan, petunjuk dan waktu yang telah

diberikan kepada penulis.

12. Juny Christina, Sofia Ayamiseba, Ervina Sumigar, atas dukungan yang telah

diberikan dari jauh, atas telepon dan pesan yang datang untuk penulis. For

nine years and more to come.

13. Sahabat dan tempat bertukar cerita, Moudy Cindy Paramitha dan Nadine

Saksita yang telah menguatkan dan memberi semangat selama penyusunan

Tugas Akhir.

14. Ida Nuurul Huda, Kristina Wulandari, Devita Ramadhani, Putri Arisma,

Hudawan Rosyid, sobat-sobat dengan segala keberagaman pemikiran yang

bersedia mengisi hari-hari bersama dan bertahan, atas semangat dan lelah

yang dilewati bersama penulis.

15. Crew Oishi Japanese Restaurant Solo Square, Pak Tohar, Ibu Ida, Saudara

Simon, Ridho, Aris, Arifin, Dian, Punto, Edo, Saudari Yustika, Syndi, Bella

atas segala keceriaan dan asupan gizi yang diberikan kepada penulis.

16. Teman-teman Public Relations UNS 2014 atas 3 tahun penuh cerita.

viii

17. Keseluruhan pihak yang tidak dapat penulis sebutkan, yang telah membantu

dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini.

Salah satu tujuan pembuatan Tugas Akhir ini adalah untuk memberi petunjuk

kepada mereka yang menaruh perhatian untuk dunia humas dan protokoler di

bagian pemerintahan. Penulis berharap, Tugas Akhir ini dapat bermanfaat sesuai

dengan tujuannya, bagi pembaca dan masyarakat, khususnya yang menekuni

bidang kehumasan dan protokoler.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan pada Tugas Akhir ini.

Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membaca serta memberi kritik dan

saran yang akan sangat berguna untuk penulis agar bisa mencapai yang lebih baik

ke depannya.

Surakarta, September 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii

HALAMAN PERNYATAAN .............................................................................. iv

KATA PENGANTAR ............................................................................................ v

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiv

RINGKASAN ....................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................................ 1

B. Tujuan KKM ........................................................................... 3

a. Tujuan Umum...................................................................... 3

b. Tujuan Khusus ..................................................................... 4

C. Tata Laksana Kegiatan ........................................................... 4

BAB II KERANGKA TEORI DAN FOCUS OF INTEREST

A. Hubungan Masyarakat ........................................................... 6

a. Definisi PR .......................................................................... 7

b. Tujuan PR ............................................................................ 7

x

c. Fungsi PR ............................................................................ 9

d. Peran Praktisi Public Relations ......................................... 15

e. Tugas PR ........................................................................... 17

f. Kegiatan PR ....................................................................... 18

g. Humas Pemerintah............................................................. 18

h. Kode Etik PR ..................................................................... 25

B. Komunikasi ............................................................................ 28

a. Komunikasi Internal .......................................................... 30

b. Komunikasi Eksternal ....................................................... 31

c. Proses Komunikasi ............................................................ 31

d. Hambatan Komunikasi ...................................................... 33

C. Standar Operasional Prosedur ............................................. 33

a. Definisi SOP ...................................................................... 34

b. Peran Strategis SOP bagi Organisasi ................................. 35

c. Kriteria Dokumen SOP...................................................... 36

d. Hambatan Penyusunan SOP .............................................. 37

e. Pihak Penyusun SOP ......................................................... 37

f. Pihak Pelaksana SOP ......................................................... 38

g. Pihak Pengawas Pelaksana SOP ........................................ 38

h. Atasan Pengawas SOP ....................................................... 39

BAB III PROFIL SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

A. Identitas Perangkat Daerah.................................................. 40

xi

B. Dasar Hukum DPRD Kota Surakarta ................................. 40

C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta ....................................... 43

a. Tugas Pokok ...................................................................... 43

b. Fungsi ................................................................................ 43

D. Visi dan Misi .......................................................................... 44

a. Visi .................................................................................... 44

b. Misi .................................................................................... 44

E. Sasaran ................................................................................... 44

F. Struktur Jabatan ................................................................... 45

G. Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi .................................. 46

a. Sekretaris DPRD ............................................................... 46

b. Bagian Rapat Persidangan dan Peraturan Perundingan ..... 47

c. Bagian Keuangan............................................................... 48

d. Bagian Umum .................................................................... 49

e. Kelompok Jabatan Fungsional .......................................... 52

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA

A. Sub Bagian Humas dan Protokol ......................................... 53

B. Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol

Sekretariat DPRD Kota Surakarta ...................................... 54

C. Penjabaran Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ................... 55

a. Pengarsipan........................................................................ 56

b. Pemesanan Jamuan ............................................................ 57

xii

c. Pembuatan Daftar Hadir dan Pointers ............................... 60

d. Persiapan Vandel ............................................................... 63

e. Pengaturan Ruangan Pertemuan ........................................ 65

f. Penyambutan Tamu Kunjungan ........................................ 68

g. Membantu Proses Penandatangan SPPD........................... 76

h. Penyusunan Notulen .......................................................... 78

