Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 1

I den här lathunden visas hur man går tillväga för att registrera kontrakt i EKO.

Registrering av kontrakt förutsätter att beslut om bidrag eller överenskommelse om

uppdrag är klart. Beslut eller överenskommelse ska alltid bifogas blanketten Beslut

om mottagande av gåvomedel och andra externa medel för forskningsändamål mm.

http://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1437/1437645_besl_mott_gavomedel_

130218.pdf

Välj Kontrakt i toppmenyn och Reg Standard i den vänstra menyn, eller i drop

down-listan, för att komma till registreringsbilden.

Samtliga fält där rubriktexten är grön och har en grön ram är obligatoriska fält.

Vid de textfält där det finns en Sök-knapp går det att söka fram uppgifter med hjälp

av * före och/eller efter den text eller det nummer man angett. Klicka därefter på

länken på den korrekta uppgiften för att få uppgiften i registreringsfältet.

I registreringsbilden ställer sig markören alltid i första vita fältet, (koppla

Ansökan/offert dnr).

Registreringstyp – Standard, värdet anges som default.

Koppla ansökan/offert dnr – Kontrollera alltid om det finns en ansökan registrerad.

Finns sådan erhålls vissa uppgifter från ansökan till kontraktet. Ansökan blir med

denna koppling beviljad. Finns ingen ansökan registrerad, tabbar man till nästa fält.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 2

Ankomstdatum – ange det datum då handlingen inkommit till universitetet, enligt

datumstämpeln.

Handlingens datum – ange det datum som finns på avtalet/kontraktet, kan vara

datum då t ex handlingen undertecknades.

Finansiärens beteckning – här anges den beteckning som kan identifiera

handlingen vid kontakt med finansiären/motparten, t ex diarienummer eller liknande

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 3

som finns på avtalet/beslutet. Vid bidrag från Vetenskapsrådet, Forte (tidigare FAS),

Formas eller Cancerfonden anges alltid respektive organisations diarienummer.

Valuta – välj aktuell valuta enligt kontraktet.

Kontraktsbelopp – ange det beviljade beloppet i kontraktets valuta.

Beviljat samfinansieringsbelopp – här kan ni ange eventuellt

samfinansieringsbelopp. Det förs inte över till AGRESSO utan ligger bara med som

en information på kontraktet

Handläggare – anges med automatik den som har loggat in i EKO.

Nämndområde – anges ej, genereras med automatik av systemet, respektive

handläggare är kopplad till en fakultet. Denna koppling styr vilken diarienummerserie

som kontraktet hamnar i.

Status – ska vara Preliminär som default, ändras till Normal när kontraktet är

färdigregistrerat. När kontraktet avslutats ska kontraktets status sättas om till Historia.

Finansiär – Finansiär är den som ursprungligen beviljar medlen. Sök fram rätt

finansiär med sökfunktionen. Använd * före och/eller efter om man inte vet exakt

stavning eller namn.

Klicka på länken för att visa finansiärens kod i registreringsfältet. Till höger om fältet

visas finansiärens namn utskrivet. Tabba vidare till nästa fält.

Söker man på en finansiär som har flera kundnummer måste man vara noga med att

välja rätt finansiär.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 4

Motpart – är inget obligatoriskt fält, men mycket viktigt att kontrollera så att

motparten blir korrekt för att fakturorna/rekvisitionerna ska hamna rätt. Det är

motparten som styr mottagaradressen. Anges ingen motpart blir motparten

densamma som finansiär då kontraktet sparas. Motpart är den som betalar ut medlen

till GU. Det kan vara någon annan än finansiären. Fel motpart leder till fel vid

motpartsavstämningen i slutet av året. Särskilt viktigt då motparten är statlig.

Projektledare – ange ansvarig projektledare för projektet. Skriv direkt i fältet eller

använd sökfönstret.

Ansvar – ange det ansvar som har huvudansvaret för projektet. Skriv direkt i fältet

eller använd sökfönstret.

Projekttitel – ange projektets titel.

Kontraktstyp – ange vilken typ av kontrakt som avses, Bidrag eller Uppdrag. Det är

motparten, dvs den som betalar medlen till GU, och inte finansiären som styr typ av

bidrag eller uppdrag; bidrag EU, uppdrag momsfri osv. Den som registrerar

kontraktet måste kontrollera att dessa uppgifter är korrekta så att rätt verksamhet har

registrerats i rätt verksamhetsgrupp i ekonomisystemet. Skillnaden mellan bidrag och

uppdrag finns att läsa på ekonomienhetens hemsida, se också bilaga 1 till detta

dokument.

Det är också viktigt att säkerställa vilken typ av organisation motparten är. Är det en

statlig myndighet som motpart och kontraktet avser ett uppdrag ska alltid

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 5

kontraktstypen vara Uppdrag momsfri eftersom moms inte debiteras mellan statliga

myndigheter.

