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LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE. Plan. Le Système d’information documentaire dans le contexte du système d’information global de l’établissement 1. L’Etat des lieux dans les bibliothèques 2. Les Fonctionnalités du système d’information documentaire - PowerPoint PPT Presentation
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1DES - Marie-Thérèse REBAT2005.01.25
LE SYSTÈME LE SYSTÈME
D’INFORMATION D’INFORMATION
DOCUMENTAIREDOCUMENTAIRE
2005.01.25 DES - Marie-Thérèse REBAT 2
Plan
Le Système d’information documentaire dans le contexte du système d’information global de l’établissement
1. L’Etat des lieux dans les bibliothèques
2. Les Fonctionnalités du système d’information documentaire + Un cas concret : l’université de technologie de Compiègne (Annie Bertrand)
3. La Stratégie et le pilotage d’un système d’information global : la démarche de l’université de Rennes 1 (Thierry Bédouin et Ghyslaine Duong Vinh)
4. Les Evolutions technologiques par Jean-Paul Le Guigner (CRU)
5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système d’information global + Une illustration : l’université de Valenciennes (Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard et Guillaume Hatt)
La Dynamique des systèmes d’information
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Le Système d’information documentaire dans le contexte
du Système global d’information
Le S.I. est le reflet de la politique de l’établissement :
construire un système d’information, c’est poser un acte politique
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Définition
Le Système d’information documentaire n’est pas un S.I.G.B.
Même avec des fonctionnalités étendues, le S.I.G.B. est seulement un progiciel de gestion,
comparable aux autres logiciels de gestion
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Définition
Mais le S.I.G.B. est un des éléments constitutifs
du système d’information documentaire (S.I. doc.)
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Alors, qu’est-ce que le S.I. doc. ?
DEFINITION :
Un dispositif global d’accès à la documentation et à l’information multimédia,
depuis un poste banalisé, sur place ou à distance,
en intranet ou extranet et sur l’internet, selon une habilitation personnalisée
pour chaque usager,
…/…
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Définition
…/… construit selon un schéma d’intégration
de ressources et de services, dans une totale compatibilité
avec le Système global d’information (S.G.I.), fondé sur le socle de l’Environnement numérique de
travail (E.N.T.), un pré-requis,
dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale,
dans le respect des normes (interopérabilité)
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Le Périmètre du S.I. doc.
Une offre de ressources
Une offre de services
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Définition
Des ressources gratuites ou payantes, produites en interne ou acquises chez des éditeurs ou des auteurs extérieurs, indexées par les soins des bibliothécaires (ou documentalistes)
Des services de base qui peuvent aussi être inclus dans le périmètre fonctionnel du S.G.I. (et de l’E.N.T.) : bureau virtuel, GED et workflow, méta-moteur de recherche à la frontière avec les autres métiers
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Définition
Le S.I. doc. ne peut être isolé des autres projets La documentation est certes un métier… Mais les professionnels de la documentation travaillent au service d’une politique d’établissement
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Définition
Le S.I. doc. doit donc être conçu comme intégré dans le S.G.I. La notion d’intégration remplace celle de juxtaposition Ce n’est pas une succession d’outils mais une construction raisonnée basée sur la notion de bureau virtuel
Le S.I. doc. est complémentaire et compatible, une « brique » du S.G.I., comme la pédagogie, la recherche, l’administration…
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1. L’Etat des lieux des S.I. doc.
1.1 Le budget
1.2 L’équipement
1.3 Les 2 briques constitutives du S.I. doc.
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1.1 Le budget
La dépense des établissements
La contribution du ministère
L’équipement matériel
Les logiciels
La maintenance
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Etat des lieux
La dépense totale des établissements en informatique documentaire :
Selon l’E.S.G.B.U., dernière enquête, 10,95 M€, soit moins de 9 % des dépenses totales des bibliothèques
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Etat des lieux
La contribution du ministère :
La participation de la S.D.B.D., en 2004, plus de 6 M€, soit près de 55 % du montant total des dépenses des établissements en informatique documentaire
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Etat des lieux
Le matériel : Le 1er poste de dépense (4,95 M€), soit plus de 40 % des dépenses d’informatique documentaire
Les logiciels : 2,7 M€, soit plus de 25 % des dépenses d’informatique documentaire
La maintenance : 3,13 M€, près de 30 % du montant total des achats informatiques
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1.2 L’équipement
±10 000 postes dans les lieux de bibliothèques
L’objectif demeure : 1 poste pour 10 au minimum, 1 poste pour 5 au mieux
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1.3 Les briques constitutives du S.I. doc.
