Las funciones de DocuWare v 6...El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión básica incluye las funciones esenciales para la gestión

Leyenda:

1 = disponible

1* = disponible indirectamente a través del

DocuWare Web Client

2 = disponible con un módulo adicional

0 = no disponible

campo en blanco = no aplicable

Visión general de las funciones de DocuWarePublicado en agosto de 2014 para la versión 6.6 de DocuWare

El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión básica incluye las funciones esenciales para la gestión de contenido empresarial profesional. El sistema puede ampliarse y personalizarse mediante módulos adicionales para que las empresas encuentren su solución de gestión documental ideal.

DocuWare está disponible en tres versiones de servidor: DocuWare BUSINESS Server es una solución básica para empresas pequeñas con un servidor en una única ubicación que no requieran procesos automatizados o archivadores muy grandes. DocuWare PROFESSIONAL Server es una solución flexible para empresas medianas y ofrece una organización de usuario final por cada sistema DocuWare, tamaño de archivadores prácticamente ilimitado y sincronización de archivadores en múltiples ubicaciones (licencia de cliente y de servidor adicional necesaria para cada ubicación). Los módulos adicionales permiten un procesamiento automático y eficaz de los documentos. DocuWare ENTERPRISE Server es una solución ampliable para grandes empresas que requieran un alto rendimiento y seguridad documental, admite un número ilimitado de organizaciones en el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering, cifrado y compresión de documentos y conexión a soluciones de almacenamiento externo.

A continuación se enumeran todas las funciones esenciales de la versión básica de DocuWare, DocuWare Administration y todos los módulos adicionales. Para cada función se indica si el BUSINESS Server, el PROFESSIONAL Server y el ENTERPRISE Server están disponibles y en qué medida. También se muestra el estado de disponibilidad de la función con el DocuWare Web Client y el Windows Explorer Client. Asimismo, hay un capítulo individual para las funciones del Windows Explorer Client.

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DocuWare Web Client

Acceso en línea a DocuWare a través del Client sin instalación

cliente 1 1 1 1

DocuWare Windows Explorer Client

Acceso a DocuWare a través del Explorador de Windows 1 1 1 1

Espacio para todos los documentos: captura y archivado de documentos en DocuWare

Archivado de todo tipo de documentos desde cualquier

fuente en archivadores electrónicos; creación de un número

ilimitado de archivadores por sistema DocuWare

1 1 1 1 1

Archivado de documentos escaneados, ficheros electrónicos

y mensajes de

correo electrónico en archivadores

1 1 1 1 1

Acceso a las funciones más importantes a través de accesos

directos (combinaciones de teclas)1 1

DocuWare BUSINESS Server: hasta 4 GB de capacidad de

almacenamiento por archivador (equivale aproximadamente

a 42 000 documentos por archivador si calculamos que el

tamaño medio de un documento es de 100 KB)

1 1 1

DocuWare PROFESSIONAL / ENTERPRISE Server: un máximo

de dos mil millones de documentos por archivador

independientemente del tamaño del documento

0 1 1 1 1

Importación de documentos desde el sistema de archivos

mediante la función de arrastrar y soltar o un botón1 1 1 1 1

Transferencia de archivos importados en el formato original 1 1 1 1 1

Archivado de documentos comprimidos (guardado en el

archivador en formato zip). De este modo, se ahorra espacio

en el disco duro sin causar restricciones a los clientes

DocuWare

0 0 1

Archivado de documentos cifrados en el archivador mediante

la integración de los procedimientos AES y RSA. De este

modo, los documentos solo son visibles a través de

DocuWare. Ni siquiera el administrador puede volver a

mostrar los documentos directamente sin usar DocuWare

0 0 1

Utilización de DocuWare -

Funciones de la versión básica de

DocuWare

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tUtilización de DocuWare -


DocuWare Bandejas electrónicas: organización de documentos previa al archivado

Each user can create any number of electronic document

trays in their DocuWare system to initially accommodate

documents after they are scanned or imported

1 1 1 1 0

Para una mayor claridad, se puede asignar un nombre a las

bandejas por separado y se pueden seleccionar cinco colores

para las bandejas

1 1 1 1 0

Importación de documentos del sistema de archivos o el

escritorio a la bandeja arrastrándolos y soltándolos1 1 1 1 0

Transferencia de un documento de la bandeja a un

documento de la lista de resultados o tareas arrastrándolo y

soltándolo para adjuntarlo a dicho documento

1 1 1 1 0

Archivado del documento del mismo modo que uno

existente: arrastre y suelte un documento de la bandeja a un

documento de la lista de resultados para archivarlo en el

mismo archivador y con las mismas palabras clave

1 1 1 1 0

Opción para grapar documentos de varias páginas o

desgrapar documentos en la bandeja1 1 1 1 0

Selección de varias vistas para los documentos que contiene

la bandeja: una lista simple de miniaturas a partir de las

cuales se accede a una ficha de registro

1 1 1 1 0

Si hay varias bandejas abiertas, estas se muestran mediante

pestañas, y se pueden ordenar arrastrándolas y soltándolas1 1 1 1 0

Visualización del recuento total de páginas para cada

documento en la vista de ficha de registro y de tablas1 1 1 1 0

Creación de configuraciones de impresora y de importación

directamente desde el documento en la bandeja y uso del

documento como documento de muestra

1 1 1 1 0

Acceso a Scan App mediante un botón en el diálogo de la

bandeja1 1 1 1 0

Configuración de bandejas

Creación de bandejas y asignación a varios usuarios, p. ej.

todo un departamento1 1 1 1

Asigne varios Content y Thumbnail Servers a una ubicación

de bandeja para aumentar la protección contra errores1 1 1 1

Activación de Intelligent Indexing para bandejas 2 2 2 2

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DocuWare Archivado de documento y asignación de palabras clave

Asignación de criterios de búsqueda mediante un diálogo de

almacenamiento de libre configuración; se pueden definir

varios diálogos de almacenamiento por archivador

1 1 1 1 1

Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 1 1 1

Introducción de datos utilizando diálogos predefinidos 1 1 1 1 1

Comprobación automática de la validez de las palabras clave

(validación) 1 1 1 1 1

Indexación agilizada mediante preindexación de documentos

en una bandeja1 1 1 1 0

Listas de selección estándar de palabras introducidas en un

archivado anterior para cada diálogo de almacenamiento1 1 1 1 1

Listas de selección fijas: definición de palabras fijas y

asignación a ciertos campos para asegurar una clasificación

exclusiva

0 1 1 1 1

Listas de selección externas: especificación de palabras clave

desde archivos o bases de datos externos0 1 1 1 1

Archivado automático de documentos preindexados 1 1 1 1 0

El nombre de la carpeta virtual se adopta como palabra clave

cuando se archiva mediante el Windows Explorer Client1 1 1 1

Introducción de palabra clave sin errores mediante diálogos

de campos predefinidos. En cada posición de la palabra

clave, el usuario solo puede introducir los caracteres que se

especifican en la definición del diálogo

1 1 1 1 1

Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en

diálogos de almacenamiento e información1 1 1 1 1

Cambios de entradas de índice de varios documentos a la vez 1 1 1 1 1

Indexación completa al archivar documentos manualmente:

las palabras clave que ya se habían introducido se utilizan

para buscar en el archivador. El documento del archivador

que contenga las mismas palabras clave y que se haya

archivado más recientemente se utiliza para completar las

palabras clave que faltan en el documento que se va a

archivar. De este modo, archivar documentos similares

resulta una tarea rápida y eficaz

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DocuWare Uso de códigos de barras para el archivado manual: lea

códigos de barras con One Click Indexing y cópielos en el

diálogo de almacenamiento (con la licencia adicional de

Barcode & Forms)

0 2 2 2

Recuperación rápida y fácil de documentos (consulte también el capítulo "Windows Explorer Client")

Búsqueda de documento mediante palabras clave 1 1 1 1Introducción de palabras clave con comodines como la

búsqueda con asterisco1 1 1 1

Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 1 1Las listas de selección para los campos de búsqueda

garantizan una introducción rápida y sin errores de las

palabras clave

1 1 1 1

Búsqueda con los operadores lógicos AND, OR y NOT

(incluidos los filtros de índice)1 1 1 1

Archivado automático de las últimas cinco búsquedas, de

modo que puedan volver a utilizarse fácilmente1 1 1 1

Archivado de búsquedas individuales que se usan con

frecuencia: como lista en DocuWare (con la licencia adicional

de Task Manager), acceso directo en el escritorio o como

favorito en el navegador

0 2 2 2

Búsqueda jerárquica mediante listas de selección 1 1 1 1Definición de campos utilizados para listas de selección

selectivas1 1 1 1

Vínculos dinámicos: todos los documentos que pertenecen al

mismo proceso pueden mostrarse en una lista de resultados

adicional (los documentos con una palabra clave idéntica en

campos definidos se abren directamente desde una lista de

resultados o desde el visor). Por ejemplo, todos los

documentos con el mismo nombre de proyecto pueden

mostrarse en una lista de resultados vinculada

1 1 1 1 1*

Exportación de documentos y datos

Los documentos encontrados pueden exportarse a: la

bandeja, el sistema de archivos o el cliente de correo

electrónico.

1 1 1 1 1

Creación de DocuWare Request a partir de una lista de

resultados1 1 1 1 0

Exportación de una lista de resultados como CSV 1 1 1 1 0Visualización de documentos archivados

Listado simplificado de documentos recuperados con los

términos de búsqueda asociados en una lista de resultados,

la visualización de los campos en las listas de resultados se

puede adaptar individualmente

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DocuWare Los documentos con adjuntos se identifican en la lista de

resultados con un símbolo1 1 1 1 0

Visualización de documentos en el Visor de DocuWare o el

programa o visor original; se admiten todos los formatos de

archivo estándar

1 1 1 1 1

Descarga de documentos desde DocuWare como archivo

original o PDF1 1 1 1 1*

Los formatos de archivo diferentes también pueden

mostrarse en un documento lógico; importante, por

ejemplo, para mostrar mensajes de correo electrónico con

adjuntos

1 1 1 1 1

Abrir varios documentos en ventanas individuales del Visor

simultáneamente1 1 1 1 0

Acceso a documentos vinculados abiertos desde listas de

resultados, listas de tareas y mediante la barra de

herramientas del Visor de DocuWare

1 1 1 1 0

Control de suma de comprobación mediante dos símbolos en

la barra de estado del Visor1 1 1 1 1*

Documentos que cuentan con un ancho óptimo sin márgenes

en el Visor mediante la opción "Ajustar al ancho para la

visualización óptima"