Baskonto – Varje Kontraktstyp är kopplad till ett antal konton. Välj rätt konto enligt

listan. Vissa konton är låsta i ekonomisystemet till vissa motparter så att det inte ska

bli fel i motpartsredovisningen.

Verksamhetsgren – Välj aktuell verksamhetsgren i rullistan.

Tvärfakultativt projekt – ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser

samarbete mellan två eller flera fakulteter inom GU.

Universitetsövergripande – ej obligatoriskt. Markera rutan om kontraktet avser

beslut för ett gemensamt projekt för hela universitetet. Oftast är ansökan

undertecknad av rektor.

Betalningsplan – välj den betalningsplan som angetts på blanketten ”Beslut om

mottagande…” Kontrollera alltid uppgiften med avtalet. Betalningsplanen tillsammans

med start- och slutdatum på kontraktet genererar sedan det antal

rekvisitioner/fakturor som kommer att skapas för kontraktet.

Fritext – ange eventuella kommentarer till kontraktet. Texten kommer inte med på

någon rekvisition eller faktura.

Kontraktslänk – väljs om kontraktet ska kopplas ihop med något annat kontrakt. Kan

vara samma projekt/verksamhet men med en annan finansiär.

Vår referens – kontaktpersonen för projektet på GU med telefonnummer, kan vara

administratör, projektledare eller motsvarande.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 6

Skapa äkta rekvisitioner – här anger ni om det ska skapas äkta eller oäkta

rekvisitioner på kontraktet. Äkta rekvisitioner skrivs ut och skickas till kund. Oäkta

används för att matchas mot inbetalningar som kommit in utan att vi skickat en

rekvisition eller faktura.

Er referens – motpartens kontaktperson. Viktigt med exakt referens vid elektronisk

fakturering.

Klicka på Spara, om ni vill stanna kvar i bilden och fortsätta senare, eller klicka på

Nästa för att fortsätta registreringen.

Längst upp på sidan visas nu kontraktets diarienummer, EK-…

Om man väljer att klicka på Nästa, visas nästa sida, Kontraktsfördelning…

----

I denna bild anges hur kontraktets medel ska fördelas mellan t ex Projektledare,

Ansvar, Verksamhet eller År. Projektledare, Ansvar, Belopp och Beviljat

samfinansieringsbelopp ärvs från första bilden. Verksamhet måste fyllas i manuellt.

Behövs ingen fördelning av medlen mellan olika verksamheter sker registrering

enbart i denna omgång av bilderna Kontraktsfördelning och Periodfördelning. Ska

medlen fördelas visas nya bilder för Kontraktsfördelning samt Periodfördelning

efter hand som fördelningen sker. Uppgifter om Projektledare, Ansvar och

Verksamhet ändras då manuellt i de olika bilderna.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 7

Ändamål – välj rätt ändamål i scrollistan.

Verksamhetnummer – ange aktuellt verksamhetsnummer i fältet eller använd

sökfönstret. Kontrollera att det är rätt verksamhetnummer för den kombination av

bidrag/uppdrag och utbildning/forskning som valts i första bilden. Verksamhetsnumret

måste först ha registrerats i Agresso.

Belopp – hela kontraktsbeloppet står som default. Ska beloppet fördelas på fler

verksamheter anges det belopp som ska fördelas till just denna verksamhet.

Fritext – egna kommentarer till denna verksamhetsfördelning

Ansvarigt projekt – denna ruta ska vara ifylld på den verksamhetsfördelning som

har huvudansvaret för projektet. Ligger default på den första fördelningen som

registreras.

Ange datum för Start och Slut för projektet och sista Dispositionsdatum. Fylls inget

dispositionsdatum i anger systemet automatiskt samma datum som i fältet för

Slutdatum när sidan sparas. Dispositionsdatum talar om hur länge medlen får

användas.

Klicka Nästa.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 8

----

Periodfördelning. På denna sida ska medlen fördelas mellan åren enligt kontraktet.

Ange respektive belopp på respektive rad och år för Belopp, Transferering och

Beviljat samfinansieringsbelopp. Avser utbetalningen bara ett år anges beloppet det

år då utbetalningen sker. Transfereringsbeloppen syns bara i EKO som en

information på kontraktet och förs inte över till AGRESSO via integrationen.

Att periodfördela anger hur mycket finns kvar att fördela per år samt inom parantes

det totala beloppet att fördela för denna verksamhet. Här visar det att 300 000 kr till

måste fördelas.

Kvar att verksamhetsfördela anger hur mycket av kontraktsbeloppet som återstår

att verksamhetsfördela på andra verksamheter.

Bev.sam.fin.bel att fördela anger hur mycket av beviljat samfinansieringsbelopp

som finns kvar att fördela på andra verksamheter.