Les S.I.G.B.
Les S.I. doc.
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Etat des lieux
Les S.I.G.B. :
Tous les SCD et bibliothèques ont un S.I.G.B.,
MAIS toutes les unités documentaires ne sont pas encore intégrées dans le S.I.G.B.
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Etat des lieux
Les S.I. doc. :
offrent des ressources juxtaposées :
des pages d’information sur le serveur web
le catalogue (opac web), voire les catalogues de l’établissement,
des liens vers les bases de données, les documents numérisés et, principalement, vers les revues électroniques,
un répertoire de sites web ou une liste de signets
…/…
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Etat des lieux
…/…
et des services :
l’authentification de l’usager
l’accès au réseau de CD-Rom
un album (dossier personnel de l’usager)
le déchargement et l’impression des résultats de recherche
un système de GED, plus ou moins complet, dont, par exemple, la numérisation des thèses
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Etat des lieux
Aujourd’hui, ≈ 20 S.I. doc.
des S.I. doc. de 1re génération, dont 5 présentant toutes les fonctionnalités, développés de façon autonome, comme une brique complète et quasiment autosuffisante, en avance sur les E.N.T. des universités
et seulement 8 S.I. doc. de nouvelle génération (intégrant de nouvelles technologies)
9 SCD développent une démarche d’intégration dans le S.G.I. de l’établissement
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Etat des lieux
… Et des morceaux de S.I. doc. développés de manière complémentaire et éparse :
Liste de revues : • Bimpe (Saint-Etienne) • APE (Abes)
GED B.U. : • Base institutionnelle d’archives (Besançon) • Archive institutionnelle ouverte (Nice) • Chaînes de numérisation des thèses courantes Cyberdocs et Sparte (Lyon 2, Limoges)
…/…
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Etat des lieux
…/…
GED recherche : • E-prints (Strasbourg 1) • E-journal (Limoges)
Ces outils ont vocation à être intégrés dans le S.I. doc. de nouvelle génération
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2. Les Fonctionnalités du S. I. doc.
2.1 Informations institutionnelles
2.2 Ressources internes et externes
2.3 Services internes et externes
2.4 Liens vers les autres informations au sein du S.G.I. et vers des réseaux documentaires spécifiques
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2.1 Les Informations institutionnelles
Coordonnées administratives
Plan de situation des locaux de bibliothèque sur les campus Plan des accès et transports
Présentation institutionnelle du Service commun de la documentation Présentation des bibliothèques : notices du R.N.B.C.D.
Règlement intérieur
…/…
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Fonctionnalités
…/…
Conditions et modalités d’inscription
Horaires d’ouverture… et de vacances
Conditions de consultation, de prêt, de prêt inter, de réservation de places
Des renseignements pratiques, les expositions, les actualités
Nouveautés documentaires : acquisitions, abonnements
État du catalogue : collections intégrées, collections encore sur fichiers, collections non traitées
…/…
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Fonctionnalités
…/…
Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de sélection par domaine
Charte documentaire
Liens avec d’autres pages ou d’autres sites de l’établissement
Certaines de ces pages doivent être actualisées… EN PERMANENCE
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2.2 Les Ressources internes et externes
Les ressources documentaires
Les ressources pédagogiques
Les ressources de la recherche
Les ressources administratives
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Fonctionnalités
Les ressources documentaires
Catalogue unique des collections de toutes les bibliothèques (Opac en mode web)
CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau
Documents patrimoniaux numérisés (fonds particuliers…)
Abonnements électroniques
Bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, d’images, d’auto-formation
Liste de signets… …/…
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Fonctionnalités
…/…
Catalogue inter-établissements, catalogue disponible sur le site du Pôle,
Catalogue Sudoc, « Portail » Sudoc
Catalogue CCFr
Bases de données disponibles sur le site de l’Urfist
Sites de revues électroniques (revues.org), de signets (Cerimes) etc.
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Fonctionnalités
Les ressources pédagogiques
Productions pédagogiques : intégralité de cours composant un diplôme complet ensemble de cours d’une unité d’enseignement courssupports de cours auto-évaluation (Q.C.M.)… y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O.
Campus numériques nationaux
Productions de Canal U, des Amphis de la 5e etc.