1 1 1 1 1

Mejora de imagen automática en el Visor de DocuWare: gire

y/o corrija el sesgo de documento1 1 1 1 0

Visualización inmediata del primer documento en una lista

de resultados o de tareas en el Visor de DocuWare1 1 1 1 0

Actualice automáticamente la visualización de un documento

en el Visor de DocuWare cuando se haya cambiado mediante

la función Editar del visor

1 1 1 1 0

Indexación y búsqueda de texto completo

Indexación automática de texto completo en archivadores

con cualquier base de datos1 1 1

Indexación de texto completo de documentos escaneados

con una potente función de OCR y de otros formatos

comunes con un filtro de texto integrado

1 1 1

Búsqueda de texto completo con comodines delante/detrás

de una palabra1 1 1 1

Búsqueda por frase y distancia 1 1 1 1

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DocuWare

Vista de texto para búsquedas de texto completo (además de

la imagen en miniatura y el nombre del documento):

visualización de la primera sección de texto, que contiene el

término de búsqueda (resaltado)

1 1 1 1

En el Visor de DocuWare, los términos de búsquedas de

texto completo se resaltan en el documento, en la

visualización de los documentos escaneados y otros

documentos que están presentes como información

codificada (CI)

1 1 1 1

Clasificación de resultados de búsquedas de texto completo

según su relevancia, es decir, la frecuencia de la palabra clave1 1 1 1

Opción de reconocimiento automático del idioma del

documento (excepto griego e idiomas con caracteres

cirílicos)

1 1 1 1

Edición de documentos

Los documentos archivados pueden abrirse y modificarse en

el editor1 1 1 1 1

Adjuntar un documento desde una bandeja a un documento

ubicado en un archivador de DocuWare1 1 1 1 0

Edición de documentos: Visor de DocuWare

Abrir y editar documentos archivados en el Visor de

DocuWare: marque y anote documentos con elementos

superpuestos; el documento original no se modifica

1 1 1 1 1*

Acceso al cuadro de información del documento actual para

ver las entradas de índice y cambiarlas si es necesario1 1 1 1 1*

Numerosas opciones de edición en el Visor de DocuWare:

resaltado de texto transparente y opaco mediante un círculo

o rectángulo del color seleccionado, o con una línea a mano

alzada; colocación libre de notas de texto en el documento;

selección libre de fuente, tamaño y color; introducción de

anotaciones con una línea a mano alzada, p. ej. firma en

pantallas táctiles. Guardado de la configuración

personalizada para todas las herramientas; por ejemplo, el

tamaño de fuente o el color

1 1 1 1 1*

Resaltado de texto en cualquier página de un archivo 1 1 1 1 1*

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DocuWare

Indexación con un clic: seleccione palabras, fechas y números

con el ratón y transfiéralos al diálogo de almacenamiento

con un solo clic. Opción de reconocimiento automático del

idioma del documento (excepto griego e idiomas con

caracteres cirílicos)

1 1 1 1 0

One-Click Indexing: seleccione códigos de barras y

transfiéralos al diálogo de almacenamiento con un solo clic

(con la licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2 2 0

Copiar texto al portapapeles para utilizarlo en otras

aplicaciones.1 1 1 1 1*

Mostrar/ocultar hasta cinco niveles de elementos

superpuestos individualmente1 1 1 1 1*

Fusión de los distintos niveles de anotaciones con el

documento para fijar de forma permanente todas las

anotaciones y sellos

1 1 1 1 1*

Impresión de gráficos superpuestos en los documentos 1 1 1 1 1*

Sellos electrónicos en el Visor de DocuWare

Sellos personales y públicos en el Visor de DocuWare para

procesar documentos; los flujos de trabajo basados en Task

Managerse inician mediante sellos

1 1 1 1 1*

Solicitud de contraseña para sellos para aumentar la

seguridad en los procesos con sellos1 1 1 1 1*

Personalización de sellos, p. ej., con firmas digitalizadas,

fecha, hora o ID de usuario del firmante1 1 1 1 1*

Personalización de sellos mediante la inserción de campos de

formulario: opción para introducir información variable al

aplicar sellos (incluido el uso de listas de selección externas y

fijas, no para el BUSINESS Server)

1 1 1 1 1*

Configuración de una firma electrónica mediante la

aplicación de un sello1 1 1 1 1*

Activación permanente de sellos para el sellado rápido 1 1 1 1 0

Los sellos se pueden utilizar para documentos escaneados y

para formatos de archivos Office y PDF, entre otros1 1 1 1 1*

Flujo de trabajo basado en Task Manager: cambio

automático de hasta cinco entradas de índice seleccionadas

en un documento al asignarle un sello

0 1 1 1 1*

Tras sellar un documento, acceso automático al

siguiente desde la bandeja/lista actual1 1 1 1 0

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DocuWare

Cierre automático del Visor después de aplicar un sello 1 1 1 1 0

Gestión de versiones

Gestión de versiones automática: creación de una nueva

versión para cada documento editado directamente desde el

archivador

1 1 1 1 1

Gestión de versiones manual: control de versiones por

documento a través de la función de bloqueo y desbloqueo;

el documento se bloquea para impedir que se siga editando

con la función de bloqueo

1 1 1 1 1

Visualización del historial de versiones y posibilidad de ir a

versiones anteriores1 1 1 1 1

Firma digital

Configuración de una firma mediante la aplicación del sello

Reenvío/envío de documentos archivados

Envío de documentos por correo electrónico directamente

desde una bandeja o el Visor de DocuWare1 1 1 1 1*

Envío de un documento por correo electrónico directamente

desde una lista de resultados 1 1 1 1 0

Envío de hipervínculos a un documento o a una lista de

resultados por correo electrónico 1 1 1 1 1*

Uso de sistemas de correo compatibles con MAPI 1 1 1 1 1*Visión general y comodidad de uso óptimas

Personalización del ancho de columna y las funciones para la

lista de resultados1 1 1 1 0

Ordenación individual de columnas en listas de resultados y

activación/desactivación por operación1 1 1 1 0

Visualización del número de documentos en la parte superior

de una lista, resaltado en color si el número cambia1 1 1 1 0

Diálogo de búsqueda/almacenamiento personalizables para

usuarios individuales o grupos1 1 1 1 1

Legibilidad máxima en un área reducida gracias a la

visualización optimizada1 1 1 1 1*

Inicio de sesión automático (inicio de sesión única) ya que el

ID de usuario de DocuWare se guarda en una cookie1 1 1 1 0

Uso del inicio de sesión de Windows para iniciar sesión en

DocuWare (inicio de sesión única)1 1 1 1 1

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DocuWare

El idioma de la interfaz de usuario se puede seleccionar

fácilmente desde el menú principal de DocuWare1 1 1 1 0

DocuWare Update: mensaje automático de nuevas versiones

de DocuWare o revisiones de las aplicaciones o componentes

del DocuWare Client disponibles

1 1 1 1 0

Para conocer las funciones de DocuWare Printer App,

consulte las secciones "DocuWare Printer App" y

"Configuración de DocuWare Printer App" en el capítulo

"DocuWare Desktop Apps"

DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos

Para conocer las funciones de DocuWare Scan App, consulte

la sección "DocuWare Scan App" en el capítulo "DocuWare

Desktop Apps"

Para conocer las funciones de DocuWare Import App,

consulte el capítulo "DocuWare Import" y la sección

"Configuraciones de importación" en el capítulo "DocuWare

Desktop Apps"

Migración de archivos a las bandejas de DocuWare mediante el servicio Upload

Carga automática de documentos de una carpeta del sistema

de archivos a una bandeja1 1 1

Transferencia de archivos de un programa de escaneado

externo a una bandeja1 1 1

Supervisión de carpetas para la carga automática de los

archivos que contienen en la bandeja1 1 1

Conversión automática de documentos TIFF de DocuWare a

formato PDF (formato predeterminado en la bandeja)1 1 1

Lectura de información de índice desde un archivo XML que

se generó durante el escaneado. Esto es posible con

prácticamente todos los dispositivos multifunción de los

principales fabricantes. Para obtener más información,

consulte:

1 1 1

http://help.docuware.com

Visualice el estado y el origen de los documentos en la vista

detallada de las bandejas1 1 1

DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en

los pogramas

DocuWare Import App: monitoreo de carpetas e importado de documentos

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http://help.docuware.com/

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Acceso al sistema a través de Internet o una intranet 1 1 1 1 1

Autorización introduciendo el nombre y la contraseña de

inicio de sesión del usuario o inicio de sesión único 1 1 1 1 1

Acceso al sistema DocuWare mediante el nombre de usuario

de DocuWare (no se requiere contraseña) a través de una

aplicación de otro proveedor de confianza

1 1 1 1 0

Authentication Server: administra las licencias y los usuarios,

y permite el acceso de usuarios a funciones y documentos,

controla todas las opciones

1 1 1

Content Server: administra los documentos, el control de

acceso a archivos y los datos de índice1 1 1

Workflow Server: administración y control de los procesos

por lotes y los procesos automáticos programados1 1 1

Workflow Engine Server: guardado y administración de flujos

de trabajo e instancias de flujos de trabajo para Workflow

Manager

2 2 2

Servidor CONNECT to Mail: abre mensajes de correo

electrónico desde el servidor de correo, los convierte y los

archiva en el sistema DocuWare

2 2 2

SAP HTTP Server: archiva documentos de SAP en DocuWare 0 2 2

Equilibrio de carga: equilibrio de carga automático al acceder

a archivadores0 0 1

Fulltext Server: construcción del índice de texto completo 1 1 1

Thumbnail Server: caché de vistas en miniatura en bandejas

en DocuWare y vistas de varias páginas1 1 1

Notification Server: gestión de notificaciones y avisos por

correo electrónico0 2 2

Capacidad de cliente: varias organizaciones posibles por

sistema0 0 1

Gestión del archivado de documentos: administración

central independiente del soporte físico1 1 1

DocuWare Administration –

Configuración y administración

del sistema Integración flexible del sistema

Escalabilidad sencilla con el Specialist DocuWare Server

Administración de sistemas

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tDocuWare Administration –


del sistema

Conexiones y autorizaciones (bases de datos y archivos):

administradas centralmente en el sistema, se pueden

integrar todas las bases de datos aprobadas por DocuWare

(Microsoft SQL, Oracle, MySQL)

1 1 1

Rendimiento y escalabilidad: uso de varios Content Servers

en varios equipos físicos (volumen), uso de varias bases de

datos: los archivadores pueden distribuirse en diversas bases

de datos en distintos equipos físicos (volumen), no hay

restricciones en cuanto a programas de bases de datos

(puede haber diferentes bases de datos dentro del mismo

sistema)

0 1 1

Listas de selección estáticas: una sola lectura de datos de

sistemas externos (bases de datos, archivos de texto) o una

sola introducción de datos

0 1 1

Listas de selección externas: las consultas dinámicas a

sistemas externos generan listas de selección (p. ej., bases de

datos, sistemas ERP)

