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Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios juin 2010. Les transmissions avant le PES d’Hélios. Les données de prise en charge : INDIGO. Les Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux. La transmission avec le PES d’Hélios. HELIOS. v2. Un seul flux : les données remplacent le papier - PowerPoint PPT Presentation
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Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios
juin 2010
2PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
P ro g ic ie l C L
Collectivité
L’ordonnateur
Comptable
Trésorerie
Les données de prise en charge : INDIGO
Les Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux
Les transmissions avant le PES d’Hélios
3PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
P ro g ic ie l C L
Collectivité
L’ordonnateur Comptable
Trésorerie
Plus de Pièces « papier »
Un seul flux : les données remplacent le papier
Les données de prise en charge : PES V2
HELIOSv2
La transmission avec le PES d’Hélios
4PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS 4
Le PESv2 : le protocole d’échanges du secteur public local
Flux PESV2ORDONNATEUR COMPTABLE
Progiciel financier
HELIOS
Signature
XSDMandatsTitres
Bordereaux
XSDPJ associées
PES Aller : traitement des échanges d’informations en provenance de l’ordonnateur vers le poste comptable
PES PJ : fonctionnalité permettant de joindre une pièce justificative dématérialisée (quelque soit son format) avec le titre ou le mandat
Signature Électronique : signature par l’ordonnateur ou son représentant du flux PES Aller permettant la dématérialisation des bordereaux
Domaines/Fonctionnalités couverts A dateA date Domaines couverts par le PES - Prévu ultérieurement Prévu ultérieurement
Domaines RecetteDépense
FonctionnalitésPES AllerPES PJSignature électronique
Domaines Budget ActifMarchés PassifRôles
Fonctionnalités PES Retour
5PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le PES v2 : des flux enrichis apportant un meilleur niveau d’information
Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller (Indigo…) :
Permet la dématérialisation des titres et mandats
Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par un certificat référencé
Permet la transmission des PJ dématérialisées
Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes produit, type et nature de pièce
Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées
Sous la responsabilité de la DGFiP
À l’appui du compte de gestion dématérialisé
La SE sécurise le flux
Pas de modification possible après signature
Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire)
Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller (Indigo…) :
Permet la dématérialisation des titres et mandats
Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par un certificat référencé
Permet la transmission des PJ dématérialisées
Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes produit, type et nature de pièce
Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées
Sous la responsabilité de la DGFiP
À l’appui du compte de gestion dématérialisé
La SE sécurise le flux
Pas de modification possible après signature
Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire)
Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées
Sous la responsabilité de la DGFiP
À l’appui du compte de gestion dématérialisé
La signature électronique sécurise le flux
Pas de modification possible par la CEPL après signature jusqu’à l’intégration dans Hélios
Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire)
Les données sont à implémenter par la CEPL
6PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le PES v2 : un protocole d’échange de données structurées
• Principales différences entre Indigo et le Protocole d’Echange Standard :
INDIGO
Format dit « plat »
Présentant uniquement des données comptables
PES V2
Format de données de type « XML »
Structurant des données comptables, avec des éléments concernant les PJ et la signature électronique
Champs de données plus complet et plus précis : flux enrichis
• Exemple de format Xml<Bordereau>
<Exer V="2007"/>
<IdBord V="9"/>
<TypeBord V="01"/> <!-- 01 = Ordinaire -->
<Piece>
<IdPce V="91"/>
<TypPce V ="01"/> <!-- 01 = Ordinaire -->
<LigneDePiece>
<Nature V="6574"/>
<MtHT V= »322.00"/>
</LigneDePiece>
</Piece>
</Bordereau>
• Exemple de structuration des données avec le protocole Indigo
200700000009010000000910100657400000032200
7PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
La validation des éditeurs de progiciel financier
• La majorité des éditeurs est validée sur un périmètre élargi
Titres/Mandats
Transmission des PJ dématérialisées
Signature Électronique :Bull Coriolis
Ciril
Cogitis
Logica
JVS Mairistem
Magnus (eMagnus + Max GF)
Médiane
GFI
Sédit Marianne
Ségilog
Visa informatique
Titres/Mandats
Transmission des PJ dématérialisées :
AFI
AGEDI
Odyssée informatique
DIS
Des éditeurs en cours de validation
ACG informatique, Civitas, Némausic, MIPIH, AGFA,
Cosoluce
8PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
L’homologation des tiers de transmission du PES d’Hélios
12 dispositifs homologués à ce jour ADULLAC
ALTERNANCE SOFT
ATEXO
BERGER LEVRAULT
CDC FAST
CG AUBE
DEMATIS
ENOVACUM
KLEKOON
SICTIAM
SRCI
TELINO
9PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le dispositif de déploiement du PES d’Hélios
• Un processus de validation PESV2 comprenant 3 ou 4 grandes phases (selon le type de validation)
• 2 types de validation identifiés :
Une validation dite « complète » (validation du progiciel financier par l’éditeur)
Une validation dite « normale » (version du progiciel utilisée par la CEPL déjà validée par l’éditeur)
Phase 1
Étape 1
LANCEMENT
Étape 2
CADRAGE
(1 mois.)*
Phase 2(3 à 4 mois)*
Étape 3
PRE-VALIDATIONdu progiciel
EDITEUR
Étape 4
VALIDATION du progiciel
EDITEUR
Phase 3 (3 à 4 mois)*
Phase 4
Étape 6
PASSAGE en PRODUCTION
(2 sem.)*
Étape 7
PASSAGE à la DEMAT.