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Fonctionnalités
Les ressources de la recherche
Thèses Masters
Productions des enseignants-chercheurs (prépublications, articles, postpublications…)
Publications des presses universitaires, revues universitaires électroniques
Actes de colloques, Canal C2 Rapports de stages
etc.
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Fonctionnalités
Les ressources administratives
de type institutionnel : livret de présentation de l’établissement charte de l’usagerlettre du président ou du directeur comptes rendus des différents conseils
règlements et circulaires… toute la production éditoriale officielle de l’établissement
de type plus immédiat, moins pérenne, traitant de la vie courante de l’établissement ou du campus : un relais vers l’administration, la culture, la santé, le sport…
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2.3 Les Services externes et internes
Gestion
Recherche
Edition
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Fonctionnalités
La gestion S.I.G.B. :
fonctionnalités utiles aux professionnels fonctionnalités utiles à l’usager : prêt, réservation de places, commande ou la réservation de documents, prêt entre bibliothèques (PEB) dossier (suivi de la situation de l’emprunteur)
Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum… Foire aux questions (FAQ)
Renseignements pratiques (agenda des formations et activités proposées aux professionnels)
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Fonctionnalités
La recherche
Diffusion sélective de l’information (D.S.I.)
selon les droits d’accès
profils personnalisés
parcours pré-établis en fonction des diplômes en fonction de profils de groupes d’usagers…
le cœur du métier de la politique documentaire
…/…
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Fonctionnalités
La recherche
…/…
Service de la recherche : Permanence de personnels, par tél. et par courriel Aide en ligne personnalisée Service de SOS
Formation à la méthodologie et à la recherche documentaire Offre de base ou spécialisation par le SCD Enseignement intégré dans les cursus
une consolidation de la profession de bibliothécaire
…/…
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Fonctionnalités
La recherche
…/…
Accès au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours)
Déchargement des recherches : impression déportée sauvegarde temporaire sur un périphérique extérieur (clé USB…) sauvegarde dans un espace de stockage personnalisé sur un serveur de l’établissement
etc.
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Fonctionnalités
L’édition
GED (Gestion électronique de documents)avec ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition)
C.M.S. (Content management System) Système de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation
…/…
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Fonctionnalités
…/…
avec intégration d’outils de travail collaboratif :
Workflow ou système de suivi de l’élaboration d’un document jusqu’à sa validation
Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration ou principes de modélisation de processus utilisant le format de Records Management
…/…
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Fonctionnalités
…/…
Questions juridiques : réflexion avec les auteurs, avec les services…
Impression : Achat et installation concertés des imprimantes…
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2.4 Les Liens avec les autres informations du SGI
avec les outils de gestion : progiciels de l’Amue ou du groupe de la Rochelle outils de gestion créés par l’établissement ou en collaboration avec d’autres établissements
avec les sites de marchés publics : le site interne, celui de l’Amue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E.
…/…
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Fonctionnalités
…/…
avec le site de l’U.N.R.
avec les sites des établissements, écoles, pôle, associations de l’académie, de la région, d’un ensemble interrégional le site de l’agence de coopération
etc.
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(2.5) UN CAS CONCRET DE S.I. DOC. :
L’UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE COMPIEGNE
ANNIE BERTRAND
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3. LA STRATEGIE ET LE PILOTAGE D ’UN SYSTEME GLOBAL D’INFORMATION :
LA DEMARCHE DE
L’UNIVERSITE DE RENNES 1
THIERRY BEDOUIN
GHYSLAINE DUONG VINH
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4. LES EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES :
COMITE RESEAU UNIVERSITES
JEAN-PAUL LE GUIGNER
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5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système global
d’information
5.1 Les domaines de collaboration entre le S.I. doc. et le S.G.I.
5.2 Les développements en cours
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5.1 Les Domaines de collaboration
Logiciels libres
Outils de gestion de documents et de bases de données … et outils de recherche
Outils de tableaux de bord
Politique de publication
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Intégration S.I. doc. dans S.G.I.
Logiciels libres
Une préconisation : l’ADAE ( Agence pour le développement de l’administration électronique) // une position pragmatique
La licence est gratuite, mais le service est payant
La communauté des développeurs en copropriété doit être pérenne
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Intégration S.I. doc. dans S.G.I.
Gestion électronique de documents et recherche
Les outils de gestion électronique de documents (GED) et workflow
Les moteurs de recherche et le méta-moteur d’accès universel intégrant un outil de moissonnage et un protocole de recherche fédérée
Le dossier de l’usager, partiellement proposé par l’E.N.T.