0 1 1

Asignación de listas de selección para diálogos y campos de

índice0 1 1

Configuración de una cuenta de invitado por organización 1 1 1

Longitud mínima de la contraseña 1 1 1

Complejidad: los caracteres en mayúscula y minúscula, los

caracteres especiales y los números pueden establecerse

como requisitos de contraseña por separado

1 1 1

Configuración de la fecha de vencimiento 1 1 1Establezca la cantidad de intentos permitidos, así como el

intervalo de tiempo durante el cual se bloquea a un cliente si

sobrepasa el límite

1 1 1

Reciba una notificación cuando la contraseña esté a punto de

caducar como recordatorio para cambiarla1 1 1

Desactive los límites de tiempo de las contraseñas de

determinados usuarios, por ejemplo si sus cuentas se

emplean únicamente en flujos de trabajo

1 1 1

Bloquee la cuenta de un usuario cuando la contraseña se

haya introducido incorrectamente un determinado número

de veces, con un aviso que indique que se ha bloqueado la

cuenta

1 1 1

Administración de organización

Contraseñas seguras

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del sistema

Administración central de usuarios y derechos en DocuWare

Administration1 1 1 1 1

Derechos para funciones: acceso a funciones, sellos, listas de

selección y plantillas individuales; definición por organización1 1 1 1 1

Derechos para archivadores: derechos de acceso a

documentos en archivadores1 1 1 1 1

Perfiles: agrupación de derechos para funciones en perfiles

de función y de derechos para archivadores en perfiles de

archivador

1 1 1 1 1

Funciones ("roles"): combinación de perfiles de función y

perfiles de archivador según la tarea/ según el "rol"1 1 1 1 1

Funciones predefinidas: administrador de sistema,

administrador de organización y propietario de archivador1 1 1 1 1

Organización de usuarios en grupos 1 1 1 1 1Asignación directa de derechos, perfiles y funciones

individuales a distintos usuarios1 1 1 1 1

Asignación de funciones ("roles") a grupos 1 1 1 1 1

Configuración de la bandeja predeterminada para el usuario 1 1 1 1 1

Administración de usuarios y grupos: integración de usuarios

y grupos de servicios de directorios externos con los servicios

de DocuWare, soportado para LDAP y Directorio Activo

0 1 1

Desbloquee cuentas de usuario en calidad de usuario con el

derecho "Gestión de usuarios"1 1 1

Especificación de usuarios como "fuera de la oficina" 1 1 1

Creación de reglas de sustitución: asignación de usuarios 1 1 1

Creación de listas de sustitución: compilación de reglas de

sustitución en listas1 1 1

Uso de una estructura de archivador jerárquica (vista en

árbol)1 1 1 0 1

Al crear un archivador nuevo, se puede importar la

configuración de un archivador existente mediante un

archivo XML

1 1 1

Transferencia de la estructura de campos de un archivador

existente mediante un archivo XML 1 1 1

Administración de derechos

Administración de usuarios

Administración de los derechos y de la estructura de archivadores

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del sistema Archivadores en disco duro, CD, DVD, WORM de

funcionamiento manual, jukebox, Storage Area Network

(SAN) o sistemas RAID

1 1 1

Finalización y grabación automática de archivadores que

están en un jukebox1 1 1

Archivadores en Content Addressed Storage (CAS),

soluciones de archivado NetApp0 0 1

Gestión jerárquica de archivado 0 1 1Organización del archivado en discos lógicos, restricciones de

capacidad establecidas por el usuario, p. ej., tamaño de

CD/DVD/Blu-ray

0 1 1

Selección individual de los tipos de bases de datos para cada

archivador y combinación en cualquier configuración en un

sistema DocuWare

1 1 1

Archivadores con un alto nivel de seguridad, el acceso a los

cuales está prohibido incluso para el administrador0 0 1

Definición de derechos detallados (p. ej., visualización,

edición, eliminación, modificación) para cada archivador y

campo de índice y en relación con elementos superpuestos

1 1 1

Definición adicional de derechos de campo: el campo no

puede estar vacío, el texto introducido debe encontrarse en

la lista de selección, no se admiten entradas nuevas

1 1 1

Vinculación de derechos de archivador con entradas de

índice de un documento (filtro de índice)0 1 1

Sincronización de archivadores maestro centrales y

archivadores satélite no centrales0 1 1

Estructuras de archivador: se admiten diferencias de

estructura entre archivadores maestros y satélite, asignación

de campos de índice

0 1 1

Solución de conflictos configurable, en caso de que los

documentos en el archivador maestro y satélite se hayan

modificado al mismo tiempo

0 1 1

Flujo de trabajo programado 0 1 1

Exportación de archivadores existentes dentro del sistema, el

archivador seleccionado puede ser nuevo o existente0 1 1

Exportación a otro sistema DocuWare 0 1 1Flujo de trabajo programado 0 1 1

Flujo de trabajo de sincronización de archivadores

Flujo de trabajo de exportación

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del sistema

Copia/traslado automático de documentos, p. ej. desde el

disco duro a medios ópticos dentro de un archivador0 1 1

Grabación: opcional, para crear una copia de los datos que se

grabarán posteriormente dentro de un programa0 1 1


Control automático del ciclo de vida de los documentos,

incluso de la eliminación de documentos y, como opción, de

las entradas de base de datos

1 1 1

Eliminación de documentos irrevocable opcional. Los datos

que deben eliminarse se sobrescriben con datos generados

de manera aleatoria y creados según la definición en el

manual de operaciones del programa de seguridad industrial

nacional (National Industrial Security Program Operating

Manual) del Departamento de Defensa de los EE. UU. Una

vez que se hayan eliminado los datos, ninguna herramienta

de restauración puede restaurarlos

0 0 1 1 1


Registro (logging) predeterminado de todos los cambios

ocurridos en el sistema, todos los cambios en tiempo de

ejecución y todos los flujos de trabajo

0 1 1

Especificación de los cambios/actividades que debe registrar

el administrador del sistema, el administrador de la

organización y el propietario del archivador, según el nivel

0 1 1

Definición de la configuración de registro basada en los

derechos de acceso 0 1 1

Filtrado de la información de registro, como entradas en un

campo de base de datos especial o registro de las actividades

de un usuario específico

0 1 1

Destinos de registro: base de datos, archivo XML, archivo de

texto0 1 1

Registro a nivel de depuración para todo el sistema

DocuWare o solo para determinados elementos como el

Content Server o DocuWare Administration mediante un

comando de menú

0 1 1

Exportación de registro como archivos XML 1 1 1

Flujo de trabajo de eliminación

Registro (logging) y supervisión

Flujo de trabajo de migración

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del sistema

Documentación de todas las configuraciones del sistema

DocuWare, organizaciones y clientes en formato PDF 1 1 1

Conservación de datos por duplicado: las entradas de base

de datos de los archivos también se guardan como archivos

de encabezado XML

1 1 1

Cifrado de documentos y encabezados mediante la

vinculación a procesos AED y RSA0 0 1

Restauración de bases de datos dañadas usando la

información guardada en archivos de encabezado XML1 1 1

Comunicación cifrada entre cliente y servidor, mediante

mecanismos de Windows1 1 1 1 1

Intercomunicación de servidor mediante SSL 0 1 1Inicio de sesión con datos de sesión de DocuWare o de

Windows (inicio de sesión única)1 1 1 1 1

Transacciones: el sistema garantiza en todo momento la

integridad de los datos, cambios en documentos y

transacciones de archivado, tanto para datos de índice como

para documentos

1 1 1

Acceso a documentos posible únicamente a través del

Content Server, no se permite el acceso directo a directorios

de documentos

1 1 1

Acceso a base de datos posible únicamente a través del

Content Server, no se permite el acceso directo a la base de

datos

1 1 1

Nivel de seguridad alto para archivadores y usuarios; solo los

usuarios con autorización de nivel superior (sin inicio de

sesión único) pueden acceder a un archivador con un nivel de

seguridad alto

0 0 1 1 1

El administrador puede bloquear tipos de archivos

potencialmente peligrosos para una organización1 1 1

La copia de seguridad y la restauración de la configuración de

sistema (por ejemplo, conexiones de datos, ubicaciones de

archivado y opciones de administración de usuarios) se

realizan en un archivo XML

1 1 1

Las contraseñas se guardan mediante el cifrado de hash

aleatorio1 1 1

Seguridad documental

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Configuración de DocuWare

Consulte los capítulos correspondientes para obtener

información sobre la configuración de cada componente

La URL de configuración de DocuWare Configuración se

puede abrir directamente desde DocuWare (no se requiere

instalación)

1 1 1 1

Configuración de varios componentes de DocuWare

mediante asistentes1 1 1 1

Asignación de derechos detallados para crear, editar y

asignar configuraciones individuales a través de DocuWare

Administration

1 1 1 1

DocuWare ConfiguraciónPlataforma de configuración basada en navegador para la

administración de componentes especiales de DocuWare basados

en navegador

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Trabajo intuitivo con el Explorador de Windows

Archivado de documentos desde el sistema de archivos de

Windows a DocuWare mediante la función de arrastrar y

soltar, método abreviado de teclado o menú: indexación

automática mediante los nombres de archivo y de carpeta

1 1 1 1

Archivado de estructuras de carpetas completas desde el

sistema de archivos, sin abrir el diálogo de almacenamiento

para documentos individuales. Los documentos se archivan

en DocuWare con las palabras clave relevantes

1 1 1 1

Archivado de documentos en DocuWare desde una

aplicación mediante "Guardar como": cuando se selecciona

la carpeta en la que se archivará el documento, el

documento se indexa automáticamente con las palabras

clave correspondientes

1 1 1 1

Creación de nuevas carpetas y archivado de documentos

mediante "arrastrar y soltar"1 1 1 1

Visualización y cambio de entradas de índice para

documentos directamente en el Explorador de Windows1 1 1 1

Creación de vínculos a documentos archivados o carpetas de

DocuWare (p. ej. en el escritorio o en una aplicación como

PowerPoint)

1 1 1 1

Acceso a un documento archivado desde una aplicación en

modo de solo lectura a través de "Abrir"1 1 1 1

Edición de documentos archivados (en la aplicación

predeterminada en el Explorador de Windows para esta

extensión de archivo)

1 1 1 1

Abrir un documento desde el Windows Explorer Client en el

DocuWare Viewer1 1 1 1

Visualización de documentos archivados en modo de solo

lectura en la aplicación predeterminada en el Explorador de

Windows para esta extensión de archivo

1 1 1 1

Para conseguir un acceso más rápido, puede utilizarse un

filtro que limite el resultado a las líneas más importantes

(p. ej. solo a documentos de los últimos 30 días o a

documentos que hayan creado los usuarios o su equipo)

1 1 1 1

Visualización del historial de la versión de un documento 1 1 1 1

Windows Explorer ClientEl DocuWare Windows Explorer Client permite la integración de

todos los archivadores de DocuWare en un directorio de archivos

de Windows.