Bev.sam.fin.bel att periodfördela anger hur mycket finns kvar att fördela per år

samt inom parantes det totala beloppet att fördela för denna verksamhet. Här visar

det att 75 000 kr till måste fördelas.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 9

Nu är allt fördelat och vi kan gå vidare. Står det inte 0 i fälten ovan så går det inte att komma

vidare. Alla belopp måste vara fördelade.

Klicka på Nästa.

----

Om kontraktet ska fördelas mellan ytterligare Projektledare, Ansvar eller

Verksamheter visas bilden Kontraktsfördelning… igen. Den andra

Projektledaren, Ansvaret eller Verksamheten anges och registreringen fortsätter

därefter enligt ovanstående beskrivning. Om ingen ytterligare kontraktsfördelning ska

ske, visas bilden för Ämneskategori.

Har ämneskategori angetts vid registrering av ansökan är dessa uppgifter redan

ifyllda. Annars kan aktuell ämneskategori väljas via knappen Sök. Ange hela eller del

av ämneskategorin i fältet för Beskrivning. Markera i någon av rutorna och klicka på

Välj. Klicka på Lägg till och ämneskategorin har sparats. Flera ämneskategorier kan

väljas, men en av dem måste alltid vara huvudkategori. Ange huvudkategori genom

att markera i rutan framför aktuell huvudkategori.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 10

Väljer ni fel så kryssar ni i rutan Ta bort för ämneskategorin och klickar på Ta bort.

Du får en fråga om du verkligen vill ta bort den. Klicka OK.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 11

Klicka på Nästa för att komma till registrering av Händelser

----

I denna bild kan olika händelser väljas, som ska utföras. De kommer då med som

påminnelse i Att göra-listan. Ange datum och eventuell beskrivning.

Då en händelse har avrapporterats, t ex att en slutredovisning skickats till

finansiären, markeras rutan i kolumnen Avrapp. Då kommer denna Händelse inte

med i Attgöra-listan om sökning sker på enbart händelser som ska rapporteras.

Klicka på Nästa

----

I denna bild bifogas kontrakt/avtal/beslut mm tillsammans med ”Beslut om

mottagande…” samt eventuella övriga dokument som är viktiga i relation till

kontraktet. För information angående arkivregler, se ”Riktlinjer för registrering och

arkivering av handlingar” som hittas här:

https://medarbetarportalen.gu.se/diarieforing-arkivering-och-

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 12

personuppgiftsbehandling/diarieforing/anvisningar-for-

institutioner/;jsessionid=zrnf377xg17vzsneyr54a9oj?skipSSOCheck=true

När dokumenten sökts fram via Browsern klicka på Lägg till. Ange alltid i fältet för

beskrivning vilken typ av dokument det gäller. Komplettera under projektets gång

med dokument avseende t ex förlängning av kontrakt, slutredovisning mm. Möjlighet

finns alltid att Ta bort dokument. Kryssa i rutan Ta bort och klicka på knappen Ta

bort. OBS! Kontrakt/motsv och blanketten ”Beslut om mottagande…” ska alltid

bifogas kontraktet. Du kommer inte vidare om det inte finns något dokument bifogat.

Klicka på Nästa

----

Sista bilden – Visa kontraktsinformation visar all information som registrerats för

kontraktet. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och ändra om det behövs via

Ändra- knapparna. Stämmer allt, klicka på knappen Registrering klar. Kontraktets

status ändras till Normal och kontraktet är slutregistrerat.

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 13

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 14

----

För att kontrollera att rekvisitioner/fakturor har skapats enligt uppgifterna i kontraktet,

scrolla ned och klicka på knappen Visa rekvisitions- eller fakturaunderlag. Då visas

de rekvisitioner/fakturor som skapats enligt de förutsättningar som angetts i

kontraktet.

För att godkänna en rekvisition/faktura se Lathund – Godkänn rekvisition/faktura i

EKO.

Med knapparna längst ned på sidan kan kontraktsregistraren sätta kontraktet i status

Historia Makulerat eller Preliminär. Status Historia ska anges när kontraktet är

slutredovisat och inga ytterligare uppgifter ska bifogas kontraktet eller korrigeringar

göras i ekonomisystemet på verksamheten. Alla rekvisitions- eller fakturaunderlag

Lathund Registrera kontrakt i EKO

2019-05-13 15

måste då vara betalda. Kontraktet går därefter inte att ändra. Status Makulerat

används enbart om kontraktet har felaktigt registrerats i EKO. Med knappen status

Preliminär sätts kontraktet i preliminärt läge igen och justeringar kan göras i de olika

kontraktsdelarna.

Obs! rekvisitions/fakturaunderlag kan komma ändras i de olika statusstegen.