D. Kegiatan Lain......................................................................... 78

a. Pendataan Tamu Kunjungan .............................................. 79

b. Penandaan Koran Pagi ....................................................... 82

c. Pembuatan Undangan Rapat Sekretaris Dewan ................ 82

d. Mengecek Kesediaan Vandel dan Selayang Pandang ....... 83

e. Apel Pagi ........................................................................... 83

f. Senam Pagi ........................................................................ 84

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................ 85

B. Saran ....................................................................................... 88

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Komunikasi Lasswell ......................................................... 30

Gambar 3.1 Struktur Jabatan Sekretariat DPRD Kota Surakarta ............... 45

Gambar 4.1 Form Kosong Proposal Pengajuan Jamuan ................................ 58

Gambar 4.2 Form Kosong Daftar Hadir .......................................................... 61

Gambar 4.3 Form Kosong Pointers ................................................................... 62

Gambar 4.4 Vandel DPRD Kota Surakarta ..................................................... 64

Gambar 4.5 Denah Gedung Graha Paripurna Lantai 1 ................................. 65

Gambar 4.6 Denah Ruang Banggar .................................................................. 66

Gambar 4.7 Denah Ruang Transit .................................................................... 66

Gambar 4.8 Denah Ruang Kepanitiaan ............................................................ 67

Gambar 4.9 Demonstran Pedagang Pasar Klewer .......................................... 70

Gambar 4.10 Audiensi Pedagang Pasar Klewer .............................................. 70

Gambar 4.11 OPD Menjawab Pertanyaan Tamu Kunjungan ....................... 73

Gambar 4.12 Tugas Penulis Saat Sesi Pertukaran Vandel ............................. 74

Gambar 4.13 Sesi Pertukaran Vandel ............................................................... 75

Gambar 4.14 Sesi Foto Bersama ........................................................................ 75

Gambar 4.15 Sesi Foto Bersama (2) .................................................................. 76

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Total Kunjungan DPRD Kota Surakarta

Periode Januari - Februari 2017 ....................................................... 79

Tabel 4.2 Tamu Kunjungan DPRD Kota Surakarta

Periode Januari – Februari 2017 ...................................................... 80

xv

RINGKASAN

Juliana Puryantini Santosa, D1614047, Hubungan Masyarakat, Standar

Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta,

2017.

Pergantian zaman memesatkan pola pikir kebanyakan manusia menuju ke arah

di mana mereka tak lagi peduli soal tata cara prosedur atau jalan runtut untuk

sesuatu hal, dan menginginkan segala sesuatu agar selesai secara cepat tetapi

sesuai dengan apa yang diharapkan. Di bidang pemerintahan, banyak tamu-tamu

yang datang berkunjung guna melakukan komparasi sistem, rapat pemabahasan

kinerja, dan lain sebagainya. Kebanyakan pihak tamu yang datang akan

melakukan jalan pintas tersebut atas dasar kolega, mengatasnamakan hubungan

harmonis untuk melanggar peraturan walau yang dilakukan sebenar-benarnya

telah melangkahi tujuan utama humas yaitu mengembangkan hubungan positif

dan good-will melalui proses komunikasi dua arah.

Banyak kalangan yang salah mengartikan lingkup pekerjaan humas adalah

lobbying dan publisitas, namun sebenarnya hubungan masyarakat atau Public

Relations ada pada tingkat yang lebih dalam daripada dua perkiraan tersebut.

Seorang PRO diinstansi/lembaga pemerintah tidak dapat ikut serta dalam

menentukan kebijaksanaan pemerintah dan harus mengikuti garis yang sudah

ditentukan, kecuali bila di dalam bagian bagian organisasi, public relations

ditempatkan sedemikian rupa, sehingga PRO akan selalu mengetahui keputusan

yang diambil dan sebab-sebabnya sebelum diumumkan.

Penulis bertugas pada Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota

Suakarta yang banyak menangani proses penerimaan tamu kerja DPRD Kota

Surakarta, sehingga penulis harus paham terhadap Standar Operasional Prosedur

yang digunakan untuk memfasilitasi kedatangan tamu kerja tersebut.

Salah satu kegiatan humas di Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah

memfasilitasi tamu yang datang ke DPRD Kota Surakarta untuk melakukan studi

komparasi. Agenda tersebut dijalankan dengan berpegang pada Standar

Operasional Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu DPRD agar tercipta kondisi

yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur, Humas dan Protokol, Pemerintahan

xvi

DAFTAR PUSTAKA

Abdurrachman, Oemi. 1984. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Penerbit

Alumni.

Anggoro, M. Linggar. 2000. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di

Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.

Budihardjo, M. 2014. Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa Sukses.

Cutlip, Scott M., Allen H. Center dan Glen M. Broom. 2011. Effective Public

Relations. Jakarta: Kencana.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta: Erlangga.

Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Moore, H. Frazier. 1988. Hubungan Masyarakat, Prinsip, Kasus, dan Masalah-

Satu. Bandung: Remadja Karya CV.

Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Publik Relations Teori dan

Praktik. Jakarta: PT Grasindo.

Ruslan, Rosady. 1997. Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi: Konsep

dan Aplikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Data Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta 2017.