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Se pueden instalar y desinstalar aplicaciones de una en una

desde el menú principal de DocuWare y desde el menú

contextual de Desktop Apps que se encuentra en la barra de

estado de Windows

1 1 1

Archivado de documentos en archivador 1 1 1Archivado de documentos en bandeja 1 1 1Inicio de la configuración de impresora desde un documento

en la bandeja y uso del documento como documento de

muestra para una nueva configuración

1 1 1

Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de

archivado a largo plazo) 1 1 1

Indexación de documentos: lectura automática del contenido

de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido

se utiliza para la indexación (por ejemplo, adoptando el

nombre de la compañía de una factura en el campo de índice

correspondiente)

1 1 1

Lectura automática de códigos de barras de áreas de lectura

definidas del documento, p. ej. número de factura (con la

licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2

Indexación de documentos mediante entradas fijas y

dinámicas1 1 1

Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas,

entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo

de índice

1 1 1

División del contenido de las áreas de lectura de texto para

transferir partes concretas a otros campos de índice1 1 1

Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con

otro texto. Por ejemplo, al imprimir desde el sistema ERP,

puede sustituir la palabra clave "Factura" por el término

ampliado "Factura - Salida"

1 1 1

Documentos de muestra para leer texto del sistema de

archivos o seleccionar una bandeja1 1 1

Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en

el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de

la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"

1 1 1

DocuWare Desktop AppsDocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de

DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e

Import App

DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en

los programas

DocuWare Desktop Apps

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Import App

Superposición automática de una cabecera o un formulario

escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera

página y páginas sucesivas (con la licencia adicional de

Barcode & Forms)

1 1 1

Separación de documentos de varias páginas después de un

número de páginas específico1 1 1

Separación de documentos de varias páginas según criterios

de texto definidos mediante áreas de texto (por ejemplo,

"Página 1")

1 1 1


área de lectura vacía o si el contenido del área cambia1 1 1

Separación de documentos de varias páginas según códigos

de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)0 2 2

Inserción de firma electrónica sencilla en PDF 1 1 1

Aparece una sola impresora en todas las configuraciones de

DocuWare Printer en la lista de impresoras de aplicaciones

(detección automática de la configuración que se utilizará)

1 1 1

Identificación y clasificación de un documento según criterios

de texto (por ejemplo, se ejecuta una configuración

específica si la palabra "factura" aparece en un determinado

punto en un documento Word)

1 1 1

Identificación y clasificación de un documento según la

aplicación desde la que se imprime, por ejemplo siempre se

ejecutará una configuración concreta cuando se imprima

desde un sistema ERP

1 1 1

Adición de páginas, por ejemplo, anexe un formulario de

devoluciones1 1 1

Impresión de una copia en una impresora física, con o sin un

formulario o cabecera1 1 1

Impresión de otros documentos (por ejemplo, los términos y

las condiciones generales o un formulario de devoluciones)1 1 1

DocuWare Control: controle el procesamiento de

documentos con DocuWare Printer directamente desde

aplicaciones como ERP o MS Word. Los comandos invisibles

de texto se escriben en los documentos o las plantillas de

documentos mediante una fuente especial (DocuWare

Control)

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Import App

Creación de facturas electrónicas de acuerdo con el estándar

alemán ZUGFeRD (PDF/A-3 con metadatos XML integrados)1 1 1

Los documentos modificados se adjuntan automáticamente

a un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura

electrónica)

1 1 1

Configuración de DocuWare Printer App

Las configuraciones se crean y gestionan de manera

centralizada, y están disponibles inmediatamente en el

cliente (siempre que se asignen los derechos

correspondientes)

1 1 1

Creación de configuraciones para DocuWare Printer App 1 1 1

Copia de configuraciones existentes 1 1 1Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de

prueba1 1 1

Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una

configuración directamente a usuarios individuales o a todos

los usuarios con una determinada función

1 1 1

La persona que ha creado la configuración automáticamente

recibe los derechos de administrador y de usuario1 1 1

DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos

Escaneo de documentos mediante cualquier escáner (con

controladores TWAIN o WIA) que esté instalado en un

equipo local

1 1 1

Apertura de DocuWare Scan directamente desde DocuWare 1 1 1

Acceso a DocuWare Scan App directamente desde la bandeja 1 1 1

Archivado de documentos en archivador 1 1 1Archivado de documentos en bandeja 1 1 1Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de

archivado a largo plazo) 1 1 1

Indexación de documentos: lectura automática del contenido

de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido

se utiliza para la indexación, por ejemplo, adoptando el

nombre de la compañía de una factura en el campo de índice

correspondiente (con la licencia adicional de Barcode &

Forms)

0 2 2

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Import App

Indexación de documentos mediante entradas fijas y

dinámicas1 1 1

Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y

dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de

índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2


transferir partes concretas a otros campos de índice1 1 1

Indexación de documentos mediante códigos de barras

unidimensionales y bidimensionales (con la licencia adicional

de Barcode & Forms)

0 2 2

Selección del tipo código de barras que debe buscarse y

utilizarse para la indexación (con la licencia adicional de

Barcode & Forms)

0 2 2


de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)0 2 2

Selección de documentos de muestra para la lectura de texto

o códigos de barras desde el sistema de archivos o la bandeja

(con la licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2



la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra

"Total" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2




Barcode & Forms)

1 1 1




de texto definidos mediante áreas de texto [por ejemplo,

"Página 1" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)]

0 2 2


área de lectura vacía o si el contenido del área cambia (con la

licencia adicional Barcode & Forms)

0 2 2

División del contenido de las áreas de lectura de códigos de

barras para transferir partes concretas a otros campos de

índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)

0 2 2

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Import App

Inserción de firma electrónica en PDF 1 1 1Opción de reconocimiento automático del idioma del


cirílicos)

1 1 1

Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una

dirección o ángulo incorrecto1 1 1

Carga manual de documentos en formato PDF/A después de

escanearlos, por ejemplo para comprobar el orden de las

páginas o para reorganizarlas

1 1 1

Reorganización de las páginas de un documento mediante la

función de arrastrar y soltar1 1 1

Eliminación manual de páginas y documentos, por ejemplo

páginas en blanco o mal escaneadas1 1 1

Eliminación automática de páginas de separación (con la

licencia adicional de Barcode & Forms)0 2 2

Eliminación automática de páginas en blanco 1 1 1Añada páginas posteriormente mediante arrastrar y soltar,

por ejemplo si determinadas páginas se insertaron en un

determinado ángulo

1 1 1

Adición directa de páginas posteriormente con un solo clic 1 1 1

Giro automático de páginas escaneadas en una dirección

incorrecta tras el escaneado 1 1 1

División manual de documentos 1 1 1Escanee cada página como un nuevo documento para

escanear y archivar facturas de la pila de varias hojas

individuales, por ejemplo

1 1 1

Defina la configuración de escaneo teniendo en cuenta las

opciones de configuración normales del escáner (por

ejemplo, opciones de escaneo y color)

1 1 1

Visualización del diálogo de dispositivos del escáner para

poder utilizar todas las opciones de escaneo específicas de

dispositivos

1 1 1

Los documentos escaneados se adjuntan automáticamente a

un nuevo correo electrónico1 1 1

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Import App

DocuWare Import App: Monitorización de carpetas e importacion de ficheros

DocuWare Import ofrece funciones básicas para monitorizar

carpetas del sistema de ficheros e importar su contenido en

Docuware. La licencia adicional de "DocuWare Import"

permite funciones avanzadas/adicionales. Puede encontrar

mas informacion acerca de este tema en el capítulo

"DocuWare Import". Con la licencia "Barcode & Forms" se

activan mas funcionalidades. Por favor, consulte el capítulo

dedicado a este módulo.

Configuraciones de importación para DocuWare Scan App e Import App

Las configuraciones se crean y gestionan de manera

centralizada, y están disponibles inmediatamente en el

cliente

1 1 1

Creación de configuraciones 1 1 1Copia de configuraciones existentes 1 1 1Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de

prueba1 1 1

Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una

configuración directamente a usuarios individuales o a todos

los usuarios con una determinada función

1 1 1

La persona que ha creado la configuración automáticamente

recibe los derechos de administrador y de usuario1 1 1

DocuWare Smart Connect App

Consulte el capítulo "Smart Connect" (licencia adicional) 1 1 1

Administración de las conexiones del sistema DocuWare

Establecimiento de una conexión con el sistema DocuWare,

desde donde se instaló DocuWare Desktop Apps1 1 1 1

Activar conexiones 1 1 1 1Eliminar las conexiones desde la lista de conexiones 1 1 1

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Supervisión de carpetas para importación automática de los

archivos1 1 1

Selección libre de carpetas para supervisar (directorio en un

servidor/red u ordenador local)1 1 1

Importación de documentos escaneados (escáner en red) 1 1 1

Programación de una comprobación del directorio de

importación para los nuevos archivos: de forma continua o a

intervalos que se pueden configurar con flexibilidad (con la

licencia adicional de DocuWare Import)

0 2 2

Comprobación de la antigüedad mínima de los archivos para

impedir la importación de archivos incompletos1 1 1

Archivado de documentos en bandeja 1 1 1Archivado de documentos en archivador 1 1 1Transferencia automática de entradas fijas como palabras

clave1 1 1

Transferencia automática de entradas dinámicas como

palabras clave, p. ej. usuario, nombre de archivo, extensión

de archivo, fecha de creación o modificación

1 1 1

Lectura automática del contenido de áreas de lectura

definidas del documento. Este contenido se utiliza para la

indexación, por ejemplo la transferencia del nombre de la

compañía de una factura en el campo de índice

correspondiente (con las licencias adicionales de DocuWare

Import y Barcode & Forms)

0 2 2

Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y

dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de

índice (con las licencias adicionales de DocuWare Import y

Barcode & Forms)

0 2 2


transferir partes concretas a otros campos de índice (con la


0 2 2

DocuWare ImportDocuWare Import supervisa los directorios seleccionados e

importa los archivos guardados en ellos a bandejas o archivadores

DocuWare. De este modo, los documentos se pueden distribuir a

las personas responsables en el momento de escanearlos, por

ejemplo. Los documentos se indexan automáticamente y pueden

archivarse en su formato original

Importación de documentos

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otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice

"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida" (con las

licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode &

Forms)

0 2 2



la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra

"Total" (con las licencias adicionales de DocuWare Import y

Barcode & Forms)

0 2 2

Detección automática de facturas electrónicas, por ejemplo

con el estándar ZUGFeRD y posterior procesamiento (con la


0 2 2

Indexación de documentos mediante códigos de barras

unidimensionales y bidimensionales (con las licencias

adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)

0 2 2

Selección del tipo de código de barras que debe

buscarse y utilizarse para la indexación (con las licencias


0 2 2

División del contenido de las áreas de lectura para transferir

partes concretas a otros campos de índice (con las licencias


0 2 2

Superposición automática de cabeceras y formularios, p. ej.

un formulario para factura escaneado: se puede separar en

primera página y páginas sucesivas (con las licencias


0 2 2


número de páginas específico (con las licencias adicionales

de DocuWare Import y Barcode & Forms)

0 2 2


de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo,

"Página 1") (con las licencias adicionales de DocuWare

Import y Barcode & Forms)

0 2 2

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área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por

ejemplo, si no hay números de páginas disponibles (con las


Forms)

0 2 2


de barras (con las licencias adicionales de DocuWare Import

y Barcode & Forms)

0 2 2

Eliminación automática de páginas de separación (con las


Forms)

0 2 2

Inserción de firma electrónica en PDF 1 1 1Opción de reconocimiento automático del idioma del


cirílicos)

