LE FRANCAIS PROFESSIONNEL Correspondance Commerciale

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    LE FRANAIS PROFESSIONNEL

    Correspondance commerciale

    2004

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    .., LE FRANAIS PROFESSIONNEL Correspondance commerciale: , - , , , / -, . ., 2004. 82 .

    .., 2004. , , 2004.

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    5 6 Ouvrages de rfrence 7 Dossier Correspondance commerciale 8 43 Dossier Correspondance commerciale 44 51 Dossier Correspondance commerciale 52 67 Dossier Correspondance commerciale 68 77

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    : Dossier Correspondance commerciale ( ..) Dossier Correspondance commerciale ( ..)

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    Ouvrages de rfrence

    1. M. Danilo, B. Tauzin. Le Franais de lentreprise Cl International, Paris 1990.

    2. M. Danilo. B. Gillman, F. Kite, J.-L. Penformis Le Franais de lentreprise Livret complmentaire Cl International, Paris 1991.

    3. Revue Problmes conomiques 1990-1999. 4. G. Vivien, V. Arn. Le Parfait secrtaire 300 modles de lettres pour

    lentreprise. Larousse Bordas / HER, 2000. 5. .. , .. .

    : . . .: -. 1999.

    6. . , . Le franais des affaires? Cest pourtant facile! . I II, .: , 1995.

    7. .. , .. . - . . .. .: , 2000.

    8. .A. . Le franais des Affaires. Prparation aux Examens de la CCJP .: , 2001.

    9. .. , .. . - ( ) .: , 2003 c.

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    Correspondance commerciale

    La forme de la lettre

    Une entreprise est juge par ses correspondants sur la qualit du courrier qu'elle envoie. Il faut donc bien veiller apporter un soin particulier l'esthtique de la lettre, tout autant qu' la rdaction mme du texte.

    La mise en page doit tre claire et attrayante pour le lecteur, et c'est pour cette raison que le courrier est toujours dactylographi. On peut rdiger rapidement certaines lettres selon le modle.

    La lettre

    Disposer d'un format avec en-tte facilite la communication tout en assurant lisibilit, clart et gain de temps.

    Le format

    Le format le plus utilis pour la lettre commerciale est le format normalis de 210 x 297 mm. C'est la norme franaise N.F.Z. 11 001, format A4.

    Il existe d'autres possibilits, notamment le format mmo pour les lettres trs courtes: 210 x 135 mm si tout le texte tient au recto de la feuille. Il faudra alors des enveloppes correspondantes.

    On a avantage travailler avec des objets de dimensions standards (enveloppes, dossiers, meubles, etc.) et adopter le format normalis.

    La qualit du papier

    On est libre de choisir la qualit, le grammage, la couleur de son papier, mais, ce support de la correspondance tant l'emblme de la maison, il doit respecter son image de marque. En cas d'hsitation, choisissez la sobrit.

    L'en-tte

    Les entreprises ont en gnral du papier portant un en-tte imprim ou grav l'avance. Il se compose des mentions juges les plus utiles pour les correspondants:

    Logo. Nom et adresse de l'entreprise. Forme juridique et montant du capital.

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    Numro d'immatriculation au registre du commerce (ou au registre des mtiers) du dpartement.

    Intitul du compte postal. Numros de tlphone, de fax et adresse E-mail. Adresse tlgraphique. Bote postale ou rfrence du cedex. Numro d'identification I.N.S.E.E.

    Au-dessous, gauche, peuvent figurer des renseignements complmentaires (adresse du sige administratif, des succursales, des maisons dont on est reprsentant ou concessionnaire) et des motifs publicitaires (par exemple, rcompenses obtenues dans les concours et expositions).

    La disposition du texte

    Nous vous donnons des indications courantes ce sujet. Il est bien entendu qu'il existe plusieurs solutions et que chaque service ou secrtaire choisit celle qui lui convient. Elle dpendra souvent de la situation que le logo ou l'en-tte occupent en haut de page. Il convient dans tous les cas de bien sparer chaque mention pour en faciliter la lecture.

    Expditeur

    La plupart des entreprises possdent un papier en-tte. Dans le cas contraire, il suffit d'indiquer les nom et adresse de l'expditeur en haut et gauche du document.

    Date

    En haut et droite. Souvenez-vous qu'un document sans date n'a pas de valeur lgale, que ce soit une lettre, une notification, un avis, etc. Mentionner le lieu d'o l'on crit, puis la date: quantime en chiffres, mois en toutes lettres, 4 chiffres de l'anne. On n'indique pas le nom du jour.

    Nom et adresse du destinataire

    Plus bas et l'alignement de la date. On n'abrge pas les mentions Monsieur, Madame, Socit, etc. Le code postal se met avant le nom de la localit.

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    Initiales On inscrit deux groupes de majuscules spares par une barre

    oblique: d'abord les initiales de la personne qui a conu le texte, puis celles de la personne qui l'a rdig.