Le comité de pilotage doit se prononcer sur le rôle fonctionnel de chaque service
et sur le choix et le partage des outils
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Intégration S.I. doc. dans S.G.I.
Outils de tableaux de bord
2 niveaux : évaluation de la politique publique par le ministère (mise en œuvre de la LOLF) évaluation des axes stratégiques de l’établissement et orientation de la politique par
l’équipe dirigeante
Outils, critères, indicateurs et statistiques mutualisables
Le système d’information de gestion (SIG) permet le pilotage de la politique d’établissement
Il est impératif que les services travaillent ensemble à la construction d’un projet intégré
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Intégration S.I. doc. dans S.G.I.
Politique de publication
Un objectif de cohérence et une coordination entre les services
pour une politique globale de rédaction, de signalement et d’indexation, de stockage, de diffusion :
l’université est un éditeur
Rôle particulier dans l’organisation de l’accès aux publications : recensement de toutes les publications,
particulièrement des enseignants et des chercheurs indexation de toutes les productions universitaires aide à l’édition questions juridiques
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5.2 Les Développements à suivre
Une information pertinente et pérenne garantie par le respect des normes et standards
Langages : X.M.L. (Extensible Markup Language) ; P.D.F. (Portable Document Format)
Métadonnées
D.T.D. (Document Type Definition), schémas
Records Management
…/…
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Intégration S.I. doc. dans S.G.I.
…/…
Indexation :
Indexation sujet selon des listes d’autorité nationales (Rameau, F-Mesh), des thésaurus, selon le référentiel de l’offre de formation, etc.
Formats LOM (Learning Object Metadata) et SCORM (Sharable Content Object Reference Metadata)
I.S.T.C. (Code international normalisé pour les textes)
Interfaces d’accès à des bases, des sites…(outils de résolution de liens contextuels)
Protocole Z 39-50 et serveur de protocoles Open U.R.L.
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Repères
Il est indispensable et urgent que les professionnels de la documentation organisent la veille
et améliorent leur formation et leur information
Références de veille informationnelle : Educnet (SDET) CRU Aristote, groupe PIN Culture - Archives de France Afnor (CG 46) ISO (TC 46)
Nécessité de former et d’informer le personnel : ENSSIB A.D.B.S. URFIST, C.R.F.C.B. Relais d’information : les CRI, les cellules de TICE
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UNE ILLUSTRATION DE S.G.I. ET DE S.I. DOC. INTEGRE :
L’UNIVERSITE DE VALENCIENNES
STEPHANE BASSINET GUILLAUME HATT
ARNAUD MOULARD
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Pour conclure aujourd’hui… Le système d’information documentaire représente
pour les SCD, bibliothèques…
Un défi pour le métier : le signalement de toutes les ressources,
à commencer par les ressources documentaires
Une évolution de la profession : l’intégration dans l’établissement, l’interaction
(l’indexation, l’aide à la publication)
Pour une amélioration de la qualité de service auprès des usagers
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Conclusion
Le système d’information global représente pour tout l’établissement
Une prise de conscience des personnels : le S.I. est une conduite du changement
Élaboration de guides de procédures, développement d’une démarche qualité
Adaptation aux nouvelles structures,aux évolutions technologiques
2005.01.25 DES - Marie-Thérèse REBAT 60
Conclusion
Une mobilité des compétences // une réorganisation structurelle // de nouvelles orientations des métiers
Relations interprofessionnelles et inter-services : l’informaticien
le bibliothécaire-documentaliste le graphiste
l’enseignant, le chercheur, l’administratif travaillent dans un souci d’ergonomie,
d’interopérabilité et d’évolutivité, d’interdisciplinarité et de transversalité
2005.01.25 DES - Marie-Thérèse REBAT 61
Conclusion
Le S.I. nécessite une démarche de mutualisation des compétences, des ressources et des moyens
et favorise la mise en œuvre d’une politique raisonnée d’établissement
dans le cadre d’un comité de pilotage
Le S.I. est une opportunité pour la vie de l’établissement,
un signe du changement et du dynamisme de l’établissement
2005.01.25 DES - Marie-Thérèse REBAT 62
Le Système d’information documentaire dans le contexte
du Système global d’information
Le Système d’information documentaire représente une obligation et un enjeu d’avenir