1 1 1

Giro automático y corrección del sesgo de páginas con una

orientación incorrecta o que se han escaneado en un

determinado ángulo

1 1 1

Los documentos modificados se adjuntan automáticamente

a un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura

electrónica)

1 1 1

Importación de metadatos (datos de indexación) de

documentos en el formato DocuWare Control al importar de

aplicaciones externas (con la licencia adicional de DocuWare

Import)

0 2 2

Selección de documentos de muestra desde el sistema de

archivos o la bandeja1 1 1

Inicio de la configuración de importación desde un

documento en la bandeja y uso del documento como

documento de muestra para una nueva configuración de

importación

1 1 1

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Lectura de textos y superposición de formularios/cabeceras

Las funciones de Barcode & Forms están disponibles en

Import App de DocuWare Desktop Apps únicamente con la

licencia de DocuWare Import

Lectura automática del contenido de áreas de lectura de

texto definidas del documento. Este contenido se utiliza para

la indexación (por ejemplo, adoptando el nombre de la

compañía de una factura en el campo de índice

correspondiente)

0 2 2



de índice

0 2 2


otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice

"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida"

0 2 2



la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"

0 2 2




Barcode & Forms)

0 2 2




de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo,

"Página 1")

0 2 2


área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por

ejemplo, si no hay números de páginas disponibles

0 2 2

Eliminación automática de páginas de separación 0 2 2Lectura de códigos de barras unidimensionales y bidimensionales

Lectura automática del contenido de áreas de lectura de

código de barras definidas del documento. Este contenido se

utiliza para la indexación

0 2 2

Selección del tipo de código de barras que debe buscarse y

utilizarse para la indexación0 2 2

DocuWare Barcode & FormsBarcode & Forms extrae los códigos de barras unidimensionales y

bidimensionales de los documentos y, a continuación, estos se

archivan en el archivador de DocuWare mediante DocuWare Scan

y DocuWare Import, y automáticamente se obtiene la información

para indexar los documentos

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DocuWare Barcode & FormsBarcode & Forms extrae los códigos de barras unidimensionales y

bidimensionales de los documentos y, a continuación, estos se

archivan en el archivador de DocuWare mediante DocuWare Scan

y DocuWare Import, y automáticamente se obtiene la información

para indexar los documentos

División del contenido de las áreas de lectura de códigos de

barras para transferir partes concretas a otros campos de

índice

0 2 2


de barras0 2 2

Definición de áreas de lectura basadas en códigos de barras

en el documento (definir anclajes)0 2 2




área de lectura vacía o si el contenido del área cambia0 2 2

Eliminación automática de páginas de separación 0 2 2Tipos de códigos de barras unidimensionales admitidos

2 of 5 (Interleaved, Datalogic, IATA, Industrial, Inverted,

Matrix)0 2 2 2

Codabar 0 2 2 2Code 11 (USD 8) 0 2 2 2Code 39 0 2 2 2Code 93 0 2 2 2Code 128 / EAN 128 / GS1-128 0 2 2 2EAN 8 0 2 2 2EAN 13 0 2 2 2MaxiCode 0 2 2 2MSI (Modified Plessey) 0 2 2 2PharmaCode 0 2 2 2Postal (Dutch KIX, Postnet, Australia Post, Royal Mail, Planet,

Intelligent Mail)0 2 2 2

RSS (RSS 14, RSS 14 Stacked, RSS Expanded, RSS Expanded

Stacked)0 2 2 2

Telepen 0 2 2 2UPC/A 0 2 2 2UPC/E 0 2 2 2

Tipos de códigos de barras bidimensionales admitidos

Aztec 0 2 2 2DataMatrix 0 2 2 2MicroQR 0 2 2 2PDF417 0 2 2 2QR 0 2 2 2

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Configuración sencilla en cuatro pasos con asistentes de

configuración2 2 2 2

El programa de configuración se puede abrir directamente

desde DocuWare2 2 2 2

Transferencia de palabras clave desde cualquier área

(incluidas las tablas) de la aplicación de otro proveedor2 2 2 2

Uno o más botones de búsqueda se muestran en la

aplicación correspondiente2 2 2 2

Entrada del menú "Smart Index" en el almacén de DocuWare

o el diálogo de información. Permite que un programa

externo adopte la información de índice

2 2 2 2

Puede utilizarse en entornos de varios usuarios, por ejemplo

Terminal Server2 2 2 2

Realización de una búsqueda configurada mediante el botón

de búsqueda mostrado, el método abreviado de teclado o el

menú de bandeja de DocuWare Desktop Apps

2 2 2 2

Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales 2 2 2 2

Utilice marcadores al especificar un término de búsqueda 2 2 2 2

Al extraer contenido de aplicaciones de otros fabricantes, lo

único que debe hacer es seleccionar contenido diferente con

el ratón y utilizarlo en la búsqueda con el Smart Connect en

DocuWare

2 2 2 2

Ejecución de Smart Index desde un botón que aparece en el

diálogo de almacenamiento o de información de DocuWare2 2 2 2

Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales 2 2 2 2



de índice

2 2 2 2

Indexación durante el archivado de documentos o como

indexación posterior de documentos que ya han sido

archivados

2 2 2 2

Configuración: Smart Connect

Creación de configuraciones de Smart Search 2 2 2 2

DocuWare Smart Connect Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas

que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que

sea necesaria programación alguna

Integración de DocuWare sin necesidad de programación

Búsquedas: Búsqueda de documentos directamente desde aplicaciones de otros proveedores

con un solo clic

Indexación: asignación de términos de índice a documentos desde aplicaciones de otros proveedores

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DocuWare Smart Connect Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas

que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que

sea necesaria programación alguna

Creación de configuraciones de Smart Index 2 2 2 2

Copia de configuraciones existentes de Smart Connect 2 2 2 2

Utilice texto seleccionado al extraer contenido de cualquier

área2 2 2 2

Utilice marcadores en una búsqueda 2 2 2 2Opción de reconocimiento automático del idioma del


cirílicos)

2 2 2 2

Selección automática de la tecnología de reconocimiento

para la lectura del texto2 2 2 2

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8/R

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Recuperación de documentos

Visualización de documentos en el Visor de DocuWare

especialmente adaptada para dispositivos móviles,

independientemente del formato en el que se archivaron los

documentos. Con ampliación detallada: potente función de

zoom de áreas del documento

2 2 2 2 2

Apertura de diálogos de búsqueda, listas de tareas y listas de

selección buscando por lista de selección y lista de selección

selectiva

2 2 2 2 2

Mostrar datos de indexación 2 2 2 2 2

Edición de documentos

Control de los flujos de trabajo basados en Task Manager

mediante dispositivos móviles: compatibilidad con las

funciones de sello de DocuWare (campos de palabra clave no

admitidos; Windows 8/RT: con asignación adicional de

campos de palabras clave)

2 2 2 2 2

Envío de documentos mediante iPhone o iPad 2 2

Los archivos PDF pueden transferirse a iBooks en un iPad, lo

que permite preparar reuniones de una forma óptima2

SeguridadTransferencia de documentos del servidor de DocuWare a

DocuWare Mobile mediante HTTPS (cifrado seguro del

protocolo mediante SSL)

2 2 2 2 2

DocuWare MobileCon DocuWare Mobile puede acceder a DocuWare directamente

desde su dispositivo móvil: ya sea un iPhone, iPad, iPod Touch,

smartphone con Android o un Windows Phone o BlackBerry.

Puede utilizar la aplicación de Windows 8 en una tableta con RT o

en un ordenador. Para DocuWare Mobile, se necesita DocuWare

con la versión PROFESSIONAL o ENTERPRISE Server

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Escaneado y archivado de documentosDocumentos de escaneo 1 1 1Activación automática (no hace falta cambiar la posición de

la mano ni una segunda mano para la estabilización). En las

versiones de los dispositivos

iPhone 4s, iPad 3 y iPad Mini

1 1 1

Alineación automática de los bordes de los documentos 1 1 1

Eliminación automática del fondo de escaneo 1 1 1Recorte manual de los escaneos 1 1 1Conversión de escaneos en color a escala de grises 1 1 1Desplazarse por los documento 1 1 1Añadir escáner a un documento existente 1 1 1Cambio de nombre de documento 1 1 1Archivar documentos en la bandeja (con la licencia adicional

de DocuWare Mobile)1 1 1

Archivado de documentos en Dropbox 1 1 1

Carga de documentos en Google Drive 1 1 1Impresión de documentos con AirPrint 1 1 1Generación de PDF de varias páginas 1 1 1Eliminación de páginas concretas de documentos 1 1 1Enviar documentos por correo electrónico 1 1 1Archivado de documentos en archivadores (solo con licencia

adicional de DocuWare Mobile y la versión PROFESSIONAL o

ENTERPRISE Server)

2 2 2

DocuWare PaperScanLa aplicación gratuita PaperScan transforma su iPhone o iPad en

un escáner de documentos móvil. La aplicación fotografía los

documentos y guarda los escaneos con nitidez garantizada en la

ubicación deseada para su posterior procesamiento. Es la solución

ideal para, por ejemplo, registrar los gastos

Dispositivos Android*: Google Nexus 4, 5 y 7, Samsung Galaxy S4 (GT-I9505, SCH-I545), Samsung

Galaxy S5 SM-G900F, HTC One, Motorola G XT1032

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Listas prácticas que reúnen los documentos nuevos y

pendientes que se deben procesar0 2 2 2

Las listas de tareas pueden definirse mediante entradas de

índice y pueden asignarse a los usuarios (con DocuWare

Administration)

0 2 2 2

Actualización automática de listas de tareas 0 2 2 2Un vínculo a una lista de tareas puede guardarse en el

navegador o en el escritorio0 2 2 2

Recepción de una notificación de correo electrónico en

cuanto un nuevo documento está disponible para el

procesamiento

0 2 2

La notificación de correo electrónico contiene un vínculo a

los documentos que se deben procesar o a una lista de

tareas

0 2 2

Creación de un número ilimitado de plantillas para las

notificaciones de correo electrónico0 2 2

Programación: configuración de notificaciones de correo

electrónico que se envían una vez al día o durante un

determinado periodo

0 2 2

Configuración: notificaciones de correo electrónico

Creación de notificaciones de correo electrónico y asignación

a usuarios individuales0 2 2 2

Creación de notificaciones de correo electrónico y dejar la

posibilidad para suscribirse0 2 2 2

Definición del activador para notificaciones de correo

electrónico mediante el contenido de campos de índice de

DocuWare

0 2 2 2

Las notificaciones de correo electrónico pueden configurarse

para documentos recién archivados, para documentos con

palabras clave modificadas o para ambas opciones a la vez

0 2 2 2

Definición del contenido del texto y del asunto de la

notificación de correo electrónico 0 2 2 2

Definición de la programación para las notificaciones de

correo electrónico0 2 2 2

DocuWare Task ManagerLas listas de tareas en DocuWare y las notificaciones de correo

electrónico automáticas garantizan un flujo de trabajo óptimo

Listas de tareas en DocuWare

Notificación de correo electrónico automática

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Listas prácticas que recopilan los nuevos documentos para

procesar y las tareas asociadas a ellos (organizadas por flujo 0 2 2 2

Edición de tareas: p. ej. introducir decisiones directamente

en el formulario o configurar un sello pertinente; o bien,

utilizar un formulario y sellado automático adicional

0 2 2 2

Reasignación de tareas a otros usuarios, funciones o reglas

de sustitución0 2 2 2

Filtro de tareas "no leídas" o "vencidas" 0 2 2 2Definición del estado "fuera de la oficina" directamente en

