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Organização, Sistemas e MétodosFluxogramação

Todos os processos têm um fluxo de operações de entrada, processamento e saída.

Deve ser realizada uma análise do processo atual para que seja conhecida ou para que possa ser apresentada proposta de alterações.

O fluxograma é um diagrama que permite à equipe de analistas ter uma visão completa do fluxo de materiais e de informações, os custos, o volume de trabalho e os tempos de execução.

D’ASCENÇÃO, L. C. M. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2001.



Fluxogramação de processos




Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.




Um fluxograma pode apresentar as seguintes características de um processo:

a) Quais são as operações realizadas;

b) Onde são realizadas as operações;

c) Quem as executa;

d) Quais são as entradas e as saídas;

e) Qual é o fluxo das informações;

f) Quais são os recursos empregados no processo;

g) Quais são os custos parciais e totais;

h) Qual é o volume de trabalho;

i) Qual é o tempo de execução, tanto parcial quanto total.




O uso de um fluxograma apresenta as seguintes vantagens:

a) Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;

b) Permite uma visão ampla de todo o processo que é executado;

c) Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;

d) Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;

e) Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados;

f) Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo;

g) Permite fácil atualização.




Fluxograma vertical

O fluxograma vertical é o mais usado para estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros.

Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como um formulário padronizado para ser preenchido durante a análise.




Símbolos usados no fluxograma vertical


Análise ou operação

Execução ou inspeção

Demora ou atraso

Arquivo provisório

Arquivo definitivo

Transporte



MS-Excel

Rotina: Atual xProposta

Setor:Efetuado por:

Data:

Ordem

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

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Fluxograma Vertical

Símbolos

Sím

bolo

s Análise ou operaçãoTransporteExecução ou InspeçãoArquivo provisórioArquivo definitivo

Tota

is

Tipo de Rotina

Descrição dos passosSetor



MS-Excel


Setor:Efetuado por:

Data:

Ordem

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Fluxograma Vertical

Símbolos

Sím

bolo


Tota

is

Tipo de Rotina

Descrição dos passosSetor



MS-Excel


Setor:Efetuado por:

Data:

Ordem

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Fluxograma Vertical

Símbolos

Sím

bolo


Tota

is

Tipo de Rotina

Descrição dos passos

Recepção

Setor

Contas a pagar

Compras

Recebe N.F. e uma via do A.R.

Confere N.F. com A.R.

Arquiva uma via do A.R. por ordem numérica crescente, aguardando pagamento

Controle de estoque

Recebe do fornecedor a nota f iscal (N.F.) e o material

Emite aviso de recebimento (A.R.) em quatro vias

Arquiva uma via do A.R. em ordem numérica crescente

Remete a N.F. e uma via do A.R. para o setor de contas a pagar

Remete uma via do A.R. para o setor de compras

Remete uma via do A.R. e o material para o almoxarifado

Arquiva N.F. em ordem alfabética do fornecedor aguardando fatura

Recebe uma via do A.R.

Registra entrada de material pelo A.R.

Remete uma via do A.R. para o setor de contabilidade - controle de estoque

Recebe uma via do A.R.

Registra entrada de material na f icha de estoque correspondente

Arquiva uma via do A.R. em ordem cronológica - data de lançamento

Recebe uma via do A.R. e o material

Verif ica a exatidão do A.R. pelo material recebido

Arquiva uma via do A.R. em ordem cronológica

Almoxarifado



Fluxograma horizontal

O fluxograma horizontal serve para descrever um processo como se a pessoa estivesse lendo ou escrevendo, da esquerda para a direita.

Estes fluxogramas podem ser descritivos ou de colunas.




Fluxograma horizontal descritivo

Usa-se o fluxograma descritivo para descrever o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo. São utilizados símbolos para uma melhor visualização dos processos.

Durante o levantamento de informações é bastante útil pois permite que seja elaborado enquanto acontece a entrevista ou a observação.

A elaboração é feita como se escreve, só que no lugar de palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo de maneira clara e precisa.




Fluxograma horizontal de coluna

A representação gráfica das áreas envolvidas no processo pode ser feita com o uso do fluxograma horizontal de coluna.

Os símbolos são acomodados de forma que cada setor aparece em colunas separadas.




Símbolos do fluxograma horizontal descritivo

Terminal

É utilizado para representar o início ou o fim do processo, suas áreas de fronteira, ou para referir-se a outro processo que não seja objeto de estudo.


Início Fim Outra rotina




Operação

Representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisar uma operação (ou processamento). Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação.


Emite nota fiscal em duas vias

Preenche a ficha de inscrição




Executor

Representa a área (ou pessoa/cargo) que realiza a ação.


Almoxarifado Comprador




Documento

Representa qualquer documento criado ou transformado no fluxo do processo.


Nota fiscal

Nota fiscal




Informação verbal

Representa os contatos verbais mantidos entre os participantes do processo.


Contato telefônico




Arquivo

Representa o arquivamento da documentação inerente ao processo.


Definitivo Provisório




Decisão

Indica um ponto no processo que representa ações condicionantes (se), onde há caminhos alternativo, se acontecer determinado evento (sim ou não).


Não Estoque existente?

Sim Não Proposta aprovada?

Sim




Conector

Indica onde continua a sequência do fluxo.

Indica que a continuação do processo ocorre dentro da mesma página.

Indica que a continuação do processo ocorre em outra página.


Conector de rotina A

Conector de páginaIndicar onde continua

o processo

Indicar a página




Material

Representa o material que circula no processo.





Sentido de circulação

São as setas que servem para interligar os diversos símbolos, indicando o fluxo do processo.


Interligam as informações escritas

Interligam as informações verbais

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