Étape 5
VALIDATION
CEPL
Phase supplémentaire =
validation complète
*Durées indicatives
Tests à réaliser par la collectivité dès validation de la note de cadrage à partir de données réelles
10PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Dispositif général : Objectifs
• Phase 1 : lancement et cadrage
Mise en place des équipes de pilotage en central et local
Définition du périmètre cible du PES et du calendrier de mise en œuvre
• Phase 2 : pré-validation / validation éditeur
Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel qualifié par l’éditeur pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »
Mise à disposition de l’outil de pré-validation XéMéLios par la DGFIP
• Phase 3 : validation collectivité
Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel financier utilisé par la CEPL avec ses propres données pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »
Fonctionnalités d’analyse de l’outil XéMéLios http://adullact.net/projects/xemelios/
Vérification de la qualité des flux produits par le progiciel utilisé par la CEPL avant le passage en production
• Phase 4 : passage en production et à la dématérialisation
Mise en place des pré-requis nécessaires pour le passage en production
Passage à la dématérialisation (= arrêt des échanges papier)
Bilan des principaux enseignements du passage en production (note de bilan)
11PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Points d’attention
Bonnes pratiques
Zoom : référencement unique des PJ
Vigilance en termes de glissement de planning : suivi des actions de manière conjointe
Calage en amont des processus de travail Ordonnateur/Comptable
Phase 3 : Bonnes pratiques
S’assurer que les tests couvrent des périodes variées de l’exercice comptable et un périmètre complet
Ex. : mois complet, jour de paye, opérations de fin d’année…
Mettre en œuvre un calendrier de travail régulier : production, analyse, correction…
Zoom : test en parallèle des modalités de transmission
La gestion de la mise en œuvre de la transmission CEPL/Hélios est hors périmètre du processus de validation
Il est toutefois nécessaire de vérifier la mise en place du cycle d’échanges de bout en bout
CEPL Hélios CEPL lorsque la transmission est assurée par un dispositif de télétransmission
PJ au format électronique
Génération d’un identifiant unique depuis le progiciel financier de la collectivité ou d’un progiciel satellite (point d’attention, le cas échéant)
PJ au format papier : 2 solutions préconisées
Application de l'identifiant unique sur la pièce "papier" et mentionné dans le titre ou le mandat dématérialisé
Apposition du budget et du numéro de mandat ou de titre concerné(Cf. DH_PESV2_Note référencement unique PJ…Doc)
Phase 1 : Lancement et
cadrage
Phase 2 : Pré-
validation / Validation
Editeur
Phase 3 : Validation
CEPL
Phase 4 : Passage en prod. et à la
démat.
12PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Zoom : structuration PES DEPENSE
• mandat ordinaire
• mandat correction / Annulation
• mandat émis après paiement
• mandat fin d’exercice
• mandat collectif
• mandat paye
• mandat inventaire / emprunt
• mandat régie
• mandat marché
• mandat admission en non valeur
• mandat global
Bonnes pratiques
Phase 3 : Bonnes pratiques
Dépôt des flux dans le dossier de la CEPL sur l’espace partagé lorsque les rapports d’analyse de XéMéLios ne mentionnent plus d’anomalies bloquantes pour validation par les Pôles (Dématérialisation/Flux)
Structuration des dépôts sur l’espace partagé : 1 dossier PES RECETTE, 1 dossier PES DEPENSE
Zoom : structuration PES RECETTE
• titre ordinaire
• titre correction / Annulation
• titre émis après encaissement
• titre régie
• titre sur plusieurs années
• titre inventaire/emprunt
• titre récapitulatif
• titre majoration
• titre fin d’exercice
Phase 1 : Lancement et
cadrage
Phase 2 : Pré-
validation / Validation
Editeur
Phase 3 : Validation
CEPL
Phase 4 : Passage en prod. et à la
démat.
13PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Points d’attention
Zoom : processus organisationnels
Phase 4 : Bonnes pratiques
Prévoir une démarche conjointe de gestion des documents comptables
Ex. : étapes de liquidation, contrôle, mandatement…
Circuit d’apposition de l’identifiant unique
Prise en compte de l’environnement « mixte » : co-habitation des formats papier/électronique
Bonnes pratiques
S’assurer en amont que les directions & services concernés et le poste comptable sont prêts pour le passage à la Dématérialisation (processus organisationnels)
S’assurer que la date de passage en production est compatible avec le calendrier de la CEPL (éviter les périodes de paye, de fin d’exercice, etc…)
Pour le poste comptable : paramétrage « PES » uniquement sur le périmètre retenu pour le passage en production – 2 ou 3 jours avant
Vigilance du Correspondant vis-à-vis de l’enchaînement des tâches lors du passage en production
Elargissement du périmètre : dématérialisation d’un maximum de PJ sur le(s) budget(s) passé(s) au PES Dans le respect des conventions cadres nationales Préalable : référence unique des PJ
Phase 1 : Lancement et
cadrage
Phase 2 : Pré-validation / Validation
Editeur
Phase 3 : Validation
CEPL
Phase 4 : Passage en prod. et à la
démat.
Le référencement des PJ avec le PESV2 aller recette/dépense
I. Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
II. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
III. Les PJ papier
Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES
I. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
II. Les PJ papier
16PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES (PJRef : support électronique 01)
Le dispositif cible : la transmission des PJ dématérialisées avec le PES dès le passage en
production
Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :
• L’identifiant de la PJ, le nom de la PJ, la description de la PJ,
• La PJ électronique est envoyée par domaine PES : dépense ou recette
Une même PJ utilisée en dépense et en recette doit être envoyée à l’appui du flux PES dépense et du flux PES recette
• Lorsqu’il y a plusieurs PJ jointes à un même mandat ou titre, ces informations sont à porter pour toutes les
PJ
Pour les PJ récurrentes (exercice en cours ou
antérieur), lors des mandats/titres suivants, les
références précédentes des pièces justificatives
dématérialisées
Accompagné de l’auxiliarisation valorisée
(N°marché, emprunt…) Les PJ sont accessibles dans Hélios pour le comptable
Les PJ sont restituées dans le CDGD sous la responsabilité de la DGFiP exploitable par les CRC dans XéMéLios
Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES
Les PJ papier
I. Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
18PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES (PJRef : support CDROM/DVDROM 03)
Utilisation de la modalité de transmission prévue dans l’accord local : cdrom, dvdrom, extranet, email
signé
Stockage et la gestion des PJ électroniques dans le poste comptable
Pas d’accès à la PJ dans Hélios
Le rapprochement dans le poste comptable de la PJ/mandat-titre à partir de la référence dans
Hélios
Maintien d’un support CDROM/DVDROM à l’appui du compte de gestion sur pièces
Établi par la CEPL ou le poste comptable selon l’accord local
En plus du CDROM/DVDROM de l’archive du compte de gestion étendu dématérialisé
• Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné dans la zone PJRef
L’identifiant unique de la PJ
Le nom de la PJ
Le support
Le référencement des PJ papier
I. Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
II. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
20PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
Le référencement des PJ papier avec le PES recette et dépense (PJRef : support support papier 02)
Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :
L’identifiant unique de la PJ, le nom de la PJ, le support
• Pour remplacer l’agrafe du mandat/titre et de la PJ
• Pour lier sans ambiguité le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire de la CEPL)
L’auxiliarisation nécessaire : n° de marché, n° d’emprunt…
La CEPL mentionne l’identifiant unique sur la PJ papier ou le n° de mandat ou titre
Le poste comptable
• Reçoit les PJ papier au plus tard à l’appui du premier mandat/titre
• Accède à la PJ papier à partir de la référence portée sur le mandat/titre dans Hélios
• Restitue au compte de gestion les PJ papier
La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission
La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission
Merci de votre attention
Contact :
Pôle national de dématérialisation de la Mission Hélios
Immeuble Maille Nord III
7 Porte Neuilly
93160 NOISY LE GRAND cedex