DocuWare, de modo que las tareas se reenvíen al empleado

sustituto

0 2 2 2

Lista de controlador especial: en un flujo de trabajo, el

controlador tiene una visión general de todas las tareas que

todavía están abiertas para las personas involucradas. Puede

tomar el control en cualquier momento y detener la

ejecución de las instancias de flujos de trabajo, si es preciso

0 2 2 2

Organización de listas: el diseño Individual de las listas de

tareas ofrece una claridad óptima 0 2 2 2

Visualización del historial de flujos de trabajo desde la lista

de resultados y el visor del documento que formaba parte o

sigue formando parte de un flujo de trabajo

0 2 2 2

Integración de una lista de tareas en cualquier aplicación con

una dirección URL0 2 2 2

Definición de reglas de sustitución en caso de que una o más

personas responsables estén fuera de la oficina (en

DocuWare Administration)

0 2 2

Publicación del flujo de trabajo para proporcionarlo a los

usuarios autorizados, funciones o reglas de sustitución0 2 2

Retirar la publicación de un flujo de trabajo 0 2 2Especificación de un calendario con horarios laborales para la

organización (en DocuWare Administration)0 2 2

Definición de remisiones basadas en tiempo para tareas:

1. Periodo para enviar recordatorio a los responsables, 2.

Periodo de vencimiento de la tarea

0 2 2

DocuWare Workflow ManagerWorkflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de

documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan

mediante flujos de trabajo basados en documentos y se

implementan en el sistema DocuWare

Listas de tareas de Workflow en DocuWare

Diseño de flujos de trabajo y definición de tareas con Workflow Designer

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tDocuWare Workflow ManagerWorkflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de




Reenvío automático de tareas si se supera el tiempo límite

(tiempo de espera)0 2 2

Definición de tareas y tareas paralelas 0 2 2Asignación de tareas y tareas paralelas a usuarios, funciones

y reglas de sustitución0 2 2

Definición de activadores para instancias de flujos de trabajo;

por ejemplo, para el archivado de un nuevo documento o la

modificación de valores de índice para un documento que ya

se ha archivado

0 2 2

Determinación de opciones para la toma de decisiones que

deben estar a disposición de la persona responsable durante

una tarea, como aprobar o rechazar una factura

0 2 2

Agrupación del formulario en el que la persona responsable

debe introducir los datos (Campo, Nombre de campo,

Máscara de campo, Rellenado previamente con, Lista de

selección, Variable)

0 2 2

Envío de notificaciones de correo electrónico a los

empleados para informarles de que se les ha asignado una

nueva tarea

0 2 2

Envío de notificaciones de correo electrónico a los

empleados para recordarles cuando se acerca la fecha límite

de una tarea o cuando ha vencido

0 2 2

Apertura de tareas desde la notificación de correo

electrónico0 2 2

Envío a los empleados de información sobre la consecución

de hitos en un proyecto por correo electrónico desde el flujo

de trabajo

0 2 2

Definición de las condiciones de finalización de una tarea

paralela. Por ejemplo, si se supone que varios usuarios deben

aprobar totales parciales de una factura, pero uno de ellos

aprueba el total completo, la tarea dejará de mostrarse al

otro usuario

0 2 2

Definición de comandos condicionales; por ejemplo, si las

facturas que superen una determinada cantidad tienen que

ser aprobadas por una segunda persona

0 2 2

Definición de variables para flujos de trabajo 0 2 2

Uso de variables para rellenar previamente formularios 0 2 2

Utilización de valores de índice en pasos automáticos, p. ej.

que se introduzca el nombre del responsable del

departamento a través del nombre del empleado que ha

solicitado vacaciones

0 2 2

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Escritura automática de datos en los campos de índice, por

ejemplo, en el caso de facturas entrantes, también puede

guardar el estado de la factura en los datos de índice.

0 2 2

Asignación de datos desde fuentes externas para que se

puedan ejecutar los cálculos automáticamente. Esto permite,

por ejemplo, transferir información del sistema de

contabilidad a un flujo de trabajo

0 2 2

Acceso a un servicio web para la lectura de datos externos.

Esto permite, por ejemplo, introducir el importe de una

factura en un formulario

0 2 2

Tabla recopilatoria de todos los flujos de trabajo donde se

especifica el archivador asignado, la fecha de creación, las

versiones, las instancias activas de cada flujo de trabajo y

otra información

0 2 2

Filtrar el resumen del flujo de trabajo mediante búsqueda 0 2 2

Mostrar versiones de flujo de trabajo ("historial del

desarrollo") en otra lista0 2 2

Copia de la versión del flujo de trabajo y generación de una

versión nueva para cambiar su funcionalidad, por ejemplo0 2 2

Visualización de las instancias activas de un flujo de trabajo

en otra lista: muestra qué actividad se está procesando0 2 2

Capa de diagrama de flujo para cada flujo de trabajo 0 2 2Adición de actividades de flujos de trabajo (tareas,

decisiones, etc.) a un diagrama de flujo con el método de

arrastrar y soltar

0 2 2

Definición de colores para los pasos del flujo de trabajo

(salidas) en un diagrama de flujo0 2 2

Creación, edición, copia y guardado de configuración del flujo

de trabajo0 2 2

Asignación sencilla: la configuración de flujo de trabajo debe

asignarse a un archivador DocuWare0 2 2

Simulación del flujo de trabajo con la posibilidad de cambiar

las variables0 2 2

Detención de la ejecución de la instancia de flujo de trabajo,

por ejemplo, para fines de prueba0 2 2

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Organización de la lista de tareas de Workflow mostrada en

DocuWare: especifique columnas con los datos de índice del

documento, variables del sistema de flujo de trabajo y

variables de flujo de trabajo globales, con vista previa de la

estructura

0 2 2

Permisos como controlador y diseñador 0 2 2

Consulte el capítulo "DocuWare Administration"

Reglas de sustitución, "Fuera de la oficina" y otras opciones

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Uso de Intelligent Indexing

Clasificación de documentos en una bandeja y sugerencia

automática de palabras clave en función de los documentos

conocidos cuya indexación ya haya sido "aprendida"

2 2 2 2 0

Archivado automático de documentos evaluados por

Intelligent Indexing2 2 2 2 0

Codificación con diferentes colores de los documentos y las

palabras clave individuales por nivel de confianza con

respecto al nivel de precisión de las palabras clave sugeridas

2 2 2 2 0

"Formación" de Intelligent Indexing: corrija las palabras clave

según sea preciso para "formar" al sistema en el patrón de

indexación de modo que la próxima vez lo conozca

2 2 2 2 0

Comparación de resultados con datos existentes de otras

aplicaciones (por ejemplo, un sistema ERP) y su posterior

filtrado

2 2 2 2 0

Volver a ejecutar documentos en la bandeja a través de

Intelligent Indexing2 2 2 2 0

Libre asignación de nombres a los tipos de documento (de

forma que se pueden utilizar los términos propios de cada

empresa)

2 2 2 2 0

Once campos de índice estándar (Tipo de documento, Fecha,

Empresa, Contacto, Número de cliente, Fecha de pago,

Número de documento, Importe, CIF, Asunto) para la

indexación automática basada en el "aprendizaje progresivo"

2 2 2 2 0

Ocho campos de índice definidos por el usuario de distintos

tipos (texto, fecha, numéricos) para la indexación automática

de palabras clave relevantes de forma individual

2 2 2 2 0

Opción de reconocimiento automático del idioma del


cirílicos)

2 2 2 2 0

Gestión de Intelligent Indexing

Activación y desactivación opcional de Intelligent Indexing

para organizaciones especificadas (en DocuWare

Configuration)

2 2 2 2 0

Restablecimiento de configuraciones 2 2 2 2 0

Intelligent Indexing ServiceIntelligent Indexing le permite ahorrarse la indexación manual.

DocuWare clasifica los documentos y busca en ellos palabras clave

relevantes de forma automática. Las correcciones o la

confirmación de los usuarios se transfieren automáticamente al

sistema autoaprendizaje, que puede utilizar esta información para

asignar las palabras clave de forma independiente tras un breve

periodo de aprendizaje

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Archivado de mensajes de correo electrónico

Archivado en archivador de DocuWare 2 2 2Archivado en bandeja de DocuWare 2 2 2Los mensajes de correo electrónico pueden archivarse en los

formatos siguientes: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF,

o PDF/A

2 2 2

Barra de menús de DocuWare y menú contextual en Outlook

integrados2 2 2

Archivado de mensajes de correo electrónico mediante la

barra de menús de DocuWare2 2 2

Archivado de mensajes de correo electrónico mediante el

menú contextual de DocuWare2 2 2

Envíe y archive los mensajes de correo electrónico desde MS

Outlook en un solo paso (no es posible en entornos de

Terminal Server)

2 2 2

Archivado de mensajes de correo electrónico con

documentos adjuntos; los mensajes se pueden marcar como

archivados con la categoría "DocuWare"

2 2 2


documentos adjuntos y eliminación solo del documento

adjunto

2 2 2


documentos adjuntos y eliminación total2 2 2

Configuración de un tipo de archivado:

correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero

correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos

(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos

2 2 2

El tipo de archivado para cada correo electrónico puede

seleccionarse independientemente de la configuración:



(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos

2 2 2

Los mensajes de correo electrónico se marcan en la lista de

resultados con un icono determinado1 1 1

Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:

los mensajes de correo electrónico se archivan en el destino

especificado según la configuración seleccionada

2 2 2

DocuWare Connect to OutlookEl Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los

mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde

Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante

búsquedas rápidas

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tDocuWare Connect to OutlookEl Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los



búsquedas rápidas

Después de que el cliente haya iniciado sesión, las carpetas

supervisadas se crean automáticamente; archivado mediante

las carpetas supervisadas: los mensajes de correo electrónico

se eliminan (no es posible en un entorno de Terminal Server)

2 2 2

Archivado con o sin diálogo de almacenamiento 2 2 2Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo

de almacenamiento siempre aparece (incluso con otra

configuración)

2 2 2


diálogos de almacenamiento e información2 2 2

Acceso a documentos archivados mediante la búsqueda rápida

Búsqueda de documentos archivados en DocuWare y

vinculados a un mensaje de correo electrónico con un solo

clic (p. ej. correos del mismo remitente)