    Rfrences

    On indique souvent le numro d'enregistrement donn la lettre laquelle on rpond, ou bien un numro de dossier sous les initiales.

    Marges

    Respecter un quilibre de la mise en page. La marge de gauche doit toujours tre assez large.

    Objet de la lettre

    C'est un rsum en quelques mots du sujet de la lettre, que l'on souligne. Il fait gagner du temps au lecteur et simplifie par la suite les recherches dans les dossiers.

    Changement de feuille

    Des points de suspension en fin de page, quelques interlignes au-dessous du texte indiquent le passage la page suivante. Numroter en haut les pages suivantes.

    Signature

    Elle doit toujours bnficier d'un grand espace. Si ncessaire, penser interrompre assez tt un texte pour prendre une seconde feuille. Laisser la valeur de cinq sept interlignes pour inscrire le nom de signataire en majuscules suivi de son titre.

    Post-scriptum

    II est toujours rdig au-dessous de la signature et annonc par les initiales P.-S.

    Mentions particulires

    Si vous adressez une lettre en recommand, mentionnez-le en toutes lettres en haut gauche avec l'objet de la lettre.

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    Pices jointes Elles ont pour but de signaler au lecteur qu'il trouvera des

    documents accompagnant la lettre qu'il reoit, et sont toujours indiques au bas de la premire page, prcdes des initiales P.J.

    Nous vous proposons, dans les pages suivantes, deux dispositions classiques pour vos lettres commerciales. Elles ont l'avantage d'tre claires et de respecter pour chaque mention un emplacement qui lui est propre. Pour gagner du temps, il est prfrable d'tudier une jolie mise en page en veillant au choix du caractre, afin d'tablir un modle standard: d'un courrier l'autre, marges et tabulations seront toujours valables.

    Nota: pour des raisons d'impression et de prsentation, les modles de lettres que l'on trouvera tout au long de l'ouvrage ne suivront pas exactement ces normes, notamment en ce qui concerne le nombre d'interlignes entre les paragraphes. Ils auront nanmoins tout fait l'aspect d'une lettre dactylographie.

    Vocabulaire

    1. (m) gain 2. normalis 3. (m) grammage 4. (f) sobrit , 5. (m) en tte 6. grav () 7. (m) montant du capital 8. logo 9. (m) numro d`immatriculation

    au rgistre du commerce (au rgistre des mtiers) ( )

    10. (f) rfrence 11. cedex (courier d`enterprise distribution exceptionnelle) -

    12. (f. pl) mentions 13. (f) identification

    (m) numero de ~ 14. I.N.S.E.E. (Institut national de la statistique et des tudes conomi-

    ques) -

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    15. (m) sige , 16. (f) succursale 17. (f) maison , 18. (f) mention 19. (m) papier en-tte 20. (f) valeur lgale

    que ce soit 21. (f) notification 22. (m) avis , , 23. (m) quantime (), 24. (m) alignement , 25. (f) localit 26. (f) barre oblique 27. concevoir 28. (m) dossier , , 29. (f) marge () 30. (m) objet () 31. (m) interligne 32. (m) signataire 33. (f. pl) pices jointes

    , .

    Remarques sur le fond

    La correspondance commerciale obit des rgles plus formelles

    que celles qui rgissent la correspondance ordinaire. Elle peut constituer, aux termes de l'article 109 du Code du commerce, une preuve ou un tmoignage susceptibles d'tre retenus en justice, ce qui n'est pas le cas pour les simples communications tlphoniques. Cela explique pourquoi on conserve systmatiquement un double de toutes les lettres qui sortent de l'entreprise. En raison de ce caractre et du rle qu'elle joue dans la pratique des affaires, la correspondance commerciale doit respecter un certain nombre de contraintes.

    Pour tre efficace, la lettre doit donc tre claire, courte, exacte, prudente et courtoise.

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    La lettre commerciale doit tre claire Comme elle engage celui qui l'envoie et peut avoir des

    consquences importantes pour celui qui la reoit, elle ne peut donner place aucune ambigut.

    Il n'est pas bon d'y employer des formules vagues, mme brillantes, telles que: Le sol et les murs de l'entre seront traits luxueusement. II faut prciser quels matriaux seront employs. Il ne faut pas dire: Notre reprsentant passera vous voir incessamment, mais fixer la date prcise, ft-ce l'intrieur d'une fourchette de quelques jours.

    M. Christian Morant 6, rue de la Croix-Rousse 69004 Lyon Tl. : 04 78 40 00 00 Fax : 04 78 40 00 01 Lyon, le 25 novembre 20... E-mail : chr@inter-net.fr V/Rf. : 302 Socit MORANEX N/Rf. : 3554/88 Madame Claude LEBON CM/BR 23, rue Delanges 75010 PARIS Objet : A.G. du