2 2 2

Si solo se eliminan los documentos adjuntos de un mensaje

de correo electrónico en Outlook: se puede volver a acceder

a estos documentos adjuntos con un solo clic

2 2 2

Acceso a las listas de tareas de DocuWare desde Outlook

(con la licencia adicional de Task Manager)2 2 2

Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico y búsqueda rápida

Configuración de un número ilimitado de configuraciones de

archivado de forma centralizada. Pueden asignarse

directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")

concretas

2 2 2


búsqueda rápida de forma centralizada. Pueden asignarse

directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")

concretas

2 2 2

Los administradores pueden crear configuraciones de

archivado y de búsqueda rápida para todos los usuarios2 2 2

Los usuarios básicos (no administradores) pueden crear

configuraciones de archivado y de búsqueda rápida para uso

propio si disponen de los derechos pertinentes

2 2 2

Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado 2 2 2

Selección de propiedades de correo electrónico como

palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)2 2 2

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búsquedas rápidas

Uso de entradas predefinidas como palabras clave para el

archivado (CURRENTDATE, etc.)2 2 2

Selección de información sobre el remitente o el destinatario

del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como

palabras clave para el archivado

2 2 2

Selección de información desde otros archivadores de

DocuWare como palabras clave; las direcciones de correo

electrónico pueden usarse como un código coincidente

2 2 2

Compatibilidad con otras bases de datos SQL externas

(MySQL, MSSQL, Oracle) para la mejora automática de

palabras clave: las direcciones de correo electrónico pueden

usarse como un código coincidente

2 2 2

Archivado con o sin diálogo de almacenamiento 2 2 2Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo

de almacenamiento siempre aparece (incluso con otra

configuración)

2 2 2


diálogos de almacenamiento e información2 2 2

Uso de valores fijos como palabras clave para búsquedas

rápidas2 2 2

Selección de un tipo de archivado: correo electrónico y

archivos adjuntos (mostrar primero correo electrónico),


archivo adjunto) o solo archivos adjuntos

2 2 2


palabras clave para búsquedas rápidas (remitente, asunto,

etc.)

2 2 2

Uso de entradas predefinidas como palabras clave para

búsquedas rápidas (p. ej. CURRENTDATE (-30) para los

últimos 30 días)

2 2 2

Selección de información sobre el remitente o el destinatario

del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como

palabras clave para búsquedas rápidas

2 2 2

En las configuraciones de archivado, seleccione una palabra

clave de DocuWare un máximo de 64 veces en el paso

"Destino de archivado" para transferir, de este modo, una

gran cantidad de valores a este campo de palabras clave

cuando se archivan los correos electrónicos

2 2 2

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búsquedas rápidas

En operaciones de búsqueda rápida, utilice la fecha de

archivado como criterio de búsqueda; de esta manera, puede

limitar los resultados, por ejemplo, a los últimos 14 días

2 2 2

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Archivado de mensajes de correo electrónico

Acceso a correos electrónicos de Gmail 2 2 2Acceso a mensajes de correo electrónico de Microsoft

Exchange Server2 2 2

Archivado en archivador de DocuWare 2 2 2Archivado en bandeja de DocuWare 2 2 2Archivado de mensajes de correo electrónico en el formato

EML original o en PDF2 2 2

Eliminar mensajes de correo electrónico con archivos

adjuntos o moverlos a otra carpeta, mensajes con archivos

adjuntos y sin

2 2 2

Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:

los mensajes de correo electrónico se envían al destino

especificado según la carpeta supervisada seleccionada

2 2 2

Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico


archivado de forma centralizada. Pueden asignarse

directamente a los usuarios o a través de funciones

concretas

2 2 2

El administrador puede crear configuraciones de archivado

para todos los usuarios2 2 2

Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado 2 2 2


palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)2 2 2

Selección de un tipo de archivado:



(mostrar primero archivo adjunto), correo electrónico sin

archivos adjuntos o solo archivos adjuntos

2 2 2

La descarga automática de imágenes se puede desactivar,

p. ej. para protección contra mensajes de correo electrónico

de suplantación de la identidad

2 2 2

DocuWare Connect to MailCon Connect to Mail puede cargar y archivar fácilmente los

mensajes de correo electrónico de su cuenta de Google en

DocuWare

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Selección de una fuente de datos externa: archivador de

DocuWare, tabla de base de datos, vista de base de datos,

comando de SQL o archivo con delimitadores o longitudes de

campo fijas

0 2 2

Con el archivo como fuente de datos externa: acceso de

lectura/escritura o acceso de solo lectura, transferencia o

eliminación de archivo en el momento que termina el flujo

de trabajo

0 2 2

Posibilidad de seleccionar entre una búsqueda de registros

externos asociados a documentos de DocuWare o de

documentos de DocuWare asociados a registros externos

0 2 2

Si se encuentra más de un registro externo para un

documento, puede elegir si desea procesar solo el primer

registro y hacer una entrada en el archivo de registro o

procesar todos los registros externos (se autoindexa

mediante el primer registro externo)

0 2 2

Si se encuentra más de un documento para un registro

externo, puede elegir si desea procesar solo el primer

documento y hacer una entrada en el archivo de registro o

procesar todos los documentos

0 2 2

Eliminación de los registros externos después del

procesamiento. Garantiza un único uso de un registro 0 2 2

Creación de un registro externo si no se encuentra ningún

registro externo para un documento (no compatible con

vistas de tablas)

0 2 2

Creación de un registro en DocuWare si no se encuentra

ningún documento para un registro externo0 2 2

Filtrado de documentos en el archivador de DocuWare 0 2 2

Filtrado de registros en la fuente de datos externa 0 2 2

Asignación de campos de datos externos a los campos de

índice de DocuWare0 2 2

Asignación de palabras clave siempre o solo cuando los

campos estén vacíos0 2 2

Asignación de palabras clave desde el contenido del registro

externo mediante entradas fijas o dinámicas0 2 2

Configuración de mejora de índice

DocuWare Autoindex El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como

programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como

criterios de índice

Mejora de índices a través de fuentes de datos externas

Mejora de índices a través de registros externos

Mejora de índices a través de campos de datos externos

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DocuWare Autoindex El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como

programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como

criterios de índice

Asignación o cambio del contenido de campo del registro

externo mediante palabras clave del documento de

DocuWare mediante entradas fijas o dinámicas

0 2 2

Indexación especial de documentos sin un registro externo

asociado (solo es posible con el controlador ODBC; no es

posible para vistas en bases de datos)

0 2 2

Inicio del flujo de trabajo del AUTOINDEX mediante un

activador de tiempo, manualmente o mediante un evento de

archivo (p.ej. modificación del archivo de índice que se utiliza

como una fuente de datos externa)

0 2 2

Programación

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Búsqueda de documentos mediante palabras clave como en

DocuWare (también búsqueda de texto completo)1 1 1

Abrir documentos en los visores estándar; hay disponible un

visor PDF en Request en caso de que no haya instalado

ningún visor PDF en el dispositivo correspondiente

1 1 1

Transferencia y visualización de las versiones del documento

para los archivadores que tengan activada la gestión de

versiones

1 1 1

Visualización del historial de flujos de trabajo para

documentos que formaban o siguen formando parte de un

flujo de trabajo (solo en combinación con Workflow

Manager)

1 1 1

Abrir configuraciones de Request desde DocuWare y desde

DocuWare Configuración1 1 1 1

Adopción de un archivador o de documentos individuales de

este1 1 1 1

Función de filtro para documentos definidos que se deben

transferir; filtrado por ejemplo por tipo de documento,

periodo o empresa

1 1 1 1

Inclusión del historial de flujos de trabajo para un

documento (con licencia de Workflow Manager)2 2 2 2

Exportación de documentos al archivador de Request 1 1 1 1

Exportación de documentos en formatos originales o

convertidos a PDF, si lo desea con anotaciones guardadas1 1 1 1

Transferencia del catálogo de texto completo (búsqueda de

texto completo)1 1 1 1

Búsqueda de campos en función de la lista de tareas o el

resultado asignado1 1 1 1

Programación del suministro de datos, por ejemplo,

poniendo a disposición un archivador de Request el primer

día de cada mes

1 1 1 1

DocuWare RequestCon Request puede hacer que archivadores completos o

documentos seleccionados estén disponibles en medios externos

(CD/DVD, etc.) en forma de archivo ZIP. Es posible leer los

documentos sin un DocuWare Client

Archivadores portátiles: Utilice DocuWare como archivo ZIP en CD/DVD, disco duro externo

o memoria USB

Opciones de DocuWare Request

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Definición de URL basada en parámetros predefinidos

específicos1 1 1 1

Definición de URL válidas y complejas con la ayuda de una

codificación (codificación Base64url)1 1 1 1

Integración de DocuWare en una ventana de navegador

aparte o en un marco definido1 1 1 1

Acceso a las interfaces de usuario de una configuración de

DocuWare en aplicaciones web o de Windows; interfaces de

usuario posibles: diálogo de búsqueda seleccionado, lista de

resultados, diálogo de información, Visor, lista de tareas de

Workflow, tareas de Workflow, lista de Task Manager,

historial de documentos, documento especial

1 1 1 1

Selección del idioma para la lista de resultados o el visor 1 1 1 1

Tres vistas posibles: Abrir el Viewer de DocuWare

directamente; abrir la lista de resultados y, a continuación,

abrir el Viewer; abrir un archivo en el módulo adicional o

descargar el archivo

1 1 1 1

Transferencia de cualquier criterio de búsqueda predefinido

por URL1 1 1 1

Acceso mediante los datos de inicio de sesión de invitado, de

Windows o de DocuWare1 1 1 1

Cifrado de la URL a través de la cual se ha abierto la

integración en DocuWare1 1 1 1

Inicio de sesión para la integración URL a través de inicio de

sesión de confianza, cuenta de Windows o página de inicio

de sesión de DocuWare

1 1 1 1

El inicio de sesión de DocuWare puede archivarse en una

cookie. Esta cookie puede utilizarse para iniciar sesión en un

sistema DocuWare para todos las llamadas adicionales de la

URL

1 1 1 1

Integración URL de DocuWareIntegración de elementos individuales de DocuWare en cualquier

programa mediante la integración URL: se genera una dirección de

Internet (URL) y se muestra en un navegador desde la aplicación

Configuración de la integración URL

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La interfaz basada en REST permite el acceso a los sistemas

DocuWare. Se utiliza dentro de DocuWare para conectar

dispositivos móviles con, por ejemplo, DocuWare Mobile,

aunque también se puede emplear para conectar con

programas externos. Para mas detalles consulte:

1 1 1

https://help.docuware.com/sdk/platform/

DocuWare brinda la posibilidad de realizar comprobaciones

de validez en entradas de índice en el servidor mediante

bibliotecas de validación generales o específicas del cliente.

La comprobación de validez se implementa mediante

bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL) .NET 2.0 que pueden

contener un número ilimitado de comprobaciones.

Encontrará más detalles sobre la validación en el

KnowledgeBase:

1 1 1

http://help.docuware.com/en/#t56478

Interfaz .Net para acceder a archivos en el servidor de

DocuWare: Para ver el tutorial GAPI, vaya al Knowledge

Base:

2 2 2


Los Web Services permiten interoperabilidad entre los

servidores de DocuWare, que se han desarrollado a partir de

.NET, por ejemplo con el entorno Java. Los Web Services

están basados en la interfaz GAPI (General Application

Programming Interface) de DocuWare. Para ver el tutorial

Web Services, vaya al KnowledgeBase:

2 2 2


JAPI (Java Application Programming Interface) permite el

acceso a los servicios de DocuWare mediante la tecnología

JAVA:

2 2 2


Software Developer Kit (SDK)Con el Software Developer Kit (SDK), DocuWare ofrece interfaces

de programación específicas: Puede accederse a las funciones de

DocuWare desde otras aplicaciones a través de la integración URL

y Web Services, así como a través de las eficaces interfaces GAPI y

JAPI.

DocuWare Platform Service

GAPI

Web Services

JAPI

Validación

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https://help.docuware.com/sdk/platform/

http://help.docuware.com/en/








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Archivado a través de dispositivos de OKI

Archivado de documentos escaneados directamente en el

archivador y en las bandejas de DocuWare; introducción de

palabras clave directamente a través del diálogo de

almacenamiento en el dispositivo de OKI

2 2 2



Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido

fijo (p. ej. para poder archivar documentos de una forma

rápida y sencilla)

2 2 2

Selección de los diálogos de almacenamiento para

documentos de indexación que se muestran en el dispositivo

de OKI

2 2 2

Definición de diálogos de almacenamiento especiales para

esta aplicación en DocuWare configuración2 2 2

Todas las opciones de diálogo de almacenamiento de

DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en

esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de

selección especiales para determinados campos

2 2 2

Selección de entradas de índice desde listas de selección

(también desde listas de selección selectiva) o a través de un

teclado táctil

2 2 2

Disponibles las principales opciones de escaneo del

dispositivo de OKI: escaneo en modo dúplex o símplex;

escaneo en color o blanco y negro

2 2 2

Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos

recuperados según los derechos individuales de usuario.

Selección de los diálogos de búsqueda que se ofrecen en el

dispositivo OKI

2 2 2

DocuWare Connect to OKIEscaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las

fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de OKI

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Compatibilidad con situaciones estándar de códigos de

barras de SAP para documentos entrantes0 2 2

Integración de documentos archivados en situaciones de

flujo de trabajo SAP Business0 2 2

Archivado y visualización de listas de impresión 0 2 2Archivado y visualización de los archivos guardados desde el

archivado de datos SAP0 2 2

Transferencia de documentos desde SAP 0 2 2Acceso a los documentos SAP incluso sin SAP

Todas las funciones de ArchiveLink versión 4.5 0 2 2

DocuWare Connect to SAPMediante la interfaz Connect to SAP, certificada por SAP,

DocuWare amplia SAP implementando funciones para archivar

documentos y datos

Archivado de documentos SAP

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DocuWare como centro de registros de SharePoint 0 2 2

Archivado a largo plazo para documentos de SharePoint 0 2 2

Archivado manual de documentos de SharePoint a

DocuWare con la opción "Enviar a"0 2 2

Archivado automático de SharePoint a DocuWare mediante

políticas personalizadas programables0 2 2

Archivado de documentos en DocuWare directamente desde

SharePoint0 2 2

Archivado basado en reglas de documentos de SharePoint a

DocuWare mediante acciones personalizadas programadas

individualmente y políticas personalizadas

0 2 2

Archivado en formato original 0 2 2

Búsqueda combinada (ubicación federada) en SharePoint y

DocuWare mediante la búsqueda abierta0 2 2

Área separada para los resultados de DocuWare en la

interfaz de usuario de SharePoint0 2 2

Visualización de los resultados de DocuWare directamente

desde SharePoint0 2 2

Acceso a DocuWare por inicio de sesión único (el ID se

verifica en Windows Active Directory)0 2 2

Cambio de SharePoint a DocuWare directamente por inicio

de sesión único (el ID se verifica en Windows Active

Directory)

0 2 2

Búsqueda separada en DocuWare por palabras clave o texto

completo con todas las funciones disponibles de DocuWare0 2 2

Administración a través de la administración web del

Connect to SharePoint0 2 2

Tipo de inicio de sesión: manual, usuario fijo o usuario de

Windows0 2 2

Definición de asignaciones para enviar datos de índice de

SharePoint a los campos de índice de los archivadores de

DocuWare

0 2 2

Definición de tipos de envío: tipos de documentos de

SharePoint que se archivan en cada archivador de DocuWare0 2 2

DocuWare Connect to SharePointEl CONNECT to SharePoint conecta Microsoft Office SharePoint

con el sistema de gestión documental DocuWare

Búsqueda de documentos archivados desde SharePoint

Integración de DocuWare en SharePoint

Administración del CONNECT to SharePoint

Archivado en DocuWare directamente desde SharePoint

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archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;

introducción de palabras clave directamente a través del

diálogo de almacenamiento desde el dispositivo de Ricoh

2 2 2

Inicio de sesión con usuario predefinido fijo o inicio de sesión

individual para cada usuario2 2 2

Configuración de diálogos de almacenamiento especiales

para utilizar la opción de Ricoh para entradas fijas y campos

de solo lectura en el diálogo de almacenamiento

2 2 2

Archivado de todos los documentos escaneados como un

TIFF o PDF de varias páginas o creación de un TIFF de una

sola página (blanco y negro) o JPEG (color) o PDF para cada

documento

2 2 2

Resolución: 100, 200, 300, 400 o 600 ppp 2 2 2Selección de diálogo de almacenamiento que se usará para

indexar en el dispositivo de Ricoh2 2 2

DocuWare Connect to Ricoh Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las

fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Ricoh

Archivado desde dispositivos de Ricoh

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Archivado desde dispositivos de Sharp


archivador de DocuWare; introducción de palabras clave

directamente a través del diálogo de almacenamiento en el

dispositivo de Sharp

2 2 2





rápida y sencilla)

2 2 2

Inicio de sesión posible con RFID o tarjeta inteligente (con

software adicional)2 2 2

Archivado de documentos escaneados en archivadores y en

bandejas de DocuWare2 2 2

Selección de diálogo de almacenamiento que se usará para

indexar en el dispositivo de Sharp2 2 2

Definición de diálogos de almacenamiento especiales para

esta aplicación en DocuWare Administration2 2 2


DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en

esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de

selección especiales para determinados campos

2 2 2



teclado táctil

2 2 2

Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo

de Sharp: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en

color o blanco y negro; formatos de archivo PDF, TIFF y JPEG

2 2 2

Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos

recuperados según los derechos individuales de usuario.

Selección de los diálogos de almacenamiento que se ofrecen

al dispositivo Sharp

2 2 2

DocuWare Connect to Sharp

(versión 2)Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las

fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Sharp

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archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;

introducción de palabras clave directamente a través del

diálogo de almacenamiento en el dispositivo de Toshiba

2 2 2

Definición de campos especiales para la asignación de índices

en la pantalla del dispositivo de Toshiba2 2 2

Entradas de campo: numéricas, decimales, de texto o de una

lista de selección definida especialmente2 2 2

Campos obligatorios 2 2 2Entradas ocultas fijas 2 2 2Longitud del texto mínima y máxima 2 2 2Valor mínimo y máximo de campos numéricos 2 2 2Formatos posibles para archivos escaneados: TIFF, PDF y XPS

en cada caso como documento de varias páginas o de una

sola página y JPEG

2 2 2

Otras opciones de escaneo según los dispositivos Toshiba 2 2 2

Se pueden definir hasta 2400 plantillas de escaneo

mejoradas por dispositivo2 2 2

Selección del archivador o de la bandeja en la que se

archivarán los documentos escaneados2 2 2

Asignación de campos definidos de la plantilla de escaneo

mejorada a campos de DocuWare2 2 2

Asignación de campos de protocolo para el escaneo a

campos de DocuWare2 2 2

DocuWare Connect to Toshiba


fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Toshiba

Archivado desde dispositivos de Toshiba

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archivador de DocuWare y en las bandejas; introducción de

palabras clave directamente a través del diálogo de

archivado en el dispositivo de Toshiba

2 2 2





rápida y sencilla)

2 2 2

Selección de los diálogos de archivado para documentos de

indexación que se muestran en el dispositivo de Toshiba2 2 2

Definición de diálogos de archivado especiales para esta

aplicación en la configuración de DocuWare2 2 2

Todas las opciones de diálogo de archivado de DocuWare

(excepto las máscaras de campo) disponibles en esta

aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de selección

especiales para determinados campos

2 2 2



teclado táctil

2 2 2

Principales opciones de escaneo del dispositivo de Toshiba

utilizables: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en

color o blanco y negro

2 2 2

Realice búsquedas en el archivador e imprima los

documentos recuperados teniendo en cuenta los derechos

individuales de usuario. Seleccione los diálogos de búsqueda

que ofrecer en el dispositivo de Toshiba

2 2 2

DocuWare Connect to Toshiba


fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Toshiba

Archivado a través de dispositivos de Toshiba

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archivador de DocuWare; introducción de palabras clave

directamente a través del diálogo de almacenamiento en el

dispositivo de Xerox

2 2 2


fijo o inicio de sesión individual para cada usuario2 2 2

Los usuarios pueden realizar su elección en una lista de

diálogos de almacenamiento que aparece en el dispositivo de

Xerox

2 2 2

Definición de diálogos de almacenamiento especiales en

DocuWare Administration2 2 2


DocuWare disponibles, como entradas ocultas fijas o listas

de selección especiales para determinados campos

2 2 2

Selección de entradas de índice desde listas de selección o a

través de un teclado táctil2 2 2

Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo

de Xerox: escaneo en modo dúplex o símplex; escaneo en

color o blanco y negro; resolución: 100 a 600 ppp

2 2 2

DocuWare Connect to XeroxEscaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las

fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Xerox

Archivado desde dispositivos de Xerox

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Hasta 64 instancias del SQL Server por SQL Server y más de

32 000 bases de datos por instancia2 2 2

Administración central de la configuración en Management

Studio2 2 2

Copia de seguridad y restauración simples y fiables 2 2 2Las copias de seguridad son tareas programadas: copia de

seguridad de la base de datos y/o copia de seguridad

diferencial completas

2 2 2

Sistema de alta disponibilidad con el SQL Server reflejado

(mirroring)de fácil configuración, sin necesidad de licencias

adicionales. (Microsoft tiene restricciones con respecto a la

distancia física entre el servidor y el servidor reflejado. Para

obtener más detalles, póngase en contacto con Microsoft.)

2 2 2

Posibilidad de sistema de clúster con una licencia adicional 2 2 2

Opciones de análisis sencillas, por ejemplo análisis de los

problemas de rendimiento2 2 2

El SQL Server ofrece sugerencias para mejorar la

configuración de la base de datos2 2 2

Informes: creación de informes sobre el acceso a

documentos con facilidad y exportación en formato PDF o

Excel

2 2 2

Uso fácil con interfaz de usuario intuitiva 2 2 2

MS SQL 2012 para DocuWareConexión perfecta entre SQL Server y DocuWare

Integración del MS SQL Server

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Documents

Las funciones de DocuWare v 6...El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión básica incluye las funciones esenciales para la gestión